Cuando hablamos de
documentos, podemos decir
que estos son los que
constituyen
instrumentos, escrituras o
escritos con los cuales se
puede probar, confirmar o
justificar
alguna cosa; por su naturaleza
los podemos clasificar en
públicos o privados.
El documento público, es el
otorgado o autorizado, con las
solemnidades requeridas por
la
ley, por un registrador,
notario, secretario judicial u
otro público competente para
acreditar
algún hecho, la
manifestación de una o
varias voluntades y la
fecha en la que estas se
producen.
El documento privado es
aquel que es redactado por las
partes interesadas, con
testigos o sin
ellos, pero sin ser intervenidos
por un registrador, un notario
u otro funcionario público que
le
de fe o autoridad al
documento.
En las actividades
administrativas se distinguen
por su carácter documental, es
decir, por
reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Estos
documentos son el soporte en
el cual se materializan los
distintos actos de
Administración y
la forma externa de dichos
actos.
Estos documentos aseguran la
supervivencia de las
actuaciones administrativas al
constituirse
en su soporte material; pues se
garantiza de esta manera la
conservación de los actos y la
posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus
posibles errores o vicios, así
como el
derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.
CLASE DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez el medio y la
comunicación de la información y el conocimiento; de tal manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
PARALELO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO DE DOCUMENTO DIFERENCIAS USO
ARCHIVOS ELECTRONICO
Documento sean cuales sean Son los emitidos DOCUMENTO DOCUMENTO Los documentos
su fecha, su forma y su por medios DE ARCHIVOS ELECTRONICO de archivo son
soporte material, producido o electrónicos, --El registro esta --Recoge una fuente
recibido por toda persona informáticos y acogido en un información en un primaria de
física, y por todo servicio u telemáticos, medio físico y la medio cuyos información,
organismo público o privado, enviada, recibida, información se símbolos solo forman parte del
en el ejercicio de su actividad, almacenada o hace accesible a pueden ser leídos trámite
y son, ya conservados por sus acumulada por través de la por un ordenador. administrativo y
creadores o por sus sucesores medio electrónico escritura implícita se organizan en
para sus propias necesidades, y gozan dela en él. --Su contenido conjuntos o
y transmitidos a la institución validez y eficacia puede ser agrupaciones
de archivos competente en de documento --El contenido es separado de su documentales,
razón de su valor archivístico. original siempre inseparable de su soporte original, desde el
que quede medio o soporte. para ser documento
garantizada su transferido a simple, al
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integridad y probatorio se serie documental.
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todo el ciclo vital decir, no se salud, bibliotecas,
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publicados ingrese documentos
comentarios, electrónicos
modifíquelo yaqué les ahorra
agregue tiempo, dinero y
contenidos, esfuerzo en sus
también el lector actividades
puede modificar diarias
aspecto del
formato a petición
de quien lo
consulta
Los documentos de archivo
son
una fuente primaria de
información, forman parte
del
trámite administrativo y se
organizan en conjuntos o
agrupaciones documentales,
desde
el documento simple, al
expediente y la serie documental.
