TAREA Nº4
ACTIVIDAD N. ª 1
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que lo hayas visto,
contesta a las preguntas que se detallan.
1. ¿Cómo podríamos evitar los riegos que, diariamente, amenazan los datos e información de
las empresas?
Podríamos garantizar la inseguridad de los datos y la información de la empresa con un sistema de
gestión de seguridad de información.
2. ¿Qué es un sistema de gestión de seguridad de la información?
Es una herramienta de gestión que nos permitirá conocer gestionar y minimizar los posibles riesgos
que atenten contra la seguridad de la información en nuestra empresa.
3. ¿Es lo mismo seguridad informática que seguridad de la información? ¿En qué se
diferencian?
No. No son lo mismo. La seguridad informática es la protección de la infraestructura de la tecnología
de la información y comunicación que soporta nuestro negocio. En cuanto a la seguridad de la
información se refiere a la protección de los activos de información fundamentales para el éxito de
cualquier organización.
4. ¿Qué es lo que permitirá un sistema de gestión de seguridad de la información?
En primer lugar, nos permitirá analizar y ordenar la estructura de los sistemas de información, en
segundo lugar, nos facilitara la definición de procedimientos de trabajo para mantener la seguridad. Y
por último nos ofrecerá la posibilidad de disponer de controles que permitan medir la eficacia de las
medidas tomadas.
5. ¿Qué significan disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información?
La confidencialidad implica el acceso a la información por parte únicamente de quienes están
autorizados. La integridad conlleva el mantenimiento de la exactitud y completitud de la información
y sus métodos de proceso. Y la disponibilidad entraña el acceso a la información y los sistemas de
tratamiento de esta por parte de los usuarios autorizados en el momento que lo requieran.
6. ¿Qué son las normas ISO/IEC 27000? ¿Qué nos permiten?
Son un conjunto de estándares creados con el objetivo de proporcionar un marco de gestión en la
seguridad de la información que dispone cualquier empresa. Son normas que nos van a permitir
disminuir de forma significativa el impacto de los riesgos sin necesidad de realizar grandes inversiones
en software y sin contar con una gran estructura de personal.
7. ¿Qué sistemas de seguridad usas para proteger tus archivos informáticos? ¿Y la
documentación que tienes en papel?
Para proteger mis archivos informáticos uso un antivirus, que me protege de cualquier malware
agresivo como spyware o troyanos. Frecuentemente realizo copias de seguridad por si ocurriera algún
problema con el sistema. Los documentos en papel los almacenos en una estantería ordenados
cronológicamente y además hago copias de dichos documentos. Así también hago un scanner de los
documentos.
ACTIVIDAD N. ª 2
Trabajas como Administrativo en una empresa de fabricación de zapatos. La empresa está organizada
de la siguiente forma:
• Existen cinco departamentos: producción, almacén, administración y ventas.
• Tú trabajas en el departamento de administración, en el cual trabajan otras cuatro personas más.
Todos sois administrativos y uno de ellos es el jefe del departamento.
• La empresa tiene trabaja para tres grandes marcas extranjeras, lo que supone un 75 % del total de
sus ventas. El 25 % restante son pequeños clientes españoles (repartidos a lo largo de toda España).
• Se compran a numerosos proveedores (de pieles, apliques, forros, gomas…).
• El proceso de venta lleva aparejada la siguiente documentación: el cliente realiza una petición de
información por correo electrónico, la empresa se la envía (también por correo), posteriormente el
cliente realiza su pedido mediante carta ordinaria. Cuando se le envía el pedido se le adjunta un
albarán. Posteriormente se le envía, por correo ordinario la factura original (tanto de la factura como
del pedido se queda copia la empresa). Posteriormente se produce el pago.
Contesta a las siguientes preguntas:
1. ¿Cómo clasificarías la documentación que se genera en esta empresa? ¿Qué sistema de
clasificación usarías, tanto en archivo electrónico como en el de papel? ¿Dónde archivarías
cada tipo de documentos?
Usaría un método de clasificación mixto o combinado. Lo primero seria clasificar los tipos de
departamentos, que sería una clasificación temática. Dentro de la clasificación temática introduciría el
sistema alfabético y dentro de este el cronológico. Este tipo de clasificación serviría para ambos tipos
de archivos, de papel e informáticos.
Para poder acceder a los archivos informativos los almacenaría en una estantería, pero bajo
supervisión de alguien. Y cuando quieran acceder a ellos se les otorgaría una copia de dicho
documento o si quieren el original tendrían que firmar un registro de la fecha, hora y quien tiene dicho
documento. Por el contrario, para los archivos informáticos seria un poco mas sencillo ya que daríamos
una clave de acceso para poder consultar los documentos.
2. ¿Qué mobiliario, carpetas y otros artículos usarías para el archivo?
Un mobiliario de uso administrativo que ya vienen específicamente acondicionados para este tipo de
cosas. Con cajones correderas, estanterías para poder almacenar las carpetas alfabéticamente, con
llave de seguridad, etc.
3. ¿Cómo archivarías la documentación bancaria y contable?
Archivaría la documentación de forma alfabética, el nombre del cliente, proveedor, etc. Y de forma
cronológica, con fechas del inicio de dichos contratos, ventas, vencimientos, etc. Se daría espacio para
seguir almacenando más documentos. Ya que toda esta documentación tendría una vida útil muy larga
y seguiríamos almacenando cosas como, pagos pendientes, facturas, plazos de compras, etc.
ACTIVIDAD N. ª 3
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que lo hayas visto,
contesta a las preguntas que se detallan:
1) ¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental?
Ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diarios. Permite mejorar el servicio que
se ofrece a los socios y clientes de la organización ahorrando mucho tiempo y dinero. Coordina y
controla las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la
preservación de los documentos. Además, custodia y recupera la documentación que se genera de un
modo eficaz. Y garantiza el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación
vigente.
2) ¿Cómo funcionan estos sistemas de gestión?
Unifica en un único software todas las operaciones de la compañía con el fin de facilitar la toma de
decisiones y el análisis de los datos. Desde dicho software controlamos, planificamos, organizamos y
hasta cierto punto automatizamos las tareas de la empresa.
3) ¿Cómo llegan los distintos documentos, según sean en papel, digital o correo electrónico, al
archivador electrónico?
Con la documentación en papel lo primero que aremos es escanearla y luego asignarle un índice.
Con los documentos digitales se guardan automáticamente en el archivador arrastrándolos desde el
software empresarial. Y los correos electrónicos se almacena directamente desde el programa de
correo electrónico y se indexan con palabras claves como el remitente, el destinatario o el asunto.
4) ¿Cómo haríamos si queremos transferir una gran cantidad de documentos a un sistema de
gestión documental?
Podríamos encargarle a una empresa la tarea de escaneado de todos los documentos o si nosotros
desponemos de los recursos (impresoras con escáner de alto rendimiento) asignaríamos a una persona
para dicho trabajo.
5) Haz un resumen de los beneficios de un sistema de gestión documental.
Los beneficios que tiene el sistema de gestión documental es la reducción de almacenamiento,
seguridad mejorada, cumplimiento normativo mejorado, recuperación de documentos mas fácil,
mejor colaboración, mejor recuperación ante desastres y copias de seguridad, mejoras en la
productividad. En resumen, un sistema de gestión de documentos competente puede ayudarlo a
organizar todos sus archivos y datos en un solo lugar, realizar un seguimiento de la información clave,
aumentar la precisión y habilitar el acceso a documentos las 24 horas del día, los 7 días de la semana
desde cualquier parte del mundo.
