Código:F-GSEP-4300-238 .37-N01.01.
F08
SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE
BUCARAMANGA Versión: 6.0
Alcald'a de ACTA DE REUNIÓN Fecha de Aprobación :20/10/2022
B ucaramanga
Fecha 08,12,13 de septiembre de 2023 1 Hora inicio: 8:45 am 1 Hora finalización:
Lugar INSTITUCIÓN EDUCATIVA FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
Tema Auditoría proceso de gestión de la cobertura vigencia 2023
Determinar el grado de cumplimiento , así como la eficacia del macroproceso Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo en la institución educativa INSTITUCIÓN EDUCATIVA
OBJETIVO FRANCISCO DE PAULA SANTANDER , permitiendo
identificar las oportunidades de mejora de los procesos, manteniendo un enfoque
de autocontrol y mejoramiento continuo.
DESARROLLO DE LA REUNION
La ingeniera Deyanira Sanguino Mateus, líder de la auditoría en la INSTITUCIÓN EDUCATIV
FRANCISCO DE PAULA SANTANDER , da inicio a la apertura de la auditoría haciendo claridad en
objetivo de la misma y presentando al equipo auditor:
Auditor líder:
Deyanira Sanguino Mateus- Profesional Universitario de cobertura Apoyo de
auditoría
Cindy Paola Camargo Mejía- Contratista Cobertura Sandra Milena
Gutiérrez Prada-Contratista Cobertura
Posteriormente se presenta el personal de la institución educativa :
Dany Daniel Ojeda Tarazana- Rector (E). Claudia P.
Serrano- Coordinadora primaria. Belcy Pinzón -
Coordinadora Bachillerato. Alexander Ospino R -Auxiliar
Administrativo .
Se procede a socializar el plan de trabajo que se llevará a cabo en la Sede A, Sede B y Sede C de
Institución Educativa Francisco de Paula Santander, haciendo la aclaración que el cronograma
auditoría se debe correr un día,dado que el lunes 11 de septiembre , todo el personal de
Secretaría de Educación está citado en la alcaldía , reprogramándose la auditoría para los días
y 13 de septiembre.
La psicoorientadora junto con el apoyo pedagógico, llevan el seguimiento de los estudiantes c
discapacidad , trastornos y talentos o capacidades excepcionales, por lo cual presentan
documentación solicitada , la cual reposa en la carpeta de cada estudiante .
Caracterización de los estudiantes con discapacidad:
Se solicita a la lE presentar la historia escolar de los estudiantes con discapacidad , en la cual de
reposar: caracterización, certificado de discapacidad o historia clínica expedida por el médico tratante
el equipo multidisciplinario de salud, en el que se indique los datos del niño, niña o adolescente,
diagnostico y la entidad de salud que emite tal diagnóstico . Verificada la información se encontró que
78% de los registros verificados cuentan con la historia clínica en la cual se avala la discapacida
La marcación en SIMAT de los estudiantes con discapacidad se lleva a cabo con el aval de
psicoorientadora y el apoyo pedagógico, cuyo soporte se adjunta en las respectivas carpetas. Del to
de registros verificados el 96 % no cuenta con con el Certificado de Discapacidad que otorga
secretaría de Salud de Bucaramanga.
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DE BUCARAMANGA Versión :6.0
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BuCllrn m anga
Como novedad se identificó:
• Los estudiantes CALDERON MARTINEZ SARID MARIANA y PONTON PACHECO
NATALY, a pesar de tener historia clínica, no se evidencia soporte de
caracterización en discapacidad física .
• El estudiante PLATA GONZALEZ KEYLER JOHAN, está caracterizado tanto en
Discapacidad intelectual como en Trastorno por déficit de Atención , no
quedando claro el diagnóstico que soporte su caracterización en SIMAT,
adicional no cuenta con Certificado de Discapacidad.
Caracterización de los estudiantes con trastornos
:
Se solicita aleatoriamente los soportes médicos que evidencien la identificación del
trastorno por parte de una entidad de salud. Todos los registros verificados cuentan con
un soporte del sector salud para justificar la marcación de los trastornos , haciendo la
salvedad en el caso del estudiante PLATA GONZALEZ KEYLER JOHAN, el cual está
caracterizado en Trastorno por déficit de Atención y en Discapacidad Intelectual, por lo
que se solicita anexar los soportes que den claridad a esta caracterización .
Caracterización de los estudiantes con talentos o capacidades excepcionales
:
La institución educativa tiene caracterizado al estudiante SOTO GIL FABIAN CAMILO,
como Talento excepcional en actividad física , ejercicio y deporte; se llevó a cabo la
verificación de la información encontrando en la carpeta del estudiante el portafolio, el
cual da soporte a esta caracterización .
Registro De
Matrícula:
Se realizó la verificación de los documentos de matrícula de los alumnos
evidenciándose los documentos básicos para legalizar la matrícula , como lo son la
ficha de matrícula con las respectivas firmas y el documento de identidad de los
estudiantes ; como novedad algunos de los documentos deben ser actualizados,
pasando de registro civil a tarjeta de identidad; adicional se encontró la carpeta de la
estudiante CALDERON MARTINEZ SARID MARIANA, sin copia del respectivo
documento de identidad.
Toma de Listas In
Situ.
El equipo de apoyo realizó la toma de lista a los 1027 alumnos de las jornadas mañana
y tarde de la Institución Educativa , sede A , sede B y sede C, verificando los
alumnos presentes, ausentes, nuevos y no validos de acuerdo a las listas del SIMAT
con corte 06 de septiembre del 2023.
PRESENTES (P) AUSENTE (A) NUEVO (N) NO VALIDO (NV) TOTAL
880 120 o 27 1027
A continuación , se relacionan las novedades encontradas durante la toma de lista,
para verificación de la institución y posible retiro del SIMAT:
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Bu car11manga
lE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER SEDE A
GRUPO DOC NOMBRES VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
Retirada tercer periodo, información
PARRA VEGA YELIANA INÉS NV suministrada por el docente.
601 1149436733
REVILLA PATINO
JHONNYER NV Retirada, información suministrada
601 1095307463 ALEJANDRO i por el docente.
LEON PARDO Retirada, información suministrada
NV
602 1095311714 EMMANUEL SANTIAGO ! por el docente.
NAVA AVENDANO
NV
602 7046253 YALEXMAR VALERIA Nunca asistió
ROSAS CARDOZO
EDINSON DANIEL NV
603 1097110136 MATIAS Retirado hace un mes
Retirada tercer periodo, información
GUZMAN MARLON NV suministrada por el docente.
701 1095309406 SAMUEL
PINZON HERRERA Retirado, información suministrada
NV
801 1097106080 CARLOS SNEYDER ¡por el docente.
CARRERO GRIMALDO p
802 1232894825 YERLIANA ESNERLE Su segundo nombre es ESNEIL
PINZON MARTINEZ
NV
802 1095308244 KAROL DANIELA Nunca asistió
Retirada tercer periodo, información
NIÑO DURÁN ASHLEY NV suministrada por el docente.
902 1097100650 GINARY
GUERRERO CALDERÓN Retirado primer periodo, información
OMAR ANDRES NV suministrada por el docente.
1001 1098659812
DELGADO CAMARGO
NV
1002 1095581313 BRESLEY JOHANA Nunca asistió
REY TAMAYO LAURA
NV
1102 1096700308 NATHALY Retirada hace un mes
CARRASCAL MEDINA
NV
0-1 1095319564 YEIDEN JHAMEL Retirado desertor
DIAZ DIAZ ARANTZA
NV
0-1 N38096466021 GABRIELA Retirado fuera del país
Retirado primer periodo,
MARTINEZ HERRERA NV información suministrada por el
101 3738724 LIUBER ESTEBAN docente.
SAAVEDRA Retirado primer periodo, información
GUTIERREZ ASLY NV suministrada por el docente.
101 1097137704 ALEJANDRA
Retirado primer periodo, información
TORRES JIMENEZ NV suministrada por el docente.
401 1120750167 YEIKOL SANTIAGO
lE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER SEDE B
GRUPO DOC NOMBRE VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
RAMOS MENDOZA JOSE LUIS p Su CUARTO nombre es
0-1 1097136826 MATIAS RORENVER ROSENVER
ANDARA ALVARADO
NV
201 5393224 ROSMER JAVIER No asiste hace 2 meses
BOLIVAR MARTINEZ Retirado, información
NV
301 N3809628341 JONKEYBER YIRETH suministrada por el docente .
MENDEZ HERNANDEZ Retirado, información suministrad
NV
301 1099746085 HERCENJESSE el docente.
VASQUEZ LOPEZ DYLAN Está fuera del país desde
NV
0-1 5820371 GABRIEL agosto.
LOPEZ INFANTE EDUARDO No asiste, información suministra
NV
501 5134006 JOSE el docente .
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Butllf'llr.'llllQa
lE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER SEDE C
GRUPO DOC NOMBRES VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
LOPEZINFANTE No asiste, información suministrada
NV
501 N38094333514 JOSNEIBER JOSE por el docente.
ESPARZA CALDERON Está fuera del pais desde
NV
0-1 1097140364 ISABELLA agosto.
TORRES ANAYAANNY Está fuera del pais desde agosto.
NV
0-1 1099429723 VALER lA
COLMENAREZ ESCALONA No asiste hace 1 mes, está en
NV
201 N38096449221 MATHIAS JESUS seguimiento .
TORRES ANAYA KEYLER Está fuera del pais desde agosto .
NV
301 10977128853 SANTIAGO
PALOMINO ORDUZ ALEX p
501 1097117635 SANTIAGO Su PRIMER nombre es AXEL
La institución deberá revisar el proceso realizado con los estudiantes no válidos (NV), y
si es el caso deberá proceder a retirarlos del sistema por
deserción .
Novedades de matrícula y seguimiento a desertores
:
La institución educativa cuenta con un sistema de alerta para el reporte de los alumnos
que no asisten a clase o que posiblemente pueden desertar , desde el área de
psicoorientación se hace el respectivo seguimiento, contacto con la familia y
acompañamiento para mitigar la posible deserción de los estudiantes , igualmente en
caso de solicitud de retiro hacen acompañamiento antes de la entrega de los
documentos , así mismo la institución cuenta con formato de solicitud de retiro el cual
debe ser diligenciado y firmado por el padre de familia, al momento de realizar el retiro
del estudiante de la lE.
Recomendaciones y oportunidades de mejora
detectadas:
• Continuar con los procesos de actualización de documentos de los estudiantes
matriculados y su respectiva actualización en el SIMA T.
• Realizar estrategias de persuasión para que los acudientes aporten el
certificado de discapacidad cumpliendo con lo estipulado en la Resolución 113
de 2020.
• LA lE desde sus competencias, dominio y propósito no deberá expedir o interpretar
diagnósticos , ni determinar la discapacidad de la persona , la determinación de
si una persona tiene discapacidad , corresponde única y exclusivamente al sector
salud.
• Se requieren que las carpetas de matrícula de los estudiantes con discapacidad,
cuenten con su valorización pedagógica y el plan individual de ajustes
razonables actualizado . De tal manera que, en caso de que el estudiante se
traslade a otra institución educativa , su acudiente pueda llevarse los soportes
documentales que evidencien el seguimiento y avance logrado por el
estudiante en su trayectoria educativa.
• Generar una estrategia para que, al momento de retiro de los estudiantes con
discapacidad , trastornos y talentos o capacidades excepcionales , los soportes
de matrícula lleven el trabajo y seguimiento de inclusión, es decir, continuar
fortaleciendo la documentación del proceso de inclusión.
• Se recomienda fortalecer la documentación de los procesos en la lE, con la
finalidad que puedan dárselas continuidad , aun cuando haya cambio de
funcionarios en la 1E.
Felicitación y sugerencias
adicionales:
Se extiende felicitación a la institución educativa, pues se evidenció el cumplimiento de
los requisitos de auditoría y la pertinente labor realizada tanto por el personal directivo
como el personal administrativo y docente dentro del proceso de gestión de la cobertura
educativa y el desarrollo de la auditoría.
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Versión :6.0
ACTA DE REUNIÓN Fecha de Aprobación :20/10/2022
Se sugiere continuar fortaleciendo en la lE el uso del aplicativo SIMPADE, a fin que
pueda servir como una herramienta oportuna para identificar y minimizar los casos de
posibles desertores, generando estrategias que promuevan la retención escolar .
Cierre de Auditoria :
Presentados los resultados de la auditoria, se procede a firmar el formato oportunidades
de mejora e inconsistencias detectadas y lista de chequeo de la auditoría , quedando
finalizado el proceso de auditoría en la institución.
COMPROMISOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
En constancia de la aprobación firman los que en ésta intervinieron.
NOMBRES Y CORREO ELECTRÓNICO Y
APELLIDOS ENTIDAD CARGO NO. CELULAR FIRMA
lE Rector
Dany Daniel Ojeda
fl
Tarazana iefranc iscodeJ2aula@bucaramanga .edu .co
Claudia P. Serrano lE Coordinadora Dclaudia.serrano{Q)bucaram anoa.edu.c07
Primaria 1
Vru AmaJo
(\
li(O
((\ d
lE Coordinadora Edubel63@hotmai l.com
r irMado
•r
((\ ti
Belcy Pinzón Bachillerato
At\oco
Alexander Ospino R. lE Auxiliar iefranciscodeJ2aula@bucaramanga .edu.co
Administrativo
SEB Apoyo CJ2camargo@bucaramanga .gov co
f,c MadoU\. t(
Cyndy Paola Cobertura
Camargo All t J(O
Mejía
Sandra Milena SEB Apoyo smgutierrez(2@bucaramanga gov . co
Gutierrez Prada Cobertura \
("\
1
' r rL
Deyanira Sanguino SEB Profesional dsangUinom @bucaramanga .gov .co
Mateus Universitario J(l(u '
.V
Firma s=-- '+t+-tt--
Redactada por
( 1,6: kl 'UlOf ¡q
Nombre: 1)L l)guino Mateus
Entidad-Cargo: P >Tesional Universitario Cobertura Educativa
Correo electrónico: dsanguinom@bucaramanga . gov.co
El MUNICIPIO DE BUCARAMANGA sujeto que recolecta y almacena datos personales requiere obtener su autorización para que, de manera
previa, libre, y debidamente informada permita a los miembros de la organización a dar tratamiento , y disponer de los datos personales que
sean suministrados para que se incorporen en las distintas bases de datos con que cuenta la entidad.La finalidad con la que se recolectan los
datos aqulsolicitados es para
dejar registro de la reunión realizada al interior de esta dependencia . Lo invitamos a que consulte nuestra Polltica de Tratamiento de la
Información
Personal a través de nuestra página web www .bucaramanga
.gov.co.
SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL PAG. DE
VERSIÓN: 3.0
DEBUCARAMANGA l. 1
OPORTUNIDADES DE MEJORA E CODIGO:
l\llt
Bl e
JCIPIO 1>1.
\1{ \;\.1,\:-..-G.\ INCONSISTENCIAS DETECTADAS F-GSEP-4200-238,37-COS.Ol.F02
1.Nombre del Proceso: 2.Fecha de la Inicio:08 de septiembre del 2023
Auditoría de Matrícula
auditoría Cierre:13 de septiembre del 2023
Rectora: Dany Daniel Ojeda
(ddlmeslafto):
3.Nombre del Auditado : Oeyanira Sanguino Mateus
Institución Educativa Francisco de 4.Nombre del Auditor: Profesional Universitario de oobertura
Pauta Santander
Inconsistencias Detectadas
5.Descripción de la Inconsistencia o Problema &.Plan de Acción 1 7.Responsable 8.Fecha estimada de ejecución
No Aplica 1 Ap No Aplica
Oportunidades de Mejora Detectadas
9.Descripción de la Oportunidad de Mejora 10. Plan de Acción 11. Responsable 12. Facha estimada de ejecución
Se requieren que las carpetas de matricula de los estudiantes
con discapacidad, cuenten con su valoración pedagógica y el
la Institución Educativa presentara a la Secretaria de Rector,Profesionales encargados del
plan individual de ajustes razonables (PIAR) actualizado .De tal Educación antes del 30 de septiembre del 2023, el plan proceso de matricula,Auxiliares
manera qua, en caso de que el estudiante se traslade a otra Será establecida en el plan de acción
de acción que ejecutara para el cumplimiento da las administrativos ,Pslcoorientador y
institución educativa, su acudiente pueda llevarse los soportes oportunidades de mejora encontradas. Apoyos pedagógicos.
documentales que evidencien el seguimiento y avance logrado
por el estudiante en su trayectoria educativa.
Nota:Los resultados del plan deección son registrados por el equipo auditor el respaldo de esta hoja.Indicando la fecha de realización del plan de ección y el resultado de éste.En caso de 581' ejecutado se debe indicar con el titulo "CERRADO".Si
está abierto después de heber pesado su fecha estimada de ejecución,este debera indicarse con el titulo "VENCIDO-PENDIENTE", y su seguimiento se seguira haciendo este fommo hasta el dia en que se cierre.
Ftrmas y aprobaciones
13. Nombre y Finna Auditado: 14. Nombre y Finna Auditor: 15. Nombre y Finna del Rector:
A
4-"" .'"ti y . M
/ ny Daniel Ojeda Tarazona Deyamra Sangumo ateus /R nyDaniel Ojeda Tarazona
/ / 7 /
