RESUMEN ACUERDO 049 DE 2000
ARTICULO 1: Nos hablan acerca de que el local, el sitio y la ambientación donde
se encuentran los archivos debe de ser la adecuada para la conservación de los
documentos que contiene.
ARTICULO 2: Los establecimientos donde se contiene los archivos de información
debe contar con características donde tenga una conservación de largo tiempo. Lo
cual este situada en un lugar lejos de industrias contaminantes y de zonas con alto
riesgo de humedad, también el espacio debe de ser suficientemente grande para
albergar grandes cantidades de información archivadas.
Estanterías de 2.20 mts de alto
Resistencia de las placas y piso de carga mínima de 1200 k/mts2.
Los pisos, muros, techos y puertas construidos con material ignífugos con
alta resistencia.
Hay que tener una buena manipulación del transporte y seguridad de los
documentos, estos lugares establecidos deben de contar con un aislamiento que
garantice la seguridad. Se debe tener un mantenimiento constante en el sitio donde
se encuentren.
ARTICULO 3: El almacenamiento de la documentación debe tener unas
características técnicas de los soportes documentales
Estanterías
Deben de estar construido en láminas metálicas sólidas, resistentes
y estables.
Altura de 2.20 mts, cada bandeja soportando un peso de 100kg/mt
lineal.
No debe de tener más de 100 mts de longitud.
Dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas
laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso .
Balda inferior por lo menos de 10 cms de pisos.
Cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
Distribución de estanterías
Las estanterías no estarán acostadas y se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm
El espacio entre cada módulo de debe de ser de mínimo 70 cm y un
corredor central de mínimo 120cm
La estantería con sistema de identificación visual
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas
Mobiliario para obras de gran formato
Las gavetas tendrán una profundidad de 5cms o menos, cada una
debe de tener rodamiento que disminuya la fricción y vibración y evitar
el riego de atascamiento o caída de una gaveta.
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en material
estables para la conservación
Mobiliario para documentos en otros formatos
Documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía
entre otros.
Contenedores
Todos los documentos requieren un sistema distinto para mayor
protección.
Se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para
albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados se
recomienda utiliza contenedores o sistemas de embalaje para
albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados.
Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro.
ARTICULO 5: Condiciones ambientales técnica.
Ventilación
El caudal debe garantizar la renovación continua de los conductos de
ventilación que permitan el aire dos veces por hora.
Filtrado del aire
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de
partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.
Iluminación en deposito
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y
contenedores.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros
ultravioleta.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Mantenimiento
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un
producto que no incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservación requieren de un programa de
limpieza en seco y para el efecto se deben emplear
aspiradoras.
