INFORME TÉCNICO:
"Implementar los programas específicos de
normalización de formas y formularios electrónicos y
programa de gestión de documentos electrónicos de
archivo contemplandola administración y Secretaría
almacenamiento de versiones" General
Grupo de
Gestión
Documental
1. INTRODUCCIÓN
Para el Ministerio de Justicia y del Derecho, es fundamental garantizar el acceso a la información, toda vez que
la información que produce y gestiona en el ejercicio de sus funciones, es de vital importancia para la memoria
del país. Por lo cual, teniendo en cuenta que dicha información se produce de manera electrónica, es
imprescindible la implementación del Sistema Integrado de Conservación, a través del cual se desarrollan
actividades encaminadas a la preservación de los documentos electrónicos de archivo.
La preservación a largo plazo según el decreto 1080 de 20151 está definida como el “conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”. Es por esto, que el MJD está en la
obligación de dar cumplimiento a la normatividad archivística en la materia, lo cual ha venido implementando elGrupo de
Gestión Documental desde el año 2020, a través del desarrollo de diferentes estrategias de preservación digital.
2. OBJETO DEL INFORME
Describir las actividades de implementación de los programas específicos de normalización de formas y
formularios electrónicos y programa de gestión de documentos electrónicos de archivo contemplando la
administración y almacenamiento de versiones.
3. CONTENIDO
En marco de la implementación del Programa de Gestion Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho,
en relación del Capítulo “PROGRAMAS ESPECÍFICOS”, el Grupo de Gestion Documental, viene adelantando
las siguientes actividades:
3.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
Objetivo. Identificar y normalizar la producción de las formas y formularios electrónicos empleados en el
Ministerio de Justicia y del Derecho.
Actividades de implementación: Los contratistas Fredy Rincon y Javier Ruiz adelantaron las siguientes actividades:
A partir de las Tablas de Retención Documental aprobadas el 15 de octubre de 2020, se realizo la identificación
de los tipos documentales de cada una de las series, los cuales fueron asociados a un formato o plantilla
evidenciada en el Sistema de Gestion de la entidad: encontrando los siguientes resultados:
ITEM CANTIDAD
Series 52
Subseries 291
Tipos documentales 1.032
No se evidencia formato 299
Tipos documentales con formato asociado 733
Algunos de los formatos son específicos para un tipo documental, tal es el caso de las actas de
transferencias documentales o las resoluciones, así mismo existen otros que son transversales para varias
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Decreto 1080 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
series ejemplo de ello las listas de asistencia.
Por otro lado, algunos formatos están alojados en el SGDEA, por ejemplo, las comunicaciones externas o
internas, es decir el sistema de información los crea, por lo cual estos no están integrados en el SIG.
Se evidencio que existe una gran cantidad de formatos que no se pudieron asociar a una serie documental,
ejemplo de ello no se encontró una platilla para la elaboración de un informe, por lo cual para 87 tipos
documentales que corresponden a informes no cuentan con una plantilla para su elaboración.
3.2. Programa de gestión de documentos electrónicos
Objetivo. Brindar directrices para normalizar las operaciones de la gestión electrónica de documentos en el
Ministerio de Justicia y del Derecho a partir del uso de tecnologías de la información.
Actividades de implementación:
El Ministerio cuenta con un programa de gestión de documentos electrónicos de archivo que contempla la
administración y almacenamiento de versiones: la versión estándar CORE denominado SGDEA, en el ministerio
permite el almacenamiento de versiones de documentos electrónicos.
Este sistema de información cuenta con un nivel de madurez respecto al cumplimiento de requisitos funcionales
y no funcionales del 79.21%, por lo cual, el Ministerio de Justicia y del Derecho, deberá orientar sus esfuerzos
a incrementar el nivel de funcionalidad del SGDEA, a fin de lograr un nivel de maduración igual o superior al
90% en materia de documento electrónico.
4. CONCLUSIONES
El Ministerio ha venido implementando estos dos programas específicos, sin embargo, es importante el diseño
de formas y formularios para la totalidad de los tipos documentales, con el fin de normalizar la producción
documental.
5. ANEXOS
Anexo 1. IDENTIFICACIÓN DE FORMATOS POR TIPO DOCUMENTAL.
INFORME TÉCNICO
Elaborado por Revisada por Aprobada por Fecha
Diana Paola Alfonso Aycardo Miguel Velaides Aycardo Miguel Velaides
Elaboración julio de 2022
Pulido Navarro Navarro
