IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS BÁSICOS

DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA
Podemos establecer una cronología de los
documentos en el proceso de compraventa
PRESUPUESTO
 PRESUPUESTO
 Antes de hacer una compra en firme es
aconsejable pedir un presupuesto por si han
cambiado las condiciones de compra
 Un presupuesto NO es un contrato de
compraventa sino que es una información del
proveedor de artículos.
 Muestra los datos de vendedor y comprador así
como los requisitos y condiciones de venta.
 Se puede solicitar por carta, fax, teléfono o por
medios informáticos
 PRESUPUESTO
CONTENIDO DEL PRESUPUESTO:
- Nº de presupuesto
- Fecha
- Validez
- Datos del proveedor y cliente: Nombre, CIF o
NIF, dirección, teléfono, fax o email.
- Descripción completa de los artículos o servicios
- Condiciones comerciales: Descuentos, forma de
pago, plazo de entrega, impuestos etc.
PRESUPUESTO. ACLARACIONES
.Es vinculante para el vendedor hasta que el
comprador lo acepte.
Una vez aceptado pasa a tener la validez de un
contrato de compra-venta.
La aceptación se expresará mediante la firma del
presupuesto, a partir de ese momento el vendedor
está obligado a mantener el precio, salvo que surja
algún imprevisto y acuerde con el cliente una
modificación.
Si no lo acepta, únicamente es validez informativa
PRESUPUESTO. ACLARACIONES
El cliente está obligado a la compra de ese bien o
servicio en los términos acordados en el mismo.
- Si el vendedor pide un adelanto, el comprador
puede exigir una factura parcial por dicho
importe. La factura final debe coincidir con el
presupuesto.
- Si hay alguna modificación , las dos partes deben
dar constancia de su acuerdo por escrito.
 PROPUESTA DE PEDIDO
Documento en el que se expresa el deseo de compra que
un cliente hace al proveedor y le expone sus
condiciones de compra.
También se puede llamar pedido condicional
Hasta que el proveedor no lo acepta, no se convierte en
pedido.
Se puede enviar por fax, email, teléfono etc.
El formato del documento puede ser el del proveedor o
del cliente.
Si se hace de manera verbal, tiene que haber una
confirmación por escrito
 PROPUESTA DE PEDIDO
También puede ser utilizada como propuesta de pedido
el documento del presupuesto, únicamente cambia el
nombre
 PEDIDO
 Solicitud detallada de los bienes y servicios que
desea adquirir el proveedor, estableciendo en el
mismo las condiciones de compra.
 Se puede realizar por carta, formulario, fax,
teléfono, o medios informáticos (email, página web
del proveedor etc.)
 PEDIDO
 Son datos obligatorios del pedido:
1. Nº de pedido
2. Fecha en que realiza el pedido
3. Datos del proveedor y del cliente: Nombre, CIF
o NIF, dirección completa, teléfono, fax o email.
4. Descripción completa de artículos: Código, nº
unidades, precio e importe total.
5. Condiciones comerciales: Dto., forma de pago,
portes..
6. Fecha y firma de aceptación del pedido por parte
del proveedor
PEDIDO
 PEDIDO
 Cuando se emite el pedido a un proveedor es
necesario que este lo acepte y confirme por
escrito la confirmación o denegación del mismo.
 Se debe llevar un registro de los pedidos emitidos
y recibidos para controlar que el proceso ha sido
correcto.
 Es necesario tener una copia de los pedidos
emitidos y recibidos. Actualmente existen
aplicaciones informáticas que facilitan esta labor
 PEDIDO
Cuando no se tiene una aplicación especifica, conviene crear
un modelo que nos ayude a realizar el control hecho por
ejemplo con un procesador de textos o con hoja de cálculo

Con este control, si ocurre alguna anomalía en la entrega o recepción puede ser
detectada y solucionada.
aclaraciones
 ALBARAN O NOTA DE ENTREGA
ALBARAN O NOTA DE ENTREGA
 Documento que justifica la entrega de las
mercancías.
 Sirve para cotejar los artículos recibidos y
compararlos con los que se solicitaron en el pedido.
 Se suelen hacer tres copias:
 Para el proveedor: La recibirá firmada por el cliente
y justifica la entrega.
 Para el cliente: como justificante de recepción de
mercancías y para comprobar el material recibido.
 Para el transportista: una vez firmado, sirve como
justificante del porte realizado
 ALBARAN O NOTA DE ENTREGA
 CONTENIDOS OBLIGATORIOS:

 Nº de albarán
 Fecha en que se emite el albarán
 Datos del proveedor: Nombre o razón social,
CIF/NIF. Dirección completa, teléfono, fax, e-mail.
 Datos del cliente: Nombre o razón social, CIF/NIF.
Dirección completa, teléfono, fax, e-mail.
 Condiciones comerciales: Descuentos, forma de
pago, plazo de entrega, impuestos, seguros, lugar de
entrega, forma de envío, etc.

continua
ALBARAN O NOTA DE ENTREGA
 Descripción completa de los artículos incluido
código o referencia de unidades, precio e importe
total.
 Fecha y firma de la aceptación de la mercancía por
parte del cliente.

EL ALBARAN NO ES OBLIGATORIO , LA
FACTURA SÍ
 ALBARÁN.TIPOS
 ALBARAN SIN VALORAR:
 No sustituye a la factura
 Es el más común
 Especifica todos los datos necesarios para elaborar
una factura.
 Puede indicar precios por unidad, pero no totales ni
impuestos.
 Si se entrega con la factura, siempre va sin valorar
 ALBARÁN.TIPOS
 ALBARÁN VALORADO:
 Muy parecido al anterior solamente se diferencia en
que se indican los precios, por unidad, precio total,
IVA, descuentos etc.
 No tiene valor fiscal.
 En el caso de sustituir a una factura lo hace de
manera meramente informativa (después es
obligatorio entregar factura).
 No es obligatorio
 CARTA DE PORTES
 CARTA DE PORTE
 Documento que justifica el desplazamiento de
mercancías y describe el contenido de las mismas.

 Acompañará a las mercancía durante el

transporte, hasta su entrega al consignatario.

 Debe redactarse en papel o formato electrónico.

 Si el transporte es por carretera o tren se
denomina carta de porte, si es en barco se
denomina conocimiento de embarque
 CARTA DE PORTE
 Los transportistas, usuarios de transporte de
mercancía y operadores de transporte están
obligados a documentar con albarán, con una carta
de porte, u otra documentación acreditativa, cada
uno de los envíos que se realicen por carretera.
 No tiene formato oficial.
 Deben expedirse tantas copias como partes
intervengan en el transporte.
 Es expedida por el cargador o si no es posible lo
hará el expedidor
 CARTA DE PORTE
 Los portes pueden ser:
 Debidos: Cuando el coste del transporte lo paga que
cliente que recibe la mercancía
 Pagados: Cuando el remitente se hace cargo del
transporte
 Contra reembolso: El consignatario(quien recibe la
mercancía) paga el transporte en el momento que la
recibe
 Las cartas de porte se deben mantener al menos 1
año a disposición de la inspección de transportes
CARTA DE PORTE
FACTURA
 FACTURA
 Se utiliza para finalizar el proceso de compra –
venta de un bien o servicio.
 Es emitida por el vendedor para el comprador
 Certifica que la operación de compraventa ha sido
realizada.
 Es de carácter obligatorio, según RD 1496/2003
DE 28 de noviembre:”Los empresarios y
profesionales están obligados a expedir factura
y copia de esta por las entregas de bienes y
prestaciones de servicios que realicen en
desarrollo de su actividad y a conservar copia
de la misma”
 LA FACTURA
 La factura debe contener como mínimo los
siguientes contenidos (esta regulado):
 Nª
 Fecha
 Datos identificativos de proveedor y cliente,
nombre, DNI/CIF, dirección completa, teléfono,
email, fax.
 Condiciones comerciales: forma de pago,
referencias al pedido y albarán, observaciones etc

continua
 FACTURA
 Descripción completa de los artículos incluido
código o referencia, nº de unidades, precio unitario
sin impuestos, descuentos e importe total.
 Tipos impositivos aplicados a las operaciones, así
como el importe de los impuestos. Estos conceptos
tienen que ir por separado.

Cuando un empresario emite una factura debe

entregarla inmediatamente o en plazo máximo de un
mes
 FACTURACIÓN ELECTRONICA
 Es la utilización de medios informáticos para envío
y recepción de facturas.
 Se garantiza su integridad y autenticidad a través
de una firma digital.
 Los requisitos son los mismos que el de una
factura en papel
 Las principal ventaja el ahorro en tiempo y en
papel
 TIPOS DE FACTURAS
 FACTURA ORDINARIA: Es la que se realiza en el
proceso de compraventa , tal y como hemos visto
anteriormente.

 FACTURA DE RECTIFICACIÓN: Cuando no cumple

con los requisitos legales o de Iva o hay algún error.
Debe figurar cual es la causa de rectificación.
Si se le debe devolver dinero al cliente, se suele hacer
una nota de abono (se especifica en la f. rectificativa)
y si el cliente tiene que pagar se hace una nota de
cargo.
 TIPOS DE FACTURA
• FACTURA DE GASTOS SUPLIDOS O NOTA DE
GASTOS
• Cuando se generan gastos por ej, portes, seguros o
envase y embalaje, habitualmente se suelen incluir
en la factura.
• Puede suceder que el cliente solicite que se
facturen por separado o que el proveedor los
contrate a terceros.
• En estos casos el vendedor expide el
correspondiente documento.
 TIPOS DE FACTURA
 FACTURA RECAPITULATIVA
Se realiza cuando un cliente hace varios pedidos en
un mes a un mismo proveedor.
Dicha factura agrupa todas las compras realizadas
por el cliente durante un periodo máximo de un
mes.
Se emitirán albaranes valorados para el cliente y sus
números constaran en la factura final
 TIPOS DE FACTURA
 FACTURA SIMPLIFICADA:
El RD 1619/2012 sustituye los tiquets por la factura
simplificada .
Se pueden emitir:
- Cuando el importe es menor de 400 € iva
incluido.
- Cuando deba expedirse una f. rectificativa
- En determinadas operaciones menores de 3000€
(ver libro)
 Factura simplificada. contenidos
 Nº y serie(en su caso)
 Fecha de expedición y fecha en la que se han
efectuado las operaciones(cuando es distinta de la
de expedición)
 NIF y datos identificativos del emisor
 Tipos de bienes o servicios
 Tipo impositivo
 Contraprestación total
 Si es rectificativa, la ref. de la factura que
rectifica
 Factura simplificada. contenidos
 Si dicha factura se emite para una empresa o
profesional, además deberán constar los datos de
dicha empresa y la cuota tributaria.
IDENTIFICACIÓN Y CÁLCULO COMERCIAL EN
LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA
CALCULO COMERCIAL EN COMPRA
VENTA
 El importe final de la operación de compraventa,
está integrado por varios conceptos que
aparecerán detallados en la factura.
 Podemos hablar de cuatro bloques de conceptos:
-Coste de mercancías
- Descuentos
- Gastos
- Impuestos
 COSTE DE MERCANCIAS O
SERVICIOS

Es el resultante de multiplicar las unidades por el

precio unitario.
También se denomina IMPORTE BRUTO
Ej:
- 10 Kg de naranjas x 0,60€ = 6€
 DESCUENTOS
 Son rebajas que el proveedor concede y que
disminuye el precio de los artículos.
 Tipos de descuento:
 Dto. Comercial: Porcentaje que se aplica sobre el
precio de adquisición del producto en concepto de
rebaja.
 Dto. Por volumen o rappel: Se aplica cuando el
pedido de una mercancía supera un número preciso
de unidades. Dicho número es determinado por el
vendedor. Suele ser un % aunque también puede ser
una cantidad fija.
Se aplica sobre las mercancías menos el dto.
comercial
 DESCUENTOS
 Dto. Por pronto pago: Esta asociado a la forma de
pago de la factura.
Se suele conceder cuando el cliente abona la factura
al contado o en un plazo inferior a 90 días.
Suele ser en forma de 5 y se aplica después de
descontar el dto. Comercial y el rappel.
 GASTOS
 TIPOS DE GASTOS:
 Portes: Representan un incremento en la
mercancía.
Pueden comprender: coste de carga y descarga, del
transporte desde el almacén hasta el comprador.
INCOTERMS: Son términos que facilitan el
transporte internacional. Definidos por la Cámara
Internacional de Comercio y admitidos por la
mayoría de los países.
TERMINOS INCOTERMS
 GASTOS
 Seguros: Unidos a los gastos de transporte, se
generan para asegurar la mercancía durante el
traslado desde el punto de origen al destino.
Se pueden presentar en la factura mediante una
cantidad fija o por unidades, volumen o clase de
material asegurado.
• Envases y embalajes:
• Envase: Recipiente que contiene el producto
• Embalaje: Material que sirve para conservar el producto
y el envase durante el transporte.
 GASTOS

Se consideran un gatos que incrementa el valor de la

mercancía aunque en determinados casos se
pueden devolver´. En este caso al cliente se le
hace una nota de abono por el importe de los
mismos.
• Instalación y formación: Algunos productos
requieren de una instalación especial o formación
especifica al usuario final. Incrementan el coste del
producto
 IMPUESTOS. IVA

IVA: Impuesto de valor añadido. Es un impuesto

indirecto que grava la mayoría de las operaciones
de compraventa..
Se calcula sobre la base imponible
Base imponible= coste de mercancías- descuentos+
gastos.
Es un porcentaje que se aplica según el producto
de que se trate.
 IMPUESTOS. IVA
 El que vende o presta un servicio (sujeto pasivo)
no se queda con el importe que cobra a sus
clientes (contribuyente), sino que cada tres meses
debe ingresar a hacienda la diferencia que hay
entre:
 Impuesto repercutido a sus clientes , es decir el
IVA que cobra tras la prestación de un servicio
 Impuesto soportado: es decir el IVA que paga en las
facturas de gastos necesarias para desarrollar su
actividad (gasto deducible)
IMPUESTOS. IVA
IMPUESTOS. IVA
 IMPUESTOS. IVA
 TIPOS DE IVA:
 General: Se aplica a todas las operaciones ya sean
ventas de bienes o servicios. Es el 21%
 Reducido: Es el 10% y se aplica entre otros a los
siguientes casos: Alimentos de consumo humano (no
alcohol), productos agrícolas, consumo de agua,
productos sanitarios y gafas, venta de viviendas,
hostelería, transporte de viajeros etc.
 Superreducido: 4% y se aplica a: alimentos no
elaborados , leche, queso et., libros y revistas,
medicamentos , prótesis etc.
 IMPUESTOS. RECARGO DE
EQUIVALENCIA
 Se aplica a los minoristas que son personas física o
entidades que tributen IRPF.
 Se aplica además del Iva y se calcula sobre la
misma base imponible que este, pero debe
aparecer por separado en la factura.
 IMPUESTOS. CORRETAJE

 Comisiones que cobran los intermediarios de

operaciones financieras.
 Normalmente relacionados con asuntos bursátiles
 Son comisiones que dependen del volumen de la
operación y del riesgo que asume el intermediario
 Es muy importante prestar atención a cada uno de
los datos que contienen los documentos de
compraventa, ya que un error puede dar lugar a
una pérdida de clientes, o un gasto innecesario.