COMISION PERMANENTE DE SERVICIOS DE
ASISTENCIA Y ASESORAMIENTO TECNICO
ARCHIVISTICO Y CONSULTORIA -CPSAC
Dirección:
Jirón Camaná Nº 125 y Pasaje
BRINDANDO ASISTENCIA
Piura S/N Ex correo central
TÉCNICA ARCHIVÍSTICA PARA
LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DEL Central Telefónica: 426 7221
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE Anexo: 211
LA NACIÓN Email: [email protected]
Comisión Permanente de Servicios Archivísticos de
Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría
- CPSAC
¿QUIENES SOMOS?
Una comisión del Archivo General de la
Nación, encargada de brindar Asistencia
Técnica Archivística para desarrollar
Programas de Gestión, Administración,
Organización, Descripción, Selección, y
Conservación Documental a las Entidades
Públicas y Privadas de acuerdo a las
Normas Generales del Sistema Nacional
de Archivos.
Que durante 12 años, hemos sido
un soporte para más de doscientas
(200) entidades, para el
aprovechamiento de sus archivos
como recurso de información,
permitiendo encontrar la
información necesaria en el
momento preciso y oportuno. Y
seguimos brindando soluciones
integrales durante todo el Ciclo
Vital de los Documentos hasta su
Eliminación dentro del marco legal
establecido.
Conformado por:
Presidente:
José Villa Cordova
Secretario Técnico:
Wilber Astocuri Avila
Miembros:
Carmen Salazar Rojas
Yolanda Auqui Chávez
En la sociedad actual, la información cumple un rol preponderante en la
generación de conocimiento, por lo que se hace necesario que la mayoría de
entidades apuesten por la administración y organización inteligente de su
información y por ende de sus documentos, ya que este recurso intangible sirve
como herramienta estratégica para la toma de decisiones, alcanzar los objetivos
organizacionales y generar productos de alta calidad que satisfagan a sus
usuarios.
¿La Organización y Gestión Documental que se aplica en su entidad, están
acorde a los desafíos que presenta la sociedad actual?
El creciente volumen de la información genera
un incremento del Acervo Documental que se
acumula continuamente, y para utilizar la
información como recurso, es necesaria su
recuperación rápida y oportuna para la toma
de decisiones y gestiones diarias.
¿Su Archivo cuenta con instrumentos de
Descripción Documental? ¿Cuánto tiempo
utilizan para recuperar la información
necesaria en el momento preciso?
El crecimiento documental influye sobre los
costos de la entidad, obligando a contar cada
vez con más espacio físico para su
almacenamiento. Este problema de tipo
inmobiliario se ve agravado por la necesidad
de digitalizar los documentos creando la
necesidad de un crecimiento tecnológico cada
vez mayor.
¿Esta su entidad preparada para
acompañar este crecimiento Documental?
¿Han Eliminado documentos?
La información contenida en los
documentos están expuestos
permanentemente a determinadas
amenazas destructivas: incendios, robos,
etc.
¿Qué niveles de riesgo prevé su
entidad para la Conservación
Documental?
¿Cuenta con un plan de contingencia
de conservación y recuperación de
documentos ante un siniestro?
NUESTROS SERVICIOS Y PRODUCTOS:
1. DIAGNÓSTICO
El diagnóstico, es el primer paso para todo tratamiento archivístico, porque nos
permite obtener una visión integral de la situación actual de la documentación y los
archivos en la entidad, por ello, la importancia fundamental que cumple dentro de la
aplicación de los procesos archivísticos.
El servicio consiste, en la realización de una observación pormenorizada, participante
e interactiva de los procesos que se ejecutan en el desarrollo de las actividades
archivísticas, aplicando una observación estructurada en la cual se emplearan
procedimientos formales en la recopilación de los datos (entrevistas con preguntas
abiertas, cuestionarios, etc.), que nos permitirán analizar e identificar los problemas,
para elaborar la propuesta técnica archivística y económica.
2. ASISTENCIA TECNICA
La sociedad actual demanda prácticas de tratamiento documental más consistentes y
eficientes. Por lo que la CPSAC ofrece un servicio integral que hace el seguimiento del
Ciclo Vital de los Documentos, desde su producción hasta su conservación y/o
eliminación, mediante la aplicación de los procedimientos archivísticos:
o ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos en el marco de la legislación
archivística vigente.
Antes Después
o DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Consiste en identificar, analizar y evaluar los
caracteres externos e internos de los
documentos con la finalidad de levantar la
información en un registro. El Inventario de
registro es un medio que permite a las
entidades conocer qué y cuantos
documentos custodia. Asimismo, localizar y
recuperar la información contenida en los
documentos garantizando el control del
Patrimonio Documental de la Nación.
.
o SELECCIÓN DOCUMENTAL
Proceso que mediante el análisis y
valoración de las Series Documentales se
predetermina los períodos de retención.
Éste proceso, garantizará la conservación
de sus documentos de valor permanente y,
Eliminar periódicamente los documentos
innecesarios a la gestión.
2.3. CONSERVACION DOCUMENTAL
Proceso Consiste en mantener la integridad
física del soporte y del texto de los
documentos a través de la implementación
de medidas de preservación y restauración.
Asimismo, se realiza el estudio y evaluación
de los diversos tipos de almacenamiento
existentes en el mercado.
Estudio de espacio físico, que implica la
definición de áreas en cuanto a: ubicación,
aspectos arquitectónicos, distribución,
iluminación, ventilación, humedad,
temperatura y conservación.
3. CONSULTORÍAS
La CPSAC no solo aplica los procedimientos archivísticos a nivel operativo, sino que
complementa ofreciendo una línea completa de soluciones para su entidad.
EN DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Estudio de la estructura orgánica y del flujo de información para determinar las unidades
administrativas involucradas en el trámite, en donde intervienen los documentos como entes
fundamentales del proceso. Aplicación de la simplificación del trámite administrativo.
Determinación y definición de los diferentes niveles de archivo (De Gestión, Periféricos, Central,
Intermedio e Histórico).
EN GESTION DOCUMENTAL
Consiste en la implementación del control de la producción documental de las diferentes unidades
orgánicas de una determinada entidad, la cual es cada vez mayor, producto del crecimiento de la
gestión administrativa, de la complejidad de las estructuras organizativas y de las nuevas
tecnologías informáticas.
EN ELIMINACION DOCUMENTAL
La proceso de Eliminación Documental, consiste en aplicar mecanismos técnicos archivísticos y
objetivos que facultan la reducción de la acumulación de documentos, y se determinan los valores
de prescripción, caducidad y uso las series documentales de acuerdo al periodo de retención.
PROCESAMIENTO DE LA DOCUMENTACION PARA SU AUTOMATIZACIÓN
Acondicionamiento de los documentos para
Sistemas Archivísticos Automatizados en Red:
Aplicación de normas y criterios archivísticos que
permitirán la implantación de sistemas de
organización de documentos de forma
automatizada.
o Estudio y análisis de los documentos
administrativos
o Identificación de las Series Documentales
o Aplicación de los diferentes procesos
archivísticos antes de la digitalización.
4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA:
o Elaboración de Manuales de
Procedimientos Archivísticos
o Elaboración de Formatos
o Elaboración de Instructivos
o Elaboración de Normas y directivas
o Elaboración y Diseño de Cuadros de
Clasificación
o Elaboración del Proyecto del Programa de
Control de Documentos
o Elaboración de Tablas de Retención
Documental
NUESTROS CLIENTES:
BANCO DE MATERIALES – BANMAT
FONDO NACIONAL DE DESARROLLO PESQUERO – FONDEPES
ESSALUD
HOSPITAL NACIONAL ARZOBISPO LOYAZA
PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS
BANCO REPUBLICA EN LIQUIDACIÓN
INSTITUTO NACIONAL DE CONCESIONES Y CATASTRO MINERO
MINISTERIO DE JUSTICIA
INSTITUTO GEOFÍSICO DEL PERÚ
PODER JUDICIAL
COPRI
CENFOTUR
SECRETARIA EJECUTIVA DE COOPERACIÒN TÈCNICA INTERNACIONAL – PCM
ESCUELA NACIONAL DE SALUD PÚBLICA
MINCETUR
INPE
PERUPETRO S.A
CONCAR S.A.
CONEMINSA
AMERICA LEASING S.A.
HOSPITAL NACIONAL DOS DE MAYO
INSTITUTO DE RADIO Y TELEVISIÓN DEL PERÚ
POLICIA NACIONAL DEL PERÚ
MUSEO DE ANTROPOLOGÍA, ARQUEOLOGÍA E HISTORIA DEL PERÚ
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
BANCO CENTRAL DE RESERVA DEL PERÚ
PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS
CASA MILITAR
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONSEJO NACIONAL DE INTELIGENCIA
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
PROYECTO ESPECIAL DE TITULACIÓN DE TIERRAS-MINISTERIO DE AGRICULTURA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIÓN “ENRIQUE GUZMÁN Y VALLE”- LA CANTUTA
CONTÁCTENOS:
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Apellidos:
Entidad / Empresa:
Cargo:
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Email:
Tipo de Servicio:
Asunto:
426 7221, Anexo 211
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Jirón Camaná Nº 125, Pasaje Piura S/N
Local del Ex Correo Central Lima.
