UNIDAD 5
TRATAMIENTO, CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LA
DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL
[Link] archivo: finalidad y funciones
El funcionamiento diario de cualquier departamento, sección o área empresarial está
marcado por la necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la
toma de decisiones.
A diario se produce y recibe gran cantidad de documentos con multitud de datos; por ello,
deben ser correctamente tratados, ordenados y clasificados para que puedan
considerarse información válida para una correcta toma de decisiones. De este modo, el
archivo y la conservación de documentos es esencial para el correcto funcionamiento de
cualquier empresa.
[Link] y finalidad de la labor de archivo
En el ámbito empresarial podemos referirnos al archivo como:
Lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena, clasifica y
guarda documentos de una determinada actividad. La tarea desarrollada en dichas
instalaciones se denomina archivo de documentación.
Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.
En la labor que nos ocupa, entenderemos que un archivo es un conjunto ordenado de
documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades
empresariales concretas, al servicio de la empresa, con el fin de facilitar su actividad.
El archivo de documentos debe gestionarse de forma adecuada porque:
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1. Determinados documentos, como contratos, escrituras, etc., pueden servir como
elemento probatorio ante un tercero. Por ello es necesario conservar adecuadamente
dicha documentación.
2. Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante tiempo desde su
elaboración. Los plazos son diferentes en función del tipo de documentos y el motivo por
el que se exigen.
El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se
considera un instrumento para generar información de calidad. Por ello es necesario:
1.2.¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?
No existe una norma empresarial que determine cómo se debe realizar la labor de
archivo. No obstante, a continuación se han sintetizado algunas reglas básicas sobre las
que establecer las bases de cualquier procedimiento de archivo:
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[Link] de archivo empresariales
Podemos distinguir diferentes tipos de archivo en función de tres criterios: el soporte de
archivo, la frecuencia de uso y la localización física.
En función del soporte de archivo utilizado
● Archivo convencional en soporte papel. Tradicionalmente se han utilizado
archivadores, carpetas, armarios, etc. Lo podemos encontrar en casi todas las
empresas, pero abusar de él conlleva inconvenientes como el uso excesivo de
espacio y de personal, además de la complicación de la localización rápida y fluida
de documentos cuando el volumen de archivos aumenta.
● Archivo informático. Su utilización está totalmente generalizada en el ámbito
empresarial, y reduce al mínimo posible el uso de papel.
Este tipo de archivos presenta múltiples ventajas, como la facilidad para buscar y
analizar datos. Además, los costes de mantenimiento son menores y la
productividad es mucho mayor.
En función de la frecuencia de uso de los documentos
● Archivo activo. Se suele denominar archivo de oficina o de gestión. Contiene
documentos que son utilizados con cierta frecuencia. Este tipo de archivos debe
ubicarse en un lugar accesible y cercano a los puestos de trabajo.
● Archivo semiactivo. Por lo general, recibe el nombre de archivo central. Contiene
documentos de consulta reducida, pero que deben conservarse por razones
legales. Suelen localizarse en dependencias específicas para dicha labor.
Periódicamente han de revisarse para eliminar aquellos que hayan perdido su
valor; el resto pasará al archivo inactivo.
● Archivo inactivo. A él nos podemos referir como archivo pasivo, histórico o
definitivo. Contiene documentos que rara vez son consultados. Incluye archivos sin
utilidad operativa, pero con alto valor documental o legal. Se suelen consultar
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previa solicitud del interesado. Cuando su documentación deja de tener valor, debe
ser destruida.
En función de la localización física del archivo
● Archivo de gestión centralizada. Supone guardar toda la documentación en un
mismo lugar. Este sistema establece un único responsable de archivo, que se
encarga de la clasificación y ordenación de la documentación, de su guarda y
custodia. Este sistema dificulta la localización rápida de documentos.
● Archivo de gestión descentralizada. Sistema basado en la utilización de distintos
espacios de archivo en cada departamento o sección empresarial. Así, cada
departamento tendrá su propio archivo, donde guardará y almacenará su propia
documentación, con lo que se puede acceder rápidamente a ella. No obstante,
pueden surgir diferencias en la forma de clasificar y eso puede dificultar la
localización de archivos e incluso ser causa de posibles pérdidas.
● Archivo de gestión mixta. Se basa en la convivencia de archivos activos y
semiactivos en los departamentos, con un único archivo inactivo centralizado en la
sede central de la empresa. Se configura como un sistema a medio camino entre
una gestión centralizada y una descentralizada.
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[Link] de clasificación de documentación
Existen diversos criterios para almacenar los documentos de un archivo. No hay un
sistema de clasificación más efectivo que otro; lo primordial es lograr una buena
operatividad del sistema.
Un buen sistema de clasificación debe cumplir una serie de requisitos:
El sistema alfabético
El sistema alfabético permite clasificar los documentos que se van a archivar según el
orden establecido por el alfabeto. Para ello, es necesario determinar en cada caso una
palabra clave, denominada palabra ordenatriz, que lo represente frente al resto. A partir de
ella se ordenará toda la documentación, pudiendo establecerse un orden ascendente (de
la A a la Z) o descendente (de la Z a la A).
Este sistema es el más extendido, ya que destaca por su sencilla aplicación. Además,
puede utilizarse en combinación con otros, lo que facilita su perfeccionamiento y
adaptación a determinadas necesidades más específicas. Su principal dificultad radica en
la elección de la palabra ordenatriz.
Este sistema se suele utilizar para archivar correspondencia, contratos de trabajo o fichas
de personal.
[Link] sistema numérico
El sistema numérico permite ordenar la documentación del archivo a partir de un número
natural determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente. Aunque lo ideal es
que dicho número sea parte integrante del documento que se va a archivar, como un
número de factura, también puede ser que el número se le asigne específicamente para
archivarlo.
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Un ejemplo podría ser el orden de llegada o entrada del documento en el archivo. Si el
número sobre el que se establece la ordenación está relacionado con el contenido del
documento, es mucho más fácil su localización posterior.
La principal ventaja o inconveniente de este sistema radica en la mayor o menor dificultad
de búsqueda de un documento a causa de la representatividad del número asignado
como referente.
El sistema de ordenación numérica suele utilizarse para la ordenación de presupuestos,
facturas, pedidos y envío de faxes.
[Link] mixtos: el sistema alfanumérico
Es posible establecer sistemas de archivo combinando varios sistemas de ordenación. De
esta forma se consigue desarrollar sistemas mixtos mediante los cuales se logra un
archivo más efectivo de la documentación, como la ordenación alfanumérica.
El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el
numérico. En él se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto
letras como números. Puede que esa palabra ordenatriz esté relacionada con el
documento o sea elaborada ex profeso para la ordenación.
La combinación de números y letras en la composición de la palabra ordenatriz puede
hacerse utilizando letras y números, o viceversa.
[Link] sistema cronológico
La clasificación cronológica consiste en clasificar los documentos por fechas, ya sea
por orden de entrada o fecha de emisión, de recepción, de vencimiento, etc.
La ordenación se puede hacer desde la fecha más reciente a la más antigua, o viceversa.
No obstante, en el caso de documentación que sea muy recurrente, se recomienda
colocar los documentos más recientes al principio.
En aquellas empresas que tienen períodos de actividad muy amplios se suelen clasificar
inicialmente los documentos por años o meses, para posteriormente ordenarlos por días.
La principal ventaja del archivo cronológico está en su sencillez y rapidez de
localización, siempre y cuando la fecha utilizada sea un dato determinante. Se
recomienda que las actas, los justificantes bancarios, los recibos, las nóminas y los
seguros sociales se archiven siguiendo el sistema cronológico.
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[Link] sistema geográfico
El sistema geográfico sigue como criterio de ordenación una localización física concreta
referente en el documento, como por ejemplo el domicilio de la persona o empresa
emisora o receptora del documento.
Para aplicar este sistema se suelen clasificar los documentos por países, regiones,
provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles, etc. Una vez clasificados, se suele
combinar con otros sistemas de clasificación, como el alfabético o el numérico para su
ordenación final.
La principal ventaja de este sistema radica en su flexibilidad, ya que permite intercalar
subdivisiones. Sin embargo, se hace complejo y algo engorroso en archivos que
gestionen una importante cantidad de documentación.
Es recomendable sobre todo para la gestión de documentación proveniente de empresas
comerciales o de transporte de mercancías, cuya actividad se desarrolla en múltiples
zonas o regiones.
[Link] sistema temático
El sistema temático de clasificación no es de los más usuales, ya que, para que el archivo
de documentos por temas o asuntos sea adecuado, se requiere que estos sean
verdaderamente representativos de la documentación que se va a archivar.
En cualquier caso, este sistema necesita acudir a cualquier otro para la ordenación
posterior de los documentos contenidos en cada uno de los temas establecidos. Para esto
último, el sistema más utilizado es el alfabético, encontrándonos en este caso lo que
denominamos una ordenación alfabética por materias.
Las principales ventajas de este sistema radican en su rapidez y en la flexibilidad para
intercambiar documentos. Sin embargo, si un documento trata dos o más temas
preestablecidos por la clasificación nos encontraremos con dificultades para clasificarlo y
localizarlo.
[Link]ón y archivo de documentación en papel
No es posible guardar materialmente todos y cada uno de los documentos escritos que se
originan en la actividad empresarial. La labor de archivo debe tener como fin permitir el
tratamiento fluido de dicha documentación, conservando solo aquella que sea
verdaderamente útil en el presente y el futuro de la organización. Por ello, en el desarrollo
de la labor de archivo es necesario fijar una serie de criterios de selección de
documentos.
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[Link] de archivo en soporte papel
Para desarrollar adecuadamente la labor de archivo en soporte papel, las empresas
suelen utilizar distintos materiales, herramientas y mobiliario. La amplia oferta de
carpetas, cajas, estanterías y armarios disponibles en el mercado facilita enormemente
atender de forma adecuada cualquier tipo de necesidad empresarial. Los materiales de
archivo más utilizados en la actividad empresarial son los siguientes:
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[Link] para archivar documentos escritos
A fin de dar entrada en el archivo físico a un documento escrito, se aconseja seguir una
serie de pasos como los que se resumen a continuación:
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El proceso de archivo descrito deberá realizarse de forma periódica, evitando así una
acumulación excesiva de documentación pendiente. De ese modo se previenen posibles
pérdidas de información relevante y se evita que cualquier persona que necesite un
documento concreto no lo encuentre por estar a la espera de ser archivado.
[Link]ón y archivo de documentación digital
En el caso de documentos informáticos, el término archivo tiene un significado diferente.
Se define archivo informático como el conjunto de datos almacenados en soporte
informático, que pueden ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, bases de
datos, archivos de audio o vídeo, presentaciones, etc.
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[Link] informático para el archivo
Para el tratamiento y archivo informático de datos es necesario contar con el
equipamiento tecnológico adecuado. Hoy en día, el ordenador es una herramienta
indispensable para el desarrollo de cualquier trabajo de oficina.
Existen muchas soluciones de software de gestión que permiten controlar la contabilidad,
la facturación, las nóminas, etc., pero también están muy extendidos los paquetes o suites
ofimáticos que incluyen procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores web,
gestores de bases de datos y de eventos personales, software para la elaboración de
presentaciones o programas cliente de correo electrónico.
Adicionalmente al software, el archivo en soporte informático y la realización de copias de
seguridad se apoya en la utilización de distintas herramientas de hardware:
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Actualmente, existe la posibilidad de convertir documentos escritos en archivos
informáticos, y viceversa, gracias a la utilización de elementos periféricos como los
equipos multifunción.
Mediante estos equipos se puede, tanto digitalizar documentos escritos utilizando un
escáner, como también plasmar un archivo informático en soporte papel por la impresora.
[Link] en soporte informático
Todo archivo informático tiene una ruta y un nombre identificativo mediante el cual es
posible localizarlo entre los distintos directorios, subdirectorios y carpetas alojados en un
dispositivo de almacenamiento determinado.
Dentro de una misma carpeta de archivo pueden alojarse tanto archivos como otras
carpetas, con lo que se crea una ordenación jerárquica en forma de árbol en la que dos
archivos nunca pueden compartir una misma ruta de acceso. Solo así se puede localizar
cualquiera de ellos de manera rápida y sencilla aplicando un sistema de búsqueda
automático.
Cuando un usuario desarrolla la labor de archivo en soporte informático, determina qué
archivos deben alojarse en una misma carpeta, así como la agrupación de estas en
unidades de archivos superiores.
La labor de archivo de documentos en soporte informático supone ordenar, clasificar y
conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y
accesibles para cualquier consulta posterior.
[Link] y conservación de la documentación
Tanto el archivo en soporte papel como en soporte informático tienen como fin servir como
fuente de información sobre la cual se apoya la toma de decisiones en la empresa. Para
ello es esencial desarrollar un correcto tratamiento de los datos que contienen, aplicando
criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.
[Link]ón y uso de documentos escritos
La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada
hasta que se determine que ya no es útil para la actividad empresarial.
Para usar dicha documentación, es necesario seguir una serie de normas:
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Una de las mayores preocupaciones de cualquier responsable de archivo es incrementar
la eficiencia de los recursos invertidos. Por ello, las empresas aplican los principios de las
tres erres: reducir, reutilizar y reciclar.
Reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario. Con ello
disminuye el gasto de papel y el volumen de los expedientes archivados.
Reutilizar al máximo todos los materiales posibles. En un archivo en formato papel
se pueden reutilizar carpetas que anteriormente contenían documentación
destruida.
Reciclar, para lo que se deben colocar papeleras de reciclaje en el archivo.
Además, es conveniente la utilización de papel reciclado.
[Link] y destrucción de documentos
La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación
innecesaria de documentación con escaso valor operativo o legal.
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La destrucción de documentación ha de realizarse con cierta frecuencia, utilizando para
ello cualquier método que evite el acceso a la información contenida en ella por parte de
cualquier persona no autorizada. Para ello se suelen utilizar máquinas destructoras de
documentación, las cuales convierten los documentos en finas tiras de papel de las que
es prácticamente imposible rescatar cualquier información.
Finalmente, es necesario destacar que en el proceso de limpia y purga del archivo es
importante ser cuidadosos ante cualquier tipo de traslado de la documentación que se va
a destruir. En estos procedimientos se suele acudir a sistemas de seguridad reforzados
que reduzcan al mínimo cualquier pérdida.
[Link]ón de datos en soporte informático
Además de almacenar documentos en formato electrónico, la informática también permite
tratar los datos contenidos en ellos y obtener información. A esto ha contribuido
decisivamente la aparición de sistemas de gestión de bases de datos.
Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener
información regulando el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y
organizados. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL, Oracle o
dBase.
La actual gestión informática de una base de datos presenta una serie de ventajas frente
al tratamiento de la información conservada en soporte papel:
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[Link] de la correspondencia empresarial
La correspondencia es uno de los principales cauces que una empresa tiene para
comunicarse con clientes, proveedores, empleados, la Administración pública, etc. Por
ello, suele haber una persona, departamento o sección encargada de esta tarea.
Hay diferentes tipos de correspondencia:
[Link] de la correspondencia de entrada
La correspondencia de entrada es la que se recibe del exterior, tanto por el servicio de
Correos como de las empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. Su tratamiento
requiere una serie de etapas:
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[Link] de la correspondencia de salida
La correspondencia de salida se origina por la comunicación externa mediante el servicio
de Correos, empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc.
El tratamiento de esta correspondencia pasa por una serie de etapas o tareas que hay
que realizar:
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[Link] de correspondencia y paquetería
Para llevar a cabo correctamente el tratamiento de la correspondencia y la paquetería, las
empresas pueden optar entre hacerlo por sus propios medios o utilizar el servicio de
Correos o el servicio de empresas de mensajería privadas.
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[Link] telemático de la documentación
Actualmente, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación posibilitan que
los servicios de correspondencia y paquetería tradicionales se adapten a los nuevos
requerimientos de inmediatez que los clientes demandan cada vez más.
Algunos son de ellos son los siguientes:
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La adecuada transmisión de información utilizando medios telemáticos se apoya en la
utilización de dos herramientas principales:
[Link] y confidencialidad de la información
Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso
inadecuado. Hay que tener en cuenta qué situaciones podrían generar responsabilidades
legales frente a terceros, especialmente en el caso de datos de carácter personal.
[Link] para la protección de la información
Todas las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección
que eviten, en la medida de lo posible, la pérdida o la modificación de cualquier
documento. Estas medidas se diferencian en función del soporte y de la sensibilidad.
Para documentación que no contenga información especialmente sensible
Crear un procedimiento claro y sencillo que guíe su uso y manipulación. En
aquellos documentos que la empresa considere necesario se debe establecer un
sistema de seguridad basado en la protección mediante llaves, cámaras, etc.
También se deberá hacer copias de la documentación y guardarlas en un lugar
diferente al del original.
Elaborar un plan de actuación ante cualquier tipo de incendio, inundación o fallo
eléctrico que pudiera poner en riesgo la documentación escrita.
Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico. Esta persona será la
encargada de establecer las normas internas de entrada, clasificación,
conservación, usos y salida de cualquier documento; además, conocerá la
ubicación de toda la documentación.
Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación
cuyo conocimiento externo pudiese ocasionar perjuicios a la empresa o a terceras
personas.
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Exigir a los trabajadores secreto y confidencialidad respecto de la información
proporcionada por los clientes de la empresa. Es lo que se denomina secreto
profesional.
Para datos almacenados en soporte electrónico
Hacer copias de seguridad de dichos datos con frecuencia para evitar una posible
pérdida accidental de información relevante.
Establecer accesos restringidos a los equipos informáticos estableciendo
contraseñas individuales y permitiendo el acceso a la información según el perfil de
usuario.
Permitir, en el caso de determinados archivos, solo su lectura y no su modificación.
Instalar en todos los equipos informáticos un software para protegerlos de posibles
virus, así como un firewall con el que eviten accesos externos no autorizados al
equipo.
Usar, en el caso del correo electrónico, programas de cifrado y encriptación que
eviten accesos no autorizados. Dichas protecciones también deben aplicarse a la
documentación con información muy sensible.
Para documentos escritos e informáticos que contienen datos personales y
confidenciales
Utilizar, tratándose de documentos que contengan datos identificativos de
personas o empresas, sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el
acceso a ellos por parte de personal no autorizado.
Desarrollar, en el caso de documentación donde se encuentren datos relativos a
niveles de ingresos, datos financieros, multas, antecedentes penales, etc.,
una auditoría de seguridad de datos adicional con una periodicidad no superior a
dos años.
En documentación con datos relativos a investigaciones policiales, ideología,
afiliación sindical, creencias, salud, orientación sexual, etc., establecer,
adicionalmente a las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo.
Este acceso se permitirá solo a personal autorizado, estableciéndose controles
tanto en la reproducción de dicha documentación como en la destrucción de
copias.
[Link]ón de la Ley de Protección de Datos
La legislación se ha encargado de establecer límites al acceso y la cesión de datos
personales. La protección de datos personales está regulada en la Ley Orgánica 3/2018,
de Protección de Datos y Garantías y Derechos Digitales (LOPDGDD), y a través del
Reglamento de la UE 2016/679, relativo a la protección de las personas físicas en lo que
respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos (RGPD).
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Dicha normativa tiene por objeto «garantizar y proteger los derechos y las libertades de
las personas físicas, en especial su honor y su intimidad», siendo de aplicación a toda
empresa con archivos en España, independientemente de si esta es nacional o
extranjera.
Esta normativa establece que toda empresa o empresario que desarrolle una actividad
empresarial en territorio español y trabaje con datos personales estará obligado a cumplir
con una serie de aspectos relativos a la protección de datos:
• Deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos
personales que posea o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. A tal fin
utilizará el sistema telemático NOTA.
• Tendrá que redactar un documento de seguridad en el cual se reflejen las políticas, las
normas y los procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales
almacenados. Este documento recogerá las medidas que se van a desarrollar en la
empresa para proteger la confidencialidad de los datos personales y se aplicarán a
cualquier documento que contenga información sensible.
• Habrá de firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o
profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos
personales.
• Deberá informar a los titulares de los datos de que está cumpliendo con la normativa
relativa a la protección de estos, especialmente en lo concerniente a:
- La recogida del consentimiento en el tratamiento de datos.
- La guarda del secreto y la confidencialidad de los datos.
- El ejercicio de sus derechos sobre dichos datos, especialmente en cuanto a la
información, la consulta, el acceso, la cancelación, la cesión y la oposición.
[Link] Agencia Española de Protección de Datos
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la entidad estatal
independiente del resto de administraciones públicas encargada de velar por el
cumplimiento de la normativa sobre protección de datos. Su principal labor es garantizar y
velar por la preservación del derecho a la protección de datos de carácter personal de los
ciudadanos.
La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal (LOPD), así como por el Real Decreto 1720/2007, encargado
de desarrollarla. En dicha regulación se establecen como principales funciones de la
AEPD las siguientes:
• Atiende las peticiones y las reclamaciones de los titulares de los datos, informándoles de
los derechos que tienen reconocidos por ley. Además, promueve campañas de difusión y
concienciación a través de los medios de comunicación.
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• En relación con las empresas y organizaciones encargadas de almacenar y tratar datos
personales, la AEPD emite las autorizaciones necesarias para poder desarrollar tal labor,
reclamando las medidas de corrección oportunas ante actuaciones contrarias a la ley y
ordenando, en su caso, el cese en el tratamiento y la cancelación de los datos. Si fuese
necesario, puede incluso establecer sanciones. Además de lo anterior, cualquier
transferencia internacional de datos entre empresas debe ser autorizada por la AEPD.
• En lo concerniente a la elaboración de legislación, la AEPD realiza informes consultivos
previos sobre cualquier proyecto de norma que desarrolle la LOPD o incida en una
materia relacionada. Además, dicta instrucciones y recomendaciones para adaptar a los
principios de la LOPD tanto los tratamientos automatizados de datos como el control de
acceso a los ficheros.
• La AEPD tutela los derechos y las garantías de los usuarios en el ámbito de las
comunicaciones electrónicas, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales no
solicitadas a través de correo electrónico (spam). Además, debe ser informada de
cualquier quiebra de seguridad en los sistemas de los proveedores de servicios de
comunicaciones electrónicas que puedan afectar a datos personales
[Link]ón de la actividad empresarial a la LOPD
Para adaptarse a la LOPD en los procedimientos de gestión de documentación, es
recomendable contar con los servicios de una empresa de asesoría o consultoría
especializada, sobre todo en el caso de una compañía que gestione grandes volúmenes
de datos de carácter personal.
El proceso de adaptación a la LOPD seguido por cualquier empresa suele pasar por las
siguientes fases:
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