ACTA No.
NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA REUNIÓN:
CIUDAD Y FECHA: HORA INICIO: HORA FIN:
LUGAR Y/O ENLACE: DIRECCIÓN / REGIONAL / CENTRO:
AGENDA O PUNTOS PARA DESARROLLAR:
1.
2.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:
1.
2.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
1.
2.
CONCLUSIONES
ESTABLECIMIENTO Y ACEPTACIÓN DE COMPROMISOS Y/O DECISIONES
ACTIVIDAD /DECISIÓN FECHA RESPONSABLE FIRMA
ASISTENTES
(Incorporar evidencias asistentes. Ver Instructivo)
GOR-F-084 V01
Instrucciones (Favor eliminar)
Generalidades:
Quién(es) lo diligencian: El formato de Acta debe ser diligenciado por la(s) persona(s), o el área
responsable de la actividad, o en su defecto por la(s) persona(s) que citan a la reunión.
Cuando se diligencia: El acta debe ser diligenciada durante el desarrollo de la reunión para ser firmada y
comunicada a los participantes en el menor tiempo posible.
Frecuencia de diligenciamiento: N/A pues se diligencia cada vez que se desarrolla una reunión de trabajo
y se deban registrar las actividades, acciones y decisiones tomadas.
Qué trámite surte el formato una vez diligenciado: El formato una vez diligenciado debe surtir los efectos
relacionados con el proceso o procedimiento de las áreas, y posteriormente pasar a conformar sus
respectivos expedientes.
Si se requiere imprimir (en lo posible no): Se debe imprimir en caso de que se trate de un documento que
haga parte de un expediente del área, salvo que se gestione como un documento electrónico en los
sistemas de información adecuados que cumplan los requisitos de documento electrónico y permita la
conformación de los expedientes electrónicos o híbridos.
Quién lo guarda: Las actas deben ser guardadas en sus respectivos expedientes.
Otros, según se considere necesario.
Campo del formato Instrucción Tener en cuenta
SOLICITAR PERMISO PARA GRABAR LAS
Se debe solicitar permiso para grabar las
REUNIONES
reuniones Especialmente para las
reuniones virtuales donde no se puede
incluir la firma de estos participantes. La
aprobación se puede registrar en la
columna junto a la firma.
ACTA No. Se inicia un consecutivo por vigencia, Se archiva en orden cronológico,
iniciando desde N° 1 hasta N° veces. del más antiguo al más reciente
NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA Verificar si el comité convocado esta
REUNIÓN:
creado por acto administrativo para
registrar su nombre o en su defecto
nombrar colocar la temática a desarrollar.
CIUDAD Y FECHA: Registre el nombre de la ciudad y el día en
GOR-F-079 V01
que se celebra la reunión.
HORA INICIO /HORA FIN Registre la hora de inicio de la reunión y la
hora de finalización
DIRECCIÓN / REGIONAL / CENTRO Registre el nombre del lugar en el que se
celebra la reunión.
LUGAR Y/O ENLACE Registre el lugar donde se lleva a cabo la Solicitar permiso para grabar las
reunión y el enlace si se trata de una reuniones
reunión virtual y/o si la reunión fue
grabada registre el enlace de la grabación.
Puede registrar el lugar y el enlace al
tiempo si se trata de una reunión con
participación presencial y virtual al tiempo.
AGENDA O PUNTOS PARA DESARROLLAR Listar las temáticas centrales del comité o Si es un comité incluir un punto
de la reunión. relacionado con la verificación
de quorum
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Iniciando con un verbo en infinitivo indicar
el propósito o finalidad de la reunión
DESARROLLO DE LA REUNIÓN Realizar descripción del desarrollo de la Si es un comité es importante
reunión conforme con la agenda o los verificar el quorum indicando los
puntos a desarrollar. roles que desempeña cada uno.
CONCLUSIONES Resumen de las decisiones y aspectos más
importantes tratados.
ESTABLECIMIENTO Y ACEPTACIÓN DE Se registran las actividades y/o decisiones Realice revisión compromisos
COMPROMISOS Y/O DECISIONES
asignadas, las fechas de cumplimiento y se anteriores
incluye la firma de aceptación.
ASISTENTES Para el caso de participación presencial, se
debe incluir la firma manuscrita utilizando
el formato GOR-F-078 - Registro de
Asistencia; para el caso de participación a
través de medios electrónicos, incluir la
imagen o captura de pantalla y de ser el
caso descargar y adjuntar el listado
generado por el medio electrónico, además
se debe incluir en el campo LUGAR Y/O
ENLACE del formato acta el enlace que
direccione a la grabación evidencia de la
GOR-F-084 V01
reunión.
LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE DEBE CLASIFICAR COMO
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que
pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos
personales por cuenta del responsable del
Tratamiento
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos
TITULAR Persona natural cuyos datos personales
sean objeto de Tratamiento
TRATAMIENTO Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión
FINALIDAD La utilización de los datos debe sujetarse a
una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la ley. La finalidad de la
utilización de los datos debe ser informada
al titular de la información previa o
concomitantemente con el otorgamiento
de la autorización, cuando ella sea
necesaria o en general siempre que el
titular solicite información al respecto
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