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EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

Auditoria Operativa
Periodo Enero a diciembre de 2020
MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza del trabajo.

El objetivo del presente trabajo de auditoria operativa es el expresar una opinión
independiente sobre el desempeño de todas las actividades operativas críticas y
débiles identificadas en el proceso de evaluación del sistema de control interno
de la Empresa MULTINACIONAL S.A. a fin de:

 Determinar los planes proyectados y los resultados obtenidos.

 Examinar debilidades aparentes.

 Informar de las deficiencias observadas.

 Informas de las observaciones encontradas.

 Emitir conclusiones.

 Formular recomendaciones.

1,2 principales responsabilidades a nivel de informes.

La responsabilidad de la firma de auditoria es la de emitir un informe de auditoría
operativa con los resultados de la evaluación de los anteriores aspectos,
determinando si los mismos fueron planificados y ejecutados con eficacia,
eficiencia y economía.

1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el

alcance del trabajo (si las hubiera).
El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y operaciones de la
Empresa MULTINACIONAL S.A. por el periodo comprendido entre ENERO a
DICIEMBRE de 2020.

1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo

del trabajo.
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 Normas de auditoria operativa

 Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso

de auditoria

1.5 Actividades y fechas de mayor importancia.

La presentación del informe de auditoría operativa se efectuará en los plazos
establecidos en la planificación operativa con los ajustes correspondientes.
 El trabajo de auditoria se desarrollará a partir del 02 de enero de 2021
con un presupuesto de 30 días hábiles y la participación de un equipo
conformado por un Gerente de Auditoria, Un supervisor y dos auditores
asistentes.
 La fecha fijada para la entrega a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la
entidad es el 15 de febrero de 2021.

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA

ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES
2.1 Estructura patrimonial, organizativa y marco legal de la entidad
N° PRECIO U. %
SOCIO ACCIONES Bs PARTICIPACIÓN IMPORTE
Bs

Jorge Strauss. 20.000 1.000 79 20.000.000

Freddy Romero. 2.500 1.000 10 2.500.000

Herlan Steinmbach 2.742 1.000 11 2.742.000

TOTAL 25.242 100 25.242.000

2.2 Principales productos o servicios

Su actividad a la que se dedica es la fábrica de productos de acero e insumos.

2.3 Principales productos o políticas de mercadeo

Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a
clientes extranjeros y nacionales, tanto al crédito como al contado. No existen
intermediarios en la venta de los productos.
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2.4 Métodos de operación

Los métodos de operación más usuales se refieren al proceso productivo,
utilizando maquinaria y tecnología moderna, de última generación, contando con
un equipo propio de técnicos, encargados del proceso productivo y operativo de
la empresa.

2.5 Políticas de compra y venta

Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a
clientes extranjeros y nacionales, tanto al crédito como al contado. No existen
intermediarios en la venta de los productos.

2.6 Principales clientes y proveedores

Los proveedores principales de materia prima
 Nacionales
 internacionales

2.7 Principales fuentes de generación de recursos

Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen
principalmente de las ventas y los prestamos obtenidos del sistema bancario
nacional. A su vez, estos recursos son aplicados en la importación de materias
primas e insumos

2.8 Estructura gerencial

Gerente General

Gerente de
Gerente de Gerente de
Administración
Comercialización Producción
y Finanzas
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3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD

4. SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE

AREA DE PRODUCCIÓN PRODUCTO A

De la revisión efectuada a las operaciones y actividades en el

Área de Producción del Producto A, durante las gestiones
2019 y 2020, identificamos la existencia de la siguiente
información:

a. Los niveles de producción de este producto, proyectados y ejecutados durante

la gestión 2019 y 2020 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Según la Entidad) (Según Auditoria)
2019 Kg. 2.880.000 3.000.000
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2020 Kg. 1.740.000 1.600.000

b. Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los realmente
ejecutados, para las gestiones 2019 y 2020 fueron los siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL

(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTIO UNIDA COSTO Y COSTO COSTO Y COST
N D CANTIDA STANDAR CANTIDAD O
D D REAL
2019 Bs. 5.040.000 1,75 5.175.00 1,735
Kg. 2.880.000 Bs/Kg. 0 Bs/Kg.
3.000.00
0
2020 Bs. 2.610.000 1,50 2.640.00 1,65
Kg. 1.740.000 Bs/Kg. 0 Bs/Kg.
1.600.00
0

c. Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas insumidas para
alcanzar ese nivel de producción, así como la productividad Standard definida
por la entidad, para las gestiones 2019 y 2020 fueron los siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS

(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTI UNIDA PRODUCCI PRODUCTIVID PRODUCCI PRODUCTIVID
ON D ON AD ON AD REAL
INSUMOS ESTANDAR INSUMOS
2019 Kg 2.880.000 7,20 3.000.000 7.79
. 400.000 385.000
Hrs
.
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2020 Kg 1.740.000 5,80 1.600.000 5.55

. 300.000 288.000
Hrs
.

Del periodo 2019 a 2020, la empresa tuvo una disminución de las cantidades
producidas y en el número de horas/hombre necesarias para esos niveles de
producción.

Esta disminución se debió principalmente a que los proveedores extranjeros de

materia prima, disminuyeron la oferta de los insumos, por razones de expansión
de sus mercados en otros países.

Al respecto, la Empresa Multinacional realiza las compras de insumos a estos

proveedores, solo a través de órdenes de pedido vía Fax, con confirmación
escrita posterior.

De la investigación efectuada al mercado nacional de proveedores, se identificó

la existencia de industrias que producen los insumos, sobre los cuales la entidad
no efectuó ningún análisis sobre la calidad de los mismos, precios y condiciones
de oferta.

De la consulta efectuada a los responsables del área de Producción y revisión al

archivo cronológico de correspondencia remitida y recibida, se tiene información
de que tales situaciones de disminución fueron advertidas a las áreas de
Almacenes, Contrataciones y compra de insumos, en forma verbal sin
constancia por escrito, cuyos responsables manifestaron desconocimiento de
las mismas

Una vez resumidos los aspectos observados, se puso en conocimiento de los

responsables de las áreas de producción, almacenes y contrataciones, quienes
estuvieron de acuerdo con los mismos, manifestando su predisposición para subsanar
las observaciones y evitar su repetición en el futuro.

2.2 AREA DE ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTO B

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De la revisión efectuada a los procesos de empaquetado

del Producto B, correspondientes a los doce meses de la
gestión 2020, identificamos la siguiente información:

a. Los niveles de producción del producto B, proyectados y ejecutados

durante la gestión 2019 y 2020 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Según la Entidad ) (Según Auditoria )
2019 Kg. 1.440 .000 1.4 00.000
2020 Kg. 962. 000 962 .000

b. Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los realmente
ejecutados del Producto B, para las gestiones 2019 y 2020 fueron los siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL

(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTIO UNIDA COSTO Y COSTO COSTO Y COST
N D CANTIDA STANDAR CANTIDA O
D D D REAL
2019 Bs. 6.300.00 4,50 6.860.00 4,90
Kg. 0 Bs/Kg. 0 Bs/Kg.
1.400.00 1.400.00
0 0
2020 Bs. 4.810.000 5,00 5.194.800 5,40
Kg. 962.000 Bs/Kg. 962.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas insumidas para
alcanzar ese nivel de producción, así como la productividad Standard definida
por la entidad del Producto B, para las gestiones 2019 y 2020 fueron los
siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS

(Según Auditoria)
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(Según la Entidad)

GESTIO UNIDA PRODUCCIO PRODUCTIVIDA PRODUCCIO PRODUCTIVIDA

N D N INSUMOS D ESTANDAR N INSUMOS D REAL

2019 Kg 1.400.000 4,00 1.424.500 3.70

. 350.000 385.000
Hr
s.

2020 Kg 962.00 2,96 691.200 2.40

. 0 288.000
Hr 325.00
s. 0

d. La empresa estaba sufriendo una cuantiosa pérdida mensual en el

empaquetado de este producto terminado.

e. Después de examinar las operaciones de recepción de la materia prima en

almacenes, se revisó las operaciones de procesamiento, incluyendo el peso del
producto terminado en paquetes.

f. El peso de cada paquete examinado indicaba, que excedían, en promedio en un

kilo al peso garantizado de cada uno que era de 25 Kilos. Una vez ampliadas las
pruebas al total de las mercaderías disponibles para la venta, se reveló que esta
falla era común en todo el lote.

g. Al profundizarse el examen se verifico que la maquinaria utilizada para el

pesado y empaquetado del producto B, no estaba debidamente calibrada, como
era norma en le empresa.
h. El encargado de Almacenes, comunicó en forma escrita al Jefe Administrativo
en fecha 18/05/X2, que de acuerdo a normas técnicas aprobadas, los aparatos
para el pesado y empaquetado debían ser calibrados y garantizados cada tres
meses, para lo cual solicito la contratación de personal especializado para tal
labor, procedimiento que no fue cumplido en la empresa. Los registros de
control señalan como última fecha de verificación y control el 02/01/X2.
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En reunión con el jefe Administrativo, nos expresó que no recordaba esta nota y
después de una búsqueda entre los documentos archivados, manifestó el
extravío de dicha nota, argumentando tener mucha carga de trabajo. Consultado
respecto de sí este olvido tendría algún efecto negativo en el funcionamiento de
los aparatos para el pesado y embolsado, manifestó no tendría fallas
importantes y en todo caso serán unos cuantos Kilos más o menos.

i) Profundizando en el análisis establecimos que las ventas del Producto B,

correspondientes a la gestión 2020, según los reportes contables fueron las
siguientes.

MES UNIDAD TOTAL CONTENIDO TOTAL

PAQUETES Kg. Kg.

Enero Paq. 3.000 25 75.000

Febrero Paq. 3.000 25 75.000

Marzo Paq. 3.000 25 75.000

Abril Paq. 3.000 25 75.000

Mayo Paq. 3.000 25 75.000

Junio Paq. 3.500 25 87.500

Julio Paq. 3.000 25 75.000

Agosto Paq. 3.000 25 75.000

Septiembre Paq. 3.000 25 75.000

Octubre Paq. 3.000 25 75.000

Noviembre Paq. 3.000 25 75.000

Diciembre Paq. 3.500 25 87.500

TOTAL 37.000 925.000

j) Con referencia al inventario final de productos terminados al 30/06/X2, debemos

señalar que éste tuvo que ser practicado nuevamente por las fallas detectadas,
estando al presente en proceso de copiado, para su incorporación a los estados
contables.

k) El precio de venta que no se modificó desde enero 2020, es de Bs 10 el Kilo.

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l) El Gerente de la empresa expresó su profunda preocupación por los resultados

que reveló nuestro examen, señalando su conformidad con las
recomendaciones sugeridas.

5. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de
planificación de la auditoria identifico operaciones críticas y debilidades en las
siguientes áreas de la entidad:
 Área de producción del Producto A.
 área de almacén de productos terminados Producto B.

6. AMBIENTE DE CONTROL
De la revisión adicional al ambiente de control vigente en la entidad,
identificamos los siguientes aspectos:
 La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el año
1990.
 Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las principales
operaciones, los cuales, si bien fueron debidamente aprobadas, no se
cumplen en las operaciones que los regulan.
 El personal de la entidad no fue contratado a través de exámenes de
competencia o concurso de méritos. Debido a la inexistencia de un
manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional del personal
es pertinente al cargo desempeñado, por lo que tampoco se conoce si
la asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del
personal es adecuada.
 En los niveles productivos y de planificación se manejan definición de
objetivos, metas e indicadores de rendimiento, los cuales no están
debidamente documentados.