LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

CODELCO – CHILE

Procedimiento
Control del Cambio de Diseño en
Estudios y Proyectos
SGPD-02IND-PROGS-0002

(Rev. 2)
02 de Octubre de 2018
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ÍNDICE

1. REVISIONES. ................................................................................................................. 3

2. OBJETIVO...................................................................................................................... 3

3. ALCANCE Y APLICACIÓN. ........................................................................................... 3

4. DEFINICIONES. ............................................................................................................. 4

5. RESPONSABILIDADES. ................................................................................................ 5

6. REFERENCIAS. ............................................................................................................. 6

7. DIAGRAMAS. ................................................................................................................. 6

8. DESCRIPCIÓN. .............................................................................................................. 6

9. ARCHIVO DE REGISTROS.......................................................................................... 13

10. ANEXOS....................................................................................................................... 13

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1. REVISIONES.

REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA

0 Emitido para su aplicación 01/04/2018

1 Se modifica portada y se elimina punto 3.1 02/10/2018
2 Se incorporan las observaciones de las divisiones 02/11/2018

2. OBJETIVO.

Identificar, informar y controlar de forma temprana los posibles cambios de diseño en los
estudios desarrollados por las Gerencias de Proyectos Divisionales y demás áreas que
desarrollen estudios, durante las etapas de estudios e inversional, minimizando el impacto
desfavorable en costo, plazo y calidad. Además de establecer las actividades críticas para
mantener y actualizar los presupuestos, estimaciones y programas de los estudios
desarrollados.

3. ALCANCE Y APLICACIÓN.

Este procedimiento es aplicable a todas las etapas de estudios e inversional que sean
desarrolladas por las Gerencias de Proyectos Divisionales, y demás áreas que desarrollen
estudios o proyectos.

La responsabilidad del control de los cambios de diseño es del Área de Ingeniería del
Proyecto, la cual deberá aplicar la metodología descrita en el presente documento, en las
etapas de diseño e inversional de un proyecto.

Este documento describe el proceso de administración, registro y control de las

modificaciones y cambios al diseño de la ingeniería, incluyendo los protocolos de
comunicación.

Los cambios al diseño (según este procedimiento) se clasifican en dos tipos.

 Cambios al diseño, referido a las modificaciones y cambios en general.

 Cambios al diseño en las variables críticas del diseño.

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4. DEFINICIONES.

CONCEPTOS DEFINICIÓN
Solicitud de Información. Es un documento que puede ser
originado por una de las organizaciones ligadas al Proyecto, para
solicitar alguna aclaración de diseño, instrucciones suplementarias
de ingeniería, de construcción; o documentos técnico-contractuales
SDI
(Bases Técnicas). Otros motivos para generar una SDI pueden ser
que la parte afectada descubra o perciba un conflicto, ambigüedad,
error u omisión en los documentos técnicos o que esta parte posea
un método alternativo o sustituto para proponer que no afecte de
forma adversa la seguridad, calidad, costo o programa.
Son aquellas que permiten definir las “Bases de diseño del
proyecto”, es decir, capacidad, tecnología, procesos, diagramas de
Variable Crítica de
flujo (FSD), ubicación del sitio y P&IDs. Estas variables se
Diseño
encuentran definidos en los entregables que se listan en este
procedimiento.
Es el documento que registra los cambios hechos a la ingeniería
Solicitud de
durante la etapa de desarrollo. Es un documento que especifica
Cambio de Diseño
cualquier modificación del diseño, es generado por el equipo de
(SCD)
trabajo del proyecto, y requiere la aprobación del área de ingeniería
junto al jefe de proyecto.
Una descomposición jerárquica del proyecto completo y del
presupuesto en funciones medibles y controlables (es decir
Estructura de
Ingeniería, Adquisiones, Construcción etc.), la siguiente subdivisión
Desglose del
es en sus elementos constitutivos (es decir materiales, equipos,
Trabajo (WBS -
actividades de construcción), debe estar alineado con el programa
Work Breakdown
para asegurar consistencia y define el alcance total del proyecto.
Structure)
Los componentes del WBS se organizan en niveles incrementales
de detalles.
Es cualquier hecho o circunstancia que pueda tener algún impacto
de alcance, costo o plazo en la Línea Base del Proyecto, pudiendo
Potencial Cambio
o no afectar el desarrollo del diseño de ingeniería, requiriendo el
financiamiento por contingencia o fondos adicionales.
Es la estimación o presupuesto base de un Estudio o Proyecto
aprobado por el Jefe de Proyecto, que contempla la definición de: El
Línea Base Alcance del Proyecto, PEP (Plan de Ejecución del Proyecto), PES,
Estimado de costos, Programa del Proyecto y su respectiva Matriz
de Riesgos.
Actividad que involucra a todas las áreas y liderada por Control de
Proyecto. Gestionar el cambio, comprende efectuar los análisis
Gestión de
necesarios con el objetivo de tomar las medidas correctivas que
Cambio
impidan que los Potenciales Cambios se concreten, o bien, en caso
que ello no sea posible, mitigar su impacto.

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CONCEPTOS DEFINICIÓN
Modificación al diseño, registrado en documento posterior a su
emisión para uso previsto.
El proceso de control de cambio de diseño, no discrimina su
Cambio de Diseño aplicación con documentación de proyectos en 2D o 3D. En
cualquier modalidad el control de cambio de diseño, se deberá
ejecutar acorde a la metodología descrita en el presente
documento, o basada en ésta.
Es una metodología de gestión de proyectos de inversión basada
en el concepto de puertas de aprobación, donde en cada puerta se
aprueba, o rechaza, el paso a la siguiente etapa. Esta metodología
ayuda ahorrar costos y mantener al proyecto en fecha, ya que cada
FEL (Front End
etapa, antes de ser iniciada, debe estar correctamente planificada y
Loading)
aprobada. La etapa aplicable de este documento es:
FEL 2: Etapa de proyecto conceptual, es el inicio del planeamiento
del proyecto a fin de seleccionar una alternativa y avanzar en las
definiciones de la misma. Hasta aquí no se ha desembolsado gran
cantidad de dinero.

5. RESPONSABILIDADES.

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

‐ Controlar y asignar el correlativo de los protocolos en el
formato asociada a la gestión de cambios de diseño, en
SGDOC.
‐ Recibe y distribuye todos los documentos asociados a la
gestión de cambio de diseño, definidos y autorizados por
Control de Documentos el proyecto.
de Proyecto ‐ Informa oportunamente y reporta status continuo de la
gestión de los documentos asociados al cambio de diseño
(SDI y SCD) al Jefe de Ingeniería.
‐ Almacena de manera ordenada, legible y completa, la
información asociada a la gestión de cambios de diseño,
en SGDOC.
‐ Implementar este procedimiento en los estudios.
‐ Entrenar o asegurar entrenamiento de todo el personal de
Ingeniería en la correcta aplicación de este procedimiento.
‐ Asegurar y controlar continuamente la correcta aplicación
Jefe de Ingeniería de este procedimiento.
‐ Define el alcance y limitación del uso y la resolución de
SDI y SCD.
‐ Dirige el desarrollo de la evaluación de tendencias o
cambios, informando Programación y Control del proyecto.

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UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

‐ Aprueba o rechaza antecedentes asociados al análisis de
tendencias o cambios, aprueba o rechaza SDI y SCD.
‐ Asegurar los recursos para dar cumplimiento a este
procedimiento.
‐ Toma la decisión de proceder con la estimación de la
Jefe del Proyecto
tendencia o cambio.
‐ Aprueba o rechaza los cambios de variables críticas del
diseño.

6. REFERENCIAS.

 Decreto Supremo (DS) Nº132 “Reglamente de Seguridad Minera”.

 SGPD-03CDP-PROGS-0001 “Procedimiento Gestión de Cambios del Proyecto”.
 SGPD-15MAM-PROGS-0003 “Procedimiento Gestión de Cambios de Diseño y
Desviaciones de Construcción para Cautelar las Aprobaciones Ambientales y Sectoriales
en Estudios y Proyectos”.

7. DIAGRAMAS.

No aplica.

8. DESCRIPCIÓN.

La metodología para controlar el cambio de diseño, se puede dividir en tres actividades

fundamentales, las cuales serán descritas ítems posteriormente:

 Identificación de cambio de diseño, y comunicación.

 Resolución (Aprobación o Rechazo).
 Formalización y difusión.

Las actividades del control de cambio de diseño son las mismas durante el ciclo de vida del
estudio o proyecto. Sin embargo, los protocolos de comunicación y registros de los cambios
de diseño, varían en las diferentes etapas del proyecto acorde al impacto que producen en la
ejecución y a las responsabilidades que podrán aprobarlas o rechazarlas, por lo cual se
describirán por separado para cada caso.

Es importante destacar que, independiente de la etapa en que se encuentre el proyecto, el

responsable del control de los cambios de diseño y del diseño final del proyecto siempre será
el área de ingeniería del proyecto. El jefe de Ingeniería del Proyecto, acorde a su estrategia,

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podrá decidir delegar formalmente y por escrito, en etapa de ejecución, responsabilidades

respecto del control de cambios.

8.1. PREMISAS BÁSICAS PARA EL CONTROL DE CAMBIOS DE DISEÑO.

Independiente de la etapa y previo al control de los cambios de diseño en un proyecto, es

fundamental contar con dos aspectos fundamentales, la primera es tener definido el alcance
del trabajo y lo segundo es definir la estrategia de las comunicaciones y
responsabilidades referidas al control de los cambios que, si bien es materia de cada
proyecto en lo particular, se describen a continuación algunos lineamientos básicos.

a) Definición del alcance del trabajo.

El primer requisito de una gestión de cambio efectiva es poseer una clara definición del
alcance del trabajo.

Cada miembro del equipo de proyecto, en particular el área de ingeniería propia de la

Gerencia de Proyectos Divisional y/o con apoyo de servicio, y la empresa colaboradora de
ingeniería, deberán conocer su propio alcance, su programa y su presupuesto de control.
Así mismo serán responsables de comunicar inmediatamente todo cambio o desviación de la
definición de la línea base, antes de usar recursos en dicha desviación sin la debida
autorización. Cada vez que se hable de línea base en este documento, se referirá a la línea
base de la Ingeniería.

La línea base de Ingeniería es:

 El Alcance del Trabajo (SOW, Scope of Work).

 Programa de ejecución de la Ingeniería.
 Estimado de costos (Incluyendo HH y Materiales).
 Programa del Proyecto.
 Matriz de Riesgos.

Se entiende que el alcance técnico está definido por los entregables (documentos/reportes)
de ingeniería emitidos en revisiones evaluadas y validadas para la etapa definida.

b) Estrategia de comunicaciones y responsabilidades.

Durante las etapas de prefactibilidad y factibilidad, para identificar, documentar y resolver

cualquier modificación, clarificación e interpretación, se usará como protocolo de
comunicación, la Solicitud de Cambio de Diseño (SCD), donde el área de ingeniería de la
Gerencia de Proyectos Divisionales modifica una fracción o secciones de documentos
emitidos, antes de reemitirlos en una revisión siguiente.

Una vez definidos los ítems a) y b), esto es tener para el proyecto definido el alcance del
trabajo, en todas sus áreas y disciplinas, y definidas las responsabilidades y comunicaciones

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de la gestión de los cambios de diseño, será posible controlar y registras adecuadamente los
cambios de diseño.

8.2. CONTROL DE CAMBIOS DE DISEÑO, EN LAS VARIABLES CRÍTICAS DE

INGENIERÍA.

Dentro de los cambios de diseño que se dan principalmente en etapas preinversionales, son
de gran importancia los cambios que se puedan realizar a las variables críticas de la
ingeniería desde las etapas de FEL (Ver Figura N°1).

Figura N°1. Variables críticas de la ingeniería.

Como ya fue definido en ítem de definiciones, las variables críticas de ingeniería son
aquellas que permiten definir las “Bases de diseño del Proyecto”, es decir:

‐ Capacidad.
‐ Tecnología.
‐ Procesos.
‐ Diagramas de flujo (FSD).
‐ Ubicación del sitio.
‐ P&IDs (Piping and Instrumentation Diagram/Drawing).

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Estas variables se encuentran principalmente definidas en algunos entregables del proyecto,

como son:

- Bases de Diseño.
- Diagramas de Flujo.
- P&IDs (Piping and Instrumentation Diagram/Drawing) ó DTI (Diagrama que muestra la
interconexión de equipos de proceso e instrumentos utilizados para controlar el proceso).

Y en el caso de minería:

- Desarrollos mineros a nivel Layout.

- Fortificación.
- Ventilación.
- Drenaje.

El proceso de control de cambios de las variables críticas de la ingeniería, se da

principalmente en las etapas de estudio de prefactibilidad y factibilidad, dado que afectan
generalmente a más de un sistema, proceso, estructura o contrato, y afectan el desarrollo de
las ingenierías básicas y de detalles aguas abajo; debe ser consistente para identificar y
controlar eficazmente los documentos emitidos para el diseño. El proceso debe proveer de
una alerta temprana al sistema de cambios inminentes y deberá proveer registros continuos
y trazables para cambios posteriores a la emisión para el diseño.

Dado lo anterior, el jefe de ingeniería junto a su equipo de trabajo son los responsables de
identificar estos cambios y llevar un log de control correlativo de los registros generados
durante todo el estudio o proyecto. (Ver anexo N°2). Aprobar o rechazar estos cambios,
comunicarlos y difundirlos es responsabilidad del Jefe de Proyecto.

Para generar un cambio en alguna variable crítica, el responsable del cambio (área de
ingeniería de la Gerencia de Proyectos Divisionales, servicio de ingeniería de contraparte, o
empresa colaboradora de ingeniería deberá generar un Aviso de Potencial Cambio, según
documento SGPD-03CDP-PROGS-0001 “Procedimiento Gestión de Cambios del Proyecto”.

El responsable que identifica el cambio, deberá adjuntar al Aviso de Potencial Cambio, los
entregables respectivos marcados sobre el trazado original, evidenciando claramente la
solicitud del cambio. Deberá indicar al jefe de Ingeniería, en la carta, correo electrónico o
medio de comunicación indicado por el estudio, los antecedentes necesarios, como son:

- N° Contrato.
- Área.
- Descripción verbalizada del cambio.
- Sectores involucrados o afectados
- Documentos afectados.
- Toda la información pertinente para dar resolución a tiempo del cambio propuesto.

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Además, deberá proveer una valorización, en orden de magnitud, del impacto del cambio, en
horas personas, programa, materiales, tamaño, cantidades, entre otros, según aplique y
deberá proceder según el documento SGPD-03CDP-PROGS-0001 “Procedimiento Gestión
de Cambios del Proyecto”.

La comunicación podrá efectuarse vía correo electrónico o carta, o medio que se defina entre
las partes, al jefe de ingeniería (o a quien éste delegue formalmente y por escrito), quien la
recibirá, asignará un número correlativo y registrará en el Log de Cambios de Variables
Críticas del Diseño del Proyecto (Ver anexo N°2), para luego proceder con su resolución y
dar respuesta.
El Log de Cambios de Variables de Diseño del Proyecto, es fundamental para disponer de
todos los registros de decisiones que se fueron tomando durante el estudio, y dispondrá de
toda la trazabilidad documental requerida para evidenciar y argumentar el cambio de la
variable crítica, archivada en el SGDOC.

La actualización del log deberá ser continua y deberá presentarse en los Informes y
Reuniones mensuales, a todo el equipo del proyecto, ya sea cuando se trate de cambios
aprobados/rechazados, o para análisis cuando se deba evaluar la posibilidad de efectuar el
cambio.

Los cambios para los entregables, considerados sólo de “presentación”, o sea, que no
impactan al costo, plazo o programa, no se enviarán por consecuente mediante un Aviso de
Potencial de Cambio, y sólo bastará con enviar al jefe de Ingeniería, la documentación de los
entregables marcados sobre el trazado original con el cambio de presentación propuesto. Un
cambio de presentación, deberá ser validado previamente por el líder de la especialidad, que
lo solicita, y podría darse por ejemplo, por errores de representación o dibujo, cambio de
formato, cambios a número secuencial en la línea, cambio de presentación de unidades de
cotas, etc. El jefe de Ingeniería, deberá disponer de un log de los cambios de presentación
aprobados, por disciplina, y deberá informarlos oportunamente al personal pertinente y
disponer de toda su trazabilidad documental.

8.3. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIO DE DISEÑO Y COMUNICACIÓN.

Es responsabilidad de todo el personal, identificar los posibles cambios y, esta identificación

debe hacerse por la vía de permanente revisión de la ingeniería, esto es independiente de la
etapa del proyecto en que se presente el posible cambio.

La revisión de la ingeniería, deberá también abarcar, además de lo técnico, programa y

costos, la identificación de los posibles cambios o desviaciones de lo que se encuentra
aprobado o formalmente solicitado para aprobar, por las entidades regulatorias de aspectos
sectoriales y ambientales, acorde a documento SGPD-15MAM-PROGS-0003 “Procedimiento
Gestión de Cambios de Diseño y Desviaciones de Construcción para Cautelar las
Aprobaciones Ambientales y Sectoriales en Estudios y Proyectos”.

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En las etapas de prefactibilidad y factibilidad, los cambios de diseño son principalmente las
revisiones de la ingeniería, y se procesarán como se indica en el ítem 8.1.

También son iniciadores de posibles cambios nuevos requisitos de clientes, nuevos

requisitos legislativos/sectoriales/ambientales etc., los cuales se pueden presentar
indistintamente en cualquier etapa del estudio.

El área de Ingeniería debe revisar los diseños continuamente con el fin de detectar posibles
cambios a la línea base. Es crítico y debe ser prioritario para el equipo de ingeniería
identificar cualquier cambio posible en los documentos de la definición de las variables de la
ingeniería, es decir, en los siguientes documentos (considerados como mínimos):

‐ Bases de diseño.
‐ Diagrama de flujo del proceso (FSD).
‐ Diagramas de instrumentación (P&ID).
‐ Disposición General.
‐ Especificación Técnica de equipos y Paquetes de compromiso de mayor impacto en
CAPEX.
‐ Programa.
‐ Listados y Cantidades de materiales.
‐ Requisitos Técnicos y Planes de Inspección y Ensayo.
‐ Documentos que formen parte de la Declaración de Impacto Ambiental.

Ninguno de estos documentos se puede cambiar sin la autorización expresa, del área de
ingeniería del proyecto o por el Jefe de Proyectos. La gestión de cambio de estos
documentos se describe en el ítem 8.1.

8.4. SOLICITUD DE CAMBIO DE DISEÑO (SCD).

El formulario SCD provee un medio para documentar modificaciones a planos emitidos.

El chequeo, revisión y emisión de un SCD, sigue las mismas reglas que la emisión de planos
y es de responsabilidad del área de ingeniería de la Gerencia de Proyectos Divisionales
identificarlas, emitirlas, controlarlas y formalizarlas. (Ver anexo N°1).

Una SCD no debe ser reemitida, sin embargo, puede ser anulada y reemplazado por otra
SCD, referenciando correspondientemente y asegurando la trazabilidad documental.

Es recomendable que la cantidad de SCD, asociadas a un documento o plano de ingeniería

no supere a 5 documentos adjuntados. En caso de superar este número se recomienda
emitir una nueva revisión del plano o documento.

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8.5. RESOLUCIÓN (APROBACIÓN/RECHAZO) DE LOS CAMBIOS DE DISEÑO.

Todo cambio de diseño debe ser evaluado por el área de ingeniería y aprobado en conjunto
con el jefe de proyecto. Solo estos entes serán los responsables de aprobar o rechazar un
cambio de diseño.

8.6. FORMALIZACIÓN DEL CAMBIO DE DISEÑO Y DIFUSIÓN.

Los cambios de diseño que resulten aprobados, deben ser incorporados al alcance del
trabajo. Incorporar los cambios al alcance del trabajo incluye o podría incluir al menos:

‐ Actualizar el presupuesto.
‐ Actualizar el monto de inversión.
‐ Actualizar el programa.
‐ Emitir el documento de notificación de cambio de diseño.
‐ Re emitir planos, especificaciones y otros documentos de diseño.

Los cambios identificados anteriormente, serán considerados como cambios de diseño y

deben ser evaluados como potenciales cambios de proyectos. En caso de impactar al
alcance, costo o plazo de la línea base del proyecto deberán ser ingresados al proceso de
gestión de cambio definido por Programación & Control de Proyectos. Metodología descrita
en documento SGPD-03CDP-PROGS-0001 “Procedimiento Gestión de Cambios del
Proyecto”. Estos cambios deberán ser ejecutados una vez que la Gerencia de Proyectos
Divisional les dé su aprobación formal.

Además de formalizar en los documentos pertinentes, el cambio deberá difundirse,

explicarse, esquematizarse, etc. según se requiera a la organización u organizaciones
responsables de su implementación.

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9. ARCHIVO DE REGISTROS.

Almacenamiento
Responsable Tiempo de Disposición
Identificación Indexación Acceso
de Archivo Mantención Final
Lugar Medio
Área de
Ingeniería de la Entregable
SCD Solicitud de Por Vigencia del
Gerencia de SGDOC Electrónico Todos de
Cambio de Diseño Proyecto Proyecto
Proyectos Ingeniería
Divisionales
Área de
Ingeniería de la Entregable
SDI Solicitud de Por Vigencia del
Gerencia de SGDOC Electrónico Todos de
Información Proyecto Proyecto
Proyectos Ingeniería
Divisionales
Área de
LOG Cambios de Ingeniería de la Entregable
Por Vigencia del
Variables Críticas de Gerencia de SGDOC Electrónico Todos de
Proyecto Proyecto
Diseño Proyectos Ingeniería
Divisionales

10. ANEXOS.

Anexo N°1: SGPD-02IND-FRMGS-0001 “Formulario Solicitud de Cambio de Diseño

(SCD)”.
Anexo N°2: SGPD-02IND-FRMGS-0002 “Log de SCD / SCT”.

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