Accede a apuntes, guías, libros y más de tu carrera
EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE DIRECCIÓN
15 pag.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA
EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA
SAN CRISTÓBAL – ESTADO TÁCHIRA
EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE
DIRECCIÓN
Pilar Jaimes
San Cristóbal
Encuentra más documentos en www.udocz.com
INTRODUCCIÓN
Para alcanzar el éxito toda organización tiene que realizar una
adecuada planeación de las actividades futuras, un control eficaz de las
mismas y una adecuada coordinación entre ellas, todo esto se pueden
realizar eficientemente mediante los presupuestos, los cuales cuantifican los
planes cualitativos, lo que permite contar con un plan de acción de fácil
interpretación para quienes deban cumplirlos, por cuanto éstas no están
sujetas a interpretaciones.
El presupuesto debe cubrir todas las áreas de una organización, de manera
que la información que se maneje represente un plan de acción, para las
personas que realizan las actividades empresariales.
Por los cambios constantes que se dan en las situaciones políticas y
económicas nacionales y mundiales, ha crecido el interés en sistemas de
presupuestación. Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las
administraciones programas eficientes basados en los estudios de toda la
organización.
El presupuesto es una herramienta esencial en la administración de
una empresa, pero depende del esfuerzo que se ponga en su elaboración e
implementación.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
EL PRESUPUESTO
Es un análisis sistemático que analiza el futuro y presente de un
proceso productivo y financiero de una empresa, calculando los input y los
output de los recursos, siendo los recursos dinero, tiempo, materiales, uso de
maquinaria y de espacio, entre otros. El presupuesto debe entregar como
resultado indicadores financieros sobre la cantidad y el costo de los recursos
requeridos para desarrollar el producto, incluyendo el proceso productivo, así
como datos concretos sobre su rentabilidad, la utilidad esperada, el flujo de
efectivo y los indicadores financieros.
El presupuesto estudia y calcula la entrada de recursos, los costos y
los tiempos en que estos pasan por el proceso productivo, el tiempo de
venta, el tiempo de recaudo del efectivo y la circularidad con que estos
vuelven a producir nuevos recursos, para mostrar al final la rentabilidad de
los recursos circularizados puestos a disposición. Es punto de parada para
analizar la manera como se desarrollará el proceso productivo del nuevo
período.
Es importante analizar todos los elementos que se van a tener en cuenta
para el nuevo camino logístico, productivo, control, financiero y económico
que se seguirá, según las proyecciones de las limitaciones estudiadas;
teniendo en cuenta como limitaciones la capacidad productiva, los
compradores, la capacidad monetaria, la dimensión de materiales, la mano
de obra y los servicios conseguibles, el tiempo, entre otros.
El presupuesto puede ayudar a prever problemas y darle soluciones
anticipadas para evitar los conflictos; también, permite analizar los problemas
económicos, analizar los puntos donde se debe buscar financiación y
calcular la forma de pago, analizar los puntos lentos y rápidos del proceso
empresarial para crear una equidad y un punto de equilibrio, pronosticar las
Encuentra más documentos en www.udocz.com
situaciones peligrosas y delicadas. Ante todo, el presupuesto puede ser el
fiscalizador de la meta empresarial y anteponer los controles debidos para
que se cumpla al final del período los logros y objetivos planificados.
Importancia
Ayudan a minimizar los riesgos en las operaciones de la empresa.
Sirven de mecanismo para la revisión permanente de las políticas y
estrategias de la empresa y direccionarlas hacia las metas
establecidas.
A través de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos límites razonables.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su
plan total de acción.
Sirven para establecer controles financieros en la empresa.
Mide el desempeño de las distintas áreas de la empresa y provee
unas metas comparables en cada una de ellas en forma global.
Estipula el límite y alcance de los desembolsos realizados por la
empresa.
Determina por centros de responsabilidad, los responsables de su
aplicación.
Genera claridad en la comprensión de las metas de la empresa.
Presenta por anticipado el monto de los gastos de las actividades que
se realizarán en la empresa.
Reduce el mínimo de los costos por compras innecesarias,
despilfarros de materiales, tiempo, entre otros.
Objetivos
Tener de manera anticipada todo lo necesario para la elaboración y
ejecución del presupuesto.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
Planificación coherente, unificada y sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con los objetivos.
Adecuada, concreta y funcional estructura y desarrollo de la empresa.
Engranaje estrecho y coordinado de todas y cada una de las
secciones para que cumplan con los objetivos de la organización.
Ayuda enormemente en las políticas a seguir, tomas de decisiones y
visión de conjunto, así como herramienta correcta para dirigir y guiar a
los colaboradores de cada una de las áreas funcionales de la
empresa.
Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados
habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para
hacer superaciones y correcciones antes de haber consecuencias.
Ventajas
Se dispone de un instrumento por el cual las actividades de la
empresa se desarrollan de acuerdo a un plan global coordinado.
Posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente antelación
permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.
Permite establecer un mejor control de los estándares de materiales,
mano de obra y costos indirectos de fabricación, ya que estos sirven
como base para la elaboración del presupuesto.
Permite trabajar con costos promedios.
Ayuda al manejo financiero de la empresa.
Permite medir la eficiencia de cada uno de los responsables de las
diferentes áreas de la empresa.
Facilita el control administrativo en la empresa.
Facilita la utilización óptima de los diferentes recursos de la empresa
Aumenta la participación de los diferentes niveles de la organización.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
Desventajas y limitaciones
o Los datos que se incluyen en el presupuesto son basados en
estimaciones, por lo tanto, se debe considerar la posibilidad de error
en las estimaciones, cuando se analizan las diferencias entre los
datos reales y los presupuestados.
o Su preparación e implantación es costosa y requiere de tiempo.
o El control presupuestario, es una herramienta en la dirección de la
empresa, es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna
manera sino que es un auxiliar importante.
o Un sistema presupuestario no puede implantarse de improviso, para
su utilización en condiciones satisfactorias son necesarios que se
cumplan con algunos requisitos básicos, dentro de los cuales, el factor
tiempo y la experiencia acumulada tiene un papel relevante.
o Sus resultados no se deben esperar de manera inmediata.
o Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la
empresa comprenda la importancia de ese instrumento.
Clasificación
Los presupuestos se clasifican según diferentes características, estas son:
1. Según su flexibilidad
Presupuestos rígidos: Son aquellos que están establecidos
para que no varíen en la realidad; los controles que determina
la administración no se pueden ajustar fácilmente, pues
requieren una reunión directiva y una nueva planeación para
realizar algún cambio, este tiempo para ajustar un presupuesto,
puede ser determinante en alguna negociación, lo cual puede
ser aburridor y extenuante.
Las grandes empresas por niveles de control complejos
prefieren manejar presupuestos rígidos, para mantener un
control fácil de manipular, así se pierdan posibles
Encuentra más documentos en www.udocz.com
negociaciones. Algunas entidades financieras manejan
presupuestos rígidos y controles no ajustables por niveles
administrativos locales, solo pueden realizarse por directivas
principales y estudio debidamente soportado, esto les posibilita
no cometer riesgos financieros.
Presupuestos flexibles: Es un presupuesto que tiene en cuenta
diferentes variables que se pueden presentar en el proceso, por
lo tanto se puede ajustar a la necesidad del administrador de
presentarse alguna posible negociación o desarrollo de un
nuevo proyecto. Por lo general, los mandos administrativos en
los presupuestos flexibles tienen mayor capacidad de tomar
decisiones. La flexibilidad y bajo control, puede crear riesgos
administrativos, de producción y financieros.
2. Según el tiempo
Presupuesto a corto plazo: Este es un presupuesto que se
realiza en períodos menores o iguales a un año.
Presupuestos a mediano plazo: Se realiza en períodos menores
o iguales a tres años y mayores a un año.
Presupuesto a largo plazo: Son presupuestos que se realizan
en períodos mayores a tres años, generalmente se preparan a
cinco años.
3. Según el área
Presupuesto de área de fábrica: Se destaca por que solo
analiza los recursos que consume y produce los departamentos
del área de fabricación, analizando los ingresos de materiales,
personal, externalizados y costos indirectos de fabricación.
Presupuesto de área de apoyo a producción: Este presupuesto
analiza los recursos que consume y produce los departamentos
que apoyan a producción como almacén, bodega de
materiales, mantenimientos, ingeniería y supervisión, vigilancia
Encuentra más documentos en www.udocz.com
y aseo, calidad y demás departamentos que ayudan a que los
departamentos de fabricación funcionen adecuadamente.
Presupuesto de área de administración: Analiza los recursos
que consume y produce los departamentos de dirección y
administración como contabilidad, gerencia, tesorería, recurso
humano, cartera, recepción y demás departamentos que hacen
parte de la dirección de la empresa.
Presupuesto de área de ventas: Analiza los recursos que
consume y produce de los departamentos de ventas,
almacenes, distribución, publicidad y atención al cliente.
Presupuesto de área de servicios: Este presupuesto analiza los
recursos que consume y produce los departamento de
servicios a los trabajadores como son parqueaderos,
restaurantes, servicios médicos, psicológicos, espacios para
trabajadores, jardines infantiles para hijos de los trabajadores y
demás departamentos que cumplen la misión de prestarle
servicios y mejorar el ambiente laboral de la empresa.
4. Según el sector de aplicación
Presupuestos públicos: Son los presupuestos de consumo de
recursos (gasto público) y producción de ingresos que
desarrolla el Estado, para el desarrollo de programas y manejo
de establecimientos que apoyan las necesidades sociales de
un país. Las utilidades de las empresas de los estamentos y
empresas estatales serán reinvertidos en los beneficios
sociales.
Presupuestos privados: Son los presupuestos que desarrolla
las empresas privadas y la producción de utilidades podrá ser
repartida entre los accionistas.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
5. Según su importancia
Presupuestos generales: Es el presupuesto que muestra todo el
proceso productivo de una empresa en un período
determinado.
Presupuestos de proyectos: Es el presupuesto de un negocio o
proyecto determinado que tiene la empresa, como elaboración
de un nuevo producto, compra de nueva tecnología, inversión
en publicidad y demás inversiones en algo determinado de la
empresa.
Presupuestos auxiliares: Este presupuesto muestra por
separado cada actividad de la empresa.
El presupuesto y el proceso de dirección
La función de los buenos presupuestos en la administración de un
negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos
de la administración misma, como parte de las funciones administrativas:
planeación, organización, coordinación, dirección y control.
La planeación y el control, como funciones de la gestión
administrativa, son rasgos esenciales del proceso de elaboración de un
presupuesto. Además, la organización, coordinación y dirección permiten
asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los
objetivos.
El control presupuestario es el medio de mantener el plan de
operaciones dentro de unos límites razonables, mediante él se comparan
unos resultados reales frente a los presupuestos, se determinan variaciones
y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación de
acciones correctivas, sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe
Encuentra más documentos en www.udocz.com
hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos dela inversión
que merecen financiarse.
La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados
conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos, producción o utilidades.
Diferencias entre presupuesto empresarial y presupuesto público
El presupuesto público se realiza con base en la idea de control de
gastos; los gobiernos hacen primero una estimación de los gastos que se
hayan de originar debido a las necesidades públicas y después planean la
forma que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que
habrán de provenir de la recabación de impuestos, de la obtención de
empréstitos y como último recurso de la emisión de papel moneda, que
necesariamente causara inflación. Las empresas privadas por el contrario,
primero deben estimar sus ingresos para, sobre, esta base, predeterminar su
distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración presupuestal sea
más compleja y difícil de solucionar.
La existencia entre el presupuesto gubernamental y el privado, nace
de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Tradicionalmente las
compañías privadas, tienen como fin primordial el logro de utilidades. La
concepción actual de empresa industrial, incluye como importante, además
de la búsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un beneficio social,
al procurar la satisfacción adecuada de las necesidades de la región en que
esta se desarrolle, una mejor distribución de la riqueza, etc.
Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en caso
alguno tener finalidad la obtención de utilidades, sus funciones consisten
básicamente en satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera
Encuentra más documentos en www.udocz.com
posible, con el fin de lograr la estabilidad económica del país cuya
administración les ha sido encomendada.
Pasos para la elaboración de un plan presupuestal
El presupuesto es una herramienta financiera que permite a la gerencia
definir adecuadamente los objetivos de su empresa y controlarlos, para
cumplir con su misión es importante llevar a cabo de manera adecuada su
elaboración y control.
Determinación de Períodos: El periodo conveniente para la
elaboración de un presupuesto es de un año dividido por períodos
mensuales. Al término de cada período se debe hacer una revisión
con el fin de que se realicen los ajustes necesarios e ir comparando lo
real con lo presupuestado.
Mecánica Presupuestal: Para la elaboración del presupuesto, las
empresas deben contar con un comité presupuestal integrado por
miembros gerenciales que vigilen su preparación. Una vez
determinado el período, se debe proceder con la elaboración. Se
debe solicitar formalmente a los integrantes de la organización que
presenten sus objetivos y expectativas para el nuevo período
empresarial.
Control Presupuestal: Labor que debe ser desarrollada por el comité
presupuestal, encargado de localizar y resolver las situaciones
negativas en el momento en que aparezcan y poder evitarlas para
maximizar el desempeño de la organización.
Manual Presupuestal: El manual presupuestal es un medio
informativo que debe contener los objetivos, finalidades y
funcionalidad del plan presupuestal, así como la responsabilidad de
cada miembro de la organización en torno al presupuesto; a su vez
debe presentar el periodo que se incluirá en el presupuesto y las
instrucciones que se siguieron para el desarrollo de la herramienta.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
Etapas del Presupuesto
Pre-iniciación: Es la fase de diagnóstico, en la cual se revisan la
visión, misión y objetivos de la organización a fin de determinar su
pertinencia en el tiempo y definición de los objetivos específicos para
el año siguiente, basado en los logros del ejercicio corriente.
Generalmente, comienza en el último trimestre del año anterior. Se
evalúan los presupuestos anteriores para conocer la adecuación
actual de los parámetros utilizados anteriormente (márgenes de
utilidad, participación en el mercado, rentabilidad), se analizan las
tendencias, los factores ambientales e internos (análisis FODA),
sentando las bases para la toma de decisiones que dará como
resultado el planeamiento estratégico y táctico, el cual posteriormente
será cuantificado en los presupuestos. Al escoger las estrategias, se
interpretan los objetivos generales y específicos que se definieron
previamente. Esta fase es llevada a cabo por el Comité de
Presupuesto o quien haga sus veces en la organización.
Elaboración: Para elaborar el presupuesto es necesario tener el POA
(plan operativo anual), el cual adquirirá dimensión monetaria a través
del presupuesto. Como se dijo anteriormente, se comenzará por el
presupuesto de ventas, según los objetivos de mercadeo fijados por la
organización y se tomarán las decisiones sobre, precio, distribución,
crédito y promociones que se utilizarán. Según los estimados de
ventas y las políticas de inventarios, se programarán las cantidades a
producir. El programa anterior y las políticas de inventarios, servirán
de base para el presupuesto de compras en términos reales y
monetarios. Cada unidad preparará su presupuesto de personal y
RRHH los consolidará en el presupuesto de personal de la empresa.
La cuantificación de los proyectos de inversión que requiera la
organización, estará colocada a un alto nivel, para tener conocimiento
de todo el material a evaluar relevante.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
Ejecución: Durante el proceso de ejecución presupuestaria, se
asumen todos los principios presupuestarios de dirección que
coadyuvarán en la toma de decisiones durante el ejercicio. El
seguimiento de los objetivos organizacionales y el desempeño
gerencial se llevará a través de la etapa de control.
Control: Como todo proceso de control, el control presupuestario tiene
varias fases: en una primera, se establecen los estándares de
desempeño, es decir, aquellos parámetros que me van a permitir
saber cuáles diferencias son aceptables y cuales tienen que ser
estudiadas y corregidas. Esta fase se define cuando diseñamos los
informes de desempeño y se revisa anualmente para adaptarlas al
entorno. Durante el proceso de control propiamente dicho, se mide el
desempeño, luego lo compara con lo planificado, establece las
diferencias absolutas y relativas, analizándolas a fin de tomar las
medidas correctivas cuando fuera el caso. Lo anterior se realiza en
periodos cortos a través de informes de desempeño. Desemboca en
aplicación de correctivos o re-planificación de acuerdo a la situación
existente.
Evaluación: Una vez finalizada la ejecución presupuestaria y el
periodo económico o fiscal, se elaborará un informe de desempeño
integral de todos los aspectos del presupuesto, desde su planificación,
de manera que sirva para la planeación del siguiente periodo. Este
informe dará cuenta del cumplimiento de los objetivos previstos,
sirviendo como base para el proceso de re-planificación.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
CONCLUSIÓN
Los presupuestos son las herramientas que se usan para el control
administrativo, considerados como los instrumentos de control por excelencia
en las empresas. En la realización de los presupuestos, deben participar
cada una de las áreas funcionales de la empresa, dando la gerencia las
directrices generales para la elaboración de los diferentes presupuestos.
Para que los presupuestos logren su cometido, las personas
encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos como lo
son el conocimiento de la empresa, exposición del plan o política,
coordinación para la ejecución del plan o política, fijación del periodo
presupuestal, dirección y vigilancia, apoyo incondicional de la alta dirección.
Entre las ventajas de planear y realizar presupuestos está facilitar la
utilización racional de los recursos, obtener eficiencia en las operaciones,
ayudar a lograr una óptima planeación de las empresas y mostrar los
resultados que se obtendrán al poner en práctica los planes.
Aunque elaborar presupuestos ayuda a manejar una empresa,
también posee sus desventajas y limitaciones, debido a que están basados
en estimaciones, en supuestos, y si no se realizan bien, no se alcanza
ningún resultado que beneficie. Además, permanentemente hay que
adaptarlos y actualizarlo, porque se corre el riesgo de perder el trabajo que
representó realizarlos.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
BIBLIOGRAFÍA
Kafury, M. (1996). Administración Financiera. Universidad Externado
de Colombia.
Mendoza, C. (2004). Presupuestos para empresas de manufactura.
Ediciones uninorte
Welsch, Gleen A. Presupuestos: Planificación y control de utilidades.
Madrid, Editorial Dossat S.A.
Encuentra más documentos en www.udocz.com
