ADMINISTRACION DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA 3
GUÍA DE APRENDIZAJE 03
INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Tutor:
JHEISON ALBERTO CONTRERAS SALINAS
Aprendiz:
JOSE ANDELFO DELGADO MEJIA
BOGOTA D.C
MARZO 2024
INTRODUCCIÓN
Toda empresa, además de utilizar las tecnologías de la comunicación, cuenta con
personas o departamentos encargados de la recogida y apertura del correo.
Dependiendo del tamaño e importancia de la empresa, esta persona o
departamento estará adscrito a la misma o, por el contrario, también desempeñará
otras funciones. “El artículo 21 Título V de la Ley General de Archivos de Colombia
establece que las entidades deben desarrollar software de gestión documental,
capaz de utilizar nuevas tecnologías e instalaciones en las que se deban seguir
lineamientos y procedimientos de almacenamiento.”
Es por esto que este informe de Gestión Documental fue creado para mostrar
paso a paso la recepción, archivo, registro, distribución o empaque de
documentos en diferentes contextos. Tiene dentro y fuera de la empresa,
conveniente para registrar, porque; permite más velocidad en el lugar; Los
documentos se pueden perder durante el transporte de una región a otra;
Constituye un control interno sobre las comunicaciones recibidas y emitidas. Hay
tres tipos de registro: check-in - check-out - correspondencia interna (intercom).
Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración
Documental”.
Después de realizar las actividades anteriores en esta etapa, es posible revertir,
contextualizar y modificar los conceptos más representativos, permitiendo definir y
estandarizar la definición de gobernanza, los pasos de gestión documental, los principios y
estándares de archivo también se aplican en los procesos técnicos.
Para recepción y envío de correspondencia oficial, lo dispuesto en la Norma Icontec 185,
Comunicaciones Internas y Documentos Para recepción, envío y encapsulado de
documentos. Para adherirse a esta guía, es importante revisar, leer y comprender la
literatura de investigación presentada en esta guía.
EVIDENCIA 3
Informe Administración Documental.
Según los conocimientos adquiridos en esta actividad de aprendizaje cada
estudiante presentará un informe paso a paso sobre la recepción o solicitud,
registro, distribución o empaque de cinco documentos de diferentes contextos.
DESARROLLO
Una recepción de documentos es un conjunto de actividades de verificación y
control que debe realizar una organización para recibir documentos transmitidos
por una persona natural o jurídica.
Al radicar, se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
enviadas, dejando constancia de la fecha y hora de recepción o entrega.
Al momento del registro, las entidades ingresan datos a sus sistemas tales como:
Remitente o Consignatario, Nombre o Código de la Autoridad, Nombre del
Propietario del Proceso, Adjunto y Retroalimentación de la Duración.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción de documentos oficiales.
Verificar y hacer coincidir páginas, copias, apéndices, firmas Confirmación
recibida Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Artículo 2) Registro
consecutivo de embarques.
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora impresión de rotulo de radicación.
Relación entre los documentos recibidos y enviados.
Registro impreso de planillas de radicación y control.
Elaboración de estadísticas
1. Registro de entrada carta:
Recibida la carta, quedarán registradas y archivadas las personas que
intervienen en la actividad de la empresa: proveedores, distribuidores,
administraciones públicas, entidades financieras es decir, aquellas personas
que aportan información de actualidad para la empresa.
A estas comunicaciones se les asigna un número que servirá de referencia y
se hará constar en el registro de correspondencia.
• Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA
Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada
Día Mes
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:
2. Registro de salida carta:
Una vez que se ha redactado la carta o comunicación, se debe verificar
su precisión y prepararla para su publicación.
Actividad: al menos un original y una copia. Ambos deben estar registrados y
sellados con el mismo sello.
El sello debe incluir:
• Número de registro
• Fecha
• Dirección de recepción
-Original: envío por mensajería
-Copia: archivo como prueba interna de envío de
correspondencia.
Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
SALIDA
Nº
orden
Referencia Fecha Clase Anexo s Destinatario Asuntó
de
salida
3. Correspondencia Interna:
En las medianas y grandes empresas, además del registro de entrada y salida,
también se lleva el registro para comunicación interna. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste podría ser: único o
existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros
de entrada y salida).
EJEMPLOS DE REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA:
Recepción, Envío y Registro de Correspondencia
Este procedimiento consiste en recibir/entregar correspondencia (cartas, guías,
formularios, correspondencia interna) y luego suscribirse al sistema de gestión
de correspondencia en un entorno WEB desarrollado para tal fin.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del centro de sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de
Sistemas de Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el
departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el
procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información
para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Centro Coordinador del Sistema de Información registrará la correspondencia
recibida en el Sistema WEB ya su vez designará en el sistema a la persona o
personas encargadas de realizar la solicitud. El número correspondiente de
correo recibido se registrará en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada empleado del Centro de Sistemas de Información prepara su propia
correspondencia, hoja de ruta y correspondencia en general, ya que el
departamento no tiene una secretaria asignada.
Únicamente los documentos relativos a adquisiciones, facturación o solicitud de
licencia o excedencia, deberán ser aprobados por el Coordinador del Centro de
Sistemas de Información.
Los documentos deberán estar numerados correlativamente, impresos en papel
membrete y expedidos en ejemplares múltiples.
Entrega
La entrega del correo también es función y responsabilidad de cada empleado
de System Center en colaboración con el asistente de medio tiempo asignado
al departamento, quien entregará el documento original al departamento de
destino y lo sellará como copia.
Registro en el sistema
Una vez enviado el mensaje, el Coordinador del Centro de Sistemas de
Información registra el documento enviado en el Sistema de Gestión de
Correspondencia, registrando el número correspondiente emitido por el sistema
superior a la copia del correo que se envía.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia saliente, el Coordinador de C.S.I.
entregará una copia al asistente para que la deposite en el archivo respectivo.
Recepción de Documentos:
Registro de correspondencia externa recibida.
Registro interno de correspondencia recibida.
Rotación de folletos y revistas.
Control de documentos contables.
Control de correspondencia interna enviada.
Recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación.
Aviso de traspaso de documentos.
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Recepción de solicitud o Confrontación y
trámite. diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite.
2. Respuesta.
Determinación de
competencia.
Preparación y protección de
respuesta.
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Radicación de Asignación de consecutivo,
documentos. fecha y hora.
Impresión de rotulo de
radicación.
Relación entre los
documentos recibidos y
enviados.
Registro impreso de planillas
de radicación y control.
Elaboración de estadísticas.
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Registro de Definición de medios de
documentos. recepción.
Recibo de documentos
oficiales.
Verificación y confrontación
de folios, copias, anexos,
firmas.
Constancia de recibido.
Asignación de datos
“acuerdo AGN 060/2001 Art.
2”
Asignación consecutivo de
envíos.
CONCLUSIONES
Recibir, registrar, clasificar y controlar todas las comunicaciones internas
oficiales, recibidas o enviadas entre cualquier organismo dependiente a nivel
central y local, a través de los centros de recepción y distribución de
comunicaciones es el principal objetivo de este informe de “Gestión
Documental”.
