SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Definición de Control

Control, según uno de sus significados gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o
inspección.

El control es una actividad de monitorear los resultados de una acción que permite tomar medidas
para hacer correcciones inmediatas y adoptar medidas preventivas. También tiene como propósito
esencial, preservar la existencia de cualquier empresa y apoyar su desarrollo; su objetivo final es
contribuir a lograr los resultados esperados.

Se puede afirmar por consiguiente que:

El control interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una empresa
u organización, con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los
registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de
acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.

Clasificación del Control Interno

El control interno se clasifica en:

Control Contable

Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es

salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; debe diseñarse de tal manera
que brinde la seguridad razonable de que:

• Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administración.

• Las operaciones se registran debidamente para:

a) Facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con los Normas

Internacionales de Contabilidad.
b) Lograr salvaguardar los activos.
c) Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones.

• El acceso a los activos sólo se permite de acuerdo con autorizaciones de la administración.

• La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia física y

se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
• El aseguramiento de la calidad de la información contable para ser utilizada como base de
las decisiones que se adopten.

Los objetivos del control contable interno son:

• La integridad de la información:

Que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en los registros contables.

• La validez de la información:

Que todas las operaciones registradas representen acontecimientos económicos que en verdad
ocurrieron y fueron debidamente autorizados.

• La exactitud de la información:

Que las operaciones se registren por su importe correcto, en la cuenta correspondiente y

oportunamente.

• El mantenimiento de la información:

Que los registros contables, una vez contabilizadas todas las operaciones, sigan reflejando los
resultados y la situación financiera del negocio.

• La seguridad física:

Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento sea solo al personal
autorizado.

Los elementos del control contable interno son:

a.) Definición de autoridad y responsabilidad:

Las empresas deben contar con definiciones y descripciones de las obligaciones que tengan que
ver con funciones contables, de recaudación, contratación, pago, alta y baja de bienes y
presupuesto, ajustadas a las normas que le sean aplicables.

b.) Segregación de deberes:

• Las funciones de operación, registro y custodia deben estar separadas, de tal manera que
ningún funcionario ejerza simultáneamente tanto el control físico como el control contable
y presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y patrimonio.

• Las empresas deben establecer unidades de operaciones o de servicios y de contabilidad,

separados y autónomas.

Esto con el propósito de evitar irregularidades o fraudes.

c.) Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes:

La parte de comprobación interna reside en la disposición de los controles de las transacciones

para que aseguren una organización y un funcionamiento eficientes y para que ofrezcan
protección contra fraudes.

Al establecer métodos y procedimientos de comprobación interna se tendrá en cuenta lo

siguiente:

• La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las transacciones a través

del trabajo normal de otro funcionario o grupo.

• Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de comprobaciones rutinarias,

manuales o sistematizadas y la obtención independiente de

Informaciones de control, contra la cual pueden comprobarse las transacciones detalladas.

• Los mecanismos de comprobación interna son independientes de la función de asistencia y

asesoramiento a través de la evaluación permanente del control interno por parte de la
auditoría interna.

Control Administrativo

Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y
procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y
administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.

El control administrativo interno debe incluir análisis, estadísticas, informes de actuación,

programas de entrenamiento del personal y controles de calidad de productos o servicios.

Los elementos del control administrativo interno son:

• Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.

• Clara definición de funciones y responsabilidades.

• Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de

proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, despilfarros,
abusos, errores e irregularidades.

• El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación independiente,

representada por la auditoría interna, encargada de revisar políticas, disposiciones legales
 y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general como un servicio
constructivo y de protección para los niveles de dirección y administración.

Los controles anteriores de tal manera que estimulen y obtengan completa y continúa
participación de los recursos humanos de las entidades y de sus habilidades específicas.

Objetivos del Sistema de Control Interno

El diseño, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del Control Interno es

fundamental para el logro de los siguientes objetivos:

• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante

riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable).

• Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización,

promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas
(control interno administrativo).

• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al

cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativos).

• Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la organización

(control interno administrativo).

• Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros

que respaldan la gestión de la organización (control interno contable).

• Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el logro de
los objetivos programados (control interno administrativo).

• Garantizar que el Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y

evaluación, de los cuales hace parte la auditoría interna (control interno administrativo).

• Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de planeación y

para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura,
características y funciones (control interno administrativo).

Características del Sistema de Control Interno

Las principales características son las siguientes:

• Está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, verificación,

información y operacionales de la respectiva organización.

• Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de establecer,

mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, que debe adecuarse a la
naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.
• La auditoria interna, o a quien designe la máxima autoridad, es la encargada de evaluar de
forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del Sistema de
Control Interno de la organización y proponer a la máxima autoridad de la empresa las
recomendaciones para mejorarlo o actualizarlo.

• El control interno es inherente al desarrollo de las

actividades de la organización (como la sal en la preparación de las comidas).

• Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

• Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas

de la organización.

• La ausencia del control interno es una de las causas de las desorientaciones en las
organizaciones.

Estructura del proceso de control

El proceso de control se estructura bajo las siguientes condiciones:

• Un término de comparación:

Que puede ser un presupuesto, un programa, una norma, un estándar o un objetivo.

• Un hecho real:

El cual se compara con la condición o término de referencia del punto anterior.

• Una desviación:

Que surge como resultado de la comparación de los dos puntos anteriores.

• Un análisis de causas:

Las cuales han dado origen a la desviación entre el hecho real y la condición ideal o término de
referencia.

• Toma de acciones correctivas:

Son las decisiones que se adopten y las acciones que se han de desarrollar para corregir la
desviación.

Elementos de la Estructura de un Sistema de Control Interno

Ambiente de Control

Representa el entorno de la empresa, conformado por:

• La filosofía (misión y visión) y estilo de operación de la gerencia.

• Estructura organizativa de la entidad.

• Funcionamiento del consejo de administración y sus comités, en particular el de la

auditoría interna.

• Métodos de control administrativo.

• Políticas y prácticas del personal.

• Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad, tales
como los exámenes de organismos reguladores.

El ambiente de control es el resultado conjunto de diversos factores que afectan la efectividad

global del control interno.

Sistema Contable

Son los métodos y requisitos establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e
informar las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo y
pasivo. Un sistema contable efectivo, debe tomar en consideración el establecimiento de métodos
y registros que:

• Identifican y registran todas las transacciones válidas.

• Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la
adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la información financiera.

• Cuantifican el valor de las operaciones, de tal forma que se registre el valor monetario
adecuado en los estados financieros.

• Determinan el periodo en que las transacciones ocurren, permitiendo registrarlas en el

periodo contable correspondiente.

• Presentan debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los estados

financieros.

Procedimientos de control

Son aquellos que establece la administración para proporcionar una seguridad razonable de lograr
los objetivos específicos de la empresa, sin embargo, el hecho de que existan formalmente
políticas o procedimientos de control, no necesariamente significa que están operando
efectivamente, por este motivo el auditor interno, o la persona designada por la máxima entidad
de la organización, deberá confirmar este hecho.
Principios de Control Interno

El control interno implica que éste se debe diseñar tomando en cuenta los siguientes principios:

• El principio de igualdad: consiste en que el Sistema de Control Interno debe velar porque
las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general,
sin otorgar privilegios a grupos especiales.

• El principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las
normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la
sociedad. Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el
seno de la familia, y son valores como el respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el
trabajo, la responsabilidad, etc. Los valores morales perfeccionan al hombre en lo más
íntimamente humano, haciéndolo más humano, con mayor calidad como persona.

• El principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima
eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

• El principio de economía: vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en
función de los objetivos y las metas de la organización.

• El principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a control
debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las
necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

• Los principios de imparcialidad y publicidad: consiste en obtener la mayor transparencia

en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en
sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la
información.

• El principio de valoración de costos ambientales: consiste en que la reducción al mínimo

del impacto ambiental negativo debe ser un valor importante en la toma de decisiones y
en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales sus
operación pueda tenerlo.

• El principio del doble control: consiste en que una operación realizada por un trabajador
en determinado departamento, sólo puede ser aprobada por el supervisor del control
interno, si esta operación ya fue aprobada por el encargado del departamento. Cuando se
efectúa la asignación de funciones, hay que tener presente que el trabajo que ejecuta un
individuo, sea el complemento del realizado por otro, el objetivo es que ninguna persona
debe poseer el control total.
Procedimientos Generalmente Aceptados para Mantener un Eficaz Control

Ejemplos de procedimientos:

• Delimitar las responsabilidades.

• Segregar funciones de carácter incompatible.

• Dividir el procesamiento de cada transacción.

• Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.

• Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.

• Hacer rotación de deberes.

• Dar instrucciones por escrito.

• Utilizar cuentas de control.

• Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el mantenimiento de la

información.

• Evaluar los sistemas computarizados.

• Usar documentos prenumerados.

• Evitar el uso de dinero en efectivo.

• Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.

• Mantener orden y aseo.

• Identificar los puntos clave de control en cada proceso.

• Usar gráficas de control.

• Realizar inspecciones técnicas frecuentes.

• Actualizar medidas de seguridad.

• Registrar adecuadamente la información.

• Conservar en buen estado los documentos.

• Usar indicadores.

• Practicar el autocontrol.

• Crear por lo menos un suplente (Back Up) en cada puesto dentro de la organización para
no crear dependencia en determinadas operaciones.

• Hacer que la gente sepa por qué y para qué se hacen las cosas.

• Definir objetivos y metas claras y alcanzables.

• Realizar tomas físicas periódicas de activos.

Responsabilidad del Control Interno

Los comités u oficinas de control interno son responsables por las actuaciones de los procesos en
las organizaciones que tienen las posibilidades financieras de poder crearlas, de lo contrario, la
responsabilidad por las actuaciones recae en la gerencia. La responsabilidad del control interno
debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización. Es necesario establecer
un Sistema de Control Interno que les permita tener una confianza moderada de que sus acciones
administrativas se ajustan en todo a las normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización.
Además, es diferente dependiendo de la actuación o naturaleza de cada empresa u organización.

Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las
organizaciones, el control interno es responsabilidad de la gerencia en forma indispensable e
indelegable, ya que la responsabilidad no termina con la formulación de objetivos y metas, sino
con la verificación de que éstos se han cumplido.

El Sistema de Control Interno debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de
planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las
funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación que se
utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.

Esta característica es fundamental, pues es la que permite que todos los niveles de la organización
participen activamente en el ejercicio del control: la gerencia a través de la orientación general y la
evolución global de resultados; las áreas administrativas a través del diseño de normas y
procedimientos para desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso
adecuado de procesos administrativos tales como la planeación, el control de gestión y la
evaluación del desempeño del personal de la empresa u organización.

Diseño del Sistema de Control Interno

Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en si mismo, un criterio

fundamental, al momento de idear o establecer tales sistemas, es considerar constantemente la
relación costo-beneficio. En particular, el costo del Sistema de Control Interno se debe diferenciar
con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el
cumplimiento de la metas de la organización. El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseño
del Sistema de

Control Interno; un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, las
regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados. Es el
gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores, quien está llamado a definir y poner
en marcha dentro de los parámetros de orden legal y sistemático, el Sistema de Control Interno
que mejor se ajuste a la misión, las necesidades y la naturaleza de la organización.

El diseño debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:

Organización de la Función de Control Interno

Aún cuando en teoría no es necesaria la existencia de una oficina especializada en el área de

control interno, en la práctica, resulta conveniente crearla con el fin de que lidere el proceso de
diseño e implantación del sistema y, posteriormente, ayude a la administración de la organización
a cumplir su obligación.

Esto es, porque la operación de un Sistema de Control Interno cuya práctica sea intrínseca al
desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, supone un cambio cultural
muy profundo y difícil de lograr a corto plazo, especialmente si no cuenta con alguien que lidere el
proceso y produzca resultados rápidamente y, consecuentemente, induzca y acelere el cambio de
actitud entre los miembros de la empresa u organización. Debemos comprender que la creación
de una oficina que tenga como atribución especial el control interno significa erogación de
recursos, por tal razón, en una empresa individual, sería oneroso establecerlo para la relación
costo-beneficio.

Plan de Desarrollo de la Función de Control Interno

El diseño es todo un proceso; no es una acción puntual. Por esta razón es importante que su
desarrollo obedezca a un plan, en el cual se tengan en cuenta las características propias de la
organización y un grado de avance relativo. Este plan debe contemplar los siguientes elementos
básicos:

• Definición de la misión de la oficina de control interno.

• Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el área del
control de gestión.

• División del trabajo entre la línea de la organización y la oficina de control interno en el

desarrollo de las actividades de control.

• Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y de otra

naturaleza que servirán de apoyo en el ejercicio del control interno.

• Cronograma de formalización, documentación e implantación de los demás procesos y

procedimientos de la organización.

Análisis de los Riesgos de Control Interno

Es responsabilidad de la oficina, comité o la entidad encargada del diseño del sistema de control
interno, realizar el análisis respectivo de cada una de las actuaciones o procedimientos de la
entidad con el fin de identificar las partes débiles. En el capítulo anterior, se realizó una
descripción de los diferentes riesgos a la entidad bajo estudio en caso de no contar con un sistema
de control interno adecuado y se establecieron las medidas preventivas para mitigar el efecto de
los riesgos. Los riesgos son inherentes al proceso, los cuales nunca va a desaparecer, pero
podemos tomar las medidas preventivas y correctivas del caso.

El análisis de los riesgos se realizó de acuerdo a los procesos empíricos de la empresa objeto de
estudio, se evaluó cada una de las fases de los procedimientos (compras, ventas e inventarios), se
establecieron los riesgos probables, y se sugirió medidas preventivas y correctivas, si en algún
caso, las medidas preventivas fallaran.

Plan de Trabajo para la Documentación y Formalización de Procesos y Procedimientos

Cualquiera que sea el diseño adoptado, éste tiene como prerrequisito la existencia de procesos y
procedimientos formalizados.

No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y documentados antes de

montar el sistema. Éste es un proceso que al principio puede resultar lento, pero que se irá
agilizando a medida que las distintas áreas de la organización comprendan su importancia y
comiencen a percibir los beneficios.

Por esta razón, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y procedimientos que se
consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos que puedan afectar de manera significativa la
marcha de la organización y sus resultados.

El levantamiento de información de estos procesos y procedimientos debe ser una responsabilidad

de las distintas áreas que integran la empresa, bajo la premisa de que ellas son las que poseen la
información y las que, una vez esté operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios. Los
puntos de control son de tres tipos principales:

• Los destinados a verificar la eficacia del proceso.

• Los dirigidos a asegurar el logro de los parámetros de eficiencia establecidos.

• Los relacionados con el cumplimiento del trámite legal.

Los tres tipos de control son importantes para el funcionario responsable. Los dos primeros
porque ayudan a controlar el resultado de las operaciones a su cargo y el último porque le ayuda
a cumplir correctamente su responsabilidad legal.

Uso de Manuales como Herramienta de Control Interno

Los manuales son piezas fundamentales dentro del Sistema de Control Interno. Su elaboración
debe ser una de las actividades primordiales de la oficina de control interno y debe estar
claramente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de control interno. Con el fin
de actualizar los manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables.

Las actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina de control interno, de común
acuerdo con los empleados responsables, llegue a la conclusión de que el proceso o
procedimiento, o que el mecanismo o instrumento de control utilizado se deben modificar.

Los manuales constituyen el elemento primordial del proceso de capacitación de los empleados
responsables.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVÉS DE MANUALES ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

Concepto

Un manual es un documento que contiene, en forma sistemática y ordenada, información y/o

instrucciones sobre organización, historia, política, procedimientos contables y administrativos,
que se consideran necesarios para la mejor ejecución de las tareas de una empresa u organización.

Objetivos

Para comprobar si la organización, cumple o alcanza los objetivos que persigue debe contar con
manuales administrativos y contables, que sirvan de medio de control para que todo lo que ocurra
en la vida diaria de la organización tienda al logro de sus objetivos.

Los manuales, tienen como propósito ser un instrumento de la administración en la que el

personal determinado, incorpora eficiencia en la ejecución del trabajo, para alcanzar los objetivos
de la empresa. Cuando se habla de eficiencia debe entenderse que se dice: en el menor tiempo,
con el menor esfuerzo y al menor costo. En realidad es un libro guía una fuente de datos que se
cree son esenciales para la mejor realización de la tareas.

Pasos para la Elaboración de un Manual

Como la elaboración de un manual es una tarea que requiere la ayuda de personal especializado
principalmente en el área contable, lo cual naturalmente consume tiempo y recursos financieros,
es necesario que antes de emprenderla, hagamos una lista bastante clara de los pasos que
tenemos que seguir; a continuación los punteamos:

Planeación
Comprende decidir qué tareas hay que realizar, determinar la manera de efectuarlas, asignar los
recursos que permitan llevarlas a cabo y, luego, supervisar la evolución para asegurarse de que se
hagan.

Antes de iniciar la actividad de elaboración de manuales, debemos hacer un inventario de los

recursos técnicos, humanos y financieros de las actividades que han de realizarse con el tiempo
estimado que nos llevaremos en cada una de ellas, así como, definir las actividades susceptibles de
realizarse simultáneamente y las secuencias de las actividades relacionadas.

Para planear adecuadamente la elaboración de un manual, podemos hacer uso de excelentes

técnicas de planificación, a saber:

a.) PERT Técnicas de Evaluación y Control de Programas (Program Evaluation and Review
Techniques)

Diagrama similar a un diagrama de flujo que muestra la secuencia de actividades necesarias para
completar un proyecto y el tiempo o costo asociado a cada una de ellas.

Para entender como se construye una red PERT es necesario conocer cuatro términos:

• Los eventos: Representan las actividades principales en red PERT.

• Actividades: Tiempo o recursos necesarios para avanzar desde un evento hacia otro.

• Tiempo de holgura: Cantidad de tiempo que una actividad individual puede retrasarse sin
que se retrase todo el proyecto.

• Ruta crítica: Es la secuencia de actividades más larga dentro de una red PERT.

El PERT permite vigilar el avance de un proyecto, identifica el posible cuello de botella y las
asignaciones de recursos según se requiera para mantener el proyecto dentro del calendario
previsto.

b.) Gráfico de Barras o de Gantt

Este es uno de los métodos más usados en la planificación de programas de trabajo. En esencia, es
una gráfica de barras en la cual el tiempo se describen en la parte horizontal y las actividades a
programar en la parte vertical. Para su elaboración deben seguirse los siguientes pasos:

• Determinar las actividades principales en que se puede dividir el proyecto.

• Estimar cual va a ser el tiempo que consuma cada actividad.

• Determinar el orden en que se deben ejecutar las actividades.

• Trasladar las actividades al gráfico.

• Representar cada actividad por medio de una barra recta, cuya longitud, a determinada
escala, sea la duración estimada para cada actividad.

• Asignar tiempo calendario a cada actividad, tomando como origen la fecha de iniciación
del proceso.

Es un recurso sencillo, pero importante, que permite especificar con facilidad lo que falta por
hacer para completar un trabajo o proyecto y apreciar si una actividad está adelantada, retrasada
o si marcha de acuerdo con lo programado.

Investigación

Este paso nos permite conocer el sistema actual, nos pone en contacto con las características
particulares de la entidad para la cual se está diseñando el manual, el tipo de organización de que
se trate, en este caso particular comercial y las leyes que son aplicables. Para hacer una
investigación, se hace uso de algunas técnicas que nos auxilian en este trabajo, tales como:

a.) Entrevista

Consiste en mantener una conversación en forma personal con los encargados de cada tarea, para
informarse sobre los procedimientos o formas de registro, auxiliándose de una hoja de trabajo, en
donde se anota la información proporcionada. Al Terminar de realizar todas las entrevistas, se
releen las hojas de trabajo y, en caso de existir dudas, se vuelve a conversar con el entrevistado
para limpiar o pulir los conceptos expresados.

Esta técnica de investigación se considera buena, pero debe complementarse con el empleo de
otras técnicas, como la observación o la inspección, para evitar que el entrevistado pueda ocultar
información o bien presentar las cosas mejor de los que en realidad son.

b.) Cuestionario

Consiste en situar por escrito, las preguntas para ser respondidas también en forma escrita. En el
caso de la elaboración de un manual, es necesario conocer las necesidades de información que la
empresa tiene en los diferentes departamentos o secciones que la conforman.

c.) Inspección

Consiste en examinar los documentos, observar atentamente los libros o sistemas de registro, las
políticas de la empresa, los procedimientos y toda aquella documentación que nos revele qué se
hace en la empresa o qué se pretende hacer para poder proyectar un adecuado registro y
presentación dentro de los estados financieros.
 d.) Observación

Es estar en el lugar de los hechos, ver la realización de ciertas operaciones, el funcionamiento de

los procesos, del equipo, el traslado de bienes; para poder evaluar posteriormente, el registro, los
procedimientos y la presentación más adecuados de las cuentas.

Análisis

El examinar todo con detenimiento en sus diferentes partes que lo conforman es indispensable
para tener un manual correctamente diseñado. Por ello, los resultados de la investigación deben
someterse a un riguroso análisis, para lo cual tendrá que considerar lo siguiente:

a.) Posibilidades o Alternativas

Casi siempre existen varias maneras de hacer las cosas y naturalmente, debe escogerse la mejor;
en contabilidad se usan diferentes métodos, de valuación, de registro, etc., antes de elegir debe
hacerse el correspondiente análisis tomando en cuenta lo más beneficioso para la empresa y para
los usuarios de la información que se genere.

b.) Formas

Para el control y registro de las operaciones en una compañía, se necesita usar una serie de
formularios, como: facturas, cheques, recibos de caja, ingresos y retiros de almacén y otros,
aunque éstos pueden estar diseñados y en uso cuando se elabora el manual, tienen que analizarse
para ver si no presentan alguna dificultad de acuerdo al nuevo sistema y, según sea el caso,
rediseñarse o modificarse; para esto debemos tener en cuenta que podemos contar con el
asesoramiento de compañías que se dedican exclusivamente al diseño y reproducción de formas.

c.) Equipos

También debe ser objeto de análisis, principalmente aquel que está relacionado con el registro de
las operaciones contables, a fin de elaborar un manual adecuado para el equipo de registro a
utilizarse.

d.) Espacio

El manual muchas veces se diseña como parte de una sistematización, la cual incluye entre otras
cosas, la compra de un nuevo equipo de registro y el diseño de formas para el registro de las
operaciones, es por ello que se debe estudiar el espacio en que debe ubicarse el departamento de
contabilidad, el centro de cómputo, el almacén o bodega, la sala de ventas, la ubicación del
personal, para que haya fluidez en la circulación de los documentos, buscando la mayor seguridad
para el equipo, el buen flujo de los documentos y la mejor ubicación del personal atendiendo al
espacio disponible y requerido.
e.) Selección de la Mejor Alternativa

Si examinamos las diferentes posibilidades o alternativas para un adecuado registro, las formas, el
equipo, el espacio, es para seleccionar la mejor alternativa. Es importante, que dispongamos de
tiempo para efectuar una adecuada selección de los métodos de registro, de las formas a utilizar,
del equipo a usar, del espacio que necesita ocupar. Todo ello nos ayudará a la elaboración de un
adecuado manual.

f.) Pruebas

En teoría podrían aparecer las mejores alternativas a escoger, pero esto necesita demostrarse en
la práctica. Es por ello que para tener elementos de análisis, los métodos, las formas, el uso de
diferentes cuentas, la presentación de los estados financieros debe probarse antes de usar el
manual. Haciendo pruebas a medida que se va avanzando en la elaboración, con la ayuda de las
personas usuarios, tanto con las que registran las operaciones como con las que utilizan la
información, nos ayudará encontrar errores y poderlos corregir.

Oportunidad y extensión.

Oportunidad: El momento en que se practique la evaluación del sistema depende del tipo de
auditoría y del tamaño de las empresas.

Obviamente en el caso de la auditoría interna, la evaluación del control interno constituye parte
inseparable de su trabajo diario, por lo que la misma será de tipo continuo, cualquiera sea el
tamaño del ente.

En el caso de una auditoría operativa contratada con consultores externos, el examen del control
interno necesario será parte principal de la tarea profesional a practicar, por lo que la ocasión en
que se evalúe el control interno estará dada por el calendario fijado para la realización de la
auditoria operativa.

Para los auditores externos, el momento en que se efectúe la evaluación tiene que ver con la
envergadura de la empresa dado que este es uno de los principales factores que determinan la
dimensión del esfuerzo que le demandará su trabajo.

Extensión:En una primera auditoría resultará conveniente una evaluación completa del sistema.

En cambio, ello no resulta imprescindible en posteriores auditorías, siendo razonable proceder a la

actualización de cuestionarios o cursogramas sobre una base rotativa tal que permita completar la
evaluación de todos lo circuitos en una cantidad razonable de años.
También en el caso de auditoría interna, resulta admisible evaluar rotativamente los distintos
circuitos o áreas de tal modo que en un plazo no muy extenso todos ellos hayan sido examinados
por lo menos una vez.

También podemos comentar que en los últimos diez años han surgido nuevos modelos
desarrollados en el campo del control, definiendo una nueva corriente de pensamiento, con una
amplia concepción sobre la organización, involucrando una mayor participación de la dirección,
gerentes y personal en general de los entes.

Asimismo los modelos han sido diseñados con la esperanza de ser un fuerte soporte del éxito de la
organización, siempre que los mismos sean llevados con el criterio y la perspicacia necesaria de
parte del profesional y no mecánicamente.

 El Informe COSO, desarrollado por el Commitee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commision.
 El Informe CADBURY, desarrollado por the United Kingdom´s Cadbury Commision.
 El Informe CoCo, desarrollado por the Canadian Criteria of Control Commitee.

1. Informe “COSO”.

En control interno lo último que ha habido es el informe COSO (Commitee of Sponsoring

Organizations of the Treadway Commission) publicado en 1992 USA,

Es denominado así, porque se trata de un trabajo que encomendó el Instituto Americano de

Contadores Públicos, la Asociación Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos
que agrupa alrededor de cincuenta mil miembros y opera en aproximadamente cincuenta países,
el Instituto de Administración y Contabilidad, y el Instituto de Ejecutivos Financieros.

Ha sido hecho para uso de los consejos de administración de las empresas privadas en España y en
los países de habla hispana.

Ahí se resume muy bien lo que es control interno, los alcances, etc.

El control consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la

administración maneja el negocio (estilo de la dirección), y están integrados a los procesos
administrativos. Los componentes son:

1. Ambiente de control

2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de control

4. Información y comunicación

5. Supervisión y seguimiento del sistema de control.

El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde algunos de los componentes

afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual
más de un componente influye en los otros.

Los cinco componentes forman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las
condiciones cambiantes.

2. El informe “CoCo”.

El Informe CoCo ( Criteria of Control), creado por el Instituto Canadiense de Jurados de Cuenta,
para aportar al fortalecimiento del control y gobierno corporativo.

Reconoce como esencia del Control una mezcla de propuesta, compromiso, capacidad, así como
monitoreo y aprendizaje.

Define al Control, como todos los elementos de una organización, que tomados en conjunto,
ayudan a lograr los objetivos fijados por la empresa.

Los objetivos de la organización, son agrupados por el Informe, en tres categorías diferentes:

1. Efectividad y eficiencia en las operaciones: incluye objetivos relacionados con la meta de la

organización.

2. Confianza en los Informes Internos y Externos : incluye objetivos relacionados con

cuestiones como el mantenimiento de apropiados registros contables.

3. Conformidad con las leyes y regulaciones: incluye objetivos de cumplimiento con el marco
de regulaciones.

3- El informe “CADBURY”.

El Informe CADBURY fue publicado en el Reino Unido en Diciembre de 1992. Fue adoptado por la
Bolsa de Comercio de Londres como básico y necesario para lascompañías inscriptas.

Incluye normas que considera de práctica aconsejable, para los Estados Financieros, sobre los
siguientes temas:
1. Responsabilidades que les competen a los directores y administradores para revisar e
informar a los accionistas y otras partes interesadas.

2. Composición, rol y desempeño de los comités de auditoría.

3. Responsabilidades de directores y administradores en el control, el alcancey el valor de la

auditoría.

4. Establece los puntos de contacto entre accionistas, directores y auditores.

5. Otros temas vinculados.