ASISTENTE COMBINAR WORD CON ABOGADOS - MF
Puede que más de uno se esté preguntando si ya tenemos un asistente para
combinar con Word, ¿para qué otro?. Imagine poder hacer lo mismo en
muchos menos pasos ¡¡sublime!!, ¿verdad?. Realmente si los comparamos se
parecen bastante separando las diferencias,
A simple vista ambos hacen lo mismo, pero en el primer caso es un proceso
más simple y automatizado.
Lo primero que he de decir es que cuando estemos en la ventana de Combinar
Datos con Word al pulsar en el botón C.Word
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Nos preguntará los siguiente,
Si nuestra respuesta a esta pregunta es SI, nos mostrará esta ventana,
Si le indicamos que NO, nos mostrará esta otra,
Esta es la ventana que estábamos utilizando hasta ahora donde ya se debe
saber su funcionamiento de años atrás.
Este nuevo asistente tiene las mismas opciones que el asistente de Microsoft
Word. Guardará el documento o plantilla dependiendo de si hemos abierto
directamente la ventana de Combinar Datos con Word o si la hemos llamado
desde alguna ventana específica del programa. ¿Qué significa esto?.
Como bien se sabe el programa desde hace ya algunas versiones cuenta con
dos carpetas predeterminadas (Clientes y Expedientes) para guardar la
documentación perteneciente a cada uno. A partir de esta versión v12 entrará
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en juego una nueva carpeta denominada CombinarWord, donde se
guardarán el resto de documentos directamente.
Pues bien, si vinculamos los datos a un documento existente o creamos uno
nuevo y lo hacemos desde la ventana de Clientes, el nuevo documento
combinado se guardará en la carpeta de dicho cliente, lo mismo para
Expedientes (se guardará en la carpeta de dicho Expediente), para el resto, se
guardará en la carpeta de CombinarWord.
Como es sabido, en el programa existen diferentes ventanas que cuentan con
un botón que pone , donde tras pulsarlo el programa nos traslada los datos
a la ventana Combinar Datos con Word y se abre dicha ventana. Como ya he
comentado anteriormente, estando en la ventana de Combinar Datos con Word
y pulsemos en el botón el programa nos hará una pregunta y si
contestamos que SI, nos abrirá la ventana de Combinar con Word,
Estando en este punto tal y como se nos muestra la ventana tenemos dos
posibilidades una, vincular un documento (plantilla o modelo) ya existente y
preparado con el programa para poder combinarlo y dos, crear un documento
(plantilla o modelo) desde cero con Word que posteriormente nos sirva para
combinar y generar un nuevo documento.
1) Cuando estamos en la primera opción Vincular los datos a un Documento
Word existente, deberemos indicarle al programa donde se encuentra ese
documento (plantilla o modelo) que ya tenemos listo para combinar. Para ello,
contamos con dos botones el de Plantilla y Ruta .
Si en su día se molestó y creó diversas plantillas o modelos preparadas para
trabajar con el programa y pulso en Plantilla nos preguntará esto,
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Le indicamos que SI, se nos abrirá esta olvidada ventana,
Esta ventana, como su nombre indica, es donde podemos decirle al programa
donde se encuentran nuestros modelos o plantillas de archivos que utilizamos
con regularidad y así no tener que estar buscándolos por nuestro PC, cosa que
con todo el lío que llevamos a diario es fácil de olvidar. Por ello, en esta
ventana uno hace la tarea de dar de alta esos modelos o plantillas y el
programa se encarga de buscarlos si mantienen la ruta que le indicamos en su
día. Lógicamente deberemos cargar archivos (plantillas o modelos) de
Word.
La forma de trabajar de esta ventana es sencilla, para importar un archivo
sólo le damos el botón IMPORTAR y con el explorador le indicamos su
ubicación donde está guardado, una vez hecho el programa nos pregunta si
deseamos indicar una carpeta, una subcarpeta y un nombre para una
localización más familiar para nosotros,
Y así es como se guardará en esta ventana. Al lado de cada documento o
archivo hay dos botones,
Abrir o Mostrar el archivo o documento;
Pasar la ruta de dicho archivo o documento. En este caso que nos
concierne, éste será el botón que debamos pulsar una vez localizado nuestro
archivo o documento.
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En el caso que tuviéramos una gran cantidad de plantillas, debajo del título de
cada columna hay un campo en blanco, donde si escribimos parte del nombre
con el que lo guardamos del archivo o documento, el programa nos muestra
aquellos que tengan coincidencia a la búsqueda como se puede apreciar,
Una vez hayamos pulsado en el botón se nos cerrará esta ventana y nos
quedará la ventana de Combinar con Word preparada para guardar dicho
archivo a falta únicamente de cambiar el título o nombre del mismo si lo
deseamos.
Si por el contrario, tenemos nuestras plantillas guardadas en una carpeta o
lugar diferente, contamos con en botón de Ruta . Cuando pulsemos se nos
abrirá el explorador de Windows donde deberemos indicarle la ruta donde se
encuentra nuestra plantilla preparada ya con el programa y lista únicamente
para combinar. Una vez seleccionado el documento (plantilla o modelo) sólo
nos quedará cambiar el nombre si lo deseamos, el programa hará el resto.
Con esto concluimos lo que se puede hacer en la primera parte.
Nota: Como muchos de los documentos se guardan en la carpeta común de CombinarWord,
si para combinar lo hacemos desde una ventana específica (menos la de Clientes y
Expedientes) los títulos de los nuevos documentos cuando hayamos hecho la combinación
cogerá el título de dicha ventana quedando así (Nombre de la ventana_Título del
documento_Nombre_Referencia o Nº),
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Hay que tener en cuenta que el programa NO contempla lo de preguntar si se sobreescribe o
no un documento porque tenga el mismo título.
Otra de las cosas a tener en cuenta es el modo de compatibilidad de Word, por lo que si
tenemos un documento con extensión .doc, .rtf, .dot, y trabajamos con Office 2007 o superior,
es aconsejable pasarlo al nuevo formato .docx, ya que entonces podrá producirse algún error a
la hora de combinar y guardar el nuevo archivo.
En los casos que no mantenga dicho formato es porque se ha abierto directamente la ventana
de Combinar Datos con Word y se ha llamado a la ventana de Combinar Word para vincular o
combinar un documento creando uno nuevo. Este documento se guardará en la carpeta de
CombinarWord.
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2) Cuando estamos en la segunda opción Crear un Documento nuevo y
Vincular, deberemos indicarle al programa un título para nuestra plantilla y, al
igual que antes, si queremos hacer la combinación desde la ventana de
Clientes, el nuevo documento en blanco se guardará en la carpeta de dicho
cliente, lo mismo para Expedientes (se guardará en la carpeta de dicho
Expediente), para el resto, se guardará en la carpeta de CombinarWord.
Nota: Como muchos de los documentos se guardan en la carpeta común de CombinarWord,
si para combinar lo hacemos desde una ventana específica (menos la de Clientes y
Expedientes) los títulos de los nuevos documentos cuando hayamos hecho la combinación
cogerá el título de dicha ventana anteponiendo Plantilla_ quedando así (Plantilla_Nombre de
la ventana_Título del documento_Nombre_Referencia o Nº),
En los casos que no mantenga dicho formato es porque se ha abierto directamente la ventana
de Combinar Datos con Word y se ha llamado a la ventana de Combinar Word para crear un
nuevo documento. Este documento se guardará en la carpeta de CombinarWord.
A lo largo de este documento hemos hablado reiteradamente de que si
deseamos combinar o crear un documento (plantilla) y lo hacemos desde la
ventana de Clientes o Expedientes dicho documento o plantilla se guardará
automáticamente en la carpeta de dicho Cliente o Expediente si ya tiene una
creada. Para el resto de lso casos se guardará automáticamente en la carpeta
CombinarWord. Dicha carpeta (CombinarWord), así como la de Clientes y
Expedientes, son carpetas que existen por defecto en la carpeta de trabajo del
programa C:\Abogados – MF, pero que al igual que las carpetas de Clientes y
Expedientes, el programa nos permite a través de la ventana Configuración
poder indicar una ruta predeterminada,
De esta forma, quien trabaje en red y/o tenga sus carpetas en un servidor, el
programa le ofrece la oportunidad de indicar al usuario la ruta y carpeta
predefinida dónde desea que el programa guarde dichos archivos. En caso
contrario, el programa pone como ruta predefinida y carpeta las que tiene en su
carpeta de trabajo como muestra la imagen.
