¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo sirve como referencia cuando se quiere hacer un proyecto en una empresa y en
necesario alcanzar un objetivo.
Este documento permite ordenar y sistematizar la información para efectuar un
trabajo administrando los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos
eficientemente.
Nos ayuda a concretar ideas respecto a qué queremos lograr, cómo vamos a lograrlo, cuánto tiempo
nos llevará, qué necesitamos y quiénes llevarán a cabo el proyecto.
Elementos de un plan de trabajo
Para tener un plan de trabajo completo debemos incluir lo siguiente:
Título del proyecto que debe definir perfectamente lo qué vamos a realizar.
Descripción del proyecto a ejecutar, para esto indicamos por qué es necesario efectuar este
trabajo, cuál es nuestra visión y quienes se verán beneficiados.
Acciones por hacer, o sea, la descripción de las tareas que debemos ejecutar.
Tiempo de ejecución, para lo que se necesita la elaboración de un cronograma que nos
permita visualizar el tiempo que dedicaremos a cada acción.
Estrategias por implementar, con esto nos referimos a lo que haremos para cumplir con
los objetivos.
Participantes del proyecto, por ejemplo nombre y puesto de las personas o áreas de la
empresa que colaborarán.
Responsables de las acciones, incluyendo nombre, puesto y firma del responsable de cada
acción. Esto debe de quedar muy claro.
Recursos necesarios, tales como humanos, financieros, materiales y/o tecnológicos que
necesitamos para llevar a cabo el trabajo.
Objetivos generales y específicos, en otras palabras, lo que vamos a conseguir con nuestro
proyecto.
Indicadores de cumplimiento, por lo general expresado en porcentajes que nos aseguran
que cumplimos con las metas establecidas.
Fecha de aprobación y de revisión próxima.
Nombre, puesto y firma de quien autoriza.
¿Cómo hacer un plan de trabajo?
Los pasos para redactar correctamente un plan de trabajo son los siguientes:
1. Para iniciar, definimos correctamente el título de nuestro proyecto, esto nos sirve como
base para comprender dónde se encuentra la empresa y hacia dónde quiere llegar.
2. Describimos el proyecto a realizar en la empresa, explicar por qué queremos ponerlo en
marcha, qué necesidades vamos a satisfacer y cuál es nuestra visión del trabajo.
3. Elaborar una lista las tareas que llevaremos a cabo durante la realización del proyecto, es
decir, del proceso que guiará nuestro trabajo.
4. Diseñamos un cronograma indicando el tiempo que nos tomará concluir cada una de las
acciones. De esta manera, indicamos en color azul el tiempo planeado, con verde si la
actividad se realizó en el periodo acordado o rojo si existió algún contratiempo.
5. Redactamos en forma de lista y en orden de importancia las estrategias que
implementaremos para lograr los objetivos de nuestro proyecto, básicamente esto es qué
haremos para lograr lo que queremos.
6. Detallamos quienes serán los principales involucrados en el proyecto, áreas y puestos, así
como la forma en que se verán beneficiados.
7. Especificamos quien es el responsable de cada acción agregando los nombres, puestos y
firmas correspondientes.
8. Debemos describir los recursos que vamos a requerir durante la ejecución del proyecto y
de ser necesario incluir un presupuesto.
9. Se mencionan los objetivos generales y específicos de nuestro proyecto, que son a largo y a
corto plazo respectivamente.
10. Enlistamos los indicadores que nos permitirán saber si estamos cumpliendo con el alcance
de objetivos, generalmente se expresan en porcentajes.
11. Colocamos la fecha en que fue aprobado el plan de trabajo y estipulamos una fecha próxima
para revisión.
12. Para dar validez y formalidad al documento incluimos nombre, puesto y firma de quien
autoriza el documento, se hace responsable y puede realizar modificaciones.
Plan de Trabajo Ejemplo
Plan de Trabajo: Mejora de Servicio al Cliente
Recientemente, el porcentaje de quejas del departamento de servicio al cliente han aumentado, por
lo que es necesario mejorar esta área de la empresa. La forma en que nuestros clientes se sienten
atendidos es fundamental para mantener un buen posicionamiento en el mercado y mantener o
incrementar el nivel de ventas.
Acciones por realizar
Análisis y clasificación de las quejas recibidas. Para conocer el origen del problema,
debemos identificar las principales quejas que los clientes manifiestan del departamento y
elaborar un reporte con esta información.
Propuestas de solución. Una vez identificados los problemas en el departamento se deberán
hacer propuestas para mejorar la situación.
Evaluación de propuestas. Debemos valorar los posibles resultados o consecuencias de
implementar cada una de las propuestas de solución.
Selección de propuestas. Finalmente, elegimos las soluciones más adecuadas para el
departamento.
Implementación de propuestas: El encargado del departamento de servicio al cliente deberá
implementar las propuestas seleccionadas.
Preparación de personal. Se deberá capacitar y motivar al personal responsable de llevar a
cabo la implementación de propuestas.
Evaluación de resultados. Se abrirá un periodo para encuestar a los clientes y corroborar que
haya una reducción en el porcentaje de quejas.
Tiempo de ejecución
Acciones por realizar Ene Feb Mar Abr May Jun
Análisis y clasificación de las quejas recibidas.
Propuestas de solución
Evaluación de propuestas
Selección de propuestas
Implementación de propuestas
Preparación de personal
Evaluación de resultados
Estrategias por implementar
1. Evaluación del servicio por parte de los clientes al iniciar y finalizar el proyecto.
Participantes del proyecto
Para el proyecto participará principalmente el departamento de servicio al cliente, sin embargo, el
personal de recursos humanos apoyará en la capacitación y motivación de personal para asegurar
que el proyecto se desarrolle con éxito.
Responsables de las acciones
Acciones por realizar Responsable Puesto Firma
Análisis y clasificación de las Lic. Carlos
Gerente General
quejas recibidas. López
Lic. Carlos
Propuestas de solución Gerente General
López
Lic. Carlos
Evaluación de propuestas Gerente General
López
Lic. Carlos
Selección de propuestas Gerente General
López
Lic. Fernanda Encargada de Servicio al
Implementación de propuestas
Pérez Cliente
Encargada de Recursos
Preparación de personal Lic. Luis Salazar
Humanos
Lic. Carlos
Evaluación de resultados Gerente General
López
Recursos necesarios
Humanos: Participará el Gerente General, la Encargada de Servicio al Cliente y el personal del
departamento y el Encargado de Recursos Humanos y el personal del departamento.
Financieros: No se requerirán recursos financieros adicionales.
Materiales: Instrumentos de evaluación y encuestas a clientes.
Tecnológicos: No aplica para este proyecto.
Objetivos generales y específicos
General:
Disminuir las quejas para el departamento de servicio al cliente en un 30% en seis meses.
Específicos:
Aumentar los indicadores de desempeño del departamento de servicio al cliente en un 5%
durante la duración del proyecto.
Mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes respecto al servicio.
Indicadores de cumplimiento
Disminución del 30% en quejas para el departamento de servicio al cliente.
Fecha de aprobación: 15 de mayo de 2019
Revisión próxima: 15 de junio de 2019
Autoriza
Lic. Carlos López
Gerente General
