República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Procaso Unipap- CUAM
Cagua-Edo Aragua.
Procedimiento administrativo
Prof:. Iris Gallardo Alumna:
Valecillos Astrid C.I. 19.947.584
6to trimestre especialidad aduanas-empresa
Sistemas y procedimiento administrativos
Cagua, julio 2020.
Introducción
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Por otra parte en el siguiente trabajo se definirá sus políticas normas y
procedimientos para su elaboración como también se definirá el método de trabajo y
su importancia.
1.1 Manual de procedimientos administrativos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados
y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
1.2 Políticas del manual de procedimientos administrativos
Las políticas se derivan de los objetivos generales de la institución y son preceptos
que sirven de guía para establecer el curso de las acciones operacionales en la
organización y para garantizar que los procesos y procedimientos laborales estén,
consecuentemente, alineados con los objetivos de la institución.
En otras palabras, son fronteras amplias, inclusivas, elásticas y dinámicas, que se
ven reforzadas por las normas reguladoras de acciones y situaciones más específicas.
De manera más específica, “la política es una orientación verbal, escrita o implícita
que fija las fronteras y proporciona los límites y la dirección en la cual se desenvolverán
las acciones generales.” Por eso, constituye la base esencial para el desarrollo de los
planes, procedimientos, métodos, estándares, presupuestos y programas.
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se
determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además, deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos.
A continuación, se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos
incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores.
1.3 Normas y procedimientos para su elaboración.
Los manuales de procedimientos deberán elaborarse según el formato y la Dirección
de Organización se encargará de integrar la información procesada por la unidad
administrativa en dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se
requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información
contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad,
además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso,
debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación”.
En el se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan
en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimientos.
Además, deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos.
A continuación, se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos
incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerárquicos superiores.
La elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a su vez el
resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para mejorar la calidad,
eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la
organización; donde queda registrado los procedimientos administrativos a seguir o
implantarse. Asimismo, ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan
deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.
En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que garantice la
descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las
normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente, este debe estar bajo
personal competente, la redacción y trascripción debe ser efectuada de manera
controlada, por las unidades funcionales de los organismos.
2.1 Métodos de trabajo y su importancia
El método de trabajo es una herramienta muy potente para definir la pautas y
procedimientos de la empresa. Está comprobado, que una metodología de trabajo ayuda
a optimizar los recursos de la empresa, mejora la calidad del trabajo, reduce los riesgos
de los proyectos, establece prioridades, etc.
Pero no todas las empresas tienen implementada una metodología de trabajo
robusta. Es probable que tu equipo trate de hacer las cosas lo mejor posible, pero sin
una metodología de trabajo unificada. Esta situación es muy habitual en muchas
empresas, especialmente en aquellas en las que no han creído oportuno en
burocratizarse. Sin embargo, el no tener una metodología de trabajo unificada te limita a
la hora de optimizar tus recursos y conseguir un negocio escalable.
Es muy importante los métodos de trabajo ya que ayudan a las empresas a entre
otras muchas cosas optimizar sus recursos, mejorando así la calidad del trabajo
realizado, reduciendo los posibles riesgos a los que se enfrentan en los proyectos que
llevan a cabo, estableciendo prioridades y dando soluciones a sus clientes y
proveedores.
En la actualidad es frecuente encontrarnos con empresas que carecen de una
método de trabajo unificado para todos sus departamentos. Esto tiene como
consecuencia que la propia empresa no sea consistente para todos los trabajadores, lo
que da lugar a que, aunque los grupos de trabajo hagan las cosas de la mejor forma
posible no lleguen a conseguir un ascenso y optimización desde el punto de vista
empresarial.
Conclusión
A lo largo de este trabajo se llego a la conclusión de que los manuales de
procedimientos administrativos, resultan indispensables para cualquier organización,
gracias a ello se logra una mayor eficiencia de los recursos, tanto humanos como
financieros, ya que facilitan los procesos y la preservación del conocimiento adquirido
por la misma organización.
Por otra parte, se puede concluir que es muy importante los métodos de trabajo
ya que ayudan a las empresas a entre otras muchas cosas optimizar sus recursos,
mejorando así la calidad del trabajo realizado, reduciendo los posibles riesgos a los que
se enfrentan en los proyectos que llevan a cabo, estableciendo prioridades y dando
soluciones a sus clientes y proveedores.
Bibliografía
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36202017000300038#:~:text=El%20manual%20de%20procedimientos%20es
%20un%20documento%20del%20sistema%20de,de%20las%20distintas
%20operaciones%20o
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