Teoría y Gestión I
Almada Belkis
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PROCESO DE CONTROL
Es aquel a través del cual se comparan los resultados de las acciones implementadas en
el proceso de gestión con las metas fijadas en el proceso de planeamiento.
El control es continuo y es fundamental la información. La calidad y la oportunidad del
flujo de información es de gran importancia para poder realizar un adecuado control.
Sin el control es imposible conducir las organizaciones de manera eficaz y eficiente.
El control es parte fundamental de una buena administración debido a que con el se
revisa que las cosas estén marchando de la manera deseada y de corregir cualquier falla
que se produzca.
No solo basta con planear lo que va a realizar la empresa, organizar el trabajo y dirigir a
los empleados, además de todo esto, es de vital importancia controlar que lo que se había
planeado, se este cumpliendo satisfactoriamente y si no es así, tomar las medidas
necesarias para enderezar el camino y conseguir los objetivos propuestos desde el
principio.
El control es una función administrativa que representa demasiada importancia para el
gerente y para la administración en general. Cada empresa tiene una forma distinta de
practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control
eficiente que ayude en realidad al gerente a manejar un óptimo proceso de operaciones
asociado a la planificación ya realizada.
El control, nos servirá en nuestra vida empresarial y familiar, debido a que en algún
momento necesitaremos vigilar que estamos consiguiendo, lo que queremos. Esto
demuestra la importancia de esta función administrativa.
Características del Control
Para que el control resulte efectivo debe tener las siguientes características:
ECONOMÍA: El costo del control no debe superar el beneficio que genera el controlar. El
establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo
deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada
servirá establecer un sistema de control, si los beneficios financieros que reditúa, resultan
menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
OPERATIVIDAD: El control debe realizarse con un método sencillo.
SIGNIFICATIVIDAD: Se debe aplicar a actividades importantes, no a cuestiones sin
trascendencia.
LA ÉTICA EN EL CONTROL DEL RECURSO HUMANO
Otra característica que deben tener los controles eficaces es la ética. Los adelantos
tecnológicos en hardware y software han facilitado el proceso de control pero han traído
cuestionamientos sobre qué tan lejos puede llegar la intromisión de un gerente en la vida
de un empleado y de su comportamiento. Para este tema salen tres cuestiones un poco
discutidas. Ante todo, la privacidad del empleado, pues es muy desagradable que un
gerente lea correos electrónicos de sus empleados. También el monitoreo por
computadora, un empleado se va a sentir espiado si una computadora graba todos sus
movimientos. Y finalmente el comportamiento fuera del trabajo, al empleado no le
gustara que la empresa se meta mucho con su vida privada. Toca pensar: ¿qué es más
importante? ¿la comodidad del empleado o el control de la empresa?Técnicas del Control
Control por Excepción
Este tipo de control se realiza cuando acontece alguna circunstancia no prevista en los
planes. Ello quiere decir que las medidas destinadas a restablecer el orden se llevan a la
práctica sólo si se exceden los límites preestablecidos por el sistema. Un ejemplo válido
es el caso de la fijación de un tope máximo autorizado de compras mensuales por
$100.000.-, que en un mes se excede un 20% sin autorización para ello en este caso
corresponderá el ejercicio del control por el nivel jerárquico superior al involucrado.
Si bien este tipo de control es aconsejable para determinadas circunstancias presenta la
desventaja de que se aplica sólo cuando la falla es muy evidente.
Control por Oposición
En este caso se asignan controles cruzados u opuestos de distintas áreas. Ambas tienen
la responsabilidad de la tarea, realizándola cada una desde su posición.
Por ejemplo, el inventario físico es responsabilidad del área de almacenes; el inventario
valorizado compete al área de contabilidad. El cruce de ambos permite el control
cruzado.
También es el caso del cajero que rinde su efectivo al tesorero, el cajero informa el total
rendido, el tesorero lo recuenta.
Niveles de Control
Ahora veamos qué se hace en cada uno de los niveles donde se aplica el control:
CONTROL POSICIONAL:
En este nivel se comparan los planes estratégicos con la posición de la organización en el
entorno. Se analiza a la organización como un todo y se ve su proyección en el contexto.
CONTROL DE GESTIÓN:
En este nivel se comparan los resultados de las acciones llevadas a cabo como
consecuencia de las decisiones no programadas con los objetivos. De esta forma se
evalúa la gestión del nivel gerencial.
CONTROL OPERATIVO:
En este proceso se comparan las metas con los resultados de las decisiones programadas.
Se aplica al nivel operativo.
Hay que estar atentos a que jerárquicamente el área que ejerce el control debe tener un
nivel de autoridad y responsabilidad superior o igual al área controlada.
Al definir la estructura es fundamental asegurar la independencia de criterios de los
controladores, a fin de evitar que no se informen desvíos o problemas, o, también que no
se realicen controles.
Por ejemplo, el área de control de calidad debe tener al menos la misma jerarquía que el
área de producción.
Herramientas de Control
El uso de estas herramientas permite medir el desempeño de la organización frente
a sus objetivos y metas. Son las formas en las que se implementa el proceso de
control:
CONTROL PRESUPUESTARIO
Se realiza una comparación entre los resultados esperados (presupuestos) y los
resultados reales (sistema de información contable y auxiliares). Es el control de las
previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvío
en los gastos.
AUDITORÍA INTERNA
Son realizadas por miembros de la organización. Su propósito es ofrecer garantía
razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que
los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para
preparar los estados financieros. Además, sirve a los directivos para evaluar la eficiencia
de las operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control. El
alcance de las auditorias también puede variar, dependiendo del tamaño y las políticas
de la empresa.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y OTRAS INFORMACIONES
AUXILIARES
Evaluación por medio de relaciones numéricas de la gestión de la organización con
respecto al contexto.
De aquí surge la importancia fundamental que tiene el SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE como fuente de datos, tanto para el Proceso de Planeamiento como para los
de Gestión y Control.
Lee el párrafo que aparece abajo y completa las palabras que faltan:
1) El Proceso de Control es aquel a través del cual se comparan los de las
acciones implementadas en el proceso de con las metas fijadas en el
proceso de .
2) El control es un proceso y la es su energía.
3) La característica significa que el control debe hacerse con un método
sencillo.
4) Economía significa que el del control no debe superar
el que genera controlar.
5) Jerárquicamente el área que ejerce el control debe tener un nivel de autoridad y
responsabilidad o al del área controlada.
6) En el control por se asignan controles cruzados u opuestos a distintas
áreas.
7) En el control posicional se comparan los planes con la posición de la
organización en el .
8) En el control operativo se comparan las con los resultados de las
decisiones .
9) El control presupuestario compara los resultados con los
resultados .
10) El sistema de información es fundamental como fuente de datos para
el proceso de planeamiento, de gestión y control.
