UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE

LA EDUCACIÓN
CARRERA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

PROYECTO DE GRADO

“CREACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA EMPRESA

MUNICIPAL DE ÁREAS VERDES, PARQUES Y
FORESTACIÓN”

POR: Univ. Gonzales Zenteno, Javier Alejandro

Univ. Rivero López, Violeta Belén

Tutor: Mg. Sc. Shindy Karen Vásquez Márquez

La Paz – Bolivia
Abril, 2023
 Resumen

En las instituciones públicas y privadas, los documentos son elementos objetivos en los
que se evidencian los procesos y procedimientos que se realizan, por ello desarrollar un
adecuado tratamiento archivístico es imprescindible para el manejo de la información y
conservación del fondo documental.

En este entendido se concibe al Archivo Central como aquella unidad dedicada a la

conservación de la documentación semi-activa, producto de las transferencias realizadas por
parte de los archivos de gestión, en la que se implementa tareas archivísticas que son
fundamentales para responder a las demandas y necesidades de la entidad y/o institución, en la
que se optimice el manejo, mantenimiento, organización, servicios y administración de la
documentación.

Es así que, se plantea una propuesta de establecer la creación de un Archivo Central

para la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, de modo que para tal
cometido se procedió a realizar en primer lugar un diagnóstico institucional a partir de una
encuesta con un enfoque cuantitativo y una entrevista semi-estructurada desde el enfoque
cualitativo para determinar a partir de la recopilación de información, la necesidad de crear un
Archivo Central para la adecuada organización y conservación documental.

Siendo que en base a los resultados analizados e interpretados se diseñó una propuesta
para la creación de un Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y
Forestación, donde se toma en cuenta las técnicas archivísticas conforme la realidad de la
institución.

Palabras clave: Archivística, Documento, Archivo Central, Información.

 Abstract

In public and private institutions, documents are objective elements in which the processes
and procedures that are carried out are evidenced, therefore developing an adequate archival
treatment is essential for the management of information and conservation of the documentary
collection.

In this understanding, the Central Archive is conceived as that unit dedicated to the
conservation of semi-active documentation, product of the transfers made by the management
archives, in which archival tasks are implemented that are essential to respond to the demands
and needs of the entity and/or institution, in which the handling, maintenance, organization,
services and administration of the documentation are optimized.

Thus, a proposal is made to establish the creation of a Central Archive for the Municipal
Company of Green Areas, Parks and Forestry, for which an institutional diagnosis was first carried
out based on a survey from a quantitative and a semi-structured interview from the qualitative
approach to determine, from the collection of information, the need to create a Central Archive for
the proper organization and documentary conservation.

So, based on the analyzed and interpreted results, a proposal was designed for the
creation of a Central Archive for the Municipal Company of Green Areas, Parks and Forestry,
where archival techniques are taken into account according to the reality of the institution.

Keywords: Archival, Document, Central Archive, information.

 Dedicatoria

Este proyecto va dedicado a mi papito Max Rivero Pérez por guiarme en el camino del
Señor, y apoyarme en todo momento en las etapas de mi vida a través de sus oraciones.

Para la mujer que siempre he amado y amo, pues sin ella no lo hubiera logrado, para la
que en vida fue mi mejor amiga, mi compañera de vida, mi ejemplo a seguir, la mujer que siempre
admire, por su valentía, por su capacidad, la persona que estuvo a mi lado impulsándome para
que no me rinda en los buenos y malos momentos, mi mamita Daysi López Campos que está en
el cielo donde algún día nos volveremos a ver.

A mi querido y amado esposo Leo Nava Riva que ha sido mi inspiración y apoyo, por
brindarme su amor incondicional para que yo pueda desarrollarme profesionalmente.

También dedico a mis dos preciosas motivaciones que han sido mis hijas Camila Ariadne
y Celia Alejandra para nunca rendirme y poder llegar a ser un ejemplo de superación para ellas,
decirles que las amo demasiado y que rendirse no es una opción.

A mis hermanos que siempre estuvieron ahí para decirme que no me rinda y siga adelante
hasta llegar a mi meta, Raphael, Marcos, Evelyn, Pedro, Mayra.

A mi hermana menor Jazmín Rivero López y sobrina Danitza López por dar de su tiempo
para que yo pueda lograr mis objetivos.k2

A mi tío Víctor Rivero que siempre estuvo ahí para brindar todo su apoyo incondicional.
Violeta Belén Rivero López
 Dedicatoria

Es un honor dedicar este proyecto de grado a todos ustedes, quienes han sido una fuente
constante de apoyo y guía en mi vida.

A mi familia, gracias por su constante apoyo. Su amor incondicional y sacrificio han hecho
posible que yo llegue a este punto en mi carrera. No puedo expresar con palabras mi gratitud por
todo lo que han hecho por mí.

A mis profesores, gracias por su dedicación y pasión por la enseñanza. Han sido
mentores y guías en mi camino hacia la excelencia académica y profesional. A través de su
ejemplo, he aprendido la importancia del trabajo duro, la perseverancia y la excelencia.

A mis amigos, gracias por compartir mis triunfos y desafíos en este viaje universitario. Su
amistad ha sido una fuente constante de risas, alegría y apoyo emocional.

Este proyecto es un reflejo de todo lo que he aprendido y aplicado gracias a su guía y

apoyo. Espero que esta dedicatoria les haga saber lo agradecido que estoy por su impacto en
mi vida y en mi carrera.

Una vez más, gracias por todo lo que han hecho por mí. Espero que este proyecto honre
nuestra amistad, nuestra colaboración y nuestro amor incondicional.
Con todo mi cariño y gratitud,

Javier Alejandro Gonzales Zenteno

 Agradecimientos

Estimada Mg. Sc. Shindy Karen Vásquez Márquez.

Queremos expresar nuestro más profundo agradecimiento por su compromiso y

dedicación en ser nuestra tutora en este proyecto de grado. Su orientación y guía han sido
fundamentales para el éxito académico y profesional.

Su conocimiento y experiencia en el campo nos han ayudado a comprender mejor los

desafíos y las oportunidades de nuestra investigación. Gracias a su ayuda, hemos aprendido a
diseñar y ejecutar un proyecto sólido y relevante, y a abordar los problemas y las limitaciones
con creatividad y determinación.

Además de su expertise, valoramos su paciencia y amabilidad. Siempre ha estado

disponible para responder nuestras preguntas, revisar el documento y brindarnos
retroalimentación constructiva. Gracias a su compromiso, hemos podido perfeccionar habilidades
y conocimientos y llegar a ser un mejor estudiante y profesional.

Este proyecto de grado no habría sido posible sin su guía y apoyo. Espero que este
trabajo sea una muestra de mi agradecimiento y compromiso con nuestra colaboración.
Esperamos seguir contando con su mentoría y apoyo en el futuro.

Una vez más, gracias por su inestimable ayuda y compromiso en este proyecto.
 Contenido
Abstract...........................................................................................................................

Dedicatoria ......................................................................................................................

Dedicatoria ......................................................................................................................

Agradecimientos ............................................................................................................

Introducción.................................................................................................................. 1

Capítulo I ....................................................................................................................... 3

Aspectos Generales ..................................................................................................... 3

1.1. Planteamiento del Problema........................................................................... 3

1.1.1. Formulación del Problema ....................................................................... 5

1.2. Objetivos .......................................................................................................... 6

1.2.1. Objetivo General ......................................................................................... 6

1.2.2. Objetivos Específicos .................................................................................. 6

1.3. Variables de Investigación................................................................................. 6

1.3.1. Identificación de la Variable de Investigación .............................................. 6

V: Archivo Central ....................................................................................................... 7

1.3.2. Conceptualización de la Variable de Investigación ...................................... 7

1.3.3. Operacionalización de la Variable de Investigación..................................... 7

1.4. Justificación .................................................................................................... 8

Capítulo II .....................................................................................................................10

Marco Teórico ..............................................................................................................10

2.1. Antecedentes de la Investigación .....................................................................10

 2.2. Teoría Archivística ..............................................................................................12

2.2.1. Archivo ........................................................................................................12

2.2.2 Archivística ....................................................................................................16

2.2.3. Tipos de Archivo ...........................................................................................18

2.2.4. Gestión de los Archivos ................................................................................22

2.2.5. Tratamiento archivístico ................................................................................25

2.2.6. Definición y Características de un Archivo Central .....................................26

2.2.7. Gestión de Documentos en un Archivo Central ..........................................28

2.2.8. Principios Archivísticos ..............................................................................29

2.2.9. Marco Normativo ..........................................................................................29

2.2.9.1. Normativa Internacional. ............................................................................29

2.2.9.2. Normativa Nacional. ..................................................................................30

2.2.9.2.1 La Constitución Política del Estado se Establece:....................................30

Artículo 21.6. (Acceso a la información) A acceder a la información, interpretarla,

analizarla y comunicarla libremente de manera individual y colectiva. ..............................30

2.2.9.2.2 Ley de Transparencia 004 de Lucha Contra la Corrupción,

Enriquecimiento Ilícito de Investigación de Fortunas "Marcelo Quiroga Santa Cruz"..........32

2.2.9.2.3. Ley N. 2341 de 23 de Abril de 2002 de Procedimiento Administrativo. ..33

2.2.9.2.4. Ley N. 2027, del 23 de Octubre De 1999, Ley del Estatuto y Funcionario

Público. ..............................................................................................................................35

2.2.9.2.5. Código Penal. ........................................................................................36

 2.2.9.2.6. En la Ley N°1178 de Administración y Control Gubernamentales se

establece en Relación a la Temática Seleccionada que:....................................................36

2.2.9.2.7. Código de Comercio. ..............................................................................36

2.2.9.3. Decretos Supremos. ..................................................................................38

2.2.9.3.1 Acceso a la Información...........................................................................38

2.2.9.3.2. Documentaciones Públicas. ....................................................................38

2.2.9.3.3. Tipos de Archivo. ....................................................................................39

Capítulo III ....................................................................................................................40

Marco Metodológico....................................................................................................40

3.1. Enfoque de Investigación .................................................................................40

3.2. Diseño de Investigación ...................................................................................40

3.3. Tipo de Investigación .......................................................................................41

3.4. Técnicas e Instrumentos de Investigación ........................................................41

3.5. Población y Muestra .........................................................................................42

3.6. Procedimientos ................................................................................................45

Capitulo IV ...................................................................................................................46

Marco Institucional ......................................................................................................46

4.1. Datos Generales de la Institución .....................................................................46

4.2. Antecedentes Institucionales ............................................................................46

4.3. Objetivos, Misión y Visión Institucional .............................................................47

4.3.1. Objetivo Institucional ..................................................................................47

4.3.2. Misión Institucional .....................................................................................47

 4.3.3. Visión Institucional .....................................................................................47

4.4. Ubicación .........................................................................................................48

4.5. Organigrama ....................................................................................................48

Capítulo V ....................................................................................................................51

Presentación de Resultados y ....................................................................................51

Diagnóstico Institucional ............................................................................................51

5.1. Presentación de Resultados del Cuestionario ..................................................51

5.2. Presentación de Resultados de la Entrevista Semi-Estructurada .....................71

5.3. Análisis e Interpretación de Resultados............................................................73

5.3.1. Análisis FODA ..............................................................................................80

5.3.2. Árbol del problema .......................................................................................83

5.3.3. Árbol de Objetivos ........................................................................................84

5.4. Diagnóstico Institucional ...................................................................................84

Capítulo VI ...................................................................................................................86

Propuesta .....................................................................................................................86

6.1. Título de la Propuesta ......................................................................................86

6.2. Fundamentación ..............................................................................................86

6.3. Objetivos del Archivo Central EMAVERDE.......................................................88

6.4. Misión y Visión del Archivo Central EMAVERDE ..............................................88

6.4.1. Misión del Archivo Central EMAVERDE .....................................................89

6.4.2. Visión del Archivo Central EMAVERDE .....................................................89

6.5. Funciones del Archivo Central EMAVERDE ........................................................89

6.6. Población Beneficiaria ......................................................................................90

6.7. Organización del Archivo Central EMAVERDE ................................................90

6.8. Diagnostico ......................................................................................................92

6.8.1. Infraestructura ............................................................................................92

6.8.2. Mobiliario ...................................................................................................92

6.8.3. Recursos tecnológicos ...............................................................................92

6.8.4. Recursos humanos ....................................................................................93

6.8.5. Metros lineales ...........................................................................................93

6.9. Distribución del Archivo Central EMAVERDE ......................................................94

6.10. Actividades en el Archivo Central EMAVERDE .............................................96

6.10.1. Trasferencias .........................................................................................100

6.10.2. Valoración documental ...........................................................................103

6.10.2.1. Cuadro de clasificación ...........................................................................103

6.10.2.2. Inventario ................................................................................................113

6.10.2.3. Control de préstamo de documentos ......................................................114

6.11. Factibilidad .................................................................................................116

6.11.1. Recursos Humanos .................................................................................116

6.11.2. Recursos Materiales ................................................................................117

6.11.3 Recursos tecnológicos ..................................................................................118

6.12. Evaluación de la Propuesta ........................................................................119

 6.13. Presupuesto ...............................................................................................120

Capítulo VII.................................................................................................................122

Conclusiones y Recomendaciones ..........................................................................122

7.1. Conclusiones..................................................................................................122

7.2. Recomendaciones..........................................................................................124

Bibliografía de Referencia ........................................................................................126

Anexos .......................................................................................................................129
 Índice de Tablas

Tabla 1: Operacionalización de la Variable de Investigación .................... 8

Tabla 2: Sexo de los Encuestados ......................................................... 51
Tabla 3: Edad de los Encuestados ......................................................... 52
Tabla 4: Grado de Instrucción de los Encuestados ................................. 53
Tabla 5: Tipo de Contrato de los Encuestados ....................................... 54
Tabla 6: Antigüedad de los Encuestados................................................ 55
Tabla 7: Servicio del Archivo Central de EMAVERDE ............................ 56
Tabla 8: Infraestructura del Archivo Central de EMAVERDE .................. 57
Tabla 9: Recepción de Archivos de EMAVERDE ................................... 58
Tabla 10: Plataforma de información de EMAVERDE ............................ 59
Tabla 11: Protocolo de ingreso o solicitud de Archivos ........................... 60
Tabla 12: Hoja de ruta de ingreso o solicitud de un Archivo ................... 61
Tabla 13: Clasificación y disposición de Archivos ................................... 62
Tabla 14: Cumplimiento de plazos.......................................................... 63
Tabla 15: Conservación de Archivos ...................................................... 64
Tabla 16: Gestión de Archivos ................................................................ 65
Tabla 17: Evaluación de Archivos y documentos
para el almacenamiento.......................................................... 66
Tabla 18: Digitalización de Archivos ....................................................... 67
Tabla 19: Software o plataforma de almacenamiento
digital de Archivos ................................................................... 68
Tabla 20: Archivos físicos almacenados ................................................. 69
Tabla 21: Recuperación de Archivos ...................................................... 70
Tabla 22: Análisis e interpretación de datos ........................................... 74
Tabla 23: Análisis FODA ........................................................................ 80
Tabla 24: Metros lineales del fondo documental de EMAVERDE ........... 93
Tabla 25: Actividades del Archivo Central EMAVERDE .......................... 96
Tabla 26: Cuadro de Valoración Documental EMAVERDE ................... 103
Tabla 27: Cuadro de Clasificación EMAVERDE ................................... 104
Tabla 28: Presupuesto para la Creación de Archivo Central EMAVERDE120

Índice de Gráficos

Gráfico 1: Sexo de los Encuestados ....................................................... 52

Gráfico 2: Edad de los Encuestados....................................................... 53
Gráfico 3: Grado de Instrucción de los Encuestados .............................. 54
Gráfico 4: Tipo de Contrato de los Encuestados..................................... 55
Gráfico 5: Tiempo de Trabajo de los Encuestados ................................. 56
Gráfico 6: Servicio del Archivo Central de EMAVERDE .......................... 57
Gráfico 7: Infraestructura del Archivo Central de EMAVERDE ............... 58
Gráfico 8: Recepción de Archivos de EMAVERDE ................................. 59
Gráfico 9: Plataforma de información de EMAVERDE ............................ 60
Gráfico 10: Protocolo de ingreso o solicitud de Archivos ........................ 61
Gráfico 11: Hoja de ruta de ingreso o solicitud de un Archivo ................. 62
Gráfico 12: Clasificación y disposición de Archivos ................................ 63
Gráfico 13: Cumplimiento de plazos ....................................................... 64
Gráfico 14: Conservación de Archivos .................................................... 65
Gráfico 15: Gestión de Archivos ............................................................. 66
Gráfico 16: Evaluación de Archivos y documentos
para el almacenamiento ....................................................... 67
Gráfico 17: Digitalización de Archivos..................................................... 68
Gráfico 18: Software o plataforma de almacenamiento
digital de Archivos ................................................................ 69
Gráfico 19: Archivos físicos almacenados .............................................. 70
Gráfico 20: Recuperación de Archivos.................................................... 71
 Índice de Figuras

Figura 1: Elementos de un Archivo ......................................................... 15

Figura 2: Ubicación de EMAVERDE ....................................................... 48
Figura 3: Organigrama EMAVERDE ....................................................... 50
Figura 4: Organización del Archivo Central EMAVERDE ........................ 91
Figura 5: Plan de Distribución del Archivo Central EMAVERDE ............. 95
Figura 6: Formulario de Transferencia Documental EMAVERDE ......... 101
Figura 7: Formulario de Seguimiento Transferencia Documental
EMAVERDE ......................................................................... 102
Figura 8: Formulario de Control de Inventarios EMAVERDE ................ 114
Figura 9: Formulario de Préstamo Documental EMAVERDE ................ 115
 1

Introducción

A nivel mundial, diariamente una cantidad considerable de documentos son generados

como consecuencia de las actividades tanto públicas como privadas, y dicha documentación es
solicitada para su consulta por usuarios internos y externos, ya que en estos documentos se
preserva información única y valiosa que conforman fondos documentales, en las instituciones
que generan y preservan su documentación.

En este entendido, es fundamental tener en cuenta que, cuando un documento ha

cumplido su fase activa en el archivo de gestión, es transferido posteriormente a un Archivo
Central a través de los instrumentos de descripción archivística (formulario de transferencia
documental) establecidos por la institución, para su conservación y control documental, de modo
que la relación entre el Archivo de Gestión y el Archivo Central se fundamenta en dos principios:
principio de procedencia y principio de orden original; por ello el procesamiento técnico de los
documentos y disposición de los mismos para la prestación de servicios en archivos centrales es
de suma importancia para mejorar la administración de los documentos y facilitar el acceso a la
información.

En tal sentido es que en el presente proyecto de grado se establece, en base a un

diagnóstico institucional, una propuesta referente a la creación de un Archivo Central para la
Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, ya que en dicha empresa se
advierte que tal filiación cumple su labor pero de forma empírica, tal como se refleja en los
resultados, por lo que es necesario la aplicación de conocimientos con relación a la Archivística
para precisamente propiciar la consolidación del Archivo Central formalmente a partir de su
creación, tal cual se postula en este documento.

Por ello, este proyecto se organiza de la siguiente manera:

En el Capítulo I, se establecen los aspectos generales del trabajo realizado por medio del
planteamiento del problema, formulación del problema, establecimiento de objetivos y la
respectiva justificación que permita desarrollar propuestas a través del presente proyecto de
grado.
 2

En el Capítulo II, se plantea un marco teórico específico en base a la respectiva revisión

bibliográfica de teorías, enfoques e investigaciones desarrolladas en torno a la archivística y la
operacionalización de variables para responder a los objetivos planteados para este proyecto.

El Capítulo III, está dedicado a la exposición del marco metodológico que fue el pilar sobre
el cual se recopiló la información; asimismo en el Capítulo IV, se describe el marco institucional
de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, de modo que en el Capítulo
V, se expone la presentación de resultados y el establecimiento del diagnóstico institucional a
partir de la presentación de los resultados tanto de la encuesta como de la entrevista semi-
estructurada seleccionadas y aplicadas para el análisis e interpretación de datos.

Es de esta manera que en el Capítulo VI y, en base a lo trabajado en los capítulos

anteriores se presenta la propuesta de creación de un Archivo Central para la Empresa Municipal
de Áreas Verdes, Parques y Forestación.

Siendo que por último en el Capítulo VII, se tiene a bien plantear tanto las conclusiones y
recomendaciones respectivas al proceso de investigación desarrollado.
 3

Capítulo I

Aspectos Generales

En este capítulo se procede a exponer los aspectos generales sobre el cual se sustenta
el presente Proyecto de Grado, de modo que con ello se dé el respectivo planteamiento del
problema y establecimiento de la formulación del problema, objetivos y justificación para su
desarrollo.

1.1. Planteamiento del Problema

El mundo, desde la perspectiva de las Ciencias Sociales, es dinámico y se encuentra en

constante cambio, así pues siguiendo a Llanes (2016, p.13) se puede llegar a comprender que
en las últimas décadas los impactos que devienen de la dinámica de carácter económico,
tecnológico y social tuvieron influencia directa en lo que respecta a la Archivística, ya que las
teorías y fundamentaciones de esta ciencia no podían dar respuesta a los nuevos eventos, por
lo que se comienza con un proceso de reinvención y re-conceptualización para atender a las
dinámicas mencionadas anteriormente.

Así, la Archivística posmoderna centra sus discusiones y reformulaciones a temas como

el documento de archivo, el principio de procedencia, la evidencia, el ciclo de vida, el modelo de
custodia y los procesos (Llanes, 2016, p.13), de modo que los investigadores se plantean analizar
los cambios mencionados en las percepciones y concepciones de estos constructos de cara a
las nuevas condiciones archivísticas.

Por ello es necesario destacar que la tarea que debe cumplir un repositorio o Archivo
Central es la de preservar el patrimonio documental que resguarda y con ello facilitar el acceso
al mismo (Debreczeni, 2016, p.1) ya que en muchos de los casos el público acude a dicha unidad
con fines investigativos, de consulta o simple conocimiento, por lo cual es también necesario
difundir dicha documentación a través de publicaciones periódicas que den cuenta de su labor.

De esta manera se reconoce que: “La historia de los archivos nos permite saber dónde y
cómo estamos. No hay otro derrotero más seguro que ése. Es una especie de necesaria
autoevaluación” (Oporto, 2004, p. 5).
 4

Es así que desde este punto de vista, la organización de archivos es de suma importancia
para toda institución, ya que a través de la misma es posible identificar, clasificar, ordenar y
conservar la información, de modo que esté disponible para su consulta requerida por los
usuarios de la institución o del público en general.

Al respecto Llanes (2016, p.14) da a entender que la archivística en la actualidad tiene

como finalidad conservar los documentos, puesto que desde el momento de su creación, por sí
mismos se constituyen en evidencia de los actos ejecutados en una determinada organización,
por lo que este objetivo de conservación se constituyen también a partir de la representación,
almacenamiento y gestión de archivos, así como el intercambio de información que tiene un valor
probatorio.

Por tal razón, el establecimiento de un Archivo Central debe responder a las necesidades
y demandas de la institución, siendo que en el caso particular de Bolivia fue impulsado en la
década de los ochenta por Gunnar Mendoza y Josep M. Barnadas, con el fin de dar a conocer
los avances de la investigación historiográfica, bibliográfica y archivística, así como la edición de
fuentes primarias sobre el país, con lo que se motivó al acopio de información tanto en entidades
gubernamentales como no gubernamentales (Debreczeni, 2016, p.3).

En tal sentido también es necesario mencionar que este hecho ha dado lugar a la
consolidación de las Ciencias de la información en el Estado Plurinacional de Bolivia, siendo que
la archivística es concebida como una necesidad para el manejo y administración de la
información, ya que en muchas; por no decir casi todas, las organizaciones se tiene la unidad de
archivos mediante la cual se genera información para el adecuado desarrollo de actividades, así
como también cabe señalar que en muchos de los casos, como es el caso de las entidades
públicas descentralizadas, ya sean como EMAVERDE, que dicha gestión documental no
responde a la coyuntura por el avance y crecimiento de sus dependencias o unidades
responsables de actividades concretas.

En tal dirección es posible destacar que el rol que cumplen los archivos en el tratamiento
documental, dentro del ámbito administrativo y organizacional en una entidad influye
directamente en el desarrollo de las funciones (Suarez, 2018, p.9), motivo por el cual el Archivo
 5

Central se consolida en un área de soporte administrativo de suma importancia para la gestión

institucional.

Así también se puede advertir que en el caso particular de Bolivia, existe de acuerdo con
Cuba, citado por Suarez (2018, p.9), una problemática en cuanto al planeamiento conceptual y
metodológico de la conservación de documentos lo cual ha generado consecuencias en cuanto
a la recuperación de información, por lo que se hace necesario gestionar dicha documentación
porque tanto en instituciones públicas como privadas se desconoce el valor de los documentos
precisamente por la falta de un Archivo Central.

Es así que teniendo en cuenta lo indicado cabe señalar que la Empresa Municipal de
Áreas Verdes, Parques y Forestación (EMAVERDE), fue creada el 28 de octubre de 1999 como
una institución pública municipal de carácter descentralizado que se encuentra bajo tuición del
Gobierno Autónomo Municipal de La Paz y en sí misma se constituye en una entidad técnica con
personalidad jurídica y patrimonio propio (EMAVERDE, 2011), siendo que desde la data de su
fundación como bien lo establece lo expuesto anteriormente, ha ido administrando su gestión de
archivos de forma empírica, siendo que como tal no cuenta con una unidad o dependencia de
archivos formalmente establecida dentro de su estructura organizacional, sino un espacio de
acopio de documentos que no son gestionados ni conservados de forma adecuada, lo cual
genera desconformidad tanto en los usuarios internos como externos, porque tal como se
establece en los resultados, los documentos no son tratados a partir del valor que representa
para la empresa (Emaverde).

Entonces y teniendo en cuenta lo señalado anteriormente, se tiene que la Empresa

Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación (Emaverde) requiere de una intervención
desde las Ciencias de la Información para la gestión de los archivos de la institución del Gobierno
Autónomo Municipal de La Paz.

1.1.1. Formulación del Problema

Asumiendo lo expresado anteriormente el presente proyecto de grado tiene como punto

de partida la siguiente problematización:
 6

 ¿Cómo se puede mejorar la gestión de la información documental a través de una

propuesta de creación del Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas Verdes,
Parques y Forestación?

1.2. Objetivos

1.2.1. Objetivo General

 Establecer una propuesta de creación del Archivo Central de la Empresa Municipal de

Áreas Verdes, Parques y Forestación para mejorar la gestión de archivos.

1.2.2. Objetivos Específicos

 Recopilar información respecto a la Unidad de Archivos de EMAVERDE dependiente del

Gobierno autónomo Municipal de La Paz.
 Identificar y analizar la gestión de archivos de EMAVERDE dependiente del Gobierno
autónomo Municipal de La Paz.
 Describir en base a los resultados analizados las características de gestión de archivos
en EMAVERDE dependiente del Gobierno autónomo Municipal de La Paz.
 Seleccionar actividades de gestión de archivos para EMAVERDE dependiente del
Gobierno autónomo Municipal de La Paz.

1.3. Variables de Investigación

1.3.1. Identificación de la Variable de Investigación

Para la presente investigación, y como se expone en el capítulo de marco metodológico

es de tipo descriptivo y por ende univariable, motivo por lo cual se identifica la siguiente variable
de investigación:
 7

V: Archivo Central

Así esta variable para esta investigación se llega a constituir en sí misma tanto en la
unidad de medida como en el objeto de estudio con el cual se asume este proyecto de grado.

1.3.2. Conceptualización de la Variable de Investigación

Teniendo en cuenta la identificación de la respectiva variable de investigación a

continuación se conceptualiza a la misma de la siguiente manera:

 V: Archivo Central En relación al archivo central se puede definir a la misma como:

“…el lugar donde se resguarda toda la documentación con valor primario y secundario,
perteneciente a una institución, y, por ende son pruebas con información para la toma de
decisiones, por ello, es necesario que en éste tipo de archivo se contemple el préstamo
de servicios archivológicos, y, satisfacer las necesidades informacionales de los usuarios
internos y externos” (Vásquez, 2020, p. 51).

1.3.3. Operacionalización de la Variable de Investigación

En cuanto a la operacionalización de la variable de investigación seleccionada para esta

investigación, la misma se desglosa en la siguiente tabla:
 8

Tabla 1

Operacionalización de la Variable de Investigación

Técnica o
Variable Dimensiones Indicadores Medidores
Instrumento
Recepción de
Documentación

Fase Pre- Identificación de la

Archivística Documentación

Clasificación de la
Documentación
Vigencia de la
V: Archivo Central

Documentación
Presencia,
Plazo de Cuestionario
Fase Ausencia,
Conservación de la Guía de Entrevista
Archivística Frecuencia
Documentación Semi-Estructurada
Tipo

Gestión de Archivos
Evaluación de la
Documentación
Digitalización de la
Documentación
Fase Histórica
Almacenamiento de
la Documentación
Recuperación de la
Documentación
Fuente: Elaboración propia, 2021

1.4. Justificación

Una de las principales problemáticas, en cuanto a la gestión de archivos tanto en

Instituciones públicas como privadas, es la de no contar con una reglamentación específica para
el tratamiento archivístico de la documentación referente a un determinado fondo documental.

Por tal razón, es necesario la implementación de un Archivo Central para EMAVERDE,

que le permita preservar su patrimonio documental, incorporándola como una unidad que será
de suma importancia en la estructura organizacional de EMAVERDE, ya que con el paso de los
años se ha consolidado como referente en cuanto a los productos y servicios que brinda en
relación a las áreas verdes de la ciudad de La Paz.
 9

Además que si bien EMAVERDE recepciona y almacena su documentación, esta labor

se la realiza de forma empírica sin la intervención de profesionales específicos del área de
Ciencias de la Información, por lo cual se puede advertir una deficiente gestión de archivos, lo
cual afecta directa e indirectamente en cuanto a la calidad y eficiencia documental.

En ese sentido, el presente proyecto de grado pretende consolidarse como un

documento de referencia para fortalecer y mejorar la gestión documental que brinda esta
empresa –EMAVERDE–, por lo que la propuesta desarrollada pretende responder a la
problemática de no tener un archivo central como tal, en tanto que su formalización a través de
su creación permitirá a dicha institución y los usuarios en general, sea un ejemplo para otras
unidades e instituciones descentralizadas pero dependientes del Gobierno Autónomo de La Paz
en cuanto a la valoración de los archivos que son necesarios para promover el desarrollo
institucional.
 10

Capítulo II

Marco Teórico

En este acápite se estructuró el marco teórico en base a las teorías, enfoques e

investigaciones en torno a la creación de un Archivo Central, de modo que se constituye y es
necesario e indispensable para responder a la formulación del problema y respectivo
planteamiento de objetivos de investigación.

2.1. Antecedentes de la Investigación

En el año 2007, Fernández y Peña presentaron el proyecto de grado denominado:

“Creación de archivo general del Instituto Internacional de Integración", donde se plantea el
objetivo de crear un archivo general para consolidar a dicha unidad para la organización y
conservación del patrimonio documental de dicha institución, como testimonio de las actividades
generadas por el mismo y, que además sirva de instrumento de consulta para la generación de
nuevas políticas administrativas y financieras, para la resolución de problemas administrativos,
financieros, legales, jurídicos e informativos para atender los derechos de las personas físicas o
jurídicas, públicas y privadas conforme sus necesidades de acceso a la documentación del
Instituto, dentro de las normas establecidas entre el Convenio Andrés Bello y el gobierno de
Bolivia para el funcionamiento del mencionado instituto.

Por otro lado, Mamani y Choque en 2013 presentaron el proyecto de grado: “Creación del
Archivo Central en la Dirección General de Aeronáutica Civil”, con la finalidad de crear un archivo
central para el acopio, procesamiento, conservación, custodia y administración del fondo
documental de la institución, ya que el fondo documental se instaura como testimonio de las
actividades generadas por la Dirección General de Aeronáutica Civil y al mismo tiempo pretende
consolidarse como un instrumento de consulta para la generación de nuevas normas, políticas,
administrativas, financieras, legales, jurídicas, informativas, y atender el derecho de las personas
naturales, jurídicas, públicas y privadas en sus necesidades de acceso a la documentación e
información que se generan en esa institución, puesto que en dicho documento se plantea la
implementación de la gestión documental basada en la norma ISO-15489 para desarrollar el
control, flujo y monitoreo de la documentación tanto digital como física, por lo que se propone
 11

también llevar adelante un plan de capacitación tanto al personal del archivo central como al
personal de los archivos de gestión.

Mendoza en 2015, planteó la investigación denominada: “Propuesta para la creación de

un archivo central para la Fundación Caciques Alzaos”, siendo que se presentó una propuesta
para la creación de un archivo central una vez identificadas las carencias de estrategias
archivísticas y la necesidad de unificar lineamientos para un mejor control en la gestión de los
documentos, de manera que se promueva una búsqueda ágil y eficaz para prestar un servicio
archivístico de calidad, es así que en base a un guion de observación y una encuesta tipo
cuestionario se llegó a establecer un diagnóstico, que sirvió de base para el desarrollo de dicha
propuesta, en base a un tipo de investigación descriptiva el cual proyectó datos que facilitaron la
estructuración de estrategias y lineamientos archivísticos para la creación del archivo central,
visualizándolo como un servicio eficiente y de calidad.

En ese entendido también se tiene que en el proyecto de grado: “Organización

documental del archivo central ProBolivia”, presentado por Suarez en 2018, mismo en el que se
presenta una propuesta para la organización documental del archivo central de ProBolivia,
identificadas las carencias de estrategias archivísticas y la necesidad de unificar lineamientos
para un manejo óptimo de la documentación, lo cual permitiría un mejor control en la gestión de
documentos, de manera que se propone contar con un proceso de búsqueda ágil y eficaz para
prestar un servicio archivístico de calidad que se plantea en un archivo central que deberá servir
como modelo para los archivos de gestión que conforman la institución.

Asimismo, Vásquez en el año 2020 desarrolló la tesis: “Gestión de servicios en archivos

centrales”, para optar por el grado de Magister Scientiarum; donde se analiza y determina los
principales tipos de servicios que los archivos centrales necesitan, ya que constituyen una fuente
obligada de consulta para los usuarios de cualquier área administrativa para los organismos
generadores de la documentación como memoria y garantía de su evolución jurídica y
administrativa, para los ciudadanos en general, además que señala que son necesarios e
imprescindibles para brindar transparencia administrativa, además de constituirse en fuente
informativa del quehacer de las personas tanto naturales como jurídicas, por eso mismo la autora
indica que los servicios de gestión de archivos son necesarios para una unidad de información,
ya que tanto la teoría como la investigación empírica, demostraron que son imprescindibles el
 12

servicio de préstamo de documentos, servicio fedatario, fotocopia simple, digitalización y

formación de usuarios.

2.2. Teoría Archivística

2.2.1. Archivo

Considerando la temática que se aborda en esta investigación, es importante tener en

cuenta las siguientes puntualizaciones:

“Para que un documento se constituya en un Archivo es necesario que haya un proceso

administrativo de un Estado, País o Nación, o de cualquier otra colectividad organizada, sea esta
una Empresa, una Familia, una Institución de sectores particulares, políticos, judiciales,
financieros, militares, eclesiásticos, tecnológicos, científicos, entre otros” (Lodolini, 1993,
p.25).

En este sentido se entiende que un Archivo como tal surge de una necesidad
administrativa para mantener un orden y registro de sus actividades propias, por ello es
importante su concepción en una determinada institución, sea esta pública o privada.

A partir de lo señalado se puede indicar, desde que un documento ingresa a una unidad
de Archivo se deben realizar procesos técnicos que son tutelados con normas y teorías
archivológicas, siendo que el paso final es poner dicha documentación a disposición de los
usuarios para lo cual es necesario considerar metodologías específicas de acceso a la
información, lo cual involucra una serie de consideraciones tales como normalizaciones de
formularios de solicitud, sellos, procesos, medios de respuesta, entre otros (Vásquez, 2020, p.1).

Por lo mencionado, podemos decir que el archivo es una parte fundamental de una
institución, ya que está conformada por el conjunto de documentos del fondo documental
producto de las funciones y actividades que desempeña.
 13

Es así que en base a lo expresado es posible definir al archivo como:

“…uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia” (Del Pozo, citado por Suarez, 2018, p. 23).

Al respecto Lodolini (1993, pp.24-25) señala que el Archivo es producto de la

sedimentación documental de una actividad práctica y administrativa, por lo cual está constituido
por un conjunto de documentos que están unidos entre sí recíprocamente por un vínculo original,
necesario y determinado, de modo que se puede afirmar que un Archivo es:

"…conjunto de los documentos producidos "por una persona física o jurídica, pública o
privada"…es el conjunto de los documentos escritos de cualquier especie, ordenadamente
recogidos en su continuidad temporal y de los hechos, que una autoridad pública, una entidad laica
o eclesiástica, una empresa privada, asociación o familia han producido y acumulado, para fines
exclusivamente prácticos, durante su desarrollo histórico en las relaciones jurídicas, sociales y
políticas…siendo todo el material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado,
reprógrafo sonoro, audio-visual (películas), proveniente de una entidad, producido o recibido en
función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento
en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines
administrativos, jurídicos y científicos o culturales” (Lodolini, 1993, p.142).

Tal como se explica, un archivo es un material documental que requiere de una

metodología adecuada para la gestión, conservación y disposición de la información, de modo
que esté disponible tanto para usuarios internos como para el público en general.

Por ello Mendoza (2015, p.30) resalta que los archivos resultan de gran importancia para
las instituciones u organizaciones que pretenden preservar y conservar su acervo documental
para el buen funcionamiento de su gestión administrativa, de forma que un archivo se instaura
como el establecimiento físico en el que se resguarda y conservan documentos, y que conforman
el patrimonio de una institución bien sea pública o privada ya que son documentos que se han
 14

producido durante sus actividades administrativas habituales en la organización, siendo por esto
la unidad responsable de conservar y propagar la información contenida en los mismos.

Como se menciona, el Archivo como tal es la memoria viva de una institución y depende
de la gestión documental en cuanto a su resguardo y conservación con el fin de acceder a la
información por parte de los usuarios internos como externos.

En tal dirección, este autor define un Archivo como:

“El depósito donde se conservan los documentos, también la institución u oficina

responsable de recibir, organizar, conservar y difundir los documentos y la información que
contienen para servir de testimonio a la gestión administrativa, la investigación, la cultura y a los
ciudadanos” (Mendoza, 2015, p. 30).

Entonces, el Archivo es de suma importancia para las organizaciones ya que ellos

albergan la memoria de cada productor de información, es el patrimonio documental de las
múltiples acciones realizadas, la constancia de su ejecución, son reflejo de la historia, los
cambios, momentos coyunturales, caídas y demás de una organización, tal como se mencionó
anteriormente.

Además, se puede deducir que un archivo es producido o recibido por una persona o
institución en el curso de una gestión para el cumplimiento de fines concretos, siendo que se
debe considerar los elementos de un archivo que son los siguientes:
 15

Figura 1

Elementos de un Archivo

.
Fuente: Vásquez, 2020, p.32

Así, en la figura 1 y en base a lo indicado, es posible identificar cuatro ejes o elementos

imprescindibles para conformar un archivo que hace referencia al edificio, específicamente a la
construcción ya sea de la institución en general o del ambiente destinado al resguardo
documental y la generación de material es decir el documento de archivo.

A partir de lo señalado, se establece que los archivos tienen como característica

primordial que la información que se encuentra allí plasmada no es igual a otra, lo que determina
su particularidad y autenticidad que se destacan por medio de la gestión de dichos documentos
y que normalmente son institucionalizados.

De ahí que un Archivo se puede clasificar a partir de sus características externas e

internas que son:

 Características externas: Se refiere a toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje,

forma o soporte (oral, escrita, textual, gráfica, manuscrita, impresa, sonora, en imagen o
electrónica).
 16

 Características internas: Son de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente

administrativo y jurídico generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea,
conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie
por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (Fernández &
Peña, 2007, p.44).

En resumen, para el presente estudio, es posible indicar que un Archivo será asumido
como un conjunto de documentos que requieren de una metodológica específica en cuanto al
tratamiento, conservación, acceso, gestión y difusión de los documentos de una determinada
entidad, de modo que se constituye en una unidad indispensable para una institución porque en
el mismo se encuentra plasmado el patrimonio documental de una organización.

2.2.2 Archivística

Oporto (2006, p.15) puntualiza que desde el origen de la organización primaria de la

sociedad, la historia de la humanidad ha registrado en su desarrollo diversos soportes y medios
de escritura, de ahí que surge el interés temprano de la humanidad para testimoniar su
experiencia colectiva mediante numerosos medios, entre ellos la pintura rupestre y el arte
monumental, de modo tal que los archivos surgen precisamente por la necesidad de conservar
datos de la vida comercial, económica y militar, recurriéndose a la escritura para registrar esa
información en tablillas de arcilla y emplearla para fines prácticos de su administración.

Tal como menciona el autor, se puede inferir que la memoria histórica de la humanidad
se expresa en los diferentes soportes y medios de escrituras que son la representación tangible
de los procesos que se han venido desarrollando, por ello requiere una adecuada conservación
para preservar la información.

Por tal motivo Fernández & Peña (2007, p.28), resaltan que el inicio del desarrollo de la
archivística data del año 4000 A.C. con el uso de las tablillas de arcilla de Sumeria, que fue
perfeccionado en Egipto con un extenso sistema centralizado del Archivo Real de Documentos
públicos, Archivos Estatales y repositorios legales, que datan de hace aproximadamente 3000
años A.C.; en esa misma dirección los cuatro imperios más grandes del mundo como son el caso
de Babilonia, los Medos, los Persas, griegos y por último los romanos, constituyeron cada uno
 17

de ellos sus archivos imperiales, los cuales se conservan hasta la fecha y están conformados por
documentos imperiales, diplomáticos, comerciales, políticos, eclesiásticos, que son exhibidos en
los museos más grandes del mundo.

En tal sentido, a través de años de estudio y desarrollo de la Bibliotecología y Archivología

se puede decir que los documentos han sido conceptualmente divididos en dos grandes grupos
que son:

 Fuentes bibliográficas: Producto de la imaginación y creación (estudios, ensayos,

crónicas, investigaciones, folletos, libros, publicaciones periódicas, entre otros).

 Fuentes documentales: Reflejo de las relaciones y actividades de la sociedad y las

personas (certificados, correspondencia, registros, contratos, entre otros.), siendo que
corresponden a aquellas producidas, recibidas y conservadas por una institución y que
contienen información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias
que dicha institución desarrolla (Mercado, 2011, p.8).

De este modo se tiene que las fuentes bibliográficas y documentales son elementos
tangibles pertenecientes a las ciencias de la información porque se constituyen en el sustento de
esta ciencia en el mismo entendido de que representan a la institución a la cual se refieren.

Asimismo, Heredia (1991, p.28) destaca que la Archivística es una disciplina

relativamente moderna que nace en el siglo XIX como una técnica empírica para arreglo y
conservación de los archivos, de modo que se consolida como disciplina independiente que por
su metodología se distinguen de otras ciencias o disciplinas afines hasta el punto de quedar hoy
integrada dentro del conjunto de Ciencias de la Documentación e Información, ya que el carácter
práctico de la Archivística se basa en la clasificación y disponibilidad de documentos de una
determinada institución.

De modo que, en base a lo expresado y siguiendo a Suárez (2018, p.23) es posible definir
a la Archivística como el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los archivos, siendo que su finalidad es el almacenamiento de
la información y la recuperación de la misma para su uso.
 18

Por tal razón, también a partir de su acepción y etimología se puede establecer que la
archivística:

“…es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de
conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos ” (Cruz,
2011, p.16).

Al respecto Cruz (2011, p.19), tiene a bien respaldar lo planteado señalando que la
Archivística se desenvuelve en dos campos de actuación que son:

 La teoría archivística: Comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación y

su metodología, para la consecución de sus fines.

 La práctica archivística: Compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para

la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.

En síntesis, Heredia (1991, p.30) señala que el campo específico de la Archivística debe
contar con la ayuda de otras ciencias auxiliares como la Diplomática, la Paleografía, la
Cronología, la Sigilografía, la Historia General y sobre todo institucional, el Derecho
Administrativo, la Arquitectura, Restauración, Reproducción, Química, Biología e Informática,
entre otras.

Teniendo en cuenta lo expuesto es posible establecer que la Archivística es una disciplina

que se relaciona con otras ciencias, ya que estas son un complemento que a través de
metodologías y técnicas específicas cumple el objetivo de identificar, clasificar, ordenar,
conservar y difundir la información documental, misma que es importante para la administración,
evaluación y autoevaluación institucional.

2.2.3. Tipos de Archivo

Es de suma importancia tener presente que el término archivo de acuerdo con Vásquez
(2020, p.31), tiene varios significados tales como el edificio donde se conserva la documentación,
ambiente donde se custodia la documentación dentro de una entidad o institución, institución que
 19

conserva y utiliza la archivalía de una o más dependencias y el material como tal, por lo que en
cuanto al archivo conforme esta autora se hace referencia al lugar físico como tal que alberga
toda la memoria documental institucional.

Al respecto Dockweiler et col (2018, p.11), resaltan que un archivo se diferencia de los
documentos comunes por tener características externas e internas propias (tipo, formato,
cantidad); por su forma (entidad productora, orígenes funcionales, fecha, lugar de producción y
contenido).

En este entendido Vásquez (2020) indica que las funciones de los archivos son recoger,
conservar y servir los documentos de modo tal que se puede distinguir:

 Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa.

 Asegurar la transferencia periódica de los documentos al archivo cuando dejan de ser de
uso corriente.
 Aplicar los principios y las técnicas de valoración para que cuando haya pasado un
periodo de tiempo, se seleccionen los documentos que por su valor vayan a ser
conservados de forma indefinida y descartar el resto de documentos.
 Clasificar el fondo documental y mantener ordenada la documentación.
 Evitar la duplicidad de documentos y copias innecesarias.
 Describir la documentación para facilitar el acceso a la información de la forma más
rápida.
 Asegurar la conservación de los documentos en las mejores condiciones (Del Pozo citado
por Vásquez, 2020, p.34)

Tomando en cuentas las funciones anteriormente señaladas, Fernández & Peña (2007,
p.41) refiere que los archivos se pueden clasificar según la edad de los documentos que se
custodian y la entidad productora o el fondo al que pertenecen, de modo que se pueden distinguir
los siguientes tipos de archivos:

 Archivo de Gestión u Oficina

 Archivo Central
 Archivo intermedio
 Archivo Histórico
 20

Además, que por la naturaleza de la entidad que los custodia pueden ser:

 Archivos Públicos
 Archivos Privados

Siguiendo lo expuesto y considerando las edades de los documentos que contempla el

nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte de un archivo, se distinguen los
siguientes tipos de archivos:

 Archivo de Gestión: Es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite

y está sometida a consulta por las mismas oficinas.

 Archivo Central o Archivo Intermedio: Coordina y controla el funcionamiento de los

distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta ya no es constante.

 Archivo Histórico: Restringe su consulta a su carácter cultural e informativo,

principalmente con fines de investigación (Mercado, 2011, p.31).

También Mendoza (2015, pp.31-33) distingue los siguientes tipos de archivos:

a. Archivos por su ubicación:

 Centralizados: Unidades de archivo donde resguardaran todos los documentos de una
institución.
 Descentralizados: Unidades que se encuentran en cada gerencia o departamento
adscrito a una institución.
 Descentralizados con Control Central: Unidades de archivo que a pesar de encontrase
en las distintas gerencias departamentos se rigen por políticas y procedimientos que son
dictadas desde un archivo central.

b. Archivos por uso de su consulta:

 Activos: Tienen bajo su resguardo documentos que son consultados usualmente.
 Semi-activos: Resguardan documentos cuya consulta se realiza ocasionalmente.
 21

 Inactivos: Resguardan documentos que no son consultados frecuentemente, pero

poseen un valor fiscal, histórico que permite su conservación prolongada.

c. Archivos por su valor:

 Archivo Administrativo: Son aquellos que se encuentran física y funcionalmente en la
entidad productora de documentos, son parte orgánica de las instituciones que los
crearon y sirven directamente a esas instituciones y a sus áreas de influencia, usuarios o
quienes utilizan los servicios de esas entidades.
 Archivos Legales: Son los archivos donde su fondo documental está referido al
cumplimiento de leyes tales como contratos.
 Archivos Fiscales: Están constituidos por la documentación que manda a conservar el
Fisco Nacional, hasta cierto tiempo para después ordenar su caducidad como auditorías
internas como externas.
 Archivos Históricos: Es aquel, al que se transfieren desde el archivo central los
documentos que por su valor histórico y cultural merecen la conservación permanente.
 Archivo de Gestión: Brindan un efectivo manejo de información, contenida en la
documentación, producida y recibida con apoyo de las actividades administrativas, con la
tendencia de facilitar su consulta, conservación y utilización.
 Archivo Intermedio: Son denominados depósitos, archivos semi-activos, archivos
provisionales, y estos reúnen en sus depósitos los documentos administrativos, brindando
almacenaje como información que resulta esporádica en estos casos.

d. Archivos por su origen:

 Archivos Públicos: Unidades de archivos que pertenecen a un ente público o estatal
cuyos documentos pueden ser consultados por cualquier persona.
 Archivos Privados: Son archivos que resguardan documentos con carácter
condicionado y pertenecen a entes privados.

De la misma manera se hacen referencia a este tipo de documentos que pueden

encontrarse en los diferentes tipos de archivos, ya sean que estén organizados de manera
privada o pública. Estos archivos son valiosos para preservar la memoria familiar y compartir la
historia personal a generaciones futuras, además pueden utilizarse como recurso para
investigaciones históricas y genealógicas.
 22

 Archivos Personales: Son documentos, fotos, videos u otros tipos de información

que pertenecen a un individuo y que contienen información importante o sentimental para él.
Estos archivos pueden estar almacenados en el ordenador personal, en dispositivos de
almacenamiento externos o en la nube. Los archivos personales pueden incluir todo tipo de
documentos, como curriculum vitae, fotos de la familia, antecedentes médicos, información
financiera o documentos legales importantes.

 Archivos Familiares: Son documentos, fotografías, cartas, registros

genealógicos y otros tipos de materiales que contienen información sobre la historia y la vida de
una familia. Estos archivos pueden incluir documentos como actas de nacimiento, certificados de
matrimonio, testamentos, diarios personales, videos y grabaciones de audio. Pueden ser
materiales cuidadosamente organizados y preservados por una familia a lo largo del tiempo, o
pueden ser colecciones más informales de recuerdos y recopilaciones de información. En
general, los archivos familiares son importantes para preservar la memoria y la historia de una
familia para las generaciones futuras.

De este modo es posible identificar a través de la teoría expuesta una serie de tipos de
archivos que son de suma importancia para establecer el proceso respectivo de gestión de
información en cuanto a su identificación, ordenamiento, clasificación, valoración y conservación,
que es en esencia la razón de la temática seleccionada para esta investigación.

2.2.4. Gestión de los Archivos

Para Lodolini (1993, p.52), la función del archivero es la de conservar los documentos,
pero no solo desde el significado de mera y pasiva conservación material, sino desde una función
activa de búsqueda científica que comprende la ordenación, la inventariación y la valorización
del patrimonio archivístico, por tal motivo la vida de los documentos pasa por una serie de fases
que han sido estudiada, identificadas y descritas por varios autores.

Al respecto Mercado (2011, p.10) distingue que la gestión de archivos centra su atención
en los documentos archivísticos y en los archivos propiamente, por lo que su accionar se inicia
cuando un trámite administrativo ha concluido y los documentos que lo testimonian han de
conservarse a favor de la administración pública, la ciudadanía, la investigación y la difusión
 23

cultural por medio de un repositorio, siendo que los documentos producidos por las instituciones
que se vinculan con los ciudadanos forman parte del patrimonio cultural archivístico de la nación,
que se encuentra protegido por la legislación.

En este entendido la gestión de archivos se clasifica de la siguiente manera:

 Fase Pre-Archivística: Transcurre en la oficina, aquí comienzan a acumularse los

documentos para formar parte del trámite y su conservación en el archivo de oficina,
también denominado de Trámite o de Gestión.

 Fase Archivística o Administrativa: Comprende todo el tiempo en que el documento

interesa a quien lo creó, ya sea una institución o un individuo. Se distinguen en esta fase
dos momentos: de vigencia y plazo de precaución de conservación.

 Fase Histórica: En esta fase los documentos ya no se usan para la realización de los
asuntos corrientes y una vez que han cumplido con los objetivos por los que fueron
creados, luego de evaluados serán destruidos a menos que tengan un valor continuo para
otros propósitos (Mendoza, 2015, pp.37-39).

Asimismo, Cruz (2011, p.27), refiere que en cuanto a la gestión de archivos se puede
distinguir las siguientes instancias:

 Archivo de gestión: Se refiere a los documentos en fase de tramitación, así como los
que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más
conocido como archivo de oficina.

 Archivo intermedio: Cuando los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, de
acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos por el archivero, las oficinas la
remiten al archivo intermedio cuyo uso para la gestión es hipotético porque las
tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado
puede hacerlas tornar a la fase anterior.
 24

 Archivo histórico: En esta instancia los archivos son seleccionados por su valor
informativo, histórico y cultural, siendo que se procede a conservar a perpetuidad en
condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por
cuanto constituyen parte del patrimonio histórico de las instituciones, naciones y, por
ende, de la humanidad.

De esta manera Mendoza (2015, pp.43-44), señala que los principios de la gestión de
documentos están relacionados con la archivística integral y comprende desde la creación hasta
la conservación de los documentos por su valor histórico cultural, teniendo a bien considerar los
siguientes principios:

 Establecer cuáles documentos se crearon en las diferentes actividades y qué es lo

fundamental que contengan.
 Se debe considerar el perfil y de qué forma estarán organizados, y las tecnologías que
se ajusten a éstos.
 Determinar los sistemas de búsqueda y recuperación de información que se aplicarán
desde la creación del documento, los procesos documentales y cómo deben relacionarse
y ser gestionados constantemente.
 Se deben establecer procesos de recuperación de documentos, determinar los requisitos
de uso y tiempo de conservación de los mismos.
 Determinar la organización de los documentos para cumplir con los requisitos de uso.
 Estimar los riesgos para aquellos documentos que son vitales para toda actividad.
 Archivar los documentos para que sean de fácil acceso de manera que cumplan con las
expectativas de la institución y colectividad.
 Dar cumplimiento con las normativas, políticas y reglamentos dentro de una institución.
 Mantener la conservación de los documentos en ambientes seguros.
 Mantener resguardo de los documentos únicamente en plazos necesarios.
 Determinar y estudiar las oportunidades para crear procesos calidad, que sean eficaces
y eficientes.

Entonces la gestión de documentos en sí misma es una característica fundamental para

la archivística, por lo cual tiene funciones y principios que desempeñar en tanto centra su
 25

atención en la conservación documental para disponerla adecuadamente a los usuarios, que es

importante como labor de una determinada institución para sus procesos y memoria documental.

2.2.5. Tratamiento archivístico

Para la gestión de archivos se debe tener en cuenta el tratamiento archivístico a

continuación se describen los elementos mencionados:

 Identificación: Conduce al conocimiento de la estructura organizacional y las unidades

administrativas que han producido los documentos, además de los tipos documentales
producidos.

 Valoración: Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las

series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación parcial o total.

 Clasificación: Los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad

administrativa se separan, formando conjuntos orgánicos de documentos
correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.

 Ordenación: Consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de

acuerdo a un orden convenido, siendo que los tipos de ordenación son: la cronológica, la
alfabética y numérica.

 Descripción: Reflejan los resultados de las operaciones anteriores en los instrumentos

de control e información, mediante inventarios que tienen la finalidad de conocer su
contenido y su localización física.

 Difusión: Consiste en la búsqueda, almacenamiento y recuperación de los documentos

de acuerdo a solicitud, tomando en cuenta la descripción fijada o que coincide con el
respectivo inventario (Mendoza, 2015, p.45-50).
 26

Entonces, teniendo a bien considerar lo señalado cabe resaltar que la importancia de la

gestión de archivos se centra en la disponibilidad de la información para responder a las
demandas y necesidades de una determinada institución u organización, de modo tal que el
tratamiento archivístico de los mismos es necesario para mejorar la calidad del servicio que se
pretende disponer tanto para usuarios internos como externos.

2.2.6. Definición y Características de un Archivo Central

Para Mendoza (2015, pp.34-35), el archivo central es aquella fase de archivo en que se
recibe los documentos, cuando han finalizado su trámite y las oficinas no lo utilizan
frecuentemente, es así que cumple con funciones que resultan vitales para su desarrollo y son
las siguientes:

 Permite a los archivos de gestión recuperar aquellos documentos que no son utilizados
frecuentemente en las tareas cotidianas, optimizando su trabajo.
 Recibir los documentos de los distintos archivos de gestión, los cuales deberán estar
acompañados por un formato de transferencia o inventario, el cual será verificado para
confirmar si coincide con la información suministrada.
 Mantendrá el control y realizará tratamiento adecuado de las series documentales, en la
fase de identificación.
 Realizar la descripción de series específicas, las cuales tendrán información de
relevancia, ya que éstas no serán eliminadas.

En este entendido es posible establecer que el Archivo Central es el lugar donde se

conservan los documentos transferidos desde los diferentes archivos de gestión de las distintas
unidades, oficinas regionales y las reparticiones que dependen de ellas, una vez que han
finalizado su trámite y cuando la consulta es poco frecuente, de modo que es la instancia que
coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión (Suarez, 2018, p.24).

Siguiendo a Vásquez (2020, p.39), los archivos centrales se pueden definir como aquellos
documentos que se utilizarán a largo plazo y que contienen documentos semi-activos y
documentos inactivos, siendo que los sistemas de transferencia tienen los siguientes propósitos:
 27

a) Descongestionar el espacio en las oficinas, remitiendo a un archivo central los

documentos que no se utilizan con frecuencia, pero que poseen algún valor.
b) Proporcionar espacio disponible en los archivos activos o de gestión.
c) Separar los documentos de acuerdo con su utilización, en las diferentes etapas.

Teniendo en cuenta lo expresado se puede referir que:

“Archivo Central es el lugar donde se resguarda toda la documentación con valor primario
y secundario, perteneciente a una institución, y, por ende, son pruebas con información para la
toma de decisiones, por ello, es necesario que en este tipo de archivo se contemple el préstamo
de servicios archivológicos, y, satisfacer las necesidades informacionales de los usuarios internos
y externos” (Vásquez, 2020, p. 51).

Entonces el Archivo Central, se constituye en aquella unidad responsable de la gestión

de documentos archivísticos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades
administrativas, y que permanecen en él para su custodia, de modo tal que la existencia de un
Archivo Central supone la disponibilidad de espacio de almacenamiento, la realización de todos
los procesos de gestión de los documentos transferidos a custodia, así como también el
establecimiento de los procedimientos de organización que faciliten dicho tránsito.

Al respecto Mercado (2011, p.31), indica que el Archivo Central de una Institución se
centran en:

 Establecer los lineamientos de operación de todos los componentes del Sistema de

Gestión de Archivos, y tomar a su responsabilidad la revisión periódica de todos los
documentos y herramientas técnicas, a fin de mantenerlos actualizados.
 Gestionar la documentación transferida.
 Gestionar la disposición final de la documentación de acuerdo a las disposiciones al
respecto.

De este modo para el actual estudio se tendrá a bien considerar que el Archivo Central
es aquella unidad responsable de gestionar la documentación semi-activa, que es el eje central
sobre el cual se desarrollará la propuesta planteada en esta investigación.
 28

2.2.7. Gestión de Documentos en un Archivo Central

Según Cruz (2011, p.28), la gestión de documentos en un Archivo Central se distingue

porque la clasificación se aplica conforme los criterios escogidos, teniendo que en un primer nivel
se clasificar los propios Archivos según las características principales o bien según el carácter
de la Institución que produce dichos documentos (Archivos privados y públicos) e incluso dentro
de estos últimos según el tipo de administración (municipales, provinciales, estatales,
nacionales).

Por tal razón en la actualidad se entiende la gestión de documentos de un Archivo Central,

como la clasificación que se ocupa de los documentos de un fondo, generados por los procesos
resultantes de las actividades de la organización, basándose en los principios archivísticos de
procedencia y respeto del orden original y en el estudio de las funciones de dicha organización
(Cruz, 2011, p.28).

En este entendido, conforme lo que expone Lodolini (1993, p.83) es importante que para
la gestión de documentos de un Archivo Central se tenga a bien considerar las siguientes
características:

a) Número progresivo: Se empieza con el número 1, desde el 1 de enero de cada año y se

continúa la numeración hasta el 31 de diciembre del mismo año; después se vuelve a
empezar de nuevo desde el 1 con el primero de enero del año sucesivo.
b) Fecha de Recepción del documento.
c) Nombre y dirección del remitente.
d) Fecha de salida del documento.
e) Número de protocolo o clasificación que el documento ha tenido en la oficina de donde
proviene, si se trata de un documento que lleva estos elementos.
f) Objeto o contenido del documento.
g) Resumen del documento.
h) La indicación de la sección de la tramitación que ha sido asignada.
i) Clasificación del documento sobre la base de una tabla de clasificación.
j) Identificación de documentos adjuntos.
k) Asignación de una ficha de conservación.
 29

En síntesis, la gestión de documentos de un Archivo Central se relaciona íntimamente

con la capacidad de almacenaje e identificación documental para realizar un trabajo archivístico,
por lo cual se debe tener presente todas las características descritas a lo largo del documento,
de modo que la gestión del archivo central responda a los fines de la institución privada o pública.

2.2.8. Principios Archivísticos

 Principio de Orden original: Establece el respeto al orden secuencial y lógico, donde

deben ser mantenidos en su secuencia natural que se van acumulando los documentos
durante su fase activa, es decir deben mantenerse al orden que le dio origen de
producción en su ciclo vital de gestión o administrativo.

 Principio de Procedencia: Este principio se fundamenta en base a la función

archivística, significa que los documentos concebidos por el productor (archivo de gestión
y/o dependencias) no deben mezclarse con otros, deben permanecer donde fueron
generados naturalmente, respetar el orden observando su estructura y clasificación
(Heredia, 1991, p.33).

Los principios de la archivística, son base fundamental para proceder con el tratamiento
archivístico, ya que una mala interpretación de estos principios, no se estaría respetando el orden
original y la procedencia de los documentos.

2.2.9. Marco Normativo

2.2.9.1. Normativa Internacional.

Con relación al marco normativo que respalda el presente trabajo de investigación,

Dockweiler et col (2018, pp.111-115) refieren que se debe tener presente las Normas ISO que a
nivel internacional son las que se vinculan con las Ciencias de la Información, específicamente
con el área de la Archivística siendo que se pueden considerar para tal efecto las siguientes
normas:

 ISO 690: Documentación. Referencias bibliográficas. Contenido, forma y

estructura.
 30

 ISO 5963: Documentación. Métodos para el análisis de documentos,

determinación de su contenido y selección de términos de indización.

 ISO 11799: Requisitos de almacenamiento para documentos de archivos y

bibliotecas.

 ISO 15489-1: Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1:

Generalidades.

 ISO 15489-2: Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2:

Directrices.

2.2.9.2. Normativa Nacional.

En el presente estudio, se expondrán las normas bolivianas que respaldan y sustentan la

investigación actual. A tal efecto, se citarán los siguientes artículos:

2.2.9.2.1 La Constitución Política del Estado se Establece:

Artículo 21. Las bolivianas y los bolivianos tienen los siguientes derechos:
6. A acceder a la información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de
manera individual o colectiva.

Artículo 21.6. (Acceso a la información) A acceder a la información, interpretarla, analizarla y

comunicarla libremente de manera individual y colectiva.

Artículo 24. (Derecho de petición) Toda persona tiene derecho a la petición de manera
individual o colectiva, sea oral o escrita, y a la obtención de respuesta formal y pronta, para el
ejercicio de este derecho no se exigirá más requisito que la identificación del peticionario.

Artículo 99. (PATRIMONIO CULTURAL).

I. El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable, inembargable e
imprescindible, los recursos que genera se regularan por ley, para atender prioritariamente a su
conservación y promoción.
 31

II. El estado garantiza el registro, protección, restauración, revitalización, enriquecimiento

promoción y difusión de su patrimonio cultural, de acuerdo con la ley.

III. La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica documental, y la procedente

del culto religioso y del folclore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano, de acuerdo con la ley.

Artículo 108. (Deberes de las bolivianas y bolivianos)

14. resguardar, defender y proteger el patrimonio natural económico y cultural de Bolivia.

Artículo 112. Los delitos cometidos por los servidores públicos que atenten contra el
patrimonio del estado causen grave daño económico, son imprescindibles y no admiten régimen
de inmunidad.

Artículo 130. (Acción de protección y privacidad)

I. Toda persona a individual o colectiva que crea estar indebida o legalmente impedida o
ilegalmente impedida de conocer, objetar u obtener la eliminación o rectificación de los datos
registrados por cualquier medio físico electrónico, magnético o informático, en archivos o bancos
de datos públicos o privados, o afecten a su derecho fundamental a la intimidad y privacidad
personal o familiar, o su propia imagen honra o reputación, podrá interponer la acción y
protección de privacidad.

II. La acción de protección de privacidad no procederá para levantar el secreto de materia

de prensa.

Artículo 237. Esta norma es imprescindible en la institución pública, señala que son
obligaciones para el ejercicio de la función pública:

I. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función

pública sin que puedan sustraerlo ni destruirlo.
II. Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas, que no podrán ser
comunicadas incluso después de haber cesado en las funciones. (Estado Plurinacional de
Bolivia, 2009).
 32

2.2.9.2.2 Ley de Transparencia 004 de Lucha Contra la Corrupción,

Enriquecimiento Ilícito de Investigación de Fortunas "Marcelo Quiroga Santa Cruz".

Artículo 4. Los servidores públicos deben trabajar con ética transparencia, gratuidad,
celeridad en defensa del patrimonio del estado. Los archivos administrativos o de oficina, son
bienes del estado, se constituyen en única prueba material que establece la transparencia
funcionaria.

Artículo 21. (Deber de informar) Tiene el deber de remitir información solicitada por la
unidad de investigaciones financieras dentro de una investigación que se esté llevando a cabo
e) actividad relacionada con la cadena productiva de recursos naturales estratégicos.

Artículo 154. (Incumplimiento de deberes) Los servidores públicos que ilegalmente

omitiere, rehusaren hacer o retardare un acto propio de sus funciones, serán sancionados con
privación de libertad de uno a cuatro años. Pena agravada en tercio cuando el delito ocasione
daño económico al estado.

Los artículos hacen referencia a la responsabilidad de los servidores públicos de

custodiar, inventariar y proporcionar servicios de información de los archivos que se encuentran
bajo responsabilidad de la institución. Esta responsabilidad implica que los servidores públicos
deben asegurar la protección y el adecuado manejo de los archivos, garantizando su integridad
y disponibilidad para los que requieran acceder a ellos. Además, los servidores públicos deben
brindar servicios de información, respondiendo a las consultas y solicitudes de acceso a los
archivos de manera oportuna y confiable.

Artículo 225. (Infidencia económica): La servidora o el servidor público o el que en razón

de su cargo o funciones se hallare en posesión de datos o noticias que deba guardar en reserva,
relativos a la política económica, y la revelare será sancionado con privación de libertad de uno
a cuatro años.

Incurrirá en la misma sanción, agravada en un tercio, la servidora o el servidor público o

el que las condiciones anteriores usase o revelare dichos datos o noticias en beneficio propio de
terceros.
 33

2.2.9.2.3. Ley N. 2341 de 23 de Abril de 2002 de Procedimiento Administrativo.

La ley N 2341, promulgada en 2002, tiene como objetivo principal normalizar la gestión
documental en las instituciones públicas. Esta ley establece los lineamientos y procedimientos
necesarios para asegurar la correcta administración, conservación y acceso a los archivos y
registros oficiales de dichas entidades.
Uno de los aspectos fundamentales de esta ley es garantizar el acceso a los archivos y
registros oficiales de las instituciones públicas. Este acceso se basa en el principio del interés
legítimo, el cual implica que cualquier individuo o entidad tiene el derecho a acceder a la
información contenida en estos archivos, siempre y cuando su solicitud esté fundamentada en
un interés válido y legítimo.
Para lograr este propósito, la ley establece una serie de requisitos y procedimientos que
deben ser seguidos por los servidores públicos encargados de la gestión documental. Estos
servidores tienen la responsabilidad de asegurar la integridad, autenticidad y disponibilidad de
los archivos y registros bajo su custodia, así como de gestionar adecuadamente su acceso y
consulta.
Además, la ley N 2341 también establece la obligación de llevar a cabo un adecuado
proceso de inventario y catalogación de los archivos y registros, de manera que se tenga un
control preciso sobre su ubicación, contenido y estado de conservación.
En conclusión, la ley N 2341 busca garantizar una gestión documental eficiente y
transparente en las instituciones públicas, asegurando el acceso a los archivos y registros
oficiales basados en el interés legítimo. Para ello, establece los lineamientos y procedimientos
necesarios, así como las responsabilidades de los servidores públicos encargados de la gestión
documental, por lo que indica en sus artículos:

Artículo 17. (Obligación de resolver y silencio administrativo) La administración pública

está obligada a dictar resolución expresa en todos los procedimientos, cualquiera que sea su
forma de iniciación.

Artículo 18. (Acceso a archivos y obtención de copias)

I. Las personas tienen derecho a acceder a los archivos públicos y a los documentos que
abren en poder de la administración pública, así como para obtener certificados o copias
legalizadas de tales documentos cualquiera que sea la forma de expresión, grafica, sonora en
imagen u otras, o el tipo de soporte material en que figuren.
 34

II. Toda limitación o reserva de la información debe ser específica y está regulada por la
disposición legal expresa o determinación de autoridad administrativa con atribución legal
establecida al efecto, identificando el nivel de limitación, se salvan las disposiciones legales que
establecen privilegios de confidencialidad o secreto profesional y aquéllas de orden judicial que,
conforme a la ley, determinen medidas sobre el acceso a la información.

III. Los efectos previstos en el numeral anterior del derecho de acceso y obtención de
certificados y copias no podrá ser ejercicio sobre los siguientes expedientes:
a) Los que contengan información relativa a la defensa nacional, a la seguridad del
estado o al ejercicio de facultades constitucionales por parte de los poderes del estado.
b) Los sujetos a la reserva a los protegidos por lo secretos comercial, bancario
industrial, tecnológico y financiero establecido en disposiciones legales.

Artículo 21. (términos y plazos)

I. Los términos y plazos de la tramitación de los procedimientos administrativos se
entienden como máximos y son obligados para las autoridades administrativas servidores
públicos y los interesados.

II. Los términos y plazos comenzar a correr partir del día siguiente hábil aquel en que
tenga lugar la notificación o publicación del actor y concluyen al final de la última hora del día de
su vencimiento. III. Las actuaciones administrativas que deban ser realizadas por personas que
tengan su domicilio en un municipio distinto al de la sede de la entidad pública que corresponda
tendrán un plazo adicional de cinco (5) días a partir del día de cumplimiento del plazo.

Artículo 22. (Registros) Las entidades públicas llevaran un registro general en el que se
hará constar todo escrito comunicación que haya presentado o que reciba de cualquier unidad
administrativa. También se anotarán en el mismo registro las salidas de los escritos y
comunicados oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.

Artículo 23. (Formación de expediente) Se deberá formar expedientes de todas las

actuaciones administrativas relativas a una misma solicitud o procedimiento. Los escritos,
documentos, informes y otros que formen parte del expediente, deberán estar debidamente
foliados.
 35

2.2.9.2.4. Ley N. 2027, del 23 de Octubre De 1999, Ley del Estatuto y Funcionario

Público.

La Ley número 2027 (1999) tiene como objetivo regular la relación del estado con sus
servidores públicos, con el fin de garantizar la eficacia y transferencia de los mismos.

Esta normativa busca establecer los derechos, deberes y responsabilidades de los

servidores públicos, así como los procedimientos para su selección, contratación, evaluación y
promoción. También se establecen las normas de ética y conducta que deben regir su
desempeño en el ejercicio de sus funciones, así como los mecanismos de control y sanción en
caso de incumplimiento.

El propósito principal de esta ley es garantizar la eficiencia y transparencia en la gestión

pública, fomentando el profesionalismo, la idoneidad y la responsabilidad en el servicio público.
Asimismo, busca promover la igualdad de oportunidades, la no discriminación y el respeto a los
derechos humanos en el ámbito laboral.

De esta manera, la Ley número 2027 de (1999) cumple un rol fundamental en la relación
entre el estado y sus servidores públicos, estableciendo las bases para una administración
pública eficiente y de calidad, en beneficio de la sociedad en general.

Artículo 7. (Derechos)
g) A qué se le proporcionen los recursos materiales necesarios para el cumplimiento de
sus funciones.

Artículo 8. (Deberes) Los servidores públicos tienen los siguientes deberes:

f) Mantener reserva sobre asuntos e informaciones, previamente establecidas como
confidenciales, conocidas en razón a su labor funcionaria.

h) Conservar mantener, la documentación y archivos sometidos a su custodia, así como

proporcionar oportuna y fidedigna información, sobre los asuntos inherentes a su función.
 36

Artículo 9. (Prohibiciones) Los servidores públicos están sujetos las siguientes

prohibiciones:

g) Lograr favores o beneficios en tramites o gestiones a su cargo para si o para terceros.

h) Disponer o utilizar información previamente establecida como confidencial y

preservada en fines distintos a los de su función administrativa.

2.2.9.2.5. Código Penal.

Al respecto el código penal señala lo siguiente:

Art. 223; el que destruye deteriorare, substrajere o exportare un bien perteneciente al
dominio público una fuente de riqueza monumentos u objeto del patrimonio arqueológico histórico
y artístico nacional, incurrirá en privación de libertad de uno seis años.
4) cuando se realizare mediante incendio, destrucción o deterioro de documentos de valor
estimable.

2.2.9.2.6. En la Ley N°1178 de Administración y Control Gubernamentales se

establece en Relación a la Temática Seleccionada que:

Artículo 36. Todo servidor público o ex-servidor público de las entidades del Estado y
personas privadas con relaciones contractuales con el Estado cuyas cuentas y contratos estén
sujetos al control posterior, auditoría interna o externa, quedan obligados a exhibir la
documentación o información necesarias para el examen y facilitar las copias requeridas, con las
limitaciones contenidas en los artículos 51, 52 y 56 del Código de Comercio.

2.2.9.2.7. Código de Comercio.

Art. 51.- (Archivo de correspondencia). El comerciante, al dirigir correspondencia en

relación con sus negocios, debe dejar copia fiel de ésta utilizando cualquiera de los medios que
asegure la exactitud y duración de la copia. Igualmente, conservará la correspondencia que
 37

reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de recepción,
contestación o nota de no haberse dado respuesta.

Art. 52.- (Conservación de libros y papeles de comercio). Los libros y papeles a que se
refiere el artículo anterior, deberán conservarse cuando menos por cinco años, contados desde
el cierre de aquellos o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, salvo que
disposiciones especiales establezcan otro período para cierto tipo de documentos. Transcurrido
este lapso podrán ser destruidos, previo el cumplimiento de las normas legales.

Art. 56.- (Prohibición de pesquisas). Queda prohibido hacer pesquisas de oficio en los
libros y registros de contabilidad, salvo cuando se realicen por disposiciones de autoridad judicial.

Las autoridades de las entidades del Sector Público asegurarán el acceso de los ex-
servidores públicos a la documentación pertinente que les fuera exigida por el control posterior.
Los que incumplieren lo dispuesto en el presente artículo, serán pasibles a las sanciones
establecidas en los artículos 154, 160 y 161 del Código Penal, respectivamente (Contraloría
General del Estado, 2012)

En el contexto de la presente investigación, es pertinente mencionar las siguientes

normativas actualmente en vigencia en el Estado Plurinacional de Bolivia, las cuales guardan
estrecha relación con el trabajo de investigación en desarrollo

Es importante destacar que, en la Normativa vigente del Estado Plurinacional de Bolivia,

se establece la obligatoriedad de la gestión archivística tanto en entidades públicas como
privadas. En este sentido, cada institución está en la responsabilidad de desarrollar manuales de
gestión de archivos, ya que se reconoce que la correcta recepción, identificación, clasificación y
conservación de documentos resulta fundamental para el adecuado control y funcionamiento de
la institución.

No obstante, en la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, se

identifica de dicha disposición normativa, por consiguiente, se sugiere considerar el “Manual de
organización y funciones del órgano ejecutivo municipal” como marco normativo de referencia.
En específico en el apartado correspondiente a la unidad de seguimiento y archivo general, se
estipulan las tareas relativas a la función del archivo a través del Gobierno Autónomo Municipal
 38

de La Paz, así como de unidades dependientes, es relevante destacar que la importancia de este
manual radica en que establece las funciones a desarrollar a ser cumplida en cuanto a la gestión
de información documental.

2.2.9.3. Decretos Supremos.

2.2.9.3.1 Acceso a la Información.

 Decreto Supremo 3525

Artículo 3°. - (Finalidad) del 4 de abril de 2018 El presente Decreto Supremo, tiene la
finalidad de brindar mayor transparencia y fluidez en la interacción entre los administrados y el
sector público, la transferencia de información entre entidades del Estado y entre éstas con la
población, de acuerdo al ordenamiento jurídico de manera accesible e inmediata; y promover la
celeridad de los trámites administrativos.
 Decreto Supremo N° 28168 de 17 de Mayo de 2005
Garantiza el acceso irrestricto a la información como derecho fundamental de toda
persona para el ejercicio pleno de la ciudadanía, de la democracia y la transparencia en la gestión
del Poder Ejecutivo y las Sociedades del Estado.

2.2.9.3.2. Documentaciones Públicas.

 Decreto Supremo 13956 de 10 de Septiembre de 1976

Declárese de utilidad nacional el Programa de Desarrollo del Servicio de Archivos y
Documentos Públicos de Bolivia.
 Decreto Supremo 22144 de 2 de Marzo de 1989
Las resultantes de la función, actividad y trámites de cualquiera estructura administrativa,
así como las judiciales y universitarias.
 Decreto Supremo 13956 de 10 de Septiembre de 1976
 Textuales: Escritos por cualquier medio natural o mecánico, sobre cualquier
soporte
 Cartográficos: Mapas, planos, croquis, etc., originales o reproducciones
 Audiovisuales: Cintas magnetofónicas, discos, fotografía, películas fijas o móviles.
 Otras: Cualesquiera otras clases, actuales o futuras
 39

2.2.9.3.3. Tipos de Archivo.

 Decretos Supremos 23934 (Archivos de Gestión)

Unidad básica de archivo, existente en cada oficina de la institución.

 Decretos Supremos 22145; 23934 de 23 de Diciembre de 1994 (Archivo

Central)
Depósito en una dependencia adecuada, dotado de las condiciones necesarias de
espacio, equipo y seguridad, donde se trasladará la documentación inactiva de la entidad.

 Decretos Supremos 22146 de 2 de Marzo de 1989; 25046 de 21 Mayo de 1998

(Archivo Intermedio)
Repositorio destinado a preservar y accesibilidad para la consulta; evaluar las que tienen
valor permanente para su transferencia al Archivo Nacional, y las que sean superfluas sean
desechadas bajo control legal.

 Decreto Supremo 5758 de 7 de Abril de 1961 (Archivo Histórico)

Establecimiento donde, por ley, debe conservarse la documentación oficial y nacional de
valor permanente.
 40

Capítulo III

Marco Metodológico

En el presente apartado se procede a exponer los lineamientos metodológicos asumidos

en la investigación, ya que se constituye en la estructura procedimental que posibilitó la
recolección, análisis e interpretación de información, que se desarrollará en el capítulo siguiente.

3.1. Enfoque de Investigación

Para la presente investigación se trabajó bajo un enfoque de investigación “Cuanti-

Cualitativo”, siendo que de acuerdo con Gallardo (2017, p.34) este tipo de enfoque investigación
implica suposiciones filosóficas que guían la dirección de la recopilación y el análisis de datos,
teniendo en cuenta la mezcla de enfoques cualitativos y cuantitativos para tener un mayor nivel
de confiabilidad para poder generalizar los resultados obtenidos.

Así para este estudio, se procedió a recopilar la información cualitativa a través de la

entrevista y los datos cuantitativos por medio del cuestionario, de modo que una vez analizados
los datos se procedió a cruzar dicha información para identificar la gestión de archivos de la
Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación.

3.2. Diseño de Investigación

En cuanto al tipo de diseño que se adoptó para la presente investigación es “No

Experimental: Transversal”, entendiendo que los diseños no experimentales son aquellos en
los que se identifica un conjunto de entidades o fenómenos que representan el objeto del estudio
y se procede a la medición de los datos, de modo que:

“…los diseños no experimentales de tipo transeccional –o transversal– son en los que se

recolectan los datos en un solo momento, en un tiempo único. Su propósito es describir variables
y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado ” (Iglesias & Cortes, 2004, p.27).
 41

En este sentido, se aplicó el estudio en un determinado tiempo del primer semestre de la

gestión 2021 por medio de los instrumentos seleccionados, siendo que en base al respectivo
análisis y establecimiento de un diagnóstico institucional se procedió al diseño de una propuesta
de Archivo Central que es fin de este estudio.

3.3. Tipo de Investigación

Esta investigación se desenvolvió bajo un tipo de investigación “descriptivo”, puesto que

se propuso la medición de la variable Archivo Central conforme técnicas e instrumentos
cualitativos como la entrevista y cuantitativos como la encuesta, siendo que posterior a ello se
realizó el respectivo análisis e interpretación de los datos obtenidos. y con ello realizar la
propuesta correspondiente a la creación del Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas
Verdes, Parques y Forestación.

Es así que se puede referir que:

“La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno,

individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este
tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los
conocimientos se refiere” (Arias, 2012, p.24).

Entonces en base al enfoque, diseño y tipo de investigación mencionada anteriormente

se logró concluir con el proceso de investigación respectivo, teniendo como resultado final una
propuesta para la creación del Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas Verdes,
Parques y Forestación.

3.4. Técnicas e Instrumentos de Investigación

En cuanto a las técnicas e instrumentos con los cuales se procedió a recopilar la

información necesaria para identificar la realidad de la gestión de archivos de la Empresa
Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, se aplicaron los siguientes:
 42

 Entrevista Semi-Estructurada: Es un instrumento de investigación que contiene

preguntas abiertas y cerradas, que permite obtener del participante, tanto datos
cuantitativos como cualitativos y son útiles para la interpretación, ya que es una técnica
ampliamente aplicada para conocer la situación actual de una problemática previamente
identificada (Cruz, 2014, p.17).
Entonces con el fin de recopilar información a partir de esta técnica se empleó el
instrumento de entrevista semi-estructurada para identificar la realidad de la gestión de
archivos de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, mismo que
ha sido aplicado a funcionarios y responsables de la institución mencionada, de modo
que la información recopilada fue sometida a análisis cualitativo.

 Cuestionario: Es un instrumento de acopio de datos elaborado con el fin de conocer la

opinión de los actores, de modo que esta técnica de cuestionario se aplica a través del
instrumento denominado encuesta y, se puede aplicar de forma escrita o digital, siendo
que las respuestas son almacenadas y tratadas estadísticamente a través de un
programa informático especializado (Cruz, 2014, p.19).
Para esta investigación se aplicó una encuesta que se estructura en base a la
operacionalización de la variable Archivo Central para identificar la percepción de los
funcionarios de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación en cuanto
a la gestión de archivos, siendo que en cuanto al análisis de resultados se utilizó el
programa Microsoft Excel 2010, ya que los datos obtenidos fueron cuantitativos.

3.5. Población y Muestra

Con relación a la población seleccionada para este estudio fue la Empresa Municipal de
Áreas Verdes, Parques y Forestación, siendo que según datos reportados por dicha institución
se tiene aproximadamente 500 funcionarios (EMAVERDE, 2011), entre personal de planta y
eventual que cumplen funciones de acuerdo a contrato en esta institución descentralizada y
dependiente del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.

En tal sentido se asumió un tipo de muestreo “No Probabilístico”, siendo que el mismo
depende del juicio personal del investigador, a su vez en cuanto a la selección de la muestra,
esta fue “por cuotas”, ya que en este tipo de selección de muestra el investigador elige los
 43

elementos representativos del universo de acuerdo a su juicio, de modo que la muestra es

proporcional a la población y en ella se tiene en cuenta las diferentes categorías.

De este modo se puede señalar que este tipo de muestreo se trata en dos etapas: La
primera, consiste en el desarrollo de categorías de control (sexo, edad, raza, nivel
socioeconómico, entre otros), la segunda, se selecciona de acuerdo a lo determinado por el
investigador, por tanto, el único requerimiento es que cumplan con las características de control
(Iglesias & Cortés, 2004, p.38).

Es así que en cuanto a las entrevistas Semi-Estructuradas y, teniendo en cuenta el

muestreo por cuotas que permite al investigador identificar y tomar muestras de la población, se
procedió a seleccionar al personal administrativo de la Empresa Municipal de Áreas Verdes,
Parques y Forestación, siendo que el criterio de inclusión y exclusión hace referencia a que esta
persona debe pertenecer al área administrativa ya que los mismos conocen la gestión que lleva
a cabo la institución, de lo cual se identifica a cinco responsables con diferentes cargos
jerárquicos de jefes de dicha institución.

Para el correcto funcionamiento de la empresa, se utilizó una técnica de análisis de

contenido para identificar patrones y categorías emergentes en las respuestas de los
participantes. Además, se llevó a cabo un análisis descriptivo de los datos cualitativos
recopilados, con el fin de describir de manera precisa y objetiva las opiniones y percepciones de
los funcionarios entrevistados. Esta metodología permitió obtener una visión profunda y detallada
de la situación actual de la empresa en cuanto a la gestión de su documentación, así como
también identificar posibles áreas de mejora y la importancia de implementar un archivo central
para optimizar los procesos internos y facilitar el acceso a la información.

Una vez finalizadas las entrevistas y obtenidos los datos relevantes, es necesario
proceder a sistematizar la información recolectada, para llevar a cabo esta sistematización, es
recomendable utilizar cuadros que permitan una visualización clara y ordenada de los datos
obtenidos. Estos cuadros deben incluir los diferentes aspectos analizados durante las
entrevistas, así como los resultados obtenidos para cada uno de ellos.
 44

Asimismo, es importante realizar el análisis de los datos recolectados en cada cuadro,

este análisis implica interpretar los resultados obtenidos y extraer conclusiones relevantes para
el objetivo.

La obtención de estos resultados a través de la sistematización de la información nos

permitirá estructurar los parámetros de creación de un archivo central en la organización
EMAVERDE. Este archivo central será un repositorio de información clave que facilitará la
gestión y acceso a los datos recolectados durante las entrevistas.

En resumen, una vez finalizadas las entrevistas, es fundamental sistematizar la

información recolectada a través de cuadros con sus respectivos análisis. Esto nos permitirá
obtener resultados relevantes y estructurar los parámetros de creación de un archivo central en
EMAVERDE. El cuadro 6 corresponderá a uno de los cuadros utilizados para este propósito
específico.

En esta misma dirección, para definir el tamaño de la muestra para la aplicación del
cuestionario seleccionado para la recopilación de información se basó en la siguiente formula
estadística de muestreo que según Aguilar (2005, p.335) se representa de la siguiente manera:

Dónde:
n = Tamaño de Muestra
Z2 * p * q*N Z2 = Valor de Z, nivel de Confianza
n= (85%)
e2 (N-1)+Z2*p*q p = Probabilidad a Favor (50%)
q = Probabilidad en Contra (50%)
N= Tamaño de la población (205)
e = Error de Muestra (15%)

Reemplazando:

1.442 * 0.5 * 0.5 * 800

n=
0.152 (800-1)+1.442*0.5*0.5
n = 22,42
n = 22
 45

Así pues, en base a lo desarrollado anteriormente se aplicó el cuestionario a 22

funcionarios de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación para identificar la
gestión de archivos de dicha institución, siendo que entre los criterios de selección fue de que la
persona que participó en la investigación sea funcionario activo de la Empresa Municipal de
Áreas Verdes, Parques y Forestación ya sea por contrato a plazo fijo o eventual.

Cabe destacar al respecto que los funcionarios de la Empresa Municipal de Áreas Verdes,
Parques y Forestación se consideran para este estudio parte activa del estudio porque son los
que pueden identificar y reconocer la realidad de la institución y, al mismo tiempo estos
funcionarios al cumplimiento de su contrato pasan a ser usuarios externos, por lo que su
percepción para esta investigación se asumirá como la de un usuario tanto interno como externo.

3.6. Procedimientos

Considerando lo mencionado anteriormente, se procedió a desarrollar la estrategia para

aplicar el estudio, de modo que para tal efecto se prosiguió con las siguientes etapas:

 Etapa 1: Elaboración del perfil de investigación.

 Etapa 2: Construcción y validación de los instrumentos de investigación.
 Etapa 3: Coordinación con autoridades para la aplicación de la investigación de acuerdo
a los parámetros establecidos.
 Etapa 4: Aplicación de los instrumentos de investigación.
 Etapa 5: Análisis e Interpretación de los datos recopilados.
 Etapa 6: Diseño de la propuesta de investigación de acuerdo a los resultados obtenidos.
 Etapa 7: Elaboración del informe final de investigación.
 Etapa 8: Presentación del informe final de investigación
 46

Capitulo IV

Marco Institucional

En este acápite se procede a describir el marco institucional de la Empresa Municipal de

Áreas Verdes, Parques y Forestación.

4.1. Datos Generales de la Institución

Identificación de la entidad: Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación

(EMAVERDE)
Fecha de creación: 29 de julio de 2003
Entidad Tutora: Gobierno Autónomo Municipal de La Paz
Actividad Principal: Administración, construcción y mantenimiento de áreas
verdes, espacios de esparcimiento y recreación en general;

4.2. Antecedentes Institucionales

En cuanto a los antecedentes institucionales es importante tener presente que la Empresa

Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación (EMAVERDE), fue creada mediante
Ordenanza Municipal GMLP N 156/03 de 29 de julio de 2003 conforme la Ley N° 2028 de fecha
28 de octubre de 1999 o Ley de Municipalidades, en este entendido es una institución pública
municipal de carácter descentralizado, bajo tuición del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz
y por ello se constituye en un organismo técnico con personalidad jurídica y patrimonio propio,
regida por el principio de eficiencia y eficacia administrativa para la consecución de sus fines de
manera oportuna, confiable y económica (García, 2017, p.1).

En este entendido, de acuerdo con García (2017, p.1) refiere que con el actual Estatuto
de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación fue aprobado mediante Ley
Municipal Autonómica N° 138, promulgada el 25 de junio de 2015, donde se efectúa ajustes,
complementaciones, readecuaciones y actualizaciones de acuerdo a necesidades y objetivos de
la Empresa.
 47

4.3. Objetivos, Misión y Visión Institucional

4.3.1. Objetivo Institucional

El objetivo institucional que se plantea EMAVERDE es:

“La Empresa tiene como fin administrar, construir y mantener, plazas, parques, áreas
verdes, áreas forestales, espacios de recreación, espacios recreacionales que cuentan con
campos deportivos, espacios socioculturales, jardines y otros; así también proveer bienes y
servicios referidos a las actividades propias de la Empresa” (EMAVERDE, 2011, p.3).

4.3.2. Misión Institucional

Como misión institucional EMAVERDE plantea:

“Somos una empresa pública municipal de carácter descentralizado del Gobierno

Autónomo Municipal de La Paz, cuyo propósito es administrar, mantener, construir y proveer
bienes y servicios referidos a áreas verdes, forestación, recreación y esparcimiento, con eficiencia,
eficacia y economía, para mejorar la calidad de vida de la población ” (EMAVERDE, 2011,
p.4).

4.3.3. Visión Institucional

En relación a la visión que se establece EMAVERDE a nivel institucional se tiene:

“Somos una empresa líder, altamente competitiva e innovadora, referente a nivel nacional
en la administración, mantenimiento, construcción y producción de bienes y servicios relacionados
a forestación, áreas verdes, recreación y esparcimiento, con alta capacidad operativa y talento
humano fortalecido y comprometido” (EMAVERDE, 2011, p.3).
 48

4.4. Ubicación

La Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación se encuentra ubicada y

domiciliada en la calle Francisco Bedregal N°816 de la Zona Bajo Sopocachi de la ciudad de La
Paz, tal como se representa en la siguiente figura:

Figura 2

Elementos de un Archivo

Fuente: Google Maps, 2021

4.5. Organigrama

En relación a la estructura organizacional se puede advertir que la misma está

conformada por los siguientes niveles jerárquicos:
 49

 Nivel Directivo: Conformado por la Gerencia General, la Máxima Autoridad Ejecutiva de

la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, es responsable de la
formulación de políticas y estrategias orientadas a asegurar una gestión eficiente y
transparente, dando los lineamientos para su funcionamiento.

 Nivel Ejecutivo: En este nivel se aplican las políticas y se toman las decisiones para el
funcionamiento de la Empresa de acuerdo a los lineamientos definidos en el nivel
directivo, se encuentra conformado por la Gerencia Administrativa Financiera, Gerencia
de Operaciones y Gerencia de Parques, Jardines y Espacios.

 Nivel Operativo: Conformado por las unidades organizacionales de EMAVERDE, donde

se ejecutan las operaciones de la Empresa, en base a las políticas y estrategias definidas
(EMAVERDE, 2011, p.5).

Así lo expuesto se puede representar a través de la siguiente manera:

 50

Figura 3

Organigrama EMAVERDE

Fuente: EMAVERDE, 2011, p.6

 51

Capítulo V

Presentación de Resultados y

Diagnóstico Institucional

En este capítulo se procede a exponer los resultados obtenidos a través de los

instrumentos, siendo que se aplicaron de acuerdo con los parámetros establecidos en el marco
metodológico para que a partir de los resultados analizados se establezca un diagnóstico
institucional, que será la base sobre la cual se sustenta la propuesta de creación del Archivo
Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación.

5.1. Presentación de Resultados del Cuestionario

Tras la aplicación del cuestionario diagnóstico de archivística de EMAVERDE (Ver anexo

3), se tiene a bien exponer los siguientes resultados sociodemográficos:

Tabla 2

Sexo de los Encuestados

Sexo Cantidad
Varón 12
Mujer 10
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 52

Gráfico 1

Sexo de los Encuestados

Fuente: Elaboración propia, 2021

Conforme los resultados de la tabla 2 y gráfico 1, se puede advertir que se llegó a cumplir
con el tamaño muestral definido en el marco metodológico de 22 encuestados, siendo que el
55% de los participantes en el estudio son varones en comparación del 45% que son del sexo
femenino, con lo cual se establece que existe una relativa equidad de género en cuanto a la
muestra con relación al sexo, siendo que este aspecto es de suma importancia para comprender
las opiniones desde una perspectiva integradora y equiproporcional, lo cual determina objetividad
de la recopilación y análisis de resultados.

Tabla 3

Edad de los Encuestados

Rango de edad Cantidad

29 a 33 años 8
34 a38 años 4
39 a 43 años 2
44 a 48 años 3
49 años o mas 5
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 53

Gráfico 2

Edad de los Encuestados

Fuente: Elaboración propia, 2021

En la tabla 3 y gráfico 2, es posible apreciar que la edad de los usuarios internos de

EMAVERDE en su mayoría corresponde a la edad de 29 a 33 años, siendo que a partir de estos
resultados es posible interpretar que la población de mayor representación en EMAVERDE en
cuanto a sus usuarios internos se encuentran en una etapa de adultez temprana, donde a nivel
personal los sujetos están adquiriendo experiencia en el ámbito laboral y de la misma forma se
comprende que la población trabajadores a nivel de desarrollo físico, cognitivo y social cuentan
con herramientas necesarias para adaptarse al mundo a partir de la toma de decisiones.

Tabla 4

Grado de Instrucción de los Encuestados

Grado Cantidad
Ninguno 4
Bachiller 2
Técnico 7
Universitario 9
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 54

Gráfico 3

Grado de Instrucción de los Encuestados

Fuente: Elaboración propia, 2021

Según los datos recopilados, y presentados en la tabla 4 y gráfico 3 se tiene que el 41%
de los usuarios de EMAVERDE reportan tener el grado de universitario, el 32% técnico, el 18%
refiere no tener estudios y el 9% indica haber alcanzado el grado de bachiller, por lo que se infiere
que el grado mínimo que se requiere en EMAVERDE es de técnico y/o licenciatura, de modo que
en cuanto a las respuestas recopiladas y presentadas a continuación es posible inferir que los
participantes a nivel social pueden responder de forma efectiva a sus problemáticas puesto que
cuentan con una formación profesional que les permite realizar una interpretación de las
necesidades y demandas de su entorno.

Tabla 5

Tipo de Contrato de los Encuestados

Tipo Cantidad
Fijo 16
Eventual 6
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 55

Gráfico 4

Tipo de Contrato de los Encuestados

Fuente: Elaboración propia, 2021

De acuerdo con la tabla 5 y gráfico 4, es posible asimilar que el 73% de las y los
participantes en el estudio refieren tener un contrato a plazo fijo con relación al 27% que indica
ser personal eventual, así se puede inferir que los trabajadores de EMAVERDE cuentan con un
contrato que para los mismos puede generar estabilidad a nivel socioeconómico, lo cual se
relaciona con la formación profesional y al mismo tiempo con la edad de los participantes.

Tabla 6

Antigüedad de los Encuestados

Rango de Tiempo Cantidad

6 a 11 meses 5
1 a 3 años 8
3 años o mas 9
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 56

Gráfico 5

Tiempo de Trabajo de los Encuestados

Fuente: Elaboración propia, 2021

Según la tabla 6 y gráfico 5, los participantes en el estudio reportan en un 41% que tienen
una antigüedad de 3 o más años en EMAVERDE, el 36% indica que lleva trabajando en la
institución de 1 a 3 años y un 23% refiere que lleva en la entidad entre 6 y 11 meses, por lo cual
se puede inferir en su mayoría las y los encuestados conoce la realidad de la gestión archivística
de EMAVERDE por el tiempo de antigüedad que tiene en dicha institución, siendo que este datos
es importante para relacionar la identificación de la problemática concreta como es la necesidad
de contar con un Archivo Central, a partir de un previo análisis situacional que requiere de la
experiencia para contar con datos precisos.

Tabla 7

Servicio de Archivos de EMAVERDE

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 8
Regular 8
Bueno 6
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 57

Gráfico 6

Servicio de Archivos de EMAVERDE

Fuente: Elaboración propia, 2021

Correspondiente a la calidad de servicio de Archivos de EMAVERDE, en la tabla 7 y

gráfico 6 las y los encuestados refieren en un 37% que el servicio de tal dependencia es malo,
el 36% indica que es regular, el 27% señala que es bueno y, en cuanto las escalas de muy bueno
y no existe se reporta un 0%, a partir de estos datos se percibe que los trabajadores de
EMAVERDE interpretan que al existir recepción de información y su gestión a partir de un trabajo
empírico de los responsables de área se debe procurar mejorar el servicio de guarda de los
archivos de la institución mencionada.

Tabla 8

Infraestructura del Archivo Central de EMAVERDE

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 11
Regular 8
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 58

Gráfico 7

Infraestructura de Archivos en EMAVERDE

Fuente: Elaboración propia, 2021

En la tabla 8 y gráfico 7, es posible percibir que el 50% de las y los participantes indican
que la infraestructura de Archivos en EMAVERDE es mala, el 36% reporta que la infraestructura
es regular y el 14% señala que la infraestructura es buena, teniendo en cuenta el funcionamiento
de un archivo empírico que no cumple con las condiciones necesarias por lo que la mitad de la
población encuestada refiere no estar de acuerdo con la gestión de los archivos, porque según
los mismos no cumple con un estándar mínimo, para la aplicación de recurso y estrategias
archivísticas.

Tabla 9

Recepción de Archivos de EMAVERDE

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 5
Regular 13
Bueno 4
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 59

Gráfico 8

Recepción de Archivos de EMAVERDE

Fuente: Elaboración propia, 2021

Conforme los datos presentados en la tabla 9 y gráfico 8, se tiene que un 59% de las y
los participantes refieren que la atención en la recepción de archivos es regular, en tanto que el
23% indica que la plataforma de recepción de archivos tiene un mal servicio y el 18% señala que
tal servicio de recepción en bueno, estos resultados deben ser interpretados desde la perspectiva
de que la recepción de archivos o documentación es realizada por una persona que en muchos
de los casos no asume el rol de recepcionista sino de responsable de área o secretaria de un
área específica que se encarga del archivaje de información documental.

Tabla 10

Plataforma de información de EMAVERDE

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 7
Regular 11
Bueno 4
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 60

Gráfico 9

Plataforma de información de EMAVERDE

Fuente: Elaboración propia, 2021

En torno a la Plataforma de información para ingresar o solicitar un archivo en

EMAVERDE se advierte en tal tabla 10 y gráfico 9, que un 50% de las y los participantes en el
estudio reportan como regular a tal dependencia, un 32% indica que la atención en la misma es
mala y el 18% refiere que tal plataforma es buena, de esta manera se entiende que no existe una
dependencia o departamento específico para la gestión documental y, por ello se advierte como
una necesidad contar con una dependencia específica y no así con un área que se responsabilice
de varias tareas de la institución al mismo tiempo.

Tabla 11

Protocolo de ingreso o solicitud de Archivos

Escala Cantidad
No existe 2
Malo 6
Regular 11
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 61

Gráfico 10

Protocolo de ingreso o solicitud de Archivos

Fuente: Elaboración propia, 2021

Con relación a la tabla 11 y gráfico 10 se tiene que un 50% de las y los encuestados
reportan que el protocolo de ingreso o solicitud de archivos de EMAVERDE es regular, además
que un 27% indica que tal circunstancia es mala, un 14 señala que dicho protocolo es bueno y
el 9% señala que no existe un protocolo de ingreso o solicitud de archivos, en cuanto a este
protocolo los trabajadores que participaron en la investigación perciben como una función de las
secretarias, aún más allá de comprender que los protocolos de actuación no corresponde a una
planificación específica sino a la improvisación en cuanto a la gestión de documentos.

Tabla 12

Hoja de ruta de ingreso o solicitud de un Archivo

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 4
Regular 15
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 62

Gráfico 11

Hoja de ruta de ingreso o solicitud de un Archivo

Fuente: Elaboración propia, 2021

Según los datos representados en la tabla 12 y gráfico 11 es posible percibir que el 68%
de las y los participantes califica como regular la hoja de ruta de ingreso o solicitud de un archivo
de EMAVERDE, siendo que un 18% lo categoriza como malo y el 14% refiere que dicha hoja de
ruta es buena, entiéndase al respecto que tal hoja de ruta es una ficha de regularización
interpuesta por las unidades correspondientes pero que al no está disponible se tiende a
recepcionar la información conforme un estándar que no es exclusivo de un área o unidad sino
que se recurre a su acopio de información sin la debida intervención profesional..

Tabla 13

Clasificación y disposición de Archivos

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 7
Regular 11
Bueno 4
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 63

Gráfico 12

Clasificación y disposición de Archivos

Fuente: Elaboración propia, 2021

De acuerdo con la tabla 13 y gráfico 12, un 50% de las y los usuarios que participaron en
el estudio señalan que la clasificación y disposición de archivos de EMAVERDE es regular, el
32% señala que tal actividad archivística es mala y, el 18% refiere que la clasificación y
disposición de esta institución es buena, así se tiene que la calificación de mala conforme la
observación realizada da a entender que solo existe un acopio de archivos con una disposición
desordenada de la documentación en tanto una falta de clasificación de los mismos.

Tabla 14

Cumplimiento de plazos

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 6
Regular 13
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 64

Gráfico 13

Cumplimiento de plazos

Fuente: Elaboración propia, 2021

Conforme lo expuesto en la tabla 14 y gráfico 13, un 59% de las y los participantes en la

presente investigación indican que en cuanto al cumplimiento de plazos este es regular, en tanto
que el 27% refiere que dicha situación es mala y un 14% reporta que el cumplimiento de plazos
establecidos en EMAVERDE para el ingreso, recepción o solicitud de archivos es buena, en tanto
cada unidad a la cual se realiza solicitudes es independiente y por lo tanto el cumplimiento de
plazos por la falta de organización y gestión no es óptimo ni el esperado.

Tabla 15

Conservación de Archivos

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 9
Regular 10
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 65

Gráfico 14

Conservación de Archivos

Fuente: Elaboración propia, 2021

En cuanto a la conservación de archivos en EMAVERDE, el 45% de las y los encuestados

reportan que es regular, un 41% indica que dicha conservación de archivos es mala y un 14%
califica la conservación de archivos como buena, esta situación en el marco de la improvisación
de dicho espacio y, en vista de que pasantes solicitados por dicha institución procuran dar sentido
a su función a través de esta etapa en cuanto a la gestión de archivos que es importante para
mantener la memoria documental de EMAVERDE.

Tabla 16

Gestión de Archivos

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 5
Regular 14
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 66

Gráfico 15

Gestión de Archivos

Fuente: Elaboración propia, 2021

Según los datos expuestos en la tabla 16 y gráfico 15 es posible referir que un 63% califica
como regular la gestión de archivos de EMAVERDE, el 23% señala que la gestión de los archivos
en dicha institución en mala y un 14% indica que dicha actividad es buena, esta percepción de
los usuarios es significativa en el entendido de que se asumen que independientemente de la
unidad de pertenencia la gestión de archivos es de libre elección, motivo por el que no existe
como tal una gestión de archivos sino un intento de esta característica.

Tabla 17

Evaluación de Archivos y documentos

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 4
Regular 15
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 67

Gráfico 16

Evaluación de Archivos y documentos

Fuente: Elaboración propia, 2021

En la tabla 17 y gráfico 18, las y los participantes en el estudio indican en un 68% que el
trabajo de evaluación de archivos y documentos para proseguir con la etapa de almacenamiento
es regular, asimismo un 18% identifica tal actividad como mala y el 14% refiere que este trabajo
encomendado a los funcionarios responsables de dicha unidad es bueno, en este entendido los
usuarios de EMAVERDE asumen el acopio de carpetas de archivos como un trabajo
pormenorizado de la evaluación, gestión y archivos en las unidades correspondientes, cuando
es simplemente un acopio de documentos como se mencionó anteriormente.

Tabla 18

Digitalización de Archivos

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 9
Regular 10
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 68

Gráfico 17

Digitalización de Archivos

Fuente: Elaboración propia, 2021

De acuerdo con la tabla 18 y gráfico 17, se tiene que un 45% de los usuarios encuestados
reportan que el servicio de digitalización de archivos en EMAVERDE es regular, en tanto que un
41% refiere que dicha actividad es mala y el 14% señala que esta tarea es buena, en el entendido
de que se busca dar uso a los recursos de la institución ya que es importante conservar los
documentos para disponerlo a los usuarios internos y externos, sobre todo en relación a las redes
digitales como página web institucional de EMAVERDE.

Tabla 19

Software o plataforma de almacenamiento

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 7
Regular 11
Bueno 4
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 69

Gráfico 18

Software o plataforma de almacenamiento

Fuente: Elaboración propia, 2021

Conforme los resultados expuestos en la tabla 19 y gráfico 18, se puede establecer que
el 50% considera que el software o plataforma de almacenamiento digital de archivos de
EMAVERDE es regular, un 32% indica que dicho recurso digital es malo y el 18% de las y los
participantes señalan que esta es buena en cuanto a su administración, de lo cual se debe tener
presente que dicha situación es referida a la página web institucional porque otro medio no existe
en EMAVERDE.

Tabla 20

Archivos físicos almacenados

Escala Cantidad
No existe 0
Malo 8
Regular 11
Bueno 3
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 70

Gráfico 19

Archivos físicos almacenados

Fuente: Elaboración propia, 2021

Con relación a la calidad de los archivos físicos almacenados en EMAVERDE las y los
encuestados en un 50% refieren que es regular, el 36% reporta que la calidad de archivaje físico
es mala y un 14% indica que si es buena la tarea de almacenamiento de archivos físicos en la
institución mencionada.

Tabla 21

Recuperación de Archivos

Escala Cantidad
No existe 3
Malo 4
Regular 13
Bueno 2
Muy Bueno 0
Total 22

Fuente: Elaboración propia, 2021

 71

Gráfico 20

Recuperación de Archivos

Fuente: Elaboración propia, 2021

De acuerdo con los datos expuestos en la tabla 21 y gráfico 20 es posible establecer

conforme el 59% de las y los participantes en el estudio que la recuperación de archivos de
EMAVERDE es regular, por otro lado el 18% indica que tal tarea es mala, un 14% refiere que no
existe dicha actividad de recuperación de archivos y un 9% reporta que la recuperación de
archivos es buena.

5.2. Presentación de Resultados de la Entrevista Semi-Estructurada

En cuanto a la entrevista semi-estructurada, la misma se aplicó a los siguientes usuarios

responsables de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación:

 FRANKLIN GUZMAN GIL – JEFE DE RECURSOS HUMANOS

 WALKER ZUAZO GUZMAN – JEFE ADMINISTRATIVO
 EFRAIN RAMOS CUELLAR – JEFE FINACIERO
 72

 BRENDA QUILLA MONROY – ENCARGADA DE TRIBUTACION

 CACILDA QUISPE QUISPE – ASESORA LEGAL

En este entendido de acuerdo con las respuestas recibidas del instrumento seleccionado
de Guía de Entrevista Semi-estructurada para el diagnóstico archivístico de EMAVERDE (Ver
anexo 3) se tiene que en todos los casos los entrevistados refieren que la empresa EMAVERDE
no cuenta con un espacio acorde a un Archivo Central como tal, siendo que la documentación
acopiada como ya archivada se encuentra disponible en varias unidades de la institución, por lo
que los entrevistados señalan que el servicio de archivo es deficiente precisamente porque no
se está centralizando la documentación en una sola unidad y ello conlleva a la pérdida de
información documental.

Así pues, es posible identificar que conforme a la investigación que brindaron los
entrevistados existe una serie de unidades que generan gran cantidad de documentación como
es el caso de contabilidad, de modo que la documentación es trasladada a un depósito ubicado
en el primer nivel de la institución, de lo cual cabe resaltar que dicha dependencia de acuerdo
con la entrevista se encuentra colapsada y por otro lado la considerada documentación
importante es recibida y almacenada tanto en secretaria administrativa como en secretaria
general, ocasionando de la misma manera el acopio sin clasificar de documentación.

De la misma manera y recogiendo el discurso vertido por los entrevistados se tiene a bien
señalar que EMAVERDE no cuenta con un reglamento o instructivo sobre la gestión de archivos
que defina los parámetros o protocolos a seguir para la información documental en cuanto a su
recepción y/o almacenamiento, por lo que a diferencia de otras unidades dependientes del
Gobierno Autónomo Municipal de La Paz tampoco cuenta con un software o plataforma digital,
siendo que no se digitaliza los documentos solo se lo acopia en distintas dependencias de la
institución, pero que conforme los resultados de la encuesta los usuarios confunden dicha
situación con la documentación dispuesta en la página web de EMAVERDE.

Por tal razón los usuarios entrevistados indican que en cuanto a la disposición de
documentos y/o archivos el tiempo de respuesta demora un considerable tiempo, sobre todo en
el caso de documentación que se requiere consultar de gestiones pasadas, precisamente porque
no se tiene a disposición un inventario o base de datos aspecto que da lugar a la desorganización
de la documentación respectiva.
 73

Al respecto también es fundamental considerar que los entrevistados tienen en cuenta y

son conscientes de que la información documental que se recibe y que se almacena en dicha
institución es de suma importancia en la toma de decisiones, ya que no solo tiene su valía en las
auditorías internas y externas que se van realizando en las gestiones, sino que también son de
un valor institucional necesario para la propuesta de estrategias necesarias para fortalecer las
políticas internas para la calidad en cuanto a la administración, por esa razón se reconoce que
es necesario una reglamentación o normativa para la gestión de archivos a partir de un Archivo
Central.

5.3. Análisis e Interpretación de Resultados

Teniendo en cuenta los resultados presentados tanto de la encuesta como de la entrevista

semi-estructurada es posible advertir que la gestión de archivos en la Empresa Municipal de
Áreas Verdes, Parques y Forestación, es percibida tanto por los usuarios como por los
responsables de dicha institución como de regular a malo y además que como tal no existe una
dependencia de Archivo Central pero sin embargo los usuarios confunden la habitación dispuesta
para almacenar los documentos refiriéndola como archivo, ya que si bien se admite y acopia
documentación esta no está protocolizada ni normada lo que conlleva a problemas archivísticos
en la institución.
 74

Tabla 22

Análisis e Interpretación de Resultados

"Funcionario 1"
N° Pregunta
Respuesta Análisis
No hay unidad de archivo La falta de una unidad de archivo
funcional debido a la falta de puede indicar una mala gestión de
espacio para un archivo la información y la documentación,
central, lo que provoca que lo que afecta negativamente la
la documentación se eficiencia y eficacia en la
encuentre dispersa en organización poniendo en riesgo la
diferentes oficinas, seguridad y confidencialidad.
generando un servicio
deficiente.
"Funcionario 2"
Respuesta Análisis
La institución no cuenta con Los recursos de la institución son
ambientes apropiados para limitados para poder establecer un
un archivo central debido a archivo central, lo que representa
las limitaciones de una debilidad en su capacidad de
presupuesto la cual es una almacenar y gestionar de manera
debilidad actual. eficiente, lo cual afecta
negativamente a su productividad y
¿Existen Alguna eficiencia.
Unidad de Archivo "Funcionario 3"
Central de Respuesta Análisis
1
EMAVERDE? La unidad de archivo no Aunque la unidad de archivo no
¿Cómo Califica el presta todos sus servicios cuente con un ambiente adecuado
Servicio de Este? porque no tiene un ambiente para almacenar la documentación,
adecuado para almacenar la se han encontrado soluciones
documentación, a pesar de temporales para prestar algunos
eso se encontró soluciones servicios. A pesar de la situación el
para tratar de solucionar los personal a tratado de superar las
problemas dificultades, aunque esta pueda
momentáneamente. afectar a la calidad y eficiencia del
servicio.
"Funcionario 4"
Respuesta Análisis
Si hay un área de archivo, El archivo está lleno y no tiene
pero carece de espacio y suficiente espacio, esto dificulta la
está llena de documentos, lo búsqueda de documentos y puede
que dificulta la búsqueda de comprometer a la eficiencia del
los mismos proceso de almacenamiento y
recuperación de información
 75

"Funcionario 5"
Respuesta Análisis
No hay una unidad de La falta de un espacio centralizado
archivo efectiva porque no adecuado para archivos ha
hay un espacio adecuado generado una dispersión de
para un archivo central en la documentación en diferentes
institución. Esto significa que oficinas, lo que provoca una
la documentación esta deficiente gestión del servicio de
dispersa en diferentes archivo
oficinas, lo que hace que el
servicio de archivo sea
deficiente.
"Funcionario 1"
N° Pregunta
Respuesta Análisis
La documentación interna y La existencia de la documentación
externa se encuentra en en diferentes oficinas implica
diferentes oficinas de a aumento de tiempo y dificulta la
institución, pero la coordinación entre unidades. La
documentación contable se unidad de contabilidad está
traslada a un ambiente en el colapsada, lo que implicaría
primer piso que está problemas de almacenamiento y
colapsado, lo que dificulta el organización, que afectan el acceso
acceso a la información. y la sistematización de la
información.
"Funcionario 2"
Respuesta Análisis
La documentación externa La recepción de documentos se da
se la recepciona por la por secretaria de gerencia general o
secretaria de gerencia secretaria de gerencia
2. ¿Cómo y Donde general o la secretaria de administrativa utilizando una hoja
se Recepcionan los gerencia administrativa y de ruta asegurando que llegue a la
Archivos en después con hoja de ruta lo persona o área responsable de su
EMAVERDE? derivan donde corresponda. gestión y se realicen las acciones
necesarias para su correcto
procesamiento.
"Funcionario 3"
Respuesta Análisis
La documentación se La documentación contable se
encuentra en las diferentes acumula en su mismo espacio
unidades, en el caso de la debido a la falta de un ambiente
documentación contable se adecuado para archivo. Esto
encuentra en nuestro archivo sugiere que existe una falta de
acumulándose uno sobre organización en el manejo de la
otro debido a la carencia de documentación contable y afecta a
un ambiente adecuado para la necesidad de implementar un
archivo. sistema de archivo efectivo.
 76

"Funcionario 4"
Respuesta Análisis
La documentación generada La documentación se encuentra en
se encuentra en mi unidad su unidad y que no se la puede
ya que no es posible hacer transferir por la falta de espacio.
una transferencia al archivo
debido a la falta de espacio.

"Funcionario 5"
Respuesta Análisis
La documentación interna y La documentación interna y externa
externa se resguarda en se resguarda en cada unidad,
cada unidad por falta de un significa que no hay un archivo
archivo central. centralizado, la cual lleva a tener
dificultades en la gestión, acceso y
seguridad de la información.
"Funcionario 1"
N° Pregunta
Respuesta Análisis
Creo que sería importante Actualmente existe una falta de
que contemos con un organización y dificultades en el
archivo central que funcione acceso a la documentación, por tal
como tal, esto con el fin de motivo se tiene la necesidad de
poder acceder a la contar con un archivo centralizado.
documentación de manera El objetivo de esto es agilizar el
oportuna acceso a la información de manera
oportuna y mejorar la eficiencia y
acceso de la misma.
"Funcionario 2"

Respuesta Análisis
3. ¿Considera El archivo es una parte muy La importancia de contar con un
Importante la importante en toda archivo es una herramienta
Creación o institución ya que permite fundamental para la resolución de
Fortalecimiento del
resolver problemas problemas estructurales y la toma
Archivo Central de
estructurales y para la toma de decisiones dentro de la
EMAVERDE? ¿por de decisiones, la información institución ya que la información
qué? que se encuentra en los contenida es única y valiosa, esto
documentos es única y con indica que el archivo es una fuente
valor prioritario ya que llevan primordial de información para la
firmas de los funcionarios institución, por eso es necesario
que se encontraban a cargo preservarlo y gestionarlo de manera
en ese momento. adecuada.
 77

"Funcionario 3"
Respuesta Análisis
Es muy importante que se La importancia de establecer un
establezca en el área de área de archivo bien equipada y
archivo en su totalidad con gestionada es para garantizar el
todos sus recursos para un buen funcionamiento de la
buen funcionamiento ya que institución. Se destaca que el
considero una parte vital acceso eficiente y rápido a la
para el acceso a la información es fundamental para la
información y sobre todo resolución de problemas y la toma
acceder a ella de forma de decisiones beneficiosas para la
eficiente y rápida lo que nos organización.
permitirá resolver problemas
y tomar decisiones que
beneficien a la empresa.
"Funcionario 4"

Respuesta Análisis

Debería de acondicionarse La necesidad de acondicionar un

un espacio óptimo para el espacio óptimo para el archivo, es
archivo de la empresa así para asegurar una gestión efectiva
podríamos mandar la y eficiente de la documentación en
documentación de las las diferentes unidades. Se destaca
diferentes unidades al la importancia de una buena
archivo y que se gestione lo gestión del archivo para poder
más óptimo posible satisfacer las demandas de la
intuición.
"Funcionario 5"

Respuesta Análisis

Se debería de fortalecer y La forma más adecuada y efectiva

darle más importancia a la de desarrollar y consolidar la unidad
unidad de archivo, de igual de archivo seria dándole más
manera debería de importancia y la asignación de un
asignársele presupuesto presupuesto para facilitar el acceso
claro previa planificación a a la información y contribuir al éxito
través de un POA, esta sería de la institución a largo plazo.
la forma más factible de
fortalecer la unidad.
 78

"Funcionario 1"
N° Pregunta
Respuesta Análisis
Se cuenta con un limitado La falta de espacio físico es el
número de estantes en principal obstáculo para la
archivo debido a la falta de expansión y fortalecimiento de la
espacio y por eso no se unidad de archivo. Se reconoce la
puede implementar más importancia de la ampliación y
mobiliario. optimización del espacio disponible
para poder organizar y almacenar
de manera adecuada la
documentación.
"Funcionario 2"
Respuesta Análisis
No cuenta con un mobiliario Las limitaciones pueden afectar al
acorde a las necesidades de desempeño de la unidad de archivo
un archivo central y la eficiencia del proceso de
gestión documental. Se reconoce la
importancia de la movilidad y
accesibilidad para poder administrar
8. ¿La Actual y manejar adecuadamente la
Unidad información del archivo central,
Responsable de los pudiendo satisfacer las demandas
Archivos de de la institución.
EMAVERDE "Funcionario 3"
Cuentan con el Respuesta Análisis
Mobiliario No se cuenta con mobiliario, Si se tuviera un ambiente adecuado
Necesario Para El sí tuviéramos un ambiente para almacenar los documentos,
Archivaje y adecuado para guardar sería posible instalar el mobiliario
Dispoción de los documentos podríamos necesario de acuerdo a las
Documentos? instalar el mobiliario de necesidades de archivo. La falta de
acuerdo a las necesidades mobiliario es una limitante
de un archivo. importante en la organización y
administración de la
documentación.
"Funcionario 4"

Respuesta Análisis

Debería de contar con La fata de espacio y la acumulación

mobiliario acorde como de documentos son limitantes
estantería para los importantes para la organización en
documentos, pero con el la unidad de archivo. Se reconoce
espacio que tiene el archivo la necesidad de contar con
y el colapso de documentos estanterías y mobiliario, lo cual no
no cuenta con estos es posible debido a las limitaciones
muebles de espacio y sobrecarga de
documentos. Se sugiere mejorar la
capacidad de la unidad de archivo.
 79

"Funcionario 5"

Respuesta Análisis

El espacio es muy reducido. La falta de recursos ha sido un

Debería entrar su poa para obstáculo para mejorar la unidad de
poder ejecutar sus gastos y archivo y que la inclusión de archivo
así implementar un archivo del archivo en el POA podría
con todos sus recursos en permitir la obtención de los recursos
tecnología y mobiliario. necesarios para la implementación
de tecnologías inmobiliarias y
mejorar el espacio disponible.
"Funcionario 1"
N° PREGUNTA
Respuesta Análisis
No contamos con una A pesar de la ausencia de una
normativa, hay propuesta de normativa, hay propuestas de un
un manual de procesos y manual de procesos y
procedimientos para la procedimientos para la
administración de los administración de los archivos. Este
archivos que se encuentra es un paso positivo hacia la mejora
en proceso de revisión para de la gestión documental, indicando
su posterior aprobación. la intención de establecer
lineamientos claros y estructurados.
"Funcionario 2"
Respuesta Análisis
No contamos con ningún La falta de un reglamento
reglamento o normativa para normativo para la administración de
la administración de los los documentos y el resguardo son
10. ¿Existe Alguna documentos, cada unidad la problemas que pueden generar
Normativa Para la resguarda bajo su propio ineficiencias, confusiones y riesgos
Gestión y criterio. en la gestión documental. Se
Administración de recomienda establecer directrices y
Archivos en procedimientos para garantizar una
EMAVERDE? gestión adecuada de los
¿Cuales? documentos.
"Funcionario 3"
Respuesta Análisis
En su momento había La falta de conocimiento y
algunas propuestas no seguimiento de normas puede ser
aprobadas lamentablemente. un problema importante dentro de
la organización.
 80

"Funcionario 4"

Respuesta Análisis

No hay ninguna normativa La ausencia de normativas y

vigente que tenga procesos dentro del área puede
conocimiento. resultar en una gestión ineficiente y
poco efectiva. además de la falta de
conocimiento sobre normativas
vigentes podría ser un problema de
falta de capacitación, de
seguimiento de información o de
falta de transparencia en la
comunicación.
"Funcionario 5"
Respuesta Análisis
Lamentablemente dentro de La falta de normativa es una
la normativa interna no debilidad, importante dentro de la
contamos con ninguna organización y puede afectar
normativa. negativamente en el desempeño,
se sugiere establecer políticas
claras y un marco de referencia que
permita una mejor gestión

5.3.1. Análisis FODA

De este modo en base a los resultados descritos anteriormente, a continuación, se

sintetizarán los mismos en el siguiente cuadro de análisis FODA:

Tabla 23

Análisis FODA

Internas
Fortalezas: Debilidades:
Análisis FODA y Se prioriza cumplir con los No cuenta con una infraestructura
Definición de plazos de recepción y salida para la unidad de archivos.
Estrategias de archivos
 81

Existe conciencia de la Falta de un protocolo específico para

importancia de los archivos clasifica y conservan los archivos
para la institución. conforme las técnicas
correspondientes.

A pesar de contar con una Los protocolos de recepción y salida

formación respectiva los de archivos no son claros.
responsables de las unidades
organizacionales procuran
responder de forma eficaz en
cuanto a la gestión de
archivos.

Usuarios con grado de No existe una reglamentación.

instrucción universitario,
técnico y bachiller en su Y herramientas específicas para la
mayoría. gestión de documentos.

Oportunidades: Estrategias F O Estrategias D O

La Empresa es Se proyecta un futuro óptimo Si bien cuenta con recursos del
dependiente en para el archivo central (en GAMLP este no prioriza
su cuanto al funcionamiento) si se infraestructura para la unidad de
financiamiento siguen los principios básicos de archivo, este proyecto a elaborar será
del GAMLP. la archivística y este obtiene fundamental a la hora de concientizar
financiamiento del GAMLP. a la MAE.

Si se presenta La institución es consciente de El proyecto presenta una serie de

Externas

un proyecto en la importancia de la unidad de normas a implementar en el archivo,

el POA, se archivo, si este proyecto se debe priorizarse en el siguiente POA.
podría viabilizar presenta en el POA es viable
la creación de su creación.
una unidad
específica de
archivos.
Existe una Puede difundirse las El presente proyecto presenta
plataforma web estadísticas de servicios normativa de salida y recepción de
de la empresa prestados por el archivo en la documentos pueden ser difundidos a
plataforma web de la empresa. los usuarios a través de la plataforma
web de la empresa.
 82

La empresa Al tener profesionales Los profesionales de la información

permite la especializados en CS de la tendrán con este proyecto un manual
participación de Información y usuarios con de operaciones bien definido para
pasantes de formación universitaria el aplicar el correcto tratamiento
Ciencias de la trabajo de archivo y uso de archivístico.
información. información será más eficiente.

Amenazas Estrategias F A Estrategias D A

Percepción de Podemos cambiar la Al ofrecerle al usuario una mejor
usuarios percepción mala de los infraestructura su percepción del
internos y usuarios si con este proyecto archivo cambia esto nos lleva a un
externos logramos mayor mejor servicio
descrita como financiamiento por parte del
mala en cuanto GAMLP
al servicio de
archivos
El Con la importancia del archivo En caso de un eventual traslado del
emplazamiento demostrada a la MAE se debe archivo a otras instalaciones, la
de la empresa concientizar sobre la aplicación y ordenamiento
se halla cerca adquisición de un seguro archivístico facilitaría todo el proceso
de una zona de contra desastres naturales de manera eficaz.
alto riesgo de para el archivo
deslizamientos
siendo el último
y más cercano
el de 2019.
Recesión Demostrar con este proyecto La aplicación de correctos protocolos
económica que durante una recesión de archivo no requeriría de mayores
durante la económica el archivo es recursos una vez implementados.
pandemia, los también importante si bien no
recursos es productivo como otras
económicos áreas de la empresa su valor
fueron muy con información estratégica es
bajos para la aún más importante.
empresa
durante el
COVID 19 la
misma prioriza
el área
productiva y
deja de lado al
archivo.
 83

Inestabilidad El cambio de autoridades La inestabilidad política y de

política, el podría afectar la elección del personal podría afectar gravemente
cambio de personal calificado a la elaboración y o el cumplimiento de
partidos de desempeñar funciones en el normativas archivísticas correctas,
gobierno archivo es importante lograr la
municipal podría institucionalización del archivo como
influir de tal.
manera incierta
en el futuro de
la empresa por
ende de su
archivo.
Fuente: Elaboración propia, 2021

Es así que conforme lo expuesto en la tabla 21, una de las falencias en cuanto a la gestión
de información archivística es el mobiliario y las dependencias necesarias para clasificar la
documentación, siendo que en cuanto a la disposición y administración de documentos no se
establece un adecuado de gestión de archivos en cuanto a su conservación, precisamente
porque no existe una normativa, protocolo o reglamentación específica para la administración de
un Archivo Central, aspecto que es percibido como regular y malo por los trabajadores por el
servicio de recepción de documentos y/o archivos y la recuperación de información ya que dicha
información no se almacena conforme protocolos específicos y por ende los tiempos de
respuesta tienden a ser de plazos largos de tiempo.

En este sentido se puede sintetizar que cuantitativamente los usuarios de EMAVERDE

consideran que la gestión archivística está calificada por los mismos de mala a regular, siendo
que los funcionarios responsables consideran que si bien existen responsables de
documentación, el servicio es deficiente por la carencia de una infraestructura acondicionada
conforme una normativa específica lo que conlleva a problemas en cuanto a la conservación de
archivos que son importantes para la toma de decisiones en cuanto a las planificaciones anuales.

5.3.2. Árbol del problema

Mediante la utilización de esta herramienta, se pudo identificar el problema central, sus

causas y efectos, así mismo se puedo llegar a proponer posibles solucione al estudio en cuestión
(Anexo 1)
 84

5.3.3. Árbol de Objetivos

A través del árbol de objetivos, se puedo proponer el medio y los fines que deben ser
tomados en consideración para la implementación de la propuesta (Anexo 2)

5.4. Diagnóstico Institucional

Teniendo en cuenta el desarrollo del sustento teórico y legal es posible inferir que una
institución, sea esta pública o privada requiere desarrollar estrategias para la gestión documental
a través de técnicas científicas que posibilitan una mejor conservación de los archivos, sin
embargo la realidad da cuenta de que la gestión documental requiere aplicar técnicas de
conservación específicas para una mejor organización y disposición de los archivos, en tanto que
al mismo tiempo se consolida como una capacidad institucional que se debe llegar a alcanzar.

De este modo a través de los instrumentos de investigación aplicados en EMAVERDE es

posible advertir que dicha institución sí cuenta con un espacio dedicado al acopio de información
documental, sin embargo, si bien existe esta función en la empresa mencionada se lo realiza de
forma empírica sin la debida intervención profesional en cuanto a la gestión y conservación de
archivos, lo cual es percibido como regular en cuanto a la aplicación del cuestionario a los
usuarios internos, siendo que en relación a la infraestructura solo existe una habitación donde se
acopia los archivos, sin el debido protocolo.

Además, es importante tener en cuenta que los entrevistados, indican que los
documentos no solo se almacenan indiscriminadamente en una habitación, sino que se
encuentran distribuidos en varias unidades de EMAVERDE, por ello y considerando lo expuesto
anteriormente, además de los resultados presentados, es posible establecer el siguiente
diagnóstico:

“En cuanto a la intervención archivística existen falencias para la gestión de

archivos, por lo que se determina necesaria el establecimiento de una propuesta para la
creación del Archivo Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y
Forestación, para mejorar la gestión de archivos”.
 85

Es así que a partir de dicho postulado es menester responder a la necesidades y

demandas de los usuarios internos y externos en cuanto a la búsqueda de una mejor gestión
documental, por medio de una propuesta que tome en cuenta que si bien existe un archivo central
empírico requiere de intervención profesional específica que coadyuve a establecer líneas
concretas de acción en tanto se procure brindar una mejor atención a los usuarios.

Por lo que valdría la pena asumir las fortalezas y oportunidades identificadas para
adecuar la realidad de la gestión de archivos de EMAVERDE, en cuanto a una actualización y
perfeccionamiento de los actuados que se vienen desarrollando de manera empírica –como se
pudo advertir en los resultados presentados–, siendo que para tal efecto en el capítulo siguiente
se propone la creación de un Archivo Central de la EMAVERDE en miras de mejorar el servicio
de archivaje que hasta el momento se viene realizando.
 86

Capítulo VI

Propuesta

Teniendo a bien considerar lo expuesto y expresado en los anteriores capítulos, en este

acápite se procede a realizar la propuesta de creación del Archivo Central de la Empresa
Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación para mejorar la gestión de archivos en base
a los resultados analizados e interpretados a través de un diagnóstico institucional.

6.1. Título de la Propuesta

La presente propuesta tiene como título de identificación el siguiente:

“Creación del Archivo Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y

Forestación”

6.2. Fundamentación

Para la creación de un Archivo Central es menester tener en cuenta que desde el

momento en que un documento ingresa al Archivo es necesario realizar una serie de procesos
técnicos en base a las normas y teorías archivológicas para orientar dicha documentación a
disposición de los usuarios (Vásquez, 2020, p.69).

En tal sentido Vásquez (2020, p.70), indica que es fundamental tener presente que los
funcionarios de un Archivo Central deben contar con experiencia y conocimientos respecto
usabilidad del documento conforme el tipo de usuarios (internos y externos) y las necesidades
propias de la institución, específicamente de la unidad de información, ya que los usuarios
acuden con numerosas y variadas preguntas y/o solicitudes, cuyas respuestas por parte del
profesional de las ciencias de la información deben coadyuvar a la toma de decisiones,
adquisición de conocimientos referentes a los procesos administrativos, entre otros, así se puede
resaltar en cuanto a los servicios que debe brindar un Archivo que:

“Los servicios son componentes indispensables de todo Sistema de Archivo. Tienen el

propósito de garantizar el acceso a información y documentación por parte de las autoridades para
 87

la toma de decisiones y la gestión empresarial; el derecho de la ciudadanía en general para fines

personales, así como para la generación de nuevo conocimiento (investigación científica) por parte
de sectores profesionales y de estudiosos” (Vásquez, 2020, p.97).

Desde esta perspectiva se debe tener en cuenta que la necesidad de un Archivo Central
se fundamenta y ampara en el hecho de disponer la documentación para la adecuada toma de
decisiones de una determinada institución, sobre todo en el ámbito público donde
constantemente están sometidos a una evaluación interna y externa para mejorar sus procesos.
Es así que para esta propuesta se va a considerar que un Archivo Central, dentro de la
estructura de un sistema de archivo institucional, representa aquella fase de archivo en el que se
reciben los documentos que han finalizado su trámite y cuyo uso no sea continuo en la oficina,
pero que al mismo tiempo son importantes en cuanto a los términos y procesos puesto que
integran la labor de acopio, conservación y disposición de información documental de la
institución para la toma de decisiones en cuanto a una gestión pasada o la planificación de una
nueva gestión (Mendoza, 2015, p.75).

Por ello de acuerdo con Mendoza (2015, p.75), el Archivo Central cumple funciones que
resultan vitales para su desarrollo, siendo que dichas actividades son:

 Recuperar aquellos documentos que no son utilizados frecuentemente en las tareas

cotidianas, optimizando su trabajo.
 Recibir documentos de distintos archivos de gestión.
 Verificar la procedencia e información de los documentos transferidos de otros archivos.
 Mantener el control y realizar tratamiento adecuado de las series documentales, en la
fase de identificación para su adecuada valoración y conservación.
 Realizar la descripción de series específicas, a partir de una base de datos que permitirá
su recuperación según el procesamiento de una solicitud.

En esta dirección se debe tener presente que de acuerdo al diagnóstico institucional

definido en el capítulo anterior, se identifica como una necesidad perentoria la creación del
Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, puesto que
como tal no cuenta con tal unidad o departamento específica para la gestión de documentos, ya
que si bien ingresan, almacenan y disponen los documentos, esta práctica se realiza se forma
improvisada lo que no es adecuado ya que como se establece a lo largo del documento es de
 88

suma importancia para la toma de decisiones institucionales, planificaciones operativas anuales

y sobre todo para las evaluaciones internas como externas a las que son sometidos por los
procesos que ejecutan. Así mismo, el personal sujeto a las encuestas y entrevistas, tiene
desconocimiento de la terminología con respecto a la archivística, lo que conlleva a
interpretaciones genéricas con respecto al archivo de la institución.

De modo que con la presente propuesta se pretende consolidar la gestión documental a

partir de un Archivo Central que es fundamental para la adecuada administración tanto de
recursos humanos como materiales, además que al ser responsable de ejecución de obras se
requiere llevar un adecuado orden y registro de los eventos, y sobre todo de la documentación
ingresada como conservada e inclusive de consulta.

6.3. Objetivos del Archivo Central EMAVERDE

Tomando en cuenta lo descrito a continuación se establecen los objetivos que direccionan

el funcionamiento de esta propuesta:

 Brindar un servicio de calidad en cuanto a la recepción, identificación, clasificación y

conservación de documentos en EMAVERDE.

 Proponer un reglamento específico para la gestión de información documental en el

Archivo Central EMAVERDE.

 Capacitar a los usuarios en cuanto a los protocolos de recepción de archivos en el Archivo

Central EMAVERDE, para mejorar la gestión de archivos de dicha institución.

 Garantizar la recepción, identificación, clasificación y conservación de los documentos en

el Archivo Central EMAVERDE.

6.4. Misión y Visión del Archivo Central EMAVERDE

En cuanto a la misión y visión que se pretende alcanzar a través de esta propuesta son:
 89

6.4.1. Misión del Archivo Central EMAVERDE

“Conservar la documentación de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y

Forestación, y ofrecer a los usuarios información oportuna y confiable, para la adecuada toma de
decisiones y planificaciones operativas anuales, además de responder con calidad y eficiencia a
las evaluaciones internas como externas de los procesos ejecutados por la institución”.

6.4.2. Visión del Archivo Central EMAVERDE

“Consolidar al Archivo Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y

Forestación como una unidad comprometida con las actividades de la institución, que además
sea capaz de crear un servicio de calidad con altos estándares en función del logro de los
objetivos institucionales”.

6.5. Funciones del Archivo Central EMAVERDE

En cuanto a las funciones que debe desempeñar el Archivo Central EMAVERDE se

propone las siguientes:

 Planificar, dirigir, coordinar y supervisar los procesos archivísticos.

 Registrar la recepción, salida, préstamo y/o consultas de la documentación que se

encuentra en custodia.

 Determinar las normas y protocolos de acceso para la recepción, salida, préstamo y/o
consultas de información.

 Diseñar estrategias archivísticas para la mejora constante de los procesos.

 Prestar un servicio de calidad basado en la ética y el profesionalismo de las Ciencias de

la Información.
 90

 Actualizar y velar por el adecuado tratamiento documental tanto en los formatos físicos
como digitales.

6.6. Población Beneficiaria

En cuanto a la población beneficiaria esta tendrá:

 La población beneficiaria interna que serían las unidades organizacionales que

conforman EMAVERDE, podrán disponer de información precisa y de calidad en temas
administrativos, por otro lado, los trabajadores de la Empresa Municipal de Áreas Verdes,
Parques y Forestación ya que podrán regularizar sus trámites de manera oportuna.

 La población beneficiaria secundaria o indirecta serían las y los ciudadanos que desean
o tienen la necesidad de gestionar actividades con la Empresa Municipal de Áreas
Verdes, Parques y Forestación, además de profesionales y estudiantes universitarios que
realizan trabajos de investigación o consultorías internas como externas a la institución
que es dependiente del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.

6.7. Organización del Archivo Central EMAVERDE

Para un adecuado funcionamiento y cumplimiento tanto de los objetivos como funciones

del Archivo Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación se tiene a
bien plantear la siguiente organización:
 91

Figura 4

Organización del Archivo Central EMAVERDE

Fuente: Elaboración propia, 2021

En esta dirección y teniendo presente la figura 4, se propone que el Archivo Central de la

Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, en sí misma se adecuará a la
coyuntura identificada en cuanto a los resultados puesto que de forma empírica cada unidad o
área específica ya viene desarrollando esta actividad de gestión documental.

Por ello se advierte que la organización de dicho Archivo Central contará con una vía
ascendente y descendente donde se propugna la fluidez de archivos desde los usuarios a las
distintas áreas o unidades de EMAVERDE conforme una jerarquía de funciones, y viceversa en
tanto la respuesta que emana desde la estructura de autoridad jerárquica superior hasta los
usuarios, por supuesto teniendo en cuenta la conservación de la documentación total que es
administrada por esta dependencia.
 92

6.8. Diagnostico

Para la presente propuesta se debe tener a bien considerar el diagnostico para la

aplicación de la misma, por ello a continuación se realiza una descripción de las características
que se tiene en el ambiente designado para el área de archivo y lo que se pretende tener presente
para la Creación del archivo Central en EMAVERDE.

6.8.1. Infraestructura

El inmueble con el que cuenta EMAVERDE, se encuentra ubicada y domiciliada en la

calle Francisco Bedregal N°816 de la Zona Bajo Sopocachi de la ciudad de La Paz, en este predio
se encuentran ubicadas las unidades administrativas, en la planta baja se encontraría ubicado el
depósito asignado para la documentación que ha concluido su trámite, cuenta con una superficie
de 28 metros cuadrados y una altura de 2.80 metros.

Este ambiente ya ha superado su capacidad de almacenamiento y es precario para el

correcto funcionamiento de un Archivo Central, EMAVERDE cuenta con una gran extensión de
terreno en el lugar donde se encuentra por lo que se debería de gestionar de mejor manera un
lugar con óptimas condiciones para incorporar un Archivo Central.

6.8.2. Mobiliario

El mobiliario con el que cuenta EMAVERDE para la conservación de sus documentos es

insuficiente para la cantidad de metros lineales que conforman el fondo documental, cuenta con
tres estantes de madera de dos cuerpos cada uno y seis baldas, además de 6 estantes metálicos
de 5 baldas cada uno, dos sillas de madera, un escritorio de trabajo en malas condiciones.

6.8.3. Recursos tecnológicos

No se cuenta con equipo de computación, impresora u escáner destinado a realizar las

tareas de un Archivo Central, la empresa cuenta con dos fotocopiadoras que deben ser
 93

compartidos entre todos los funcionarios, el ambiente no cuenta con a internet como las demás
dependencias.

6.8.4. Recursos humanos

Se cuenta con una persona responsable de la carrera de Ciencias de la Información quien

desempeña actividades conforme a su profesión en la institución.

6.8.5. Metros lineales

El fondo documental de la Empresa Municipal de Áreas Verdes Parques y Forestación

comprende desde 2003 a 2021, en las que se fueron conformando los tipos documentales.

Para determinar la cantidad de metros lineales de documentación en EMAVERDE, se ha

realizado la medición de la totalidad de la documentación encontrada en diferentes unidades,
aclarar que no se pudo establecer con precisión la cantidad de metros lineales de algunos
archivos de gestión que no se pudo tener acceso, por lo que se tuvo que consolidar una medición
aproximada en base a los datos proporcionados por el personal de EMAVERDE.
Tabla 24

Metros lineales del fondo documental de EMAVERDE

N° Sub Fondo Fechas Aprox. Ml

Extremas
INICIO FINAL
1 Gerencia General 2003 2021 110

2 Gerencia 2003 2021 218

Administrativa
Financiera
3 Gerencia De 2007 2021 169
Operaciones
4 Gerencia De 2008 2021 107
Parques Jardines
Y Espacios

Total 604 ML
 94

Fuente: Elaboración propia, 2021

6.9. Distribución del Archivo Central EMAVERDE

En cuanto a la Distribución del Archivo Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes,

Parques y Forestación, la misma se considerará asumirla desde la remodelación y
reacondicionamiento del ahora depósito de archivos, teniendo en cuenta que con la intervención
profesional adecuada de los expertos se podrá viabilizar el establecimiento de dicha unidad.

Entonces y, considerando la revisión teórica y la propuesta de organización del Archivo

Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación y, considerando los
espacios físicos que como se mencionó en el apartado de resultados, como se mencionó
anteriormente, este solo cuenta con una habitación (depósito) donde se acopia la documentación
ingresada, y por ende se propone el siguiente plan de distribución:
 95

Figura 5

Plan de Distribución del Archivo Central EMAVERDE

Fuente: Elaboración propia, 2021

 96

6.10. Actividades en el Archivo Central EMAVERDE

Conforme a lo planteado anteriormente se definen como actividades a desarrollar en el Archivo Central de la Empresa
Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación las siguientes:

Tabla 25

Actividades en el Archivo Central EMAVERDE

ACTIVIDAD OBJETIVO RECURSOS EVALUACIÓN RESPONSABLE

Adecuar el  Ambiente para Archivo
ambiente asignado Central EMVAERDE
para el Archivo Central  Mamparas de división.
de la Empresa  Escritorios Equipo de
Municipal de Áreas  Mesas con sillas funcionarios responsables
Adecuación Verdes, Parques y  Ordenadores Inspección del Archivo Central (3
del ambiente. Forestación de acuerdo  Scanner técnica de los altos profesionales con
al plan de distribución.  Fotocopiadora cargos jerárquicos. licenciatura en Ciencias de
la Información)
 Archiveros
 Estantes
 Material de Escritorio
 97

Crear normas y
protocolos para regular  Normas Internacionales
los procesos de de Gestión de Archivos Revisión Equipo de
Creación de recepción, salida,  Normas Nacionales de técnica del funcionarios responsables
Normas y conservación y Gestión de Archivos departamento jurídico del Archivo Central (3
Protocolos para el consulta de los  Escritorios de EMAVERDE. profesionales con
Archivo Central documentos del  Mesa de Reunión. licenciatura en Ciencias de
EMAVERDE Archivo Central de la  Ordenadores Aprobación de la Información).
Empresa Municipal de  Material de Escritorio la propuesta de
Áreas Verdes, Parques reglamento específico.
y Forestación.
Recopilar e
identificar información  Formulario de Recepción
de las unidades de Documentos (Ver Cumplimiento
Recepción e vinculadas con la anexo 9) de los protocolos para Responsable del
Identificación de Empresa Municipal de  Escritorios la recepción de área de atención al usuario
Documentación Áreas Verdes, Parques  Depósito documentación.
y Forestación bajo un
formato de recepción.
Clasificar los
documentos Verificación de
Clasificación recepcionados de las  Escritorios los documentos de
de la unidades relacionadas  Ordenadores acuerdo a un cuadro
con EMAVERDE  Material de Escritorio de clasificación
 98

Documentación  Archivadores establecido conforme Responsables

recepcionada la realidad de Archivistas del Archivo
EMAVERDE (Ver Central
anexos 8)
Codificar los
documentos
recepcionados de las  Escritorios Verificación y
unidades relacionadas  Ordenadores actualización de una
con la Empresa  Material de Escritorio base de datos de Excel
Codificación Municipal deÁreas  Códigos impresos para la búsqueda de Archivistas del
de la Verdes, Parques y  Microsoft Excel (última información de Archivo Central
Documentación Forestación para la versión) acuerdo a un código
Recepcionada creación actualización  Archivadores asignado.
de una base de datos.
Almacenar y
realizar la limpieza de  Documentos Disposición de
los documentos debidamente codificados la documentación
Almacenaje recepcionados de las  Material de Escritorio recepcionada en Archivistas del
de la unidades relacionadas  Archiveros archiveros y estantes Archivo Central
Documentación con EMAVERDE para  Estantes que coinciden con un
Ingresada la conservación de  Depósito código y base de
dichos documentos. datos.

Gestionar los  Escritorios Evaluaciones

servicios de recepción,  Ordenadores semestrales y anuales
 99

salida y/o préstamo de  Libro de control de al equipo de

documentos del préstamo y, registro de funcionarios
recepción y salida de
Atención del Archivo Central de la responsables del Equipo de
documentos.
Archivo Central Empresa Municipal de  Ficha de consulta o Archivo Central funcionarios responsables
Áreas Verdes, Parques préstamos de del Archivo Central
documentación (Ver
y Forestación. Diagnóstico de
anexo 9)
 Material de escritorio satisfacción del usuario
 Fotocopiadora

Fuente: Elaboración Propia, 2021

 100

6.10.1. Trasferencias

La transferencia documental es el momento en el que un Archivo de Gestión entrega al

Archivo Central de EMAVERDE los documentos que han finalizado su gestión administrativa, de
acuerdo a su ciclo vital de los documentos.

El Archivo Central debe:

 Elaborar el Cronograma de Transferencia Documental en coordinación con los Archivos

de Gestión.
 Recibir, verificar y dar conformidad la transferencia de los documentos.
 Realizar tareas archivísticas de los documentos recibidos.

Los Archivos de Gestión deben:

 Establecer con el responsable de Archivo Central un cronograma para la entrega de la

documentación que haya cumplido su fase activa de conservación a través del
“Formulario de Transferencia y Seguimiento Documental”.
 Seleccionar la documentación de hasta cinco (5) años de antigüedad.
 Descartar copias irrelevantes.
 La documentación debe estar correctamente ordenada, clasificada, foliada de acuerdo a
las series y sub series del archivo gestión.

Estas transferencias deben ser realizada previo llenado del formulario de transferencia y
seguimiento documental (ver anexo 9), el formato responde a la siguiente estructura.
 101

Figura 6

Formulario de transferencia documental EMAVERDE

FORMULARIO "TRANSFERENCIA DOCUMENTAL”

PARA LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

FECHA

ÁREA/UNIDAD ORGANIZACIONAL

ARCHIVO DE GESTIÓN

NOMBRE DEL RESPONSABLE

CARGO QUE DESEMPEÑA

Nº DE FECHAS EXTREMAS Número

CODIGO CITE O N° DE DOC. NOMBRE DE SERIE O EXPEDIENTE DOCUMENTAL Tomo Soporte OBSERVACIONES
ORDEN de Folios
Inicial Final

Firma y Sello Archivo de Gestión VoBo Inmediato Superior Conformidad de Archivo Central

Fecha :

Fuente: Elaboración Propia, 2021

 102

Figura 7

Formulario de Seguimiento de transferencia Documental EMAVERDE

FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

EMPRESA MUNICIPAL DE AREAS VERDES PARQUES Y FORESTACION

I. SOLICITUD

FECHA
ÁREA/UNIDAD
ORGANIZACIONAL
ARCHIVO DE GESTIÓN
NOMBRE DEL RESPONSABLE
CARGO QUE DESEMPEÑA
NOTA: El siguiente punto "REQUISITOS" deberá VERIFICARSE en coordinación con el Responsable de Archivo Central.

REQUISITOS:

a. Formul ari o “Trans ferenci a Documental - EMAVERDE”

b. Documentaci ón cl as i fi cada, ordenada, s i gnaturi zada y

fol i ada.
VoBo Responsable de
c. Documentaci ón i ns tal ada en el s oporte corres pondi ente. Archivo Central

SELLO Y FI RMA DEL ARCHI VO DE GESTI ÓN VoBo. I NMEDI ATO SUPERI OR

II. PROGRAMACIÓN

FECHA DE INICIO
FECHA DE FINALIZACIÓN
CANTIDAD
(metros lineales)

NOTAS:

FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DE ARCHI VO CENTRAL VoBo. I NMEDI ATO SUPERI OR

III. CONFORMIDAD

FECHA

OBSERVACIONES:

FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DE ARCHI VO CENTRAL SELLO Y FI RMA DEL ARCHI VO DE GESTI ÓN

Fuente: Elaboración Propia, 2021

 103

6.10.2. Valoración documental

Para realizar la valoración documental profunda se implementará las Normas de

Descripción ISAD – G, Norma Internacional General de Descripción Archivística, a través de esta
normativa se obtendrá la descripción archivística a fin de identificar el contexto y el contenido de
los documentos con el fin de hacerlos accesibles.

Tabla 26

Cuadro de Valoración Documental EMAVERDE

Cuadro de Valoración Documental

V Valor Prescripción
A Tipo De Archivo Ciclo Vital
Documental Archivística
L
O
Documentación
R Valores Gestión u Oficina 2 a 5 años
Activa
E primarios Administrativo,
S Documentación
Legal, Fiscal,
Central 15 años
Contable. Semiactiva
D
O Documentación
Intermedio 30años
C Semiactiva
U
M
E
N De evidencia,
T Valores Histórico, Histórico o 35 años en Documentación
A secundarios Informativo, permanente adelante Inactiva
L Científico.
E
S

Fuente: Elaboración Propia, 2021

6.10.2.1. Cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación se elaborará en base a la estructura organizacional de

EMAVERDE, en base a las siguientes características:
 104

 Está conformada por cada unidad organizacional, empezando desde el nivel jerárquico
superior hasta la última dependencia de EMAVERDE.

 Cada unidad organizacional comprende una sección o sub sección del cuadro de
clasificación.

 A cada serie y tipo documental se le asignara un código alfanumérico que permite

identificarlos.

 En base a los tipos y series documentales que se encuentran en EMAVERDE, es que se

elaboró el presente cuadro de clasificación de series documentales.

Tabla 27

Cuadro de Clasificación EMAVERDE

Cuadro De Clasificación
Fondo Documental:
Empresa Municipal De Áreas Verdes Parques Y Forestación

Cod. Sub Fondo Sección Sub Sección Serie Sub Serie

GG-01 Gerencia General Informes

GG-02 Gerencia General Notas Interna

Correspondencia
GG-03 Gerencia General Correspondencia
Interna

Correspondencia
GG-04 Gerencia General
Externa

Ordenes De
GG-05 Gerencia General
Servicio

Instructivos De
GG-06 Gerencia General Instructivos
Presidencia
 105

GG-07 Gerencia General Instructivos

Ordenes De
GG-08 Gerencia General
Despacho

GG-AI-01 Gerencia General Auditoría Interna Informes

GG-AI-02 Gerencia General Auditoría Interna Notas Internas

Correspondencia
GG-AI-03 Gerencia General Auditoría Interna Correspondencia
Interna

Correspondencia
GG-AI-04 Gerencia General Auditoría Interna
Externa

Auditoria De
GG-AI-05 Gerencia General Auditoría Interna
Confiabilidad

Auditorias
GG-AI-06 Gerencia General Auditoría Interna
Especiales

Seguimiento Y
GG-AI-07 Gerencia General Auditoría Interna Control De
Auditorias

GG-AL-
Gerencia General Asesoría Legal Informes Informes
01

GG-AL-
Gerencia General Asesoría Legal Informe Legal
02

GG-AL-
Gerencia General Asesoría Legal Notas Internas
03

GG-AL- Correspondencia
Gerencia General Asesoría Legal Correspondencia
04 Interna

GG-AL- Correspondencia
Gerencia General Asesoría Legal
05 Externa

GG-AL- Contratos
Gerencia General Asesoría Legal Contratos
06 Personal
Contrato De
GG-AL-
Gerencia General Asesoría Legal Bienes Y
07
Servicios
GG-AL-
Gerencia General Asesoría Legal Resoluciones
08
 106

GG-AL- Procesos
Gerencia General Asesoría Legal Procesos
09 Administrativos

GG-AL- Procesos
Gerencia General Asesoría Legal
010 Laborales

GG-AL- Procesos
Gerencia General Asesoría Legal
011 Tributarios

Planificación y
GG-PDI-
Gerencia General Desarrollo Informes
01
Institucional

Planificación y
GG-PDI-
Gerencia General Desarrollo Informes Técnicos
02
Institucional

Planificación y
GG-PDI-
Gerencia General Desarrollo Notas Internas
03
Institucional

Planificación y
GG-PDI- Correspondencia
Gerencia General Desarrollo Correspondencia
04 Interna
Institucional

Planificación y
GG-PDI- Correspondencia
Gerencia General Desarrollo
05 Externa
Institucional

Planificación y
GG-PDI- Plan Operativo
Gerencia General Desarrollo
06 Anual – Poa
Institucional

Planificación y Plan Operativo

GG-PDI-
Gerencia General Desarrollo Anual Individual –
07
Institucional Poai

Planificación y
GG-PDI- Plan Estratégico
Gerencia General Desarrollo
08 Institucional - Pei
Institucional

GG-CO-
Gerencia General Comercialización Informes
01

GG-CO-
Gerencia General Comercialización Notas Internas
02

GG-CO- Correspondencia
Gerencia General Comercialización Correspondencia
03 Interna

GG-CO- Correspondencia
Gerencia General Comercialización
04 Externa

GG-CO-
Gerencia General Comercialización Venta De Bienes
05
 107

GG-CO-
Gerencia General Comercialización Servicios Servicios Gamlp
06

GG-CO- Servicios A
Gerencia General Comercialización
07 Terceros

Gerencia
GAF-01 Administrativa Informes
Financiera

Gerencia
GAF-02 Administrativa Notas Internas
Financiera

Gerencia
Correspondencia
GAF-03 Administrativa Correspondencia
Interna
Financiera

Gerencia
Correspondencia
GAF-04 Administrativa
Externa
Financiera

Gerencia
Ordenes De
GAF-05 Administrativa
Servicio
Financiera

Gerencia
GAF-06 Administrativa Instructivos
Financiera

Gerencia Ministerio De
GAF-07 Administrativa Economía Y
Financiera Finanzas Publicas

Gerencia
GAF-08 Administrativa Auditoria GALMP
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Informes
01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Notas Internas
02 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Correspondencia
03 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa
04 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Análisis Financiero
05 Financiera
Financiera
 108

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Contabilidad Informes
CO-01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Contabilidad Notas Internas
CO-02 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Contabilidad Correspondencia
CO-03 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Contabilidad
CO-04 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Comprobantes
Administrativa Contabilidad
CO-05 Financiera Contables
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Contabilidad Estados Financieros
CO-06 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tesorería Informes
TES-01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tesorería Notas Internas
TES-02 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Tesorería Correspondencia
TES-03 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Tesorería
TES-04 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tesorería Conciliaciones
TES-05 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tesorería Extractos
TES-06 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tesorería Cheques
TES-07 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Presupuesto Informes
PRE-01 Financiera
Financiera
 109

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Presupuesto Notas Internas
PRE-02 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Presupuesto Correspondencia
PRE-03 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Presupuesto
PRE-04 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Presupuesto Preventivo
PRE-05 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Presupuesto Conciliaciones
PRE-06 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Traspaso
Administrativa Presupuesto
PRE-07 Financiera Presupuestario
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación Informes
TRI-01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación Notas Internas
TRI-02 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Tributación Correspondencia
TRI-03 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Correspondencia
Administrativa Tributación
TRI-04 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación Bancarización
TRI-05 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación Libros Libro De Ventas
TRI-06 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura Libro De
Administrativa Tributación
TRI-07 Financiera Compras
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación Dosificación
TRI-08 Financiera
Financiera
 110

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación Facturas
TRI-09 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JF- Jefatura
Administrativa Tributación RC-IVA
TRI-10 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Informes
01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Notas Internas
02 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Correspondencia
Administrativa Correspondencia
03 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Correspondencia
Administrativa
04 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y
Administrativa Informes
CC-01 Financiera Contrataciones
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y
Administrativa Notas Internas
CC-01 Financiera Contrataciones
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y Correspondencia
Administrativa Correspondencia
CC-02 Financiera Contrataciones Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y Correspondencia
Administrativa
CC-03 Financiera Contrataciones Externa
Financiera

Gerencia Órdenes de
GAF-JA- Jefatura Compras y
Administrativa Ordenes Compra de
CC-04 Financiera Contrataciones
Financiera Bienes

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y Ordenes de
Administrativa
CC-05 Financiera Contrataciones Servicios
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y Notas De
Administrativa
CC-06 Financiera Contrataciones Adjudicación
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y
Administrativa Licitaciones
CC-07 Financiera Contrataciones
Financiera
 111

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y
Administrativa Procesos SICOES
CC-08 Financiera Contrataciones
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Compras y
Administrativa Procesos Ampe
CC-09 Financiera Contrataciones
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Activos Fijos Informes
AF-01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Activos Fijos Notas Internas
AF-01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Correspondencia
Administrativa Activos Fijos Correspondencia
AF-02 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Correspondencia
Administrativa Activos Fijos
AF-03 Financiera Externa
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Activos Fijos Inventarios
AF-04 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Activos Fijos Seguros
AF-05 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Activos Fijos Pólizas
AF-06 Financiera
Financiera

Gerencia Papeles De
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Activos Fijos Propiedad De
AF-07 Financiera
Financiera Bienes Muebles

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Transferencia De
Administrativa Activos Fijos
AF-08 Financiera Bienes
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura SOAT e Inspección
Administrativa Activos Fijos
AF-09 Financiera Vehicular
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Procesos Ampe
AL-01 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Informes
AL-02 Financiera
Financiera
 112

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Notas Internas
AL-03 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Correspondencia
Administrativa Almacén Correspondencia
AL-04 Financiera Interna
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura Correspondencia
Administrativa Almacén
AL-05 Financiera Externa
Financiera

Gerencia Entrada De
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Materiales Y
AL-06 Financiera
Financiera Suministros

Gerencia Salida De
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Materiales Y
AL-07 Financiera
Financiera Suministros

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Re - Ingresos
AL-08 Financiera
Financiera

Gerencia
GAF-JA- Jefatura
Administrativa Almacén Kardex
AL-09 Financiera
Financiera

Gerencia
GO-01 Administrativa Informes
Financiera

Gerencia
GO-02 Administrativa Notas Internas
Financiera

Gerencia
Correspondencia
GO-03 Administrativa Correspondencia
Interna
Financiera

Gerencia
Correspondencia
GO-04 Administrativa
Externa
Financiera

Gerencia
Planilla De
GO-05 Administrativa
Mantenimiento
Financiera

Gerencia
Planilla De
GO-06 Administrativa
Construcción
Financiera

Gerencia
Planilla De
GO-07 Administrativa
Producción
Financiera
 113

Gerencia
GO-08 Administrativa Proyectos GAMLP
Financiera

Gerencia
GO-09 Administrativa Proyectos Terceros
Financiera

Gerencia
GPJE-01 Administrativa Informes
Financiera

Gerencia
GPJE-02 Administrativa Notas Internas
Financiera

Gerencia
Correspondencia
GPJE-03 Administrativa Correspondencia
Interna
Financiera

Gerencia
Correspondencia
GPJE-04 Administrativa
Externa
Financiera

Fuente: Elaboración Propia, 2021

6.10.2.2. Inventario

El inventario documental nos permitirá controlar las existencias y recuperar la

documentación siguiendo la organización de las series y sub series documentales, para el control
de inventarios se debe de implementar el siguiente formulario (ver anexo 10):
 114

Figura 8

Formulario de Control de Inventarios EMAVERDE

FORMULARIO "CONTROL DE INVENTARIO”

ARCHIVO CENTRAL

FECHA

FONDO
SUB FONDO
SECCION
SUB SECCION
SERIE
RESP. DEL INVENTARIO

Nº DE NOMBRE DE SERIE O FECHAS EXTREMAS Número Ubicación Estado de conservacion

CODIGO Tomo Soporte
ORDEN EXPEDIENTE DOCUMENTAL Inicial Final de Folios topografica Bueno Regular Malo
1
2
3
4
5
6
7
8

Firma y Sello Verificacion de

VoBo Inmediato Superior OBSERVACIONES
Inventario

Fecha :

Fuente: Elaboración Propia, 2021

6.10.2.3. Control de préstamo de documentos

El formulario de préstamo documental permitirá saber que usuario o solicitante

tiene un determinado expediente o documento, para este control proponemos el
siguiente formulario de préstamo documental (ver anexo 11).
 115

Figura 9

Formulario de Préstamo Documental EMAVERDE

FORMULARIO DE PRESTAMO DOCUMENTAL

I. SOLICITUD

FECHA DE SALIDA
UNIDAD SOLICITANTE
NOMBRE DEL SOLICIANTE
CARGO QUE DESEMPEÑA

DESCRIPCION GENERAL
Nº FECHAS EXTREMAS
NOMBRE DE SERIE DOCUMENTAL N° FOJAS
INICIO FIN
1
2
3
4

VoBo DEL INMEDIATO SUPERIOR FIRMA Y SELLO DEL SOLICITANTE

II. AUTORIZACIÓN

CARACTERÍSTICAS DOCUMENTALES:

VoBo DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO FIRMA Y SELLO DEL GERENTE

CENTRAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

III. DEVOLUCIÓN

OBSERVACIONES:

VoBo DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO FIRMA Y SELLO DEL GERENTE

CENTRAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Fuente: Elaboración Propia, 2021

 116

A partir de las actividades propuestas anteriormente, es importante considerar que

para su aplicación se requerirá de recursos humanos, tecnológicos y materiales que se
detallan en el siguiente punto.

6.11. Factibilidad

La importancia de la creación de un archivo central bien organizado y eficiente no puede

ser subestimada, especialmente en entornos donde la documentación y la información son vitales
para el funcionamiento adecuado de una organización. Los recursos juegan un papel
fundamental en la creación de un espacio que promueva la eficiencia en la gestión de archivos,
garantizando su preservación y fácil acceso.

Para una propuesta de creación de archivo dentro del estudio de factibilidad, conforme
a las actividades a desarrollar, los recursos que se solicitarán para la ejecución de esta
propuesta los siguientes recursos:

6.11.1. Recursos Humanos

Considerando el área de intervención, se solicitan en cuanto a los recursos humanos los

siguientes profesionales:

 Dos profesionales con formación a nivel licenciatura en Ciencias de la información, con

experiencia en archivística ya que deberá dominar la gestión de archivos que es
importante para los procesos de clasificación, conservación y almacenaje de documentos.

 Un profesional con formación a nivel licenciatura en Ciencias de la información, con

experiencia en atención al usuario y manejo de paquetes informáticos, de modo que
aplique sus conocimientos para la difusión de los documentos que es de suma
importancia para que los usuarios internos y externos accedan a la información
correspondiente.
 117

6.11.2. Recursos Materiales

Considerando el espacio físico con el cual se dispone en EMAVERDE, en cuanto a la

presente propuesta se formula una disposición de recursos materiales conforme la figura 5, por
lo cual se solicita:

 Mesa ejecutiva: Para su área de dirección, recomendamos una mesa ejecutiva

de diseño elegante y ergonómico, fabricada con materiales de calidad y con
espacio suficiente para trabajar de manera eficiente. Además, puede incluir
cajones y compartimentos adicionales para el almacenamiento de documentos y
otros objetos. (2 unidades)
 Mesa para escanear: Esta mesa deberá ser espaciosa y adaptable a las
necesidades de su equipo de escaneo. Debe tener la altura adecuada y ofrecer
suficiente superficie de trabajo para realizar esta tarea de forma cómoda y
eficiente. (2 unidades)
 Sillas: Proponemos sillas ergonómicas y cómodas para todos los usuarios de la
oficina. Estas sillas deben tener ajustes de altura, soporte lumbar y reposabrazos,
para asegurar una correcta postura durante largas horas de trabajo. (6 unidades)
 Sillas giratorias: Además de las sillas estándar, recomendamos contar con sillas
giratorias con ruedas, especialmente para los empleados que requieran movilidad
dentro de su espacio de trabajo. Estas sillas permiten una mayor flexibilidad y
comodidad al desplazarse de una tarea a otra. (3 unidades)
 Material de escritorio: Es esencial contar con un surtido completo de material de
escritorio, como bolígrafos, lápices, marcadores, papel bond, hojas de color,
scoch, pegamento, resaltadores, carpetas y otros elementos necesarios para
llevar a cabo las diferentes tareas en la unidad de archivo.
 Fichas de préstamo: Recomendamos la inclusión de fichas de préstamo para el
control y registro de los recursos que se soliciten o se presten dentro de la unidad
de archivo.
 Cajas normalizadas: Sugerimos la adquisición de cajas normalizadas, para
facilitar la organización y almacenamiento ordenado y seguro de la
documentación.
 118

 Estantes metálicos: Proponemos la instalación de estantes metálicos en el

archivo, para aprovechar al máximo el espacio disponible y facilitar el acceso a la
información de manera oportuna y eficiente. (10 unidades)
 Carros de archivo: Estos carros son útiles para el transporte de documentos
entre diferentes áreas de trabajo. Deben ser robustos y contar con ruedas
giratorias para facilitar su desplazamiento.

Además del mobiliario, también es importante contar con accesorios adicionales como,
guías de archivo, fichas de préstamo, fichas de recepción de documentos, que faciliten el proceso
de gestión y organización de los documentos.

Es fundamental que el mobiliario sea de buena calidad y diseño funcional, que se adapte
a las necesidades específicas del archivo y promueva un ambiente de trabajo eficiente, ordenado
y seguro.

6.11.3 Recursos tecnológicos

 Fotocopiadora: Le recomendamos la adquisición de una fotocopiadora de última

generación, que cuente con funcionalidades avanzadas, como escaneo a color,
impresión dúplex y una alta capacidad de papel. Esto permitirá maximizar la
productividad y eficiencia en sus tareas de copiado y escaneo. (1 unidad)
 Ordenadores: Proponemos la instalación de ordenadores de escritorio de alto
rendimiento, equipados con procesadores rápidos, memoria amplia y capacidad
de almacenamiento suficiente para cubrir las necesidades de su equipo. Además,
es importante contar con monitores de calidad, que permitan una visualización
nítida de la información. (4 unidades)
 Impresora: Proponemos la adquisición de una impresora de alta calidad, con
funcionalidades de impresión rápida y sin cables, para facilitar la impresión de
documentos desde distintos dispositivos móviles. (2 unidades)
 Router y cables LIAN: Es esencial contar con un router de alta velocidad y cables
de red LIAN para garantizar una conexión a internet estable y rápida.
 Scanner: Proponemos la adquisición de un scanner porque es una herramienta
que nos permite digitalizar documentos físicos y convertirlos a electrónicos.
Facilita el acceso a la información de manera eficiente y segura. (1 unidad)
 119

Considerando que dichos materiales se constituirán en activos fijos de la unidad a crear

y, que es necesario para la adecuada predisposición y conservación de archivos, en el entendido
de que como Archivo Central se plantea la circulación de documentos de interés institucional,
que tiene un valor significativo sobre todo para los usuarios.

6.12. Evaluación de la Propuesta

Para la evaluación de la propuesta en ejecución se propone:

 Inspecciones técnicas de los cargos ejecutivos para verificar el cumplimiento de

funciones.

 Auditorias Interna y Externa anuales para mejorar los procesos de gestión de archivos.

 Diagnóstico de Satisfacción del usuario en base al formato ya creado para la presente

investigación.

 Revisión de la base de datos.

 Número de visitas y descargas de documentos de la página web creada para el Archivo

Central EMAVERDE.

En tal sentido, dicha evaluación debe corresponder a agentes externos a EMAVERDE

para mantener la objetividad y a partir de los resultados, conclusiones y recomendaciones poder
mejorar los servicios o en caso de reportarse una satisfacción mantener y procurar elevar dichos
niveles, por lo cual se solicitará consultorías externas que dependerán en cuanto al presupuesto.
 120

6.13. Presupuesto

Teniendo en cuenta lo desarrollado para la ejecución de la propuesta de la creación del

Archivo Central de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación se planifica el
siguiente presupuesto:

Tabla 28

Presupuesto para la Creación del Archivo Central EMAVERDE

Descripción Cantidad Precio por Unidad en Bs. Total, en Bs

Escritorio para atención al
usuario 1 3.500 3.500

Escritorio de oficina 2 1.100 2.200

Silla giratoria de oficina 3 500 1.500

Mesa ejec*utiva 2 2.700 3.400

Silla de oficina 12 300 3.600

Ordenador i5 4 4.500 18.000

Impresora cannon 2 1.500 3.000

Scanner profesional 1 2.700 2.700

Fotocopiadora 1 9.000 9.000

Arc de 4 cajas 10 1.500 15.000

Estante metálico 10 700 7.000

Mesa para scanner 1 750 750

Material de escritorio Varios Por año 2.000

Archivadores 50 18 900

Cable LAN 100 m. 3 el metro 300

Internet 15 mgb 159 el mes 1.908

Fichas 2.000 1,5 3.000

 121

Hojas tamaño carta papel

10 35 350
bond

Servicio profesional Archivista 2 3.000 mes 72.000

Servicio atención usuario 1 2.500 30.000

TOTAL 180.108 Bs.

Fuente: Elaboración propia, 2021
 122

Capítulo VII

Conclusiones y Recomendaciones

En el presente apartado se procede a exponer las respectivas conclusiones y

recomendaciones respecto a la investigación denominada Creación del Archivo Central de la
Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación.

7.1. Conclusiones

A partir de la respectiva descripción y análisis de resultados conforme lo planteado para

esta investigación a continuación se establece las siguientes conclusiones:

 En relación a la pregunta principal de investigación que planteaba: ¿Será posible mejorar

la gestión de archivos a través de una propuesta de creación del Archivo Central para la
Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación?, se concluye que si es
posible mejorar dicha gestión de archivos porque precisamente se ha logrado cumplir el
objetivo general de establecer una propuesta de creación del Archivo Central para la
Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación en base al respectivo
análisis e interpretación de resultados obtenidos por medio de los instrumentos
seleccionados.

 Se puede concluir que el establecer una propuesta para la creación del Archivo Central
para la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación es de suma
importancia para dicha institución ya que cuenta con una serie de procesos que en la
actualidad solo acopia información en una serie de depósitos y unidades con lo cual se
corre el riesgo de no poder cumplir con las expectativas establecidas en el POA
institucional por la pérdida de información documental.

 Es así que fue posible recopilar información de la Empresa Municipal de Áreas Verdes,
Parques y Forestación para conocer la realidad de la misma, siendo que al ser una unidad
dependiente del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, está constantemente sometido
a evaluaciones o auditorias donde se señala que los documentos son d suma importancia
 123

para la toma de decisiones, empero el contar con un departamento u organización

especializada es una de las debilidades y al mismo tiempo amenaza institucional.

 Por otro lado, se identificó a través de la encuesta, de elaboración propia para el

diagnóstico de la gestión archivística de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques
y Forestación (Ver anexos), que los usuarios conciben dicha actividad con una calidad de
mala a regular precisamente por la falta de protocolos específicos y la incapacidad para
poder recuperar cierta documentación que son fundamentales para concluir o respaldar
otros procesos, siendo que estas circunstancias se vinculan con los lapsos de tiempo que
de acuerdo con los encuestados son largos, lo que conlleva a la insatisfacción de los
usuarios en tanto las actividades de recepción, identificación, clasificación y conservación
de documentación.

 Vinculado a lo anterior, se establece de acuerdo con la entrevista semi-estructurada, de

construcción propia y aplicada a funcionarios responsables de la Empresa Municipal de
Áreas Verdes, Parques y Forestación, que si bien existe la recepción de documentación
a partir de un archivo empírico instalado en dependencias de EMAVERDE, como tal no
existe un Archivo Central, siendo que esta unidad o departamento llegaría a ser una
necesidad perentoria para mejorar sus procesos y sobre todo la gestión documental, al
respecto también señalan los entrevistados que el presupuesto y un espacio físico
disponible sería una de la limitaciones que se podría cubrir si se lo propone en la
Panificación Operativa Anual, ya que al igual que los encuestados las y los entrevistados
perciben como una necesidad la creación de un Archivo Central.

 En este entendido se concluye que la creación de un Archivo Central depende de un

diagnóstico institucional previo ya que a través del mismo es posible conocer, comprender
e identificar la gestión de archivos y la necesidad de mejorar dichos procesos, sobre todo
desde el establecimiento de unidades fundamentales para la gestión archivística como es
en este caso la creación de un Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas
Verdes, Parques y Forestación.

 En síntesis y a modo de conclusión se establece la necesidad de una propuesta de

creación del Archivo Central para la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y
 124

Forestación para mejorar la gestión de archivos y por ende los procesos institucionales
en relación a la recepción, salida, conservación, préstamo y consulta documental.

7.2. Recomendaciones

Con base a lo expresado anteriormente, se tiene a bien verter las siguientes

recomendaciones:

 Es importante la recopilación documental previa a la aplicación de cualquier instrumento

de investigación ya que por medio de esta etapa se puede llegar a conocer la realidad del
ambiente y/o población a estudiar.

 En el caso del diagnóstico institucional es de suma importancia crear instrumentos

propios que respondan a la realidad de la institución o población a investigación.

 Se debe crear un buen ambiente con los usuarios a los cuales se pretende aplicar
instrumentos de investigación ya que su opinión y evaluación es fundamental para
identificar las necesidades y demandas institucionales.

 Para que una propuesta se adapte al contexto en necesario considerar no solo la realidad
de la institución sino la coyuntura en cuanto a los avances científicos y tecnológico, por
ello se un Archivo Central debe poder disponer la información tanto para usuarios internos
como externos para que a partir de los archivos se puedan gestionar proyectos que
beneficien a la institución en cuanto a su desarrollo.

 Se recomienda a EMAVERDE consolidar la propuesta desarrollada para fortalecer sus

procesos de ingreso de documentos, ya que el mantener los mismos de forma empírica
podría generar problemas al momento de la recuperación de información, por lo que la
propuesta mencionada responde a la coyuntura y necesidades institucionales.

 Se recomienda que una vez aplicada la propuesta se puedan ir verificando los progresos
o limitaciones para que a partir del equipo de profesionales se puedan ir adaptando a las
necesidades que puedan surgir en el desarrollo de la misma, ya que la evaluación
 125

permitirá perfeccionar constantemente el proyecto que es el fin de la archivística en tanto

la consolidación de la memoria documental de EMAVERDE.
 126

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 129

Anexos
 130

ANEXO 1
Árbol de Problemas

INCURRIR CRECIMIENTO
PERDIDA

EN LA NORMATIVA EXPONENCIAL DE LA
DE DOCUMENTOS

VIGENTE DOCUMENTACION FORMA

NO SE PUEDE MAL
OPORTUNA
FALTA DE
ACCEDER A LA ARCHIVAJE DE LA
PRECEDENTES DEL
DOCUMENTACION DE DOCUMENTACION
CONTROL DOCUMETAL
MENERA OPORTUNA ACUMULACIÓN DEALA DOCUMENTACIÓN
FALTA DE EN LOS

ARCHIVOS DE GESTIÓN POR NO CONTAR CON UN ARCHIVO

RECURSOS

DEFICIENTE NO SE CUENTA CON LOS NO SE UTILIZAN

S POLÍTICAS MEDIOS NECESARIOS PARA EL INSTRUMENTOS DE
ARCHIVÍSTICAS FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO DESCRIPCIÓN
NO SE DESCONOCI REDUCIDOCENTRAL NO FALTA NO SE
ARCHIVÍSTICA
REALIZA MIENTO DE LA AMBIENTE PARA CUENTA CON EL DE REALIZAN
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICA Y EL MOBILIARIO ELABORACIÓN TRANSFERENCI

ARCHIVÍSTICO SU FUNCIONAMIENT NECESARIO DE AS

EN SU ACUMULACION DE ANEXO
LA DOCUMENTACION 2 HA CUMPLIDO SU FACE ACTIVA EN LOS
QUE
IMPLEMENTACIÓN O DEL ARCHIVO PARA LA INVENTARIOS DOCUMENTALE
TOTALIDAD ARCHIVOS DE GESTION
EN EL FONDO O Árbol
CENTRAL UNIDADES ORGANIZACIONALES
de Objetivo
IMPLEMENTACIÓ DE EMAVERDE S ADECUADAS

DOCUMENTAL CONTROLAR Y N DE UN CENTRALIZAR LA

DESCRIBIR EL ARCHIVO
DOCUMENTACIÓN DISPERSADA

CONTENIDO DE LA CENTRAL
EN EL ARCHIVO CENTRAL
 131

ANEXO 2

Árbol de Objetivos
CONTROLAR Y CENTRALIZAR LA

DESCRIBIR EL DOCUMENTACIÓN DISPERSADA

CONTENIDO DE LA EN EL ARCHIVO CENTRAL

DOCUMENTACION
FACILITAR EL ACCESO GENERAR CONDICIONES GESTIONAR Y

A LA INFORMACIÓN ADECUADAS DE CONSERVACIÓN Y ADMINISTRAR EL

REQUERIDA O SOLICITADA BRINDAR SERVICIOS A LOS USUARIOS ARCHIVO CENTRAL

REDUCIRQUE LO REQUIERANDE LA DOCUMENTACIÓN

LA ACUMULACIÓN

EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y TRANSFERIRLAS A UN

IMPLEMENTAR INCORPORAR O ADAPTAR UN IMPLEMENTAR

TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO EN AMBIENTE ADECUADO PARA LA RECURSOS MATERIALES,

SU TOTALIDAD EN BASE A LA INSTAURACIÓN DE UN ARCHIVO TECNOLÓGICOS Y HUMANOS.

NORMATIVA ARCHIVÍSTICA CENTRAL PARA EMAVERDE

VIGENTE IMPLEMENTACIÓN DE REALIZAR LA

INSTRUMENTOS DE TRANSFERENCIA DE

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DOCUMENTOS AL ARCHIVO

CENTRAL
 132

ANEXO 3
CUESTIONARIO DIAGNÓSTICO
DE ARCHIVÍSTICA DE EMAVERDE
Sexo: V ( ) M ( ) EDAD:_______
Grado de Instrucción: Bachiller ( ) Técnico ( ) Universitario ( )
Tipo de Personal: Plazo fijo ( ) Eventual ( ) Otro:______________
Tiempo de servicio: 6 meses a 11 meses ( ) 1 a 3 años ( ) 3 años o más ( )

A continuación, encontrará una serie de frases en relación al servicio de archivaje

en EMAVERDE, por favor marque con una “X” la opción que considere se aproxima a su
forma de pensar bajo el siguiente esquema:
0=No existe 1=Malo 2=Regular 3=Bueno 4=Muy bueno
N° ITEM 0 1 2 3 4

1 El servicio de Archivo Central

de EMAVERDE es…
2 La infraestructura del Archivo
Central de EMAVERDE es…
3 La atención en la recepción
de Archivos de EMAVERDE
es…
4 La plataforma de información
para ingresar o solicitar un
Archivo de EMAVERDE es…
5 El protocolo de ingreso o
solicitud de Archivo en
EMAVERDE es…
6 Considero que la hoja de ruta
de ingreso o solicitud de un
Archivo de EMAVERDE es…
7 La clasificación y disposición
de Archivos en EMAVERDE
es…
8 El cumplimiento de plazos
para el ingreso, respuesta o
solicitud de Archivos en
EMAVERDE es…
9 El trabajo de conservación de
Archivos que realizan los
funcionarios de esta unidad
en EMAVERDE es…
10 El trabajo de Gestión de
Archivos para recepcionar y
 133

disponer de Archivos de
EMAVERDE es…
11 El trabajo de los funcionarios
de la unidad de Archivo en
cuanto a la evaluación de
Archivos y documentos para
el almacenamiento es…
12 Los Archivos y documentos
de EMAVERDE en cuanto a
la digitalización para el
almacenamiento de los
mismos es…
13 El software o plataforma
donde se almacena la
información digital de los
Archivos de EMAVERDE
es…
14 Los Archivos y documentos
físicos que son almacenados
en la unidad de Archivos de
EMAVERDE es…
15 La recuperación de Archivos
de EMAVERDE que ya
fueron almacenados es…
GRACIAS POR TU PARTICIPACIÓN.
 134

ANEXO 4
GUÍA DE ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO – EMAVERDE
NOMBRE:
EDAD:
SEXO: VARÓN ( ) MUJER ( )
GRADO DE INSTRUCCIÓN:
CARGO:
TIEMPO DE SERVICIO:
AREA DE TRABAJO:

1. ¿EXISTEN ALGUNA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿CÓMO

CALIFICA EL SERVICIO DE ESTE?

2. ¿CÓMO Y DONDE SE RECEPCIONAN LOS ARCHIVOS EN EMAVERDE?

3. ¿CONSIDERA IMPORTANTE LA CREACIÓN O FORTALECIMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿POR QUÉ?

4. ¿LOS ARCHIVOS QUE SE RECEPCIONAN EN EMAVERDE SON IMPORTANTES

PARA LA TOMA DE DECISIONES?

5. ¿EXISTEN MEDIDAS DE CUIDADO Y/O PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS QUE SON

RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

6. ¿SE DIGITALIZAN LOS ARCHVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

7. ¿SE CUENTA CON ALGUN SOFTWARE O PLATAFORMA VIRTUAL PARA LA

DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

8. ¿LA ACTUAL UNIDAD RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DE EMAVERDE

CUENTAN CON EL MOVILIARIO NECESARIO PARA EL ARCHIVAJE Y DISPOCIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?

9. ¿CÚAL ES EL TIEMPO QUE NORMALMENTE SE DEMORA PARA ENCONTRAR O

DISPONER DE UN ARCHIVO ALMACENADO EN EMAVERDE?

10. ¿EXISTE ALGUNA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS EN EMAVERDE? ¿CÚALES?
 135

ANEXO 5
GUÍA DE ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO – EMAVERDE
NOMBRE: FRANKLIN GUZMAN GIL II
EDAD: 54
SEXO: VARÓN ( X) MUJER ( )
GRADO DE INSTRUCCIÓN: LICENCIADO
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS
TIEMPO DE SERVICIO: 5 AÑOS
AREA DE TRABAJO: RECURSOS HUMANOS

1. ¿EXISTEN ALGUNA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿CÓMO

CALIFICA EL SERVICIO DE ESTE?

En este momento no contamos con una unidad de archivo que funcione como tal,
puesto que no, no contamos con un espacio acorde a un archivo central en la institución, por
lo que en este momento el servicio de archivo es deficiente debido a que no se está
centralizando la documentación que se encuentran en las diferentes oficinas.

2. ¿CÓMO Y DONDE SE RECEPCIONAN LOS ARCHIVOS EN EMAVERDE?

La documentación que se genera internamente y la que externa que se custodia en

EMAVERDE, se encuentran acumulándose en las diferentes oficinas de la institución, sin
embargo, en el caso de las unidades que generan gran cantidad de documentación como es el
caso de contabilidad, esa documentación se la traslada a un depósito que tenemos en el primer
nivel de la institución el cual se encuentra totalmente colapsado lo que nos impide poder
acceder a la documentación de gestiones pasadas.

3. ¿CONSIDERA IMPORTANTE LA CREACIÓN O FORTALECIMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿POR QUÉ?}

Creo que sería importante que contemos con un archivo central que funcione como
tal, esto con el fin de poder acceder a la documentación de manera oportuna.

4. ¿LOS ARCHIVOS QUE SE RECEPCIONAN EN EMAVERDE SON IMPORTANTES

PARA LA TOMA DE DECISIONES?

La documentación que se recepciona y se genera en la empresa, una vez que han

concluido su trámite se van acumulando en las diferentes unidades ya que, debido a la
ausencia de un archivo central, no se puede transferirlas al archivo central y esto a ocasionado
que la documentación se estropee y se extravié.

5. ¿EXISTEN MEDIDAS DE CUIDADO Y/O PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS QUE SON

RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?
 136

No existe ninguna medida vigente, o al menos no tenemos un reglamento o instructivo

que hable sobre el cuidado de los archivos, en algunos casos si se empastaron algunos
documentos.

6. ¿SE DIGITALIZAN LOS ARCHVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No contamos con una plataforma de digitalización de documentos ni contamos con

las herramientas que nos permitan digitalizar los documentos.

7. ¿SE CUENTA CON ALGUN SOFTWARE O PLATAFORMA VIRTUAL PARA LA

DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No contamos con software para archivo

8. ¿LA ACTUAL UNIDAD RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DE EMAVERDE

CUENTAN CON EL MOVILIARIO NECESARIO PARA EL ARCHIVAJE Y DISPOCIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?

No en su totalidad, se cuenta con un limitado número de estantes para archivo, esto

se debe a que el ambiente donde se guarda la documentación es reducido e insuficiente para
poder implementar más mobiliario.

9. ¿CÚAL ES EL TIEMPO QUE NORMALMENTE SE DEMORA PARA ENCONTRAR O

DISPONER DE UN ARCHIVO ALMACENADO EN EMAVERDE?

Se demora bastante ya que en el caso de documentación que se requiere consultar de

gestiones pasadas, no contamos con un inventario o base de datos que nos ayude a localizar
la documentación, lo que en algunos casos no logramos encontrarlos.

10. ¿EXISTE ALGUNA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS EN EMAVERDE? ¿CÚALES?

No contamos con una normativa para gestionar los archivos, en este momento
tenemos una propuesta de un manual de procesos y procedimientos para la administración
de los archivos que se encuentra en proceso de revisión para su posterior aprobación.
 137

ANEXO 6
GUÍA DE ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO – EMAVERDE
NOMBRE: WALKER ZUAZO GUZMAN
EDAD: 37
SEXO: VARÓN ( X ) MUJER ( )
GRADO DE INSTRUCCIÓN: ING. EN SISTEMAS
CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO
TIEMPO DE SERVICIO: 10 AÑO
AREA DE TRABAJO: UNIDAD ADMINISTRATIVA

1. ¿EXISTEN ALGUNA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿CÓMO

CALIFICA EL SERVICIO DE ESTE?

Bueno, la empresa como tal en este momento no cuenta con ambientes apropiados
para la implementación de un archivo central, esto es una de nuestras debilidades ya que por
el tema de presupuesto no hemos podido implementarla hasta el momento.

2. ¿CÓMO Y DONDE SE RECEPCIONAN LOS ARCHIVOS EN EMAVERDE?

Esta documentación recepcionada es decir la que llega de fuera de la empresa, es

recepcionada por la secretaria de GERENCIA GENERAL o la secretaria de la GERENCIA
ADMINISTRATIVA, posteriormente estas la derivan con hoja de ruta a la unidad que
corresponda el trámite.

3. ¿CONSIDERA IMPORTANTE LA CREACIÓN O FORTALECIMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿POR QUÉ?}

El archivo es una parte muy importante en toda institución ya que permite resolver
problemas estructurales y para la toma de decisiones, la información que se encuentra en los
documentos es única y con valor prioritario ya que llevan firmas de los funcionarios que se
encontraban a cargo en ese momento.

4. ¿LOS ARCHIVOS QUE SE RECEPCIONAN EN EMAVERDE SON IMPORTANTES

PARA LA TOMA DE DECISIONES?

Si es importante, pero también en la empresa internamente se genera mucha

documentación ya que al estar ligado al sector público se tiene que seguir muchos
procedimientos establecidos en la normativa vigente lo que ocasiona que se genere mucha
documentación.

5. ¿EXISTEN MEDIDAS DE CUIDADO Y/O PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS QUE SON

RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No existe ninguna medida establecida mediante normativa interna o un reglamento

específico la custodia de estos documentos se la hace en las diferentes oficinas de la empresa.
 138

6. ¿SE DIGITALIZAN LOS ARCHVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No se cuenta con el servicio de digitalización, pero considero que seria de gran utilidad
para nosotros.

7. ¿SE CUENTA CON ALGUN SOFTWARE O PLATAFORMA VIRTUAL PARA LA

DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No contamos con un software específico para los documentos

8. ¿LA ACTUAL UNIDAD RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DE EMAVERDE

CUENTAN CON EL MOVILIARIO NECESARIO PARA EL ARCHIVAJE Y DISPOCIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?

No cuenta con un mobiliario acorde a las necesidades de un archivo central

9. ¿CÚAL ES EL TIEMPO QUE NORMALMENTE SE DEMORA PARA ENCONTRAR O

DISPONER DE UN ARCHIVO ALMACENADO EN EMAVERDE?

En el caso de la documentación de gestiones pasadas se demora bastante ya que la

documentación no se encuentra organizada bajo un sistema.

10. ¿EXISTE ALGUNA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS EN EMAVERDE? ¿CÚALES?

No contamos con ningún reglamento o normativa para la administración de los

documentos, cada unidad la resguarda bajo su propio criterio.
 139

ANEXO 7
GUÍA DE ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO – EMAVERDE
NOMBRE: EFRAIN RAMOS CUELLAR
EDAD:38
SEXO: VARÓN ( X ) MUJER ( )
GRADO DE INSTRUCCIÓN: LICENCIATURA
CARGO: JEFE FINACIERO
TIEMPO DE SERVICIO: 12 AÑOS
AREA DE TRABAJO: UNIDAD FINANCIERA

1. ¿EXISTEN ALGUNA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿CÓMO

CALIFICA EL SERVICIO DE ESTE?

Contamos con una unidad de archivo que no presta todos sus servicios en su totalidad,
esto se debe a que no cuenta con un ambiente adecuado para almacenar la documentación
que debería de estar en el archivo y no en todas las dependencias de EMAVERDE, sería
complicado calificar el servicio que presta ya que debido a sus limitaciones hemos podido
resolver las necesidades de información que este debería resguardar

2. ¿CÓMO Y DONDE SE RECEPCIONAN LOS ARCHIVOS EN EMAVERDE?

Desde mi perspectiva, la documentación se encuentra en las diferentes unidades de la

empresa, en el caso de la documentación contable se encuentra en nuestro archivo bueno es
una forma de decir ya que están acumulándose uno sobre otro debido a la carencia de un
ambiente adecuado de archivo.

3. ¿CONSIDERA IMPORTANTE LA CREACIÓN O FORTALECIMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿POR QUÉ?}

Es muy importante que se establezca un el área de archivo en su totalidad con todos

sus recursos para un buen funcionamiento ya que considero una parte vital para el acceso a
la información y sobre todo acceder a ella de forma eficiente y rápida lo que nos permitirá
resolver problemas y tomar decisiones que beneficien a la empresa.

4. ¿LOS ARCHIVOS QUE SE RECEPCIONAN EN EMAVERDE SON IMPORTANTES

PARA LA TOMA DE DECISIONES?

Es muy importante, en estos momentos estamos respondiendo al GAMLP y al

Ministerio de Economía respondiendo a fiscalizaciones de las gestiones 2005 2006 en adelante,
el contar con un archivo independiente que cuente con todo lo necesario nos permitiría
resolver estos problemas con facilidad ya que al tener la documentación involucrada nos
permitiría respaldar nuestro trabajo.

5. ¿EXISTEN MEDIDAS DE CUIDADO Y/O PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS QUE SON

RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?
 140

Bueno, como Empresa no tenemos mediadas de protección que conozca uno de los
problemas más evidentes es la perdida de los documentos lo que es muy grave el contar con
un reglamento a lo mejor nos ayudaría a evitar estas perdidas

6. ¿SE DIGITALIZAN LOS ARCHVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

Esta es una tarea que la debería de llevar a cabo el archivo central pero al no contar
con todos los recursos en el archivo esta tarea no se la lleva a cabo pero sería importante para
nosotros digitalizar la documentación.

7. ¿SE CUENTA CON ALGUN SOFTWARE O PLATAFORMA VIRTUAL PARA LA

DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No se cuenta con un software, podría mencionar el único que se utiliza para las hojas
de ruta pero esto no es un sistema que nos ayude a administrar los documentos sería
interesante poder perfeccionar este sistema para tener un mejor control.

8. ¿LA ACTUAL UNIDAD RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DE EMAVERDE

CUENTAN CON EL MOVILIARIO NECESARIO PARA EL ARCHIVAJE Y DISPOCIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?

En este momento no contamos con mobiliario necesario, a lo mejor si contáramos con

un ambiente propicio para el archivo, hubiéramos podido implementar un mobiliario acorde
a lo requerido.

9. ¿CÚAL ES EL TIEMPO QUE NORMALMENTE SE DEMORA PARA ENCONTRAR O

DISPONER DE UN ARCHIVO ALMACENADO EN EMAVERDE?

Se demora bastante, en algunos casos no encontramos la documentación que

necesitamos.

10. ¿EXISTE ALGUNA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS EN EMAVERDE? ¿CÚALES?

En su momento había algunas propuestas no aprobadas lamentablemente.

 141

ANEXO 8
GUÍA DE ENRTEVISTA SEMI-ESTRUCTURADA
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO – EMAVERDE
NOMBRE: BRENDA QUILLA MONROY
EDAD: 34
SEXO: VARÓN ( ) MUJER ( X )
GRADO DE INSTRUCCIÓN: LICENCIATURA
CARGO: ENCARGADA DE TRIBUTACION
TIEMPO DE SERVICIO: 5 AÑOS
AREA DE TRABAJO: UNIDAD FINANCIERA

1. ¿EXISTEN ALGUNA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿CÓMO

CALIFICA EL SERVICIO DE ESTE?

Si hay un área de archivo, pero al parecer carece de espacio es muy reducido y está
muy lleno de documentos, por lo que vi es muy complicado buscar documentos por esa
limitante.

2. ¿CÓMO Y DONDE SE RECEPCIONAN LOS ARCHIVOS EN EMAVERDE?

En mi caso se encuentran en mi unidad ya que no es posible hacer una transferencia

al archivo debido a la falta de espacio.

3. ¿CONSIDERA IMPORTANTE LA CREACIÓN O FORTALECIMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿POR QUÉ?}

Debería de acondicionarse un espacio óptimo para el archivo de la Empresa asi

podríamos mandar la documentación de las diferentes unidades al archivo y que se gestione
lo más óptimo posible

4. ¿LOS ARCHIVOS QUE SE RECEPCIONAN EN EMAVERDE SON IMPORTANTES

PARA LA TOMA DE DECISIONES?

Es muy importante en especial cuando se tiene que dar respuesta a asuntos de

gestiones pasadas en la que se necesita la documentación de respaldo, en mi caso me es
necesario las declaraciones que se hiso en gestiones pasadas ante el servicio nacional de
impuestos y también las facturas emitidas a EMAVERDE

5. ¿EXISTEN MEDIDAS DE CUIDADO Y/O PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS QUE SON

RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No conozco ninguna medida que se aplique, pero sería importante contar con una
guía para los documentos.

6. ¿SE DIGITALIZAN LOS ARCHVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

En mi área no digitalizamos los documentos, tampoco contamos con los equipos

necesarios para realizar este trabajo.
 142

7. ¿SE CUENTA CON ALGUN SOFTWARE O PLATAFORMA VIRTUAL PARA LA

DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No contamos con software para los documentos.

8. ¿LA ACTUAL UNIDAD RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DE EMAVERDE

CUENTAN CON EL MOVILIARIO NECESARIO PARA EL ARCHIVAJE Y DISPOCIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?

Debería de contar con mobiliario acorde como estantería para los documentos, pero
con el espacio que tiene el archivo y el colapso de documentos no cuenta con estos muebles

9. ¿CÚAL ES EL TIEMPO QUE NORMALMENTE SE DEMORA PARA ENCONTRAR O

DISPONER DE UN ARCHIVO ALMACENADO EN EMAVERDE?

En el caso de gestiones pasadas se tarda bastante en encontrar documentación ya que

no hay un detalle de estos documentos que nos permitan localizarlos con facilidad.

10. ¿EXISTE ALGUNA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS EN EMAVERDE? ¿CÚALES?

No hay ninguna normativa vigente que tenga conocimiento.

 143

ANEXO 9
GUÍA DE ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO – EMAVERDE
NOMBRE: CACILDA QUISPE QUISPE
EDAD: 33
SEXO: VARÓN ( ) MUJER ( X )
GRADO DE INSTRUCCIÓN:ABOGADA
CARGO: ASESORA LEGAL
TIEMPO DE SERVICIO: 6 AÑOS
AREA DE TRABAJO: ASESORÍA LEGAL

1. ¿EXISTEN ALGUNA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿CÓMO

CALIFICA EL SERVICIO DE ESTE?

No contamos con una unidad de archivo que funcione como tal, puesto que no
contamos con un espacio acorde a un archivo central en la institución, por lo que en este
momento el servicio de archivo es deficiente debido a que no se está centralizando la
documentación que se encuentran en las diferentes oficinas.

2. ¿CÓMO Y DONDE SE RECEPCIONAN LOS ARCHIVOS EN EMAVERDE?

Nuestra documentación que generamos internamente y la que externa que se custodia

en la Empresa, se encuentran acumulándose en las diferentes unidades organizacionales de
la Empresa, esto debido a que no contamos con un archivo para transferirlas, en el caso de la
documentación de mi unidad se encuentra resguardada en mi oficina desde el momento que
se inauguró la Empresa es decir desde el año 2003.

3. ¿CONSIDERA IMPORTANTE LA CREACIÓN O FORTALECIMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRAL DE EMAVERDE? ¿POR QUÉ?

Se debería de fortalecer y darle más importancia a la unidad de archivo, de igual

manera debería de asignársele presupuesto claro previa planificación a través de un POA,
esta sería la forma más factible de fortalecer la unidad.

4. ¿LOS ARCHIVOS QUE SE RECEPCIONAN EN EMAVERDE SON IMPORTANTES

PARA LA TOMA DE DECISIONES?

Todo tipo de documentación es importante para tomar decisiones en cualquier

unidad, además de tenerlas clasificadas y ordenadas para acceder a los documentos que uno
requiere lo más rápido posible.

5. ¿EXISTEN MEDIDAS DE CUIDADO Y/O PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS QUE SON

RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

No contamos con medidas de cuidado y protección para los documentos, debería de

haber un manual de conservación para los documentos lo que repito que a través de un POA
para el archivo se empezaría resolver las falencias del mismo
 144

6. ¿SE DIGITALIZAN LOS ARCHVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

Sería ideal contar con la documentación digitalizada bajo un sistema en todas las
unidades de la Empresa, lo que veo poco factible por el bajo presupuesto asignado a la
Empresa ya que requeriríamos de equipos para digitalizar la documentación.

7. ¿SE CUENTA CON ALGUN SOFTWARE O PLATAFORMA VIRTUAL PARA LA

DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS RECEPCIONADOS EN EMAVERDE?

Bo tengo conocimiento que contemos con un software para los documentos.

8. ¿LA ACTUAL UNIDAD RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DE EMAVERDE

CUENTAN CON EL MOVILIARIO NECESARIO PARA EL ARCHIVAJE Y DISPOCIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?

Es un espacio muy reducido el que cuenta el archivo, debería de acondicionarse un

ambiente con más espacio, y repito: debería de tener su POA poder ejecutar los gastos
necesarios e implementar un archivo con todos sus recursos de tecnología y mobiliario

9. ¿CÚAL ES EL TIEMPO QUE NORMALMENTE SE DEMORA PARA ENCONTRAR O

DISPONER DE UN ARCHIVO ALMACENADO EN EMAVERDE?

Se demora bastante, cuando requiero documentación de respaldo a otras unidades,

estas se demoran bastante en remitirme esta información, lo que la implementación de un
archivo central nos permitiría agilizar el trabajo en las diferentes unidades.

10. ¿EXISTE ALGUNA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS EN EMAVERDE? ¿CÚALES?

Lamentablemente dentro de la normativa interna, no contamos con ninguna

normativa.
 145

ANEXO 10
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES
DOCUMENTALES

CUADRO DE CLASIFICACION
FONDO DOCUMETAL:
EMPRESA MUNICIPAL DE AREAS VERDES PARQUES Y FORESTACION
PRESCRIPCION
COD. SUB FONDO SECCION SUB SECCION SERIE SUB SERIE
ARCHIVISTICA
GG-01 INFORMES 2 AÑOS

GG-02 NOTAS INTERNA 2 AÑOS

GG-03 CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS

CORRESPONDENCIA

GG-04 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS

GERENCIA
GENERAL ORDENES DE
GG-05 2 AÑOS
SERVICIO

INSTRUCTIVOS DE
GG-06 2 AÑOS
PRECIDENCIA
INSTRUCTIVOS

GG-07 INSTRUCTIVOS 2 AÑOS

ORDENES DE
GG-08 2 AÑOS
DESPACHO
GG-AI-01 INFORMES 2 AÑOS
GERENCIA AUDITORIA
GG-AI-02 GENERAL INTERNA NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
 146

GG-AI-03 CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS

CORRESPONDENCIA

GG-AI-04 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS

AUDITORIA DE
GG-AI-05 3 AÑOS
CONFIABILIDAD

AUDITORIAS
GG-AI-06 3 AÑOS
ESPECIALES

SEGUIMIENTO Y
GG-AI-07 CONTROL DE 3 AÑOS
AUDITORIAS

GG-AL-01 INFORMES 2 AÑOS

INFORMES
GG-AL-02 INFORME LEGAL 3 AÑOS
GG-AL-03 NOTAS INTERNAS 2 AÑOS

GG-AL-04 CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS

CORRESPONDENCIA
GG-AL-05 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS

GG-AL-06 CONTRATOS PERSONAL 5 AÑOS

ACCESORIA LEGAL
CONTRATOS
CONTRATO DE BIENES Y
GG-AL-07 5 AÑOS
SERVICIOS

GG-AL-08 RESOLUCIONES 4 AÑOS

GG-AL-09 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 5 AÑOS

PROCESOS

GG-AL-010 PROCESOS LABORALES 5 AÑOS

 147

GG-AL-011 PROCESOS TRIBUTARIOS 5 AÑOS

GG-PDI-01 INFORMES 2 AÑOS

INFORMES
GG-PDI-02 2 AÑOS
TÉCNICOS
GG-PDI-03 NOTAS INTERNAS 2 AÑOS

GG-PDI-04 CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS

PLANIFICACIÓN Y CORRESPONDENCIA
GG-PDI-05 GERENCIA CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
DESARROLLO
GENERAL
INSTITUCIONAL
PLAN OPERATIVO
GG-PDI-06 3 AÑOS
ANUAL – POA
PLAN OPERATIVO
GG-PDI-07 ANUAL INDIVIDUAL - 3 AÑOS
POAI
PLAN ESTRATÉGICO
GG-PDI-08 3 AÑOS
INSTITUCIONAL - PEI
GG-CO-01 INFORMES 2 AÑOS
GG-CO-02 NOTAS INTERNAS 2 AÑOS

GG-CO-03 CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS

GG-CO-04 GERENCIA CORRESPONDENCIA ESTERNA 2 AÑOS

COMERCIALIZACIÓN
GENERAL
GG-CO-05 VENTA DE BIENES 2 AÑOS

GG-CO-06 SERVICIOS GAMLP 2 AÑOS

SERVICIOS
GG-CO-07 SERVICIOS A TERCEROS 2 AÑOS

GAF-01 INFORMES 2 AÑOS

GAF-02 GERENCIA NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
ADMINISTRAT
GAF-03 IVA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
FINANCIERA CORRESPONDENCIA
GAF-04 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
 148

ORDENES DE
GAF-05 2 AÑOS
SERVICIO
GAF-06 INSTRUCTIVOS 2 AÑOS
MINISTERIO DE
GAF-07 ECONOMÍA Y 3 AÑOS
FINANZAS PUBLICAS
GAF-08 AUDITORIA GAMLP 3 AÑOS
GAF-JF-01 INFORMES 2 AÑOS
GAF-JF-02 NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
GERENCIA
GAF-JF-03 ADMINISTRAT JEFATURA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
IVA FINANCIERA CORRESPONDENCIA
GAF-JF-04 FINANCIERA CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS

ANÁLISIS
GAF-JF-05 2 AÑOS
FINANCIERO
GAF-JF-
INFORMES 2 AÑOS
CO-01
GAF-JF-
NO TAS INTERNAS 2 AÑOS
CO-02
GAF-JF-
GERENCIA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
CO-03
ADMINISTRAT JEFATURA CORRESPONDENCIA
CONTABILIDAD
GAF-JF- IVA FINANCIERA
CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
CO-04 FINANCIERA
GAF-JF- COMPROBANTES
5 AÑOS
CO-05 CONTABLES
GAF-JF- ESTADOS
5 AÑOS
CO-06 FINANCIEROS
GAF-JF-
INFORMES 2 AÑOS
TES-01
GAF-JF-
NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
TES-02
GERENCIA
GAF-JF- ADMINISTRAT JEFATURA
TESORERÍA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
TES-03 IVA FINANCIERA
CORRESPONDENCIA
GAF-JF- FINANCIERA
CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
TES-04
GAF-JF-
CONCILIACIONES 2 AÑOS
TES-05
 149

GAF-JF-
EXTRACTOS 2 AÑOS
TES-06
GAF-JF-
CHEQUES 2 AÑOS
TES-07
GAF-JF-
INFORMES 2 AÑOS
PRE-01
GAF-JF-
NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
PRE-02
GAF-JF-
CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
PRE-03 GERENCIA CORRESPONDENCIA
GAF-JF- ADMINISTRAT JEFATURA
PRESUPUESTO CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
PRE-04 IVA FINANCIERA
GAF-JF- FINANCIERA
PREVENTIVO 2 AÑOS
PRE-05
GAF-JF-
CONCILIACIONES 2 AÑOS
PRE-06
GAF-JF- TRASPASO
2 AÑOS
PRE-07 PRESUPUESTARIO
GAF-JF-
INFORMES 2 AÑOS
TRI-01
GAF-JF-
NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
TRI-02
GAF-JF-
CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
TRI-03
CORRESPONDENCIA
GAF-JF-
CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
TRI-04
GAF-JF- GERENCIA BANCARIZACION 5 AÑOS
TRI-05 ADMINISTRAT JEFATURA
TRIBUTACION
GAF-JF- IVA FINANCIERA
FINANCIERA LIBRO DE VENTAS 5 AÑOS
TRI-06
LIBROS
GAF-JF-
LIBRO DE COMPRAS 5 AÑOS
TRI-07
GAF-JF-
DOCIFICACION 3 AÑOS
TRI-08
GAF-JF-
FACTURAS 5 AÑOS
TRI-09
GAF-JF-
RC-IVA 2 AÑOS
TRI-10
GAF-JA-01 INFORMES 2 AÑOS
 150

GAF-JA-02 NOTAS INTERNAS 2 AÑOS

GERENCIA
GAF-JA-03 ADMINISTRAT JEFATURA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
IVA ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA
FINANCIERA
GAF-JA-04 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS

GAF-JA-
INFORMES 2 AÑOS
CC-01
GAF-JA-
NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
CC-01
GAF-JA-
CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
CC-02
CORRESPONDENCIA
GAF-JA-
CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
CC-03

GAF-JA- GERENCIA ORDENES DE COMPRA DE

COMPRAS Y 2 AÑOS
CC-04 ADMINISTRAT JEFATURA BIENES
CONTRATACIONE ORDENES
IVA ADMINISTRATIVA
S
GAF-JA- FINANCIERA
ORDENES DE SERVICIOS 2 AÑOS
CC-05
GAF-JA- NOTAS DE
2 AÑOS
CC-06 ADJUDICACION
GAF-JA-
LICITACIONES 2 AÑOS
CC-07
GAF-JA-
PROCESOS SICOES 2 AÑOS
CC-08
GAF-JA-
PROCESOS AMPE 2 AÑOS
CC-09
GAF-JA-
INFORMES 2 AÑOS
AF-01
GAF-JA-
NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
AF-01
GAF-JA- GERENCIA CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
AF-02 ADMINISTRAT JEFATURA
ACTIVOS FIJOS CORRESPONDENCIA
GAF-JA- IVA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
AF-03
GAF-JA-
INVENTARIOS 2 AÑOS
AF-04
GAF-JA-
SEGUROS 2 AÑOS
AF-05
 151

GAF-JA-
POLIZAS 2 AÑOS
AF-06
PAPELES DE
GAF-JA-
PROPIEDAD DE 2 AÑOS
AF-07
BIENES MUEBLES
GAF-JA- TRANSFERENCIA DE
2 AÑOS
AF-08 BIENES
GAF-JA- SOAT E INSPECCION
2 AÑOS
AF-09 VEHICULAR
GAF-JA-AL-
PROCESOS AMPE 2 AÑOS
01
GAF-JA-AL-
INFORMES 2 AÑOS
02
GAF-JA-AL-
NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
03
GAF-JA-AL-
CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
04
CORRESPONDENCIA
GAF-JA-AL- GERENCIA
CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
05 ADMINISTRAT JEFATURA
ALMACEN
IVA ADMINISTRATIVA ENTRADA DE
GAF-JA-AL- FINANCIERA
MATERIALES Y 2 AÑOS
06
SUMINISTROS
SALIDA DE
GAF-JA-AL-
MATERIALES Y 2 AÑOS
07
SUMINISTROS
GAF-JA-AL-
RE - INGRESOS 2 AÑOS
08
GAF-JA-AL-
KARDEX 2 AÑOS
09
GO-01 INFORMES 2 AÑOS
GO-02 NOTAS INTERNAS 2 AÑOS

GO-03 CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS

GERENCIA DE CORRESPONDENCIA
OPERACIONE
GO-04 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
S
PLANILLA DE
GO-05 2 AÑOS
MANTENIMIENTO
PLANILLA DE
GO-06 2 AÑOS
CONSTRUCCION
 152

PLANILLA DE
GO-07 2 AÑOS
PRODUCCION
GO-08 PROYECTOS GAMLP 2 AÑOS
PROYECTOS
GO-09 2 AÑOS
TERCEROS
GPJE-01 INFORMES 2 AÑOS
GPJE-02 GERENCIA DE NOTAS INTERNAS 2 AÑOS
PARQUES,
GPJE-03 JARDINES Y CORRESPONDENCIA INTERNA 2 AÑOS
ESPACIOS CORRESPONDENCIA
GPJE-04 CORRESPONDENCIA EXTERNA 2 AÑOS
 153

ANEXO 11
REGLAMENTO DE ARCHIVO
Pág. 0 de 25
 HOJA DE CONTROL

INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del documento: Reglamento de Archivo

Código GAF-UA-REG-ARCH-01

Versión: 1

Área Organizacional Gerencia Administrativa Financiera

Unidad Organizacional Unidad Administrativa

VERSIONES
Versión Fecha Descripción
1 Abril 2023 Nuevo Reglamento

FIRMAS
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

05/04/2023

Pág. 1 de 28
 Contenido
CAPÍTULO I4
GENERALIDADES ............................................................................................................................. 4
ARTÍCULO 1 OBJETO. ................................................................................................................. 4
ARTÍCULO 2 OBJETIVOS. ........................................................................................................... 4
ARTÍCULO 3 FINALIDAD. ........................................................................................................... 4
ARTÍCULO 4 CUMPLIMIENTO .................................................................................................... 4
ARTÍCULO 5 MARCO NORMATIVO ........................................................................................ 4
ARTÍCULO 6 PRINCIPÍOS ARCHIVISTICOS DE ORGANIZACIÓN ...................................... 5
ARTÍCULO 7 DIFUSIÓN. .............................................................................................................. 6
ARTÍCULO 8 CAPACITACIÓN .................................................................................................. 6
ARTÍCULO 9 INCUMPLIMIENTO................................................................................................ 6
ARTÍCULO 10 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ....................................................................... 6
ARTÍCULO 11 DEFINICIONES .................................................................................................. 6
CAPÍTULO II8
TIPOS DE ARCHIVO ......................................................................................................................... 8
ARTÍCULO 12 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS .......................................................... 8
ARTÍCULO 13 ARCHIVO DE GESTIÓN. .................................................................................. 9
ARTÍCULO 14 ARCHIVO CENTRAL......................................................................................... 9
DOCUMENTO DE ARCHIVO .......................................................................................................... 9
ARTÍCULO 15 CARACTERÍSTICAS .......................................................................................... 9
ARTÍCULO 16 CICLO VITAL ................................................................................................... 10
ARTÍCULO 17 FASES ................................................................................................................ 10
CAPÍTULO IV11
RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS ........................................................................................... 11
ARTÍCULO 18 PERFIL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL ............................... 11
ARTÍCULO 19 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL ..................... 11
ARTÍCULO 20 RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTION .............................................. 12
ARTÍCULO 21 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ............... 12
CAPÍTULO V13
RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES ........................................................................................... 13

Pág. 2 de 28
ARTÍCULO 22 RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES DOCUMENTALES. .......................... 13
CAPÍTULO VI13
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ........................................................................... 13
ARTÍCULO 23 ORGANIZACIÓN BÁSICA GENERAL ......................................................... 13
ARTÍCULO 24 TAREAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN .......... 14
CAPÍTULO VII17
GESTIONES DOCUMENTALES ...................................................................................................... 18
ARTÍCULO 25 CONSERVACION PREVENTIVA................................................................... 17
ARTÍCULO 26 SERVICIO DE PRESTAMO DOCUMENTOS ................................................. 18
CAPÍTULO VIII18
PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS. ......................................................................................... 18
19
ARTÍCULO 28 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ................................................................ 19
ARTÍCULO 29 RESCATE DOCUMENTAL ............................................................................... 20
ARTÍCULO 30 ELIMINACIÓN O DESCARTE ........................................................................ 20
ANEXOS.............................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

Pág. 3 de 28
 REGLAMENTO DE ARCHIVO
Gerencia Administrativa Financiera
Versión: 1 Código: GAF-UA-REG-ARCH-01

CAPÍTULO I
GENERALIDADES

ARTÍCULO 1 OBJETO.

Regular y normar la aplicación de los procesos de la Administración de los Documentos de

la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación – EMAVERDE que optimice el
manejo, mantenimiento, organización y administración de los documentos.

ARTÍCULO 2 OBJETIVOS.

a) Dictar políticas y directrices en materia archivística en el ámbito institucional.

b) Garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y

administración de la documentación que se ha producido y se produce en los
diferentes archivos de gestión de la Empresa.

c) Colaborar en materia archivística con todas las dependencias de la Empresa en la

búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento de la gestión l de
los Archivos.

ARTÍCULO 3 FINALIDAD.

Tener un instrumento técnico normativo que estandarice los procedimientos administrativos

del archivo, los mismos que deberán garantizar la preservación y conservación del acervo
documental de EMAVERDE, y la oportuna atención de los usuarios en general.

ARTÍCULO 4 CUMPLIMIENTO

El presente Reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio de todos los

funcionarios de EMAVERDE, sin excepción.

ARTÍCULO 5 MARCO NORMATIVO

La gestión documental de EMAVERDE se sustenta en las siguientes normas legales:

 Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia.

 Ley N° 2341 de 23 de abril de 2002, Ley de Procedimiento Administrativo.

 Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990, Ley de Administración y Control

Gubernamentales.

 Decreto Supremo N° 27329 de 31 de enero de 2004, que tiene por objeto el de

Procurar la Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental.

Pág. 4 de 25
 REGLAMENTO DE ARCHIVO
Gerencia Administrativa Financiera
Versión: 1 Código: GAF-UA-REG-ARCH-01

 Decreto Supremo N° 27113 de 23 de julio de 2003, Reglamento de Procedimiento

Administrativo.

 Decreto Supremo Nº 23934, de 23 de diciembre de 1994, que determina criterios

para el manejo de documentación activa en los archivos de oficina.

 Decreto Supremo N° 22144 de 2 de marzo de 1989, dispone la preservación de las

documentaciones públicas en general.

 Decreto Supremo N° 22145 de 11 de julio de 1989, establece las medidas de

urgencia inmediata para la preservación de las documentaciones inactivas en
general.

 Decreto Supremo N° 22146 de 02 de marzo de 1989, se encarga al Banco Central

de Bolivia la gestión conducente al establecimiento de un repositorio especial
donde se preserve y evalúe la destinación final de las documentaciones inactivas.

 Decreto Supremo Nº 13457 de 19 de agosto de 1979, que establece la urgencia de

adoptar disposiciones de emergencia, para preservar de la destrucción y
eliminación de documentos públicos.

 Decreto Supremo N° 13956 de 10 de septiembre de 1976, Declárase de utilidad

nacional el Programa de Desarrollo del Servicio de Archivos y Documentos Públicos
de Bolivia.

 Decreto Supremo N° 5758 de 13 de octubre de 1883, señala que el Archivo Nacional

de Bolivia es el establecimiento donde, por ley, debe conservarse la
documentación oficial y nacional que ya no está en uso.

ARTÍCULO 6 PRINCIPÍOS ARCHIVISTICOS DE ORGANIZACIÓN

Todos los archivos de la Empresa organizan, clasifican, y describen su documentación en

base a los Principios de Unidad, Procedencia, Respeto a la Estructura Organizacional y
Orden Original.

a) Principio de Unidad. Establece el respeto al asunto o tema del que trata un

documento por lo que no deben adjuntarse a ese, otros temas, aunque estén
relacionados.

b) Principio de Procedencia. Establece el respeto del archivo de gestión productor

que origino el documento por lo que no debe ser mezclado con otros.

c) Principio de Respeto a la Estructura Organizacional de la Empresa. Establece que

los documentos deben organizarse de acuerdo al Organigrama Funcional de la
Empresa.

Pág. 5 de 28
 REGLAMENTO DE ARCHIVO
Gerencia Administrativa Financiera
Versión: 1 Código: GAF-UA-REG-ARCH-01

d) Principio de Orden Original. Establece el respeto al orden secuencial con el que

se van acumulando los documentos en su ciclo vital o administrativo.

ARTÍCULO 7 DIFUSIÓN.

La Gerencia Administrativa Financiera mediante su Unidad Administrativa a través del

Encargado de Archivo Central, son responsables de la difusión del presente Reglamento de
Archivos.

ARTÍCULO 8 CAPACITACIÓN

La Gerencia Administrativa Financiera a través de su Unidad Administrativa, mediante el

Encargado de Archivo Central y en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos, son
encargados de planificar las actividades de capacitación y actualización de todo el
personal de EMAVERDE.

ARTÍCULO 9 INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento al Reglamento de Archivos generará responsabilidades y sanciones que

deriven de la base legal de este y de la normativa vigente de EMAVERDE.

ARTÍCULO 10 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El presente Reglamento podrá ser revisado por la Gerencia General a través del
Responsable de Planificación y/o la Unidad Administrativa mediante el Encargado de
Archivo Central, en función de la experiencia de su aplicación, modificación de la
normativa vigente, dinámica administrativa y/o de las modificaciones de la Estructura
Organizacional de EMAVERDE.

ARTÍCULO 11 DEFINICIONES

Para los efectos de este reglamento, los conceptos que a continuación se enuncian tienen
el siguiente significado:

 Archivalía: Documentación que ha finalizado su trámite administrativo según lo

prescribe la ley, y es conservada, organizada y facilitada en el Archivo Central.

 Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos, concernientes

al almacenamiento de Archivos y el tratamiento de sus fondos documentales.

 Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio

de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, a fin de su
conservación en el tiempo.

 Archivo Central: Archivo constituido por secciones documentales encargada de

administrar la archivalía de EMAVERDE.

Pág. 6 de 28
 REGLAMENTO DE ARCHIVO
Gerencia Administrativa Financiera
Versión: 1 Código: GAF-UA-REG-ARCH-01

 Archivo de Gestión: Son archivos donde se encuentra la prearchivalía y están bajo

la responsabilidad de cada funcionario (secciones) desde el momento que
producen su documentación.

 Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección, serie y subserie), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional y los
principios de procedencia y orden original.

 Ciclo Vital de los Documentos: Etapas por las que sucesivamente pasan los
documentos desde que se producen en el Archivos de Gestión u Oficina.

 Copia Reprográfica: Reproducción de documentos en fotocopias simples o

legalizadas.

 Custodia: Control y conservación adecuada de los fondos, cualquiera que sea la

titularidad de los mismos.

 Documentos de archivo: son conjuntos orgánicos de documentos que responden a

la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de información y
ejemplares únicos que determinan la actividad de la Empresa, los cuales, una vez
transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e
informativa, deberán ser transferidos al Archivo Central.

 Documentos de apoyo informativo: Los documentos de apoyo informativo están

conformados por documentos que han sido acumulados para servir de ayuda a la
gestión administrativa, pueden ser: fotocopias, folletos, resoluciones de instituciones
estatales (ministerios y otros), clasificadores institucionales, administrativos,
financieros y otros. Una vez cumplida su función informativa, estos pueden ser
reciclados, destruidas o transferidas al Archivo Central (según corresponda), como
de detalla a continuación:

i. Son copias no originales que solo proporcionan información de apoyo.

ii. No se considera patrimonio documental, se utiliza y se recicla.

iii. No se transfiere al Archivo Central.

iv. Mientras dure su función y para una buena utilización, es conveniente

agruparlas por categoría temática.

v. No se debe mezclar con los documentos de archivo.

vi. Tiene uso temporal y carece de valores documentales primarios

(administrativo, contable, fiscal, legal o técnico).

vii. Los materiales impresos (memorias, folletos, boletines, revistas y otras

publicaciones) o audiovisuales (videos, discos compactos y otros), emitidos
con carácter institucional y de interés informativo, deben formar parte de los
recursos documentales de una biblioteca, sin embargo, en la Empresa se debe
transferir al Archivo Central para su conservación y consulta.

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 REGLAMENTO DE ARCHIVO
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 Fondo: Es la denominación que se da al conjunto documental generada desde su

creación por la Empresa.

 Prearchivalía: Documentación que se encuentra en los archivos de gestión y que se

organiza de acuerdo a los principios de procedencia y orden original.

 Sección: Es la denominación que se da a los Archivos de Gestión creados por la

Empresa, que son productores de la documentación y encargados de su custodia.

 Serie Documental: Es el documento de archivo que nace como producto del

desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por los Archivos de gestión,
es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su
productor (se encuentran dentro de las secciones).

 Servicio Fedatario: Es la acción de dar fe pública y confirmar la autenticidad o la

validez de un documento. Una vez que el fedatario da fe, la copia puede utilizarse
en diversos trámites y procedimientos con la misma función que el documento
original.

 Sub Fondo: Es la denominación que se da a las Áreas de acuerdo a la Estructura

Organizacional de EMAVERDE, para determinar la procedencia de los documentos.

 Sub Series Documentales: Es el conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de
la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada
asunto.

 Unidad Documental: Archivísticamente, es el elemento fundamental de una serie

documental, la cual puede ser simple o compuesta.

 Unidad Documental Simple: Es la que se encuentra constituida por el mismo tipo

documental.

 Unidad Documental Compuesta: Es el expediente integrado por tipos documentales

de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo.

 Usuario Interno: Personal de EMAVERDE.

 Usuario Externo: Personas que no tienen un vínculo laboral con EMAVERDE.

CAPÍTULO II
TIPOS DE ARCHIVO

ARTÍCULO 12 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Para facilitar el acceso de la información oportuna, dar servicios documentales y, atención

eficiente, eficaz y ágil a los usuarios en general, se organizará el Archivo Institucional de
EMAVERDE con los siguientes tipos de archivo: i) Archivo de Gestión y ii) Archivo Central.

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ARTÍCULO 13 ARCHIVO DE GESTIÓN.

Es la sección1 donde se generan las unidades documentales que se encuentran en su fase

activa de conservación, y el responsable de su custodia debe aplicar las tareas de:
organización, conservación, uso y transferencia de la documentación.

Las funciones del archivo de gestión son:

 Organizar, clasificar y describir la documentación proveniente de las actividades

ordinarias en trámite sujeto a continua utilización y consulta.

 Llenar el “Formulario de Transferencia Documental”, cuando corresponda.

 Coordinar oportunamente con el Archivo Central la Transferencia, Rescate y

Descarte Documental.

ARTÍCULO 14 ARCHIVO CENTRAL

Es donde se administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor
administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas
de EMAVERDE centralizando la documentación que ya no es objeto de su uso frecuente,
pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser sujeto de consultas
con el fin de conservar, preservar y dar el servicio de información a los usuarios.

Las funciones del archivo de central son:

 Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades

archivísticas en el ámbito institucional.

 Conservar y preservar la documentación proveniente de los archivos de gestión.

 Coordinar y gestionar con los archivos de gestión la Transferencia, Rescate y

Descarte Documental.

 Otorgar el servicio fedatario de la documentación original en custodia y el servicio

de información oportuna a los usuarios, de acuerdo a requerimiento.

CAPÍTULO III
DOCUMENTO DE ARCHIVO

ARTÍCULO 15 CARACTERÍSTICAS

Los documentos de archivo deben cumplir con las siguientes características:

a. Valor Documental, que pueden ser primario (administrativo, legal y contable) y/o
segundario (técnico, fiscal, de apoyo informativo).

1
La designación formal de las secciones (archivos de gestión) será instruida mediante Gerencia Administrativa Financiera en
coordinación con el Responsable del Archivo Central.

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b. Carácter Seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al transcurrir el

tiempo constituye series documentales.

c. Carácter Orgánico, son parte de la estructura organizacional de la Empresa, su

existencia se debe a una persona o a la Empresa y alcanzan un sentido al
interrelacionarse.

d. Carácter Único, se refiere al testimonio único y garantía documental del acto

administrativo que se constituye como Patrimonio Documental de la Empresa (por
ejemplo: Memoria Institucional).

ARTÍCULO 16 CICLO VITAL

Se refiere al tiempo de permanencia de la documentación en los archivos y se clasifican

de la siguiente manera:

VALOR PRESCRIPCIÓN TIPO DE

CICLO VITAL
DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA ARCHIVO

De dos a 5
ACTIVA De Gestión
Años2

Administrativo
Fiscal 15 años
SEMI-ACTIVA Contable Central
Legal

Central
INACTIVA 30 años
Intermedio

PERMANENTE Informativo Indefinido Histórico

Fuente: Elaboración Propia en base a la normativa.

ARTÍCULO 17 FASES

Los documentos pasan por tres (3) fases desde que son creados para la gestión
administrativa hasta que pasan a ser patrimonio histórico documental, hecho que
condiciona su ubicación:

1) Fase activa, es la fase inicial, donde los documentos son más utilizados para la
tramitación y resolución de los asuntos diarios, durante la cual la documentación se
conservará en los Archivos de Gestión.

2
Los archivos de gestión pueden solicitar la trasferencia de documentos a partir de los dos (2) a cinco (5) años posterior
a su emisión, previa coordinación con el Responsable de Archivo Central.

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2) Fase semiactiva, es la segunda fase del ciclo vital de la documentación cuyo objeto
administrativo, Técnico y/o legal haya concluido; por lo tanto, la consulta de esos
documentos disminuye, aunque su valor administrativo aún está vigente y cualquier
actuación posterior puede devolverlos a la fase activa.

Como norma, una vez finalizada la fase activa, la documentación deberá permanecer
en el archivo de oficina correspondiente por el período que se determine en las tablas
de valoración de series, cuando existan. En caso contrario, será conservada por sus
productores y/o receptores durante la fase activa del ciclo vital de conservación
(hasta cinco (5) años), pasado dicho periodo, la documentación deberá ser
transferida al Archivo Central mediante los Formularios establecidos para el efecto en
el presente Reglamento.

En casos excepcionales y previa coordinación con el Responsable del Archivo Central,

se podrán realizar transferencias extraordinarias, es decir, la remisión eventual de
documentos por parte del archivo de gestión, motivada por circunstancias que
impidan su custodia, conservación, control o servicio, a través de los formularios
establecidos para el efecto, en el presente Reglamento.

3) Fase inactiva, una vez que haya prescrito el valor administrativo de los documentos, es
posible que éstos posean otros valores (históricos, testimoniales, etcétera.) que
planteen la necesidad de su conservación permanente, en cuyo caso, serán
transferidos al Archivo Central a través de los formularios establecidos para el efecto,
en el presente Reglamento.

En el supuesto de que una unidad o cargo (Archivo de gestión) sea suprimido de la

estructura organizacional y sus funciones no sean asumidas por otra, la documentación
que haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central a través de
los formularios establecidos para el efecto, en el presente Reglamento, sea cual sea su
antigüedad.

CAPÍTULO IV
RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS

ARTÍCULO 18 PERFIL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

El Responsable del Archivo Central es el Encargado de Archivos dependiente de la Unidad

Administrativa, quien deberá tener formación académica en Ciencias de la Información,
con gran capacidad de relacionamiento humano, ejecución y creatividad.

ARTÍCULO 19 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

Las funciones del Responsable de Archivo Central, son las siguientes:

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a) Aplicar los procesos de acumulación, organización, custodia y difusión de los

documentos en el Archivo Central.

b) Gestionar las actividades de capacitación y actualización al personal involucrado

en el manejo documental.

c) Dar servicios de préstamo, reprografía, legalización y consulta de documentación

original que se custodia en el Archivo Central,

d) Coordinar la elaboración del Cronograma de Transferencia Documental, con los

Archivos de Gestión.

e) Revisar y dar conformidad a las transferencias y rescates documentales solicitados

por los archivos de gestión.

f) Asignar una ubicación topográfica a la documentación transferida de los archivos

de gestión, complementando el “Formulario de Control de Inventario - EMAVERDE”
para facilitar el acceso a la información que se custodia en Archivo Central.

g) Dar asesoramiento técnico oportuno a todo el personal involucrado en el manejo

documental que lo requiera.

h) Desarrollar y promover toda actividad o tarea concerniente al campo de la

archivística y administración documental.

ARTÍCULO 20 RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTION

Los Responsables de los Archivos de Gestión (secretarias u otros), serán designados

mediante memorándum suscrito por la Gerencia General en coordinación con la Gerencia
Administrativa Financiera, a través de la Unidad de Recursos Humanos y el Responsable de
Archivo Central.

ARTÍCULO 21 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Las funciones de los Responsables del Archivo de Gestión son:

a) Mantener la documentación clasificada, organizada, ordenada y con inventarios

(descripción).

b) Asistir a las actividades de capacitación y actualización documental que promueva

la Gerencia Administrativa Financiera a través del Responsable de Archivo Central.

c) Transferir la documentación que haya cumplido su fase activa de conservación a

través del “Formulario de Transferencia Documental”, de acuerdo a lo establecido
en el Artículo 28, del presente reglamento.

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d) Elaborar, actualizar y presentar a Gerencia Administrativa Financiera el “Formulario

de Control de Inventario - EMAVERDE” debidamente llenado y suscrito por el
inmediato superior, al finalizar cada gestión fiscal.

e) Solicitar el asesoramiento técnico del Responsable de Archivo Central para

coordinar el tratamiento archivístico necesario.

f) Emitir fotocopias legalizadas de la documentación original que se encuentra bajo

su custodia, previa verificación con el Responsable de Archivo Central.

g) Realizar el préstamo de documentos bajo su custodia mediante el “Formulario de

Préstamo Documental”, para tener mayor control de la documentación y generar
responsabilidades en caso de pérdida o extravíos.

h) Llenar el formulario de seguimiento de transferencia documental.

CAPÍTULO V
RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES

ARTÍCULO 22 RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES DOCUMENTALES.

Todo el personal de EMAVERDE tiene las siguientes restricciones y prohibiciones:

a) Disponer de la documentación para otros fines que no sean propios de la Empresa.

b) Realizar actos que afecten o dañen los documentos en general.
c) Mantener la documentación suelta en desorden o dispersa.
d) Realizar préstamo de documentos a usuarios externos sin previa autorización de la
Gerencia General.
e) Sacar documentación fuera de la Empresa sin previa autorización.

CAPÍTULO VI
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

ARTÍCULO 23 ORGANIZACIÓN BÁSICA GENERAL

Los archivos de la Empresa deben organizar su documentación, según la magnitud de su

acervo y fusiones. La Organización de los archivos comprende tres fases:

a. RECOLECTAR. Conjunto de procedimientos de recolección, producción e ingreso de

documentos.

b. CONSERVAR. Tiene por objetivo procesar los documentos físicos y la información

contenida en ellos para su posterior utilización.

c. DIFUNDIR. Procedimientos dedicados a facilitar la accesibilidad a los documentos y

a la información con fines de consulta, préstamo, difusión e investigación.

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ARTÍCULO 24 TAREAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Las tareas archivísticas son responsabilidad del archivo central y los archivos de gestión y
son las siguientes: identificar, clasificar, ordenar, foliar, describir y ubicar físicamente la
documentación.

1) IDENTIFICAR

Es la operación que conduce al conocimiento de los archivos de gestión de EMAVERDE

y sus funciones a través de la normativa que los origina y de los tipos documentales
producidos como consecuencia en el ejercicio de sus actividades.

En este caso se trata de identificar qué archivos de gestión produjeron o recibieron el

documento, tomando en cuenta las acciones administrativas desarrolladas; se debe
proceder de acuerdo a los siguientes criterios:

 Determinar si ha recibido o producido el documento.

 Analizar el documento original recibido o la copia del documento que se ha

despachado.

 Identificar el tipo documental a través de la lectura, remitente, destinatario y la

referencia.
 Si no puede identificar el tipo documental, con la referencia del documento, lea
en forma exhaustiva el texto del documento y anexos si es que existieran.
 Si corresponde a un asunto que le compete a su archivo de gestión como
consecuencia de sus actividades debe de identificar el tipo documental
(Informes, Notas Internas, Correspondencia, etc.)
 Una vez identificado el tipo documental, debe proceder a efectuar con la
clasificación de la información.
 Si el documento no corresponde a un asunto que compete a su archivo de
gestión, debe identificar al Responsable de Archivo de Gestión encargado de su
custodia, procede con la devolución del documento, mediante acta con el visto
bueno de su inmediato superior y el Responsable de Archivo Central.

2) CLASIFICAR

La documentación será clasificada de acuerdo a la estructura organizacional de la

Empresa, en forma descendente, como se describe a continuación:
i. Estructura: De acuerdo a la estructura organizacional de la Empresa, se debe
clasificar la documentación, como sigue:
 FONDO EMAVERDE
 SUB-FONDO GAF
 SECCIÓN URH3

3
Sigla del Archivo de Gestión, que será asignada mediante instructivo de Gerencia Administrativa Financiera en coordinación
con el Responsable del Archivo Central.

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 SERIE FILES DE PERSONAL

 SUB SERIE PERSONAL EVENTUAL
ii. Codificación: Los Archivos de Gestión, solicitarán al Archivo Central los códigos
que necesiten para la identificación de los Archivadores, Colectores y Cajas de
Archivo donde conservaran las series documentales que se registraran en la Base
de datos. Por ejemplo GAF/UA/ALM/S.MAT/2021:

 SUB-FONDO GAF (Gerencia Administrativa Financiera)

 SECCIÓN ALM (Almacenes)
 SERIE S.MAT (Salidas de Material)

3) ORDENAMIENTO

Consiste en colocar la documentación en la estantería, debidamente señalizada, siguiendo

la estructura organizacional al momento de archivar los documentos.

a. Métodos:

Se reconocen los siguientes métodos de ordenamiento.

i. Cronológico, el criterio de ordenación lo determina la fecha de los

documentos (día, mes y año), de mayor a menor, del más antiguo al
más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
ii. Alfabético, los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.
Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y
lugares.
iii. Numérico, los documentos se ordenan siguiendo el número de registro
correlativo que se le da en el archivo de gestión productor para
controlarlos.
iv. Jerárquico, es cuando se toma como base la estructura organizacional
de la Empresa.
Cabe resaltar que el sistema de ordenamiento dentro del Archivo Central, será respetando
los principios de orden original y de procedencia, que se ha implantado en el archivo de
gestión (sub-fondo y/o sección) mediante la aplicación de marbetes y lomos establecidos
en el presente Reglamento.

b. Soportes:

Son los legajos, archivadores, carpetas, cajas, anillados, files, tomos y empastes de los
archivos de gestión.

El contenido de las series documentales deberá ser ingresado al registro, en orden

correlativo e identificado de acuerdo a la estructura organizacional con un adhesivo (lomo,
cartelas y otros) de color el en el cual figurará la descripción y código de ubicación del
soporte, de acuerdo al siguiente detalle:

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Tabla 1. Ordenamiento de Soportes por Colores.

SUB-FONDO SIGLA ADHESIVO COLOR
Gerencia General GG Amarillo
Gerencia Administrativa Financiera GAF Blanco
Gerencia de Parques, Jardines y
GPJE Verde
Espacios
Gerencia de Operaciones GOP Azul
Fuente: Elaboración Propia

c. Signaturización:

Nos permitirá identificar los grupos documentales de manera más precisa, ya que en esta
etapa se marcarán los datos más relevantes, los cuales nos permitirán acceder a la
información de los documentos sin necesidad de buscarlas uno en uno al interior de los
expedientes y carpetas.

La manera correcta de signaturizar los soportes para su identificación es la siguiente:

i. Logo de la Empresa.

ii. Área y/o unidad organizacional que identifica al archivo de gestión.

 Sigla de EMAVERDE

 Área Organizacional (nombre completo)

 Unidad Organizacional (nombre completo)

iii. Asunto que se identifica a la serie y sub serie documental.

 Asunto (descripción completa).

iv. Denominar consecutivamente los soportes de una misma serie para su

identificación por TOMO (Tomo I, Tomo II, Tomo III, etc.).

v. Identificar las fechas extremas correspondientes al Tomo, por ejemplo:

2020-2021, febrero-octubre 2003, mayo-2005, 2010.

La signaturización debe realizarse a través del diseño de lomo establecido en el presente

Reglamento.

4) FOLIAR

La foliación se debe realizar en el extremo superior derecho en sentido de la lectura, con

un marcador numérico automático (foliador); debe ser legible, sin enmendaduras,
empezando por el más antiguo hasta el más reciente respetando la trazabilidad de los
procesos.

Para realizar propiamente la mencionada tarea, debemos tomar en cuenta lo siguiente:

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i. Se debe de numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

números.

ii. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o invertirlos.

iii. Se debe imprimir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre

un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.

iv. No se debe imprimir con trazo fuerte, porque se puede causar daño
irreversible al documento.

v. Los anexos impresos al documento (folletos, boletines, periódicos, revistas,

etc.) se numerarán como un solo folio, por lo cual, en la Base de Datos del
archivo de gestión se debe dejar constancia de título, año y procedencia.

5) DESCRIPCION

Es el proceso de vaciado de información de los archivos de gestión (SERIE y/o SUBSERIE) en

el “Formulario de Control de Inventarios - EMAVERDE”, que agrupará solo elementos
esenciales de información para poder identificarlos facilitando el acceso a los mismos. Este
se encuentra estructurado de acuerdo a la Norma Internacional General de Descripción
Archivística, ISAD (G), que establece veintiséis (26) elementos y siete (7) campos de
información que se agrupa en seis (6) áreas. Además, establece distintos niveles de
descripción del fondo y de sus partes, para cada uno de los niveles de descripción (Fondo,
Secciones, Series, Unidades documentales).

6) INSTALACIÓN

Es el proceso de colocar físicamente el documento en el soporte donde se conservará,

identificando la unidad de instalación (estanterías, gaveteros verticales, u otros) o en su
defecto, cajas normalizadas; donde se ubicarán los soportes de la información de
EMAVERDE.

Las unidades de instalación deben poseer adecuadamente una descripción o

signaturización que identifique sus contenidos.

CAPÍTULO VII
CONSERVACIÓN PREVENTIVA

ARTÍCULO 25 CONSERVACIÓN PREVENTIVA

Todos los archivos de EMAVERDE deben preservar la documentación en condiciones

ambientales adecuadas, físicas de almacenamiento, de instalación y seguridad, de
acuerdo a parámetros y normas archivísticas, realizando las siguientes labores:

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 Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de artículos que

vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas, prensas
metálicas, etc.)

 Evitar dañar la documentación al momento de realizar su mantenimiento, caso

contrario, se deberá tomar medidas adecuadas para evitar que el documento siga
sufriendo daños irreparables.

 Mantener los documentos dentro de cajas normalizadas de archivo o carpetas,

libres de ácido u otros. En caso de encontrarse en mal estado, cambiar el soporte.

 Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran

dentro de los archivos estén en perfecto estado y tomar acciones oportunas.

CAPÍTULO VIII
PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS.

ARTÍCULO 26 SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

El préstamo documental significa poner a disposición de los usuarios internos o externos de

EMAVERDE la documentación o información a través de diferentes modalidades (copias,
consultas, préstamos y legalizaciones), para tal efecto:

1) El Responsable de Archivo Central/Archivo de Gestión debe:

a. Llevar un registro mediante el “Formulario de Préstamo de Documentos”.

b. Llevar un cuaderno de registro para el control de visitantes o usuarios del

archivo central.

c. Notificar al Usuario sobre la entrega de la documentación solicitada

mediante el “Formulario de Préstamo de Documentos”.

d. Dar atención oportuna para el préstamo de documentos que no exceda el

plazo de 48 horas.

2) El Usuario debe:

a. Llenar el “Formulario de Préstamo de Documentos” y entregar al

Responsable de Archivo Central o Archivo de Gestión.

b. Apersonarse al Archivo Central o Archivo de Gestión para recoger la

documentación solicitada en el tiempo que sea notificado.

c. Cuidar y mantener en resguardo la documentación prestada.

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d. Realizar la devolución de la documentación prestada dentro de los 10 días

hábiles de haberse efectuado la entrega de la misma.

e. Entregar al Responsable de Archivo Central o Archivo de Gestión la

documentación prestada en el tiempo establecido.

f. En caso de requerir mayor tiempo de consulta, actualizar el “Formulario de

Préstamo Documental”.

g. En caso de pérdida de la documentación prestada, deberá presentar un

Informe sustentado a Gerencia General para evaluarse las acciones
correspondientes.

h. En caso de los usuarios externos, deberán enviar una Nota de Solicitud

detallando la información requerida, que debe ser aprobada mediante
proveído por Gerencia General.

ARTÍCULO 27 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

La transferencia documental es el momento en el que un Archivo de Gestión entrega al

Archivo Central de EMAVERDE los documentos que han finalizado su gestión administrativa,
de acuerdo a su ciclo vital es de hasta cinco (5) años.

El mismo debe ser realizado previo llenado del “Formulario de Transferencia Documental –
EMAVERDE” y cuidando por la integridad de la documentación, para tal efecto:

 El Responsable de Archivo Central debe:

 Elaborar el Cronograma de Transferencia Documental en coordinación con

los Archivos de Gestión.
 Recibir, verificar y dar conformidad la transferencia de los documentos.
 Realizar tareas archivísticas de los documentos recibidos.

 El Responsable de Archivos de Gestión debe:

 Establecer con el Responsable de Archivo Central un cronograma para la

entrega de la documentación que haya cumplido su fase activa de
conservación a través del “Formulario de Transferencia Documental”.
 Seleccionar la documentación de hasta cinco (5) años de antigüedad.
 Descartar copias irrelevantes.
 No transferir documentación que no corresponda a su archivo de gestión.
 La documentación debe estar correctamente ordenada, clasificada,
foliada de acuerdo a las series y sub series del archivo gestión.
 Adjuntar el “Formulario de Seguimiento de Transferencia Documental –
EMAVERDE” con conformidad de Archivo Central, en formato físico y digital.

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ARTÍCULO 28 RESCATE DOCUMENTAL

Dentro de las funciones del Archivo Central se encuentra la figura de Rescate Documental,
para prevenir la perdida de la información que no tenga responsable identificado de su
custodia y que haya cumplido con la fase activa de conservación, que consiste en el recojo
de la documentación y dar tratamiento a los mismos.

ARTÍCULO 29 ELIMINACIÓN O DESCARTE

La eliminación de documentos es el proceso que permite el expurgo de copias, fotocopias

y otros documentos que no constituyen las series o expedientes documentales que generan
los archivos de gestión de EMAVERDE, como consecuencia de sus funciones.

La eliminación de los documentos del archivo de gestión, es atribución del responsable en

coordinación con el Responsable del Archivo Central, el mismo que deberá considerar los
elementos descritos en el presente Reglamento.

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FORMULARIO "TRANSFERENCIA DOCUMENTAL”

PARA LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

FECHA

ÁREA/UNIDAD ORGANIZACIONAL

ARCHIVO DE GESTIÓN

NOMBRE DEL RESPONSABLE

CARGO QUE DESEMPEÑA

Nº DE FECHAS EXTREMAS Número

CODIGO CITE O N° DE DOC. NOMBRE DE SERIE O EXPEDIENTE DOCUMENTAL Tomo Soporte OBSERVACIONES
ORDEN de Folios
Inicial Final

Firma y Sello Archivo de Gestión VoBo Inmediato Superior Conformidad de Archivo Central

Fecha :

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FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

EMPRESA MUNICIPAL DE AREAS VERDES PARQUES Y FORESTACION

I. SOLICITUD

FECHA
ÁREA/UNIDAD
ORGANIZACIONAL
ARCHIVO DE GESTIÓN
NOMBRE DEL RESPONSABLE
CARGO QUE DESEMPEÑA
NOTA: El siguiente punto "REQUISITOS" deberá VERIFICARSE en coordinación con el Responsable de Archivo Central.

REQUISITOS:

a. Formul ari o “Trans ferenci a Documental - EMAVERDE”

b. Documentaci ón cl as i fi cada, ordenada, s i gnaturi zada y

fol i ada.
VoBo Responsable de
c. Documentaci ón i ns tal ada en el s oporte corres pondi ente. Archivo Central

SELLO Y FI RMA DEL ARCHI VO DE GESTI ÓN VoBo. I NMEDI ATO SUPERI OR

II. PROGRAMACIÓN

FECHA DE INICIO
FECHA DE FINALIZACIÓN
CANTIDAD
(metros lineales)

NOTAS:

FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DE ARCHI VO CENTRAL VoBo. I NMEDI ATO SUPERI OR

III. CONFORMIDAD

FECHA

OBSERVACIONES:

FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DE ARCHI VO CENTRAL SELLO Y FI RMA DEL ARCHI VO DE GESTI ÓN

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FORMULARIO "CONTROL DE INVENTARIO”

ARCHIVO CENTRAL

FECHA

FONDO
SUB FONDO
SECCION
SUB SECCION
SERIE
RESP. DEL INVENTARIO

Nº DE NOMBRE DE SERIE O FECHAS EXTREMAS Número Ubicación Estado de conservacion

CODIGO Tomo Soporte
ORDEN EXPEDIENTE DOCUMENTAL Inicial Final de Folios topografica Bueno Regular Malo
1
2
3
4
5
6
7
8

Firma y Sello Verificacion de

VoBo Inmediato Superior OBSERVACIONES
Inventario

Fecha :

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FORMULARIO DE PRESTAMO DOCUMENTAL

I. SOLICITUD

FECHA DE SALIDA
UNIDAD SOLICITANTE
NOMBRE DEL SOLICIANTE
CARGO QUE DESEMPEÑA

DESCRIPCION GENERAL
Nº FECHAS EXTREMAS
NOMBRE DE SERIE DOCUMENTAL N° FOJAS
INICIO FIN
1
2
3
4

VoBo DEL INMEDIATO SUPERIOR FIRMA Y SELLO DEL SOLICITANTE

II. AUTORIZACIÓN

CARACTERÍSTICAS DOCUMENTALES:

VoBo DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO FIRMA Y SELLO DEL GERENTE

CENTRAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

III. DEVOLUCIÓN

OBSERVACIONES:

VoBo DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO FIRMA Y SELLO DEL GERENTE

CENTRAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

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“MODELO DE LOMO”

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