UNIDAD 1

LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA.
PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

1. LA EMPRESA: ELEMENTOS Y TIPOS

2. LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
3. LA FUNCIÓN DIRECTIVA
4. LA INFORMACIÓN EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
5. LA COMUNICACIÓN EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
6. COMUNICACIÓN EXTERNA E IMAGEN CORPORATIVA

1. LA EMPRESA: ELEMENTOS Y TIPOS

1.1. LA EMPRESA

La empresa es una entidad formada por un conjunto de personas, bienes y

recursos financieros cuyo objetivo es producir algún artículo o prestar un servicio
que cubra una necesidad para obtener a cambio un beneficio.

1.2. ELEMENTOS DE LA EMPRESA

La empresa persigue unos objetivos y para lograrlos necesita contar con una serie
de elementos que le permitan desarrollar su actividad. Estos elementos son los
siguientes: el factor humano, el capital, el entorno y la organización.

● El factor humano
➢ Empresario: es la persona que debe tomar las decisiones que son
necesarias para llevar a cabo la actividad empresarial. En
consecuencia, es el responsable de ella y asume todos los riesgos que
puedan derivarse de sus decisiones.

➢ Plantilla: está integrada por las personas que aportan a la empresa su

trabajo a cambio de una remuneración.

● El capital
El capital son todos los bienes físicos y recursos financieros que una
empresa adquiere a través de sus socios con el fin de obtener ganancias. En
otras palabras, es la suma de toda la riqueza que tiene una empresa ya sea
en liquidez, bienes y recursos.

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 Los elementos patrimoniales tangibles se caracterizan por su largo tiempo de
permanencia en la empresa, como la maquinaria, los edificios e instalaciones,
elementos de transporte, etc.

Los valores inmateriales son el fondo de comercio, las patentes o las

aplicaciones informáticas.

Los elementos del circulante se caracterizan por un periodo de permanencia

más corto, como las existencias y la tesorería.

● El entorno
Se constituye tanto con las personas como con las instituciones u organismos
públicos con los que la empresa necesita tener alguna relación.

● La organización
Consiste en establecer relaciones, designar funciones y coordinar todos los
recursos y elementos que conforman la empresa a fin de lograr unos
objetivos determinados.

1.3. DIRECCIÓN DE EMPRESA

La persona que ostenta la dirección de la empresa debe combinar los factores

humanos y materiales de esta de la mejor manera posible a fin de conseguir sus
objetivos. Para realizar la función de dirección, se tendrán que llevar a cabo las
siguientes actividades:

● Planificar: fijar unos objetivos, establecer una estrategia para conseguirlos y

definir las políticas de la empresa, siempre con la intención de lograr los fines
de esta.
● Organizar: diseñar una estructura en la que queden definidas todas las
funciones que debe realizar cada persona que forme parte de la empresa y
establecer canales de comunicación, así como su responsabilidad y autoridad
dentro de ella.

● Gestionar: llevar adelante el funcionamiento cotidiano de la empresa para

alcanzar los objetivos marcados.

● Controlar: analizar el cumplimiento de lo previamente planificado y corregir,

en su caso, los desvíos identificados para mejorar cada día.

Para el cumplimiento de la función de planificación es necesario establecer un plan.

Este plan deberá estar compuesto por diferentes objetivos y subobjetivos que
cumplir a corto plazo. Por ello se puede diferenciar entre:

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 ❖ Metas o fines: es el punto de partida de la planificación. Un ejemplo podría
ser incrementar la producción o las ventas.

❖ Objetivos: los objetivos principales son aquellos que tienen carácter general
y que involucran a toda la empresa.

❖ Subobjetivos: se refieren a aspectos más específicos que afectan a áreas

concretas de la organización. Son cuantificables, específicos, determinados
en el tiempo, alcanzables y ambiciosos.

1.4. TIPOS DE EMPRESAS

Las empresas se pueden clasificar utilizando diversos criterios, entre los que
podemos destacar los siguientes:

Según la propiedad o la titularidad del capital:

Empresa privada: el capital es propiedad de particulares. Podemos diferencias dos
posibilidades:
❖ Individual: la propiedad es de una sola persona.
❖ Social: la propiedad está repartida entre dos o más personas llamadas socios
(copropiedad).
Empresa pública: es aquella en la que el capital pertenece al Estado o a una entidad
de carácter público en su totalidad o de forma parcial, pero con influencia decisiva
en la gestión.

Según su tamaño:
Los indicadores más utilizados para clasificar a las empresas en función de su
tamaño son el número de trabajadores, la cuantía del capital, el volumen de
producción, la cifra de ventas, etc.
Respecto al número de trabajadores, se suelen aceptar estos criterios:

Tipo de empresa Número de trabajadores

Microempresa 1a9

Pequeña 10 a 50

Mediana 50 a 250

Grande Más de 250

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Según el sector de actividad en el que la empresa desarrolle su función:
Empresas del sector primario: explotan los recursos naturales. Son empresas del
sector primario las agrícolas, ganaderas y mineras.
Empresas del sector secundario: realizan un proceso de transformación de unos
bienes en otros. Son empresas del sector secundario las constructoras, textiles e
industriales.
Empresas del sector terciario: ofrecen servicios. Son empresas del sector terciario
los bancos, la hostelería, el comercio y la educación, entre otras.

Según el ámbito geográfico de los mercados a los que la empresa atiende:

Locales: realizan su actividad dentro de una ciudad o pueblo.
Regionales: su marco de actuación se circunscribe a la región o comunidad
autónoma.
Nacionales: operan dentro del ámbito estatal.
Multinacionales: extienden sus actividades en dos o más países.

Según su naturaleza jurídica:

La empresa individual es una organización de capital y trabajo encaminada a la
producción de bienes o servicios ejercida por una persona sin poner bienes en
común.
En la empresa social dos o más personas se obligan a poner en común bienes para
obtener lucro. Una vez constituida e inscrita en el Registro Mercantil, la sociedad
tendrá personalidad jurídica en todos sus actos y contratos.
❖ En las sociedades personalistas, lo más importante son las personas que
forman la sociedad y la gestionan.
➢ Colectivas
➢ Comanditarias
❖ En las sociedades capitalistas, lo más importante es el capital aportado por
cada socio, independientemente de quien lo haya suministrado.
➢ Sociedades limitadas (S.L.)
➢ Sociedades anónimas (S.A.)
❖ Sociedades de interés social.
➢ Cooperativas
➢ Sociedades laborales

2. LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL

La organización de la empresa tiene por objeto estructurar sus recursos y crear

relaciones entre los elementos que la integran, asignando funciones y
responsabilidades para lograr los objetivos propuestos.
La estructura de una empresa es la forma en que están dispuestos sus elementos.
La estructura organizativa suele ser definida por el empresario, por lo que al grupo
humano que compone la empresa le suele venir impuesta.

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2.1. PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS

La organización y estructura de una compañía se asienta sobre los siguientes

principios organizativos:

★ División del trabajo: consiste en convertir un proceso complejo en tareas

individuales más pequeñas, porque se considera que, cuando un trabajo
requiere especialización, una persona no puede llevar a cabo bien todas las
tareas. Pensemos, por ejemplo, en el departamento de recursos humanos de
una empresa: habrá trabajadores que se encarguen de la selección del
personal (psicólogos), otros de las retribuciones de los trabajadores, etc.;
cada puesto del departamento tendrá asignadas unas funciones concretas.

★ Especialización: es una consecuencia de la división del trabajo. Al dividir el

trabajo, cada persona se especializa en un tipo de tareas, lo que genera
mayor productividad y eficiencia. En el ejemplo anterior, cada trabajador del
departamento de recursos humanos estará especializado en unas tareas
concretas.

★ Autoridad: es la potestad o facultad que se le otorga a una persona en una

empresa para guiar y liderar a un grupo de personas. Por ejemplo, el jefe del
departamento ejercerá la autoridad sobre todos los trabajadores que lo
componen, que, por su parte, le tendrán que rendir cuentas de su trabajo.

★ Jerarquía: es la organización de personas en una escala ordenada y

subordinada de mayor a menor responsabilidad funcional dentro de una
organización. Crea distintos niveles jerárquicos en los que se realiza y
controla el trabajo. Por ejemplo, todos los trabajadores del departamento de
recursos humanos dependen del jefe del departamento, que también
dependerá, a su vez, de un superior jerárquico.

★ Participación: es el grado en el que los trabajadores se involucran en el

desempeño de sus funciones. Por ejemplo, podemos fomentar la
participación y el compromiso de los trabajadores con la empresa teniendo en
cuenta sus puntos de vista o incluso llegando a acuerdos con ellos sobre
determinadas cuestiones que afecten a las partes (convenios colectivos).

★ Motivación: es una actitud personal que eleva el compromiso de los

trabajadores con la empresa y que, en consecuencia, puede influir en su
productividad. Para ello, los empleados tienen que sentirse a gusto
trabajando en la empresa y considerarse parte fundamental de ella. Esto se
consigue, por ejemplo, al otorgarles mayor autonomía, mayores
responsabilidades, mayores facultades, etc., o apoyándolos en sus metas
personales.

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2.2. TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Generalmente, la organización es responsabilidad de la dirección de la empresa,

que establece la estructura de esta. La dirección de las empresas puede ser
ejercida por una sola persona, por varias o por un órgano social, en función del tipo
de compañía de que se trate.

La organización puede ser de dos tipos: formal e informal.

Organización formal: es aquella que está diseñada por los responsables de la

organización para conseguir los objetivos propuestos. Muestra la estructura oficial
definida para la toma de decisión y el control.
En este tipo de organización se definen los límites de las actividades de cada
individuo, es decir, se fija la responsabilidad, la autoridad y el área de actuación de
cada individuo para que no haya interferencias con el resto de componentes de la
empresa. Por ejemplo, cuando los administrativos del departamento solicitan al jefe
de administración un aumento de sueldo.

Organización informal: es una red de relaciones personales y sociales no

establecidas por la organización formal, sino que surgen espontáneamente cuando
las personas se asocian entre sí.
Este tipo de organización nace por los intereses comunes de los grupos informales
que se forman dentro de la empresa.
Las personas se relacionan socialmente, asumen ciertos roles dentro del grupo y
crean canales informales de comunicación. Por ejemplo, cuando un empleado
celebra su cumpleaños con el resto de los compañeros de la oficina.

2.3. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

La empresa se diversifica en diferentes funciones que tienen que ser llevadas a

cabo por profesionales especializados en cada una de las materias de cada área.

Entendemos por área funcional cada una de las agrupaciones de funciones con
características similares realizadas y coordinadas por la empresa para la
consecución de los objetivos organizacionales.

El establecimiento, la organización, la coordinación, la delimitación, etc., de estas

áreas corresponden a la dirección de la empresa en el desarrollo de sus
competencias de gestión.

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Las principales áreas funcionales de las empresas son:

➢ Área de recursos humanos. Engloba todos los aspectos relacionados con

los recursos humanos disponibles, favoreciendo la motivación y evitando los
conflictos laborales.
➢ Área comercial. Lleva tanto el estudio de las necesidades del mercado como
la introducción y venta del producto o servicio.
➢ Área de aprovisionamiento. Se encarga de suministrar materias primas en
la forma más ventajosa posible para la empresa y controlar todo el proceso
de transformación de estas materias en productos finales.
➢ Área financiera. Es de su competencia la obtención y gestión de los
recursos financieros que necesita la empresa y la realización de inversiones.
➢ Área administrativa. Se ocupa de la gestión de todos los documentos
administrativos, contables, legales, etc.
➢ Área de producción. Es responsable de la creación de los productos de la
empresa. Transforma los recursos (energía, materia prima, mano de obra,
capital, información) en productos finales (bienes o servicios).

2.4. DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LA EMPRESA

La mayoría de las estructuras organizativas de las empresas se basan en la

existencia de departamentos, que pueden ser creados atendiendo a diferentes
criterios:
● Funcional: según las funciones que vayan a desarrollar.
● Territorial: según las áreas geográficas en las que actúa la empresa.
● Por productos o servicios: según los productos o servicios que ofrece la
compañía.
● Por procesos de producción: según los distintos procesos de producción de la
empresa.

La división del trabajo asigna a cada trabajador una tarea determinada, con lo que
se consigue una especialización. Con la repetición de las tareas se adquiere
pericia, eficiencia y mejora en la productividad.

El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el

funcional. Cada función es desarrollada por un determinado órgano o unidad de
gestión. El establecimiento de estos órganos o unidades de gestión (departamentos)
define la estructura orgánica de la compañía.

La departamentalización consiste en agrupar en áreas, departamentos o divisiones

diferentes actividades de la empresa con características similares, así como en
establecer relaciones entre ellos.

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Cada empresa tiene una organización y estructura concretas. Las compañías dan
más importancia a unos departamentos u otros en función de la actividad a la que
se dediquen, el tamaño que tengan y los objetivos que persigan.

Si analizamos la actividad de la empresa, se pueden distinguir las siguientes

funciones y departamentos:

Función Se encarga de… Departamento

Compras Compras, análisis de ofertas, selección de Aprovisionamiento

proveedores, almacenamiento (de materias
primas y productos)

Producción Transformación, fabricación, prestación de Producción

servicios

Ventas Ventas, estudios de mercado, estrategias de Comercialización

ventas, comisiones a vendedores, publicidad,
atención a clientes

Financiación Inversión y financiación, administración y Financiación

gestión de cobros, pagos, cuentas bancarias,
préstamos y deudores

Recursos Selección, contratación y formación del Recursos

humanos personal, retribución, becas y ayudas humanos o de
personal

Administració Documentación, registros, contabilidad, Administración

n realización de cálculos, informes, propuestas
de objetivos

Jurídico-legal Revisión de cláusulas de contratos, asesoría Staff jurídico

legal (abogados)

Diseño Diseño de producto, investigación de nuevos Técnico

materiales y aspectos técnicos de los
productos

Sanitaria Seguridad e higiene en el trabajo, control del Servicio médico

absentismo laboral y bajas médicas (staff)

2.5. ORGANIGRAMAS

Cualquier organización necesita, para cumplir sus objetivos, de unos principios de

autoridad y jerarquía que planifiquen y controlen sus funciones, además de los de
división del trabajo y especialización.

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Esta estructura de autoridad y las obligaciones de ejecución y responsabilidad de
cada nivel se presentan por medio de unos modelos de organización. Estos
modelos de organización se representan visualmente a través de organigramas.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de

una empresa o entidad pública.

En un organigrama podemos definir los siguientes elementos:

➢ Nombre del departamento, funciones, puestos de trabajo y nombre y cargo

del responsable de la sección.
➢ Flujos de comunicación o transmisión de datos.
➢ Relaciones jerárquicas.

Por tanto, tienen una doble finalidad: desempeñan un papel informativo, pero
también contienen todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de
jerarquía y la relación entre ellos.

En función del tipo de organización que tenga cada empresa, podemos diferenciar
tres tipos de organización:

➢ Organización jerárquica: la autoridad está centralizada y se ejerce directa y

únicamente del superior al subordinado. Las líneas de comunicación son
estrictas.

Ejemplo: la estructura militar es un ejemplo de este tipo de

organización: el general ordena al coronel; este al comandante, y así
sucesivamente hasta llegar a los soldados.

➢ Organización funcional: los subordinados tienen varios jefes que están

especializados en diferentes funciones y dictan órdenes e instrucciones en su
campo de referencia.

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 Ejemplo: este tipo de organización es más frecuente en niveles de alta
dirección. Por ejemplo, dentro del departamento de marketing puede haber
una sección de investigación de mercados, otra de publicidad, otra de
promoción, etc.

➢ Organización mixta o jerárquico-funcional: tiene una estructura central

jerárquica con mayor especialización que se articula en unidades de apoyo
competentes denominadas staff.

Ejemplo: las asesorías y médicas y los departamentos de investigación

son algunos ejemplos de staff.

3. LA FUNCIÓN DIRECTIVA
Dentro de la empresa podemos distinguir tres niveles de decisión o de dirección:
● Alta dirección - Altos cargos: planifican a largo plazo y sus decisiones afectan
a toda la empresa. Supervisan el funcionamiento global de la compañía.
● Nivel intermedio - Jefes de departamento: ejecutan y controlan la
planificación general. Concretan la planificación general y las directrices de la

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 alta dirección en planes más específicos. Coordinan y supervisan la dirección
operativa.
● Nivel operativo o de gestión - Jefes de sección: son los responsables de
asignar funciones y supervisar los resultados de las tareas rutinarias de los
trabajadores. Ejecutan y controlan todos los procedimientos.

3.1. EL LIDERAZGO. CUALIDADES Y CAPACIDADES

En todas las empresas hay personas que sobresalen del resto: los líderes.
Líderes pueden ser el director general de la empresa, el responsable de recursos
humanos, etc.
El liderazgo no entiende de rango dentro de la compañía, sino del buen hacer, del
cumplimiento de objetivos marcados y de una personalidad que hace que el resto de
las personas lo sigan.

El liderazgo es la capacidad que tienen ciertos individuos de influir, motivar,

organizar y llevar a cabo acciones para lograr sus fines y objetivos, involucrando y
motivando a personas y grupos.

El líder tiene la misión de motivar a los individuos para que unan al grupo, para que
se identifiquen con sus objetivos y para que trabajen en equipo a fin de
conseguirlos.

Las capacidades y cualidades básicas que debe tener un líder son las siguientes:

Capacidades:
● Comunicación: saber escuchar y comprender y tener la capacidad de
exponer tus ideas.
● Cooperación: ser capaz de generar relaciones de alta confianza.

Cualidades:
● Madurez: buscar un equilibrio entre la autoconfianza y el respeto a los demás
y, por tanto, entre los intereses propios y los de los demás.
● Integridad: mantener los compromisos, tratar a todos los subordinados por
igual, evitar la comunicación desleal, etc.
● Inteligencia emocional: tener la capacidad de percibir, expresar, comprender y
gestionar las emociones.
● Credibilidad: mostrar confianza en las personas y en su profesión. La
credibilidad está relacionada con el éxito social, profesional y personal.
● Entusiasmo: tomar la iniciativa, disfrutar con el trabajo, creer en lo que haces
y comprometerte.

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3.2. ESTILOS DE DIRECCIÓN

En función de las capacidades y cualidades que posean y cómo se utilicen,

podemos distinguir distintos estilos de dirección. Destacamos tres:
❖ Estilo autoritario: el directivo decide y ordena sin consultar con sus
subordinados. Los empleados se limitan a obedecer. El grado de autoridad es
muy elevado.
❖ Estilo participativo: los subordinados participan de forma cooperativa en las
decisiones. El directivo mantiene un equilibrio entre la autoridad y la libertad
de sus empleados.
❖ Estilo permisivo: los empleados desarrollan libremente su trabajo, tomando
sus propias decisiones, dentro de unos límites definidos por el directivo. El
grado de autoridad es bajo.

3.3. TEORÍAS SOBRE LOS ESTILOS DE DIRECCIÓN

Han surgido numerosas teorías acerca de los estilos de dirección, de las cuales la
de Douglas McGregor es una de las que más repercusión han tenido.
Según esta teoría sobre los estilos de dirección, la actitud que los directivos
mantienen hacia los empleados depende del modo en que los ven. De acuerdo con
McGregor, unos líderes basan su actuación en lo que él denomina teoría X, mientras
que otros adoptan la teoría Y.
Por otro lado, de la cultura japonesa surgió la teoría Z. El éxito económico japonés
atrajo mucho la atención sobre estas ideas.
El modo en que el directivo ve a sus empleados condiciona su propia conducta
hacia ellos, y esa actitud influye en el comportamiento de los empleados.

TEORÍA X
El directivo tiene la siguiente concepción de sus subordinados:
Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, por tanto,
trabajan lo menos posible.
No tienen ambición, por lo que no quieren responsabilidades.
Prefieren recibir órdenes.
No quieren cambios y prefieren los métodos conocidos.
Necesitan que se los presione.

Los directivos que tengan esta concepción de sus subordinados los dirigirán con un
estilo de liderazgo autoritario, pues de otra manera no se lograrían los objetivos
propuestos.

TEORÍA Y
El directivo ve a sus empleados como personas que:
Quieren trabajar porque el trabajo los estimula y los ayuda a realizarse.

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Creen que la energía que se desprende con el trabajo es tan natural como la que
surge con el juego y el deporte.
Tienen ambición, imaginación y creatividad.
Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

Los directivos que tengan esta visión de sus subordinados ejercerán un liderazgo de
estilo participativo o permisivo.

TEORÍA Z
Principios de la teoría Z:
Compromiso de empleo para toda la vida. Un nuevo empleado permanecerá en la
empresa hasta que se retire.
Lentitud en la evaluación y promoción. Las evaluaciones del personal son muy
largas y la promoción lenta.
Consenso en la toma de decisiones. Los empleados participan y se involucran en
las decisiones que los afectan.
Responsabilidad colectiva. La responsabilidad del éxito o el fracaso de la
organización la comparte todo el grupo.
Control informal e implícito. Dentro de la organización no cabe esperar que los
empleados jóvenes manifiesten su desacuerdo o se rebelen contra sus superiores.
Total cuidado de los empleados. La empresa financia actividades sociales,
vacaciones en grupo, etc.

4. LA INFORMACIÓN EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL

Dentro de la empresa, la información es un elemento de vital importancia para la

toma de decisiones. Constituye un recurso muy valioso. Disponer de la información
que necesitamos en el momento justo y poder utilizarla de muchas formas distintas
puede suponer una gran ventaja competitiva.
La fiabilidad de las decisiones tomadas en la empresa está en función de la cantidad
y calidad de la información disponible.

4.1. SISTEMA DE INFORMACIÓN

Para que cada miembro de la empresa lleve a cabo sus tareas adecuadamente, se
tiene que establecer un sistema que ordene los flujos de información, los datos y los
mensajes que se quiere que circulen por el sistema.
Un sistema de información es el método de gestión de la información que, mediante
la colaboración entre personas, tecnologías y procedimientos, sirve para apoyar en
la toma de decisiones.
El sistema de información de una empresa está integrado por tres componentes: los
usuarios, la información y los elementos de soporte.

➢ Usuarios: son las personas que reciben y comunican la información.

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 ➢ Información: son los datos estructurados de manera que tengan un
significado para los usuarios.
➢ Soporte: son los medios técnicos utilizados para almacenar, procesar y
comunicar la información. Se distingue entre los equipos (hardware) y los
programas de tratamiento de la información (software).

Los sistemas de información se encargan de:

❖ Proporcionar, facilitar y ejecutar procesos de información repetitivos que se

realizan manualmente.
❖ Dar información y datos para ayudar a la toma de decisiones.
❖ Facilitar relaciones recíprocas entre los usuarios.

4.2. FLUJO DE INFORMACIÓN INTERNA

El flujo de información dentro de una empresa se refiere al movimiento de

instrucciones y comunicaciones entre sus miembros: empleados, directivos, clientes,
etc. Así pues, podemos considerar la estructura organizativa de una empresa como
un diseño de flujos de información y relaciones dentro del grupo de seres humanos.

El flujo de información es el proceso de intercambio de información entre los

miembros de una empresa.

Este flujo de información debe ser lo más fluido y eficaz posible. Los factores que lo
condicionan son:

● La definición de las responsabilidades.

● El nivel de interdependencia.
● La armonización de los objetivos.

La comunicación efectiva en las organizaciones es fundamental para que las

decisiones y las instrucciones de trabajo sean comprendidas por quienes las han de
ejecutar. Pero también es un elemento clave en la motivación y la satisfacción de los
miembros de la empresa.

4.3. LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Todas las empresas disponen de información valiosa que deben proteger y a la que
no conviene que cualquiera pueda acceder. La información de índole comercial,
como datos de clientes o proveedores, o referente a un proceso de fabricación
exclusivo puede interesar a la competencia y ha de ser protegida.

La información confidencial es aquella que se quiere proteger y cuyo acceso solo

está permitido a algunas personas autorizadas.

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Para que la información mantenga su valor y no pierda su carácter confidencial, es
fundamental que la empresa tenga establecidas normas internas para su protección:

● Restringir la información únicamente al personal que deba conocerla.

● Establecer cláusulas de confidencialidad para evitar la pérdida de
información confidencial en los casos en que los empleados que manejan
información de ese tipo cambian de empleo a otra empresa del mismo sector.

Cuando las empresas tienen la necesidad de compartir información confidencial con

otras empresas, pero no quieren que esta información secreta se propague y llegue
a oídos de la competencia, suele firmarse un acuerdo de confidencialidad o de no
divulgación. Por ejemplo, si un fabricante tiene que someter un nuevo producto a
pruebas especializadas y no desea que los competidores conozcan los detalles, la
solución puede consistir en hacer firmar un acuerdo de confidencialidad a la
empresa que se encargará de la realización de las pruebas.

5. LA COMUNICACIÓN EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL

Es habitual confundir comunicación con información, porque son dos conceptos

interconectados que no son fáciles de distinguir.

Mientras que la información es la acción y el efecto de dar a alguien una noticia o un

informe con la finalidad de aumentar su conocimiento sobre algo, la comunicación
es un proceso en el que dos o más personas se relacionan con el fin de transmitir,
compartir o intercambiar información.

La comunicación actúa tanto en dirección de ida como de vuelta: una persona emite
un mensaje y la otra lo recibe, lo hace suyo y reacciona transmitiendo al emisor
inicial la respuesta. En cambio, la información actúa en una única dirección, como
ocurre, por ejemplo, cuando vemos un anuncio en televisión o leemos un libro o un
periódico.
En líneas generales, la diferencia fundamental entre información y comunicación
reside en la respuesta del interlocutor (feedback); mientras que la información no
precisa feedback, la comunicación, para poder seguir estableciéndose, sí.
Los procesos de comunicación son herramientas sociales que permiten la
interacción humana.

5.1. COMUNICACIÓN INTERNA

Las personas que forman parte de una empresa (empleados, propietarios,

directivos…) deben estar en continua comunicación para poder contrastar ideas,
opiniones, tomar decisiones, etc.

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Dentro de una empresa se pueden diferencias la comunicación externa e interna:

● Comunicación externa: son los procesos de comunicación que se producen

entre la empresa y todas las personas y entidades ajenas a la organización.

● Comunicación interna: se produce entre los departamentos y entre los

miembros de la propia estructura organizativa de la empresa.

El objetivo principal de la comunicación interna es conseguir una buena relación y

motivación entre los miembros de la empresa.

La comunicación interna se desarrolla a través de canales formales e informales.

➢ Canales formales u oficiales: son los establecidos de forma deliberada por la

política de comunicación de la empresa.

➢ Canales informales: son aquellos por los que circula la información entre las
personas y los departamentos de manera informal.

5.2. LOS RUMORES DENTRO DE LA EMPRESA

Los rumores son especulaciones que se intentan dar por ciertas y que se
transmiten de persona a persona, habitualmente de forma oral, sin que existan
datos para comprobar su veracidad.

Los rumores en la empresa pueden ser ocasionados por motivos tanto personales
como de tipo empresarial; en cualquier caso, la compañía debe contrarrestar en la
medida de lo posible las consecuencias negativas de su propagación. Para ello, ha
de comunicar y ser transparente, y, si no puede evitarlos, puede servirse de ellos
para identificar qué le preocupa a sus empleados.

● Empresarial: pueden deberse a que una empresa esté atravesando una

época de cambios, como fusiones, traslados, etc. En estas circunstancias es
mucho más fácil que un rumor prospere si la organización no ofrece una
información clara y transparente.

● Personal: suelen surgir en la cafetería, el comedor o cualquier lugar de uso

común, sin necesidad de que la empresa esté pasando por ninguna
circunstancia anormal.

Aunque es imposible eludir totalmente los rumores, es posible prevenirlos y

disminuir su difusión en gran parte. Para ello es imprescindible analizar las causas
del rumor y llevar a cabo acciones en función de ellas.

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6. COMUNICACIÓN EXTERNA E IMAGEN CORPORATIVA

La comunicación externa, como vimos en el epígrafe anterior, es aquella que se

produce entre la empresa y las personas y entidades ajenas o externas a la
organización. Pero, para llevarla a cabo, es necesario establecer unos objetivos
claros y definidos.

6.1. ACCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

La comunicación externa tiene como objetivo principal crear una buena imagen
corporativa de la empresa y dar a conocer los productos a sus clientes. A fin de que
la compañía consiga estos y otros objetivos establecidos, debe organizar un plan de
comunicación que coordine estas actividades:

❖ Publicidad: comunicación a través de medios masivos (televisión, radio,

prensa, etc.) cuya finalidad es transmitir información para persuadir o
convencer al público y cambiar sus hábitos de consumo.

❖ Relaciones públicas: conjunto de actividades de comunicación que una

empresa lleva a cabo para crear una imagen positiva de sí misma y sus
productos.

❖ Venta personal: comunicación cara a cara con el cliente, mediante técnicas

de comunicación presencial, para provocar en ellos el deseo de compra.

❖ Marketing: propuesta de venta de un producto a través del correo, del

teléfono o de internet.

❖ Promoción de ventas: actividades que pretenden estimular las ventas a corto

plazo mediante incentivo económico (regalos, descuentos, etc.).

6.2. LA IMAGEN Y LA CULTURA CORPORATIVA DE LA EMPRESA

La imagen corporativa de una empresa es la concepción psicológica que tenemos

de una entidad en concreto; es decir, si una empresa nos parece buena, mala, si
tiene una correcta atención al cliente o si nos desesperamos cada vez que
llamamos para pedir una cita, etc.

En la actualidad, la imagen que transmite una empresa es uno de los factores

fundamentales en las decisiones de sus clientes, proveedores, entidades
financieras, etc. Constituye un elemento diferenciador de la competencia que, por lo

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tanto, permite que la empresa se posicione en la mente de los clientes y agentes
externos.

La imagen corporativa se define como la percepción que el público externo tiene

de la empresa y que la asocian a determinados valores que la compañía pretende
representar.
Para conseguir una buena imagen corporativa, es necesario combinar dos
conceptos:

Actitud de los componentes de la entidad + Identidad visual = Imagen

corporativa

La identidad visual corporativa es la representación visual de una organización e

incluye su logo, diseño, tipografía y colores. Refleja la filosofía y los valores de la
organización.

La creación de una imagen corporativa es labor de los expertos en relaciones

públicas y debe estar de acuerdo con el posicionamiento del producto en la empresa
y de la marca. Dicha imagen se diseña para que la compañía resulte atractiva al
público y facilite las ventas del producto a través de campañas de comunicación,
páginas web, redes sociales
y otras formas de promoción.

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