ARQUEO DE CAJA CHICA
Un arqueo de caja nos puede ayudar a detectar errores. Si no cuadra
el dinero que hay en la caja con el que debería haber, se deberán
analizar los motivos del descuadre.
Te explicamos qué es un arqueo de caja con casos prácticos.
Conoce los motivos por los que se realizan arqueos de caja y la
frecuencia con la que se deben realizar.
¡TUITÉALO! Qué son y cuándo deben hacerse los arqueos de caja
para controlar descuadres.
El arqueo de caja es el proceso mediante el que se comprueba que el
dinero que hay en la caja, es el que debe de haber. Para ello, la
suma de billetes y monedas de la caja física de la empresa debe
coincidir con el saldo contable de la cuenta de caja, en la que se
reflejan los cobros y pagos en efectivo.
Cuando se realiza un arqueo de caja se pueden dar tres situaciones
diferentes:
Caja cuadrada. El dinero de la caja física de la empresa coincide
con el saldo de la cuenta contable de caja.
Falta dinero. El resultado del arqueo de caja es inferior al saldo
contable de la cuenta de caja.
Sobra dinero. El resultado del arqueo de caja es superior al
saldo contable de la cuenta de caja.
¿Por qué se generan descuadres en la caja?
La caja de la empresa puede descuadrar, principalmente por los
siguientes motivos:
Errores al realizar el registro contable.
Extravío o falta de justificantes de cobros o pagos.
Errores al cobrar o pagar.
Hurto interno o externo.
¿Por qué se realizan arqueos de caja?
La contabilidad de una empresa debe reflejar la imagen fiel de la
empresa, por lo que todas sus cuentas contables deben reflejar
la realidad económica y financiera de la sociedad. Entre estas
cuentas contables se encuentra las cuentas de caja y caja de moneda
extranjera. El saldo contable que se refleja en estas cuentas debe
coincidir con la suma de las cantidades en efectivo que se encuentran
en la caja física de la empresa.
Además, también se realizan para detectar posibles hurtos o errores.
Los arqueos de caja se pueden realizar de forma sistemática, por
ejemplo al finalizar el día, o de forma no prevista, para asegurarse de
que la caja esta cuadrada en todo momento y comprobar que se lleva
según los procedimientos definidos por la empresa.
En un arqueo de caja pueden aparecer faltantes o sobrantes, con
respecto al saldo que refleja el libro mayor contable de la cuenta de
caja. Estas diferencias se pueden contabilizar en una cuenta contable
de diferencias de caja. Los faltantes se contabilizarán como gastos y
los sobrantes como ingresos.
Gracias a los arqueos de caja se puede determinar si las personas responsables de la
caja de la empresa actúan con honestidad, eficiencia y responsabilidad.
¿Cuándo se deben realizar los arqueos de caja?
La frecuencia con la que se deben realizar arqueos de caja dependerá
del tipo de empresa y de otras circunstancias. Por ejemplo, con
el cambio de turno de la persona responsable de la caja debe
realizarse un arqueo de caja, ya que la persona que se incorpora
tiene que cerciorarse de que la caja le queda arqueada y cuadrada. Si
no se realiza el arqueo de caja con el cambio de turno, entonces no
se sabrá a cuál de los dos cajeros le ha descuadrado la caja.
En función de la cantidad de efectivo que se acumule en la caja se
pueden hacer uno o más arqueos al día. Si se cobra mucho efectivo
en la empresa, es conveniente ir arqueando la caja cada cierto
tiempo para cerciorarse de que esta cuadrada y apartar parte del
efectivo a un lugar más seguro.
En empresas con volúmenes de cobros en efectivo moderados, si se realiza
diariamente, será más fácil localizar el motivo de cualquier descuadre.
También se realiza un arqueo de caja en las auditorías de cuentas.
En este caso, el recuento se realiza a cierre del ejercicio y se suele
plasmar en un documento de arqueo de caja firmado por el
responsable de la caja de la empresa.
Ejemplos de arqueos de caja
Se pueden realizar los arqueos de caja de forma totalmente
automatizada mediante dispositivos de cobro automático vinculados
a terminales de punto de venta. En estos casos, lo normal sería que
los datos que se reflejan contablemente en la cuenta de caja
coincidan con el recuento de monedas y billetes.
Por otra parte, el arqueo de caja más tradicional, consiste en realizar
un recuento de caja y anotar el dinero en metálico (billetes y
monedas) que existe en caja al finalizar el período. Para realizar esta
tarea se puede utilizar una hoja de cálculo, en la que se detallen los
tipos de monedas y billetes, de forma que al introducir el número de
cada tipo nos de automáticamente el montante de efectivo en caja.
Por lo tanto, mediante el arqueo de caja se comprueba que la suma
del efectivo en caja cuadre con la suma que se refleja en el terminal
punto de venta de la empresa o en el programa contable. Si hubiese
diferencias se deben cotejar los documentos de cobro y pago
justificativos de las anotaciones que se han trasladado al libro de
caja.
¿Cómo se realiza?
Normalmente, el arqueo de caja puede comenzar a realizarse cerca del momento
en que se va a cerrar el negocio. En algunos casos se hace cada vez que se procede
a cambiar el turno de un cajero.
Para realizarlo se debe calcular la diferencia entre el saldo de caja y el efectivo
disponible en ella. Para obtener los datos no solo es necesario fijarse en el
efectivo, sino también en el software de gestión online que se utilice y lo anotado
en los tickets de venta.
Además, es necesario tener en cuenta en el cálculo las siguientes variables:
Efectivo al momento del cierre (CEF)
Suma de ventas diarias (VD)
Pagos mediante el resto de medios habilitados (VO)
Descuentos (D)
Ventas a crédito (CC)
Salida de dinero para otras partidas de la empresa (OG)
Saldo inicial de la caja (CEI)
Teniendo en cuenta todas las variables mencionadas, se realiza el cálculo del
arqueo de caja mediante la siguiente fórmula: VD= CEF + CEI + VO - OG - D - CC.
¿Cómo evitar los errores de cálculo?
El apoyo profesional que podemos ofrecer es la mejor forma de garantizar que
no se tendrán problemas al efectuar los cálculos antes mencionados. En Prosegur
ofrecemos un fiable servicio de soluciones de efectivo como Cash Today capaz de
convertirse en el mejor aliado de gestión de dinero en efectivo.
De esta manera se ponen fin a los problemas relacionados con la contabilización
de este tipo de dinero. Asimismo, se ofrecen servicios adicionales que pueden
resultar útiles tanto para empresas como para particulares, entre los que se
encuentran la automatización de procesos, el traslado de efectivo y los cajeros
automáticos.
De esta forma, nos encargamos de todo el complicado proceso de gestión de caja
con toda la meticulosidad y profesionalismo que amerita, por lo que nuestros
clientes únicamente tendrán que enfocar su atención en la parte más importante
para ellos: su negocio.
Negocios compatibles
El servicio especializado es muy importante cuando se trata de garantizar que la
gestión del dinero se estará realizando de manera óptima. Conscientes de esto,
hemos enfocado nuestra formación en ofrecer un servicio especializado capaz de
adaptarse a la perfección a las necesidades de ciertos tipos de negocios.
Para empezar, somos conscientes de que una farmacia requiere un servicio
especial en el que la liquidez, seguridad y rotación de turnos deben
salvaguardarse correctamente para un adecuado funcionamiento.
Nuestras soluciones de efectivo en farmacias ofrecen todo lo necesario para
agilizar el funcionamiento de este tipo de comercios.
Por otra parte, las soluciones de efectivo para supermercados también necesitan
una gestión lo bastante completa como para realizar un reconteo tan amplio y
constante como el que exigen estos establecimientos.
De igual forma, también disponemos de soluciones de efectivo para restauración,
las cuales tienen en cuenta los tiempos de traslado hacia los bancos, el tiempo de
recuento y exigencias de seguridad.
Por último, no podemos evitar mencionar las soluciones de efectivo para
estaciones de servicio, las cuales están diseñadas pensando en las necesidades
de efectivo propias de estos establecimientos.
En conclusión, una de las partes más importantes de la administración de los
negocios es el arqueo de caja, por lo que siempre debe manejarse
profesionalmente o, en caso de que resulte complicado, contratar el servicio de
una empresa cualificada para encargarse de él.
