MODELO DE GESTION Y MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS DEL
SERVICIO FARMACEUTICO
 RESOLUCION Nº 144
(26 octubre de 2021)

POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONDICIONES

ESENCIALES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL SERVICIO FARMACÉUTICO
DEL HOSPITAL CRISTIAN MORENO PALLARES

LA GERENTE DE LA ESE HOSPITAL CRISTIAN MORENO PALLERES DEL

MUNICIPIO DE CURUMANI, en ejercicio de las facultades legales y estatutaria y
en especial las conferida por el Decreto 103 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 2200 de 2005, regula las actividades y/o procesos propios del
Servicio Farmacéutico, las cuales se aplicaran a los Prestadores de Servicios de
Salud, incluyendo a los que operan en cualquiera de los regímenes de excepción
contemplados en el Artículo 279 de la Ley 100 de 1993, a todo establecimiento
Farmacéutico donde se almacenen, comercialicen, distribuyan o dispensen
medicamentos o dispositivos médicos, en relación en con el o los procesos para los
que esté autorizado y a toda entidad o persona que realice una o más actividades
y/o procesos propios del Servicio Farmacéutico. Establece definiciones, define el
Servicio Farmacéutico, formas de prestación, objetivos, funciones, requisitos,
grados de complejidad, establecimientos, Sistemas de Gestión de Calidad, modelo
de gestión; procesos del Servicio farmacéutico, prescripción de los medicamentos,
distribución y dispensación de los mismos.

Que la Resolución 1403 de 2007, “Por la cual se determina el modelo de gestión del
servicio farmacéutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y
procedimientos y se dictan otras disposiciones”, estipulo en el Artículo 28:
“ADOPCIÓN DEL MANUAL. Adoptase el Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos para el servicio farmacéutico que se anexa a la presente resolución,
el cual forma parte integral de la misma”.

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Que la Resolución 3100 de 2019 "Por la cual se definen los procedimientos y
condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación
de los servicios de salud y se adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y
Habilitación de Servicios de Salud". Establece que todo Servicio Farmacéutico
contara con un Manual de procesos y procedimientos que incluya los procesos y
procedimientos para la adecuada selección, adquisición recepción,
almacenamiento, conservación, distribución, dispensación, transporte, control y
manejo de residuos de los medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con
las especificaciones establecidas por el fabricante.

Que, por lo expuesto anteriormente, la Gerente de la ESE Hospital Cristian Moreno

Pallares,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: Adóptese el Manual de Condiciones Esenciales y

Procedimientos para el Servicio Farmacéutico del Hospital Cristian Moreno Pallares
del Municipio de Curumani – Cesar, el cual se anexa a la presente Resolución,
formando parte integral de la misma

ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su

comunicación y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Se expide en Curumani – Cesar a los veintiséis (26) días del mes de octubre de
2021

OMAIRA CHAVEZ GUTIERREZ

Gerente HCMP

Elaboro: YAJAIRA SANJUAN RIOS- Profesional Especializado Servicios de Salud Líder de Calidad HCMP

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 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 6
2. JUSTIFICACION ........................................................................................................................ 7
3. OBJETIVOS............................................................................................................................... 8
4. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 8
5. CONDICIONES HIGIENICAS ................................................................................................... 15
6. TIPO DE SERVICIO FARMACEUTICO OFERTADO POR EL HOSPITAL
CRISTIAN MORENO PALLARES. ......................................................................................... 16
6.1 SERVICIO FARMACÉUTICO HOSPITALARIO ............................................................................ 16
6.2 SERVICIO FARMACÉUTICO AMBULATORIO ........................................................................... 16
6.3 RECURSO HUMANO DEL SERVICIO FARMACÉUTICO .......................................... 16
7. ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO ................ 17
7.1 ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO .................. 17
7.2 Principales actividades de Promoción y Prevención ............................................................. 17
8. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS PROCESOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO DEL
HOSPITAL CRISTIAN MORENO PALLARES. ................................................................................... 18
8.1 SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS........................................... 18
8.2 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ............................................ 19
8.2.1 Comité de Compras de la Institución........................................................................ 19
8.2.2. FLUJOGRAMA ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ............. 22
8.3 ALMACENAMIENTO Y RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ........... 23
8.3.1 Condiciones de las áreas de Almacenamiento ................................................................... 23
8.3.1.1 Control durante el proceso de almacenamiento ............................................................ 25
8.3.1.2 Control de Inventarios.................................................................................................. 28
8.3.1.3 Control de Fechas de Vencimiento .............................................................................. 29
8.3.1.3.1 Semaforización de medicamentos/Dispositivos médicos: ...................................... 33
8.3.1.3.2 Formato para Control de Fechas de Vencimiento .................................................... 34
8.3.2 Recepción de medicamentos y dispositivos médicos ........................................................ 34
8.3.3 Ordenamiento de medicamentos y dispositivos médicos ................................................. 37
8.3.4 Devolución de medicamentos............................................................................................. 38
8.4 DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS. ...... 39
8.5 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS ..................................................................................... 40

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 8.6 FLUJOGRAMAS DISTRIBUCION – DISPENSACION DE MEDICAMENTOS ........ 44
8.6.1 Flujograma Distribución Intrahospitalaria de medicamentos ....................................... 44
8.6.2 Flujograma dispensación de medicamento y dispositivos médicos .............................. 45
9. MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL ....................................................... 48
10. RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO ........................................................................... 55
11. PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE RESIDUOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSICION
FINAL DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS E INSUMOS MEDICOS ........................................... 56
12. MANEJO DE DERRAME DE SUSTANCIAS FARMACEUTICAS ............................................... 57
13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
14. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DEL DOCUMENTO ................................................ 60

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 1. INTRODUCCIÓN

Los medicamentos constituyen la más común y relevante respuesta de los Sistemas de

Salud a las necesidades de atención de los Usuarios. Sin embargo, se ha detectado la
existencia de una serie de problemas que afectan el uso adecuado de los medicamentos y
de los dispositivos médicos, imponiéndose la necesidad de crear mecanismos para su
solución. El Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos para los procesos del
servicio farmacéutico se constituye en el principal de esos mecanismos.

Por esta razón, en este manual se procede a establecer los procesos y procedimientos del
Servicio Farmacéutico debido a que estos desempeñan un papel de vital importancia en
cualquier Entidad de Salud que tenga bajo su responsabilidad el uso adecuado de los
medicamentos y dispositivos médicos. Este servicio de apoyo terapéutico tiene unas
funciones generales muy importantes dentro de la estructura del Sistema Hospitalario, las
cuales hay que tener en cuenta en el momento de asumir la responsabilidad de la farmacia
en cualquier institución de Salud. El Servicio Farmacéutico es el conjunto de principios,
procesos, procedimientos, técnicas y practicas asistenciales y administrativas esenciales
para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y
eventos adversos presentados dentro del uso adecuado, que deben aplicar las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y
personas autorizadas, respecto a los procesos aprobados en la Prestación del Servicio
Farmacéutico.

En el presente Manual, se establecen las condiciones indispensables para defender la

Salud y la vida de los Pacientes, las cuales se verían afectadas por los riesgos que conlleva
la Prestación de Servicios sin el cumplimiento de los requisitos básicos que aseguren la
Calidad requerida. Estas condiciones se caracterizan por que no pueden ser sustituidas por
otras, por lo que las normas que las consagran se conocen con el nombre de estándares
rígidos o de obligatorio cumplimiento, de conformidad con la normatividad nacional.

Este Manual va dirigido al Mejoramiento Continuo en la Prestación de actividades y/o

procesos del Servicio Farmacéutico. Su aplicación es posible por ser el producto de un
amplio proceso de concertación, en donde se respetaron los avances de las ciencias y
prácticas farmacéuticas nacionales e internacionales y las necesidades y realidades del
país.

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 2. JUSTIFICACION

El presente Manual tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de

sensibilización de base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales del
Servicio Farmacéutico de la E.S.E. Hospital Cristian Moreno Pallares, con el fin de dotar a
la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y
eficiente de la Misión y Metas esenciales. Así mismo, se busca que exista un documento
completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el
trabajo del Servicio Farmacéutico, en razón de las necesidades que se deriven de la
realización de las actividades misionales del Hospital.

En este sentido, este Manual está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier
modalidad, se encuentren vinculadas a la Institución y se constituye en un elemento de
apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar en
la consecución de las metas, asegurar la información y consolidar el cumplimiento
normativo.

Este documento describe los procesos del Servicio Farmacéutico, y expone en una
secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada
procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo, que
expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, Para que tenga validez y
cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual requiere de revisiones periódicas
para su actualización, ya que el propósito a corto plazo, es enfocarlo como documento de
calidad; sus modificaciones, deben ser sugeridas a la el Área de Calidad o quien haga sus
veces, para su análisis, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e
implementación.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal
profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará
responsabilidad personal y profesional.

Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del Sistema de
Calidad y del Mejoramiento Continuo, de la Eficiencia y la Eficacia, poniendo de manifiesto
que no bastan las normas, sino, que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el
conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de
las practicas definidas en la organización.

El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización, integrar una

serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo dentro del Servicio Farmacéutico y
mejorar la Calidad del mismo, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que
mejoren la Satisfacción del Usuario.

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 3. OBJETIVOS

El presente Manual tiene como objetivos:

a) Determinar las condiciones esenciales para la prestación de las actividades y/o

procesos propios del Servicio Farmacéutico en El Hospital Cristian Moreno Pallares.

b) Establecer los procedimientos para cada uno de los procesos del Servicio
Farmacéutico.

4. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación del presente Manual, se adoptan las siguientes definiciones:

Almacén: Sección dedicada a la conservación ordenada y protegida de productos

farmacéuticos y materiales relacionados, en espera de ser distribuidos.

Condiciones esenciales: Es el conjunto de recursos indispensables con que

obligatoriamente debe contar el servicio farmacéutico en el cumplimiento de sus actividades
y/o procesos. Su ausencia condiciona directamente la presencia de riesgos sobre la salud
y la vida de los pacientes, no pudiendo ser sustituibles por otro(s) requisito(s).

Contaminación cruzada: Contaminación que se presenta cuando dos o más sustancias

se mezclan en un producto sin que alguna(s) de ella(s) formen parte de la formulación y/o
prescripción médica.

Contaminación microbiológica: Contaminación que se presenta cuando se encuentran

microorganismos (bacterias u hongos) en un medicamento por encima de los niveles
permisibles. La fuente de la contaminación puede provenir de materias primas, material de
empaque o envase, personal de producción, área de producción, utensilios y ambiente.

Cuarentena: Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios, productos

a granel o acabados, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces mientras se
espera una decisión acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento.

Denominación Común Internacional (DCI): Es el nombre recomendado por la

Organización Mundial de la Salud (OMS) para cada medicamento. La finalidad de la
Denominación Común Internacional (DCI) es conseguir una buena identificación de cada
fármaco en el ámbito internacional.

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Eficacia: Aptitud de un medicamento para producir los efectos propuestos determinada por
métodos científicos.

Estabilidad: Aptitud de un principio activo o de un medicamento, de mantener en el tiempo

sus propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas, en relación a su
identidad, concentración o potencia, calidad, pureza y apariencia física.

Establecimiento farmacéutico: Es el establecimiento dedicado a la producción,

almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de
la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias
para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en
dicho establecimiento.

Evento adverso: Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse

durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación
causal con el mismo.

Fármaco: Es el principio activo de un producto farmacéutico.

Farmacocinética clínica: Es la disciplina que aplica los principios fármacocinéticos para

asegurar las concentraciones séricas de los fármacos dentro de su margen terapéutico y
conseguir la máxima eficacia con una mínima incidencia de efectos adversos.

Fármacoeconomía: Es el conjunto de procedimientos o técnicas de análisis dirigidas a

evaluar el impacto de las distintas operaciones e intervenciones económicas sobre el
bienestar de la sociedad, con énfasis no sólo sobre los costos sino también en los beneficios
sociales. Su objetivo principal es contribuir a la elección de la mejor opción posible y por
tanto, a la optimización de los recursos.

Fármacoepidemiología: Es el estudio del uso y efecto de los medicamentos en un número

elevado de personas, empleando los conocimientos, métodos y razonamientos de la
epidemiología, teniendo como componentes los estudios de uso de medicamentos y la
fármacovigilancia.

Fármacovigilancia: Es la ciencia y actividades relacionadas con la detección, evaluación,

entendimiento y prevención de los eventos adversos o cualquier otro problema relacionado
con medicamentos.

Forma farmacéutica: La disposición individualizada a que se adaptan los principios activos

y excipientes para constituir un medicamento. Es la presentación final de un producto,
definida de acuerdo a su forma farmacéutica y grado de esterilidad.

Indicaciones: Estados patológicos o padecimientos a los que se aplica un medicamento.

Interacciones: Influencia de un medicamento, alimento u otra sustancia sobre el

comportamiento o la eficacia de otro medicamento.

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Lote: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de acondicionamiento
o de un producto que posee las especificaciones de calidad, elaborado en un proceso o
serie de procesos determinados, realizado(s) bajo condición(es) constante(s).
Materia prima: Sustancia activa o inactiva que se emplea en la elaboración de productos
farmacéuticos, que puede permanecer inalterada, sufrir transformaciones o ser eliminada
en el proceso. Se excluyen los materiales de empaque y envase.

Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con

o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la
prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los
envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto
éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.

Medicamentos de venta libre: Son los medicamentos que el consumidor puede adquirir
sin la mediación del prescriptor y que están destinados a la prevención, tratamiento o alivio
de síntomas, signos o enfermedades leves que son reconocidos adecuadamente por los
usuarios.

Paciente: Persona a quien se prescribe el o los medicamentos o que va a usarlos, en el

caso de los de venta libre.

Perfil fármacoterapéutico: Es la relación de los datos referentes a un paciente, su

tratamiento farmacológico y su evolución, realizada en el servicio farmacéutico, con el
objeto de hacer el seguimiento farmacológico que garantice el uso seguro y eficaz de los
medicamentos y detecte los problemas que surjan en la farmacoterapia o el incumplimiento
de la misma.

Prescripción, fórmula u orden médica: Orden escrita emitida por un médico o profesional
de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en
ella, sea(n) dispensado(s) a determinada persona.

Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM): Es cualquier suceso indeseable

experimentado por el paciente que se asocia o se sospecha asociado a una terapia
realizada con medicamentos y que interfiere o potencialmente puede interferir con el
resultado deseado para el paciente.

Los Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM), se clasifican en:

a) Relacionados con la necesidad.

b) Relacionados con la efectividad.

c) Relacionados con la seguridad.

Esta clasificación está sujeta a los avances de las ciencias farmacéuticas, especialmente,
en el área de la prestación de servicios.

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Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos (PRUM): Corresponden
a causas prevenibles de Problemas Relacionados con Medicamentos, asociados a errores
de medicación (prescripción, dispensación, administración o uso por parte del paciente o
cuidador), incluyendo los fallos en el Sistema de Suministro de Medicamentos, relacionados
principalmente con la ausencia en los servicios de procesos administrativos y técnicos que
garanticen la existencia de medicamentos que realmente se necesiten, acompañados de
las características de efectividad, seguridad, calidad de la información y educación
necesaria para su uso correcto.

Estos problemas se pueden clasificar de la manera siguiente:

a) Relativos a la disponibilidad.

b) Relativos a la calidad.

c) Relativos a la prescripción.

d) Relativos a la dispensación.

e) Relativos a la administración.

f) Relativos al uso.

Esta clasificación está sujeta a los avances de las ciencias farmacéuticas, especialmente,
en el área de la prestación de servicios.

Procedimiento: Conjunto de acciones que deben realizarse, precauciones que han de

tomarse y medidas que deberán aplicarse para la elaboración de un producto.

Reempaque: Es el procedimiento técnico que tiene por objeto pasar de un empaque mayor
a otro menor debidamente identificado en su etiqueta, que contiene la dosis unitaria de un
medicamento prescrito por un facultativo, para ser administrado a un paciente ambulatorio
(en el caso de atención domiciliaria) u hospitalizado.

Seguridad: Es la característica de un medicamento según la cual puede usarse sin

mayores posibilidades de causar efectos tóxicos no deseables. La seguridad de un
medicamento es una característica relativa.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello

que está en consideración en un medicamento, especialmente lo relacionado con el origen
de los materiales, el proceso de elaboración y la localización del producto después de salir
del sitio de elaboración.

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Uso adecuado de medicamentos. Es el proceso continuo, estructurado y diseñado por el
Estado, que será desarrollado e implementado por cada institución, y que busca asegurar
que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva.

SERVICIO FARMACÉUTICO: Según el Decreto 2200 de 2005 es el servicio de atención

en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter
técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos
médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y
rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al
mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS: Este es el

procedimiento por medio del cual se realiza la programación de las compras, es requisito
fundamental un buen proceso de estimación de necesidades, el cual tiene como finalidad
establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo
(cantidad, calidad y momento oportuno).Este proceso es de vital importancia ya que este
nos garantiza un stock de acuerdo a las necesidades del servicio hospitalario, por lo tanto
llevarlo a cabo requiere de mucha responsabilidad y conocimiento.

RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS: La recepción es el

proceso mediante el cual se realiza la revisión de los medicamentos solicitados mediante
orden de compra realizando una comparación de lo solicitado al proveedor y lo enviado:
cantidades, costo, factura, etc. (recepción administrativa), y lo establecido por las normas
de calidad, la legislación y lo que el producto muestra (recepción técnica).

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS: Almacenar

es guardar los medicamentos recibidos bajo técnicas adecuadas que permitan el
mantenimiento de todas sus propiedades intrínsecas y extrínsecas de los mismos.

CONDICIONES FISICAS ORDENAMIENTO: Consiste en darle una ubicación adecuada y

sistémica a los Medicamentos dentro de la FARMACIA, esto nos permite ubicar fácilmente
el Medicamento, lo que contribuye a agilizar los procesos de despacho, ayuda a los conteos
durante un inventario y además ayuda a optimizar el espacio y a la organización y buen
aspecto físico del área, que sea organizada y agradable a la vista.

UBICACIÓN: Para ubicar los Medicamentos correctamente, existen varios métodos, uno
de los cuales es el FIFO, siendo el más utilizado (first in, first out), que significa "primero en
llegar, primero en salir". Otro de los métodos utilizados es por fecha de vencimiento
colocando siempre adelante el que primero se vence. Idealmente debe utilizarse la
combinación de ambos métodos, teniendo siempre presente que lo primero que entra es lo
primero que debe salir, pero no olvidando el parámetro más crítico: la fecha de vencimiento.

CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES: Los factores ambientales que deben

tenerse en cuenta para mantener la estabilidad de los medicamentos son la luz, la
temperatura y la humedad, pues estos pueden alterar de una u otra forma las propiedades
de los mismos. Estas propiedades son: Físicas (apariencia, tamaño, dureza, color, etc.),
Químicas (estabilidad y potencia) y microbiológicas (presencia de gérmenes).

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MEDICAMENTOS TERMOSENSIBLES: Son los medicamentos sensibles a la
temperatura. Se hace necesario controlar este factor en el área de ALMACENAMIENTO
con el objeto de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha
perdido su potencia o que, peor aún, ya tiene otros productos que pueden ser tóxicos para
el organismo. Las temperaturas de almacenamiento son:

• Temperatura ambiente controlada: Rango entre 15-30°C.

HUMEDAD RELATIVA: La humedad relativa máxima aceptada para el almacenamiento de

los medicamentos es de 50% y 70% de lo contrario se deben tomar las medidas de control
pertinentes para garantizar la calidad de los medicamentos.

CADENA DE FRIO: Los medicamentos que deben ser almacenados en cadena de frio, son
aquellos cuya temperatura de almacenamiento debe estar comprendida entre 2°C y 8°C,
Estos medicamentos deben estar protegidos de la congelación es decir por debajo de 0°C.

• Los medicamentos almacenados requieren un control frecuente de las existencias, con el

objetivo de comparar las existencias físicas contra el movimiento de los productos, esto
permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, y tener la información
adecuada que permite la toma de decisiones a nivel administrativo en cuanto a la
programación de compras, rotación de inventarios, devoluciones, etc.

DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MEDICAMENTOS: La distribución a nivel intrahospitalario

es la forma de entrega de los medicamentos en los diferentes servicios hospitalarios para
ser administrados a los pacientes, también está relacionada con el grado de complejidad
de la institución hospitalaria y la normatividad vigente. La distribución que realiza un servicio
de farmacia al interior de la institución hospitalaria puede ser por piso (stock), por pedido /
paciente (para un día de tratamiento o más) o por dosis unitaria.

DISPENSACION DE MEDICAMENTOS: A nivel hospitalario es un proceso que va muy

ligado a la distribución y tiene que ver con toda la información sobre los medicamentos con
la que va acompañada la entrega de los mismos. La farmacia hospitalaria también realiza
expendio de medicamentos en algunas ocasiones.

REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS: Es el documento

público expedido por el INVIMA o la autoridad delegada, previo el procedimiento tendiente
a verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales establecidos, el cual faculta a
una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar,
procesar y/o expender los medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas con
base en productos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de
uso doméstico. El Registro Sanitario Tiene una duración de 10 años, mientras se conserve
las características que se le otorgo.

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PRODUCTO FARMACÉUTICO FRAUDULENTO: Se considera que un producto
farmacéutico fraudulento, es el que se encuentra en una de las siguientes situaciones:

• El elaborado por laboratorio farmacéutico sin autorización de funcionamiento.

• El elaborado por laboratorio farmacéutico sin autorización para su fabricación.
• El que no proviene del titular del registro sanitario.
• El que utiliza envase, empaque o rotulo diferente al autorizado.
• El introducido al país sin cumplir requisitos técnicos o legales establecidos.
• Con marca, apariencia o características de un producto legítimo y oficialmente aprobado.
• Cuando no esté amparado con registro sanitario.
• Producto Farmacéutico Alterado

PRODUCTO FARMACÉUTICO ALTERADO: Es el que se encuentra en una de las

siguientes situaciones:

• Cuando se hubiere sustituido, sustraído total o parcialmente o remplazado los elementos

constitutivos que forman parte de la composición oficialmente aprobada o cuando se le
hubiere adicionado sustancias que puedan modificar sus efectos o sus características
farmacológicas, fisicoquímicas u organolépticas.

• Cuando hubiere sufrido transformación en sus características físicas, químicas y/o

biológicas.

• Cuando se encuentre vencida la fecha de expiración correspondiente a la vida útil del

producto.

• Cuándo el contenido no corresponde al autorizado.

• Cuando por su naturaleza se encuentre almacenado sin las debidas precauciones.

INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL: Sin perjuicio de las competencias atribuidas a

otras autoridades, corresponde a las entidades territoriales de salud, a la Superintendencia
Nacional de Salud, y al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -
INVIMA, ejercer la inspección, vigilancia y control del servicio farmacéutico, dentro del
campo de sus competencias. Estas instituciones adoptarán las acciones de prevención y
seguimiento para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el decreto 2200 de 2005.
Además, adelantarán las investigaciones y aplicarán las sanciones o medidas correctivas a
que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

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 5. CONDICIONES HIGIENICAS

Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas prácticas
de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problema
de tipo microbiológico:

• La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de contaminación

(basureros, parqueaderos).

• Personal sano

• Buenas prácticas de higiene personal

• Aseo, limpieza y desinfección de las áreas.

Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.

• Lavamanos apropiado y funcionando.

• Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin partículas adheridas
a las cajas.

• Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores.

• Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos, no se permiten alimentos,

reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre, muestras de laboratorio, etc.

• No comer en el área de almacenamiento

• Limpiar las estibas cada mes.

• Instalaciones eléctricas adecuadas (programa de seguridad)

• Que el aseo y la limpieza sean un propósito diario.

• Implementar programa de bioseguridad

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 6. TIPO DE SERVICIO FARMACEUTICO OFERTADO POR EL HOSPITAL
CRISTIAN MORENO PALLARES.

El servicio farmacéutico puede ser prestado por las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud a sus pacientes internos, denominándose “servicio farmacéutico hospitalario”, o
puede ser prestado por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud o
establecimientos farmacéuticos a pacientes no internos, denominándose en este caso
“servicio farmacéutico ambulatorio”.

Teniendo en cuenta la tipología y el nivel de complejidad de la ESE, el Hospital Cristian

Moreno Pallares, oferta dentro de su Portafolio de Servicios, el Servicio Farmacéutico, bajo
la modalidad Hospitalario y Ambulatorio.

6.1 SERVICIO FARMACÉUTICO HOSPITALARIO

El Hospital Cristian Moreno Pallares, como Institución Prestadora de Servicio de

Salud ofrece a sus Pacientes internos (hospitalizados), los servicios relacionados
con medicamentos y dispositivos médicos que requieran.

La Institución para la prestación de estas actividades y/o procesos relacionados con

los medicamentos y dispositivos médicos para sus pacientes hospitalizados; ha
realizado la debida declaración en el Registro Especial de Prestadores de Salud.
deberán declararlo.

6.2 SERVICIO FARMACÉUTICO AMBULATORIO

El Hospital Cristian Moreno Pallares, como Institución Prestadora de Servicio de Salud,

además de distribuir intrahospitalariamente los medicamentos y dispositivos médicos a sus
pacientes hospitalizados, oferta la entregar y/o dispensación a los Usuarios, en forma
ambulatoria; en las instalaciones de la Entidad.

6.3 RECURSO HUMANO DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

Calidad del Recurso Humano

El Servicio Farmacéutico del Hospital Cristian Moreno Pallares, contará con personal de las
calidades señaladas en la normatividad vigente para el ejercicio de sus funciones y en
número que garantice el cumplimiento de los procesos propios de dicho servicio que se
adelanten en la institución.

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Dirección

La dirección del Servicio Farmacéutico en El Hospital Cristian Moreno Pallares, siendo una
entidad de Baja Complejidad tipología C, estará dirigido por un Químico Farmacéutico o un
Tecnólogo en Regencia de Farmacia.

7. ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

7.1 ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

Es el conjunto integrado de acciones que realiza el Servicio Farmacéutico, los Servicios de

Salud, las Autoridades Sanitarias, los sectores sociales, productivos y la población, con el
objeto de garantizar estilos de vida saludables y que los dispositivos médicos y
medicamentos sean usados en las condiciones señaladas por el prescriptor o de manera
responsable, en el caso de los de venta libre.

Las actividades de promoción y prevención del Servicio Farmacéutico están dirigidas a los
afiliados y podrán ser de tipo individual, familiar y grupal.

7.2 Principales actividades de Promoción y Prevención

Son actividades de Promoción y Prevención del Servicio Farmacéutico en relación

con los medicamentos y dispositivos médicos, entre otras, las siguientes:

a) La correcta recepción y almacenamiento y dispensación de medicamentos y dispositivos

médicos.

b) La disponibilidad de los medicamentos y dispositivos médicos que necesiten los

pacientes.

c) La confirmación del contenido de la prescripción, en caso de dudas.

d) El asesoramiento sobre uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos,

especialmente, los medicamentos de venta sin prescripción médica.

e) La destrucción o desnaturalización técnica de los medicamentos.

f) La existencia de mecanismos y recursos que permitan la detección, identificación y

resolución de los Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM) y Problemas
Relacionados con la Utilización de Medicamentos (PRUM) y eventos adversos en general.

g) El cumplimiento de las actividades que competen al servicio farmacéutico, en relación

con los programas nacionales de Fármacovigilancia, Tecnovigilancia y Uso Adecuado de
Medicamentos.

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h) La realización de actividades y/o programas de información y/o capacitación y/o
educación sobre medicamentos y dispositivos médicos a la comunidad en relación con las
principales características, condiciones de almacenamiento, uso adecuado y demás
aspectos de interés y aconsejar la adopción de estilos de vida saludables.

8. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS PROCESOS DEL SERVICIO

FARMACEUTICO DEL HOSPITAL CRISTIAN MORENO PALLARES.

8.1 SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Definición del Proceso de Selección

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria

y participativa se realiza en una institución de salud o en un establecimiento Farmacéutico,
para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar para
asegurar el acceso de los Usuarios a ellos, teniendo en cuenta su Seguridad, Eficacia,
Calidad y Costo. En el proceso de selección toma parte activa el Servicio Farmacéutico y
el Comité de Farmacia o el que haga sus veces.

Se seleccionarán los medicamentos y dispositivos médicos que se usarán de manera

regular en la institución, teniendo en cuenta el Manual de Medicamentos y Terapéutica del
Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y los esquemas de tratamiento,
guías o protocolos de manejo con que cuente la institución, cuando apliquen.

En la selección de medicamentos y dispositivos médicos la participación del Servicio

Farmacéutico será de carácter técnico, además también podrá ser de carácter
administrativo siempre que la organización así lo determine.

Procedimiento para la Selección

El procedimiento para la selección de medicamentos y dispositivos médicos se adelantará

básicamente mediante los siguientes pasos:

a) Definición de políticas institucionales.

b) Determinación del consumo histórico.
c) Decisión de selección.

Control durante la selección

Se contará con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar, evaluar
y gestionar el proceso de selección de medicamentos y dispositivos médicos, de
conformidad con el Decreto 2200 de 2005 modificado parcialmente por el Decreto 2330 de
2006, el presente Manual, la Resolución que lo adopta y las demás normas aplicables a la
materia, o las que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

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8.2 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Definición del proceso de adquisición

Es el conjunto de actividades que realiza la Institución que permite adquirir los

medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el
fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios,
beneficiarios o destinatarios. Es requisito fundamental un buen proceso de estimación de
necesidades, el cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos
necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento oportuno).

ALCANCE Y RESPONSABLES

Este proceso inicia con la determinación de las cantidades que debe comprarse para suplir
las necesidades por un periodo de tiempo determinado. Lo más importante para la
adecuada estimación de las cantidades a adquirir es contar con información actualizada y
permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras hasta el momento de
recibo de los medicamentos y dispositivos médicos en el servicio farmacéutico.

Es responsabilidad de las siguientes personas:

a. Químico Farmacéutico o Regente de Farmacia

• Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento
• Garantizar la existencia de medicamentos y dispositivos médicos necesarios en el servicio
farmacéutico.

b. Gerente
• Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento.

c. Área de compras o Almacén

• Recibir listado de necesidades de medicamentos y dispositivos médicos expedida por el
Servicio farmacéutico
• Mantener comunicación con proveedores para diligenciar trámites de pedido de
medicamentos.

8.2.1 Comité de Compras de la Institución

Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan

la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos, para
recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.
El director técnico del Servicio Farmacéutico dará concepto técnico al Comité para la
adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. La Institución creará mecanismos

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que permitan adquirir los dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en
las urgencias evidentes, que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).

La adquisición se hará a través del Estatuto de Contratación vigente de la Entidad estará

sometida a control interno y externo. Se podrá adquirir bajo la modalidad de compra,
donación, cesión o transferencia y cualquier otra forma reconocida legalmente.

Procedimiento para la adquisición

El procedimiento para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos se adelantará

básicamente siguiendo estos pasos:

1. Programación de necesidades

Este proceso es de vital importancia ya que este nos garantiza un stock de acuerdo a las
necesidades del servicio hospitalario, por lo tanto llevarlo a cabo requiere de mucha
responsabilidad y conocimiento.
Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en qué
cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de tiempo
determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las cantidades a adquirir
es contar con información actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y
perspectivas futuras.

El Servicio Farmacéutico determinará la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos

que requiere para cierto período, teniendo en cuenta: el perfil epidemiológico de la
Institución, la población usuaria y/o consumo histórico, comparado con la definición de
necesidades determinadas por los servicios y la oferta de servicios y el presupuesto
disponible.

La programación de necesidades debe cumplir los siguientes pasos:

a) Definir período de análisis y de proyección de necesidades.

b) Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlas por

nivel de uso en cada servicio.

c) Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.

d) Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos, después
de comparar los literales a) y c).

e) Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir,
teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposición, consumos promedios, niveles
mínimos y tiempo de reposición.

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f) Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de
cada medicamento dentro del total (Clasificación ABC/VEN de los medicamentos) o
cualquier otro método idóneo para tal fin.

g) Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo con la

modalidad de adquisición, las necesidades y el flujo de caja de la institución. La
programación de necesidades será evaluada permanentemente y aprobada por el Comité
de Compras.
Existen métodos prácticos para realizar el proceso de estimación como son:

Método por consumos históricos: Se recopila la información de los elementos (kárdex,

comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) Que evidencien cómo ha sido el
movimiento de los medicamentos en la Institución, durante un tiempo determinado (mínimo
durante seis meses). Con base en esta información se establece el consumo promedio
mensual (CPM) de cada producto.
Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el momento en
que se inicia el proceso de adquisiciones y el que llega el medicamento a la institución
(tiempo de reposición), se determinan los niveles mínimos y máximos de existencias, el
punto de reposición (cantidad de existencias a la cual le debe iniciar el proceso de
adquisiciones) y la cantidad a pedir. Criterios que son fundamentales para la programación
y ejecución de las adquisiciones.

Consumo promedio mensual (cpm): Para conocer este dato se debe obtener el consumo
de cada insumo durante los últimos seis meses (tres meses como mínimo, en caso de no
contar con información de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas
del kárdex, las cuales deben ser actualizadas constantemente con información veraz. Para
calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los meses analizados
y se divide por el número de éstos, Este proceso consiste en la compra de los insumos de
acuerdo con las necesidades para atender la demanda.

Decisión de adquisición

Definida la programación de necesidades, se aplicará la Política de Compras de la

Institución, determinando la modalidad de la adquisición, la característica de la negociación,
la evaluación de las ofertas y la adjudicación y suscripción del contrato.

Prevalencia del conocimiento técnico

El criterio técnico del director del Servicio Farmacéutico prevalecerá cuando se presenten
diferencias de criterios entre el responsable de las compras y el responsable del servicio
farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y almacenamiento, distribución, uso
adecuado, devolución al proveedor por fecha próxima de vencimiento, ofrecimiento,
aceptación y/o rechazo de donaciones, destrucción o desnaturalización de medicamentos
y dispositivos médicos.

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Envío de información

El responsable de la adquisición enviará de manera oportuna, continua y veráz al sistema

de información del servicio farmacéutico toda la información que vaya adquiriendo respecto
a medicamentos y dispositivos médicos.

Control durante el proceso de adquisición

La Institución aplicara criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar,

evaluar y gestionar la Calidad durante el proceso de adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005
modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el presente Manual, la Resolución
que lo adopta y las demás normas aplicables a la materia y las que los modifiquen,
adicionen o sustituyan. En el proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos se
controlará continuamente el cumplimiento de la normatividad para la contratación
administrativa, civil y comercial, según el caso, especialmente, el cumplimiento de los
principios de economía, transparencia y selección objetiva del contratista.

Además, se tendrá en cuenta el sistema de codificación para medicamentos y dispositivos

médicos de acuerdo con lo que establezca para tal fin el Ministerio de Salud.

8.2.2. FLUJOGRAMA ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS

Nº ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

Elaboración de listado de
1 necesidades y faltantes. Se elabora el listado de necesidades y Químico
faltantes de medicamentos y dispositivos Farmacéutico/Regente
médicos. de Farmacia

Envío del listado al área Se envía el listado de necesidades y Químico

2 de Compras/almacén. faltantes al área de Compras/almacén para Farmacéutico/Regente
2. su aprobación de Farmacia

El área de El área de compras/almacén procede a Jefe de Almacén

compras/almacén realiza realizar el pedido al proveedor más idóneo,
3 el pedido de acuerdo a las condiciones
preestablecidas de compra y al costo-
beneficio

4 FIN

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8.3 ALMACENAMIENTO Y RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Definición del proceso de almacenamiento y recepción

Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las

especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos
médicos.

ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia desde la recepción de medicamentos y dispositivos médicos en

la zona de recepción hasta su almacenamiento en las bodegas del almacén de la E.S.E.
Hospital Cristian Moreno Pallares.

Es responsabilidad de las siguientes personas:

1. Químico Farmacéutico/ Regente de Farmacia

• Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento

2. Gerente
• Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento.

3. Director Financiero.
• Garantizar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento

4. Área de compras/almacén
• Mantener comunicación con proveedores para reporte y solución de NO conformidades
encontradas en las compras.
• Garantizar el registro de entradas de medicamentos comprados

8.3.1 Condiciones de las áreas de Almacenamiento

Almacenar es guardar los medicamentos recibidos bajo técnicas adecuadas que

permitan el mantenimiento de todas sus propiedades intrínsecas y extrínsecas de los
mismos.

El procedimiento para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se

adelantará básicamente de conformidad con las siguientes disposiciones:

Las áreas de almacenamiento deben cumplir básicamente con las siguientes

especificaciones:

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a) Estar alejadas de sitios de alta contaminación. Estar alejadas de sitios de alta
contaminación, para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de
los medicamentos que puedan resultar afectados.

b) Facilitar la circulación de personas y objetos. Estar situadas preferiblemente en el primer

piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal manera que
se facilite la circulación de personas y de objetos.

c) Pisos. Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema de

drenaje que permita la fácil limpieza y sanitización.

d) Paredes. Tener paredes o muros impermeables, sólidos, de fácil limpieza y sanitización

y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.

e) Techos y cielo rasos. Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de fácil
limpieza y sanitización.

f) Iluminación. Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e
identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la
documentación.

g) Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la
conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse
por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían permitir la
contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y suciedad del
exterior.

h) Rayos solares. Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos
y dispositivos médicos.

i) Condiciones de temperatura y humedad. Contar con mecanismos que garanticen las

condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se
llevarán registros de control de estas variables con un termómetro adecuado y un
higrómetro calibrado.

j) No contacto con el piso. Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en

contacto directo con el piso. Se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario,
impermeable y fácil de limpiar.

k) Mantenimiento de la cadena de frío. Los medicamentos que requieran refrigeración serán

almacenados en cuartos fríos, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan
de emergencia que garantice el mantenimiento de la cadena de frío, en caso de
interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente, deberá disponerse de mecanismos
que registren la temperatura. La cantidad de medios de refrigeración será determinada
por las necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad territorial de salud,
quien podrá disponer el aumento del número de los mismos.

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l) Medidas de seguridad. En las áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos se contará con alarmas sensibles al humo y extintores de incendios. En éstas no
se podrán acumular residuos.

8.3.1.1 Control durante el proceso de almacenamiento

El servicio farmacéutico contará con criterios, técnicas y métodos que permitan

continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de
almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo
13 del Decreto 2200 de 2005 modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el
presente Manual, la Resolución que lo adopta y las demás normas aplicables a la materia
y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Condiciones locativas

Hace referencia a las condiciones que debe cumplir el área de almacenamiento desde
el punto de vista del local utilizado para este proceso. Se debe tener en cuenta:

• Determinación del tamaño y volumen del área

• Número de medicamentos almacenados (según políticas de compras).
• Características propias de los Medicamentos (los que requieren refrigeración, los de
control especial, empacados en frascos, ampollas, cajas, etc.).
• Número de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento (el flujo de la
circulación sea adecuado).

Áreas

Área de Recepción: Es el espacio donde se colocan los pedidos cuando llegan al servicio
farmacéutico, para luego ser sometidos al proceso de Recepción (técnica y administrativa)
y poder ser utilizados.

Área de cuarentena: Cerca al área de Recepción en la cual se colocan los medicamentos

que por alguna razón no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados,
problemas en la etiqueta, duda, etc.

Área de almacenamiento: Área destinada a los medicamentos que pueden ser

distribuidos. Dentro de esta área encontramos: Zona de embalajes completos, Zona de
estanterías (Medicamentos listos para dispensar), Zona de despacho - empaque (entrega
de medicamentos), Zona de refrigeración (los medicamentos que lo requieran), Zona de
control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos que por su naturaleza
lo requieran).

Área de pronto vencimiento: Se ubican los productos que están próximos a vencer, con
un mínimo de tres meses de anticipación a la fecha de vencimiento, para ser devueltos al
proveedor o para darle uso prioritario

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Área de producto no conforme: Se ubican los medicamentos o dispositivos médicos que
van a ser devueltos por alguna inconformidad con el mismo.

Área de dispensación: Lugar donde se colocan los Medicamentos que van a ser
entregados a los diferentes servicios.

Área administrativa: Espacio en el cual el responsable del Servicio Farmacéutico debe

ubicar su escritorio y archivo.

Área de servicios sanitarios: Para evitar que el servicio al público sea interrumpido
inesperadamente.

• Señalización De Las Sub-áreas

La señalización debe hacerse con letreros no menos de 20 cm. De ancho con letras de 10
cm. de altura. Se recomiendan delimitar las sub-áreas.

Control de condiciones ambientales

Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de

medicamentos y dispositivos médicos, se tendrán en cuenta algunas características
relacionadas con la luz, la temperatura, humedad y combustibilidad, lo mismo que las de
volumen y legales.

Las principales características son:

a) Fotosensibles. Los medicamentos fotosensibles, de los cuales se debe tener un listado

pegado en el stock, deben almacenarse en recipientes que los protejan de la luz.

b) Termolábiles. Deben almacenarse a temperaturas adecuadas, para evitar su

descomposición con el calor. Entre ellos se encuentran los productos biológicos, los que se
recomienda almacenar a temperaturas de refrigeración entre 2ºC y 8ºC.

c) Inflamables. Deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas de

ventilación, temperatura y humedad, iluminación adecuada, extintor y suelo con desagüe.

d) Medicamentos de gran volumen. Se consideran medicamentos de gran volumen aquellos

cuyo volumen es igual o superior a 500 ml., encontrándose entre ellos, los líquidos
endovenosos, expansores del plasma, soluciones para diálisis peritoneal, etc. Las
soluciones de gran volumen, no deben sacarse de su embalaje original para evitar la
aceleración de su deterioro.
e) Observación de otras evidencias. Se debe observar cualquier otra evidencia de
inestabilidad de los medicamentos, de acuerdo con su forma farmacéutica: precipitados,
turbidez y crecimientos de hongos en soluciones y jarabes, separación de fases en
emulsión (fase acuosa y fase oleosa), cambio de color en soluciones coloreadas, pérdida

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de dureza, indicios de oxidación y cambio de color en las tabletas y pérdida de la capacidad
de redispersión al agitar, en el caso de las suspensiones.

Control de temperatura, humedad relativa y cadena de frio

El Regente de Farmacia, es la persona encargado de tomar las mediciones de temperatura

exterior, temperatura interior del refrigerador y humedad relativa, lo deben realizar en los
formatos correspondientes y mínimo dos veces al día (mañana y tarde).

Este control se debe realizar en el área de almacenamiento, dispensación y cadena de frio,

en el formato, establecido para tal fin.

La temperatura promedio del medio ambiente, para mantener la estabilidad del

medicamento está entre los rangos 15°C a 30°C.

La temperatura de los medicamentos que requieren cadena de frio está entre los rangos de
2°C a 8°C.

La Humedad relativa del establecimiento farmacéutico debe oscilar entre el rango de 50%
al 70%.

Medicamentos de Control Especial

Deben almacenarse de acuerdo con la normatividad especial sobre la materia. En páginas

sucesivas, se define el manejo de los medicamentos de control especial.

Control de existencias

El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan

calcular las existencias necesarias para un período determinado, fijando los niveles mínimo
y máximo de existencias, punto de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario
para cumplir con la prestación oportuna del servicio. Este requisito es de aplicación opcional
por parte de los distribuidores particulares. Se podrán utilizar aquellos indicadores que
vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de existencias.

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8.3.1.2 Control de Inventarios

OBJETIVO

Planear, organizar la toma de inventarios físicos con el fin de que la ejecución de este se
realice ordenadamente y se tenga un mínimo error. La toma de inventario físico nos
permitirá:

• Establecer pronósticos adecuados

• Establecer niveles máximos y mínimos de existencias
• Ajustar las existencias a las exigencias de la demanda y la oferta
• Control físico y contable de las existencias
• Brindar un excelente servicio al cliente
• Evitar pérdidas por desperdicio o deterioro de mercancías
• Conocer el estado actual del inventario
• Clasificar inventarios y establecer prioridades

ALCANCE Y RESPONSABLES

a. Químico Farmacéutico / Regente de Farmacia

• Realización de conteo físico
• Cumplimiento de las acciones establecidas
• Organización de los medicamentos en estanterías

b. Área de Compras/ Almacén

Realizar auditoria de lo digitado

Coordinar las acciones de digitación del inventario manual y valorización con costo
promedio de los inventarios.

Tipos de inventario

• El inventario general: Se realiza a fin de año y sirve para evidenciar como fue el manejo,
en el servicio farmacéutico, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia.

• Inventario periódico: este se realiza a intervalos definidos de tiempo de acuerdo con

políticas de compra y tiempos de entrega, etc

• Inventario permanente, se llama también inventario de control, y se realiza cuando hay un

movimiento del producto y ayuda a detectar de forma rápida cualquier inconsistencia,
permitiendo acciones correctivas ágiles.

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 La realización de los inventarios se llevará en formatos digitales, los cuales contendrán
como mínimo, los siguientes datos:

HOSPITAL CRISTIAN MORENO PALLARES

MANUAL DE GESTION Y PROCEDIMIENTOS
SERVICIO FARMACEUTICO
FORMATO CONTROL DE INVENTARIO

Fecha:__________________________ Persona Responsable de

Inventario:__________________________ Firma:_________________________

Nombre de Registro Invima Lote Fecha de Cantidad Observaciones

Medicamento/ vencimiento Existente
Insumo/dispositivo
medico

Los productos de proveedores que se reciban durante la jornada de inventario deberán

recepcionarse después de la misma.

8.3.1.3 Control de Fechas de Vencimiento

OBJETIVO

Establecer los procedimientos para controlar las fechas de vencimiento de los

medicamentos y dispositivos médicos, para evitar despachar medicamentos y dispositivos
médicos vencidos o con fechas de vencimiento próximas de las cuales no se pueda
asegurar su estabilidad, eficacia y seguridad

ALCANCE

Aplica para todo el personal de la E.S.E. Hospital Cristian Moreno Pallares, incluyendo su
Red de Servicios representada por los Centros y Puestos de Salud. Siendo el principal

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responsable el Regente de Farmacia. Se describen las actividades necesarias para evitar
la caducidad de medicamentos, dispositivos médicos e insumos

DEFINICIONES

Fecha de expiración /vencimiento o caducidad / vida útil

La que se indica como tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, pureza,
características fisicoquímicas y terapéuticas, así como las demás que corresponden a la
naturaleza de un producto farmacéutico y que se recomienda con base en los resultados
de los estudios de estabilidad realizados al efecto.

Semaforización

Es una herramienta que permite identificar y determinar en el momento oportuno que

medicamentos están próximos a vencer, posibilitando del mismo modo ejercer un control
sobre estos, esta semaforización se efectúa de acuerdo a la rotación de los medicamentos
y se aplica en cada centro de atención, en el almacén central, en el carro de paro y en
donde se utilicen medicamentos.

Medicamento vencido

Son aquellos medicamentos cuya fecha de vencimiento impresa en el envase ya fue

cumplida, y que, no deben ser despachados a partir del primer día del mes de vencimiento
impreso en el envase.

Cuarentena

Área donde se almacenan durante un lapso de tiempo aquellos medicamentos que no

cumple con las características y condiciones para tenerlos en el área de almacenamiento,
en este caso su fecha de vencimiento, evitando que estos lleguen a manos de usuarios o
personal no autorizado

Rotación de medicamentos

Es el proceso mediante el cual se determina el movimiento de un medicamento dentro de

un área de almacenamiento y su posterior dispensación.

Lote

Cantidad de un producto de Calidad homogéneas que se elabora en un mismo ciclo

controlado de fabricación y posee un código de identificación especifico.

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Consideraciones generales

El Servicio Farmacéutico no recibirá medicamentos con fecha menor de dos (2) años para
su vencimiento y que serán contados a partir de la fecha de entrega de los mismos.

- El servicio farmacéutico debe garantizar que los medicamentos, dispositivos e insumos

médicos para dispensación cuenten con fechas de utilización vigentes.

- Las fechas de vencimiento deben estar claramente identificadas en los empaques

respectivos de medicamentos, dispositivos e insumos médicos respecto a fechas de
vencimiento.

- En los casos en que se requiera el consumo parcial de un blíster, deberá dejarse

plenamente identificada la fecha de vencimiento a través del blíster empacado y sellado,
rotulado con identificación, nombre del medicamento, lote y fecha de vencimiento.

- Para realizar la semaforización en los medicamentos, dispositivos e insumos se debe dejar

visible la fecha de vencimiento, lote y registro INVIMA.

- Tenga en cuenta que el stiker con el que se realiza la semaforización, no puede ir sobre
la etiqueta del producto. En caso de cambio de color este se debe colocar encima del stiker
anterior.

Descripción de Procedimientos para el Control de Fechas de Vencimiento

Actividad DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

Nº
Los productos se solicitan a los proveedores con fecha de
vencimiento mayor a 2 años, siempre que se reciban
productos con fecha de vencimiento menor se debe gestionar
la devolución con el proveedor, antes de ser cancelada la
1 factura. Cada caso debe analizarse ya que puede tratarse de Regente de Farmacia
desabastecimiento del producto o características específicas
que impidan adquirirlo con fecha de vencimiento mayor; estos
productos se identifican en la recepción y se semaforizan
antes de su ubicación en las torres, estantes o en las neveras.

Realizar la verificación mensual de las fechas de vencimiento

originándose así un registro mensual que contempla nombre
del medicamento, unidad, cantidad, fecha de vencimiento,
registro INVIMA, lote y laboratorio. (como mínimo) La E.S.E
2 Hospital Cristian Moreno Pallares.
En caso de que las cantidades de medicamentos o insumos a Regente de Farmacia
inspeccionar sean muy grandes se pueden realizar
verificaciones aleatorias de los medicamentos e insumos más
representativos o de aquellos cuya rotación sea muy baja y
tengan mayor probabilidad de vencerse sin ser utilizados.

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 Semaforización por alertas de Colores es utilizar el método Regente de Farmacia
por señalización con tarjetas o adhesivos de colores el cual
3 consiste en identificar los medicamentos según su fecha de
vencimiento
El Regente de Farmacia realiza la semaforización después Regente de Farmacia
de cada recepción de productos y se actualiza mensualmente.
Todos los productos que se encuentren semaforizados de Regente de Farmacia
4 color rojo o amarillo deben ubicarse como primera opción para
dispensación
El Regente de Farmacia realizara un registro de cuáles son Regente de Farmacia
los medicamentos, dispositivos médicos e insumos que se
encuentran semaforizados con color rojo o amarillo de tal
5 manera que se le haga un seguimiento al movimiento del
producto, garantizando su salida en el menor tiempo posible.
En el momento de dispensar/ administrar un medicamento, Regente de Farmacia/
dispositivos médicos o insumos el personal del servicio debe Auxiliar de Enfermería
6 cerciorarse que se entregue/administre el producto con sticker
rojo primero y posteriormente el etiquetado con sticker
amarillo, evitando vencimientos en el servicio farmacéutico.
A los Centros y Puestos de Salud y carros de paro deben Regente de Farmacia
7 distribuirse medicamentos, dispositivos médicos e insumos
con fecha de vencimiento mayor a 12 meses siempre que sea
posible teniendo en cuenta la rotación.
Cada que sea necesario se solicita al proveedor el cambio de Regente de Farmacia
los productos que tienen fecha de vencimiento menor a 4
meses, según el registro de información. El proveedor analiza
8 el listado y da una respuesta a la solicitud según sus políticas
internas.
Envió de los medicamentos a la zona de cuarentena una vez Regente de Farmacia
se cumpla con la política de vencimiento (a 30 días antes del
9 vencimiento).

Los medicamentos que damos de baja son los que tienen Regente de Farmacia
fecha de vencimiento cumplido. Se revisan los medicamentos,
10 se verifican las fechas de vencimiento, la cantidad, el valor
unitario y valor total. Se registran todos estos datos en un acta
que debe ir con fecha y firmado del gerente,
Ingeniero/Tecnólogo de saneamiento ambiental y el regente
de Farmacia. Y Se aplicara el procedimiento descrito más
adelante en Disposición Final de Medicamentos.

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8.3.1.3.1 Semaforización de medicamentos/Dispositivos médicos:

El Hospital Cristian Moreno Pallares ha estandarizado la semaforización de

medicamentos/dispositivos médicos, como una herramienta practica de observancia para
el Control de fechas de vencimiento, de la siguiente manera:

Semaforización de medicamentos/Dispositivos médicos

IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN
El color rojo indica que su fecha de
vencimiento es menor o igual a 6 meses.

El color amarillo indica que su fecha de

vencimiento esta entre 7 a 12 meses.

El color verde indica que su fecha de

vencimiento es mayor a 12 meses.

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 8.3.1.3.2 Formato para Control de Fechas de Vencimiento

El Hospital Cristian Moreno Pallares ha estandarizado el formato para el registro del Control
de fechas de vencimiento, el siguiente:

HOSPITAL CRISTIAN MORENO PALLARES

MANUAL DE GESTION Y PROCEDIMIENTOS
FORMATO CONTROL DE FECHA DE VENCIMIENTO
SERVICIO FARMACEUTICO

Fecha:__________________________ Persona Responsable de

Inventario:__________________________ Firma:_________________________

Nombre de Cantidad Lote Mes de Año de Observaciones

Medicamento/ Existente vencimiento Vencimiento
Insumo/dispositivo
medico

8.3.2 Recepción de medicamentos y dispositivos médicos

El Químico Farmacéutico/ Regente de Farmacia del Servicio Farmacéutico, recibirán los

medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.
La recepción se adelantará básicamente conforme al siguiente procedimiento:

Una vez que el pedido solicitado al proveedor haya llegado al Servicio Farmacéutico, se
debe realizar la recepción administrativa y posteriormente la recepción técnica, las cuales
se describen a continuación.

Recepción Administrativa:

Se refiere a la verificación de las especificaciones administrativas del pedido que acaba de

llegar. Para ello se debe tener en cuenta: Factura del proveedor y los medicamentos y
dispositivos médicos que llegan. Se deben verificar los siguientes aspectos:

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1. Con relación al transporte:

• Verificar que el número de cajas relacionadas en las guías correspondan al número de

cajas a recibir
• Observar que los embalajes de ninguna de las cajas estén en mal estado, es decir, que
no se encuentren mojadas, abiertas, espichadas, maltratadas, rotas o sin sellos de
seguridad del proveedor. Si esto se presenta no se debe aceptar la mercancía.
• Aclarar en la guía del transportador, al momento de recibir la mercancía, que se reciben
las cajas sin verificar contenido interno.
• El Químico Farmacéutico/ Regente de Farmacia debe dejar por escrito la novedad en el
campo de observaciones de las guías que el transportador se lleva. Si el campo de
observaciones de la guía es insuficiente, se debe elaborar un documento en donde se
describa la novedad encontrada junto con el número de guía del transportador, no olvidar
colocar la frase “se anexa documento con novedades”, en la guía del transportador.
• Posteriormente el Químico Farmacéutico/Regente de Farmacia debe reportar la novedad
al Departamento de Compras de lo sucedido para que realice los trámites pertinentes con
el proveedor.

Nota: No se deben recibir envíos incompletos por parte de la transportadora

2. Con respecto a la Documentación soporte:

a) Estudio de la documentación que contiene el negocio:

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las condiciones del
negocio.

b) Recepción y estudio de la documentación de entrega:

Se estudiará la documentación que presenta el encargado de hacer la entrega.

c) Comparación de los contenidos de las documentaciones:

Se comparará el contenido de la documentación que contiene el negocio con el contenido
de la documentación de entrega, para establecer la correspondencia entre los productos
entregados y los productos especificados en el negocio, respecto de fecha de entrega,
cantidades, condiciones técnicas, etc.

En los casos en que se reciba medicamentos y dispositivos médicos sin soporte (factura o
remisión), y los medicamentos y dispositivos médicos hayan sido solicitados al proveedor,
se deberá realizar una entrada manual, la cual sustituirá momentáneamente los soportes
del proveedor. Una vez realizada esta acción el Químico Farmacéutico debe informar al
Departamento de compras lo sucedido, de tal manera que este comunique el suceso al
proveedor.

Notas:

• Reportar las novedades a la persona indicada.

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 3. Con respecto al medicamento o Producto

• Que el producto solicitado, sea el que llega físicamente y en la factura

• Que la forma farmacéutica sea la solicitada 

Esta verificación debe quedar registrada en Control recibo de mercancía.

Notas:
• Después de que la mercancía se haya recibido, esta debe pasar al área de cuarentena
para que los productos sean inspeccionados.
• En caso de que se presente la novedad de que no coincida el pedido que llega (producto,
concentración y/o forma farmacéutica), con la orden de compra, el Químico Farmacéutico/
Regente de Farmacia, decide si acepta o rechaza el producto, dependiendo de la rotación
que tienen los medicamentos o dispositivos médicos recibidos en el inventario del
establecimiento farmacéutico.
• El registro de los medicamentos y dispositivos médicos que ingresen a la bodega debe
realizarse con los precios relacionados en la factura del proveedor.
• Se hace recepción técnica en sus respectivos formatos.

Recepción Técnica

Consiste en realizar una inspección por atributos a la muestra seleccionada, de manera que
se compruebe que el producto que ha llegado, cumple con las características de calidad
requeridas.
En esta inspección se debe verificar que las cantidades coincidan (cantidad física, facturada
y pedida). Se debe tener en cuenta que al revisar la fecha de vencimiento, esta debe ser
igual o superior a dos años a partir de la fecha de fabricación, de lo contrario y teniendo en
cuenta la rotación del producto, autorizara la recepción o no de los productos que no
cumplan con este requerimiento.

Entre los atributos que se deben inspeccionar se encuentran los rótulos, embalajes,
empaques, envases, tapas, etiquetas, blíster, formas farmacéuticas y fechas de
vencimiento. También se debe revisar que en el producto se encuentre el laboratorio
fabricante y el número de lote de fabricación.

Si durante la revisión de un producto, en cualquiera de sus empaques se observa la leyenda

“Muestra Medica”, este se debe separar de los demás productos debido a que este
medicamento no es apto para ser dispensado.

Muestreo:
Se definirá el plan de muestreo a utilizar y calculará el tamaño de la muestra. La muestra
se extraerá del total del lote y se procederá de conformidad con lo estipulado en la
Resolución del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA
2004008172 de 2004 y demás normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan.

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Acta de Recepción:
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el procedimiento
de recepción, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad de unidades, número de
lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de trasporte, manipulación,
embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas
establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada. El acta será firmada por la persona que recibe y la que entrega y será archivada
en el sitio previamente designado y en orden sucesivo.

Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas:

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en los servicios farmacéuticos de
la Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los establecimientos farmacéuticos.

Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos:

El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico registrará en los medios existentes
para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total,
etc., de los medicamentos y dispositivos médicos recibidos.

8.3.3 Ordenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Los dispositivos médicos y medicamentos serán distribuidos dentro del área de

almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo con la
clasificación farmacológica y por orden alfabético (medicamentos), acorde con los criterios
de almacenamiento, en los que básicamente deben incluirse: la frecuencia de demanda,
volumen, forma farmacéutica y nivel de atención. Se deben establecer medios de
almacenamiento que permitan una rápida identificación y asignar códigos a los medios de
almacenamiento (espacios, áreas físicas y estanterías) y a los medicamentos y dispositivos
médicos (normalización).

CONDICIONES FISICAS DE ORDENAMIENTO

Consiste en darle una ubicación adecuada y sistémica a los Medicamentos dentro de la

FARMACIA, esto nos permite ubicar fácilmente el Medicamento, lo que contribuye a agilizar
los procesos de despacho, ayuda a los conteos durante un inventario y además ayuda a
optimizar el espacio y a la organización y buen aspecto físico del área, que sea organizada
y agradable a la vista. Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales
tenemos:

Ordenamiento por grupo farmacológico: Es bastante utilizado, y es uno de los más

recomendados debido a que facilita tener agrupados todos los medicamentos que se tienen
para una enfermedad determinada. La desventaja, es que el personal debe ser capacitado
en este aspecto.

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Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico: Es un tipo de ordenamiento
con base en el nombre genérico del medicamento, es de mucha utilidad porque permite al
personal establecer una secuencia a la hora de hacer los pedidos o en las labores de
conteo, se ordena independientemente del grupo farmacológico al cual pertenezcan, por lo
tanto es útil cuando se cuenta con personal que no está capacitado en grupos
farmacológicos. Tienen la desventaja de que se pueden cometer errores ya que no se
encuentran separadas las formas farmacéuticas propias del medicamento.

UBICACIÓN DE MEDICAMENTOS

Para ubicar los Medicamentos correctamente, existen varios métodos, uno de los cuales es
el FIFO, siendo el más utilizado (first in, first out), que significa "primero en llegar, primero
en salir". Otro de los métodos utilizados es por fecha de vencimiento colocando siempre
adelante el que primero se vence.
Colocar avisos de "NO FUMAR" y de "NO COMER" dentro del área de almacenamiento.

8.3.4 Devolución de medicamentos

Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:

Área especial

Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la dispensación y se debe
prevenir su redistribución hasta que se decida que están disponibles.

Condiciones para la reubicación

Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su

distribución o dispensación, si cumplen con las condiciones siguientes:

a) Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

b) Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones

establecidas por el fabricante.

c) El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.

d) Han sido examinados y evaluados por el director del servicio farmacéutico, para autorizar
su devolución. Esta evaluación debe tener en cuenta la naturaleza del producto,
condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En
caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada
de la casa fabricante. En caso de comprobar el no cumplimiento de las especificaciones
técnicas de calidad, el servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico deberá
comunicarlo en primera instancia a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con
la legislación vigente.

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Registro e identificación

Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe identificarse y

consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos devueltos por los
pacientes no se deben devolver al inventario, sino que deben ser destruidos o
desnaturalizados.

Rotación
Los productos devueltos deben cumplir con la rotación, primero en expirar, primero en salir.
Este requisito es obligatorio en toda la cadena del medicamento.

8.4 DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS.

Es el proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente por parte

del profesional Médico, la dispensación por parte del Servicio Farmacéutico, la
administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno; para tal fin y
el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente sustentada
de los no administrados con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia.
Son elementos esenciales de este sistema de distribución los siguientes: envases unitarios,
cantidad disponible y perfil fármacoterapéutico.

Clases de distribución intrahospitalaria

La distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos se podrá

hacer por uno o varios de los siguientes sistemas:
a) Sistema de reserva por stock.

b) Sistema de prescripción individual, dosis para veinticuatro horas.

c) Sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria.

d) Sistema mixto de prescripción individual y de reserva por stock.

El Jefe del Servicio de Enfermería del Servicio de Salud donde se encuentren los
medicamentos y dispositivos médicos responderá por ellos y sus condiciones técnicas de
almacenamiento, sea cual fuere la clase(s) de distribución intrahospitalaria de
medicamentos que se adopte(n).

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8.5 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS

Es la entrega de uno o más medicamentos a un paciente y la información sobre su

uso adecuado, realizada por un Químico Farmacéutico / Regente de Farmacia, en los
términos establecidos en el numeral 6º del artículo 19 y artículo 3º del Decreto 2200 de
2005 modificado por el Decreto 2330 de 2006, o las normas que los modifiquen, adicionen
o sustituyan.

Procedimiento para la dispensación de los medicamentos

El procedimiento para la dispensación de medicamentos se adelantará básicamente

mediante los siguientes pasos:

Recibo de la fórmula u orden médica

El dispensador verificará que la fórmula u orden médica cumpla con la plenitud de las
características y contenido de la prescripción señalados en el Decreto 2200 de 2005
modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006 y demás disposiciones que regulen
la materia o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
Cuando el dispensador encuentre que la fórmula no cumple con las exigencias legales
solicitará al prescriptor la aclaración, corrección o adición de la misma. En todo caso, no
dispensará la fórmula médica hasta no aclarar con el prescriptor cualquier duda sobre la
prescripción o lograr la corrección o adición de la misma.

Los requisitos que debe verificar el dispensador serán los siguientes:

a) Que la prescripción esté elaborada por el personal de Salud debidamente autorizado,

con letra clara, legible y concisa y con las indicaciones necesarias para su administración y
que cumpla con lo previsto en el artículo 17 del Decreto 2200 de 2005 modificado
parcialmente por el Decreto 2330 de 2006.

b) Que esté escrita en idioma español, ya sea por autocopia, mecanográfica, medio
electromagnético y/o computarizado.

c) Que la prescripción no contenga enmendaduras, tachaduras, siglas, claves, signos

secretos, abreviaturas o símbolos químicos.

d) Que permita la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento

dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por parte del
personal a cargo del servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería y que permita
la correlación con el diagnóstico.

e) Que la dosis de cada medicamento esté expresada en el sistema métrico decimal y en

casos especiales, en Unidades Internacionales.

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f) Que la etiqueta de las preparaciones magistrales, especialmente, mezclas de nutrición
parenteral y de medicamentos oncológicos; preparaciones estériles; adecuación y ajuste
de concentraciones de dosis de medicamentos oncológicos y demás medicamentos para
cumplir con las dosis prescritas, contenga la identificación y ubicación del paciente,
principios activos, dilución final, diluente, dosis, vía de administración, número de lote
interno (cuando aplique), nombre legible de quien prepara la mezcla, fecha y hora,
condiciones de almacenamiento y estabilidad (cuando aplique) y la firma del Químico
Farmacéutico responsable.

g) Que exista la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en

la etiqueta la leyenda “Venta Bajo Fórmula Médica".

h) Que la prescripción de medicamentos de control especial cumpla con las disposiciones

especiales sobre la materia, lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 modificado
parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, las disposiciones del presente Manual, la
resolución que lo adopta y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Requisitos a cumplir por los Prescriptores

Contenido de la prescripción: Según capítulo IV “de la prescripción de los medicamentos”

decreto 2200 de 2005:

• La prescripción del medicamento deberá realizarse en formato de la ESE

• Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe,
dirección y número telefónico o dirección electrónica
• Lugar y fecha de prescripción
• Nombre del paciente y documento de identidad
• Número de la historia clínica, tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro)
• Nombre del medicamento expresado en la denominación común internacional (nombre
genérico)
• Concentración y forma farmacéutica
• Vía de administración.
• Dosis y frecuencia de administración
• Periodo de duración del tratamiento
• Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en número y
letras.
• Indicaciones
• Vigencia de prescripción
• Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.

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Aspectos a tener en cuenta por parte del dispensador de medicamentos

Al momento de recibir la formula o prescripción se debe tener en cuenta:

• Al recibir la formula se debe mirar la fecha de expedición.

• Verificar que la formula tenga los requisitos descritos anteriormente en las características
de la prescripción.

Entrega de medicamentos

El dispensador entregará la totalidad de los medicamentos y dispositivos médicos prescritos

por el facultativo, al momento de la primera comparecencia del interesado o de recibo de la
solicitud del respectivo servicio hospitalario, sin que se presenten retrasos que pongan en
riesgo la salud y/o la vida del paciente. Los productos serán guardados en bolsas
resistentes, cajas o cualquier otro medio que permita ser transportados adecuadamente y
asegurar la conservación de su calidad.

Aspectos a tener en cuenta por parte del dispensador para la entrega de

medicamentos:

Para la entrega del medicamento se debe tener en cuenta el método de inventarios

seleccionado por la E.S.E. Hospital Cristian Moreno Pallares, método FIFO (first in, first
out), que significa que “lo primero en entrar es el primero en salir”.

Además, el método de fecha de vencimiento, teniendo siempre presente que lo que primero
se vence es lo que primero debe salir.

Información sobre uso adecuado

En el acto de entrega física de los medicamentos, el dispensador informará sobre su uso

adecuado, a fin de contribuir efectivamente al cumplimiento del efecto terapéutico previsto
por el prescriptor.

La información contendrá básicamente los siguientes aspectos: condiciones de

almacenamiento, manera de reconstituirlos, cómo medir la dosis, cuidados que se
deben tener en la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos,
advertencias sobre eventos adversos, Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM),
Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos (PRUM) y la importancia de
la adherencia a la terapia.
En este momento el dispensador entregará los pictogramas y demás ayudas que la
normatividad haya señalado para los medicamentos que se dispensan y la información para
su uso y comprensión del significado.

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Cuando el dispensador no tenga la condición de Químico Farmacéutico o de Tecnólogo en
Regencia de Farmacia suministrará al paciente información sobre los siguientes aspectos:
condiciones de almacenamiento, forma de reconstitución de medicamentos cuya
administración sea la vía oral, medición de la dosis, cuidados que se deben tener en la
administración del medicamento e importancia de la adherencia a la terapia.

Registro de salida

El Servicio Farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, etc., de los medicamentos y dispositivos médicos
dispensados.

Prohibiciones al dispensador

El dispensador no podrá:

a) Realizar cambio alguno en la prescripción o fórmula médica.

b) Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,

frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.

c) Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.

d) Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.

e) Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos.

f) Distribuir, dispensar y administrar muestras médicas.

g) Enviar por correo medicamentos de venta bajo prescripción médica, a menos que previo
al envío sea presentada la prescripción médica y que se garanticen las condiciones y
requisitos para el transporte de los mismos. En ningún caso, podrán enviarse por correo los
medicamentos de control especial.

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8.6 FLUJOGRAMAS DISTRIBUCION – DISPENSACION DE
MEDICAMENTOS

8.6.1 Flujograma Distribución Intrahospitalaria de medicamentos

Nº ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

INICIO

El médico, solicita los medicamentos y Médicos

Registro de orden dispositivos médicos necesarios para el
1 médica de Urgencias- tratamiento del Paciente, la cual debe
Observación- estar registrada en sistema.
hospitalización

Recibir y verificar el En Farmacia Se recibe y verifica el Regente de Farmacia

pedido por sistema pedido a través del sistema para
2 identificar los medicamentos y/o
dispositivos médicos solicitados en el
servicio de urgencias.

Se debe verificar los medicamentos y/o

Recibir y verificar el dispositivos médicos comparando con la
pedido por sistema formula prescrita, nombre, Regente de Farmacia
3 presentación, concentración forma
farmacéutica vía de administración,
cantidad y se digita en el computador la
orden antes de su despacho; llenando
cierta información que el sistema le
exige antes de dispensar.

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 Se registra en el sistema las órdenes de Regente de Farmacia
Registro de pedido de medicamentos y/o dispositivo
medicamentos y/o
4 dispositivos médicos

Se hace entrega de medicamentos y/o Regente de Farmacia-

Entrega de dispositivos médicos solicitados en el Auxiliar de Enfermería
medicamentos y/o área que corresponda y se solicita a la
5 dispositivos médicos auxiliar de enfermería que recibe el
pedido que firme la entrega de los
productos.

La Auxiliar de enfermería encargada, Regente de Farmacia-

Recibir y verificar la verifica la solicitud realizada, los Auxiliar de Enfermería
entrega medicamentos y/o dispositivos médicos
6 de medicamentos y/o entregados /recibidos, constatando que
dispositivos médicos estos coincidan, luego firma a
satisfacción.

9 FIN

8.6.2 Flujograma dispensación de medicamento y dispositivos médicos

Nº ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

INICIO

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 Se hace la atención del Usuario con Regente de Farmacia
actitud de servicio y con frases como:
Atención al Usuario
1 “buenas sr (a), bienvenidos a la
Farmacia estoy para servirle”

Recibir y verificar Se recibe y verifica la orden y/o formula, Regente de Farmacia

formula médica en forma física, o en el sistema de
2 información. Verificando que esta
cumpla con los lineamientos estipulados
para el despacho.

Se debe verificar los medicamentos y/o

Verificar los dispositivos médicos comparando con la
medicamentos y/o formula prescrita, nombre, Regente de Farmacia
3 dispositivos médicos presentación, concentración forma
solicitados en la farmacéutica vía de administración,
orden y/o formula cantidad y se digita en el sistema la
orden antes de su despacho.

Se debe asegurar que el nombre, la Regente de Farmacia

Selección de concentración, la presentación, fecha de
medicamentos y/o vencimiento del medicamento, y/o
4 dispositivos médicos dispositivo médico que se dispensará
corresponde a lo prescrito.

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 Cerciorarse que las existencias de los Regente de Farmacia
Método vencimiento medicamentos y/o dispositivos médicos
FIFO - FEFO sean dispensadas de acuerdo al tiempo
5 de vida útil. Las primeras en entrar serán
las primeras en salir.

Comprobar que el medicamento y/o Regente de Farmacia

dispositivo medico tenga el aspecto
Inspección visual adecuado y verificar que los envases
6 primario y secundario estén en buenas
condiciones, que el nombre,
concentración, presentación, número de
lote y fecha de vencimiento descritos en
la caja sean iguales a los de la etiqueta
dispositivo, frasco, ampolla o blíster que
contiene en su interior.

Se entrega el medicamento y/o Regente de Farmacia

dispositivo medico en envoltorio seguro
7 Entrega y embalaje para su conservación y traslado,
respetando la cadena de frio cuando
corresponda.

Se registran en el sistema y se hace

firmar formato por quién recibe los
Registro en el medicamentos y/o dispositivos médicos
8 sistema como constancia de entrega.

9 FIN

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 9. MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

OBJETIVO

Dar a conocer el manejo que se debe dar a los medicamentos de control especial dentro
del servicio farmacéutico de la E.S.E. Hospital Cristian Moreno Pallares.

ALCANCE Y RESPONSABLES

Químico Farmacéutico/Regente de Farmacia

• Cumplimiento de las acciones establecidas en este manual

• Entrega de medicamentos a pacientes
• Verificar el correcto diligenciamiento de recetarios oficiales para la entrega de los
medicamentos de control especial
• Custodiar los medicamentos de control especial
• Llevar registros en libros de stock y entrega de medicamentos de control especial
• Presentar informes mensuales a la secretaria de salud departamental
• Adquirir los medicamentos de control

DEFINICIONES
• Abuso. Es el uso indebido de drogas o medicamentos con fines no médicos.
• Adicción o drogadicción. Es la dependencia a una droga.
• Estupefaciente. Es la sustancia con alto potencial de dependencia y abuso.
• Fondo rotatorio de estupefacientes. Es la oficina encargada dentro de la Secretaría,
Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce la vigilancia, seguimiento y
control a las entidades públicas, privadas y personas naturales que procesen, manipulen,
sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen sustancias sometidas a
fiscalización y medicamentos que las contengan; así como garantizar la disponibilidad de
medicamentos monopolio del Estado a través de la dispensación y distribución en su
jurisdicción y las demás funciones que le sean asignadas por el Ministerio de la Protección
Social, o la institución competente.
• Franja violeta. Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.
• Materia prima de control especial o sustancia sometida a fiscalización. Es toda sustancia
cualquiera que sea su origen, que produce efectos mediatos e inmediatos de dependencia
psíquica o física en el ser humano; aquella que por su posibilidad de abuso, pueda tener
algún grado de peligrosidad en su uso, o aquella que haya sido catalogada como tal, en los
convenios internacionales, por el Ministerio de la Protección Social, o la Comisión Revisora
del Invima. Dentro de estas se incluyen los estándares de referencia, patrones y reactivos.
• Medicamento sometido a fiscalización de uso humano o veterinario. Es el preparado
farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial,

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catalogados como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y
psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares presentado
bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico, tratamiento,
curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres vivos.
• Monopolio del Estado. Derecho poseído de exclusividad por el Estado.
• Principio activo. Compuesto o mezcla de compuestos que tienen acción farmacológica.
• Recetario oficial. Documento oficial autorizado por la entidad competente, de carácter
personal e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la formulación de los
medicamentos de control especial y de monopolio del Estado.
• Sustancia psicotrópica. Es la droga que actúa sobre el sistema nervioso central
produciendo efectos neuro-psicofisiológicos.

GENERALIDADES
Los medicamentos de control especial son lo que por su potencial de causar abuso y
dependencia son restringidos en su comercialización y por lo que su venta es
exclusivamente bajo la prescripción médica y se distinguen por su franja violeta que llevan
en su empaque con la inscripción de medicamento de control especial. Estos medicamentos
son usados inadecuadamente para fines diferentes a los terapéuticos por lo que se pueden
llegar a constituir en un riesgo para la salud.
Según la Resolución 1478 de 2006, se establece lo siguiente: Art. 11 “Para cualquier tipo
de actividad con sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro
producto que las contengan, las entidades públicas, privadas y personas naturales deberán
estar inscritas anta la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes o Fondos Rotatorios de
Estupefacientes de acuerdo con lo establecido en el presente capítulo”
Artículo 48.”Todas las personas naturales o jurídicas inscritas ante la UAE, Fondo Nacional
de Estupefacientes o en los Fondos Rotatorios de Estupefacientes de las secretarías,
institutos o direcciones departamentales de salud, una vez notificados de la respectiva
resolución de inscripción deberán llevar una base de datos en forma manual o
sistematizada donde se registren todos los movimientos en los que intervengan sustancias
sometidas a fiscalización y/o medicamentos que las contengan y serán objeto de auditoría
por parte de los funcionarios delegados por la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes o
por los Fondos Rotatorios de Estupefacientes, en forma periódica.”

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SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Para la compra de medicamentos de control especial, se siguen dos rutas, la primera es

para medicamentos que son monopolio del Estado, estos se compran al Fondo Rotatorio
de estupefacientes, del Cesar. Previo diligenciamiento de formatos establecidos y
consignación de valor total de los medicamentos. Y la segunda ruta es para los
medicamentos de control especial que no son monopolio del estado, estos se compran a
proveedores debidamente inscritos ante el Ente de Control. La gestión de compra de
medicamentos de control especial, se procederá como está establecido en el procedimiento
de selección y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos de este manual.

RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

La Recepción Técnica de medicamentos de control especial, se procederá como está
establecido en el procedimiento de Recepción de medicamentos y dispositivos médicos de
este manual.
a. Verificar la documentación que presente quien transporte el medicamento, comparando
los contenidos de la misma con los contenidos de la documentación de la farmacia para
establecer la correspondencia entre los productos entregados y los productos especificados
respecto de fecha de entrega, cantidades, condiciones técnicas, entre otros.
b. Se verifican las condiciones de transporte de los medicamentos estableciendo que se
cumpla con el embalaje de medicamentos de tal forma que se garanticen la protección
adecuada contra todos los aspectos externos.
c. Para el transporte de los productos que requieren almacenamiento a temperaturas
controladas, debe asegurarse que se mantenga la cadena de frío (si lo requiere) y la
integridad del producto.
d. Se realiza la inspección de los medicamentos recibidos verificando la cantidad de
unidades, el número de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje,
material de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas.

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ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de medicamentos de control especial, se procederá como está
establecido en el procedimiento de Almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos de este manual, adicional, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Se almacenan en una vitrina exclusiva para este tipo de medicamentos
Mantener cerrada y bajo llave
Manejada exclusivamente por el responsable del Servicio Farmacéutico
En los Servicios de Urgencias- Hospitalización- Sala de partos, el almacenamiento se
realiza en el carro de paro de cada Servicio, en este, se debe garantizar la custodia y
conservación de los medicamentos. Los medicamentos deben estar relacionados en el
listado de medicamento y dispositivos médicos autorizados para el carro de paro e
identificados con su nombre. Se hace Control de inventarios el 1 y 15 de cada mes. Además
de aplicar el procedimiento para control de fechas de vencimiento descrito en este manual.

FORMULACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

El Prescriptor como lo dice textualmente el artículo 81 de la Resolución 1478 de 2006:
puede ser médico, médico veterinario y médico veterinario zootecnista graduado y en
ejercicio legal de su profesión y son los únicos profesionales que pueden prescribir este tipo
de medicamentos.
Al formular un medicamento de control especial, se debe realizar en el Recetario Oficial, el
cual es exclusivo para este tipo de medicamentos como mínimo los siguientes datos:
• Nombre del prescriptor especialidad, dirección y teléfono
• Fecha de expedición de la prescripción.
• Nombre del paciente, dirección y número del documento de identidad
• Diagnóstico.
• Denominación Común Internacional del Medicamento, concentración y forma
farmacéutica, cantidad total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de
administración), vía de administración y tiempo de tratamiento.
• Firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional
La cantidad total prescrita de medicamentos sometidos a fiscalización se hará, teniendo en
cuenta los siguientes parámetros:
Medicamentos como: Alprazolam 0.5 mg tableta, alprazolam 0.25 mg tableta, Clobazam
10mg tableta, Clonazepam tableta 2mg, Clonazepan tableta 0.5mg, Clonazepan solución
oral 2.5mg/ml, Clozapina 25 mg tableta, Clozapina 100 mg tableta Diazepam solución

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inyectable 10mg, Fentanilo 0.05mg inyectable, Lorazepam 1mg tableta solución inyectable
100mg/2ml solución inyectable 10mg/ml clorhidrato 20 mg tableta, hasta la dosis requerida
para 30 (treinta) días calendario.
Medicamentos correspondientes a "Oxitócicos y Antihemorrágicos Uterinos", como
Metilergometrina maleato 0.2 mg/ml Solución inyectable y oxitocina de 10 u.i. Solución
inyectable; la dosis ordenada bajo la responsabilidad del médico tratante.
Fenobarbital, hasta las dosis requeridas para noventa (90) días calendario
Cuando a un profesional se le extravíe el Recetario Oficial, o una de sus fórmulas, deberá
inmediatamente formular la denuncia correspondiente e informar por escrito al Servicio
Farmacéutico, para que el Director Técnico informe de manera inmediata Fondo Rotatorio
de Estupefacientes del Departamento, allegando copia de la denuncia .

DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

El Regente de Farmacia encargado del servicio farmacéutico, dispensa el medicamento
correcto en cuanto a nombre genérico, presentación y concentración, al paciente correcto
previa revisión de la formula médica, alista y entrega el o los medicamentos al usuario o
personal de y diligencia en la formula los espacios correspondientes a quien recibe el
medicamento con su nombre, numero de cedula y firma, además debe revisar , que se le
está entregando el medicamento formulado, Finalmente el Regente de Farmacia completa
la información concerniente a nombre, cedula y firma de quien entrega, medicamento
entregado con su nombre genérico, presentación, concentración, vía de administración y
cantidad entregada en números y letras, esta última nunca puede ser superior a la
formulada por el médico tratante; una vez dispensado el medicamento se deberá colocar
sello de despachado o entregado y registrar la salida en el libro de registro de
medicamentos de control especial.
Recomendaciones a tener en cuenta para la dispensación de medicamentos de control
especial:
• Para dispensar medicamentos de control especial solicitar la formula en recetario oficial
completa y correctamente diligenciada.
• Dispensar la cantidad formulada sin exceder la cantidad estipulada en la norma, y que fue
descrita en líneas anteriores.
• No se puede distribuir o dispensar medicamentos de control especial monopolio del
estado, cuya fórmula sea de un Departamento diferente al Cesar.
• No dispensar medicamentos de control especial cuya fórmula medica tenga más de 30
días de elaborada
• Los recetarios oficiales para la formulación de medicamentos de control especial tienen
una fórmula original y dos copias. La original queda en el servicio farmacéutico y se envía

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al Grupo de medicamentos de la Secretaria de Salud Departamental del Cesar con el
informe de medicamentos de control especial que se entrega mensualmente; cuando el
paciente es ambulatorio se le entrega una copia para que sepa que medicamento tomar,
dosis y horarios recomendados, la otra copia se deja en el recetario de tal forma que se
conserve el consecutivo y con este soportar el consumo.

El recetario debe ser utilizado de manera responsable y únicamente para la formulación de

estos medicamentos, al terminar las formulas del recetario deben solicitar reposición del
mismo al Regente de farmacia. Sin una formula se dañó, esta se anula y se envía la original
y la copia al Regente de Farmacia. Estas se envían de manera mensual con el informe a
la Secretaria de Salud Departamental (Fondo Rotatorio de Estupefacientes).
El control de la entrega de recetarios se lleva a cabo con el diligenciamiento de una hoja de
control en donde aparece el número de recetario, el consecutivo, el Servicio al que se
entrega, fecha de entrega, nombre de quien entrega y nombre de quien recibe el recetario.

DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

La reposición de la reserva de medicamentos de control especial en los carros de paro, solo
se lleva a cabo bajo la prescripción médica, la cual se efectúa una vez se atienda la
emergencia. En cualquier caso, la prescripción médica debe cumplir con todos los requisitos
establecidos en la norma descrita en este manual, y el registro de los medicamentos
sometidos a fiscalización se lleva a cabo en el libro de medicamentos de control especial.

DESNATURALIZACION Y BAJA DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Cuando se requiera dar de baja medicamentos de control especial por vencimiento, se
procederá de acuerdo de la Resolución 1478 de 2006; solicitando al Fondo de
estupefaciente del Departamento, la presencia de un delegado para la destrucción del
producto; diligenciando el anexo 6 Solicitud De Destrucción De Materia Prima Y/ O
Medicamentos De Control Especial.

La destrucción de los medicamentos por vencimiento, deterioro u otra razón, se hará con la
intervención del Director Técnico del Servicio Farmacéutico y un delegado de la oficina de
control de medicamentos del Departamento del Cesar. De lo anterior se levanta un acta de
destrucción en el formato establecido para tal fin.
En caso de avería se conservan los restos del medicamento para ser presentados en el
momento de la desactivación y baja.

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ELABORACION DEL INFORME MENSUAL DE MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL

El Servicio Farmacéutico del Hospital Cristian Moreno Pallares, cuenta con un libro
debidamente sellado por la oficina de control de medicamentos de la Secretaria de Salud
Departamental del Cesar, donde se registran los movimientos de entradas y salidas de cada
uno de estos medicamentos. Cada movimiento debe estar soportado, con las formulas
medicas originales, en recetario oficial las salidas y con las facturas, remisiones o traslados,
los ingresos. El saldo del libro para cada uno de los medicamentos de control especial debe
coincidir con el inventario físico y con los valores del sistema de información para cada uno
de los medicamentos.
El Servicio Farmacéutico de la ESE, rinde un informe mensual en físico con los respectivos
soportes, los 10 primeros días de cada mes sobre la distribución y/o dispensación de los
medicamentos de control especial que maneja. Se tendrán en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Los informes se presentarán bajo el formato definido por la oficina de control de
medicamentos de la Secretaria de Salud Departamental.
Totalizar los medicamentos de acuerdo al agrupamiento por Denominación Común
Internacional, nombre comercial y su respectiva unidad farmacéutica
No se debe eliminar, agregar o mover columnas del respectivo formato.
Si no se tiene información a registrar dentro de alguna(s) columnas o campos, deberá
siempre diligenciarse así: si es una cantidad en cero (0) y si es un campo de texto se debe
colocar N/A.
O Si no hubo movimiento del medicamento, se debe enviar el informe reportado en ceros
(0).
Los campos de Ciudad, Departamento y País, deben ser diligenciados en mayúsculas y
con el nombre completo, no con siglas.
Las cantidades de medicamentos correspondientes a devoluciones o destrucciones se
registran en la casilla correspondiente a entrada o salida, pero deberá colocarse en la línea
de su registro al lado derecho por fuera del cuadro si es devolución o destrucción.

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 10. RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO

Los medicamentos y dispositivos médicos que durante la distribución no cumplan

las especificaciones técnicas de calidad o cuando así lo solicite el Instituto Nacional de
Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. Nuestros sistemas de Fármaco – Tecno
y Reactivo vigilancia, identificaran de manera inmediata el producto objeto de retiro del
mercado, mediante la revisión permanente del sistema de Alertas Sanitarias del INVIMA.
Dicho procedimiento de retiro del mercado de
medicamentos y dispositivos médicos procederá de la siguiente manera:
1. El fabricante y/o titular del registro sanitario, por iniciativa propia o por requerimiento
expreso de la autoridad competente, informará sobre el retiro de un producto del
mercado al distribuidor o a quien los tenga a su disposición, según el caso.
2. Los fabricantes, titulares de
registros sanitarios y/o la autoridad competente informará a todos sus clientes, que
tengan disponibles los productos y/o a la comunidad en general, la decisión de retiro del
producto del mercado, especialmente a aquellos que han recibido dichos
productos del lote que se debe retirar.
3. Mediante la revisión permanente del sistema de Alertas Sanitarias del INVIMA, el
Servicios Farmacéutico del Hospital Cristian Moreno Pallares, detectara e informara el (los)
productos objetos de la Alerta Sanitaria.
3. El Servicio Farmacéutico del Hospital Cristian Moreno Pallares,
separará inmediatamente del inventario y/o del sitio de almacenamiento los productos
objeto de retiro por parte del INVIMA, y
los colocará en un área segura, hasta cuando se decida su destino final.
4. El proceso de retiro se registrará en el momento en que se lleve
a cabo. En el informe se incluirá la cantidad de productos entregados por el distribuidor
a quien los tenga a su disposición, la cantidad de
productos retirados del mercado y la diferencia entre la primera cantidad y la segunda. La
documentación quedará inmediatamente a disposición de la autoridad competente.
5. Periódicamente debe efectuarse una revisión y evaluación del sistema de retiro de
medicamentos y dispositivos médicos que durante el proceso
de fabricación y/o distribución, no cumplan las especificaciones técnicas de calidad.

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 11. PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE RESIDUOS DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSICION FINAL DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS E INSUMOS MEDICOS

El objetivo de este proceso es establecer el procedimiento de disposición final adecuada de

los Medicamentos, y dispositivos médicos; ya sean por, deterioro, vencimiento o post
consumo, deben sufrir un proceso de destrucción que asegure que no van a contaminar las
fuentes de agua ni el medio ambiente, ni van a ser empleados de forma fraudulenta.
Se recuerda que todo residuo de medicamento no puede ser reutilizado, debe ser
desechado.

El procedimiento de disposición final de medicamentos, dispositivos e insumos médicos,

procederá de acuerdo a lo estipulado en el Plan de Gestión Integral de Residuos Generados
en la Atención en Salud y otras Actividades (PGIRGASA), en el cual se ha dispuesto de un
contenedor para almacenamiento transitorio de los productos objeto de disposición final, tal
como se observa en la figura:

¿QUE DEPOSITAR EN EL RECIPIENTE?

• Los medicamentos, dispositivos e insumos médicos vencidos.

• Los medicamentos alterados o producidos fuera de los estándares de calidad.
• Los productos estériles y jarabes abiertos (estén o no vencidas)

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• Todos los productos farmacéuticos que debían almacenarse teniendo en cuenta la cadena
de frío y que no fue así (por ejemplo; insulina, polipéptidos, hormonas, gamaglobulinas,
vacunas, etc.)
• Todas las cápsulas, y tabletas a granel, cuyo empaque ha sido roto o averiados.
CONDICIONES GENERALES

o El Servicio Farmacéutico del Hospital Cristian Moreno Pallares, de acuerdo a lo

estandarizado en el presente documento, implementara el Procedimiento de Control
de fechas de Vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para una
adecuada trazabilidad de los que se encuentren para disposición final.
o Depositar en el contenedor de almacenamiento transitorio los productos objetos del
presente.
o Entregar a la Empresa de recolección de Residuos los productos desechados en el
recipiente.

12. MANEJO DE DERRAME DE SUSTANCIAS FARMACEUTICAS

Los derrames de sustancias químicas pueden afectar seriamente la salud del personal que
está en contacto, además de que son una pérdida de medicamentos, para la ESE. Muchos
derrames en las áreas de trabajo pueden prevenirse y si se maneja adecuadamente, el
derrame puede no ser más que una molestia. Pero si se maneja de manera inadecuada,
puede interrumpir seriamente las actividades y el trabajo y lo que es peor, puede causar
lesiones o daños corporales al personal que está en contacto con los mismos. Este
protocolo pretende brindar una guía para el manejo adecuado de los derrames que pueden
producirse en el servicio farmacéutico o en las áreas asistenciales donde se manejan
medicamentos. En la mayoría de los casos, los derrames involucran cantidades pequeñas
de materiales y, si se toman las debidas precauciones, el riesgo es mínimo; el personal del
servicio farmacéutico y de enfermería son las personas más apropiadas para limpiar el
derrame, ya que probablemente están más familiarizados que otros con las características
en ocasiones peligrosas de los materiales derramados y pueden responder a la situación
tan pronto como ocurre, por lo tanto deben estar familiarizados con las técnicas de limpieza
para un derrame en particular. Los especialistas recomiendan no desestimar las
precauciones al atender un derrame y arriesgar vidas por algo que "no debe ser muy
peligroso". No se debe menospreciar la seriedad de un derrame de medicamentos.

MATERIALES Y EQUIPOS
Kit de derrame
Este Kit se debe encontrar en los diferentes servicios de la Institución, tales como: Servicio
Farmacéutico- Servicio de Urgencias- Servicio de Hospitalización- Sala de partos-

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Odontología- Vacunación y Laboratorio Clínico. El cual debe permanecer debidamente
cerrado, y una vez usado se debe reponer. El kit contiene los siguientes elementos:

- Mono gafas
- Bata desechable
- Guantes 2 pares
- Tapabocas.
- Paños absorbentes.
- Bolsas rojas 2.
- Jabón en polvo.
- Escoba
- brocha
- Recogedor

ACTIVIDADES GENERALES
• Identificar y clasificar la sustancia del incidente.
• Clasificar el tipo de incidente, según sea por: ruptura del envase, manipulación u otros
factores que desencadenen el incidente.
• Antes de iniciar cualquier actividad, se deben tomar medidas bioseguridad, como el uso
de: tapa bocas y guantes, que se encuentran en el Kit de Derrames
• Despejar el área donde ocurrió el incidente, abrir puertas y ventanas, si las hay, a fin de
evitar contaminación por posibles vapores. Si el área corresponde a un área de paso esta
se deberá aislar con el fin de evitar la dispersión del contaminante, para lo cual se coloca
un letrero de no pasar, para evitar, la circulación de personas.
• Inicialmente se retiran los envases que hayan quedado intactos. En caso de ruptura de
envases como viales, ampollas, que hayan generado esquirlas de vidrios, se deben retirar
con mucho cuidado, utilizando la brocha/escoba y el recogedor.
• Todo material contaminado (paños absorbentes, compresas y otros) se deben desechar
en la bolsa roja de residuos contaminados. Los vidrios se deben desechar en el guardián.

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Manejo de derrame por sustancias liquidas
Una vez se presenta el accidente se debe despejar el área, ubicar el kit de derrames
asignado al área, utilizar los elementos de protección personal, luego colocar el paño
absorbente que se encuentra dentro del kit sobre el derrame use los paños necesarios para
absorber el derrame, recoger de forma circular de afuera hacia dentro, deposite en la bolsa
roja que se encuentra dentro del kit, si hay vidrios recoger con escoba y recogedor,
depositar en el guardián más cercano. Sellar la bolsa con cinta o nudo rotular como químico
peligroso. Luego con jabón en polvo y agua limpiar el área en forma circular con paño
absorbente, después de limpiar el área afectada los elementos utilizados se deben
depositar en la bolsa otra bolsa roja, luego retírese los elementos de protección y
depositarlos en la bolsa, sellar la bolsa con cinta o nudo y rotular químico peligroso.
Depositar esto en la caneca rotulada como residuo peligroso químico de medicamento más
cercana.

Manejo de derrame de sustancias en polvo

Una vez se presenta el accidente se debe despejar el área ubicar el kit de derrames
asignado al área, utilizar los elementos de protección personal, luego colocar el paño
absorbente que se encuentra dentro del kit sobre el polvo derramado humedeciendo con
agua suficiente sin hacer charco, recoger de forma circular de afuera hacia dentro, deposite
en la bolsa roja que se encuentra dentro del kit, si hay vidrios recoger con escoba y
recogedor, depositar en el guardián. Sellar la bolsa con cinta o nudo rotular como químico
peligroso. Luego con jabón en polvo y agua limpiar el área en forma circular con paño
absorbente, después de limpiar el área afectada los elementos utilizados se deben
depositar en la otra bolsa roja, luego retírese los elementos de protección y depositarlos en
esta bolsa, sellar la bolsa con cinta o nudo y rotular químico peligroso y vidrio. Depositar
esto en la caneca rotulada como residuo peligroso químico de medicamento más cercana.
Llamar a los servicios generales para que realicen la respectiva desinfección.

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 13. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DEL DOCUMENTO

ELABORO REVISO APROBO

Dra. YAJAIRA SANJUAN RIOS Dra. NATHALY RODRIGUEZ MUÑOZ Dra. OMAIRA CHÁVEZ GUTIÉRREZ
Profesional especializado Servicios Coordinadora Servicios de Salud HCMP Gerente HCMP
de Salud- Líder de Calidad HCMP

VERSION FECHA DE ELABORACION-REVISION O DESCRIPCION GENERAL DEL

ACTUALIZACION CAMBIO REALIZADO

1.0 OCTUBRE/2021 Se creó por primera vez el

documento
2.0 OCTUBRE/2025 Se debe realizar la primera
actualización del documento

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