CONTROL INTERNO
TANIA CRISTELL ALVAREZ MOLINA.
LIC. EN CONTADURIA PÚBLICA.
“LA MEJOR BARDA QUE SE PUEDE TENER ES CREAR OPORTUNIDADES EN MEXICO,
PARA QUE LA GENTE NO SE VAYA”
CATEDRATICA:
LIC. EN CONTADURIA PUBLICA GABRIELA ARIAS CHABLE
MARCO NORMATIVO DEL CONTROL INTERNO.
Las normas de control interno son un documento que promueve el diseño,
implantación y evaluación del sistema de control interno, que debe ser
perfeccionado continuamente para incorporar el impacto de los nuevos avances y
tendencias actuales en la administración. Estas normas son concordantes con el
marco legal vigente y están diseñadas bajo principios administrativos,
disposiciones legales y normativa técnica pertinente. Las normas generales de
control interno son de obligatorio cumplimiento para todos los órganos y entes de
la Administración Pública. Las normas se estructuran en seis grupos y regulan el
cumplimiento de la finalidad del sistema de control interno. Las normas de control
interno se aplican en todas las entidades, organismos del sector público y
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
La actualización de las “Normas Generales de Control Interno” se
fundamenta en los estudios, normas, directrices y guías que en materia de control
interno han sido emitidas por la Organización Internacional de las Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), las cuales abordan el importante rol que
cumple la Contraloría General de la República como Entidad Fiscalizadora
Superior en la implementación de controles efectivos que garanticen la
transparencia en la gestión pública y la activa participación ciudadana.
En tal sentido, las “Normas Generales de Control Interno”, como base legal
y normativa del Sistema Nacional de Control Fiscal, son de obligatorio
cumplimiento para todos los órganos y entes de la Administración Pública, y
corresponde a sus máximas autoridades jerárquicas el deber de organizar,
establecer, mantener y evaluar su correspondiente sistema de control interno.
Es importante destacar que un efectivo control interno del Órgano Contralor
contribuye con la transparencia de la gestión institucional, pues fortalece los
sistemas administrativos con acciones tendentes al logro de los objetivos; además
brinda confiabilidad en la información que emana del Máximo Órgano de Control
Fiscal, garantizando que la misma sea oportuna, eficaz, precisa y disponible al
servicio de la ciudadanía.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 5-II-
17 y sus reformas.
LEYES
Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos. DOF 29-
VI-92 y sus reformas.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Públicos. DOF 13-III-02 y sus reformas.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
DOF 04-05-15.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. DOF 11-VI- 02 y sus reformas.
REGLAMENTOS
Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la
Comisión Nacional de los Derechos Humanos. DOF 29-IV-03
Reglamento Interno de la Comisión Nacional de los Derechos
Humanos. DOF 29-IX-03 y sus reformas.
DECRETOS
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el
Ejercicio Fiscal 2016. DOF 27-XI-15.
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Una estructura efectiva de control interno incluye el plan de organización de
una empresa y todos los procedimientos y acciones que lleva a cabo para:
Proteger sus activos contra robos y desperdicios.
Garantizar el cumplimiento de las políticas de la compañía y la ley federal
Evaluar el desempeño de todo el personal para promover operaciones
eficientes.
Garantizar datos operativos e informes contables precisos y confiables.
Al estudiar los procedimientos y acciones básicos de una estructura de control
interno efectiva, recuerde que incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse
con el uso de algunas medidas de control interno. Prevenir el robo y el desperdicio
es solo una parte del control interno.
En términos generales, el propósito del control interno es asegurar las
operaciones eficientes de un negocio, permitiendo así que el negocio alcance
efectivamente sus metas.
Las empresas protegen sus activos:
1. Segregación de deberes de los empleados: La segregación de deberes
requiere que alguien que no sea el empleado responsable de salvaguardar
un activo debe mantener los registros contables de ese activo. Además, los
empleados comparten la responsabilidad de las transacciones relacionadas
para que el trabajo de un empleado sirva como un cheque sobre el trabajo
de otros empleados. Cuando una empresa segrega los deberes de los
empleados, minimiza la probabilidad de que un empleado pueda robar
activos y encubrir el robo. Por ejemplo, un empleado no podría robar
efectivo a una empresa y hacer que el robo pase desapercibido a menos
que alguien cambie los registros de efectivo para cubrir el desabasto. Para
cambiar los registros, el empleado que roba el efectivo también debe
mantener los registros de efectivo o estar en colusión con el empleado que
mantiene los registros de efectivo.
2. Asignación de deberes específicos a cada empleado: Cuando la
responsabilidad de una determinada función laboral se asigna a un
empleado, ese empleado es responsable de tareas específicas. Si ocurre
algún problema, la empresa puede identificar rápidamente al empleado
responsable. Cuando una empresa le da a cada empleado deberes
específicos, puede rastrear documentos perdidos o determinar cómo se
registró una transacción en particular. Además, el empleado responsable de
una tarea determinada puede proporcionar información sobre esa tarea. Ser
responsables de deberes específicos le da a las personas un sentido de
orgullo e importancia que generalmente les hace querer desempeñarse lo
mejor que puedan.
3. Rotación de asignaciones de empleo de empleados: Algunas empresas
rotan las asignaciones de trabajo para desalentar a los empleados de
participar en esquemas a largo plazo para robarles. Los empleados se dan
cuenta de que si roban a la empresa, los siguientes empleados asignados a
sus puestos pueden descubrir el robo. Con frecuencia, las empresas tienen
la política de que todos los empleados deben tomar vacaciones anuales.
Esta política también desalienta el robo porque muchos esquemas
deshonestos colapsan cuando el empleado no atiende el esquema a diario.
4. Uso de dispositivos mecánicos: Las empresas utilizan varios dispositivos
mecánicos para ayudar a proteger sus activos. Los protectores de cheques
(máquinas que perforan el monto del cheque en el cheque), las cajas
registradoras y los relojes de tiempo dificultan que los empleados alteren
ciertos documentos y registros de la compañía.
OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO.
Podemos entender que no solo existe un solo objetivo del control interno
pues el control interno lo que en si busca es proteger los recursos de la
organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los
afecten y garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misión de la organización.
COMO INSIDE EL CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA.
El control interno se refiere a las medidas adoptadas por una empresa para
garantizar la integridad de los procesos financieros y operacionales; Este sistema
es fundamental para la supervivencia y el éxito a largo plazo de cualquier
empresa.
El control interno es una herramienta invaluable para cualquier empresa,
con beneficios que se extienden más allá del mero cumplimiento y abarcan
prácticamente todas las áreas de la organización.
Alguno de esos beneficios son:
Mejorar la eficiencia y eficacia operativa.
Proteger los activos de la empresa.
Cumplir con las leyes y regulaciones.
Prevenir y detectar fraudes.
Tomar una decisión fundamentada.
5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.
Los 5 elementos del control interno que a continuación estudiaremos son:
1. Ambiente de control.
2. Evaluación de riesgos.
3. Información y comunicación.
4. Actividades de control.
Ambiente de control
El ambiente de control es el cimiento del control interno y aporta disciplina,
estructura, entidad, conciencia y acciones de la administración. El buen desarrollo
inicial de este elemento es crucial para que todos los demás puedan ser seguros y
confiables. Si el ambiente de control presenta irregularidades o fallas, entonces
todo el resto del control interno no podrá brindar los resultados deseados.
El ambiente de control se conforma de los siguientes aspectos:
Conciencia de control y estilo operativo. La conciencia de control está
influida directamente por las decisiones y acciones de la administración con
respecto al funcionamiento del control interno, los errores informados, la
atención a las áreas y sistemas, las acciones tomadas ante cualquier
problemática o presión presentada. En cuanto al estilo operativo, este se
influye por las capacidades, habilidades y aptitudes de la administración
ante las operaciones diarias.
Integridad y valores éticos. Con este aspecto se busca evitar cualquier tipo
de conducta inapropiada y se construye con base en las acciones de la
administración y su integridad. Un ejemplo de ello pueden ser los códigos
de conducta regulados en muchas empresas para expresar lo que los
colaboradores deben cumplir, con el fin de estar alineados a la visión y
valores del negocio.
Compromiso con la competencia. Este aspecto determina las medidas que
el personal operativo, administrativo y directivos deben cumplir para realizar
su trabajo con eficacia.
Estructura organizacional. La estructura organizacional es el panorama
general. Dentro de ella, se encuentran las áreas, funciones y objetivos a
cumplir para el buen andar de la empresa. Es importante que todo negocio
cuente con este elemento, ya que facilita el conocimiento de los
colaboradores líderes, así como las líneas de comunicación directa entre
cada área.
Asignación de autoridad y responsabilidad. Además de una estructura
organizacional general de toda la empresa, también se requiere un
documento detallado en el que se destaque la asignación de autoridades y
responsables de las áreas que conforman el negocio. Dentro de este
aspecto deben encontrarse diferentes tipos de políticas empresariales que
ayuden a los empleados a saber cómo, de qué y por qué son responsables
de cierta entidad.
Políticas y prácticas de recursos humanos. Este elemento, tal como su
nombre lo indica, debe incluir todas las actividades a realizar por parte del
departamento de recursos humanos. Es importante que el control interno
establezca las normas de contratación de personal, así como estrategias de
capacitación y retención de talento humano.
Evaluación de riesgos
Ninguna empresa está exenta de riesgos, por ello es vital que dentro del
control interno se establezca todo lo necesario para crear un protocolo o matriz de
riesgos, donde se determinen las acciones, así como los responsables de tomar el
liderazgo cuando surja una situación complicada.
La evaluación de riesgos suele enfocarse en aspectos de cambio importantes:
Cambios de entorno operativo
Nuevas tecnologías
Crecimiento desmedido
Nuevos modelos de negocio
Producto o actividades
Nuevo personal de alto mando
Ubicación geográfica de la empresa
Nivel de complejidad de las operaciones
La probabilidad de que este tipo de riesgos en una empresa aumenten se debe
a diversas razones. Entre ellas pueden estar el aceptar compromisos sin
considerar los riesgos que podría conllevar, no cumplir con requerimientos legales
o hacer inversiones con base en especulaciones sin considerar la cobertura de
riesgos.
Para lograr una evaluación de riesgos efectiva, se debe cumplir con su proceso
de desarrollo: identificación de riesgos, probabilidad de ocurrencia y
establecimiento de controles.
Información y comunicación
Este elemento consiste en analizar los sistemas de información utilizados
por la empresa. Estos pueden ser desde software hasta personas y
procedimientos. El propósito es comprobar la calidad de la información y
comunicación de la empresa, la cual es vital mantener saludable para una mejor
toma de decisiones.
Los sistemas de información deben aportar informes de desempeño,
reportes emitidos a detalle en tiempo oportuno, actualización de sistemas
(software), facilidad de acceso y plan de recuperación de desastres.
En cuanto a los sistemas de información financiera estos deben identificar y
registrar todas las operaciones, cuantificar su valor, determinar periodos y generar
reportes detallados.
El sistema de comunicación, por su parte, debe contener controles que
aseguren la responsabilidad de cada miembro de la empresa, los mecanismos y
canales para reportar irregularidades, controles de manejo para situaciones
inesperadas, controles para la comunicación con entidades externas, así como las
normas y políticas de la empresa tanto internas como externas.
Actividades de control
En las actividades de control se establecen los procedimientos a seguir en
las operaciones para el cumplimiento efectivo de objetivos de la empresa; estos
pueden ser preventivos, de detección y correctivos (de los que te hablaremos más
adelante) y tienen por función lograr resultados saludables y eficaces para toda la
organización. Entre estos aspectos se destacan:
Buen procesamiento de la información empresarial. Toda la
información que entra y sale de un negocio debe ser confiable. Por
ejemplo, el control interno debe encargarse de que todas las
operaciones deben ser reales y estén siendo contabilizadas y
registradas dentro de sus periodos y clasificaciones
correspondientes.
Segregación de funciones adecuada. Un control interno también
tiene la misión de determinar una división adecuada de funciones
para que todos aquellos empleados y colaboradores se
desenvuelvan en las áreas y actividades correspondientes a su
experiencia. El fin es evitar errores o irregularidades.
Responsabilidad de activos. Otro de los objetivos del control interno
es asegurar el acceso de activos solo a personas autorizadas.
Verificación del control interno. En la gestión empresarial, conforme
una empresa va creciendo, es necesario crear nuevas regulaciones o
mejoras al mismo control interno para que ninguna norma
establecida pierda efectividad. Algunas tendrán que dejar de
aplicarse y otras más deberán ser expuestas y analizadas para
considerar si son funcionales o no en la actualidad. Este análisis del
control interno debe realizarse periódicamente.
Supervisión o monitoreo
El seguimiento es pieza clave para el buen funcionamiento del control
interno empresarial. Este se encarga de asegurar que todas las operaciones se
realicen adecuadamente y los objetivos estén cumpliéndose en tiempo y forma. En
caso contrario, este constante monitoreo les brinda a las empresas la oportunidad
de hacer mejoras oportunas.
Esta supervisión se da por medio de evaluaciones periódicas realizadas por
los directivos. Dentro de este chequeo regular, también se pueden (o deben)
tomar en cuenta aspectos externos como la evaluación de un auditor o consultora,
comentarios de terceros o las mismas quejas de los clientes.
