Entrevista por zoom con el tesorero
Gracias a la entrevista por zoom que mantuvimos con el tesorero de CREDICAM pudimos
realizar el relevamiento que se describe a continuación.
El ingreso a la tesorería se realiza sin mayores inconvenientes, dado que la puerta de la misma
no se mantiene cerrada. El sector cuenta con tres escritorios; uno para el tesorero, uno para el
cajero senior y otro para el cajero auxiliar. Los tres integrantes de la tesorería cuentan cada
uno con su PC, usuario y contraseña para ingresar al software/sistema operativo. Dentro de la
tesorería hay una bóveda o “minitesoro”. La clave y llave de acceso al mismo es conocida por
el tesorero y el cajero senior ya que es su reemplazo. Cada uno de ellos es responsable de la
llave que posee. Si bien son dos las personas con acceso al minitesoro, es el tesorero quien
habitualmente perfecciona la apertura del mismo. Este procedimiento no necesariamente se
encuentra controlado o acompañado por un segundo empleado. Durante la jornada, el
minitesoro permanece abierto para no entorpecer o demorar la operatoria diaria. Vale la pena
destacar, que el recinto tiene alarma pero la misma no se usa actualmente. Además, cuenta
con 2 cámaras de seguridad, cuyas imágenes muestran los 3 escritorios y el minitesoro. Si bien
existe un tesoro general en un sector apartado de la tesorería, el uso del mismo se encuentra
indefinido. Actualmente, solo el gerente general posee la clave de acceso al mismo y la
decisión de guardar o no el efectivo al cierre del día en el tesoro general recae en él. Cuando el
gerente general se encuentra presente al cierre de la jornada, el efectivo se guarda en el
tesoro general, pero si el gerente no se encuentra, el dinero queda en el minitesoro.
Para comenzar con la operatoria diaria, el tesorero debe dar inicio en sistema a la caja. El saldo
inicial de caja debe coincidir con el saldo al cierre del día anterior. Se procede al recuento de
los fajos únicamente. La sucursal cuenta con una caja principal (la caja del Tesorero) y una caja
secundaria (la caja del cajero senior). La caja principal tiene en su saldo todo el efectivo en
existencia en la sucursal. La caja secundaria es iniciada por un “pase de caja” en el sistema que
realiza el Tesorero, para generar un saldo inicial en la caja secundaria. Durante el transcurso de
la jornada, ambas cajas son independientes, teniendo cada una su cuenta contable en el
sistema y cada cajero su excel de doble control para reflejar las entradas y salidas de caja.
En general las ausencias son programadas e informadas a la posicionista y gerente general.
Dado que en el sector de tesorería todos pueden suplirse mutuamente, simplemente se
informa quién va a ser el back-up ante dicha falta. Si la ausencia es del cajero senior, el cajero
auxiliar o junior cubre el rol. Si la ausencia es del tesorero, el cajero senior debe reemplazarlo.
Si por alguna eventualidad algún miembro de la tesorería debe retirarse antes de finalizada la
jornada, éste debe realizar el cierre de caja antes de su retiro bajo conformidad del tesorero.
Al finalizar la jornada, el cajero senior debe dar cierre a su caja conciliando su saldo con el
mayor de caja arrojado por el sistema y su excel. Una vez superados los controles, el cajero
realiza un “pase de caja” por la totalidad de su saldo a la caja principal. De esta manera, la caja
secundaria siempre cierra la jornada con saldo cero. El tesorero, por su parte, imprime del
sistema el mayor de caja con el saldo al final del día. Dicho saldo debe coincidir con el efectivo
en posesión. En caso de alguna discrepancia, tanto en la caja principal como en la secundaria,
se procede de la siguiente manera. Primero se recuenta el dinero. Luego se verifica que todos
los movimientos hayan sido cargados correctamente. Para llevar a cabo esta conciliación, se
utiliza el “excel de caja” correspondiente que contiene toda entrada y salida de efectivo. El
responsable de la caja (tesorero o cajero senior) intenta detectar el error; a quién se le pagó de
más o de menos. Generalmente, las diferencias se identifican y se le informa al comercial
correspondiente para que se ponga en contacto con su cliente. Si la diferencia no se identifica
en el día, se genera un asiento contable entre la cuenta “Caja” y “Fallo de caja” para poder dar
cierre a la caja. Durante los días siguientes se espera poder encontrar el motivo del fallo de
caja ya sea a través de los comprobantes, saldos en cuentas de clientes o comunicación por
parte de los mismos alertando de un pago mal realizado. Si a fin de mes la cuenta “Fallo de
caja” cuenta con saldo, el mismo pasa a una cuenta de Resultados, ganancia o pérdida según
corresponda. En ningún caso la falla de caja se le descuenta a los cajeros. Por lo que nos
comentó el tesorero en la entrevista, no suelen haber fallos de caja y si los hay, siempre se
pudo identificar el movimiento que lo produjo. Vale la pena aclarar que el tesorero y el cajero
senior son responsables de los saldos y movimientos de sus cajas, debiendo contar con los
comprobantes que sustenten la operatoria diaria.
Luego del cierre de caja y para dar fin a la jornada, se guardan todos los comprobantes de
retiro o recepción de efectivo firmados por los clientes y/o personal de seguridad en el caso de
envío y recepción de remesas. Estos comprobantes, junto con el mayor de caja, componen el
legajo diario de caja. Todos estos documentos son generados por la tesorería y es
responsabilidad de sus miembros tener dichos comprobantes. El legajo diario se conserva por
una semana y luego es destruido. Amerita mencionar que en la actualidad no se utiliza ningún
libro de actas para dejar registro de fallas de caja u otros acontecimientos relacionados con la
tesorería.
Durante la jornada también se reciben y envían remesas. Generalmente quien ordena estos
envíos es la posicionista o el gerente general. En lo que respecta a la tesorería, en el caso de
recibir una remesa, se controla el efectivo y se carga el importe recibido en el sistema. Si hay
una diferencia, se le informa a la posicionista y al gerente general y son ellos quienes toman
acción al respecto. Para el envío de remesas, uno de los cajeros o tesorero prepara una
mochila con el efectivo, el mismo es controlado por la posicionista, quien da el visto bueno
para el envío. Este movimiento también se carga en el sistema. La mochila es entregada por la
posicionista al personal de seguridad que realizará la entrega. El envío y recepción de remesas
no tienen un horario estipulado. Generalmente ocurren entre las 12 y 14 hs ya que es el
horario pico.
La tarea principal de la posicionista es armar la posición diaria. Cerca del cierre del día, se
verifica en el sistema los plazos fijos y valores (cheques) que vencen al día siguiente. Se le
consulta a los comerciales si tienen alguna operación pautada para el próximo día. Además,
éstos deben confirmar si es posible que sus clientes retiren el saldo de sus cuentas. Con toda
esta información más el reporte de cierre de caja del tesorero, la posicionista proyecta el
dinero necesario para el día siguiente. Además de esta tarea, la posicionista se encarga de la
compra y venta de cheques. Junto con el sector comercial, se evalúa el riesgo crediticio del
documento y del cliente y se acepta o no tomar el cheque. Una vez aceptada la compra, es la
posicionista quien lleva el control y recuento de todos los cheques en cartera y se encarga de
hacer las ventas necesarias para los proveedores. La tesorería no interviene en esta operatoria
ya que no implica un movimiento de efectivo.
Tesorería:
Cuál es el procedimiento de apertura del sector?
Que personal interviene?
Poseen alguna medida de seguridad previa a la apertura del sector o de las cajas? En el caso de
existir algún desvió, hay un procedimiento alternativo? (esta pregunta está orientada al
mecanismo de control de apertura de caja)
El tesorero posee una caja fuerte exclusiva del sector?
Otros empleados tienen acceso a ella?
Como es un día general del sector?
Poseen algún Soft de gestión?
En caso de ausencia, hay alguna persona autorizada a cumplir el rol del puesto? Esta persona
ocupa otro puesto en la empresa? De ser así, indicar cuál.
Que sucede si ante una emergencia, se tiene que retirar un cajero?
Se deja constancia en algún lado o se informa a alguien? (Mismas preguntas para el supuesto
de ausencia repentina del Tesorero).
Cierre del Tesoro
2. A Cierre del caja
Como es el procedimiento de cierre de caja? Poseen alguna planilla de cierre de caja?
En caso de que haya alguna diferencia, como se procede?
Se firma algún documento durante el proceso de cierre de caja? De ser así, quien firma?
2. B Cierre del caja:
Realizan algún control sobre el Soft durante el cierre de caja?
Se realiza control cruzado del conteo físico del dinero?
Recuento de Efectivo:
Los valores, en donde se cuentan? Que procedimiento de seguridad se aplica en el proceso de
conteo? (esto se realiza bajo la vista del CCTV).
Existen empleados que poseen alguna responsabilidad al fajar el dinero?
Recepción de remesas de otras sucursales:
Se recibe remesas de otras sucursales? Cuál es el procedimiento?
Que sucede si se viola alguna medida de seguridad?
Envío de Remesas:
Quien estipula el monto re Remesa que se necesita para la operatoria habitual?
Interviene algún documento que refleje el movimiento de dinero? De ser positivo, indicar que
información se incluye.
Remesas enviadas y recibidas: Movimiento de Efectivo.
Hay algún horario determinado para el envío de remesas?
Existe algún mecanismo de seguridad para el transporte de remesa? Que personal iinterviene?
Armado de Posición:
Quien o quienes intervienen en la determinación de remesas?
Que terea realiza la posicionista?
Solicitud de Remesas a casa central:
Existe formulario de notificación a la posicionista de los montos a necesarios? (Respuesta, no,
se hace vía mail, o se puede decir que existe un canal informal).
Existe intervención de algún área en la solicitud de la remesa a casa central?
Recepción de remesa de casa central:
Existe horario de recepción de remesa?
Quien es la persona encargada de recibirla?
Administración y control de Stock:
Existe una persona encargada del control de la documentación (cheques y certificados de plazo
fijo)?
Alguna persona externa al área, controla los documentos?
Adm. Y Control de Stock de Documentos:
La posicionista, registro los documentos en algún formulario o archivo?
Llaves, claves y combinaciones:
Quienes son los responsables de las llaves/claves/Combinación (LCC)?
Cuantas personas intervienen en la aperturas? (lo recomendable sería poner que solamente
una persona es la responsable, como para que nosotros informemos que no es lo mejor, y
como medida de seguridad, intervenga más de uno).
Custodia de Combinaciones, llaves y claves de alarmas:
Existen algún procedimiento de seguridad en cuanto a las llaves del Tesoro?
En caso de ausencia del personal encargado de las llaves, hay alguna otra persona
designada?
Funcionamiento Libro de Actas:
Poseen algún libro donde registren anomalías o fallas diarias de la actividad?
(Respuesta sugerida, no.)
Legajo diario de Caja:
Que sucede con la documentación diaria de las cajas?
Existe un mecanismo de resguardo de la documentación transitoria?
Legajo Diario de caja:
Cuál es el procedimiento de cierre de caja realizado por el cajero?
Que personas intervienen?
Que sucede con los bolsines?
Medidas Mínimas de Seguridad:
Yo creo que este punto pueden ser sugerencias nuestra como auditores Internos.
