Identificación de soportes, mobiliario, útiles y elementos de archivo y
contenedores
Soportes: Hay tres soportes básicos de información: el papel, las micros formas y los soportes electrónicos. Sin
embargo, no hay que olvidar los soportes analógicos utilizados para grabar documentos sonoros y audiovisuales:
discos de vinilo, cintas magnetofónicas, casetes de audio, películas de celuloide, videocasetes, etc.
El papel
El papel constituye el soporte tradicional de la gestión documental hasta la
rápida implantación, en la década de los años ochenta, de las tecnologías de la
información y la comunicación en las organizaciones. Sin embargo, el estable-
cimiento de mecanismos para garantizar la validez jurídica de los documentos
electrónicos mediante la firma digital hace que el papel esté siendo sustituido
por los soportes electrónicos.
Los soportes electrónicos
El uso de las tecnologías de la información y la comunicación ha supuesto la
aparición de los documentos electrónicos o digitales como alternativa a los
documentos analógicos (documentos en papel y micrográficos).
Los documentos en soporte electrónico han sido directamente creados
con un sistema informático, o bien son el resultado de un proceso de
digitalización a partir de documentos previamente existentes en
soporte papel.
Tipos de soportes electrónicos
Videocasete o video tape (analógico): Las cintas de vídeo
analógicas o videocasetes incluyen tanto las cintas de vídeo del
estándar VHS usadas en las grabadoras de videocasetes (VCRs) como
las cintas de vídeo camcorder de 8 mm. El uso principal de las cintas de
vídeo VHS es para grabar programas de televisión. Sin embargo, este
mercado está empezando a tener serios competidores con la aparición
de otros soportes como los DVDs regrabables y los discos duros.
Radio casete o audio tape (analógico): La distribución de música
pregrabada es uno de los usos más comunes de los casetes de audio analógico.
Sin embargo, la venta de música en este formato es ahora mucho más pequeña
que hace algunos años y continúa su declive en favor de las tecnologías digitales y
medios alternativos como el MiniDisk y el CD-R para audio.
Casete digital o digital tape: Un casete digital es aquel en el que la señal,
previamente digitalizada, se registra sobre una cinta según una sucesión de pistas
paralelas dispuestas en sentido diagonal a su ancho. El casete digital o DV es un
soporte utilizado en las cámaras de vídeo digitales.
Mini DV: El vídeo digital se graba en un casete llamado Mini DV
Cassette (DVC) que ocupa menos de la mitad del volumen de un casete de 8 mm
y contiene una hora de vídeo—11 GB de datos en una cinta de 65 metros de
longitud. Este pequeño tamaño del casete hace posible que las cámaras de
vídeo sean más pequeñas y portátiles. El Mini DVC representa el 50% del
mercado, de acuerdo con la Japonesa Recording-Media Industries Association
(JRIA). El Mini DV se usa principalmente para el almacenamiento de información
original.
Disquete o floppy Disk: es medio de almacenamiento formado por
una pieza circular de material magnético, fino y flexible encerrada en una
cubierta de plástico cuadrada o rectangular. este dispositivo es vulnerable a la
suciedad y los campos magnéticos externos, por lo que en muchos casos
dejan de funcionar con el tiempo.
Discos zip o zip disc: permiten almacenar música sonido, video, imágenes y texto se
graba mediante impresión magnética en un accesorio (zipera) conectado al pc.
Audio minidisc: El audio MiniDisc fue desarrollado por Sony e introducido en el
mercado en 1991. Las principales características de este formato son el acceso aleatorio,
la buena calidad de sonido, la facilidad para editar música y canciones y su compacto
tamaño.
Tarjeta de memoria: basadas en memorias de tipo flash, pero a diferencia de los
lápices de memoria, sin controladores, por lo que necesitan de unidades lectoras para
poder funcionar.
Pendrive: Un pendrive, también llamado memoria USB es un pequeño
soporte de almacenamiento externo que utiliza memoria flash para
guardar la información sin necesidad de baterías (pilas). Estas memorias
son resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las formas
previas de almacenamiento portátil, como los CD y los disquetes.
Discos duros: tiene gran capacidad de almacenamiento de información.
Permiten intercambiar información con otros equipos utilizando unidades de
discos sino están conectados en la red .El disco duro almacena casi toda la
información que manejamos al trabajar con una computadora. tiene gran capacidad de almacenamiento de
información. Permiten intercambiar información con otros equipos utilizando unidades de discos sino están
conectados en la red. El disco duro almacena casi toda la información que manejamos al trabajar con una
computadora.
OPTICOS
Como todas las formas de los medios de almacenamiento de ordenadores,
los discos ópticos se basan en la tecnología digital para el almacenamiento de
datos. Cualquier tipo o morfología de la información (texto, imagen, audio,
vídeo, etc.) puede ser codificada en formato digital y almacenada en este
tipo de soportes.
CD-Audio: para grabación de música. Compatible con los reproductores
tanto del hogar como del coche. Graba hasta 700 MB u 80 minutos de
audio digital.
CD-ROM: Producto creado inicialmente por apple, actualmente puede ser leido
por cualquier PC, permite almacenar musica, sonido, imagenes, video y texto, se
graba mediante un rayo lases atraves de un quemador conectado al PC.
DVD: Producto fisicamente similar al CD , pero que posee mas capas, su
capacidad oscila entre 1,4 Gb a 17 Gb, contiene un sistema de archivos
llamado UDF, permitiendo almacenar albunes musicales, peliculas o videos
de alta calidad y larga duracion (2a 6 Hrs), texto y sonido.
Blue-Ray: Formato desarrrollado por sony y panasonic permite grabar cerca de 50 Gb
en un disco de doble capa, 25 Gb por cada una, ademas existe la posibilidad de
sobrepasar los 200 Gb usando una solucion de hasta 8 capas.
Almacenamiento en tarjeta de memoria: El soporte de almacenamiento en
tarjetas de memoria fue ideado principalmente para su uso con dispositivos
portátiles como cámaras digitales, reproductores de MP3, teléfonos móviles o
impresoras. Podemos leer su contenido empleando para ello un dispositivo
lector de tarjetas. Este puede ir empotrado en la carcasa del ordenador (en cuyo
caso hablaríamos de un soporte interno) o bien fuera de la misma, conectado al
ordenador a través del puerto USB (que suele ser lo más habitual).
Almacenamiento en disco duro portátil: Un disco duro portátil es un
disco duro que es fácilmente transportable de un lado a otro. Un disco
duro portátil puede ser desde un microdisco hasta un disco duro
normal de sobremesa con una carcasa adaptadora. Las conexiones
más habituales son USB 2.0 y Firewire, menos las SCSI y las SATA.
Estas últimas no estaban concebidas para uso externo pero dada su
longitud del cable permitida y su capacidad Hot-plug, no es difícil
usarlas de este modo.
Mobiliario básico de archivo:
Archivadores Verticales Compactos
Los archivadores verticales son una excelente opción para oficinas pequeñas
debido a su diseño vertical que ahorra espacio en el suelo. Opta por
archivadores compactos que tengan varios cajones para organizar
documentos. Puedes utilizar etiquetas o carpetas de colores para una mejor
organización.
Estanterías Flotantes
Las estanterías flotantes son ideales para aprovechar el espacio vertical de las
paredes en oficinas pequeñas. Puedes instalarlas sobre el escritorio o en una
pared libre para guardar documentos, libros y objetos de oficina. Un mueble para
organizar documentos puede complementar este espacio.
Escritorios con Almacenamiento Integrado
Los escritorios con almacenamiento integrado son una solución inteligente para
oficinas pequeñas. Estos escritorios suelen tener cajones y estantes incorporados
que te permiten mantener los documentos y suministros de oficina organizados y al
alcance.
Organizadores de Escritorio
Los organizadores de escritorio son accesorios esenciales para mantener
documentos importantes al alcance de la mano. Pueden incluir
compartimentos para bolígrafos, portapapeles, bandejas para documentos y
más. Un mueble para organizar documentos puede ser un gran complemento
para estos organizadores.
Archivadores de Pared
Los archivadores de pared son una solución elegante para oficinas pequeñas.
Puedes instalarlos en una pared libre para guardar documentos de manera
organizada sin ocupar espacio en el suelo. Algunos modelos tienen cerraduras
para mayor seguridad.
Muebles para Organizar Documentos en Oficinas Grandes
En oficinas grandes, es importante contar con un mueble para organizar documentos que se ajuste a las necesidades
de almacenamiento y eficiencia. El enfoque se centra en la eficiencia y la capacidad de almacenamiento. Aquí te
presento ejemplos de muebles para organizar documentos en oficinas grandes:
Armarios de Archivo de Gran Capacidad
Los armarios de archivo de gran capacidad son ideales para oficinas grandes con
una gran cantidad de documentos físicos. Estos muebles cuentan con múltiples
cajones y estantes que pueden albergar una gran cantidad de carpetas y
documentos.
Estanterías de Pared de Gran Tamaño
En oficinas grandes, las estanterías de pared de gran tamaño pueden ser
imprescindibles para el almacenamiento y la exhibición de documentos, libros y
objetos decorativos. Opta por estanterías robustas y ajustables. Un mueble para
organizar documentos puede ser útil para complementar estas estanterías.
Archivadores Móviles
Los archivadores móviles son especialmente útiles en oficinas grandes, ya que
permiten ahorrar espacio al deslizarse sobre rieles. Estos sistemas de archivo
compactos se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades de
almacenamiento específicas.
Muebles de Recepción con Almacenamiento
En áreas de recepción o vestíbulos de oficinas grandes, los muebles de
recepción con almacenamiento pueden ser útiles. Estos muebles pueden
incluir cajones y estantes para guardar documentos y suministros de
oficina esenciales.
Pizarras y Paneles de Anuncios
Para mantener a todos informados en una oficina
grande, las pizarras y los paneles de anuncios son
esenciales. Estos muebles pueden utilizarse para
mostrar horarios, anuncios importantes y
documentos informativos. Un mueble para
organizar documentos puede ser una gran adición
para mantener todo en orden.
Tipos de Documentos para Guardar
Un mueble para organizar documentos es crucial para determinar qué documentos guardar y cuáles desechar. Otro
aspecto importante a tener en cuenta al organizar documentos es determinar qué tipos de documentos debe
guardar y cuáles pueden ser desechados de manera segura. Esto es crucial para evitar la acumulación
innecesaria de papeles. Algunos ejemplos de documentos que generalmente se deben guardar incluyen:
Contratos legales y acuerdos comerciales.
Documentos financieros, como facturas y registros de impuestos.
Correspondencia empresarial importante.
Registros de recursos humanos, como contratos de empleo y evaluaciones de desempeño.
Documentos relacionados con la propiedad o el alquiler de instalaciones.
Es fundamental establecer políticas claras de retención de documentos para garantizar que su empresa cumpla con
las regulaciones y no retenga documentos más tiempo del necesario.
Sistemas horizontal, vertical y suspendido
Sistema horizontal o plano
Los documentos se apoyan unos encima de otros, en carpetas, cajas o archivadores. Es
el sistema más antiguo, recomendable para la documentación de poco uso o bien en
formatos especiales.
Sistema vertical
Los documentos se disponen unos a continuación de otros en esta posición. Por ello se
utilizan carpetas rígidas, registradores, clasificadores de varios tipos, o bien separados
móviles, también pueden usar cajas de archivo, dependiendo del momento en que se
encuentre la documentación.
Sistema suspendido
La documentación no se encuentra apoyada sino colgada mediante una guía deslizante, en unos contenedores en
forma de carpetas. Este sistema es el más utilizado por el archivo de gestión ya que es más flexible.
Elementos de archivos más utilizados:
Herramientas Físicas
Carpetas y Archivadores: Son fundamentales para categorizar y almacenar
documentos. Es esencial etiquetarlos correctamente y tener un sistema en su lugar, ya
sea alfabético, cronológico, o por temática.
Etiquetas y Divisores: Estas herramientas permiten segmentar la información dentro de las
carpetas y archivadores, facilitando la búsqueda rápida de documentos.
Zonas de Archivo: Tener áreas específicas para el almacenamiento, ya sea un
armario, una habitación o un espacio específico, puede ayudar a mantener el orden.
Tableros y Pizarras: Aunque no se utilizan para almacenar documentos, son
herramientas valiosas para la organización visual. Ayudan a tener un resumen
rápido de tareas, fechas límite y recordatorios.
Cajas de Almacenamiento: Para aquellos documentos que no se necesitan
diariamente pero que deben ser conservados, las cajas de almacenamiento
etiquetadas y almacenadas adecuadamente son esenciales.
Herramientas Digitales Software y Aplicaciones Útiles: En el mercado
actual, encontramos diversas herramientas digitales, como gestores
documentales, que no solo facilitan la categorización de archivos sino que
también ofrecen opciones para compartir, editar y colaborar en tiempo
real. Plataformas como Dropbox, Google Drive o Evernote se han vuelto
imprescindibles en la organización de documentos de trabajo. Estas
aplicaciones permiten almacenar y categorizar información, pero ¿las estás
utilizando al máximo de sus capacidades?
Sistemas de Nomenclatura: Es crucial que, al nombrar tus
archivos, utilices términos claros y descriptivos. Una buena
práctica es incluir fechas, palabras clave y una breve descripción.
Así, en lugar de tener un archivo llamado “Documento1.docx”,
tendrías “Factura_Abril2023_EmpresaX.docx”, lo cual facilita
mucho más la búsqueda.
Copias de Seguridad y Almacenamiento en la Nube: La pérdida de
información puede ser devastadora. Por ello, es vital realizar copias de
seguridad regularmente y considerar el uso de servicios en la nube. Estos no solo garantizan la disponibilidad de
tus documentos desde cualquier dispositivo sino que también ofrecen capas adicionales de seguridad.
Tipos de contenedores de documentos:
Carpetas de anillas
Las carpetas de anillas implican versatilidad. Podemos hablar de diferentes tipos de
carpetas de anillas o con otros complementos en su interior.
Carpetas de fundas
En cuanto a tipos de carpetas para guardar papeles de tamaño DIN A4, las carpetas de fundas
pueden ser las ideales. Se trata de carpetas que pueden tener capacidad para más o menos
folios; en función de esto podemos encontrar varios precios.
Carpetas de sobre
Las carpetas de sobre son muy simples. Se trata de una carpeta, que puede ser de tamaños
muy diversos, incluso más pequeña que un DIN A5, hasta tamaños mayores de un DIN A3.
Cajas para archivo
Las cajas para archivo están creadas específicamente para el almacenamiento, el
empaque y el transporte de documentos, archivos y distintos registros que se realizan en
una oficina o empresa.
Carpetas colgantes
Las carpetas colgantes guardan y protegen los documentos además de organizarlos
dentro de armarios y muebles archivadores diseñados especialmente para
albergar este tipo de carpetas
Casete para carpetillas
Son recipientes de material de plástico que se pueden colocar en los estantes, y en los que se introducen los
documentos en posición vertical.
