¿QUÉ ES LA METODOLOGÍA KANBAN?

Kanban es una metodología de gestión de proyectos que brinda a los gerentes de

proyectos total transparencia en el proceso de gestión de tareas. Consta de
principios, prácticas, tableros kanban y tarjetas kanban.
El método Kanban se creó originalmente como una herramienta de lean
manufacturing para maximizar la eficiencia de la producción. Desde entonces, se ha
convertido en una gran herramienta de gestión de tareas y equipos ágiles y ha
evolucionado para usarse en diferentes industrias, como el desarrollo de software.

ORIGEN DEL MÉTODO KANBAN

Kanban significa firmar o etiquetar en japonés. Este método fue creado por el
ingeniero Taiichi Ōno para la empresa automovilística japonesa Toyota, que lo utiliza
desde la década de 1950. El objetivo era optimizar su capacidad de producción para
ser competitivo con las empresas americanas.
Fue utilizado por primera vez en la industria, el método Kanban fue recogido más
tarde por los desarrolladores de software informático en la década de 2000 y luego
adoptado por empresas de todos los sectores.
Las principales ventajas de esta metodología para los Project Managers es que es
muy fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte del equipo. Además, destaca por
ser una técnica de gestión de las tareas muy visual, que permite ver una amplia vista
el estado de los proyectos, así como también pautar el desarrollo del trabajo de
manera efectiva.

PRINCIPIOS KANBAN
Los principios clave de Kanban son:
 Empiece con lo que está haciendo
Es importante entender, que el método Kanban se aplica a un proceso que ya se está
realizando. Para empezar la implementación de Kanban en una empresa o en un
proyecto, hay que revisar cómo se hacen las cosas en este mismo momento, apuntar
los principios y las políticas que se han empleado habitualmente y asegurarse que
todo el equipo las intérprete de la misma manera.
  Persiga cambios evolutivos y graduales
La implementación de Kanban tiene que ser un proceso evolutivo y gradual, sin
cambios drásticos y repentinos, ya que los últimos pueden causar más resistencia y
dificultades. Para realizar los cambios de manera eficaz se requiere un trabajo de
equipo coordinado.

 Respete los procesos y los roles de todos en ellos

Kanban no implica cambios drásticos y rechazo de todas las prácticas y procesos que
se hayan aplicado hasta este momento. Tampoco se considera necesario cambiar los
roles, las responsabilidades y los objetivos de los miembros del equipo de manera
abrupta.
 Promueva liderazgo en todos niveles
Este principio viene de la metodología Lean, que presupone que la gestión vertical y
la definición de líderes según los roles de los empleados no son efectivos. Cada
miembro de equipo debería tener la oportunidad de liderar procesos si el mismo lo
requiere.

PRÁCTICAS DE KANBAN
1. Visualizar
Uno de los principales enfoques del método Kanban es administrar el flujo de trabajo
de una manera que se pueda visualizar fácilmente. Para ver las posibilidades de
mejora, es necesario visualizar adecuadamente lo que se está haciendo, lo que ya se
ha hecho y lo que sigue.
Eso se puede hacer con la ayuda de tableros Kanban, ya sean digitales con la ayuda
de software o hechos a mano.
2. Limitar el trabajo en progreso
Limitar el trabajo en curso significa que tiene que mantener un límite de unidades de
trabajo en progreso (lo que se está completando, pero no se ha finalizado aún). Por lo
contrario, la carga de trabajo excesiva hará que la ejecución sea menos efectiva y
más lenta.
Un ejemplo ilustrativo aquí puede ser una tienda física. Las unidades se sacan,
cuando terminan las anteriores, y los pedidos de productos de proveedores se
hacen, en cuanto se va vaciando el almacén.
Pero si estamos hablando de tareas, es más complicado. Una de las soluciones puede
ser la asignación de tarjetas por persona. Es decir, si tiene 2 expertos en cierto
asunto, solo se aceptan 2 tareas en curso. Si tiene 3, solo serán 3 tareas, y así.
3. Gestionar el flujo
De acuerdo con esta práctica hay que intentar optimizar el flujo de trabajo dentro de
su tabla Kanban. En la situación ideal debería tener una transición fluida de las
tarjetas con las unidades de trabajo.
Para que el trabajo sea más fluido, podría considerar desglosar tareas complejas en
tareas más pequeñas para que se realicen más rápido, y para no sobrecargar la lista
de espera.
4. Hacer explícitas las políticas
Para tener a todos en la misma página, hay que definir claramente las reglas y los
pasos del trabajo y visualizarlos en el tablero Kanban. Cuanto más claras,
transparentes y simples sean, más probabilidad hay de que todos entiendan qué es
lo que tiene que hacer, cómo y cuándo.
5. Implementar ciclos de retroalimentación
Como para cualquier técnica Lean, entre los objetivos de Kanban está la mejora de
procesos. Cualquier mejora requiere opiniones y comentarios de las partes
interesadas. Es por eso que el método Kanban también se fija en retroalimentación y
realiza los cambios que se necesitan en el proceso.
6. Mejorar colaborativamente
El objetivo de Kanban es la mejora continua. Los cambios dirigidos a estas mejoras
pueden ser pequeños, incrementales y evolutivos. Y es importante mantener al
equipo capacitado e involucrado en el proceso.

¿CÓMO FUNCIONA EL MÉTODO KANBAN?

Este método permite visualizar el proceso de realización de una tarea. Toma la forma
de una tabla con tres o incluso cuatro columnas:
 Hacer: estas son las tareas a realizar.
 En curso: esta columna agrupa las tareas que están en curso.
 A probar: aquí encontramos las tareas a probar, aquellas que están
pendientes de validación por parte del cliente.
 Completadas: Finalmente, en la última columna, se encuentran las tareas
completadas.
TABLERO KANBAN
¿Qué es un tablero Kanban?
El tablero Kanban es herramienta visual que ayuda a realizar el seguimiento del
estado actual de las cosas en una organización y facilita la comunicación del equipo,
el flujo de trabajo y la implementación de Kanban.
El tablero incluye tarjetas que representan las tareas y las columnas que representan
los pasos del flujo de trabajo en orden cronológico y se utilizan para ilustrar el
progreso del proyecto. Puede considerarlo también como un organizador gráfico de
las actividades del proyecto.

¿Cómo funciona el tablero Kanban?

Las tarjetas con tareas se mueven de izquierda a derecha a medida que se
completan. Es esta mecánica la que hace que el flujo de trabajo sea lo más
transparente posible y mantiene al equipo informado de los cambios y nuevas
tareas.
Visualización de trabajo en un tablero Kanban aumenta la productividad, simplifica la
gestión de recursos y elimina el desorden en el trabajo. Por ejemplo, supongamos
que un desarrollador no tuvo tiempo para terminar la tarea, pero ya recibió la
siguiente. El gerente del proyecto podrá ver esto inmediatamente en el tablero
Kanban y gestionarlo de alguna forma: pausando la tarea o redirigiendo a otro
miembro del equipo.

TABLEROS DE KANABAN
Kanban se aplica en muchos campos profesionales, desde la fabricación y las ventas
hasta la programación y la gestión de eventos. El ámbito en el que se utiliza el
tablero, puede determinar si será real o virtual
TABLERO KANBAN TRADICIONAL
Un tablero real es el tipo de tablero Kanban básico y más simple. Es una pizarra,
dividida en el número requerido de columnas verticales. Los equipos demarcan el
tablero, establecen reglas para trabajar con él, nombran las columnas, pegan notas
adhesivas con descripciones breves de las tareas y las mueven a medida que avanzan
en el flujo de trabajo.
La ventaja de un tablero Kanban de este tipo es que siempre está disponible sin
ordenadores e internet. En cualquier momento, puede verlo, hacer ajustes, discutir
los puntos de interés con los colegas y estar seguro de que el trabajo no se detendrá
si se corta la luz en la oficina.

TABLERO KANBAN ONLINE

Cuando el sistema Kanban se empezó a usar por los desarrolladores de software e
ingenieros, aparecieron pizarras virtuales. Los tableros Kanban online son útiles para
equipos que trabajan de forma remota o ubicados en diferentes sitios. De este
modo, los equipos tienen acceso al plan de implementación del proyecto en
cualquier momento conveniente y desde cualquier parte del mundo.
Las ventajas de un tablero Kanban online son la velocidad de su configuración, la
facilidad para compartir con otros participantes del proyecto, la capacidad de
comunicarse con colegas y dejar comentarios online sin tener que reunir para ello.

KANBAN VS SCRUM
La diferencia más importante entre Kanban y Scrum es que el primero es un método,
mientras que el segundo, es un marco de trabajo (“framework”).
SRUMBAN
Scrumban es una metodología ágil y flexible que ayuda a los equipos de proyectos a
equilibrar su capacidad con la complejidad de un proyecto.