No.

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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
FIRMA Y FECHA FIRMA Y FECHA FIRMA Y FECHA

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ÍNDICE

Página
1.- Objetivo 3
2.- Alcance 3
3. Definiciones
3.- Documentos de referencia 3
4.- Responsabilidades y autoridades 4
5.- Roles, responsabilidades y autoridad 4
6.- Ficha de proceso 5
7.- Descripción de actividades y diagrama de flujo 6
8.- .- Despliegue de indicadores para el seguimiento del proceso 7
y la mejora continua
9.- Control de cambios 9
10.- Anexos 9

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1. OBJETIVO
Ofrecer materiales y productos de alta calidad que satisfagan las
necesidades de los clientes, impulsando el crecimiento y desarrollo de la
empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos operativos
3. DEFINICIONES
3.1. Remisión: Documento mercantil interno de la empresa que sirve como constancia de
compra venta comercial.

3.2. Orden de compra: Documento que emite el comprador para pedir mercancías al
vendedor, indica cantidades, detalle, precio, condiciones de pago etc. Para la
empresa se considera orden de compra, un correo electrónico o una llamada
telefónica.

3.3. Factura: Documento que detalla las mercancías vendidas junto con su cantidad y su
importe, que se entrega a quien debe pagarla.

3.4. Calendario de entregas: Documento que informa la programación de entregas de la

semana venidera, mencionando nombre del cliente, material a entregar, horario de
carga, documentos a enviar, identificación del material, y unidad que se utilizará para
el envío del producto terminado.

3.5. Especificaciones de cliente: Información que proporciona el cliente acerca de las

características de calidad que debe cumplir el material solicitado.

3.6. Certificado de calidad: Documento que emite la empresa para garantizar que el
producto terminado suministrado, cumple con las especificaciones del cliente

3.7. PT: Abreviatura utilizada para referirse al producto terminado.

3.8. XML y PDF: XML es la factura que se genera y tiene su representación impresa, es
decir un PDF.

3.9. Inventario: Registro de existencias y no existencias de producto terminado de la

empresa.

3.10. Correo electrónico: Servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes.

3.11. Benchmarking de precios: Comparativo de los precios productos y servicios de la

competencia.

3.12. Prospección: Estudio de las posibilidades futuras de un negocio teniendo en cuenta

los datos con los cuales se dispone.

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3.13. Solicitud de crédito: Documento interno de la empresa que el cliente debe llenar
para formalizar la petición.

3.14. Referencias comerciales: Contactos que el cliente proporciona, para validar su

historial crediticio.

3.15. Crédito: Cantidad de dinero que presta la empresa y debe ser pagada en un tiempo
determinado.

4. REFERENCIAS
4.1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

4.2. Norma ISO-9000:2015 (NMX-CC-9000-IMNC-2015) Fundamentos y Vocabulario.

4.3. Norma ISO-9001:2015 (NMX-CC-9001-IMNC-2015) Sistema de Gestión de la

Calidad – Requisitos

5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Dirección General // Dirección Operaciones // Gerente de ventas
RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
1. Realizar la gestión de ventas 1. Autorizar a la apertura de nuevos
2. Negociación y Visitar a clientes clientes
3. Supervisar que cumpla con las actividades 2. Aprobar solicitudes de crédito
que corresponden.
4. Revisar y recibir la cobranza de ventas en
efectivo.
5. Dar cumplimiento y seguimiento del proceso
de venta
6. Realizar el contacto con el cliente por los
diferentes medios de comunicación.
7. Enviar solicitudes de crédito a los clientes
que así lo requieran y sean candidatos para
dicha solicitud.
8. Realizar la investigación crediticia
9. Brindar adecuadamente y con
profesionalismo y puntualidad la atención al
cliente
10. Realizar prospección de cliente
11. Elaborar y enviar cotización a clientes.
12. Realizar la facturación del cliente en tiempo y
forma.
13. Presentar informe de los indicadores
establecidos en el área de Ventas
14. Mantener el registro de ventas de JLPe
Servicios y Construcciones, S. A. DE C. V.
actualizado. (lo realiza el auxiliar de ventas)
15. Visitar a clientes.

6.2 Auxiliar de ventas

RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
1. Revisar y recibir la cobranza de ventas en
efectivo.

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2. Dar cumplimiento y seguimiento del proceso

de venta
3. Realizar el contacto con el cliente por los
diferentes medios de comunicación.
4. Enviar solicitudes de crédito a los clientes
que así lo requieran y sean candidatos para
dicha solicitud.
5. Realizar la investigación crediticia
6. Brindar adecuadamente y con
profesionalismo y puntualidad la atención al
cliente
7. Realizar prospección de cliente
8. Elaborar y enviar cotización a clientes.
9. Realizar la facturación del cliente en tiempo y
forma.
10. Elaborar remisiones
11. Realizar el calendario de entrega semanal y
mensual, revisar con las áreas involucradas y
el envío del mismo.
12. Presentar informe de los indicadores
establecidos en el área de Ventas
13. Mantener el registro de ventas de JLPe
Servicios y Construcciones, S. A. DE C. V.
actualizado.
14. Realizar cobranza de facturas vencidas
oportunamente
15. Elaborar y enviar los complementos de pago
a clientes
16. Enviar carta Comunicado de Cobranza.
17. Visitar a clientes.
18. Reportar y entregar pagos en efectivo a
Finanzas por las ventas hechas en planta.
19. Realizar el envío de Encuestas de
satisfacción a los clientes que consumieron
durante un periodo establecido

6. FICHA DE PROCESO

Cliente (I/E)
Proveedor (I/E)
Entrada Proceso Salida Receptor
Fuente de entrada
de salida
 Dirección General  Clientes
Necesidad en el
 Prospecto de cliente  Clientes  Dirección
mercado
 Cliente potenciales General
Prospección
 FO-VTA-0  Prospect
FO-VTA-0 Cotización o de
Solicitud de
Ventas  Créditos cliente
crédito
otorgados  Cliente
Orden de compra
 FO-VTA-0
FO-VTA-0 Remisión
Directorio de
 Factura
clientes
 FO-VTA-0
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Ventas
actualizado
 Pedidos
entregados

¿Con qué recursos se realiza?

Seguimient
Formación Ambiente para la
Infraestructura oy
(Conocimientos requeridos) operación del proceso
medición
 Equipo de  Orden y limpieza en las  FO-VTA-0
comunicación: áreas de trabajo. Ventas
teléfono y  Ambiente físico tranquilo  FO-VTA-0
servicio de que permita, Solicitud
Ver perfil de puesto del DG, DO, internet. comunicación, respeto, de crédito
Encargado y Auxiliar de ventas  Equipo
compromiso y servicio.
informático:
computadora.
 Oficina y
mobiliario
7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.

Plan de
reacción ante
Descripción de la etapa Criterios de SGC no
Etapas del Respons
¿Qué y cómo se hace? ¿Qué conformidad Interacción
proceso able
¿con que insumos? ¿dónde especificación o es con otros
¿Qué se ¿Quién lo
se registra? ¿equipo o requisito deben ¿Qué procesos
hace? hace?
instrumento utilizado? cumplirse? acciones
inmediatas
ejecutar?

7.1.
Recibir orden de
trabajo

1. Recibir orden de
Ventas trabajo

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Plan de
reacción ante
Descripción de la etapa Criterios de SGC no
Etapas del Respons conformidad Interacción
able ¿Qué y cómo se hace? ¿Qué
proceso
7.2. es con otros
¿Quién lo ¿con que insumos? ¿dónde especificación o
¿QuéSubir
se ¿Qué procesos
se registra? ¿equipo o requisito deben
información hace?
hace?
instrumento utilizado? cumplirse? acciones
plataformas inmediatas
electrónicas ejecutar?
Se suben a los
sistemas electrónicos
lo siguiente:

ERP
Proyecto con datos
generales
•Presupuesto
autorizado
•Constancia de
2. Subir información al situación fiscal
Ventas sistema ERP y One •Orden de compra del
drive con documentación cliente
•Correo de aprobación
•Datos del CFDI
•Portal del cliente

One drive
1.- Ventas
2.- Operaciones
3.- Administración
4.- Compras
5.- Levantamiento
7.3. No
¿Está completa
documentación? La documentación
mínima es
•Constancia de
Sí 3. Solicitar a ventas situación fiscal
Ventas documentación mínima •Orden de compra
•Datos del CFDI
•Presupuesto
autorizado

7.4.
Dar de alta al
cliente en el sistema
Si el cliente ya se
4. Dar de alta al cliente en encuentra dado alta,
Ventas el sistema solo validar que los
5. Validar datos cargados datos se encuentren
actualizados.

7.5.
Cargar todos los Ventas 6. Se hace el desglose de En conjunto con el
conceptos los conceptos a utilizar equipo de
y se hace la carga de operaciones y el
encargado de costos
todos los conceptos
se hace el desglose

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Plan de
reacción ante
Descripción de la etapa Criterios de SGC no
Etapas del Respons
¿Qué y cómo se hace? ¿Qué conformidad Interacción
proceso able
¿con que insumos? ¿dónde especificación o es con otros
¿Qué se ¿Quién lo
se registra? ¿equipo o requisito deben ¿Qué procesos
hace? hace?
instrumento utilizado? cumplirse? acciones
inmediatas
ejecutar?
de conceptos.

Se debe hacer una

reunión de feedback
para contemplar dicho
desglose
7.6.
Cuando el cliente
Seleccionar los tiene crédito o el
conceptos a facturar proyecto es por
7. Seleccionar los etapas, se debe
Ventas conceptos a facturar
seleccionar los
conceptos a realizar
mes con mes, e ir
validando los avances
del proyecto

7.7.
Timbrar con el SAT
Una vez seleccionado
los conceptos se
Ventas 8. Timbrar con el SAT genera la factura.
Misma que debe ser
timbrada en el SAT

7.8. No
¿Se tiene portal?

Cuando el cliente no
tenga un portal para
Sí
9. Se envía al cliente vía cargar los pagos se
Ventas correo
envía la factura para
que se proceda al
otorgamiento de
fechas de pago.

Los datos incluyen

7.9. •PDF Factura
Agregar datos de •XML
ingreso al portal •Evidencia de
10. Se agregan datos de autorización
Ventas ingreso al portal
•Carta de entrega
(opcional)
•Presupuesto
•Facturas
•Ordenes de compra
aceptados

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Plan de
reacción ante
Descripción de la etapa Criterios de SGC no
Etapas del Respons
¿Qué y cómo se hace? ¿Qué conformidad Interacción
proceso able
¿con que insumos? ¿dónde especificación o es con otros
¿Qué se ¿Quién lo
se registra? ¿equipo o requisito deben ¿Qué procesos
hace? hace?
instrumento utilizado? cumplirse? acciones
inmediatas
ejecutar?

7.10.
Otorgar fechas de
pago
11. Otorgar fecha de pago,
se le solicita al cliente
Ventas/
la fecha tentativa de
cliente pago para ser
monitoreada

7.11.
Dar aviso interno de
fechas de pago 12. Dar aviso interno de la
fecha de pago al
Ventas equipo de operaciones
y a tesoreria.

7.12. 13. Una vez que llega la

Dar aviso interno
fecha de vencimiento
de fechas de pago
del pago, se hace el
Ventas seguimiento para la
validación del pago en
las fechas
comprometidas.

14. Validar con el cliente

No nueva fecha
7.13. 15. Revisar si es necesario
¿Se recibió el pago? refacturar
16. En el caso que no se
Ventas vaya a realizar el
Sí proyecto se cancela
factura emitida.
17. Se regresa al punto
7.10 hasta que el
cliente realice el pago

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Etapas del Respons
¿Qué y cómo se hace? ¿Qué conformidad Interacción
proceso able
¿con que insumos? ¿dónde especificación o es con otros
¿Qué se ¿Quién lo
se registra? ¿equipo o requisito deben ¿Qué procesos
hace? hace?
instrumento utilizado? cumplirse? acciones
inmediatas
ejecutar?
correspondiente.

7.14. 18. Cuando el cliente tenga

Generar complemento
crédito, se van a ir
de pago
generando el o los
Ventas complemento del
pagos
correspondientes

7.15.
Enviar a cliente o
subir al portal

19. Se envía al cliente o

subir al portal los
Ventas complementos de pago
en caso de aplicar.

7.16.
Dar aviso de pago de
anticipo para el
arranque de Al finalizar el servicio
operaciones 20. Dar aviso de pago de de forma anual se
anticipo para el envía el link de la
arranque de encuesta de
Ventas operaciones y/o satisfacción al cliente
finiquito para entrega para la
de los entregables retroalimentación final
del proyecto realizado

8. INDICADOR DE DESEMPEÑO
Indicador Fórmula Frecuencia Meta
$ en año actual VS $ año
% de venta con relación al año anterior mensual >15%
anterior

9. FORMATOS
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9.1. Formatos que generan registros en este procedimiento

Bitácora de clientes prospecto
Bitácora de clientes
Bitácora de ventas
Encuesta de Satisfacción
Solicitud de Crédito // Contrato cliente

10. ANEXOS
N/A

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