Escuela Superior de Ingenieros

Injineruen Goimailako Eskola

UNIVERSIDAD DE NAVARRA - NAFARROAKO UNIBERTSITATEA

Aprenda Microsoft Excel

2000
como si estuviera en primero
Aprenda Informática ...
San Sebastián, Octubre 2001

Javier García de Jalón • Javier Atencia Fernández

Ander Arizaga
INFORMÁTICA I página 2

ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000 ......................................................................................................................... 1
2. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2000....................................................................................... 2
2.1 BARRA DE TÍTULO ................................................................................................................................................ 3
2.2 BARRA DE MENÚS ................................................................................................................................................ 3
2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS .................................................................................................................................. 5
2.4 BARRA DE REFERENCIA ....................................................................................................................................... 7
2.5 BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO ................................................................................................... 7
2.6 BARRA DE ESTADO .............................................................................................................................................. 7
3. UTILIZACIÓN BÁSICA DE UNA HOJA DE CÁLCULO ................................................................................. 8
3.1 HOJAS DE CÁLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO .................................................................................................... 8
3.2 SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS ................................................................................................................. 9
3.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS ................................................................................................................................. 10
3.3.1 Introducción de datos en una celda...................................................................................................... 10
3.3.2 Introducción de datos en un rango de celdas....................................................................................... 10
3.3.3 Inserción de filas, columnas y bloques de celdas ................................................................................. 10
3.3.4 Inserción de imágenes, gráficos y objetos............................................................................................ 11
3.3.5 Borrado de celdas ................................................................................................................................ 11
3.3.6 Mover y copiar celdas .......................................................................................................................... 12
3.4 REFERENCIAS Y NOMBRES ................................................................................................................................. 13
3.4.1 Referencias absolutas, relativas y mixtas ............................................................................................. 13
3.4.2 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas........................................................................................ 14
3.5 FÓRMULAS Y FUNCIONES ................................................................................................................................... 15
3.5.1 Introducción de fórmulas ..................................................................................................................... 15
3.5.2 Asistente de Funciones (Function Wizard)........................................................................................... 16
3.5.3 Edición de funciones ............................................................................................................................ 17
3.6 HYPERLINKS ...................................................................................................................................................... 18
4. PROTECCIÓN DE CELDAS Y HOJAS DE CÁLCULO .................................................................................. 19
5. FORMATOS EN HOJAS DE CÁLCULO........................................................................................................... 21
5.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS ................................................................................................... 21
5.2 BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATEADO .................................................................................................... 21
5.3 RESTRICCIONES EN EL CONTENIDO DE UNA CELDA. ........................................................................................... 22
5.3.1 Formato condicional. ........................................................................................................................... 22
5.3.2 Validación de datos. ............................................................................................................................. 22
6. DEFINICIÓN DE ESQUEMAS Y VISTAS......................................................................................................... 24
6.1 CREACIÓN Y BORRADO DE UN ESQUEMA............................................................................................................ 24
6.2 VISUALIZACIÓN DE UN ESQUEMA ....................................................................................................................... 25
6.3 CREACIÓN Y GESTIÓN DE VISTAS ....................................................................................................................... 26
6.4 FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE .......................................................................................................... 26
7. LISTAS Y BASES DE DATOS ............................................................................................................................. 28
7.1 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA LISTA ........................................................................................................... 28
7.2 ORDENACIÓN DE DATOS .................................................................................................................................... 29
7.3 BÚSQUEDA DE REGISTROS ................................................................................................................................. 30
7.3.1 Ficha de datos ...................................................................................................................................... 30
7.3.2 Filtros automáticos............................................................................................................................... 30
7.4 TABLAS DINÁMICAS........................................................................................................................................... 31
8. CREACIÓN DE DIAGRAMAS Y DE GRÁFICOS ........................................................................................... 34
8.1 ASISTENTE PARA GRÁFICOS ............................................................................................................................... 34
8.2 SELECCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS ..................................................................................................................... 36
8.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICA.................................................................................................................. 37
8.4 GRÁFICOS COMBINADOS .................................................................................................................................... 37
8.5 GRÁFICOS DINÁMICOS. ...................................................................................................................................... 38

2
9. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO CON EXCEL 2000 .......................................................................... 39
9.1 OPCIONES GENERALES DE LA PÁGINA: PAGE ...................................................................................................... 39
9.2 MÁRGENES DE LA PÁGINA: MARGINS................................................................................................................. 40
9.3 ENCABEZAMIENTO / PIE DE PÁGINA: HEADER/FOOTER ...................................................................................... 40
9.4 IMPRESIÓN DE LA LOS DATOS: SHEET................................................................................................................. 41
9.5 MICROSOFT OFFICE BINDER. ............................................................................................................................. 41
10. CONEXIÓN EN RED.................................................................................................................................... 42
10.1 LIBROS COMPARTIDOS. ...................................................................................................................................... 42
10.2 GUARDAR COMO PÁGINA WEB. .......................................................................................................................... 43
10.3 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE EXCEL POR E-MAIL. ................................................................................................ 43
10.4 COLABORACION ON-LINE. .................................................................................................................................. 44
11. EVITAR PROBLEMAS: AUDITING ......................................................................................................... 45
12. UTILIZACIÓN DEL HELP DE EXCEL 2000 ............................................................................................ 46
Capítulo 1: Introducción a Excel 2000 página 1

1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000

Excel 2000 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y
desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal,
base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, entorno de Internet,
lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las
hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso
más general y extendido. La versión que se va a presentar a continuación es la versión Excel 2000.
En este documento se utilizará la versión inglesa del programa.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
– texto
– valores numéricos, fechas y datos horarios
– fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función
de los valores de otras celdas.
Además, un programa como Excel 2000 contiene un gran número de utilidades para
introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.
Excel 2000 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo
siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo -worksheets- se
agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo -workbook-. Cada hoja puede contener
hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se
identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas
mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s
indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165,
AJ231, etc)1.
Como se ha apuntado, con Excel 2000 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos
numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos
datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en
otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos,
diagramas de barras, de líneas, de tarta, ...) y estar representados en dos o tres dimensiones,
dependiendo de las necesidades del usuario. Excel 2000 permite establecer relaciones entre los
valores de distintas celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida,
recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas.
Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta con un
lenguaje propio de programación (Excel Visual Basic).
La utilización de Excel 2000 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el
entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo
doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las
flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt + la letra subrayada de cada menú
o comando para seleccionar, etc.

1
Obsérvese que esta forma de referirse a una celda es diferente de la que se usa en Álgebra para referirse a los
elementos de una matriz, en la que primero se indica el subíndice de fila y luego el de columna.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 2

2. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2000

Para arrancar Excel 2000 en Windows 95, Windows 98 o Windows NT se puede utilizar
el menú Start o Start/Programs, del modo habitual. Se puede también buscar con el
Explorer la ventana del grupo de programas en el que está Excel y luego hacer doble clic
sobre el icono mostrado al margen. También se puede arrancar haciendo doble clic sobre
cualquier fichero producido con Excel (extensiones *.xls o -más en general- *.xl*)
Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuración instalada, aparecerá una
pantalla similar a la que se muestra en la figura 1.

Barra de Menús Barra de Título

Barras de Herramientas
Barra de Referencia
Barra de Documento

Celda Activa

Barra de Estado
Hojas de Cálculo del Libro de Trabajo

Figura 1. Forma inicial de Excel 2000 al arrancar.

Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno
Windows (ver figura 1) y consta de las siguientes barras o componentes:
1. Barra de Título
2. Barra de Menús
3. Barra o barras de Herramientas
4. Barra de Referencia
5. Barra de Nombre del Documento.
Capítulo 2: Descripción de la Pantalla de Excel 2000 página 3

Cuando la ventana del

documento está maximizada, el
nombre del documento (Book1)
aparece en la Barra de Título a con-
tinuación del nombre de la aplica-
ción (Microsoft Excel), tal como
puede verse en la figura 2. Segui-
damente se describen cada una de las
barras citadas, así como sus funcio-
nes más importantes.
Es necesario recalcar que las
barras de herramientas son configu-
rables por el usuario y por lo tanto su
distribución, número o tipo de barras
puede coincidir o no con la distribu-
ción mostrada en las figuras.
Figura 2. Excel 2000 con la ventana del documento maximizada.

2.1 BARRA DE TÍTULO

La Barra de Título contiene los siguientes elementos:
- Menú de control, que contiene los comandos que permiten mover,
minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows
95/98/NT (ver figura 3).
- Nombre de la aplicación; en este caso Microsoft Excel.
- Botón de minimización o iconización; convierte la aplicación a Figura 3. Menú de control.
forma de icono.
- Botón de restauración; restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar. Cuando la
ventana no esta maximizada, en lugar de este botón aparece el botón de maximizar.
Como estos elementos son comunes a todas las aplicaciones de Windows 95/98/NT, aquí no
se va a insistir más en su descripción.

2.2 BARRA DE MENÚS

La Barra de Menús (ver figuras 1 y 2) contiene la lista de menús propios de Excel. Cada menú
contiene una lista de diversos comandos que se utilizarán en la resolución del caso. Por ejemplo,
seleccionando con el ratón el menú File, se despliega un menú mostrando algunos comandos (ver
figura 4), entre los que están los siguientes:
New...: Permite seleccionar el tipo de documento que bajo Excel se va a desarrollar
(puede ser un libro de cálculo normal, una hoja de cálculo preparada para un uso
específico, etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre.
Open...: Abre ficheros que han sido creados previamente, cargándolos directamente
desde el disco duro u otro origen. Se ofrece la posibilidad de abrir el documento
en modo Read Only, de forma que se evita la posibilidad de modificar
accidentalmente el fichero original.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 4

Close: Cierra un fichero o documento abierto.

Antes de cerrar un fichero, si el usuario
ha realizado algún tipo de modificación
en él, Excel abre una ventana de
diálogo y le pregunta si desea guardar
dichos cambios; de esta forma se evita
perder información de forma
involuntaria.
Save: Actualiza en el disco la información
del documento en el que se está
trabajando, sin opción a modificar el
nombre o a cambiar el directorio.
Save As...: Guarda en el disco el documento en Figura 4. Opciones del menú File.
que se está trabajando, con opción a
crear un nuevo fichero con otro nombre o en otro directorio, y/o a elegir un
formato diferente.
Save as Web Page Guarda el documento en el disco duro directamente en formato HTML (página
web), abriendo un cuadro de diálogo que permite, entre otras opciones,
configurar el grado de interactividad de la página web, seleccionar la parte del
fichero que se quiere publicar o ponerle título.
Send To Esta opción permite, sirviéndose de Microsoft Outlook o un programa
equivalente2, enviar el documento por e-mail, bien como texto o bien como
archivo adjunto.
Page Setup Este comando abre un cuadro de diálogo múltiple en el que se pueden fijar las
principales características del documento de cara a su impresión posterior:
tamaño y orientación del papel, márgenes, factor de zoom de impresión,
características de la impresora, encabezamientos y pies de página, posibilidad de
dibujar o no las líneas que separan unas celdas de otras (gridlines), etc.
Print Area Es muy frecuente que sólo se desee imprimir una parte de la hoja de cálculo con
la que se está trabajando. Con este comando se pueden especificar con todo
detalle las celdas que se desea imprimir. También se muestra en la figura 4 la
forma de anular el área de impresión seleccionada previamente. Para determinar
un área de impresión basta seleccionar dicha área en la forma que luego se verá
y elegir el comando File/Print Area/Set Print Area.
Print Preview Este comando -similar al de Word y de otras muchas aplicaciones- permite ver
en la pantalla como quedará el documento Excel cuando se envíe a la impresora.
En modo Print Preview aparecen en la pantalla algunos botones útiles para
proceder a imprimir el documento (Print), para modificar el Page Setup, o para
hacer aparecer los márgenes de la página y de las celdas (Margins). Esta última
posibilidad es muy útil para modificar interactivamente con el ratón dichos
márgenes, colocando el cursor sobre las líneas de trazos que aparecen y
arrastrando.

2
La estructura de la red informática de la Escuela Superior de Ingenieros impide hacer uso de este recurso de Excel.
Capítulo 2: Descripción de la Pantalla de Excel 2000 página 5

Print Con este comando se procede

a la impresión de una parte o
del documento completo.
Previamente aparece en
pantalla el cuadro de diálogo
mostrado en la figura 5. En
este cuadro de diálogo se
puede elegir la impresora;
decidir si se quiere imprimir
toda la hoja o sólo la parte
que esté seleccionada en ese
momento (aunque no coincida
con lo establecido en Print
Area); las páginas concretas Figura 5. Cuadro de diálogo File/Print.
que se desea imprimir, el
número de copias de cada una
de ellas, etc.

2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS

La barra de herramientas es la barra o las barras
que se encuentran debajo de la barra de menús, y
muestra iconos correspondientes a diversas
funciones. Estas barras de herramientas pueden ser
configuradas por el usuario, por lo que no hay que
sorprenderse de que lo que se vea al abrir el
programa no coincida exactamente con lo que se
muestra en las figuras 1 y 2. Se recomienda activar
aquellas barras que contienen los recursos de uso
más frecuente.
En la figura 6 se muestra el menú contextual Figura 6. Menú contextual de barras de herramientas.
que se abre al clicar con el botón derecho sobre las
barras de herramientas. Dicho menú muestra las
barras de herramientas disponibles y -marcadas en
el margen izquierdo- las barras de herramientas
activas.
Es posible y fácil modificar las barras de
herramientas añadiendo o quitando botones en
cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir
Customize en el menú contextual de la figura 6, y
se abre el cuadro de diálogo de la figura 7. Dentro
de la opción Commands se muestran a la
izquierda todas las categorías de botones que
existen: seleccionado una de ellas aparecen a la
derecha todos los botones de esa categoría.
Clicando sobre el botón Description aparece una
pequeña descripción de su función. Para añadir un
Figura 7. Modificar las barras de herramientas.
botón a una barra de herramientas basta
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 6

seleccionarlo en el cuadro de diálogo y arrastrarlo hasta la barra correspondiente; para eliminarlo

basta seleccionarlo sobre la barra y arrastrarlo a cualquier lugar fuera de ella. De ordinario sólo
conviene que estén visibles las barras de herramientas Standard y Formatting (tener otras barras
visibles de modo innecesario resta espacio de pantalla para la hoja de cálculo). Con el menú
contextual de la figura 6 puede hacerse visible cualquier otra barra que se vaya a utilizar. Con ese
mismo menú se podrá hacer desaparecer cuando ya no sea necesaria.
Colocando el puntero sobre cualquier botón de las barras de
herramientas, en unas décimas de segundo se obtiene una
descripción breve de para qué sirve ese botón; clicando sobre él y
manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, se obtiene una
descripción más detallada en la Barra de Estado, en la parte inferior
de la pantalla. Para una descripción aún más detallada, se puede
acudir al Help, clicando primero sobre el botón y luego sobre el
botón del que se desea obtener información.
Los principales botones de las barras de herramientas Standard y Formatting son los
siguientes (por brevedad se omiten referencias a los botones New, Open, Save, etc., comunes con
otras aplicaciones Windows, y cuyo significado se supone ya conocido):
- Botones de modelos de formato: Permiten controlar formatos de uso
habitual, tales como los símbolos para unidades monetarias, el formato
de porcentaje (%), la coma como decimal en lugar del punto, o el aumento o disminución de
cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo con sus necesidades.
- Botón de auto-suma: Suma automáticamente una fila o una columna de números,
introduciendo en la celda activa la función SUM con el rango de números
correspondiente que Excel trata de adivinar. Si se quiere modificar ese rango –por defecto la
fila o columna contigua- basta editarlo en la barra de referencia o -más fácil- indicarlo
arrastrando con el ratón sobre las celdas correspondientes de la hoja de cálculo. Si por ejemplo
se desea sumar los números de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 (3*4 elementos) se
deberá editar la celda en la barra de referencia indicando dicho rango de la forma =SUM(C4:F6)
(mediante el teclado o directamente con el ratón).
- Botones de negrilla, itálica y subrayado: Permiten cambiar el formato de
textos y números en la forma habitual de estas opciones.
- Botones de alineamiento: Permiten centrar o alinear textos y números por la
izquierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por
la izquierda y los números por la derecha. El cuarto botón se llama Center Across Selection, y
permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una selección de celdas.
- Botón Asistente de Gráficos: Permite arrancar el Asistente de Gráficos (Chart
Wizard), con objeto de insertar un gráfico de entre los numerosos tipos disponibles en
Excel, a partir de los datos previamente introducidos en un rango de celdas de la hoja de
cálculo (la selección de este rango mediante el asistente es el punto más conflictivo en el
proceso de crear un gráfico). El gráfico se ubicará sobre la propia hoja, con la posición y
tamaño que se determine arrastrando con el ratón una vez determinadas las características del
mismo.
Capítulo 2: Descripción de la Pantalla de Excel 2000 página 7

2.4 BARRA DE REFERENCIA

La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las barras de herramientas,
presenta los tres sectores siguientes:
- El sector de la izquierda muestra la ubicación de la
celda activa indicando la columna (A) y la fila (1) en
que se encuentra. Más adelante se verán otras posibles aplicaciones de este sector.
- El sector central indica que se está en modo de edición (es decir, introduciendo nombres,
funciones, números, etc..). El botón permite anular el cambio que se está realizando en el
contenido de la celda, el botón equivale a pulsar la tecla Intro (confirmar o aceptar), y el
botón igual ( ) es equivalente a llamar al Asistente de Funciones (Function Wizard). Excel
no permite ejecutar ningún comando mientras este sector esté activo.
- El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa (en este caso 123.45). La
edición de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.

2.5 BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO

La Barra de Nombre del Documento (ver figura 1) es similar a la Barra de Título, y contiene el
nombre del fichero sobre el cual se está trabajando (en este caso Book1). Esta barra presenta en la
parte derecha los tres botones típicos de cualquier aplicación de Windows 95, que permiten
minimizar, maximizar y cerrar el documento. Si se maximiza esta ventana, el nombre del
documento aparecerá en la Barra de Títulos, a continuación del nombre de la aplicación.
En la parte derecha e inferior de la ventana de aplicación se aprecian las Barras de
Desplazamiento (ver figura 1) vertical y horizontal respectivamente, que permiten acceder a
cualquier celda de la hoja.

2.6 BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de la hoja de cálculo aparece la Barra de
Estado, en la que se presenta una breve información acerca del
comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio
de trabajo (workspace).
En esta figura pueden verse también los controles que
permiten moverse entre las diversas hojas de cálculo que
constituyen el libro de trabajo en el que se está trabajando. Estos Figura 8. Parte izquierda de la
controles se explicarán en el apartado siguiente. Barra de Estado.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 8

3. UTILIZACIÓN BÁSICA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

En este capítulo se van a explicar los fundamentos necesarios para la utilización básica de una hoja
de cálculo como Excel 2000. Si el lector ha utilizado previamente (o ha visto utilizar) el programa,
los siguientes apartados le resultarán ya familiares (aunque no por ello menos útiles), ya que
constituyen las operaciones más habituales con Excel.

3.1 HOJAS DE CÁLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO

Cuando se abre Excel 2000 en el menú
Start o clicando sobre su icono, cuando se
ejecuta el comando New del menú File o
cuando se clica sobre el icono en la
barra de herramientas Standard, se abre un Figura 9. Hojas de cálculo de un libro de trabajo.
nuevo libro de trabajo -workbook-, que
por defecto tiene 3 hojas de cálculo, llamadas también por defecto Sheet1, Sheet2 y Sheet3. En la
figura 9, puede verse la parte inferior de un libro de trabajo con las pestañas correspondientes a
algunas de las hojas de cálculo. Clicando en los controles adyacentes -a la izquierda- pueden llegar a
verse las pestañas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la última con una sola
operación. En todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de cálculo activa
(aquélla cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla).
Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso Sheet1. Puede activarse una hoja u otra
sin más que clicar con el ratón en la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas
varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se clica sobre
las pestañas de otras hojas (si la hoja esta activada, al clicar
sobre su pestaña con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva, y
viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo,
los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se
introducen también en las demás hojas activas, en las
posiciones correspondientes.
Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de
las pestañas, se despliega un menú contextual como el de la
figura 10, en el que le permite insertar una nueva hoja de Figura 10. Menú contextual para
cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla y/o copiarla de trabajar con las distintas hojas de
un lugar a otro, o seleccionar todas las hojas. cálculo de un libro de trabajo.

La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es clicar dos veces sobre la
pestaña que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo da la pestaña pasa a ser negro, pudiendo escribir
directamente el nuevo nombre.
Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo sin más que
clicar sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea
que ocupe.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 9

3.2 SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS

En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa
(y sólo una). La celda activa se distingue claramente de las
demás, pues aparece enmarcada de modo diferente (figura
11) o si pertenece a un conjunto de celdas seleccionadas, en
color más claro (figura 12).
La celda activa es la única celda que está preparada
para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado.
Así pues, antes de introducir -o borrar- algo en una celda,
hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se
convierte en celda activa clicando sobre ella. La celda activa Figura 11. Celda activa aislada.
se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del
teclado. Puede también avanzar o retroceder una “pantalla”
con las teclas AvPag y RePag.
El contenido de la celda activa aparece en la parte
derecha de la Barra de Referencia, y es en esta barra o sobre
la propia celda donde se realizan las operaciones para
modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se
hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al clicar sobre el
icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda Figura 12. Celda activa dentro de una
activa con las flechas del teclado. selección de celdas.
Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se
selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la
zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se
vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de
celdas, desplazándose automáticamente al pulsar Intro.
A parte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar
simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc) siempre que
dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque
aparecen sombreadas (como se muestra en la figura 12). A continuación se van a describir algunas
de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:
1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con clicar con el ratón
en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila con
los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas).
2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará clicar una sola vez sobre la
etiqueta -el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente-. Para
seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta clicar sobre la primera (o
última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del
rango deseado.
3. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectángulo-, hay que clicar con el ratón
en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del
bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo clicando primero
sobre la celda de una esquina y luego -manteniendo pulsada la tecla Mayus- volviendo a clicar
sobre la celda en la esquina opuesta; esta operación selecciona todo el rango de celdas entre
las dos operaciones de clic.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 10

4. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el
procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva
selección no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta técnica puede utilizarse
en combinación con la indicada en 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas.
Como se verá más adelante, la selección de celdas tiene muchos campos de aplicación en la
utilización normal de Excel.

3.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS

3.3.1 Introducción de datos en una celda

La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la
celda correspondiente para que se convierta en celda activa,
y a continuación introducir en ella los datos -texto, números,
fórmulas, ...- mediante el teclado o haciendo Paste de una
selección previamente almacenada en el Clipboard.
Los datos introducidos aparecen tanto en la propia
celda como en la Barra de Referencia (figura 13). Estos
datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres,
sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las
aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto
introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del teclado. Figura 13.
También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de
introducir clicando sobre el botón de validar en la Barra de Referencia, pulsando Intro, o
simplemente cambiando de celda activa.
Recuérdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo
simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

3.3.2 Introducción de datos en un rango de celdas

Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para introducir datos en un
conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos
que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda
activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la selección. Las zonas rectangulares
se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la selección,
si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

3.3.3 Inserción de filas, columnas y bloques de celdas

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción.
A continuación se elige el comando Rows del menú Insert.
De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante de las
cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Columns del menú Insert.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 11

Para insertar un bloque de celdas rectangular,

basta seleccionar un bloque de las mismas
dimensiones delante del cual se quiere realizar la
inserción. A continuación se elige el comando Cells
del menú Insert, y se abre una caja de diálogo
(figura 14) que pregunta si, para realizar la
inserción, se quieren desplazar las otras celdas
hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de
fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de
columna).
En el cuadro de diálogo de la figura 14
también se ofrece la posibilidad de insertar filas o
Figura 14. Inserción de celdas.
columnas completas, de acuerdo con la selección
realizada.

3.3.4 Inserción de imágenes, gráficos y objetos.

Tanto las imágenes como los gráficos o los objetos se insertan sobre la hoja de Excel sin estar
fijados a una celda o grupo de celdas, sino que podemos moverlas libremente y modificar sus
dimensiones.
Para introducir una imagen se coloca el ratón sobre la opción Picture del menú Insert y se
selecciona el origen de la imagen (archivo en el disco duro, escáner, WordArt, ...).
La creación de un gráfico se tratará en el capítulo 8.
Un objeto es un documento de otro programa (Microsoft Equation, por ejemplo) que se
importa a Excel por ofrecer mayores facilidades para desarrollar un trabajo (representar una
ecuación, en este ejemplo). Para insertar un objeto se clica sobre el comando Object del menú
Insert, el cual abre un cuadro de diálogo donde se elige el archivo si ya se encuentra en el disco
duro o el programa desde el que se va a exportar el objeto. Si el programa se inserta como icono, se
ejecutará al clicar sobre él (sin necesidad de salir de Excel).

3.3.5 Borrado de celdas

El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:
1. Borrado de las celdas y todo su contenido. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el
comando Delete del menú Edit. Se abre una caja de diálogo completamente análoga a la de la
figura 14 que pregunta qué celdas se quiere desplazar -las de la derecha o las de debajo- para
que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas.
2. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con
el comando Clear del menú Edit. Se abre un sub-menú en el que hay que especificar qué
elementos de las celdas -todo, formatos, contenidos o notas- se quieren borrar. También se
pueden borrar los contenidos de toda una selección de celdas por medio de la tecla Supr.
Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligiéndola como celda
activa y operando sobre ella en la barra de fórmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta
que se pulsa Intro.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 12

3.3.6 Mover y copiar celdas

Para trasladar (o copiar) el contenido de una
selección de celdas (de una hoja Excel o incluso de
una página web) a otra hoja de cálculo (o a otra parte
de la misma hoja de cálculo), puede procederse de
los modos siguientes:
1. Después de seleccionar las celdas, elegir el
comando Cut (o Copy) del menú Edit. Tal
como indica la figura 15, la selección queda
rodeada por un contorno especial (contorno
circulante), que indica que su contenido está
dispuesto para ser pegado en otro sitio. A
continuación, se elige el comando Paste o Figura 15. Selección preparada para ser copiada o
Paste Special, del menú Edit. Con el comando trasladada a otra parte de la hoja de cálculo.
Paste Special puede controlarse exactamente lo
que se quiere copiar: datos, fórmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse
también los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno circulante se
elimina al hacer Paste o al hacer un nuevo Cut o Copy sobre otra selección.
2. Los comandos Paste y Paste Special superponen la selección sobre las celdas
correspondientes a partir de la posición de la celda activa.
3. Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de
celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se
coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha
apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se clica y se arrastra la selección hasta
la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada; apretando al mismo
tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo “+” junto al cursor que indica que se
está copiando).
4. Con lo indicado en el párrafo anterior, la selección de celdas se superpone sobre las otras
celdas ya existentes. Si se desea insertar la selección, hay que mantener apretada la tecla
Mayúsculas. En la hoja de cálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a
realizar la inserción.
Es muy conveniente practicar con estas posibilidades de Excel para copiar y trasladar datos,
que se encuentran entre las más utilizadas.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 13

3.4 REFERENCIAS Y NOMBRES

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El
uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de
cálculo para realizar determinados cálculos.
Una celda se referencia siempre por su identificador de
columna -una letra o conjunto de 2 letras- y de fila -un
número-. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en
la intersección de la fila 21 con la columna A. La referencia
de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la
izquierda de la barra de referencias.
Los rangos de celdas se expresan por medio del
operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera
celda del rango de la de la última celda. Por ejemplo, en la Figura 16. Selección B2:D3.
figura 16 se muestra una selección rectangular cuya
referencia es (B2:D3).
Las referencias múltiples consisten en referencias
sencillas separadas por el carácter punto y coma (;). En la
figura 17 se muestra una selección doble, consistente en dos
zonas rectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6). Se
pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja
de cálculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la
referencia a las celdas, y separándolos por el signo de
admiración (!), por ejemplo: (Sheet1!B5:C6). Figura 17. Selección B2:D3;C5:D6.
Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel no distingue entre
letras mayúsculas y minúsculas.

3.4.1 Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas.
Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una
celda a otra. Con mucha frecuencia éste es el comportamiento deseado.
El método más eficaz para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para
apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una
celda en una fórmula, basta clicar en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores
en la inserción de referencias a celdas.
Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a
otra celda, basta seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.
2. Teclear un signo igual (=).
3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección de la
celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta repetir los pasos 3 y 4
cuantas veces sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 14

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la
fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar
referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se
convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el
número de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas
ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:
1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de
columna que se quiere mantener constante.
2. Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de manera que esté dentro de la
referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias relativas,
absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una
de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una
referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y
relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se
adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia,
mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

3.4.2 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente
referencias tales como B2:B4 ó B2:D3;C5:D6 en una hoja de
cálculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez.
Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y
asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de
celdas o de rangos se pueden utilizar en las fórmulas sin
ningún problema. También se pueden crear nombres
compuestos, e incluso asignar un nombre más significativo a
las constantes de uso más frecuente.
El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la Figura 18. Nombres de celdas y de rangos
posibilidad de introducir errores y permite recordar con o grupos de celdas.
mayor facilidad las referencias a celdas.
A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas. Los nombres deben
siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado (_); tras este primer carácter, se puede
usar cualquier conjunto de letras, números y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden
utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carácter
de subrayado o un punto.
Por ejemplo, no son válidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y %Compras. En
cambio, sí son válidos VENTAS_ANUALES, Año1993, Compras%.
Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean más cortos. Puesto
que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para
operadores y funciones. Además, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de
diálogo o en las propias celdas.
La forma más simple de definir nombres es mediante el comando Insert/Name/Define. Para
ello, se pueden seguir los siguientes pasos:
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 15

1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al

que desee asignar el nombre.
2. Elegir el comando Insert/Name/Define, con lo
cual se abre un cuadro de diálogo tal como el
mostrado en la figura 19.
3. Teclear el nombre que desee -en este caso
concepto- en el cuadro Names in Workbook.
4. Hacer clic en Add o en OK.
Otra posibilidad -más sencilla- es seleccionar la
celda o rangos de celdas a las que se desea dar un
nombre, y luego clicar sobre el cuadro de nombres de
Figura 19. Definición de nombres.
la barra de referencia. La referencia a la celda activa se
sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan registradas con el
nombre tecleado.
Si lo que se desea es cambiar un nombre a unas celdas se debe proceder del siguiente modo:
1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee cambiar el nombre.
2. Activar el cuadro de nombres en la barra de referencia.
3. Cambiar el nombre y pulsar Intro.
Para borrar un nombre se puede utilizar el botón Delete del cuadro de diálogo de la figura 19.

3.5 FÓRMULAS Y FUNCIONES

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante
fórmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitan en una hoja de cálculo. Las
fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como
sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos.
Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo,
en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función AVERAGE(A1:A8) para realizar la
misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas,
ya que las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la
posibilidad de errores tipográficos.
Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la
misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la
que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado
es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores
lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

3.5.1 Introducción de fórmulas

La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la
propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la fórmula se irá
construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.
Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 16

2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir
en la celda activa es una fórmula.
3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados
por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro.

3.5.2 Asistente de Funciones (Function Wizard)

La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más
argumentos. Si la función contiene más de un
argumento, éstos han de ir separados por el carácter
punto y coma (;). Al escribir una función no se han de
incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios
vayan entre comillas. Para facilitar la comprensión del
significado de palabras separadas, se puede incluir un
guión o subrayado, como por ejemplo en num_caract.
A primera vista el uso de funciones puede parecer
difícil, especialmente por las diversas posibles formas Figura 20. Asistente de Funciones.
disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones o
Function Wizard facilita este trabajo. Este Asistente sirve de guía a través de todo el proceso de
introducción de una función y proporciona una breve explicación tanto de la función como de cada
uno de sus argumentos.
Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el
siguiente proceso:
1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa).
2. Hacer clic sobre el botón Function Wizard (Asistente de Funciones) para mostrar el
cuadro de diálogo que se muestra en la figura 20. En este cuadro de diálogo se debe elegir
la función que se desea utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los
argumentos.
3. El cuadro de diálogo de la figura 20 muestra las distintas categorías de funciones (Function
Category) disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones
disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las funciones
utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece entre las más recientemente
utilizadas y no se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría All
y se busca en el conjunto de todas las funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de
diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus
argumentos. Si se desea más información sobre esa función se puede clicar en el botón Help.
4. Después de seleccionar la función deseada se clica en el botón OK y se siguen las
instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que
permite definir los argumentos.
5. Al completar este cuadro se clica en el botón OK para completar la función e insertarla en la
celda activa.
Se puede, análogamente, introducir funciones desde la barra de referencia, clicando sobre
el botón. Aparece la paleta de fórmulas de la figura 21, que permite elegir la función a utilizar,
consultar su sintaxis y muestra el resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos.
Por supuesto una función puede llamar a otras funciones. De ordinario esto se hace sustituyendo
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 17

uno de los argumentos de la función principal

por una llamada a la otra función, al estilo
habitual en matemáticas y en muchos lenguajes
de programación.
Los grupos de funciones que hay
disponibles son los siguientes:
• Funciones más recientemente
utilizadas (Most Recently Used)
• Todas las funciones disponibles (All)
• Funciones Financieras (Financial)
• Funciones para manejo de fechas y
horas (Date & Time)
• Funciones matemáticas y trigonométricas (Math & Trig)
• Funciones estadísticas (Statistical)
• Funciones de búsqueda y referencia (Lookup & Reference)
• Funciones para usar bases de datos (Database)
• Funciones para manipulación de texto (Text)
• Funciones lógicas (Logical)
• Funciones para obtener información (Information)
El Asistente de Funciones ayuda a introducir funciones en una hoja de cálculo. Los usuarios
expertos pueden encontrar más fácil el teclear directamente la función con sus argumentos en la
fórmula correspondiente. Por supuesto, es también posible que el usuario cree sus propias funciones
en Excel.

3.5.3 Edición de funciones

Después de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de modificarlas o
editarlas. Se puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o bien se puede editarlas
manualmente.
Para editar funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene la función.
2. Hacer clic en el botón Function Wizard. Aparecerá el Asistente de Funciones mostrando la
primera función que aparezca en la fórmula contenida en la celda activa.
3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera función de la fórmula.
4. Cuando se acaben de realizar los cambios, clicar en Finish. Si hay alguna otra función que se
desee editar en la misma fórmula, clicar en Next.
5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada función que se desee editar.
Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:
1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula (celda activa).
2. Pulsar F2 para editar en la barra de fórmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar
el cursor en el lugar adecuado.
3. Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee modificar.
4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un
nombre o insertando una función.
5. Terminar haciendo clic en OK.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 18

3.6 HYPERLINKS
Los hyperlinks o hipervínculos son enlaces que pueden actuar tanto dentro de la propia hoja de
Excel como hacia cualquier tipo de documento (otro fichero de Excel, un fichero de cualquier otro
programa, una página web o incluso enviar correo a una dirección e-mail). Aunque lo más usual es
que el hyperlink simplemente sirva para un traslado, también puede abrir un nuevo documento.
Este recurso resulta muy útil a la hora de diseñar un programa en Excel en que se vayan
introduciendo datos siguiendo un proceso o un orden determinado, de modo que el hyperlink nos
conduzca por la hoja de cálculo a través de las celdas en que se incorporan las variables.
Para crear un hyperlink se llama al asistente
correspondiente mediante el comando Hyperlink del
menú Insert (figura 22), una vez activada la celda en
que se desea insertar. En este cuadro de diálogo
debemos seleccionar el destino del hyperlink.
También se nos permite introducir un screentip, es
decir, un mensaje informativo que aparecerá cuando
coloquemos el puntero del ratón sobre el hyperlink.
La celda que contiene el hyperlink, a la vez que
puede formar parte de un proceso de cálculos en un
programa, puede contener fórmulas o datos
independientes. Esto es posible ya que el enlace sólo Figura 22. Asistente de hyperlinks.
actúa cuando se clica sobre él o cuando, estando la
celda activa, se pulsa Intro.
Capítulo 5: Formatos en Hojas de Cálculo página 19

4. PROTECCIÓN DE CELDAS Y HOJAS DE CÁLCULO

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de cálculo o al menos ciertas
celdas de ella, de forma que sea imposible el borrar o cambiar accidentalmente la información de
dichas celdas. En otras ocasiones puede interesar ocultar las fórmulas con las que se han calculado
los valores mostrados en algunas celdas. Excel dispone de varias formas de proteger la información
contenida en un libro de trabajo.
Una primera forma de
proteger un documento es
declararlo como Read Only (sólo
lectura). Un documento Read Only
puede leerse pero no modificarse. Si
voluntaria o accidentalmente se
ejecuta el comando Save, el
ordenador pide un nombre diferente
para almacenar el archivo, pues el
archivo original no puede ser
modificado. El carácter Read Only
de un documento se establece a
nivel del sistema operativo
(Windows 95). Para establecer o
quitar este carácter de un archivo,
se utiliza el comando
File/Properties en la aplicación Figura 23. Apertura de un fichero como Read Only.
Explorer o My Computer (teniendo
el correspondiente archivo previamente seleccionado). También puede abrirse un determinado
fichero como Read Only (sin estar previamente declarado como tal) utilizando la opción Open
Read-Only del menú contextual que se abre al clicar con el botón derecho del ratón sobre el fichero
a abrir, como se indica en la figura 23, que muestra el resultado del comando File/Open de Excel
2000.
Excel dispone de dos niveles de protección: a nivel de hoja de cálculo (o workbook) y a nivel
de celda. Para que la protección surta efecto ambos niveles de protección tienen que estar activados.
Por defecto, todas las celdas están protegidas, pero no las hojas de cálculo o el libro de trabajo.
Las celdas de una hoja de cálculo pueden tener dos tipos de protección:
• locked: No se puede modificar el contenido de la celda
• hidden: En la barra de fórmulas se ve el valor, pero no la fórmula que hay en la celda

Las celdas se declaran locked o hidden con el cuadro de diálogo Protection al que se accede
con el comando Format/Cells (figura 24). La protección surgirá efecto cuando se active también la
protección a nivel de hoja de cálculo o libro de trabajo. Esta protección a nivel de hoja o libro se
activa con el comando Tools/Protection/Protect Sheet. Como se ha dicho, por defecto todas las
celdas están locked; por tanto si se activa el comando anterior no se podrá modificar ninguna celda.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 20

Para modificar de modo selectivo la protección de algunas celdas se puede proceder del
siguiente modo:
1. Si el documento está protegido, elegir
Tools/Protection/Unprotect Sheet.
2. Seleccionar todas las celdas del docu-
mento. Elegir el cuadro de diálogo
Protection en el menú Format/Cells y
desactivar la protección de las celdas.
Pulsar O.K.
3. Seleccionar las celdas que se desea
proteger.
4. Activar la protección de las celdas en el
cuadro de diálogo Protection (Locked),
que se abre con el comando ya citado
Format/Cells.
5. Activar de nuevo la protección del
documento por medio del comando Figura 24. Protección a nivel de celdas.
Tools/Protection/Protect Sheet.
El cuadro de diálogo que se abre con el
comando Tools/Protection/Protect Sheet per-
mite proteger el documento con un password o
palabra clave, definida por el usuario, que
impida al acceso a dicho documento a todas
aquellas personas que no conozcan dicho
password. Conviene precisar que si el usuario
olvida dicho password, ni siquiera él mismo
podrá acceder al documento: es como si se
hubiera borrado.
La posibilidad de trabajar
simultáneamente varios usuarios en el mismo
documento de Excel también puede requerir Figura 25. Protección a nivel de hoja de cálculo.
protección o restricciones en cuanto a la
alterabilidad de la hoja de cálculo. Todo ello se tratará con detalle en el capítulo 10.
Capítulo 5: Formatos en Hojas de Cálculo página 21

5. FORMATOS EN HOJAS DE CÁLCULO

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenidos en las celdas de
datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de
verdadera calidad. A continuación se describen algunas de estas posibilidades.

5.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS

Las alturas de las filas y las anchuras de las
columnas pueden modificarse de varias
maneras:
1. Con el ratón, arrastrando el borde de la
cabecera de la fila o de la columna (la
modificación afecta a la fila o columna
anterior al borde arrastrado). Sobre el
cursor aparece la dimensión de la fila o
columna que se está modificando.
2. También con el ratón, con elección
automática de la anchura de la columna
de acuerdo con el contenido de sus celdas,
clicando dos veces en el borde derecho de
la cabecera de una columna.
3. Seleccionando las filas y/o columnas cuya
altura y/o anchura se desea modificar, y Figura 26. Cuadro de diálogo Format/Cells/Alignement.
eligiendo los comandos Row Height y/o Column Width en el menú Format. En el cuadro de
diálogo que se abre se teclea la dimensión deseada.
4. El cuadro de diálogo Alignment, que se abre con el comando Format/Cells (ver figura 26),
ofrece la posibilidad de posicionar el texto en horizontal y/o vertical, así como de repartir el
texto en varias líneas dentro de la misma celda (Wrap Text). Igualmente se puede determinar
la orientación del texto, introduciendo la inclinación deseada en grados.
5. También en el cuadro de diálogo Alignment, la opción Center Across Selection permite
centrar el texto contenido en una celda, a lo ancho de varias celdas horizontales
previamente seleccionadas. El icono mostrado a la derecha realiza esta misma función.

5.2 BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATEADO

Excel dispone de varias barras de
herramientas que pueden utilizarse para fines
diversos. Las barras de herramientas
disponibles aparecen con el comando
View/Toolbars o bien con el menú contextual Figura 27. Barra de herramientas Formatting
que aparece al clicar con el botón derecho del
ratón en una de las barras de herramientas visibles. Eligiendo Formatting aparece en la pantalla la
barra de herramientas de formateado. Esta barra puede arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de
la pantalla.

La figura 27 representa la barra de herramientas Formatting. Dicha barra tiene tres campos de
selección (fuentes, estilos y tamaños de letra) y diversos botones con opciones de formateado. Para
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 22

saber para qué sirve cada botón, basta colocar el cursor sobre él y esperar un par de segundos. La
descripción de para qué sirve el botón aparece en la parte inferior del mismo. También puede
utilizarse el botón de Help.
Como ya se ha dicho,
otra forma de hacer aparecer la barra de
herramientas es utilizando el menú
contextual. Cuando se seleccionan una
serie de celdas y se clica con el botón
derecho del cursor sobre la hoja de
cálculo, el menú contextual que se abre
es el que aparece en la figura 28. Este
menú está orientado a cambiar los
formatos y a hacer operaciones de edición
(cut, copy, paste, etc.). Por el contrario,
cuando se clica con el botón derecho del Figura 28. Menú contextual Figura 29. Menú contextual
ratón con el cursor sobre la barra de sobre celdas seleccionadas. sobre barras de herramientas.
herramientas aparece el menú contextual de la figura 29, que está orientado a abrir o cerrar distintas
barras de herramientas (cuando se elige una barra que ya está abierta, ésta se cierra). Con este
segundo menú contextual puede hacerse aparecer la barra de Formatting.

5.3 RESTRICCIONES EN EL CONTENIDO DE UNA CELDA.

Muchas veces resulta interesante llamar la atención hacia una celda en función de su contenido, para
poder identificar un error o para destacar un resultado. Si lo que se quiere es simplemente
contrastar, se debe aplicar un formato condicional, de modo que se pueda distinguir fácilmente si un
resultado es favorable o no, si es mayor que cierto valor, etc. No obstante, también podemos
restringir el contenido de una celda, indicándose un error en caso de introducir datos no válidos.

5.3.1 Formato condicional.

El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de diálogo (figura 30) que se abre
con el comando Conditional Formatting
del menú Format. Se pueden establecer
tantas condiciones como sea necesario
clicando sobre el botón Add. Estas
condiciones pueden depender de valores
fijos o dependientes de otras celdas. El
botón Format correspondiente a cada
condición permite aplicar formatos
independientes a cada rango de resultados.

5.3.2 Validación de datos.

Capítulo 5: Formatos en Hojas de Cálculo página 23

Este comando permite restringir el rango de datos admitidos en el contenido de una celda. Para ello,
dispone de un asistente (figura 31) al que se accede
mediante el comando Validation del menú Data,
donde se procede a completar los siguientes
aspectos:
1. Restricción. En el cuadro de diálogo
Settings, determinamos el criterio de
validación.
2. Mensaje de error. Aparecerá cuando se
intente introducir un dato no válido. En el
cuadro Error Alert, seleccionamos el
carácter del mensaje, pudiendo ser
informativo, de advertencia o de parada (este Figura 31. Asistente para validación de datos.
último no permite introducir los datos).
También se escribe el texto del mensaje.
3. Mensaje de entrada (opcional). Similar al anterior, el Input Message tiene carácter
informativo y aparece al activarse la celda restringida.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 24

6. DEFINICIÓN DE ESQUEMAS Y VISTAS

En Excel, el uso de esquemas

(Outlines) permite expandir o
contraer la apariencia de una hoja
de cálculo, de forma que la
información se pueda ver con más
o menos detalle. En la figura 32 se
muestra un ejemplo de tabla con
totales absolutos y por trimestres.
En la figura 33 se muestra la Figura 32. Ejemplo de tabla sin esquemas.
misma tabla, con dos niveles de
esquema por columnas y uno por
filas. En la figura 34 se ha
“contraído” el nivel de esquema
correspondiente a los trimestres.
Excel puede crear un
esquema de modo automático. Para
ello busca celdas con fórmulas que
sean un resumen de las filas por
encima o bien de las columnas a la Figura 33. Esquemas en la tabla de la figura 32.
izquierda. El esquema de la figura
33 ha sido obtenido de este modo
por medio del comando Data /
Group and Outline / Auto Outline
(figura 35).
Un esquema en Excel puede
contener hasta ocho niveles de filas
y columnas y se puede colocar en
cualquier parte de la hoja de
cálculo. Figura 34. Contracción de un nivel de columnas en el esquema de la figura 33.
Cuando se muestra un
esquema, los símbolos necesarios para contraer o expandir (pequeños
botones con números y con signos más (+) y menos(-)) se presentan
en unas barras especiales situadas en la parte superior e izquierda de
la hoja de cálculo que contiene dicho esquema (figura 33). Estos
símbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes niveles del
esquema, para poder mostrar más o menos información.
Con estos botones se contrae o expande la información del
esquema. Para comprender bien como funcionan lo mejor es
practicar con ejemplos sencillos.

6.1 CREACIÓN Y BORRADO DE UN ESQUEMA

Figura 35. Comando Data / Group and
Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creación Outline / Auto Outline.
automática por parte de Excel y otra la creación manual por parte del
usuario.
Capítulo 6: Definición de Esquemas y Vistas página 25

La creación automática de esquemas funciona bien en la mayoría de los casos y es la forma

más simple de crear esquemas. La creación manual es necesaria en el caso de que los datos estén
organizados en una forma tal que Excel no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se tiene
experiencia anterior en la creación de esquemas, la creación manual permite también una mayor
flexibilidad a la hora de definir el esquema.
Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automáticamente, hay que
comprobar cómo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto de celdas que
contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen de filas se
deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de
columnas deben referirse a celdas con detalles situadas por encima. Esta condición puede cambiarse
con el comando Data/Group and Outline/Settings, que abre el cuadro de diálogo de la figura 36.
Para crear de modo automático un esquema en una
hoja de cálculo, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere
generar el esquema. Si se trata de la hoja de cálculo al
completo, basta seleccionar únicamente una celda.
2. Seleccionar el comando Data/Group and Outline/Auto
Outline.
Para eliminar un esquema de modo automático basta Figura 36. Formas de orientar la creación
seleccionar el comando Data/Group and Outline/Clear de líneas-resumen en Outlines.
Outline.
Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a
continuación. Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay
que dar los pasos siguientes:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o columna
resumen. No se deben incluir en la selección las filas o columnas que contienen las fórmulas
de resumen.
2. Elegir el comando Data/Group and Outline/Group. Esto mismo se puede conseguir clicando
en el botón Group ( ).
Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas
o columnas con la información detallada y se elige el comando Data/Group and Outline/Ungroup
o se clica sobre el botón Ungroup ( ). Es posible que los botones Group and Ungroup no se
encuentran en la barra de herramientas Standard y que haya que añadirlos; esto se hace por medio
del comando Customize del menú contextual de barras de herramientas. Los botones Group and
Ungroup están en la categoría de botones Data.

6.2 VISUALIZACIÓN DE UN ESQUEMA

La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la información
mostrada en la hoja de cálculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle que sea
necesario.
Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuación
se indican:
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 26

1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar.
2. Ejecutar el comando Data/Group and Outline/Hide Detail o Show Detail. Esto mismo puede
hacerse por medio de los pequeños botones con números o con signos (+) o (-) que aparecen
en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de cálculo.
Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de cálculo sigue conteniendo
la misma información, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear gráficos de sólo los datos
visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel que use sólo los
datos visibles o bien todos los datos -incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un gráfico.
Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos
siguientes:
1. Crear un gráfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre él, de forma que los menús de
gráficos correspondientes estén accesibles.
2. Elegir el comando Tools/Options.
3. Seleccionar la ficha Chart.
4. Seleccionar o deseleccionar la opción Plot Visible Cells Only. En la mayoría de los casos, esta
opción estará ya seleccionada
5. Hacer clic en OK.
Para determinar manualmente que sólo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe
mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean
necesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el
comando Edit/Go to.../Special; en el cuadro de diálogo resultante seleccionar la opción Visible
Cells Only y hacer clic en OK para concluir.

6.3 CREACIÓN Y GESTIÓN DE VISTAS

Las Vistas (Views) son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una única información
contenida en una hoja de cálculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener un outline con distintas
filas y/o columnas expandidas u ocultas.
Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando View Manager, en el menú View.
El View Manager es un añadido a add-in de Excel, lo cual quiere decir que no se instala por
defecto, sino que hay que instalarlo a propósito. Para más información sobre las Vistas, consultar el
Help.

6.4 FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE

En muchas ocasiones, el contenido de una hoja
de cálculo no cabe en una pantalla y se deben
utilizar las barras de desplazamiento para que
aparezca la información que de otro modo
quedaría oculta. No es extraño en estos casos
que la primera fila y/o la primera columna
contengan información sobre el significado de
las restantes celdas de la tabla. En estos casos
interesaría desplazar la hoja en la pantalla pero
de modo que las filas y/o columnas que
definen el significado de las demás filas y
columnas siempre estén a la vista (figura 37).
Figura 37. Primera fila y columna siempre a la vista.
Capítulo 6: Definición de Esquemas y Vistas página 27

Esto se consigue colocando el cursor en la celda que delimite por la izquierda y por arriba las
filas y columnas que siempre van a estar a la vista y eligiendo la opción Freeze Panes en el menú
Window. Para desactivar esta opción basta elegir la opción Unfreeze Panes en el mismo menú.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 28

7. LISTAS Y BASES DE DATOS

Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas3 de información: nombres,
direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de información sencillas o puede trabajar
con listas más complejas, también conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no
es más que una lista o una tabla que contiene una o más columnas.
Con la capacidades que ofrece Excel la información de la lista se puede ordenar según
diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se pueden incluso extraer (importar) copias
de información de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de
Microsoft® Access, Excel no permite trabajar con bases de datos relacionales4.

7.1 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA LISTA

Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de
listas, que pueden ser muy útiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mercado,
para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los
almacenes. La combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de
cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de negocios y sistemas de
gestión que no sean excesivamente complicados.
Toda lista debe contener nombres de
campo o field names en una fila situada en
su parte superior (llamados
encabezamientos o headers), si se quiere
usar las capacidades de filtrado de datos. La
lista deberá tener por lo menos una fila de
datos directamente debajo de los nombres
de campo. Las filas de datos se llaman
registros. En la figura 38 se muestra la única
Figura 38. Posibles headers de una lista.
parte obligatoria de una lista: la fila de
headers.
Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en
cuenta los puntos siguientes:
1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los
filtros de datos de Excel.
2. No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo.
Una vez definidos los headers de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias
formas. Quizás el método más fácil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de
cálculo. De todas formas el método más seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer
errores) es la ficha de datos (Form) generada automáticamente por Excel.

3
En este apartado, las palabras lista y tabla se utilizarán indistintamente.
4
Bases de datos relacionales son un tipo particular de bases de datos en las cuales la información es almacenada en
varias tablas con campos relacionados, consiguiendo no duplicar información (Consultar "Aprenda Access como si
estuviera en Primero")
Capítulo 7: Listas y Bases de Datos página 29

Para introducir datos mediante una ficha automática, se

pueden completar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de headers de la lista.
2. Elegir el comando Data/Form (aparece el cuadro de
diálogo mostrado en la figura 39).
3. Clicar en el botón New.
4. Teclear los datos en los campos.
5. Para finalizar clicar en el botón Close.

7.2 ORDENACIÓN DE DATOS

Figura 39. Ficha de datos (Form).
Excel puede ordenar según distintos criterios y con gran facilidad
los datos de una lista, base de datos o columnas de una hoja de cálculo. Al ordenar estos elementos,
los datos se pueden organizan de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numérico o
alfabético.
Al elegir el comando Data/Sort, Excel muestra el cuadro de diálogo mostrado en la figura 48.
entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de diálogo, merece destacar las claves de
ordenación, el tipo de ordenación a seguir y la presencia o no de headers.
Excel puede usar diferentes campos como criterios para
la ordenación de la lista. Cada uno de ellos se especifica en
las diferentes opciones para criterios que aparecen en los
cuadros desplegables de la figura 40.
Los botones de opción Ascending y Descending
determinan en qué sentido se va a realizar la ordenación:
ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las
celdas en blanco siempre son las últimas, independientemente
del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica
es la siguiente: Números (del más negativo al más positivo),
texto, valores lógicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por
último las celdas en blanco.
También puede indicar si quiere que se tenga en Figura 40. Cuadro de diálogo para la
ordenación de una lista.
consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas)
durante la ordenación.
Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:
1. Seleccionar las celdas que va a ordenar.
2. Ejecutar el comando Data/Sort.
3. Si la lista o base de datos tiene headers en la fila superior (y se han seleccionado junto
con los datos), seleccionar el botón de opción Header Row. Así se evita que estos
nombres sean ordenados junto con los demás datos.
4. Ejecutar el comando Sort by e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar
primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se
utiliza la letra que la identifica.
5. Seleccionar el orden Ascending o Descending.
6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se muestra en el cuadro de
diálogo Sort. Es típico utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 30

alfabéticamente: primero por el primer apellido, después por el segundo y finalmente por
el nombre.
7. Clicar en OK.
Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba a abajo, se sigue
un procedimiento análogo al descrito anteriormente, pero antes hay que clicar en el botón
Options…, para poder cambiar el sentido de la ordenación.

7.3 BÚSQUEDA DE REGISTROS

La búsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar
para realizar dicha búsqueda. El resultado será el conjunto de todos aquellos registros que
satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.

7.3.1 Ficha de datos

La ficha de datos (form) es un medio simple de buscar y
editar registros que satisfagan criterios de comparación
sencillos o múltiples. Si se desea buscar registros en una lista
por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a
continuación se detallan:
Seleccionar una celda dentro de la lista.
1. Ejecutar el comando Data/Form para mostrar la
ficha de datos (ver figura 41).
2. Hacer clic en el botón de Criteria. Al hacerlo,
cambia el juego de botones presente en la ficha, a la
vez que se ponen en blanco todos los campos que Figura 41. Ficha de datos o Data Form.
componen la ficha.
3. Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de búsqueda. Si se quieren
añadir más criterios para otros campos, se puede usar el ratón o la tecla Tab para pasar de
unos a otros.
4. Hacer clic en los botones Find Prev o Find Next para recorrer en un sentido o en otro los
diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos.
Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay más que hacer clic en el campo
correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al
registro siguiente, se clica en el botón Restore.

7.3.2 Filtros automáticos

En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos. Con
operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden filtrar o eliminar rápidamente
aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A diferencia de la ficha de datos, los filtros
automáticos muestran los datos en la misma hoja de cálculo. Los datos que no cumplen los criterios
que se han especificado, simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en
la hoja de cálculo.
Antes de seleccionar un filtro automático, hay que asegurarse de que no hay ya otro activado.
Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción
Data/Filter/AutoFilter. En caso de que exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a
empezar volviendo a elegir ese comando.
Capítulo 7: Listas y Bases de Datos página 31

En la figura 42 aparece una

tabla con datos correspondientes a
5 personas ficticias. Para crear un
filtro automático en una lista, no
hay más que seleccionar los datos
que forman la lista y ejecutar el
comando Data/Filter/AutoFilter.
Como se observa en la figura 43,
los nombres de campo que están
como headers de las columnas
Figura 42. Base de datos correspondiente a 5 registros.
pasan a ser listas desplegables que
permiten realizar la selección.
En el caso de que la base de
datos o lista esté formada por
distintos campos, y que se haya
aplicado a cada uno de ellos un
filtro automático, el resultado
final equivale a realizar una
operación lógica “Y” o “AND”
entre todas las condiciones. Sólo
se mostrarán aquellos registros Figura 43. Resultado del comando Data/Filter/AutoFilter.
que cumplan todas las
condiciones expresadas en cada uno de los filtros.
Si para un campo determinado no se quiere
imponer ninguna condición, se selecciona la
opción All en el menú desplegable. Seleccionando
la opción Custom en el menú desplegable de la
figura 43 se abre el cuadro de diálogo de la figura
44, en el cual se pueden elegir dos condiciones
relacionadas mediante “AND” o “OR”, y basadas
cada una de ellas en los operadores relacionales
que se muestran en la figura 44.
Si en un momento dado se quieren mostrar Figura 44. Autofilter con la opción Custom.
de nuevo todos los registros, olvidándose por
tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, se selecciona el comando
Data/Filter/Show All. Con el comando Data/Filter/Advanced Filter se tiene acceso a otras
posibilidades más avanzadas que no serán explicadas aquí.

7.4 TABLAS DINÁMICAS.

Las tablas dinámicas o pivot tables permiten al usuario interactuar de modo que se facilita el análisis
y comprensión de datos. A diferencia de los filtros, las tablas dinámicas son un añadido
independiente a una base de datos origen (normalmente una tabla en la propia hoja de Excel) y se
utilizan por lo general con datos numéricos distribuidos en distintos campos (figura 45).
No sólo se ofrece la posibilidad de tener en cuenta determinados rangos de datos en cada
campo, sino que se opera con ellos para obtener un resultado global (suma total de gastos, media
ponderada, etc.). Además, su estructura de filas y columnas pivotantes hace de una tabla de este tipo
un instrumento tan versátil como sencillo en el manejo.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 32

Figura 45. Tabla dinámica.

A continuación se resume el proceso para crear una tabla dinámica:

1. Se parte de una base origen con los datos (figura 46).

2. Se llama al asistente para tablas dinámicas (figura 47) mediante el comando Pivot Table and
Pivot Chart Report del menú Data. En él se
indica la localización de la base de datos con
la que se va a trabajar, y si se desea
acompañar de un gráfico dinámico (capítulo
siguiente).

3. Continuando con el proceso que determina el

asistente, se define el rango origen (incluir los
headers en caso de haberlos).

4. El paso siguiente es la configuración de la

tabla (figura 48). La parte más importante es Figura 46. Tabla origen.
asignar a las filas y columnas de la tabla los
campos que les corresponden. Para ello se
pulsa el botón Layout del asistente y se abre
un cuadro de diálogo donde deben aparecer
los campos y un esquema de la tabla (figura
49). Arrastrando con el ratón los campos
sobre los encabezamientos de filas o de
columnas o sobre el cuerpo central de la tabla
se consigue estructurar la tabla según
interese. También se determina la hoja donde
se creará la tabla.
Figura 47. Asistente para tablas dinámicas.

Figura 48. Configuración de la tabla.

Figura 49. Asignación de campos a la tabla.

Capítulo 7: Listas y Bases de Datos página 33

Una vez creada la tabla, aún se pueden

alterar algunos aspectos de la misma, los
cuales pueden resultar muy útiles a la hora de
comparar datos, todos ellos desde cuadros de
diálogo a partir del menú contextual de una
tabla dinámica (clicar con el botón derecho del
ratón sobre una tabla dinámica; figura 50).
El comando Refresh Data permite
actualizar la tabla en caso de haber alterado la
base de datos origen.
El comando Format Report muestra
varios formatos de tabla a elegir.
Figura 50. Menú
El comando Field Settings resulta contextual.
fundamental para contrastar datos (figura 51). Figura 51. Field Settings.
Primeramente, en él se indica la operación a
aplicar a cada campo de datos (suma, media,
máximo, ...). Por otro lado, permite
comparaciones o diferencias entre los distintos
elementos de un campo.
El manejo de una tabla dinámica, muy
similar al de un filtro, se realiza desplegando
el menú de cada campo de datos y Figura 52. Manejo de una tabla dinámica.
seleccionando aquéllos que se quieren
representar en la tabla (figura 52).
Otra característica a tener en cuenta en las tablas dinámicas es su repercusión en formato de
página web, que se tratará en capítulos posteriores.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 34

8. CREACIÓN DE DIAGRAMAS Y DE GRÁFICOS

Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo. El
usuario puede “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial
para gráficos. En cada caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado,
por lo que si en algún momento los datos cambian, el gráfico se actualizará de forma automática.
Los gráficos de Excel contienen muchos objetos -títulos, etiquetas en los ejes, etc.- que
pueden ser seleccionados y modificados individualmente. En las figuras 53-55 se muestran algunos
de ellos.

8.1 ASISTENTE PARA GRÁFICOS

La manera más simple de introducir un gráfico en Evolución de Gastos
Excel es mediante la utilización del Asistente para
Gráficos o ChartWizard. Antes de presionar este 3000000
botón, se aconseja seleccionar sobre la hoja los datos 2000000
que se desea representar. Aunque el Asistente para 1000000
Gráficos permite también seleccionar mediante 0
referencias los datos a representar gráficamente, el Ene Feb Mar Abr May Jun
proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección
se realiza antes de llamar al Asistente para Gráficos. Figura 53. Gráfico bidimensional x-y.
Para crear un gráfico con el ChartWizard, deben Porcentajes de Gastos
seguirse los siguientes pasos: Jun Ene
1. Seleccionar los datos a representar. 21% 16%
Feb
2. Ejecutar el comando Insert/Chart o clicar en el May 15%
botón de Asistente para Gráficos. 16%
Abr Mar
A continuación aparece el primero de una serie 16% 16%
de cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, Figura 54. Gráfico en forma de tarta.
cuyas indicaciones deben seguirse para terminar
creando el gráfico deseado. Distribución de Gastos
El primer cuadro de diálogo mostrado por el
Asistente (figura 56) permite elegir el tipo y subtipo de 3000000
gráfico que se va a utilizar entre dos listas que
2000000
clasifican los gráficos en estándar y normalizados. Al
1000000
clicar sobre cada posibilidad aparece una breve Ene
0
explicación de la información que cada gráfico May
Total
Generales

proporciona. Además da acceso a una vista preliminar

Viajes
Personal

de la aplicación del gráfico elegido a los datos

seleccionados, clicando sobre el botón Press and hold
to view Sample. Una vez realizada la selección se
puede optar por pasar al siguiente cuadro de diálogo Figura 55. Gráfico de barras tridimensional.
clicando sobre el botón Next, o por insertar el gráfico
tal como aparece en la vista preliminar clicando sobre el botón Finish. Además, desde cualquier
cuadro se puede acceder directamente a la ayuda, clicando sobre el botón de ésta que aparece en la
parte inferior izquierda.
Capítulo 8: Creación de Diagramas y de Gráficos página 35

El segundo cuadro de diálogo (figura 57)

permite comprobar o corregir, mediante sus
referencias, la selección de datos realizada. Ésta
aparece representada del mismo modo que en la barra
de fórmulas. Así, los rangos de datos no continuos
están separados en el cuadro Data Range por un
carácter punto y coma (;). Si se quiere modificar el
rango caben dos posibilidades: cambiar las referencias
de las celdas seleccionadas directamente sobre el
cuadro o clicando sobre el botón que aparece en la
parte derecha de éste. Con esta última opción, se
accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que
aparecen los datos seleccionados rodeados por un
contorno circulante, además de una ventana que
refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez Figura 56. Elección del tipo de gráfico.
que cambia la selección. Clicando de nuevo sobre la
parte derecha de la ventana se vuelve al cuadro de
diálogo del Asistente. Desde este mismo cuadro se
puede controlar si la selección se lee por filas (Rows)
o por columnas (Columns), así como las series que se
están considerando para la representación gráfica y
para los rótulos de los ejes. Éstas vienen dadas por sus
referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo
análogo el proceso a seguir para modificar cualquiera
de las series. Desde este cuadro de diálogo se puede
dar por terminado el gráfico (Finish), pasar al
siguiente cuadro de diálogo (Next) o volver al anterior
(Back).
El tercer cuadro de diálogo (figura 58) permite
configurar todos los aspectos que conciernen a la
presentación del gráfico, aportando una vista
preliminar del mismo. Así, se determinan el título, las Figura 57. Verificación de la selección de datos
inscripciones de los ejes, la apariencia de éstos, la realizada.
leyenda, la aparición o no de tabla de datos y los
rótulos. Las opciones de acabar, continuar o volver
hacia atrás son las mismas que en los otros cuadros.
El cuarto y último cuadro de diálogo (figura 59)
se refiere a la ubicación del gráfico. Así se puede
colocar en la hoja en que se esta trabajando o en otra
nueva. Clicando sobre el botón Finish, el gráfico
aparece ya en el lugar seleccionado (figura 60). Si se
quiere desplazar a algún otro lugar sobre la propia
hoja en que se encuentra basta seleccionar todo el
Figura 58. Configuración del gráfico
gráfico y arrastrarlo con el ratón (cuando el cursor
tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el gráfico esté alineado con el
borde de las celdas pues no está contenido sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el
gráfico ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 36

Figura 59. Adición del gráfico al lugar seleccionado. Figura 60. Gráfico ya finalizado y colocado.

8.2 SELECCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS

Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, títulos, ejes,
texto y la propia área de gráfico. El usuario puede configurar los gráficos, puede añadir objetos, o
bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto
gráfico, es necesario seleccionarlo.
Para “editar” un objeto gráfico concreto, hay que clicar sobre el objeto gráfico que engloba el
que se desea modificar y luego volver a clicar sobre el objeto particular que se desee seleccionar.
Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que
clicar dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas
pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto
deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los
rótulos de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a
continuación clicar en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El
primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la serie y el segundo selecciona un
rótulo individual. Si hace doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las
opciones para formatearlo. Si solamente se desea seleccionar el objeto se clica una vez sobre él.
Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es clicar sobre el objeto que interesa en
cada caso con el botón derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar las
características del mismo.
Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos
de los menús de Excel, como Insert y Format, muestran posibilidades específicas para dicho
gráfico y para sus elementos. Por ejemplo, si se ha construido un gráfico tridimensional, el comando
Format/3D View permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el gráfico.
Capítulo 8: Creación de Diagramas y de Gráficos página 37

8.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICA

Excel dispone de una barra de
herramientas gráfica, denominada Chart,
que puede visualizarse en la pantalla por
medio del menú contextual. En esta barra
está el botón Chart Type, que da paso al
menú desplegable de la figura 61 donde
es posible elegir el tipo de gráfico
deseado. Además, Excel tiene una barra
de herramientas de dibujo, denominada
Drawing, que se muestra en la figura 62.
Con esta barra se pueden realizar dibujos
geométricos sencillos sobre la propia Figura 61. Barra de herramientas Chart y botón Chart Type.
hoja de cálculo.

Figura 62. Barra Drawing.

8.4 GRÁFICOS COMBINADOS

Los gráficos combinados (combination charts) permiten representar 2 ó más series de datos con
formatos diferentes sobre un mismo gráfico. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo gráfico
dos series usando columnas para representar una serie y líneas para la otra. De esta manera se
facilita la comparación entre ellas y es posible investigar posibles interacciones entre los dos
conjuntos de datos. Un gráfico combinado también puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes
de abscisas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy diferentes.
Para introducir un gráfico combinado se
construye inicialmente un gráfico del mismo
tipo para todas las series. Tras colocarlo en la
hoja, se selecciona la serie que se quiere
representar con otro tipo de gráfico (clicando
sobre cualquier punto de ella) y se clica sobre
el comando Chart Type del menú Chart. Se
abre de nuevo la primera ventana del Asistente
para Gráficos, pudiendo elegir el tipo de
gráfico que se va a aplicar a la serie
seleccionada. Igualmente, se puede utilizar el
Chart Type de la barra de herramientas Chart Figura 63. Gráficos combinados.
(figura 61).
Si se desea introducir un nuevo eje para facilitar la lectura de los datos del nuevo gráfico, se
selecciona la serie representada en éste y se abre el menú Format->Selected Data Series. Desde
aquí se accede a un cuadro de diálogo y en el apartado Axis se elige la opción Secondary Axis.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 38

8.5 GRÁFICOS DINÁMICOS.

Son los gráficos correspondientes a las tablas dinámicas y son también interactivos de modo que se
obtiene un rápido contraste entre los elementos de los diversos campos de forma sencilla y eficaz.
Al igual que las tablas dinámicas, parten de una base de datos ya existente. Si ya se ha creado
una tabla dinámica, se puede extraer de ella un gráfico con el comando PivotChart de su menú
contextual o con Insert/Chart estando activa una celda de la tabla dinámica. El gráfico aparece con
una configuración por defecto que se puede alterar mediante el asistente de gráficos.
Si se parte simplemente de una base de datos, el desarrollo será análogo al de una tabla
dinámica, pero se deberá seleccionar PivotChart with PivotTable) en el asistente (figura 47). De
este modo el gráfico va acompañado de una tabla dinámica.
Al igual que las tablas dinámicas, los gráficos dinámicos tienen especial repercusión en
formato de página web, ya que son elementos de fácil comprensión y manejo que añaden gran
vistosidad a cualquier presentación. Este punto se tratará con mayor profundidad en posteriores
capítulos.
Capítulo 10: Conexión en red página 39

9. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO CON EXCEL 2000

La impresión de tablas y gráficos es una

de las posibilidades más interesantes de
Excel. Es este apartado se darán unas
indicaciones básicas sobre la impresión
de hojas de cálculo en general, sin
considerar algún caso particular como la
impresión de sólo gráficos.
Tal y como se indicó en la
explicación del comando Print, mediante
el cuadro de diálogo de la figura 65 es
posible seleccionar distintas opciones:
rango de impresión (Print Range) qué se
desea imprimir (Print What), impresora
donde imprimir el trabajo junto con
algunas propiedades propias de dicha Figura 65. Cuadro de diálogo File/Print
impresora (Printer), número de copias (Copies) y visión preliminar de cómo aparecerá en la
impresora lo seleccionado para imprimir (Preview)5.
La configuración de cómo se imprimirán las páginas (Page Setup) se realiza desde el menú
File/Page Setup. Otra forma de acceder a la misma utilidad es desde File/Print Preview/Page
Setup pero utilizando este segundo método aparecerán algunas opciones inactivas (sin posibilidad
de seleccionar o modificar).
Al seleccionar File/Page Setup se muestra una caja de diálogo con 4 conjunto de opciones:
Page, Margins, Header/Footer y por último Sheet. Desde cualquiera de los 4 formularios es
posible acceder a una vista preliminar (Print Preview) de forma que se pueda ir observando los
cambios que se están realizando. A continuación se presenta una breve descripción de cada uno de
los 4 formularios.

9.1 OPCIONES GENERALES DE LA PÁGINA: PAGE

En este caso los elementos configurables
son:
• Orientación (Orientation): Es
posible seleccionar entre vertical
(Portrait) y apaisada u horizontal
(Landscape).
• Escala (Scale): Mediante la
opción Adjust to se aumenta o
reduce el tamaño de la hoja el
porcentaje que se especifique.
Aparece también la opción de
ajustar el área a imprimir a un
número específico de páginas de
Figura 66. Cuadro de diálogo File/Page Setup/Page
5
Si lo que se desea es la vista preliminar de una parte de la hoja previamente seleccionada y no de la hoja completa,
es necesario seleccionar previamente Print What/Selection y posteriormente clicar sobre el botón Preview. No es
válido utilizar directamente el menú File/Print Preview
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 40

alto por un número específico de páginas de ancho.

• Tamaño de papel y calidad de impresión(Paper Size/Print Quality): Las opciones
disponibles dependerán de la impresora instalada.

9.2 MÁRGENES DE LA PÁGINA: MARGINS

Independientemente de la orientación de
la página, Excel permite modificar los
márgenes que se desean para la hoja. Se
aconseja unos márgenes mínimos de 0.7
cm ya que muchas impresoras no
soportan cantidades inferiores.
Como norma general tanto el
encabezado (Header) como el pie de
página (Footer) deben ser inferiores a los
valores de margen superior (Top) e
inferior (Bottom) respectivamente, ya
que estos últimos delimitan el espacio
donde insertar las celdas con la
información. Las posiciones del
encabezado (Header) y del pie de página
Figura 67. Cuadro de diálogo File/Page Setup/Margins
(Footer) se refieren a la distancia desde
el borde de la página, y no desde el margen correspondiente. Otra forma bastante más rápida y fácil
de indicar los márgenes es a través de la Vista Preliminar (Print Preview) donde es posible
modificar estos valores gráficamente con el ratón.

9.3 ENCABEZAMIENTO / PIE DE PÁGINA: HEADER/FOOTER

Tanto el encabezado (header) como el pie
de página (footer) se utilizan para incluir
información que se desea aparezca en
todas las páginas, tales como número de
página, fecha, nombre del documento,
nombre del autor, … Excel ofrece un
conjunto de opciones predefinidas tanto
para el header como para el footer, pero
también permite personalizar estos valores.
Por defecto suele estar seleccionada
la opción “none”. Para modificar alguno
de los valores se clica sobre uno de los dos
botones (Custom Header o Custom
Footer) apareciendo una ventana donde
insertar distintos campos predefinidos o
incluso teclear directamente el texto que se Figura 68Cuadro de diálogo File/Page Setup/Header-Footer
desee.
Capítulo 10: Conexión en red página 41

9.4 IMPRESIÓN DE LA LOS DATOS: SHEET

En la siguiente figura se muestran las opciones correspondientes a la impresión de los datos, es decir
de las celdas. Aparecen 4 apartados: área de impresión (Print Area), imprimir títulos (Print Titles),
imprimir (Print) y orden de las páginas (Page Order).
• Área de impresión (Print
Area): Permite especificar el
rango de celdas que se desea
imprimir. Se puede indicar
mediante teclado (ej. B6:H29) o
directamente con el ratón
clicando sobre el botón . El
área de impresión es posible
indicarla también directamente
desde el menú File/Print Area
donde aparecen las opciones de
seleccionar y anular el área de
impresión (Set Print Area y
Clear Print Area).
• Imprimir títulos (Print Titles): Figura 69Cuadro de diálogo File/Page Setup/Sheet
Esta opción se utiliza para que
aparezca en todas y cada una de las páginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s)
y/o fila(s) de la hoja de cálculo. Generalmente se desea repetir la fila y/o columna que
contiene los títulos. Utilizando nuevamente el botón es posible indicar esta
información por medio del ratón. Si se teclea directamente hay que indicar el rango
utilizando el símbolo $ precediendo el número de las filas o las letras de las columnas (ej.
$4:$5 para repetir siempre la fila 4 y 5, ó $C:$D para indicar que se repetirán las columnas
C y D).
• Imprimir (Print): De las varias opciones presentes cabe destacar Gridlines que permite
realizar la impresión utilizando los bordes de las celdas que tiene por defecto la hoja de
cálculo. Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del programa define sus
propios bordes de celdas.
• Orden de las páginas (Page Order): Indica el orden en que se va a realizar la impresión.
Por defecto se realiza primero hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha.
En este primer caso la página 2 será el área de impresión que esté inmediatamente debajo
de lo impreso en la página 1. La otra opción es imprimir primero hacia la derecha y luego
hacia abajo. Esta opción produce que la página 2 sea el área que se encuentra a la derecha
de la página número 1.

9.5 MICROSOFT OFFICE BINDER.

Microsoft Office Binder es una aplicación del entorno Office que permite al usuario conjuntar
varios documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint, ...). Esto puede resultar útil en cuanto a la
impresión, pues afecta a aspectos tales como la numeración o el índice que redundan en un resultado
más global.
Para utilizarlo se pueden crear nuevos documentos de Office, pero se recomienda tomar
trabajos ya concluidos reduciendo la utilizar de Binder a una labor de ensamblaje. De este modo,
cada uno de los documentos que introduzcamos formará una sección.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 42

10. CONEXIÓN EN RED.

El desarrollo de Internet ha dado un impulso a la informática que se refleja en Excel en algunas

posibilidades que facilitan la coordinación y el trabajo en equipo. Estas posibilidades se pueden dar
tanto en una estructura de red interna (Intranet) como abierta (Internet)6.

10.1 LIBROS COMPARTIDOS.

Mediante este recurso se posibilita el trabajo en equipo
simultáneo en un mismo libro de Excel, el cuál debe
encontrarse en el disco duro de cada usuario. Esto quiere
decir que cada uno desarrolla su propio trabajo pero que
al guardar los cambios (o cada cierto tiempo, según la
configuración) se tienen en cuenta los realizados en los
ordenadores conectados.
Para compartir un libro de Excel hay que abrir el
cuadro de diálogo Tools/Share Workbook y activar el
comando Allow changes by... . Si se desactiva, el
documento pasa nuevamente a uso individual. Figura 70. Compartir un libro de Excel.
En las opciones avanzadas (Advanced) de este
mismo cuadro de diálogo, se puede configurar el método de actualización (periódico o al guardar),
la actitud de Excel en caso de cambios conflictivos o distintos aspectos sobre el historial.
El historial es un apéndice en el que se registran los cambios y sus propiedades (usuario,
fecha, ...).
Cuando un usuario realiza cambios en un documento, los debe guardar para que los demás los
puedan recibir al actualizar. En este caso, y para todos los usuarios excepto aquél que ha realizado
los cambios, aparecería un comentario de celda en aquellas que hubieran sido modificadas,
indicando quién y cuando se hubieran producido dichos cambios.
Sin embargo esta configuración de libro compartido presenta algunas limitaciones como lo
son el impedimento de insertar imágenes, gráficos, objetos o tablas dinámicas, o de crear formatos
condicionales.
Otra vía para hacer público el documento es el comando Tools/Protection/Protect and Share
workbook, que a través de un cuadro de diálogo permite establecer un password para acceder al
documento.

6
Aunque se van a describir las opciones de mayor importancia, la estructura de la red interna de la Escuela Superior de
Ingenieros presenta incompatibilidades para algunas de ellas.
Capítulo 10: Conexión en red página 43

10.2 GUARDAR COMO PÁGINA WEB.

El comando File/Save As Web Page abre un
cuadro de diálogo similar al de guardar pero con
ciertas diferencias (título de la página, ...). No
obstante, el punto más distintivo es que de esta
forma el documento se guarda directamente en
formato *.htm.
Otro punto fundamental a la hora de guardar
un documento de Excel como página web es tener
en cuenta el grado de interactividad de la futura
página. Si se pretende crear una página interactiva,
se debe seleccionar una parte del documento y Figura 71. Guardar como página web.
activar el comando Add Interactivity.
Sin embargo, esta interactividad puede
referirse a la aplicación de fórmulas, a tablas
dinámicas, etc. Para determinar cómo se quieren
configurar estos aspectos se abre el cuadro de
diálogo correspondiente al botón Publish.
En él se determina la parte del documento a
la que se va a aplicar interactividad (una hoja, una
tabla,...) y cómo se va a dar esa interactividad:
• Spreadsheet functionality mantiene la
página como el documento de Excel
(aplicable para hojas con fórmulas). Figura 72. Configuración del grado de
interactividad.
• PibotTable functionality hace de toda la
hoja (o la parte que se haya seleccionado)
una tabla dinámica.
Una página web creada a partir de una hoja de cálculo puede ser exportada a Excel
conservando todas sus propiedades, pese a que algunas de estas se encontraran limitadas en formato
*.htm. Una de estas limitaciones es que los gráficos dinámicos sólo se representan en 2D (y
acompañados de una tabla dinámica).
Si una página web se ha guardado como interactiva, en ella aparece el icono Property toolbox
( ), que abre un menú desde el que se puede cambiar el formato o alterar algunos aspectos de la
página.
También se dispone de posibilidades más avanzadas para crear una página, como lo son la
configuración de la compatibilidad, formatos, monitor, etc., a las cuales se accede con el botón Web
Options del cuadro de diálogo Tools/Options/General.

10.3 ENVÍO DE DOCUMENTOS DE EXCEL POR E-MAIL.

Como ya se ha indicado anteriormente, esta opción resulta incompatible con la red de alumnos de la
Escuela Superior de Ingenieros (precisa configurarse en concordancia con Microsoft Outlook ).
Simplemente cabe indicar que se ejecuta mediante el comando File/Send_To o su icono
correspondiente ( ) y que el documento de Excel puede constituir el cuerpo del mensaje o
enviarse como archivo adjunto.
ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 44

10.4 COLABORACION ON-LINE.

Al igual que el correo electrónico de Excel, la colaboración en red precisa instalar las extensiones
del servidor para Office.
La colaboración en red se despliega en dos líneas básicas. En la primera de ellas, una reunión
en red –Tools/Online Collaboration/Meet Now-, Excel se sirve de Microsoft Netmeeting y la
segunda, el equivalente a un chat –Tools/Online Collaboration/Web Discussion-, tiene lugar a
través del servidor. Estas discusiones en red también se pueden llevar a cabo desde una página web
(son propias de Microsoft Internet Explorer).
Capítulo 11: Evitar problemas: auditing página 45

11. EVITAR PROBLEMAS: AUDITING

Al trabajar sobre una hoja cálculo se introducen datos, se relacionan mediante fórmulas, etc. Pero al
mismo tiempo se elimina información que se cree innecesaria. Sin embargo, puede ocurrir que el
contenido de una celda dependa del de otra, de manera que si se elimina la información contenida
en la segunda, la primera no se puede recalcular.
Excel permite una solución inmediata, ya que puede deshacer las 16 últimas acciones desde el
menú Edit/Undo o clicando directamente sobre el botón correspondiente ( ). Aun así, puede
ocurrir que el autor se dé cuenta del error demasiado tarde. Por ello Excel dispone de la barra de
herramientas Auditing (figura 73) que ayuda precisamente a determinar si la eliminación de una
determinada celda puede tener efectos perjudiciales sobre la hoja. Así, si se quiere eliminar una
celda, pero no se tiene seguridad sobre si la hoja de cálculo se verá afectada por la eliminación, se
puede recurrir a la barra Auditing encontrando las celdas que dependen de ella (Trace Dependents)
así como las celdas de las que depende (Trace Precedents).

Figura 73. Barra de herramientas Figura 74. Botón Trace Figura 75. Botón Trace Depedents
Auditing Precedents
Para acceder esta barra hay que ejecutar el comando Auditing/Show Auditing Toolbar del
menú Tools. Se trata entonces de seleccionar la celda sobre la que se quiere la información y de
clicar sobre el botón Trace Precedents (figura 74) para buscar sus precedentes. Éstos aparecerán
rodeados de un marco azul y unidos por una flecha del mismo color a la celda seleccionada.
Análogamente, se puede utilizar el botón Trace Dependents (figura 75) que sirve para buscar sus
dependientes que aparecen igualmente rodeados de un marco de color azul, con una flecha del
mismo color. Las figuras 76 y 77 permiten observar el resultado de utilizar estos comandos. Las
flechas permanecen en pantalla hasta que se guarda la hoja o hasta que se clica sobre el botón
Remove All Arrows.

Figura 76. E2 es la celda precedente de E5 Figura 77. J4 es la celda dependiente de I4.

ESIISS: Aprenda Excel 2000 como si estuviera en Primero página 46

12. UTILIZACIÓN DEL HELP DE EXCEL 2000

Una vez que se ha visto de una forma bastante general qué es

Excel, se va a explicar cómo se utiliza el Help de esta aplicación.
Esta utilidad de ayuda o tutorial está realmente bien hecho y es
una forma muy sencilla de aprender a manejar el programa.
Entre las posibilidades de ayuda que ofrece Excel 2000 al
desplegar el menú Help, se encuentran, como se ve en la figura
78.
a) El Ayudante de Office (Office Assistant), al que se puede Figura 78. Menú Help.
acceder desde la opción Microsoft Excel Help,
con la tecla F1 o clicando directamente sobre el
botón mostrado al margen.
Este asistente se muestra en la forma en que aparece en la
figura 79, y clicando sobre él ofrece la posibilidad de
configurar determinados aspectos del Help de Excel y del
propio asistente en concreto utilizando el botón Options.
Permite además consultar información sobre el programa,
introduciendo aquello que se desea consultar en el espacio
Figura 79. Ayudante de Office.
que reserva a este efecto, y clicando después en Search. Ésta
es su función más útil.
b) El índice de materias y términos sobre los que se puede encontrar ayuda. Se abre un cuadro
como el de la figura 80 que permite, por un lado, consultar la información que Excel tiene ya
clasificada por temas, y por otro buscar, tras clicar sobre la lengüeta Index, términos más
concretos dentro de una lista por orden alfabético (figura 81). La primera opción incluye
además la posibilidad de consultar una pequeña guía sobre el programa destinada bien a

Figura 80. Contenido del Help. Figura 81. Índice de términos.

usuarios nuevos o bien a usuarios de versiones anteriores. Los temas se encuentran
clasificados en libros, que se abren clicando sobre ellos y se cierran con un doble clic. En lo
que se refiere a la segunda opción, una vez localizado el término que se está buscando, se
clica sobre él, apareciendo en el espacio contiguo la información correspondiente y la opción
de acceder a información sobre otros aspectos relacionados con el término.
Capítulo 12: Utilización del Help de Excel 2000 página 47

c) La posibilidad de obtener una breve explicación sobre cada uno de los elementos y comandos
de la ventana con sólo clicar sobre la opción What’s this?. Al hacer la selección aparece una
interrogación al lado del cursor. De esta forma, clicando sobre cualquier elemento de la
pantalla se ofrece una explicación sobre el mismo como se ve en la figura 68 y el cursor
vuelve a su forma original. Si no, para desactivar esta opción es necesario volver al menú
Help y clicar nuevamente sobre What’s this?. El cursor recuperará entonces su apariencia
habitual.

Figura 67. Cursor. Figura 68. Explicación del comando sobre el que estaba el cursor

d) El acceso a la variada información sobre Excel y Microsoft que se puede encontrar en

Internet desde la opción Microsoft on the Web.