TEMA.
5 TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y LA
PAQUETERÍA.
[Link]ÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
La correspondencia medio a través del cual trasladamos un mensaje escrito de un lugar a otro.
¿Qué correspondencia recibes?
EXTERNA INTERNA
Proveedores. Grupo de empresas
Clientes. (Holding)
Administración
TRATAMIENTO DE LA CORRESPNDENCIA DE TRATAMIENTO DE LA CORRESPNDENCIA DE
ENTRADA SALIDA
Recepción Elaboro documento. (primer departamento)
Registro Recojo
Clasificación Registro
Distribución (ultimo departamento) Envío
¿Qué tenemos que tener en cuenta en la recogida / RECEPCIÓN?
1. Certificación
2. “Abrir” si no tiene destinatario abrimos para saber a qué departamento corresponde
Si hay = evitamos abrir
3. Fechar (dar fecha)
4. Ver remitente
TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Correspondencia de salida: es la que se origina en la empresa u organismo público
para comunicarse con el exterior a través del servicio de Correos, empresas de mensajería
privada, correo electrónico… Tareas relacionadas con la gestión:
1) Elaboración: incluye la redacción, firma y preparación de los anexos que puedan
acompañarla.
2) Recogida: en los diferentes departamentos o de bandejas especiales para su
depósito.
3) Registro: anotación de los datos más relevantes de cada envío en un libro de
registro según las normas establecidas por la empresa
4) Envío: a través del servicio de Correos o de una empresa de mensajería privada
TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Correspondencia de entrada: es la que recibe la empresa u organismo público procedente del
exterior por medio del Servicio de Correos, empresas privadas de mensajería, fax, correo
electrónico... Tareas relacionadas con la gestión: 1) Recepción: debemos verificar el buen
estado de la correspondencia y actuar
como un primer filtro rechazando la correspondencia equivocada o separando la
propaganda, que tendrá un tratamiento distinto.
2) Registro: anotación de los datos más relevantes de cada envío en un libro de
registro según las normas establecidas por la empresa.
3) Clasificación: separar y agrupar la correspondencia de acuerdo con los criterios
establecidos en la empresa para agilizar su posterior distribución interna.
4) Distribución: entrega a los destinatarios en los tiempos o forma que cada tipo de
documento precise.
REGISTRO
CLASIFICACIÓN-REGLAS DE CLASIFICACIÓN
Regla 1. Asignamos N.º de entrada y N.º de salida
Regla 2. Dejar en las bandejas de físicas en función del destinatario
Regla 3. Abrir siempre en primer lugar las cartas certificadas.
El burofax y el correo certificado siempre incorpora una copia del documento adjunto
¿Si realizo un tratamiento de correspondencia de salida es obligatorio mandar una
copia del correo que estoy enviando? Es recomendable no es obligatorio
[Link] CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
2 TIPOS DE RESGRISTRO
1. Registro de entrada
2. Registro de salida
5. SERVICI DE CORREOS
Medios de envió: correos adaptada continuamente sus productos y necesidades de los
usuarios.
Servicios adicionales: los servicios de envío se pueden complementar con otros
adicionales.
[Link]ÑÍAS DE MENSAJERÍA
Tipos de servicios Nacional:
Urgente: el envío se entrega al destinatario el mismo día en que se arregle.
Día siguiente: el envío se entrega al destinatario a lo largo del día siguiente a su contratación.
Nocturno: La entrega se realizará a primera hora del día siguiente.
Día de la semana: La entrega se contrata para un determinado día de la semana.
Servicios insulares: el plazo de entrega es de 1 a 10 días, dependiendo del medio de
transporte contratado que puede ser aéreo o marino.
Complementarios:
Reembolso: el valor del envío lo paga el destinatario cuando le hacen la entrega.
Agencia-Agencia/Ofcina-Ofcina: El remitente deposita sus envíos en las oficinas de la agencia
de origen para que el receptor los recoja en la agencia d destino.
Confirmación de entrega: El remitente recibe copia del albarán de entrega firmado por el
destinatario, verificando así la recepción del envío.
servicio de buzón: La compañía coloca un buzón en las oficinas del cliente. El que se recogerá
la correspondencia.
Valor declarado: El remitente contrata un seguro complementario para cubrirlos daños que
pudiera sufrir el envío.
Internacional
Las agencias suelen agrupar los países por zonas. En función de cada zona, establecen sus
tarifas y plazos de entrega
[Link] telemáticos
Servicio de envió con live
Oficina virtual de correos
Correo digital
Telegrama
Tu sello
Franqueo electrónico
Identificación de certificado
Servicios online de mensajería (DHL, SEUR, TIPSA)
ENCARGAR
Seguimiento
Pago electrónico
ADMINISTRACION ELECTRONICA
Registro electrónico
Posfirmas electrónicas
Certificado o firma digital
Ventanas o inconveniente
[Link] DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Antigua;
Ley orgánica 15\ 1999 ley orgánica de protección de datos.
ACTUAL- RIGE.
Ley orgánica 3\2018 protección de datos de carácter personal y garantía y derechos digitales.
