Contratación
Dirección de Difusión y Cultura Estadística -DICE
Abril / 2022
INFORMACIÓN PARA TODOS
Índice
1. Presentación Diapositiva 3
2. Documentos y acciones de la contratación Diapositiva 4
a. Hoja de vida en el SIGEP II Diapositiva 6
b. Documentos para el contrato Diapositiva 9
c. SECOP II Diapositiva 13
3. Informe mensual de actividades Diapositiva 16
a. Informe mensual de actividades Diapositiva 17
b. Planilla del pago de aportes al sistema de seguridad social integral Diapositiva 26
4. Cierre Diapositiva 27
INFORMACIÓN PARA TODOS
Presentación
Este documento tiene un carácter meramente informativo, aquí
encontrará recomendaciones para llevar a cabo los trámites de
contratación y presentar informes mensuales, luego de pasar el proceso
de aprendizaje y la prueba eliminatoria y clasificatoria.
Documentos y acciones de la contratación
Aquí encontrará instrucciones generales para realizar una
contratación exitosa
INFORMACIÓN PARA TODOS
Documentos y acciones de la contratación
Para la contratación, el supervisor del contrato o un funcionario de la
entidad se comunicará con usted y le indicará el paso a paso a seguir.
El proceso de contratación debe seguir 3 pasos:
Hoja de Documen
vida en el tos para el SECOP II
SIGEP II contrato
INFORMACIÓN PARA TODOS
El SIGEP II es el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público. Este
Hoja de
vida en el
contiene la información de carácter institucional de las entidades territoriales
SIGEP II y nacional, además, es una herramienta de gestión para la toma de
decisiones institucionales y de gobierno.
Docume
ntos
para el
Paso 1: al correo electrónico le llegará el usuario y contraseña para
contrato ingresar al SIGEP II, enviado por el supervisor del contrato.
SECOP
II
Paso 2: dentro de la página se debe diligenciar la hoja de vida y
adjuntar en PDF tres grupos de documentos
• Formación académica
• Experiencia laboral
• Documentos adicionales
INFORMACIÓN PARA TODOS
Formación Académica Experiencia laboral
Deben adjuntarse los diplomas o actas de Deben adjuntarse los certificados con fechas
grado de la formación académica. exactas (día, mes y año) de inicio y finalización
de cada uno de los contratos que ha tenido. Se
recomienda que los certificados laborales
Solo se tienen en cuenta los estudios de
mencionen las funciones realizadas.
educación básica, técnicos profesionales,
tecnólogos, profesionales o posgraduales
Además, es importante que no se agrupe la
cursados en instituciones acreditadas.
experiencia laboral, cada contrato debe ir por
Diplomados, seminarios, cursos o talleres no se
separado aunque sea con la misma entidad o
tendrán en cuenta en el SIGEP II.
empresa. Si dos contratos cubren el mismo
periodo de tiempo, se tendrá en cuenta solo uno
de los dos.
INFORMACIÓN PARA TODOS
Documentos adicionales
• Tarjeta profesional (si aplica).
• Certificado de antecedentes disciplinarios ( Procuraduría General de la
Nación)
• Certificado de antecedentes fiscales (expedido por la Persona Natural –
Contraloría
IMPORTANTE
• Antecedentes Judiciales (expedido por la Policía Nacional de Colombia) *Ningún certificado debe superar los
tres meses desde su expedición.
• Certificado de Medidas Correctivas (expedido por la Consulta
*Se recomienda que el RUT esté
([Link])) actualizado, teniendo en cuenta la
actividad que va a realizar en la
entidad.
• Registro Único Tributario - RUT actualizado (expedido por Dirección de
*Recuerde preparar sus documentos
Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia ([Link])) con antelación.
INFORMACIÓN PARA TODOS
Hoja de
vida en
el SIGEP
II
Estos documentos deben ser entregados al DANE (según indicaciones del
supervisor o del funcionario que se comunique con usted para la
contratación) separados en tres archivos pdf diferentes y en el orden que se
Documentos presenta a continuación. Esto ayudará a realizar de forma más ágil el proceso
para el
contrato de contratación.
SECOP PDF 1: Documentos personales
II
PDF 2: Hoja de vida con soporte
PDF 3: Otros
INFORMACIÓN PARA TODOS
1. Libreta Militar (si aplica)
PDF 1: Documentos personales
2. Tarjeta profesional (si aplica)
3. Antecedentes de la tarjeta profesional (si aplica)
Todos los documentos de esta lista deben
ser entregados en un solo PDF y en el 4. Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la
siguiente orden: Nación)
5. Certificado de antecedentes fiscales (expedido por Contraloría
6. Antecedentes Judiciales (expedido por la Policía Nacional de
Colombia)
7. Certificado de Medidas Correctivas (expedido por la Policía Nacional
de Colombia)
8. Certificado de afiliación a EPS, debe ser cotizante, contributivo e
independiente. Se recomienda gestionar este documento después
de aprobar la prueba de selección.
9. Certificado de afiliación a AFP - Administradora de fondo de
Ningún certificado debe superar los tres meses pensiones. Se recomienda gestionar este documento después de
desde su expedición.
aprobar la prueba de selección.
INFORMACIÓN PARA TODOS
PDF 2: Hoja de vida con soporte
Todos los documentos de esta lista deben ser entregados en
un solo PDF y en el siguiente orden:
1. Hoja de vida del SIGEP II (desde la página del SIGEP II puede descargarla).
2. Soportes académicos (solo se van a tener en cuenta los estudios de educación básica,
técnicos profesionales, tecnólogos, profesionales o posgraduales cursados en
instituciones acreditadas).
3. Soportes de la experiencia laboral (deben adjuntarse los certificados con fecha de inicio y
finalización de cada uno de los contratos. Es importante que no se agrupe la experiencia
laboral, cada contrato debe ir por separado aunque sea con la misma entidad o empresa.
De preferencia con funciones).
INFORMACIÓN PARA TODOS
PDF 3: Otros
Todos los documentos de esta lista deben ser entregados en un
solo PDF y en el siguiente orden:
1. Cédula de Ciudadanía
2. Registro Único Tributario - RUT actualizado (expedido por Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales de Colombia ([Link]))
3. Certificado de cuenta bancaria (este certificado no debe superar los tres meses desde su expedición)
4. Certificado de Salud Ocupacional (vigencia menor o igual a tres años, la cual se pierde si el contratista
deja de laborar por 6 meses o más. SOLO APLICA PARA CONTRATOS MAYORES A UN (1) MES)
5. Formato de condiciones de salud
6. Formato de declaración de inexistencia de intereses
7. Autorización de consulta de delitos sexuales (si aplica)
INFORMACIÓN PARA TODOS
Hoja de SECOP II funciona como una plataforma transaccional con cuentas para las Entidades Estatales y los
vida en
el SIGEP
proveedores. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella. Desde sus cuentas las Entidades
II Estatales crean, evalúan y adjudican Procesos de Contratación. Los proveedores pueden hacer
comentarios a los documentos del proceso, presentar ofertas y seguir el proceso de selección en
Docume
línea.
ntos
para el
contrato Paso 1: registro en el SECOP II
En este video se muestra el paso a paso para crear su cuenta en el SECOP II. Tenga en cuenta seguir
las instrucciones aquí expuestas, si se comete algún error en la creación de cuenta del SECOP II, se
podrían generar retrasos en la contratación.
SECOP II
INFORMACIÓN PARA TODOS
Paso 2: aceptación del contrato Paso 3: cargue de póliza
Cuando se le indique, deberá seguir los siguientes Como contratista, usted debe tramitar y pagar la
pasos, para aceptar el contrato: póliza una única vez por el contrato aceptado con
el DANE. Sin este paso, su contrato, aunque esté
1. Al correo electrónico registrado en SECOP II le confirmado, no entra en vigencia.
llegará una notificación para aceptar el
contrato. Por lo tanto, se recomiendan los siguientes pasos
2. Debe hacer clic en el enlace correspondiente, para su gestión. Tenga en cuenta que este trámite
que lo va a dirigir a SECOP II, ingresar con su demorará más o menos un día completo para su
usuario y contraseña. realización.
3. En el SECOP II, haga clic en “Mis procesos”,
luego en “Mis contratos”. 1. Luego de aceptar el contrato en el SECOP II,
4. Identifique el contrato nuevo y haga clic en ingrese a “Mis procesos” y, en las opciones
“detalles”, revise el contenido del contrato. desplegadas, seleccione “Mis contratos”.
5. Por último, dé clic en “Aceptar y enviar a la 2. Oprima en “1. Información general”, donde
entidad estatal”. encontrará la información general de su
contrato.
INFORMACIÓN PARA TODOS
3. Baje en la página hasta encontrar la sección
“Aprobación del contrato” y descargue el
archivo “Contrato firmado”.
4. Contacte cualquier entidad aseguradora que
realice pólizas de cumplimiento de contrato,
indicándole que usted realizará un contrato con el
Estado como persona natural.
5. Esta entidad, a través de uno de sus asesores, le
pedirá unos documentos:
•Fotocopia de cédula
•Copia de contrato
6. Este(a) asesor(a) hará una evaluación del precio
del contrato y le enviará un recibo con el valor de
la póliza y las instrucciones de pago.
7. Realizado el pago, y confirmado por la entidad
aseguradora, esta le enviará el soporte de pago
de póliza a su correo electrónico.
8. Este documento deberá ser cargador en el SECOP
II como muestra el siguiente video:
Tenga en cuenta seguir las instrucciones aquí expuestas, si se comete algún error en el cargue de
póliza se podrían generar retrasos en la contratación.
Informe mensual de actividades
Aquí encontrará la estructura del informe que debe entregar
mensualmente, para gestionar su pago
INFORMACIÓN PARA TODOS
Informe de actividades
El informe se debe diligenciar y entregar al supervisor junto con la planilla de seguridad social. Tenga en
cuenta, que en algunas ocasiones el Apoyo logístico o el supervisor del contrato se encargará de
diligenciar este formato.
Este informe se encuentra dividido en diez secciones, la primera no se encuentra numerada:
Encabezado
Los espacios señalados con los círculos rojos deben ser diligenciados.
INFORMACIÓN PARA TODOS
1. Datos del contrato
SU NOMBRE
NÚMERO DE DOCUMENTO Ej: C.C. [Link] de CIUDAD
OBJETO DEL CONTRATO
VALOR TOTAL DEL CONTRATO
PLAZO EN EL QUE SE DEBE EJECUTAR EL CONTRATO
Ej: 2 de 6 (Significa que es el segundo pago de 6 que contempla el contrato).
VALOR MENSUAL DEL CONTRATO
ES EL PORCENTAJE DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Ej: 33%
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
Día/Mes/Año Día/Mes/Año
ÁREA DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
NOMBRE DEL SUPERVISOR(A) Y EL CARGO DE ÉL/ELLA DENTRO DE LA ENTIDAD
Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados. La única información que no está en el contrato es el
“Porcentaje de ejecución física” y “Pago número”, porque varían cada mes.
INFORMACIÓN PARA TODOS
2. Ejecución del contrato
LISTE LA EVIDENCIA DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIBA O LISTE LAS ACTIVIDADES QUE REALIZÓ REALIZADAS. Ej: Ver anexo 1 o coloque el link de un
PARA CUMPLIR CON LA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL archivo compartido donde estén todas las evidencias.
DESCRIBA O LISTE LAS ACTIVIDADES QUE REALIZÓ
PARA CUMPLIR CON LA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL
Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.
INFORMACIÓN PARA TODOS
3. Relación del pago de aportes al sistema de seguridad social integral
Nombre de la EPS, número de la planilla y fecha de pago
Nombre del fondo de pensión, número de la planilla y fecha de pago
Nombre de la ARL, número de la planilla y fecha de pago
Ej: Salud Bogotá Planilla No. 010101010101 de Día/Mes/Año
Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.
INFORMACIÓN PARA TODOS
4. Datos del contrato
Solo se diligencia en el último informe
VALOR TOTAL DEL CONTRATO
VALOR TOTAL DEL CONTRATO CON ADICIONES
VALOR PAGADO AL CONTRATISTA HASTA ESE MOMENTO
PAGO PENDIENTE
Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados. Recuerde que esta
sección solo se diligencia en el último informe, es decir, para el último pago.
INFORMACIÓN PARA TODOS
5. Declaraciones relacionadas con el sistema de seguridad social integral
Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.
INFORMACIÓN PARA TODOS
6. Estado ORFEO
Esta información se debe gestionar con el supervisor y debe diligenciarse dependiendo de las
características del contrato.
INFORMACIÓN PARA TODOS
7. Almacén
Solo se diligencia en el último informe
8. Observaciones
Esta sección la diligenciar el supervisor en caso de que sea necesario. No es obligatoria.
INFORMACIÓN PARA TODOS
9. Declaración especial
Fecha de elaboración del informe Ej: Días/Mes/Año
Fecha de elaboración del informe Ej: dos de enero del 2000.
Firma del contratista Firma del supervisor
Nombre del contratista Nombre del supervisor
Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.
INFORMACIÓN PARA TODOS
Planilla del pago de aportes al sistema de
seguridad social integral (salud, pensión y ARL)
Junto con el informe de actividades se debe enviar la evidencia del pago de seguridad social: pago de
salud, pensión y riesgos laborales.
Esta imagen es ilustrativa, dependiendo de la gestora de seguridad social, el formato cambiará.
Sin embargo, en todas sale la información requerida para el pago mensual.
Cierre
Recuerde que este material tiene un carácter
meramente informativo. Usted deberá iniciar
este proceso solo sí es seleccionado.
Gracias
