MINUTAS DE REUNIONES
OBJETIVOS Introducirlo al problema que significa tomar notas de una reunin para hacer un buen informe o minuta y darle prctica resolviendo problemas en los cuales sea necesario tomar en forma regular apuntes de las reuniones del Proyecto.
INFORMACIONES QUE DEBE CONTENER UNA MINUTA Para confeccionar una minuta en forma completa y correcta, ella necesita contener la siguiente informacin: Encabezamiento Fecha de la reunin Personas presentes en la reunin Personas ausentes Tpicos o temas a tratar en la reunin Discusin Acciones a tomar Persona (as) responsable (es) Firma de la persona que tom apuntes o acta de la reunin.
Usualmente las secretarias no estn capacitadas para tomar minutas de reuniones tcnicas. En la mayora de los grupos de ingenieros, esta tarea se le asigna al ingeniero ms joven. Si usted est designado para tomar una minuta asegrese de estar preparado para hacerlo. Esta preparacin incluye llevar lpices y block de apuntes. Es til tener preparado con tiempo un formato de minuta, sta le ayudar a identificar cada tpico que debe ser considerado en la minuta de la reunin. Escribir una minuta parece ser una tarea bastante fcil, pero realmente involucra problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe til, primero se debe distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiado para menor importancia, para resumir la informacin e ideas importantes. Adems se complica este trabajo por el hecho de que a veces las reuniones son usadas para establecer disputas y deber transformarse en un juez, y juzgar qu aspectos sacar en funcin del inters y expectativas de sus colegas. El propsito inmediato del acta es servir como memoria o archivo de datos a la audiencia, ella tambin sirve para guardar en
forma til y mantener la informacin como un archivo permanente, disponible para el lector en cualquier tiempo y por cualquier razn. Por lo tanto, haga un buen anlisis de la audiencia y planifique. SEA ESPECIFICO. Evite abstracciones y generalidades 8especifique marcas de equipos, tipos, fechas y nombres de personas responsables9. SEA CONCISO. Recuerde, la informacin para su informe debe ser breve y puntual. Tome la informacin completa pero no incluya detalles innecesarios, particularmente aquellas discusiones que no llevan a ninguna parte. SEA EXACTO. Est seguro que el contenido de su informe sea el correcto, deletree los ttulos, nombres correctamente y cite, resuma o parafrasee las ideas de la gente cuidadosamente. SEA OBJETIVO. Considere que puede haber un insulto implcito si usted se refiere a una persona como Luis Morales y otro como Sr. Morales, est seguro de escribir toda la informacin en un lenguaje imparcial. SEA BUEN EXPOSITOR. Recuerde que siempre la conduccin de los negocios y el manejo de informacin es de una manera secuencial, la minuta debe exponer los componentes de las transacciones del negocios o la informacin manejada y no reproducir el proceso de las transacciones o manejo. Mientras se sigue la ordinaria secuencia en una minuta, se debe evitar narraciones (Primero nosotros hablamos de... y enseguida... y entonces...), dando nfasis a lo lgico y no a lo cronolgico.
EJEMPLO DE FORMATO DE MINUTA DE REUNIONES
FECHA PRESENTES AUSENTES
: : :
(1) TEMA DISCUSION ACCION
: : :
PERSONA (S) RESPONSABLE(S):
ENCARGADO DE ACTA.
FIRMA
Este es uno de los posibles formatos para un acta o minuta de una reunin, el cual puede ser modificado o elegir otro mejor de acuerdo a las necesidades de la reunin.
