1.
OBJETIVOS
1.1 Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de inocuidad, desarrollando un plan de
acción adecuado para corregir las no conformidades o no conformidades potenciales detectadas,
investigando las causas raíz y aplicando las acciones que deben tomarse para evitar que sucedan
de nuevo.
2. ALCANCE
2.1. Aplica a todas las desviaciones, no conformidades y problemas detectados en el área de
Clasificación a través de auditorías internas, externas u otras inspecciones, quejas de los clientes,
observaciones del ente regulador, resultados negativos en los monitoreos, tendencias negativas en
los indicadores, problemas con los proveedores, hallazgos en supervisión y verificaciones
realizadas.
3. DEFINICIONES
3.1. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
3.2. NO CONFORMIDAD POTENCIAL: Posible incumplimiento de un requisito.
3.3. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para prevenir y eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable.
3.4. ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para corregir y eliminar la causa de una no conformidad
detectada y otra situación indeseable.
3.5. CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
3.6. AUDITORIA: Proceso de evaluación del cumplimiento de requisitos.
3.7. QUEJA: inconformidad de un cliente en base a una no conformidad detectada que es
responsabilidad del proveedor.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Líder del Equipo de Inocuidad
4.1.1. Convocar al equipo para la revisión de los problemas detectados y la apertura de acciones
correctivas.
4.1.2. Designar al responsable del equipo para seguimiento a la implementación y cierre de las
acciones correctivas.
4.1.3. Asegurar el cierre de las acciones correctivas levantadas.
4.2. Gestor del Sistema de Gestión de Inocuidad
4.2.1.Completar el registro de seguimiento de acciones correctivas.
4.3. Líder del Proceso
4.3.1.Asistir a las reuniones de apertura de acciones correctivas.
4.3.2.Asegurar la implementación de las acciones correctivas a su cargo.
4.3.3.Verificar la efectividad de las acciones correctivas que se le solicite.
5. DESARROLLO
5.1. APERTURA DE CORRECCIÓN
5.1.1. Cuando se tienen desviaciones puntuales en los PPR y/o PPRO, se documenta una
corrección en el formato de hallazgos AF-SG-FO-006, donde se documenta el plan de acción
a seguir, seguimiento y cierre.
5.1.2. Se documenta correcciones inmediatas en el formato de acciones correctivas en el caso de
abrir una acción correctiva en el formato de acciones correctivas.
5.2. APERTURA DE ACCIONES CORRECTIVAS
5.2.1. Las acciones correctivas se abren a raíz de la detección de un problema individual
significativo que implique contaminación del producto o desviación de los PPRO, un
problema menor repetitivo a una desviación de PPRs o un problema posible que tendría un
impacto significativo.
5.2.2. Acciones correctivas al sistema de gestión: incluye: incumplimiento a un objetivo de
inocuidad en tres meses consecutivos para objetivos monitoreados mensualmente y un
incumplimiento anual en los objetivos medidos anualmente; incumplimientos en auditorías
internas y externas, cualquier queja de inocuidad y resultados de la encuesta de
satisfacción a clientes. Y desviaciones en los resultados de la evaluación del sistema de
gestión como clima laboral, respuesta a emergencias, retiro de producto.
5.2.3. Se debe reunir al equipo de inocuidad y miembros de los departamentos afectados por la
no conformidad para investigar la causa del problema, para esto se pueden utilizar las
siguientes herramientas:
5.2.3.1. Lluvia de ideas:
5.2.3.1.1. Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el seguimiento de
nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
5.2.3.1.2. Se utiliza cuando se desea involucrar oportunidades de mejora,
generar un número extenso de ideas, liberar la creatividad del
equipo, etc.
5.2.3.1.3. Los pasos para aplicar la herramienta son los siguientes:
5.2.3.1.3.1. Definir el tema o problema.
5.2.3.1.3.2. Nombrar al conductor del ejercicio.
5.2.3.1.3.3. Se deben emitir libremente las ideas sin sacar
conclusiones en esta etapa.
5.2.3.1.3.4. Listar las ideas sin repetir, hasta que no hayan más
ideas. No se debe criticar.
5.2.3.1.3.5. Analizar, evaluar y organizar las ideas para valorar su
utilidad en función del objetivo que se pretende lograr.
5.2.3.2. 5 por qué’s:
5.2.3.2.1. Es una técnica sistemática de preguntas que se utiliza en la fase de
análisis de problemas para determinar la causa o causas principales
de un problema. El equipo debe cuestionar al menos 5 veces el por
qué de una situación o problema, en algunas ocasiones se puede
preguntar más veces.
5.2.3.2.2. Los pasos de aplicación de la herramienta son los siguientes:
5.2.3.2.2.1. Aplicar la herramienta de lluvia de ideas para
identificar las posibles causas del problema.
5.2.3.2.2.2. Una vez se tienen las posibles causas se debe
comenzar a cuestionar ¿Por qué así?, o ¿Por qué
está pasando esto? Y continuar preguntando ¿Por
qué? Al menos 5 veces hasta que no obtenga más
respuestas.
5.2.3.2.2.3. Se debe cuidar que mientras pregunta por qué no se
comience a preguntar ¿Quién?
5.2.3.2.2.4. Esto reta al equipo a buscar el fondo del problema y
no conformarse con causas probadas o ciertas.
5.2.3.3. Diagrama de causa y efecto:
5.2.3.3.1. Es una técnica de análisis de causas y efectos para la solución de
problemas que relaciona un efecto con las posibles causas que lo
provocan.
5.2.3.3.2. Simplifica el análisis y mejora la solución de cada problema; ayuda a
visualizarlos mejor y a hacerlos más entendibles, toda vez que
agrupa el problema o situación a analizar y las causas y subcausas
que contribuyen a este problema o situación.
5.2.3.3.3. Para aplicar la herramienta se deben seguir los siguientes pasos:
5.2.3.3.3.1. Definir el efecto o problema.
5.2.3.3.3.2. Trazar una flecha y escribir el efecto del lado
derecho.
5.2.3.3.3.3. Identificar las causas principales a través de flechas
secundarias que terminan en la flecha principal
5.2.3.3.3.4. Identificar las causas secundarias a través de flechas
que terminan en las flechas secundarias, así como
las causas terciarias que afectan a las secundarias.
5.2.3.3.3.5. Asignar la importancia de cada factor.
5.2.3.3.3.6. Definir los principales conjuntos de probables causas:
materiales, maquinaria, procedimientos de trabajo,
personal, etc.
5.2.3.3.3.7. Marcar los factores importantes que tienen incidencia
significativa sobre el problema.
5.2.3.3.3.8. Registrar cualquier información que pueda ser de
utilidad.
5.2.4. Establecer las acciones correctivas a tomar, el departamento responsable y el plazo para
implementarla, esto debe quedar registrado en el registro de acciones correctivas.
5.3. IMPLEMENTACIÓN Y CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS:
5.3.1. El departamento responsable procede a implementar las acciones correctivas y una vez
transcurrido el plazo, uno o varios miembros del equipo de inocuidad verifican la
implementación y la efectividad de la acción tomada. Si se determina que las acciones que
se están tomando no están siendo efectivas, se debe modificar el plan de acción.
5.3.2. Se efectúa el cierre de la acción correctiva en el registro de acciones correctivas
5.4. SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
5.4.1. Para garantizar un control estricto sobre el cumplimiento de las Acciones Correctivas, el
Jefe de Calidad, como Gestor del Sistema de Inocuidad y con el apoyo de los auditores
internos, debe llenar el registro de seguimiento de acciones correctivas en el que se indica
lo siguiente:
5.4.1.1. No conformidad
5.4.1.2. Acciones correctivas adoptadas
5.4.1.3. Responsable de la aplicación
5.4.1.4. Plazo de cumplimiento
5.4.1.5. Fecha de cierre.
5.3.1.6 El Gestor de Calidad mensualmente asigna tareas de seguimiento de acciones correctivas al equipo
auditor. El Gestor de Calidad lleva el estatus de las acciones correctivas en el formato AF-SG-FO-21.
