20/07/2018
El Contrato
NEC3 para Villa
María del
Triunfo (VMT)
Modulo 4 – Pago, KPIs, Eventos Compensables
P R E PA R A D O P O R M A R K G R I F F I N
M A R K I G R I F F I N @ H OT M A I L .C O M
+51 975094884 LIMA, PERÚ
Resumen del Módulo 3 – Procura y
Subcontratos
Seguir el procedimiento de procura de la FIO – formalidad, competencia, mejor valor, aceptación
etc.
Mantener al Gerente del Proyecto involucrado en el proceso de selección para evitar que él
rechace a un Subcontratista propuesto después de presentarle.
Considerar usar las formas de subcontrato de la familia NEC, pero de todas formas, asegurar que
las obligaciones del Contratista en la Información de Obras y las Cláusulas Zeta del contrato
principal estén incluidas en los subcontratos.
Hay varios causales de Costo Desestimado de no seguir los procesos contractuales o mantener la
formalidad de comunicación y registros.
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Resumen del Módulo 3 – Pruebas e
Inspecciones
Establecer un proceso de notificación de pruebas e inspecciones apto, en coordinación con el
Supervisor de Calidad.
Notificar (alerta temprana interna) en caso que el Supervisor de Calidad está causando demora a
las obras, instruyendo pruebas/inspecciones no previstas, instruyendo la búsqueda de Defectos
que no existen.
Mantener buenos registros de las pruebas y sus resultados para evitar Costos Desestimados.
Resumen del Módulo 3 – Cronograma
Hay que emitirlo antes de la primera certificación de pago e incluir todos los requerimientos del
contrato y de la FIO.
Las 9 Fechas Clave son movibles con eventos compensables. Las 2 fechas seccionales y la Fecha
de Culminación final son inmovibles y se tendría que acelerar para cumplir con estas en caso de
demora.
Incluir todas las cosas que el Contratante, el Gerente del Proyecto y los Terceros deben brindar
(acceso, información, aceptaciones etc.) y monitorear las mismas. Esto requiere coordinación
con los Terceros para establecer sus actividades y acordar las duraciones.
Incluir todos los entregables del Contratista, enlaceado con el inicio físico de las actividades (por
ejemplo plan de seguridad, declaraciones de métodos, plan de inspección etc.) y/o la
culminación (por ejemplo manuales de operación, entrenamiento).
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Contenido del Módulo 4
◦ Pago
◦ KPIs
◦ Eventos Compensables
Pago bajo la Opción F (Cl. 50-52)
El intervalo de cálculo es 4 semanas. Nota: Eso significa 13 pagos al año.
El Contratista emite su valorización a final de cada mes (en realidad, antes de la fecha de
cálculo) con toda la documentación de sustento (Cl Z.50.4).
El Gerente del Proyecto emite la orden de pago dentro de una semana siguiente a la fecha de
cálculo.
El Contratante debe cancelar dentro de las tres semanas siguientes a la factura emitida por el
Contratista.
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Línea de Tiempo (basado en ciclo de 4
semanas)
Contratista Gerente del Contratista 3 semanas Contratante
emite su Proyecto emite su cancela la
valorización emite la factura factura
Fecha de con orden de Próx. Fecha
Cálculo respaldo. pago de Cálculo
1 semana
t
25-Ene- 15-Feb-
18-Ene-
18 18
18
Pago bajo la Opción F (Cl. 50-52)
El monto por pagarse es “el Precio por el Trabajo Ejecutado hasta la Fecha” + otros montos (p.e.
KPIs, intereses) – otros montos (p.e. penalidades, pruebas repetidas).
El Precio por el Trabajo Ejecutado hasta la Fecha significa (Cl. 11.2 (29)) el total del Costo
Determinado y pagado antes de la próxima fecha de cálculo más el Fee % más cualquier Evento
Compensable.
Costo Determinado significa (Cl. 11.2 (24)):
◦ Los montos de los pagos que se debe a los Subcontratistas.
◦ Más los precios de los trabajos ejecutados por el propio Contratista e indicados en la Ficha de Datos del
Contrato, Parte 2.
◦ Menos los Costos Desestimados (Disallowed Costs).
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Costos Desestimados
Según la cláusula 11.2 (26):
Costos Desestimados
Hay mucha énfasis sobre valor en Cl. Z.X.0 también:
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Pago – Documentos de Sustento
Es muy importante mantener todos los registros requeridos por el contrato (Cl. Z.52.2):
Pago – Documentos de Sustento (B2405)
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Pagos - Resumen
Pago de los Costos Determinados más el Fee. Costos Determinados = Pagos a Subcontratistas + Obra
directa – Costos Desestimados.
Mantener buenos registros de las cuentas de los Subcontratistas y emitirlos antes de la fecha de
cálculo como respaldo a la valorización.
Incluir la proyección de los pagos a Subcontratistas y obra directa hasta la próxima fecha de cálculo.
No pagar nada a los Subcontratistas que no esté de acuerdo con las condiciones de sus subcontratos
(las cuales habrán sido aceptadas previamente por el Gerente del Proyecto).
Mantener formalidad con los Subcontratistas – todo por escrito para que el Gerente del Proyecto
pueda revisar.
Emitir Alertas Tempranas y siempre brindar mejor valor al proyecto.
Conversar con el Gerente del Proyecto sobre cualquier Costo Desestimado para entender su punto de
vista, evitar una repetición y ver si el Contratista acepta la reducción o es un asunto que se tiene que
preguntar a la DAB.
KPIs
Opción secundaria X20.
Los KPIs están incluidos en Anexo 2 del contrato de la VMT.
Incluye incentivos para:
◦ KPI No. 1 - Ahorrar contra un presupuesto meta. Los ahorros compartidos 50/50.
◦ KPI No. 2 - Culminar las secciones de las obras dentro de sus plazos contractuales para el overlay: $400k
◦ KPI No. 3 - Cumplir con las Fechas Claves del centro acuático: $80k
◦ KPI No. 4 - Culminar todas las obras para el 13-Mar-19: $500k (de lo cual, $250k a los Subcontratistas).
◦ KPI No. 5a – Procurar los paquetes de trabajo por debajo de los montos del PIP: $100k
◦ KPI No. 5b y 5c - Buena gestión de la procura y los subcontratos (evitar disputas y vacíos en los alcances):
$100k + $100k
◦ KPI 5d – Mantenimiento durante los juegos: $100k
◦ KPI 5e – Cumplir con la Fecha Clave del diseño: $300k
◦ KPI 5f – Estrategia de Gestión de Interfaces: $50k
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KPIs - Medición
El Contratista debe actualizar el estado de los KPIs cada 2 meses (Cl. X20.2 y Ficha de Datos del
Contrato, Parte 1).
De la Cl. Z.10.1:
El espíritu de confianza y cooperación mutuas incluye intentar materializar los incentivos y
bonificaciones (KPIs).
Eventos Compensables (Cl. 60.1)
Este es el mecanismo para cambiar los precios y el plazo bajo el NEC3.
En nuestro contrato modificado se puede cambio las Fechas Claves pero no las Fechas
Seccionales.
Hay 19 tipos de evento compensable bajo la Opción F. Los siguientes (copiados en resumen) son
algunos de los más comunes (Cl. 60.1):
◦ (1) El Gerente del Proyecto da una instrucción que cambia la Información de Obras.
◦ (2) El Contratante no permite el acceso y uso de una parte del Sitio.
◦ (3) El Contratante no cumple con entregar lo que debe entregar en la fecha de entrega señalada en el
Cronograma Aceptado.
◦ (4) El Gerente del Proyecto da instrucción de suspender o no iniciar alguna obra o cambia una Fecha
Clave.
◦ (5) El Contratante o Terceros no ejecuta sus trabajos dentro de los plazos señalados en el Cronograma
Aceptado o ejecuta un trabajo en el Sitio no indicado en la Información de Obras.
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Eventos Compensables (Cl. 60.1)
◦ (6) El Gerente del Proyecto no responde a la comunicación del Contratista en el plazo de respuesta (2
semanas).
◦ (8) El Gerente del Proyecto cambia una decisión que fue previamente comunicada al Contratista.
◦ (9) El Gerente del Proyecto retarda la aceptación por algún motivo no previsto en el presente contrato.
◦ (10) y (11) Sobrecostos y demoras causados por el Supervisor de Calidad.
◦ (12) Condiciones físicas imprevisibles.
◦ (19) Fuerza mayor.
Notificando Eventos Compensables
Si el origen del evento es el Gerente del Proyecto o el Supervisor de Calidad (por ejemplo una
instrucción, cambio de una decisión previa etc.) el Gerente del Proyecto debe notificar el evento
compensable en paralelo y pedir una cotización al Contratista (Cl. 61.1).
El Contratista deberá ejecutar la instrucción. No tendrá derecho a detener o no iniciar la
ejecución (Cl. 27.3 y 61.1).
El Gerente del Proyecto puede pedir una cotización para una propuesta de instrucción. En este
caso el Contratista no ejecuta la instrucción (Cl. 61.2).
El Contratista notifica un evento compensable en caso de algún evento que ha ocurrido o que se
espera que ocurra. Esta notificación es dentro de 2 semanas de haber tomado conocimiento del
Evento. Esta cláusula es muy importante.
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Notificando Eventos Compensables
Luego de recibir una notificación de evento compensable, el Gerente del Proyecto decide (dentro de
una semana) si es un evento compensable o no lo es y pide una cotización del Contratista (Cl. 61.4).
Cotizaciones de Eventos Compensables
Cotizaciones incluyen impactos en costos y plazo (Fechas Claves y/o hitos contractuales) y se debe emitir dentro
de 3 semanas a partir de la instrucción de cotizar del Gerente del Proyecto.
Se debe analizar los impactos en plazo utilizando el Cronograma Aceptado.
El Contratista puede emitir alternativas basadas en diferentes soluciones al evento (Cl. 62.1). Esta opción puede
ser útil bajo este contrato de la VMT dado que no se puede extender la fecha de culminación de las Secciones.
El Gerente del Proyecto responde dentro de 2 semanas con una de las siguientes respuestas:
Normalmente, si el Gerente del Proyecto no responde a una cotización dentro de 2 semanas, el Contratista puede
recordarle y si todavía no responde, se considera como aceptado (Cl. 62.6). Sin embargo en Cl. Z.62.6 se ha
modificado. Ahora se considera no responder como no aceptado.
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Evaluación de Eventos Compensables
Se evalúa el costo de obras ya concluidas (a la fecha de la instrucción de cambio del Gerente del
Proyecto o de la Notificación del Evento Compensable del Contratista), obras todavía para hacer y el
Fee resultante.
Se evalúa el impacto en plazo utilizando el Cronograma Aceptado.
Sin embargo, hay una modificación al contrato muy importante en Cl. 63.3:
Este término está repetido muchas veces, por ejemplo en Cl. Z.X.0, Z.20.5, Z.61.3, Z.62.2, Z.63.4.
La cotización y evaluación (costo y plazo) puede incluir asignaciones de riesgo (costo y/o plazo) que
tienen una probabilidad alta de ocurrir (Cl. 63.6).
Recuerda que la evaluación puede cambiar si el Gerente del Proyecto decide que el Contratista no dio
una Alerta Temprana (Cl. 63.5).
Evaluación de Eventos Compensables por
el Gerente del Proyecto
Si el Contratista no cotiza dentro del plazo permitido, el Gerente del Proyecto puede evaluar el
impacto (Cl. 64.1).
También el Gerente del Proyecto puede evaluar el impacto en plazo si el Cronograma no está
aceptado.
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Línea de Tiempo de un evento
compensable
Si no decide, el Contratista Una respuesta podría ser
puede recordarle. Luego el que el Contratista presenta
GP tiene max 2 semanas una cotización revisada.
para decidir.
La cotización podría basarse
en suposiciones (Cl. 61.6) Respuesta del
El GP
GP y
decide si
Conocimiento Notificación es un EC o
La cotización puede Cotización implementación Una vez
incluir asignaciones
del Evento del EC (costo y plazo) del EC implementada un
no lo es para riesgos en costo
EC, no se revisa
y plazo (Cl. 63.6)
después.
t
2 sem 1 sem 3 sem 2 sem
max max max max
Se puede ampliar estos
plazos con mutuo acuerdo
Eventos Compensables - Resumen
Hay 20 tipos de evento compensable en nuestro contrato (Cl. 60.1 + X2.1).
Existe un proceso de notificación, cotización, evaluación e implementación, con plazos cortos para cada paso.
Hay que establecer un proceso para comunicar eventos de los varios departamentos al departamento de
contratos para poder emitir notificaciones de eventos compensables en su plazo estricto (2 semanas). ALERTAS
TEMPRANAS INTERNAS.
Eventos compensables pueden aparecer en muchos lugares: En el campo, en comentarios del Gerente del
Proyecto a algún entregable del Contratista, en instrucciones y planos emitidos por el Gerente del Proyecto. Es
decir, cada departamento puede encontrar eventos compensables y cada persona es responsable de comunicarlo.
Asegurar que los Subcontratistas tienen plazos para notificar y cotizar eventos compensables en sus contratos que
encajan con los plazos del contrato principal.
Solo aprobar eventos compensables a los Subcontratistas que cumplen con sus subcontratos. Si no, podría
convertirse en un costo desestimado.
Mantener registros de todas las comunicaciones y negociaciones con los Subcontratistas sobre eventos
compensables.
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