Taller de procesos y procedimientos # 3 (Fichas)

Estudiantes:
Juliana Pineda Muñoz
Jaime Ruiz Sariego
Juan David Montoya Ochoa

Docente:

Diego Cárdenas

Facultad de derecho y ciencias forenses

Tdea

2024
Introducción.
cada proceso y procedimiento desempeña un papel fundamental en el logro de los objetivos
organizacionales. Para comprender y optimizar estas operaciones, las fichas técnicas emergen como
herramientas indispensables. Estas fichas, también conocidas como hojas técnicas o fichas de datos,
ofrecen una visión detallada y estructurada de cada paso y requisito necesario para llevar a cabo una
tarea específica dentro de la empresa. Los responsables desempeñan un papel crucial en la
implementación y seguimiento de estas fichas, asegurando su correcta ejecución y el cumplimiento
de los estándares establecidos.
Además de servir como guía para la ejecución eficiente y efectiva de los procesos y procedimientos
empresariales, las fichas técnicas también pueden evidenciar las posibles pérdidas y ganancias en el
proceso. Esto permite a la empresa identificar áreas de mejora, optimizar recursos y maximizar la
rentabilidad. En este contexto, exploraremos la importancia, la estructura y el papel de las fichas
técnicas en la gestión empresarial moderna.

Objetivo General
El objetivo general de esta introducción es proporcionar una comprensión clara y completa de la
importancia, la estructura y el papel de las fichas técnicas en la gestión de procesos y
procedimientos empresariales. Se busca destacar cómo estas herramientas son fundamentales para
optimizar la ejecución de tareas específicas dentro de una empresa y cómo contribuyen a la
eficiencia operativa y al logro de los objetivos organizacionales.

Objetivos Específicos:
Definir el concepto de fichas técnicas: Explicar de manera precisa qué son las fichas técnicas,
también conocidas como hojas técnicas o fichas de datos, y cómo se utilizan en el contexto
empresarial para documentar procesos y procedimientos.
Explorar la estructura de las fichas técnicas: Detallar los elementos y secciones comunes que
conforman una ficha técnica, incluyendo descripciones de pasos, requisitos, responsabilidades y
posibles métricas de rendimiento.
Analizar el papel de los responsables en las fichas técnicas: Resaltar la importancia de los
responsables en la implementación y seguimiento de las fichas técnicas, asegurando su correcta
ejecución y el cumplimiento de los estándares establecidos.
Destacar la capacidad de las fichas técnicas para evidenciar pérdidas y ganancias: Explicar cómo las
fichas técnicas pueden servir como herramientas de análisis para identificar áreas de mejora,
optimizar recursos y maximizar la rentabilidad dentro de los procesos empresariales.
 Ficha de procesos
Etapas Descripción
Proceso Alta gerencia

1. Objetivo Capitalizar la empresa

2. Elementos de entrada Ganancias para la empresa

3. Elementos de salida Ganancias

 Representante legal
 gerente
4. Responsables
 Accionistas
 Junta directiva

 Portafolio
 Capital
5. Recursos y ambiente
 Personal para trabajar
 Instalaciones

 Pérdida de clientes
 No crecimiento de la empresa
6. Riesgo y oportunidades
 Que el personal no se adapte
 Crecer en el mercado

7. Indicadores Dinero invertido/sobre ganancias para la empresa

 Ficha de procesos
Etapas Descripción
Proceso Mercadeo

1. Objetivo Impulsar la marca

2. Elementos de entrada Ofrecer el producto

3. Elementos de salida Dar a conocer el producto

4. Responsables Coordinador@ de mercadeo y equipo de trabajo

 Equipos digitales,
 Redes sociales,
5. Recursos y ambiente  Participación en eventos para dar
muestras del producto,
 Espacio de trabajos cómodos

 Nuevos clientes,
 Generar rentabilidad por medio de las
6. Riesgo y oportunidades
redes sociales.
 No lograr las metas propuestas

 Reportes de marketing
7. Indicadores  Cantidad de nuevos clientes diarios
 Retorno de la inversión por campañas
 Ficha de procesos

Etapas Descripción
Proceso Servicio al cliente

1. Objetivo Dar satisfacción al cliente

2. Elementos de entrada PQRS

3. Elementos de salida Solución a las PQRS

4. Responsables Asesores del área de servicio al cliente

 Teléfonos, móviles
 Computadores
5.Recursos y ambiente
 Oficinas y espacios cómodos para realizar
su labor

 Sufrir estrés laboral por la carga que hay

en la atención al cliente
 No resolver las necesidades del cliente.
6.Riesgo y oportunidades  Conseguir más clientes por la buena
atención
 Se genera una voz a voz por el buen
servicio

 Taza de retención de cliente

7.Indicadores  Tiempo promedio de gestión
 Índice de resolución de problemas
 Ficha de procesos
Etapas Descripción

Proceso Compras

1. Objetivo Compra del producto o de las ordenes

2. Elementos de entrada Contrato orden de servicio

3. Elementos de salida Materia prima recibida en almacén

4. Responsables Área de compras

 Aparatos tecnológicos
 Personal capacitado
5. Recursos y ambiente
 Políticas y procedimientos claros
 Presupuesto, Relaciones con proveedores

 Reducción de costos,
 Optimización de inventario
6. Riesgo y oportunidades  Eficiencia operativa
 Fraude y corrupción
 Riesgos financieros

 Taza de cumplimiento
7. Indicadores
 Ventas sobre gastos
 Fichade
Ficha deprocesos
procesos
Etapas
Etapas
Etapas Descripción
Descripción
Descripción
Proceso
Proceso Producción
Almacenamiento Talento
SG-SST
humano
Gestionar y desarrollar el capital humano de una
Proteger la integralidad física y mental de los
1. Objetivo Generar insumos
Gestionar
organización en productos
eficientemente
para optimizar
el flujoode
servicios
su rendimiento,
materiales
satisfacción
y
1. Objetivo trabajadores, así como promover un ambiente laboral
productos
laboral y contribución al logro de los objetivos
seguro y saludable
empresariales.
2. Elementos de entrada Orden de producción
2. Elementos de entrada Recepción
selección
Entorno seguro
del
depersonal
la mercancía
y saludableo producto

3. Elementos de salida Producto solicitado

3.
3. Elementos
Elementos de
de salida
salida Mitigación
Personal
Envió de enfermades
de producto
contratado y control de accidentes
almacenado

 Jefes de producción,
 jefes odelíder
Coordinador del SG-SST, comité paritario de
calidad,
4. Responsables
4. Responsables seguridad
 y salud
coordinadoren el trabajo,
de lideres de equipos
producción,
Director de recursos humanos, gerente recursosde
4. Responsables Área de almacenamiento
trabajo y recursos humanos y bodega
 operarios
humanos, de producción
especialistas en todasy las
en reclutamiento áreas
selección

 Instalaciones y áreas de trabajo,

 Implementos
Personal capacitado
y herramientas,
5. Recursos y ambiente Equipamiento y herramientas
5. Recursos y ambiente  Bodega
Espacio
Materia de almacenamiento,
trabajo
prima,
5. Recursos y ambiente  Personal
Espacio
Estivas, físico
montacargas
Espacios adecuados de trabajo
 Formación
Cultura dede
Operarios yseguridad
desarrollo
almacenamiento

 Diseño de productos y procesos, Personal

 capacitado
Accidentes ylaborales
motivado,
 Rotación
Innovación
Derrumbe del personal
y desarrollo
de de nuevos productos,
laocupacionales
mercancía,
 Enfermedades
 Falta de desarrollo
Interrupciones en profesional
la cadena de suministro,
 Daños
Multasen la cadena de almacenaje
y sanciones
6. Riesgo
6. Riesgo y oportunidades
y oportunidades  Conflictos
Fallas laborales
en la maquinaria y equipo, Errores
6. Riesgo y oportunidades  Incremento
Mejora de la productividad
la disponibilidad del espacio
 Desarrollo
humanos, de liderazgo
 Cumplimento
Gestión dede legal
unidades
calidad, dey la
carga en
 Mejora del compromiso
Problemas satisfacción del
 Mejora
diferentesdel clima
tamaños laboral
 empleado
Riesgos de seguridad,
 Variabilidad en la demanda

 Tasa de frecuencia
 Índice de gravedad de accidentes
 Tiempo promedio
Productividad,
Porcentaje de contratación
de cumplimento de inspecciones de
7.
7. Indicadores
Indicadores  Índice de
previsióndiversidad
de demanda,e inclusión
7. Indicadores  seguridad por hora
Recepción
 Costo
Índicede
costo decontratación
evitado,
satisfacción ydel
retención
empleado
7. Indicadores  Puntualidad de proveedores
 tiempo de transición, taza inactividad de maquinas
 Porcentaje de cumplimiento
Taza de cumplimiento de pedidos de normativas

Ficha de procesos
Etapas Descripción
Proceso Logística y transporte
Garantizar que los productos o servicios sean entregados
en el lugar correcto, en el momento adecuado y en las
1. Objetivo
condiciones apropiadas, de la manera más eficiente y
rentable posible.

2. Elementos de entrada coordinación de transporte y recepción del producto

 Ficha de procesos
Etapas Descripción
Proceso Gestión financiera

Minimizar el valor de la empresa para sus accionistas a

1. Objetivo largo plazo. Esto implica tomar decisiones financieras
estratégicas que optimicen la asignación de recursos.

2. Elementos de entrada Planificación presupuestaria

3. Elementos de salida Ejecución de decisiones financieras

Director financiero, tesorero, analistas financieros,

4. Responsables gerente de planificación financiera y analista de crédito
y cobranzas

 Personal capacitado
 Acceso a información financiera
5. Recursos y ambiente
 Presupuesto asignado
 Políticas y procedimientos

 Riesgo de liquidez
 Riesgo de mercado
 Riesgo operativo
6. Riesgo y oportunidades
 Optimización de la estructura de capital
 Expansión de mercados
 Mejora de la eficiencia operativa
 Ficha de procesos
Etapas Descripciones
Proceso Gestión de infraestructura
1. objetivos Garantizar que las instalaciones sean debidamente
seguras y cómodas para las que la ocupan

2. Elemento de entrada Identificación de las necesidades de infraestructura

3.Elemento de salida Ejecución exitosa de productos

4. Responsables Gerentes de infraestructura

5. Recursos y ambiente  La red vial

 Sistemas de telecomunicaciones
 vehículos para la prestación de los
servicios
6. Riesgos y oportunidades  Costos imprevistos
 Retrasos en el cronograma
 Desarrollo económico
 Mejorar la calidad de vida

7. indicadores  Solicitud aval de proyectos

 Inspección de obras
 Vialidad deteriorada y vialidad planificada
 Inversión de obras según sectores
 Ficha de procesos
Etapas Descripciones
Proceso Servicios generales
1. objetivo Prestación del servicio

2.Elemento de entrada Orden y aseo

3. Elemento de salida Ambiente limpio

4. Responsables Personal de mantenimiento, limpieza y seguridad

5. Recursos y ambiente  Recursos humanos

 Recursos materiales
 Normativa y Regulación
 Buen ambiente laboral

6. Riesgo y oportunidades  Mala Gestión de residuos

 Mala Reputación
 Mantenimientos inadecuados
 Eficiencia operativa
 Sostenibilidad
7. indicadores  Costo por empleado
 Índice de seguridad
 Tasa de ocupación de espacios
 Índice de satisfacción del usuario
 Ficha de procesos
Etapas Descripciones
Proceso Mantenimiento
1. Objetivo Pruebas y verificación

2. Elemento de entrada Solicitud de mantenimiento

3. Elemento de salida Mantenimiento efectivo

4. Responsables Jefe de mantenimiento

Técnicos de mantenimiento

5. Recurso y ambiente  Personal

 Equipos y herramientas
 Organización y limpieza
 Planificación
6. Riesgo y oportunidades  Paradas no planificadas
 Impacto ambiental
 Mejora de confiabilidad
 Buen mantenimiento predictivo
7. Indicadores  Disponibilidad
 Confiabilidad
 Errores que se deben evitar