Instructivo para el registro de proyectos en el Sistema
Hermes
Convocatoria Nacional para el Apoyo a la Movilidad
Internacional de la Universidad Nacional de Colombia
2022-2024
Sistema de Información Hermes
Julio 2022
Contenido
Introducción 4
Alcance del documento 4
Responsables 4
Disposiciones generales 4
Capítulo 1. Ingreso a la convocatoria 5
Acceso a la cuenta 5
Ingreso al módulo de convocatorias 5
Ingreso a la convocatoria 6
Aceptación de términos 7
Capítulo 2. Registro de la movilidad (modalidad 1 visitante) 9
Movilidad visitante 9
Apoyo a Investigador o artista visitante 9
Actividades 10
Datos del Evento 11
Apoyo Económico 11
Sede de Financiamiento 12
Documentos obligatorios 13
Confirmar Envío de la solicitud 13
Capítulo 3. Registro de la movilidad (modalidad 2 docente) 14
Participación de docente Investigador 14
Investigador 14
Trabajo a presentar 15
Datos del Evento, estancia o residencia artística 15
Apoyo Económico 17
Sede de Financiamiento 17
Documentos obligatorios 18
Confirmar Envío de la solicitud 19
Capítulo 4. Registro de la movilidad (modalidad 3 estudiantes ponencias) 20
Información de Estudiantes 20
Información del evento 20
Apoyo Económico 21
Documentos obligatorios 22
Confirmar Envío de la solicitud 23
Capítulo 5. Registro de la movilidad (modalidad 4 estudiantes pasantías) 24
Información de Estudiante de Posgrado 24
Información de la pasantía 24
Apoyo Económico 25
Documentos obligatorios 26
Confirmar Envío de la solicitud 27
Introducción
El presente documento busca brindar al usuario una guía para desarrollar las diferentes
operaciones en el sistema Hermes.
Para acceder a los demás recursos que complementan el presente instructivo, puede
ingresar al portal www.hermes.unal.edu.co.
Alcance del documento
Abarca a los usuarios docentes e investigadores que se postulan a la convocatoria.
Responsables
Vicerrectoría de Investigación
Dirección Nacional de Extensión, Innovación y Propiedad Intelectual
Disposiciones generales
El usuario que desee ingresar al sistema deberá contar con acceso a internet, navegador
web (Chrome, Opera, Explorer/Edge, Mozilla Firefox/Seamonkey, Vivaldi, etc.) y el software
Adobe Acrobat (o cualquiera que pueda leer archivos PDF).
Capítulo 1. Ingreso a la convocatoria
En este capítulo se indican una serie de pasos a seguir para realizar el ingreso al sistema.
1.1 Acceso a la cuenta
En la barra de direcciones de su navegador web ingrese a www.hermes.unal.edu.co y
escriba su nombre de usuario y su contraseña del correo electrónico institucional como se
muestra en la Figura 1. Ingreso al Sistema.
Figura 1. Ingreso al sistema
1.2 Ingreso al módulo de convocatorias
Una vez ingrese al Sistema, haga clic en el botón Convocatorias internas, como se presenta
en la siguiente figura:
Figura 2. Pantalla principal – Acceso a convocatorias
1.3 Ingreso a la convocatoria
a. En la página de convocatorias, haga clic en “CONVOCATORIA NACIONAL PARA EL
APOYO A LA MOVILIDAD INTERNACIONAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA 2022-2024”.
Figura 3. Pantalla Convocatorias
b. Para realizar la inscripción de una propuesta a través del sistema, revise a cuál
modalidad va a presentarse. Luego, haga clic en Inscribir propuesta en la modalidad a
la que va a postularse, como se muestra en la Figura 4:
Figura 4. Pantalla Convocatoria – Inscribir propuesta
1.4 Aceptación de términos
A continuación aparecerán la lista de los documentos requeridos para consultar los
términos de referencia, el manual instructivo y los demás documentos de interés. Para
descargarlos, haga clic en la flecha correspondiente. Antes de proceder con el ingreso de la
propuesta, el (la) docente responsable en la Universidad Nacional de Colombia debe
aceptar que ha leído y que cumple con los términos de referencia de la convocatoria.
Figura 5. Pantalla Términos de referencia
Capítulo 2. Registro de la movilidad (modalidad 1 visitante)
2.1 Movilidad visitante
La primera información que se solicita antes de desplegarse el formulario es el documento
del docente UN que hace la solicitud. Una vez se diligencie el campo se debe hacer clic en
“Buscar”.
2.2 Apoyo a Investigador o artista visitante
En esta sección se solicita la siguiente información del visitante:
a. Nombre del programa académico asociado a la visita
b. Nombre del investigador o artista visitante
c. Correo electrónico del investigador o artista visitante
d. Pasaporte
e. Nacionalidad del visitante
f. Institución a la que pertenece el investigador o visitante
También se solicita información sobre el viaje a realizar:
g. Tipo de movilidad: Se debe seleccionar si la movilidad es presencial o virtual.
h. Ruta del viaje: Se recomienda tener en cuenta únicamente el lugar de origen y el
lugar de destino
i. Fecha de inicio del viaje: la solicitud debe realizarse mínimo 30 días antes de la
fecha de inicio del viaje.
j. Fecha final del viaje
2.3 Actividades
A continuación se deben describir las actividades que realizará el visitante, para ello se
debe seleccionar el tipo de actividad, una breve descripción de la actividad, la fecha de
inicio y la duración en días de dicha actividad.
Los tipos de actividades que se pueden realizar son:
- Tutor en la elaboración de tesis
- Participación en un evento científico de carácter nacional o internacional organizado
en la respectiva sede exponiendo su trabajo y los resultados de su proceso
investigativo o creativo durante su visita
- Actividades académicas, investigativas o creativas que fortalezcan los programas de
PEAMA, pregrado o posgrado (maestría, doctorado o especialidad en el área de la
salud) de la Universidad Nacional de Colombia
- Actividades conducentes a la conformación de alianzas o redes de cooperación que
fortalezcan los procesos de investigación
- Jurado de tesis de doctorado o maestría
- Docente de cursos o módulos de plan de estudios de los mencionados programas
2.4 Datos del Evento
Posteriormente se debe mencionar el nombre del evento que está asociado a la visita del
investigador, y la sede en la que se presenta dicho evento.
2.5 Apoyo Económico
En esta sección se debe diligenciar los montos de apoyo esperado en cada uno de los
ámbitos descritos a continuación.
- Valor del tiquete en pesos colombianos
- Monto diario a financiar por concepto de estadía
- Número de días a financiar por concepto de estadía
- Estímulo para modalidad virtual: Solo se habilita este campo en caso de que la
movilidad sea de tipo virtual y no puede exceder los medio salario mínimo legal
mensual vigente (SMLMV) por día, por el tiempo de duración de la actividad, sin que
supere los cuatro (4) SMLMV por movilidad, según disponibilidad presupuestal.
- Valor total del apoyo: Esta casilla se completa automáticamente con la suma de los
montos previamente diligenciados. Tenga en cuenta que el monto total no puede
exceder los 8 SMMLV para esta modalidad.
2.6 Sede de Financiamiento
En caso de que la movilidad deba dirigirse a otra facultad o sede diferente a la que se
encuentra adscrito el solicitante, se debe diligenciar en esta sección la dependencia a la que
va dirigida en tal caso.
2.7 Documentos obligatorios
En esta sección se deben adjuntar los documentos descritos en los términos de referencia.
Para esta modalidad se encuentran los siguientes tipos:
- Resumen de hoja de vida del visitante del extranjero con los soportes que considere
pertinentes para acreditar su trayectoria investigativa o de creación artística en la línea o
área de investigación que viene a fortalecer.
- Plan de trabajo del visitante extranjero(a).
- Copia del pasaporte del investigador(a) extranjero(a) en el momento de hacer la solicitud
en el Sistema de Información Hermes.
- Para el caso de la visita de un investigador(a) extranjero(a), adjuntar el aval del (de la)
director(a) del área curricular al que pertenece el programa PEAMA, de pregrado o de
posgrado o del instituto que se fortalecerá.
- Para el caso de la visita de un artista del extranjero, adjuntar el aval de la Vicedecanatura
de Investigación y Extensión correspondiente (o la dependencia que haga sus veces).
2.8 Confirmar Envío de la solicitud
Por último, se debe confirmar el envío de la solicitud de movilidad, para esto debe
seleccionar “Sí” y posteriormente dar clic en el botón “Guardar”.
Tenga en cuenta que una vez se confirme este envío, no se podrá modificar la información
por lo que debe asegurarse de tener toda la información correctamente diligenciada antes
de enviar.
Capítulo 3. Registro de la movilidad (modalidad 2 docente)
Participación de docente Investigador
La primera información que se solicita antes de desplegarse el formulario es el documento
del docente UN que requiere la movilidad. Una vez se diligencie el campo se debe hacer clic
en “Continuar”.
Investigador
En esta sección se mostrará la información básica del docente y se debe completar con el
número del pasaporte
Trabajo a presentar
Posteriormente se solicita la información del trabajo a presentar. Para esto debe seleccionar
el tipo de objeto de la movilidad y se debe escribir el título del trabajo a presentar.
Nota: tenga en cuenta que solo se puede seleccionar un tipo de objeto por solicitud y no
podrá cambiarlo a menos que diligencie toda la información solicitada o inicie una nueva
solicitud.
Datos del Evento, estancia o residencia artística
A continuación se solicita la información del evento o estancia a realizar con los siguientes
campos:
- Nombre del evento científico (Incluir el enlace del evento)
- Nombre de la universidad o Institución organizadora del evento o donde se realizará
la estancia o residencia artística
- País y ciudad donde se realizará el evento, la estancia o residencia: En caso de
seleccionar Colombia, se desplegará la lista de departamentos y ciudades para que
seleccione un lugar más específico.
- Tipo de movilidad: Definir si es presencial o virtual
- Carácter del evento: Este puede ser Internacional en Colombia o Internacional en el
extranjero
- Fecha de inicio: La solicitud debe realizarse mínimo 30 días antes de la fecha del
viaje
- Fecha de finalización: En caso de ser una estancia, debe ser mínimo 30 días después
de la fecha de inicio del viaje
- Resumen: resumen del trabajo a presentar o estancia o residencia.
Apoyo Económico
En esta sección se debe diligenciar los montos de apoyo esperado en cada uno de los
ámbitos descritos a continuación.
- Medio de transporte: Se debe seleccionar entre aereo o terrestre
- Valor del tiquete en pesos colombianos
- Valor de inscripción al evento en pesos colombianos
- Valor de viáticos y gastos de viaje en pesos colombianos
- Valor de apoyo de otras dependencias: En caso de que reciba apoyos económicos de
otras dependencias para esta movilidad, por favor diligenciar el monto de ese apoyo
- Nombre de las dependencias: Si en la casilla anterior se colocó el monto del apoyo
de otras dependencias, en esta casilla se debe escribir el nombre de la dependencia
que otorga el apoyo mencionado.
Sede de Financiamiento
En caso de que la movilidad deba dirigirse a otra facultad o sede diferente a la que
pertenece el docente que hace la solicitud, se debe diligenciar en esta sección la
dependencia a la que va dirigida en tal caso.
Documentos obligatorios
En esta sección se deben adjuntar los documentos descritos en los términos de referencia.
Para esta modalidad se encuentran los siguientes tipos:
Para el caso de ponencias orales, pósteres o representaciones artísticas en eventos de
carácter internacional:
- Ponencias orales, pósteres o representaciones Artísticas en eventos de carácter
internacional: documento de los organizadores del evento de carácter internacional que
acredite la aceptación del trabajo para ser presentado en el evento en la modalidad
ponencia oral, póster o representación artística.
- Ponencias orales, pósteres o representaciones artísticas en eventos de carácter
internacional: documento de la investigación que fue presentada y aprobada para la
participación en el evento de carácter internacional.
- Ponencias orales, pósteres o representaciones artísticas en eventos de carácter
internacional: aval de la instancia académico-administrativa a la que pertenece el (la)
docente que solicita la movilidad.
Para el caso de estancias de investigación y residencias artísticas en el extranjero:
- Estancias de investigación y residencias artísticas en el extranjero: carta que acredite la
aceptación de la estancia o residencia por parte de la entidad extranjera, en la que se
especifiquen la duración y el aporte financiero que otorgará dicha entidad, si es el caso.
- Estancias de investigación y residencias artísticas en el extranjero: aval del plan de trabajo
por parte de la instancia académico-administrativa y de la Vicedecanatura de Investigación
y Extensión de la facultad a la que pertenece el (la) docente que solicita la movilidad.
- Estancias de investigación y residencias artísticas en el extranjero: documento del (de la)
solicitante que indique claramente cómo se fomentará la colaboración entre las dos
instituciones.
Confirmar Envío de la solicitud
Por último, se debe confirmar el envío de la solicitud de movilidad, para esto debe
seleccionar “Sí” y posteriormente dar clic en el botón “Guardar”.
Tenga en cuenta que una vez se confirme este envío, no se podrá modificar la información
por lo que debe asegurarse de tener toda la información correctamente diligenciada antes
de enviar.
Capítulo 4. Registro de la movilidad (modalidad 3 estudiantes
ponencias)
Información de Estudiantes
La primera información que se solicita antes de desplegarse el formulario es el documento
del docente UN que realiza la solicitud. Una vez se diligencie el campo se debe hacer clic en
“Continuar”. Luego aparecerá la información del estudiante que realizará la movilidad, en
este caso debe diligenciar el número de documento de identificación del estudiantes y
hacer clic en “buscar”.
A partir de aquí se desplegará la información del estudiante y se debe completar el campo
de pasaporte del mismo.
Información del evento
En esta sección se solicitará toda la información del evento en el que participará el
estudiante:
- Tipo de trabajo a presentar: puede ser un póster, ponencia oral, o representación
artística.
- Nombre del evento científico: se debe incluir el enlace del evento
- Título del trabajo a presentar
- Resumen del trabajo a presentar: máximo 3900 caracteres
- País y ciudad donde se presentará el evento
- Nombre de la universidad o institución organizadora del evento
- Tipo de movilidad: Puede ser presencial o virtual
- Carácter del evento: Puede ser internacional en Colombia o Internacional en el
extranjero
- Fecha de inicio del viaje: debe solicitarse 30 días antes de la fecha de inicio del viaje
- Fecha de finalización del viaje
Apoyo Económico
En esta sección se debe diligenciar los montos de apoyo esperado en cada uno de los
ámbitos descritos a continuación.
- Medio de transporte: Se debe seleccionar entre aereo o terrestre
- Valor del tiquete en pesos colombianos
- Valor de inscripción al evento en pesos colombianos
- Valor de viáticos y gastos de viaje en pesos colombianos
El monto total no puede superar los 6 SMMLV
Documentos obligatorios
En esta sección se deben adjuntar los documentos descritos en los términos de referencia.
Para esta modalidad se encuentran los siguientes tipos:
- Documento de los organizadores del evento de carácter internacional que acredite la
aceptación del trabajo para ser presentado en el evento en la modalidad ponencia oral,
póster o representación artística.
- Documento presentado y aprobado por los organizadores para la participación en el
evento de carácter internacional.
- Carta del (de la) director(a) del área curricular del programa de pregrado o posgrado con
el visto bueno del (de la) docente tutor(a) responsable de la solicitud de la movilidad, en la
que certifique que el (la) estudiante se encuentra desarrollando actividades de
investigación o creación artística y que amerita la presentación de los resultados
alcanzados en el evento de carácter internacional.
Confirmar Envío de la solicitud
Por último, se debe confirmar el envío de la solicitud de movilidad, para esto debe
seleccionar “Sí” y posteriormente dar clic en el botón “Guardar”.
Tenga en cuenta que una vez se confirme este envío, no se podrá modificar la información
por lo que debe asegurarse de tener toda la información correctamente diligenciada antes
de enviar.
Capítulo 5. Registro de la movilidad (modalidad 4 estudiantes
pasantías)
Información de Estudiante de Posgrado
La primera información que se solicita antes de desplegarse el formulario es el documento
del docente UN que realiza la solicitud. Una vez se diligencie el campo se debe hacer clic en
“Continuar”. Luego aparecerá la información del estudiante de posgrado que realizará la
movilidad, en este caso debe diligenciar el número de documento de identificación del
estudiantes y hacer clic en “buscar”.
A partir de aquí se desplegará la información del estudiante de posgrado y se debe
completar el campo de pasaporte del mismo.
Información de la pasantía
En esta sección se solicitará toda la información del evento en el que participará el
estudiante:
- Objeto de la movilidad: Puede ser pasantía o residencia artística
- Resumen del trabajo a presentar: máximo 3900 caracteres
- País y ciudad donde se realizará la pasantía o residencia artística
- Nombre de la universidad o institución organizadora del evento
- Tipo de movilidad: Puede ser presencial o virtual
- Fecha de inicio del viaje: debe solicitarse 30 días antes de la fecha de inicio del viaje
- Fecha de finalización del viaje: Debe ser mínimo 30 días después de la fecha de inicio
del viaje.
Apoyo Económico
En esta sección se debe diligenciar los montos de apoyo esperado en cada uno de los
ámbitos descritos a continuación.
- Medio de transporte: Se debe seleccionar entre aereo o terrestre
- Valor del tiquete en pesos colombianos
- Valor de inscripción al evento en pesos colombianos
- Valor de viáticos y gastos de viaje en pesos colombianos
- Monto para materiales, taller y divulgación o socialización: Solo será visible esta
casilla si el objeto de la movilidad es residencia artística´.
El monto total no puede superar los 10 SMMLV. SI ES ENTRE SEDES EL MÁXIMO SON
$5.000.000 Y SI ES VIRTUAL EL MÁXIMO ES $3.000.000
Documentos obligatorios
En esta sección se deben adjuntar los documentos descritos en los términos de referencia.
Para esta modalidad se encuentran los siguientes tipos:
- Hoja de vida del (de la) estudiante.
- Carta del (de la) director(a) del área curricular del programa al cual pertenece el (la)
estudiante, con visto bueno del (de la) director(a) de tesis, en la que certifique que el
proyecto de tesis del (de la) estudiante ya ha sido aprobado por el Comité Asesor del
respectivo programa y la relación que tiene con la pasantía o residencia que va a realizar. La
aprobación de la tesis se puede hacer en el proceso de verificación a través del SIA.
- Documento que acredite la aceptación de la pasantía de investigación o residencia por
parte de la entidad extranjera, en el que se especifiquen la duración de la movilidad y el
aporte financiero que otorgará dicha entidad, si es el caso.
- Plan de trabajo de la pasantía y de la residencia artística, así como los soportes de los
avales solicitados en la sección b. Requisitos para participar de esta modalidad.
Confirmar Envío de la solicitud
Por último, se debe confirmar el envío de la solicitud de movilidad, para esto debe
seleccionar “Sí” y posteriormente dar clic en el botón “Guardar”.
Tenga en cuenta que una vez se confirme este envío, no se podrá modificar la información
por lo que debe asegurarse de tener toda la información correctamente diligenciada antes
de enviar.
