Entrega 1

Proyecto final

Integrantes del equipo:

Anasoffía Alarcón A01561981

Alma Carolina Chavez Silva A01561986
Mariana Elizondo Aguirre A01568052
Mariana González González A01568070
Marina Varela González A01561872
Fernanda López Velarde Argomedo A01561864
 Implementación de un sistema ERP para la agilización de inventarios en ROMMA.

I. PROBLEMA
Formulación del problema
En Romma Concept Store, se encuentra como uno de sus problemas principales el manejo y
administración de su inventario. Actualmente utilizan Excel para organizar los productos que
venden día con día y los que les llegan por parte de proveedores. Esto representa un problema
ya que Excel a pesar de tener muchas herramientas de mucha ayuda, es una herramienta que
limita a las empresas a ver los datos e información del inventario en tiempo real, ya que el
llenado de inventarios en Excel es manual y se actualiza cada vez que la persona encargada lo
realiza.

a) Antecedentes
Romma Concept Store inició con la venta de productos americanos, así como papás, bebidas,
dulces, entre otros productos que sólo se vendían fuera de la ciudad de Chihuahua. Después,
se buscó crecer y ofrecer la oportunidad a otras microempresas en darles un lugar donde
poder vender sus productos. Fue fundada en mayo del año en curso. Dentro de su estructura
organizacional se encuentran sus fundadores quienes se encargan de diferentes áreas de la
empresa; Mariana Gonzalez quien es la encargada de organizar el área de finanzas,
administración de producto, recursos humanos, marketing y contabilidad. Por otro lado
también se encuentra Rodrigo Covarrubias Villegas quien es socio, proveedor de capital. En
el área de ventas actualmente solo se cuenta con un trabajador que se encarga de la caja y
acciones básicas de marketing.

b) Objetivo de la investigación
Esta investigación tiene como objetivo recolectar las plataformas/ páginas ya existentes para
la administración de inventarios, una vez realizada esta investigación se comparará las
diferentes características, ventajas y desventajas que tienen cada una para finalmente poder
elegir la plataforma que mejor se adapte a las necesidades de Romma. La finalidad de toda
esta investigación es poder ayudar a la empresa a encontrar una solución a su problema
actual, el manejo de inventarios, y esto por medio de la selección de una plataforma que les
ayude a realizar este proceso de manera más eficiente y eficaz para poder ahorrarse tiempo e
incluso dinero.
c) Justificación
La eficientización de los procesos para registrar información de los productos que se
encuentran en el inventario es sumamente importante, ya que está se encargará de facilitar el
flujo de información necesaria dentro y fuera de la empresa, evitando grandes errores
obtenidos por el uso de información errónea ocasionada por la falta de comunicación dentro
del sistema.

d) Limitaciones
Se considera que dentro de las limitaciones encontradas en nuestra propuesta hay únicamente
una, el dinero. Sin embargo consideramos que, plataformas o páginas para eficientar el
manejo de inventarios existen muchas, por lo tanto creemos que podemos encontrar algo que
se adapte completamente al presupuesto de Romma o incluso alguna plataforma gratuita, por
lo que vemos nuestra propuesta 100% viable y que además va a ayudar a solucionar el
problema de inventarios en Romma para que puedan tener sus inventarios en tiempo real
siempre que se necesite, lo que ayudará en muchos procesos en el futuro para conocer si hay
que surtir de algún producto que se haya acabado o que haya en existencia productos nuevos,
entre otros.

II. MARCO DE REFERENCIA

a) Fundamentos teóricos:
Con más innovación en tecnología, se crean nuevos negocios. Con más negocios, la
tecnología llegó al rescate facilitando las cosas.

Debido a la tecnología, se revolucionaron muchos modelos y conceptos comerciales

tradicionales. La tecnología nos dio la oportunidad de ver las cosas desde una nueva
perspectiva y abordar lo que ya estábamos haciendo desde una nueva posición, logrando así
generar una mayor eficiencia en la estrategia de los negocios.

Muchas empresas en crecimiento ignoran la importancia de invertir en tecnología empresarial

que incluya tanto hardware como software.

Dada la situación actual de ROMMA, llegamos a la conclusión que la solución del problema
en el manejo y administración de su inventario sería con la implementación de un sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP).
Un ERP gestiona todos los aspectos de una empresa, incluida la producción, la planificación,
las compras, la fabricación, las ventas, la distribución, la contabilidad y el servicio al cliente,
desde un sistema totalmente integrado, ayudando a las pequeñas empresas a integrar tanto su
información financiera como la información de sus clientes en un solo sistema.

Una creencia errónea común acerca de los ERP es que son solo para empresas a gran escala.
Los ERP se desarrollaron primero para satisfacer las necesidades de las empresas a gran
escala, pero los ERP pueden ayudar a las empresas, grandes y pequeñas, a integrar todos sus
procesos comerciales y datos en un solo lugar.

Ningún negocio es demasiado pequeño para una solución ERP; solo porque sea una tienda
pequeña no significa que no pueda operar como un negocio a escala empresarial, y aproveche
las soluciones comerciales inteligentes, como los ERP, para eficientar la gestión del negocio.

Más del 75 % de las pequeñas empresas utilizan ERP para gestionar sus operaciones. No
importa cuántos datos tenga o no tenga, necesita un sistema que pueda organizarlos y
ayudarlo a comunicarse y colaborar de manera efectiva en toda su empresa.

Una de las mayores ventajas de un sistema ERP es su capacidad para proporcionar una
visibilidad completa de toda la operación, brindándole información sobre el rendimiento de
su operación. Con un ERP, lo que suele llevar horas de meticulosa recopilación de datos y
creación de informes se puede hacer automáticamente, brindándole una visión general amplia
de la operación, lo que permite medir y analizar indicadores de rendimiento a través de
paneles en tiempo real. Podemos utilizar esta información para saber siempre cuál es la
realidad del negocio, y así, optimizar, maximizar y mejorar las áreas de la empresa.

Los sistemas ERP orientados a las pequeñas empresas pueden automatizar funciones
comerciales clave, como el procesamiento de pedidos, la producción y las finanzas, los
inventarios, lo que libera a su personal para que se concentre en tareas más importantes que la
entrada de datos.

Finalmente un ERP se convierte en un sistema completamente integrado que ayuda a

administrar todos los aspectos de un negocio.
 - Ejemplo de ERP “Odoo”:
https://www.odoo.com/es_ES?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=MX-CH-ES-
ERP&utm_gclid=CjwKCAjwkaSaBhA4EiwALBgQaDIqunJqHKmYOdw-
NtdQfgxLhM1ogAMMJf92PuqwElXlXjJOGwfAWxoCKmYQAvD_BwE&gclid=CjwKCAjwkaSaBhA4EiwALBgQaDIqu
nJqHKmYOdw-NtdQfgxLhM1ogAMMJf92PuqwElXlXjJOGwfAWxoCKmYQAvD_BwE

Uso de sistemas en el mercado:

Cada empresa o negocio requiere de sistemas de información con el fin de apoyar las
actividades que se realizan. En este caso, ROMMA Concept Store cuenta con la necesidad de
implementar un sistema de inventario. Nos comenta la accionista mayoritaria que espera que
este sistema sea útil, fácil de usar y presente un orden, de manera que pueda llevar un control
total de cada producto del negocio.

Cada marca lleva al negocio distintos productos con distintos precios y existen diferentes
rubros, es por ello que se necesita que el sistema de inventario pueda realizar una gestión de
las existencias en el negocio, tanto en la entrada como en la permanencia o salida. Para llegar
al sistema adecuado, se implementó una investigación en el mercado tomando en cuenta otros
negocios que hagan uso de un sistema de control de inventario.

Los negocios analizados fueron:

Joyería Roberta Vallina: Joyería hecha artesanalmente, fue fundada en el año 2016. Crean
piezas innovadoras con materiales mexicanos y de gran calidad; plata, baño de oro de 22kl,
piedras semipreciosas y oro. Se inspiran en la naturaleza y en crear piezas únicas, ninguna se
repite por su totalidad. Su mercado objetivo son mujeres y hombres con un nivel
socioeconómico medio-alto.

El sistema de inventario que utiliza esta joyería es “SICAR”. Es un software para el control
de inventario, brindan herramientas para para vender y descontar del inventario para cada
venta realizada al instante que se haga, además, al realizar compras da la posibilidad de
ingresar los productos al inventario. Se distingue por su uso sencillo y práctico, y a su vez
bastante completo; cuenta con variedad de herramientas para monitorear los movimientos de
la mercancía. Para obtener “SICAR”, es necesario comprar la licencia llamada “SICAR
PUNTO DE VENTA”, y es todo, así de fácil se da un seguimiento del inventario, se ahorra
tiempo, dinero y esfuerzo.
Hello Store: Boutique situada en la ciudad de Torreón, Coahuila. Cuenta con venta de
distintas prendas y accesorios para mujer, diseños únicos y en tendencia. Refleja un estilo
peculiar e incorpora continuamente nueva mercancía según la temporada y moda. Para llevar
un control de inventario de toda la mercancía que va entrando y saliendo, hacen uso del
sistema “Odoo”.

Este sistema es un software moderno de gestión de almacenes en línea. Se caracteriza por ser
bastante eficiente y novedoso, mejora todas las operaciones internas. Es de doble entrada, no
tiene entradas, salidas o transformaciones de existencias, en su lugar, todas las operaciones se
consideran movimientos de existencias entre ubicaciones.

Odoo permite realizar reabastecimientos totalmente automatizados, utiliza puntos de orden y

solicitudes de cotizaciones automatizadas. Cuenta con funciones avanzadas fáciles de usar ya
que utiliza rutas avanzadas para gestionar cualquier almacén. Este sistema permite llevar un
seguimiento de todos los movimientos que se hagan en la empresa, desde la compra al
almacén y hasta la orden de venta. Dentro de este sistema se encuentran aplicaciones de
Ventas, Compras y Contabilidad.

Consideramos que es un sistema bastante completo por todas las herramientas que brinda, y
todo de una manera automatizada, a su vez, un gran plus que cuenta es el que tiene también la
función de brindar reportes claros y completos, a sí se puede contar con un reporte en el
momento que lo deseé el personal encargado y en tiempo real.
MYM Joyería: Joyería fundada en 2014, se encuentra en la ciudad de Chihuahua, Chihuahua.
Cuenta con gran variedad de bisutería en distintos materiales, así como acero inoxidable,
chapa de oro, entre otros. Su principal característica es ofrecer variedad de accesorios y todos
a un precio accesible, de esta manera más personas puedan tener alcance de adquirirlos. Se
pueden comprar sus productos mediante página web y redes sociales.

Cuentan con más de 1000 piezas en existencia para su venta, por lo que llevan un control de
inventario de cada una de ellas, así cuentan con control de lo que se tiene en existencia al
público, lo que se tiene en almacén y lo que se va vendiendo. A su vez, en un negocio como
este mencionado, es necesario llevar un conteo de las piezas que se van vendiendo con mayor
rapidez y las que menos, para así poder tomar decisiones más oportunas a la hora de pedir a
proveedores. Para llevar un control de todo esto, hacen uso de “EXCEL”, dentro de este
sistema cuentan con una hoja de cálculo para “Inventario”, en donde pueden ver tus
productos y el stock que tienen, otra de “Entradas” en donde registran cuántos productos
compran, y por último una de Salidas, aquí registran cuántos productos venden.

Excel permite llevar un conteo infinito de piezas y guardar toda la información de una
manera que no es costosa, sin embargo para que sea un inventario completo, se requerirá de
aprender y poner en función todas las funcionalidades que Excel cuenta, para de esta manera
tener un inventario eficiente y propio para un negocio con gran inventario.

b) Antecedentes del problema

Problemática principal: Por contar con tantas marcas, se tiene que tener un mayor control
sobre lo que entra y sale de la tienda (2 veces a la semana).

Primero el inventario se llevaba a cabo de manera escrita, en donde se tenía un libro con toda
la información del inventario, después hubieron complicaciones debido a que no existía una
actualización diaria del inventario, debido a que esta actualización era a mano y por ende se
tomaba más tiempo en realizar.

Después para disminuir el tiempo, se decidió hacer el inventario por medio de google drive,
en donde se agregaron todas las marcas para que pudieran ver de manera más rápida la
información. Sin embargo, se vió que este proceso no era eficaz debido a que eran muchas
marcas y no había un control exacto al momento de ver que era lo que vendía cada marca. Es
por esto que se tomó la decisión de hacer un drive de excel para cada marca para que se
pudiera reflejar las ventas semanales por separado, pero también vimos que no era una
manera eficaz puesto que era mucha información para un solo documento y no había un
control completo sobre que se vendía, es por esto que decidió buscar otra alternativa para
seguir mejoran el control y eficacia del inventario.

Diagrama de la situación actual de la empresa:

Problemática: Falta de un mejor control de inventario

No había una
Inventario de manera actualización inmediata
escrito de los datos.

Inventario en google drive Para disminuir el

de todas las marcas tiempo

Este proceso no era eficaz

debido a que eran muchas Drive de excel
marcas y no había un
control exacto de lo que
vendía cada marca.

Este proceso no fue tan

factible, debido a que era Para que se pudieran
mucha información y no reflejar las ventas
había un control completo semanales por separado
sobre que se vendía
Bibliografía

Genius ERP (2022). why small businesses need an ERP system. Recuperado de:
https://www.geniuserp.com/blog/why-small-businesses-need-an-erp-system

S.A. (2022). Maximiza la eficiencia de tu almacén. Odoo. Recuperado

de:https://www.odoo.com/es_ES/app/inventory

S.A. (2022). Control de Inventarios. SICAR. Recuperado de:

https://www.sicar.mx/control-de-inventarios/

Palacios, D. 2022. Cómo hacer un inventario en Excel paso a paso (+ plantilla y

ejemplos). Hubspot. Recuperado de: https://blog.hubspot.es/sales/como-hacer-inventario-en-
excel