¿QUÉ ES
ACCESS?
Introducción
DESCRIPCIÓN
Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos relacionales que corre
en sistema operativo indows y que fue desarrollado por Microsoft Corporation.
Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una computadora o
también funciona como una base de datos multiusuario en una red local.
Este sistema funciona muy diferente a la hoja de cálculo Microsoft Excel. La primera gran
diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipo de valor en una celda y
en Access se debe definir primero la estructura de la tabla y el tipo de datos a almacenar
en cada columna. La segunda gran diferencia entre estos dos software, es que en Excel la
información está presentada como en un póster, es decir, en una gran tabla plana, en
cambio en Access la información está distribuida como en un rompecabezas, en diferentes
tablas relacionadas entre sí.
ESTRUCTURA 1. Tabla. Es un objeto para almacenar información en filas. Esta es la base de las aplicaciones de Access. Aquí se
debe definir la estructura de la información.
2. Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en lenguaje SQL (Structure Query
Language).
3. Formulario. Se trata de un objeto diseñado para capturar y confirmar información en una pantalla
amigable con el usuario.
4. Informe. Una manera de extraer la información de la base de datos de forma ejecutiva y en un formato de
impresión.
5. Página. Un objeto recientemente añadido. Con este objeto es posible utilizar una base de datos a través de la
web.
6. Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas hacer mediante la ayuda de un
asistente en un ambiente amigable
Módulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero directamente en lenguaje Visual Basic.
7.
Para usuarios avanzados.
VENTAJAS DEL AMBIENTE ACCESS
Presenta una interfase standard con los demás Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser
software de Microsoft. Sobresale la fácil desarrollados fácilmente aún para aquellos que
manipulación con el mouse. no tengan experiencia en programación.
Construcción con asistentes. Access presenta Generación automática de documentos e
una gran cantidad de asistentes con los cuales informes.
puedes construir tu base de datos de una Podemos generar nuestra base de datos como
manera muy fácil. un pequeño programa muy amigable para
Formulación automática de SQL con las aquellos que solo capturan información y que
consultas, en una interfase muy fácil que no están familiarizados con Access. Esto se
permite manejar la información de una manera hace a través de ventanas y botones creados
sencilla y rápida. con el objeto Formulario.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Al crear una nueva base de datos, Access presenta varias opciones:
- Base de datos. Crear una base de datos en blanco, sin ningún objeto.
- Página de acceso a datos. Diseñar una página para el acceso desde Internet.
- Proyecto (base de datos nueva o existente). Es un nuevo formato de
archivo de Access (.adp) y fue creado básicamente para manejar bases de
datos en una red local multiusuarios.
- Bases de datos preestablecidas:
o Administración de contactos
o Administración de llamadas
o Administración de actividades
o Control de activos
o Control de inventario
o Gastos
o introducción de pedidos
o Libro mayor
o Programación de recursos
o Tiempo y facturación
TABLA
Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido específico en una tabla de dos
dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas.
La columna (campo) es una colección de datos con la misma categoría y con el mismo tipo
de datos. La fila (registro) es una colección de datos de cada columna.
Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmente numéricos. En
el ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS están relacionadas por el
campo CLAVE ESPECIE.
De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente o
descendentemente, los registros se ordenarán de acuerdo al campo seleccionado pero no
perderán la relación que tienen con los datos de las demás columnas.
Esta es otra diferencia con Excel.
PASOS PARA CREAR UNA TABLA
En general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos
marcados.
Sin embargo, puedes iniciar a capturar información después del
paso 3 en algunas tablas, además de que otra manera de crear
una tabla es la importación de tablas prediseñadas en otros
formatos (por ejemplo, en Excel).
DEFINICIÓN DE UN CAMPO
La estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta
vista nos solicita información sobre:
Nombre del campo. Define el nombre de las columnas.
Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a
almacenar en el campo.
Descripción. Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción
puede ser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado
TIPO DE DATOS
Texto corto. Textos y números que no requieran cálculos.
Tamaño: 255 caracteres. Hipervínculo. Utilizado para crear un vínculo con otras
Texto largo. Textos y números que no requieran cálculos. aplicaciones, es decir, para que desde ACCESS puedas abrir
Tamaño: 65,535 caracteres. algún otro archivo desde otra aplicación.
Número. Sólo datos numéricos y permite hacer cálculos Datos adjuntos : Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja
matemáticos. En resumen los tipos Byte , Entero y Entero de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los
largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos registros de la base de datos de forma similar a como adjunta
Simple , Doble y Decimal permiten decimales archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de
Fecha/hora. Sólo permite fechas y horas. Desde el año 100 datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de
hasta el 9999. tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de
Moneda. Evita redondeo en cálculos. Se permiten 15 decimales. manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de
Autonumeración. Números secuenciales exclusivos (con bits del archivo original.
incremento de una unidad) o números aleatorios que se Calculado : Un campo calculado es un campo cuyo valor es
insertan automáticamente cuando se agrega un registro. resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza
Si/no. Contiene sólo uno de dos valores posibles, Sí/No,
utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo
Verdadero/Falso.
Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de
Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad
Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, en una línea de pedido
sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas, Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir
que se pueden incrustar en una tabla de Access. un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el
empleo de un cuadro combinado.
REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOS
En Microsoft Access, los nombres de los campos:
Pueden tener hasta 64 caracteres.
Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y
caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el
acento grave (´) y corchetes ([ ]).
No pueden comenzar por un espacio en blanco.
No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o
procedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.
DEFINICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO
Los atributos de cada campo son definidos por la propiedad del campo. El contenido
de la propiedad del campo es diferente de acuerdo al tipo de datos del campo.
CLAVE PRINCIPAL
La clave principal es un campo el cual es definido como tal para identificar con datos únicos a
cada registro de una tabla. Una vez que la clave principal es definida, la combinación o relación
de múltiples tablas llega a ser posible, es decir, si no tenemos definida una clave principal en
cada una de nuestras tablas, éstas no podrán relacionarse entre sí. En estas relaciones, la clave
principal sirve para indicar claramente qué registro de la tabla A está relacionado con qué
registro de la tabla B.
Entonces, la clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada registro de una
tabla con un valor único e irrepetible en la tabla, de esta manera cada registro estará
plenamente identificado.
