INDICE

Participantes
I. Mensaje al alumno. 8
II. Cómo utilizar este manual. 9
III. Propósito del Modulo. 12
IV. Especificaciones de evaluación. 13
V. Mapa curricular del curso módulo integrador. 14

Capítulo 1 Manejo de documentación 15

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 16
1.1.1 Conceptos. 17
Documento. 17
Documentación. 18
Administración de documentos. 18
Comunicación. 18
Información. 18
Correspondencia. 18
1.1.2 Importancia. 18
Legal. 19
Económica. 19
Social. 19
Administrativa. 19
1.1.3 Clasificación. 19
Interna. 19
Externa. 20
Mixta. 20
Legal. 20
Contratos. 20
Títulos de crédito. 20
Mercantil. 21
Facturas. 21
Recibos. 21
1.2.1 Procedimientos de recepción o entrada de documentación. 21
Verificar. 21
Sellar. 22
Registrar. 22
Acuse de recibo. 22

Clasificar. 22
Turnar y distribuir copias. 22
Seguimiento. 23
Archivar. 23
1.2.2 Procedimiento de turno de documentación. 23
Registro de datos. 23
Destinatario. 24
Área funcional. 24
Fecha de turno. 24
Instrucciones de atención. 24
Fecha límite de atención. 24
Seguimiento de atención. 24
Fecha de descargo. 24
Finiquito de asuntos 24
1.2.3 Procedimiento de despacho o salida de documentación. 25
Registro. 25
 Síntesis del asunto. 25
Destinatario. 25
Archivar. 25
Seguimiento. 26
1.3.1 Codificación. 26
Definición. 26
Objetivos. 26
Uso. 26
Ventajas. 27
Desventajas. 27
1.3.2 Sistemas de codificación. 27
Manuales. 28
Definición. 28
Objetivos. 28
Características. 28
Automatizados. 28
Definición. 28
Objetivos. 28
1.3.3 Tipos de codificación. 29
Alfabeto. 29
Unidad de archivo. 29
Unidad clave. 29
Unidad de identificación. 29

Campo de caracteres o de texto. 29

Campo numérico. 29
Campo decimal. 29
Campo de fechas. 29
Campo lógico. 29
Campo memo. 30
1.3.4 Reglas para codificar. 30
Personas. 30
Firmas comerciales. 30
Instituciones. 31
Agencias gubernamentales. 31
Prácticas y Listas de Cotejo. 32
Resumen. 51
Autoevaluación de conocimientos. 52

Capítulo 2 Control de documentación. 53

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 54
2.1.1 Tipos de documentación y sus características. 55
Legal. 55
Contratos. 55
Títulos de crédito. 56
Mercantil. 56
Facturas. 56
Recibos. 56
Contrarecibos. 57
Nota de remisión. 57
Contable-financiera. 57
Estados financieros. 57
Presupuestos. 58
Organizacional. 58
Manual de organización 58
Manual de procedimientos. 58
Administrativa. 59
 Informes. 59
Cartas. 59
Memoranda. 59
Cotizaciones 59
Solicitudes. 59
Vales. 59
2.2.1 Equipos de control. 60
Archivadores de correspondencia. 60
Gabinetes especiales para archivo. 60
Archivador de disquetes. 60
Tubos para mapas. 60
Mapoteca horizontal. 60
2.2.2 Materiales de control. 60
Marbetes. 60
Guías. 61
Carpetas para archivo. 61
Tarjeteros. 61
Cédulas de catalogación. 61
2.3.1 Tipos de correspondencia. 61
Ordinaria. 61
Urgente. 62
Confidencial. 62
2.3.2 Control de correspondencia. 62
Procedimiento de recepción. 62
Procedimiento de despacho. 63
2.4.1 Medios de conservación. 63
Papel. 63
Cintas magnéticas. 64
Microformas. 64
Videocintas. 64
Audiocintas. 64
Discos flexibles. 64
Discos duros. 64
Discos ópticos compactos. 64
2.4.2 Unidades administrativas responsables del control de la documentación. 65
Mesas. 65
Secciones. 65
Oficinas. 65
Oficialías de partes 65
2.4.3 Sistemas de cargo. 65
Componentes. 66
Formulario o tarjeta de requisición. 66
Formulario de salida. 66
Sistema de seguimiento. 66
Procedimientos para localización de expedientes. 66
2.4.4 Control de archivos electrónicos. 67
Protección de la información. 67
Guías para la conservación de la información. 67
2.4.5 Protección de documentos. 68
Medidas y sistemas para el control de acceso. 68
Regulado por personas. 68
Mecánicos. 68
Electrónicos. 69
Medidas de protección para archivos electrónicos. 69
Copias de resguardo. 69
Programas (antivirus). 69
Protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad. 70
Sistema de batería de resguardo. 70
Tecnología de la caja negra. 70
Prácticas y Listas de Cotejo. 71
Resumen. 93
Autoevaluación de conocimientos. 95
Glosario de Términos de E-CBNC. 96
Glosario de Términos Técnicos. 99

Referencias Documentales. 104

 III.- IMÁGENES DE REFERENCIA

Estudio individual Investigación documental

Consulta con el docente Redacción de trabajo

Comparación de resultados con

Repetición del ejercicio
otros compañeros

Trabajo en equipo Sugerencias o notas

Realización del ejercicio Resumen

Consideraciones sobre
Observación
seguridad e higiene

Investigación de campo Portafolios de evidencias

10 Control de
Documentación
 IV.-PROPÓSITO DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Al término del módulo, el alumno manejará la información documental que

se utiliza en una unidad organizacional, mediante la aplicación de técnicas
establecidas en diversos sistemas manuales o automatizados, para la
optimización de la gestión administrativa de la empresa.

Control de 11
Documentación
 V.-ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN

Durante el desarrollo de las prácticas de Al término del módulo autocontenido

ejercicio también se estará evaluando el especifico deberás presentar un Portafolios
desempeño. El docente mediante la de Evidencias11, el cual estará integrado
observación directa y con auxilio de una por las listas de cotejo correspondientes a
lista de cotejo confrontará el cumplimiento las prácticas de ejercicio, las
de los requisitos en la ejecución de las autoevaluaciones de conocimientos que
actividades y el tiempo real en que se se encuentran al final de cada capítulo
realizó. En éstas quedarán registradas las del manual y muestras de los trabajos
evidencias de desempeño. realizados durante el desarrollo del
módulo integrador, con esto se facilitará
Las autoevaluaciones de conocimientos la evaluación del aprendizaje para
correspondientes a cada capítulo además determinar que se ha obtenido la
de ser un medio para reafirmar los competencia laboral.
conocimientos sobre los contenidos
tratados, son también una forma de Deberás asentar datos básicos, tales
evaluar y recopilar evidencias de como: nombre del alumno, fecha de
conocimiento. evaluación, nombre y firma del evaluador y
plan de evaluación.

12 Control de
Documentación
 VI.- MAPA CURRICULAR DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Módulo CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

Unidad de
Aprendizaje
1. Manejo de 2. Control de
documentación. documentación.

43 Hrs. 29 hrs.

1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el 14 hrs.

procedimiento establecido.
1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las 14 hrs.
particularidades que éstos presentan.
Resultados
De 1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los 15 hrs.
documentos, según especificaciones.
Aprendizaje
2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso 7 Hrs.
de sus reglas de elaboración.
2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información 6 hrs.
requerida por la empresa.
2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los 8 hrs.
procedimientos que se utilicen en la empresa.

2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización 8 Hrs.

de los archivos.

Control de 13
Documentación
 MANEJO DE DOCUMENTACIÓN

Al finalizar la unidad, el alumno manejará la documentación de una

oficina mediante la identificación de los tipos de información que se
genera, de acuerdo con los procedimientos establecidos para su óptimo
funcionamiento administrativo.

14 Control de
Documentación
 Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

Módulo CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

Unidad de
Aprendizaje
.Manejo de documentación. 2. Control de
documentación.

43 Hrs. 29 hrs.

1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el procedimiento

14 hrs. establecido.

Resultados
De 1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las particularidades
14 hrs.
que éstos presentan.
Aprendizaje
1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, según15especificaciones.
hrs.

Control de 15
Documentación
CONTROL DE DOCUMENTACIÓN documento puede ser producida por
personas o máquinas. Los documentos
SUMARIO pueden ser de diferentes categorías y estar
en diferentes medios.
 Conceptos
 Importancia Para contextualizar:
 Clasificación
 Procedimientos de recepción o
entrada de documentación Investigación documental
 Procedimiento de turno de Competencia de información
documentación  Consultar información
 Procedimiento de despacho o salida bibliográfica y en páginas Web de
de documentación Internet.
 Codificación - El Alumno
 Sistemas de codificación
 Tipos de codificación Realizará una investigación en Internet
 Reglas para codificar para determinar los siguiente:

RESULTADO DE APRENDIZAJE  Antecedentes históricos del uso de

1.1. Obtener información necesaria para la documentación.
el cliente de acuerdo con el  Antecedentes en México.
procedimiento establecido.

1.1.1 Conceptos.
Evidentemente el mundo moderno
 Documentación
requiere de mayor precisión, con el
Es la recolección de documentos para su
manejo de archivos en computadora o
uso y toma de decisiones posteriores.
archivos físicos, es vital mantener el orden,
por ello es necesario conocer el orden de
 Administración de Documentos
importancia de los diversos documentos
Es el proceso de planificar, organizar,
que se manejan dentro de una oficina y
dirigir y controlar todas aquellas
aprender a archivarlos adecuadamente, a
actividades relacionadas con la creación
continuación se presentan algunos
de diferentes documentos, así como su
conceptos.
mantenimiento, conservación
contemporánea, localización, protección,
 Documento
control, uso y disposición o conservación
Es cualquier clase de dato o información
permanente. Las responsabilidades
contenida en diferentes medios y que
relativas de la administración de
puede estar en forma oral, escrita o
documentos y bases de datos no
visual. La información contenida en un

16 Control de
Documentación
corresponden a una sola persona dentro Todo documento que se maneja en la
de la empresa o negocio. Estas oficina es importante, sin embargo
responsabilidades competen a todos los algunos de estos documentos tienen
que manejan de alguna forma los importancia legal o judicial, algunos
documentos comerciales. documentos obligan y otros conceden
derechos, por tal razón deben
 Comunicación mantenerse bajo un resguardo especial,
Es el proceso esencial en las relaciones según dicha importancia.
interpersonales y comerciales. Sin la
comunicación no existiría la familia ni  Legal
ninguna institución social, económica, Los documentos también sirven como
política o religiosa. La comunicación sirve evidencia y protección en procesos
a las instituciones para poder lograr sus legales ante los tribunales o en la
propósitos. El proceso de la comunicación reclamación de ciertos derechos.
permite a los individuos intercambiar
mensajes, actitudes, sentimientos. Los  Económica
mensajes que se intercambian contienen Para cualquier persona la pérdida de
ideas. ciertos documentos puede significar
contratiempos y molestias. Sin embargo,
 Información la pérdida de datos en los negocios
Es un recurso vital para las empresas. significa dinero y se afecta la plusvalía o
Está compuesta de datos numéricos, la imagen de la empresa.
alfabéticos o de símbolos organizados de
cierta forma. Se dice que es la materia  Social
prima que se procesa en las oficinas y es Es importante que la información esté a la
esencial para que un negocio o vista y completa, para que se pueda
institución pueda funcionar. Es vital para aprovechar al menor costo posible y a
que la gerencia pueda llevar acabo tiempo para las personas que necesitan
funciones básicas como planificar, dirigir, tomar decisiones.
organizar y controlar. Para realizar estas
funciones es necesario poder contar con  Administrativa
información veraz del pasado, presente y Muchas instituciones privadas y
futuro. gubernamentales han tenido problemas
al preparar una cronología o trayectoria,
 Correspondencia pues no conservan documentos
Es cualquier documentación escrita que históricos, sin embargo otras empresas,
no está destinada a ser colocada en una concientes de la importancia de
tarjeta o formato para archivo, y se documentos, los conservan celosamente.
refiere al conjunto de cartas, informes,
solicitudes, memorádums y mensajes
que se reciben o se envían por medios
electrónicos o papel. Para contextualizar:

1.1.2. Importancia

Control de 17
Documentación
 7. Facturas

Trabajo en equipo Esta información también se maneja

Competencia analítica como correspondencia interna porque se
 Utilizar razonamientos deductivo realiza u origina en la propia empresa y
e inductivo en el análisis de circula entre dichas áreas
problemas. organizacionales y también
- El Alumno externamente. Incluye aquella
correspondencia entre departamentos de
Realizará en equipo un cuadro la misma empresa; como memorándum,
comparativo entre los diferentes tipos informes, circulares, oficios, etc.
de información en las que destaca:
 Externa
 Legal Correspondencia recibida, es la llegada
 Económica. de documentos de empresas externas,
 Social. como oficios, telegramas, solicitudes, etc.
 Administrativa
La correspondencia o documentación
externa, es la que se genera en otras
1.1.3. Clasificación empresas.
Ya se ha mencionado que los documentos
conceden derechos u obligaciones y que  Mixta
es importante mantenerlos en lugares El sistema de clasificación mixto,
seguros, es importante mencionar que comprende la documentación tanto
también existen documentos que se interna como externa, la cual ya se
manejan interna y externamente y desde explicó en los puntos que anteceden.
luego cada uno tiene un tratamiento En este sistema se controlan documentos
especial como se menciona a básicamente como van recibiéndose y/o
continuación. remitiéndose; por lo que la variable
importante es la fecha de entrada o de
 Interna salida de dicha documentación.
La documentación interna se genera en
la propia empresa y fluye por toda la  Legal
organización. Como ejemplos de Es necesario conservar los documentos
documentación interna tenemos: para cumplir con requisitos jurídicos que
den testimonio de prueba o
1. Oficios comprobación.
2. Cartas
3. Memorándum  Contratos
4. Circulares Son las obligaciones que tiene una
5. Pólizas persona con otra; siempre que exista un
6. Cheques contrato o simplemente la palabra, para
que un contrato se considere legal debe
cumplir con los requisitos que marca la
18 Control de
Documentación
Ley general de títulos y operaciones de  Identificar las innovaciones
crédito o en su caso el código civil de tecnológicas que ayudan al
cada entidad federativa. mejoramiento de los procesos
dentro de un área determinada.
 Títulos de crédito - El Alumno
Documentos de crédito. A quien se le va
a garantizar el crédito, por qué cantidad Realizará una investigación en la cual
y por cuánto tiempo, también se determinará las herramientas
consideran títulos de crédito a las tecnológicas que durante el paso del
acciones emitidas por una sociedad, tiempo han ayudado a la elaboración de
estas acciones conceden derechos y la documentación.
obligaciones para con la sociedad
emisora.  Entregará un informe acerca de
esta actividad.
 Mercantil
La documentación mercantil, es aquella
que se genera por las actividades u
operaciones comerciales entre las RESULTADO DE APRENDIZAJE:
empresas, básicamente por la compra- 1.2. Utilizar formas de registro de
venta de insumos, para la fabricación, documentos de acuerdo con las
operación o comercialización de una particularidades que éstas
empresa. presenten.
A continuación se describe algunos
documentos de carácter mercantil. 1.2.1. Procedimientos de recepción
o entrada de documentación
 Facturas
Documento mercantil que ampara la Todo documento que se recibe o se
compra de un producto. Garantiza la expide, debe ser registrado debidamente,
propiedad, contablemente justifica el ello permitirá darle un seguimiento o una
pago realizado, fiscalmente concede la respuesta, como a continuación se detalla.
oportunidad de depreciar un artículo o
deducir algunos importes.  Verificar
Consiste en corroborar si en la entrega
 Recibos de los documentos coincide con lo que se
Documento que se expide cuando se asienta en el acuse de recibo.
recibe algo, avala una operación realizada.
 Sellar
Colocar la fecha y hora de recibo para el
Para contextualizar: propósito de control interno.

 Registrar
Investigación de campo El procedimiento de recepción o entrada
Competencia tecnológica de documentación inicia con su registro.

Control de 19
Documentación
Dicho registro puede denominarse control Implica registrar la información que la
de recepción de documentos, el cual empresa recibe, posteriormente el
contiene los siguientes elementos, entre documento se ubica en un expediente o
otros: fecha de recepción, número de lugar previamente establecido.
documento, número de clasificación
interna, remitente y asunto.  Turnar y distribuir copias
Se distribuyen copias sólo al personal y
 Acuse de recibo
áreas que lo indique el documento.
Es el documento que respalda o
comprueba la recepción de la
El proceso de turnar y distribuir copias,
correspondencia. Indica que el documento
puede utilizar el siguiente formato:
es recibido por el destinatario.

El acuse de recibo puede ser otro

documento que contiene la siguiente
información, entre otras:

1. Acuse de recibo.
2. Fecha y hora de recepción.
3. Número de documento recibido. Distribución de Copias
4. Destinatario.
5. Asunto.  Seguimiento
6. Área que recibe el documento. El seguimiento del procedimiento de
7. Firma de quien recibe el documento y entrada o recepción de documentación,
sello. consiste en verificar el estado que
guarda un documento, es decir, saber
Únicamente, basta colocar el sello en la cuál es la situación o momento en que se
copia del destinatario del área que encuentra un asunto determinado.
recibe, el sello indica: Normalmente las situaciones o estado
que guarda un documento de acuerdo al
1. Área que recibe. seguimiento pueden ser entre otros los
2. Fecha y hora. siguientes:
3. Leyenda de recibo
a) Turnado.
 Clasificar b) Contestado.
La clasificación se hará de acuerdo al c) Pendiente.
sistema que tenga establecido la empresa, d) En proceso de...
y puede ser: e) Finiquitado.
f) Archivado.
1. Alfabético.
2. Numérico.  Archivar
3. Alfa-numérico. Procedimiento por el cual se clasifican,
ordenan y almacenan los documentos, de

20 Control de
Documentación
tal manera que puedan ser localizados Es la verificación de quién o de quiénes
fácilmente cuando se necesiten. se reciben o se envía la documentación,
con la finalidad de llevar un orden o un
registro de cada documento.

Para contextualizar:

Observación
Competencia lógica
 Inferir posibles resultados
esperados en una serie de eventos.
- El Alumno
 Destinatario
Visitará alguna empresa de su localidad
Persona a la que se le dirige un
para constatar como se lleva acabo el
documento, ya sea un expediente, carta e
proceso de recepción y turno de
informe entre otros.
documentación.
 Área funcional
 Entregará un reporte escrito acerca
Área de la empresa que manda el
de la actividad.
documento.

 Fecha de turno
Fecha del envío del documento.
1.2.2. Procedimiento de turno
de documentación.
 Instrucciones de atención
Es un registro de documentación que Es la orden que se envía al departamento
permite informar, encomendar o dar para que sea cumplida una instrucción al
respuesta o seguimiento a la departamento, dependencia, área, sección
correspondencia o documentación que o persona a quien se dirige el
llega o se recibe. Este procedimiento se documento, archivo, carta, expediente e
realiza en forma interna para el control informe, entre otros
de la oficina o empresa.
 - Fecha límite de atención
 Registro de datos Es el plazo final, en que debe darse una
Consiste en anotar en un formato o respuesta a determinados documentos.
libreta de correspondencia los datos más
sobresalientes del documento que se  Seguimiento de atención
recibió. Es la verificación, certificación o
respuesta que deberá dársele a un
documento.

Control de 21
Documentación
 para la identificación y control de dicha
 Fecha de descargo documentación.
Es el registro de la fecha en que fue
entregado o recibido un documento. Los datos principales que se registran
son entre otros, los siguientes: fecha del
 Finiquito de asuntos documento o del tipo de correspondencia
Fecha en que se concluye un asunto y que que se trate, número del documento,
puede archivarse sólo para dar algunas área a donde se turna, a quién se turna,
referencias, es decir el caso se da por síntesis del asunto, dirección, etc.
cerrado.
 Síntesis del asunto
Para contextualizar: Es una breve explicación del asunto o los
asuntos que motivaron al envío de
documento o documentos.
Trabajo en equipo La síntesis del contenido del asunto se
Competencia científico-teórica registra o anota normalmente al margen
 Aplicar correctamente la lengua superior derecho del documento; y
española para la solución de consta de breves líneas que refleja el
problemas o entablar una contenido de dicho documento.
conversación que ayude a
visualizar mejor situaciones  Destinatario
especificas. Persona a quien va dirigido y recibe el
- El Alumno documento.
Dramatizarán en equipo el tema
Procedimiento de turno de  Archivar
documentación aplicando cada una de Se archivará de acuerdo al sistema
las actividades de ésta. establecido por la empresa y puede ser:
1.2.3. Procedimiento de despacho o a) Alfabético.
salida de documentación b) Numérico.
c) Geográfico.
Este consiste en registrar fechas de salida d) Cronológico.
de documentos oficiales que tienen que e) Por asunto.
ver con el giro, o personas relacionadas
con la empresa, para ello es necesario: Se pueden utilizar carpetas especiales,
en colores, bandejas de salida u otros
 Registro medios para colocar el material que está
El registro de la documentación de listo para los archivos, el personal a
despacho o salida, tiene por objeto cargo de recoger los documentos a
anotar en el control de documentación archivar, pasa una o dos veces al día y
que lleve la oficina, todos los elementos recoge todo lo que está en carpetas o
necesarios bandejas rotuladas, archivo para llevarlo
al archivo central.

22 Control de
Documentación
 Para contextualizar:

Repetición del ejercicio RESULTADO DE APRENDIZAJE

Competencia emprendedora 1.3. Utilizar los sistemas de codificación

 Incorporar técnicas nuevas para el para el registro de los
control administrativo de documentos según
documentos. especificaciones.
- El Alumno

Repetirán el ejercicio anterior anexándole 1.3.1 Codificación

lo siguiente:
Consiste en dar números, letras o ambos,
 El procedimiento de despacho o a los distintos documentos o archivos
salida de documentación que existen, esto permite un manejo
rápido y adecuado de ellos.

 Seguimiento  Definición
El seguimiento de la documentación Es el proceso de dar el orden lógico en el
tiene por objeto llevar el control de los que se deben colocar las palabras,
asuntos recibidos o turnados por alguna números o símbolos que forman parte
área organizacional, para que en un del nombre de un individuo, firma
momento dado el asistente directivo comercial, organización, institución o
tenga conocimiento de los siguientes agencias gubernamentales.
puntos al respecto:
 Objetivos
1. Asuntos terminados. El objetivo de la codificación, es asignar la
2. Asuntos en pendiente o en proceso. forma de registrar o codificar nombres de
3. Asuntos archivados. individuos, nombres de firmas
comerciales, nombres de organizaciones e
Para el seguimiento de la documentación instituciones y nombres de agencias
se puede utilizar el siguiente formato: gubernamentales, para su rápida
localización y control.

 Uso
Existen dos formas de uso:

Control de 23
Documentación
Manual: es utilizado en forma Internet.
mecanizada logrando identificar su uso. - El Alumno

Sistematizado: se puede llevar en forma Investigará los antecedentes que tienen

electrónica, logrando una eficiencia en los códices en las diferentes culturas del
cuanto a rapidez. mundo.

 Realizará un reporte escrito acerca

del tema codificación.
 Ventajas
Las ventajas de la codificación de la 1.3.2. Sistemas de codificación.
documentación entre otras son las
siguientes: Procedimientos que permiten ordenar,
identificar y seleccionar con mayor
Se identifica rápidamente la facilidad documentos o archivos de una
documentación de acuerdo al sistema de empresa, lo cual permite unificar el
archivo que lleva la empresa. registro, originando un control en toda la
empresa u oficina, dicha codificación es
Se organiza con mayor precisión la conocida por las personas involucradas
documentación. en esa área, facilita el manejo y permite
que las personas clasifiquen y encuentren
Se facilita la localización de la todo documento, archivo o expediente,
documentación. sin mayor problema.
 Desventajas Diferenciar entre sistema manual y
Se requiere personal con conocimientos automatizado.
técnicos sobre la materia.
 Manuales
Existe poco personal capacitado al Los sistemas de codificación manuales,
respecto. son aquellos que asignan claves
alfabéticas, numéricas o alfanuméricas
En ocasiones resulta costoso para la en forma manual a los documentos
empresa, cuando no tiene un sistema de enviados o recibidos.
archivo establecido.
 Definición
Para contextualizar: Es un procedimiento para facilitar y
unificar la identificación y localización de
documentos.
Investigación documental
Competencia de información Objetivo
 Consultar información El objetivo principal es ordenar la
bibliográfica y en páginas Web de información de la empresa o del área en
la cual se van a difundir.

24 Control de
Documentación
 Competencia de información
 Características  Buscar fuentes directas de
Se utiliza principalmente para codificar información.
nombres de personas, empresas, - El Alumno
instituciones, etc. Realizará un listado acerca de los
diferentes sistemas de codificación y
Las principales características de la cuales son los más usados dentro de las
codificación, son, entre otras, las empresas mexicanas.
siguientes:

a) Permite la organización de la 1.3.3. Tipos de codificación

documentación. Existen diversas formas para la
b) Facilita la localización. codificación de la información, entre las
c) Flexibilidad al insertar o agregar cuales se encuentran:
nuevos documentos.
 Alfabeto
 Automatizados Se refiere al proceso de ordenar los
La tecnología, facilita la codificación, y documentos en estricto orden alfabético,
permite llevar un orden cronológico de la según se codifican.
información, dando como resultado
ahorro de tiempo y precisión en la  Unidad de archivo
información, siempre y cuando el factor Es cada parte del nombre del individuo
humano se encuentre debidamente firma o institución que se usa para su
capacitado para el uso de la misma. codificación. Al archivar cada palabra,
cada inicial, cada abreviatura, cada letra
 Definición. separada, constituye una unidad distinta
En los sistemas de codificación de archivo.
automatizada la asignación de claves
alfanuméricas se realiza electrónicamente.

 Objetivos.
Actualizar, reorganizar y localizar datos
en diferente orden.

También pueden ser consideradas en los

sistemas manuales, la diferencia es que la
información se identifica y localiza muy
rápidamente.  Unidad clave
Es la primera unidad que se considera al
Para contextualizar: codificar el nombre de un individuo,
firma o institución.

Trabajo en equipo Por ejemplo:

Control de 25
Documentación
01. A1 (Oficios del departamento de 1a.  Campo memo
2a. Personal) Se utiliza para anotar información
Claves: descriptiva o narrativa particular a cada
01 = Oficios récord. Este campo tiene capacidad para
A1 = Departamento de Compras contener un gran número de caracteres.
 Unidad de identificación Para contextualizar:
Es el lugar donde se registran los
nombres de individuos o empresas,
instituciones, etc.
Trabajo en equipo
 Campos de caracteres o de texto Competencia emprendedora
Se utiliza para información de caracteres,  Incorporar técnicas nuevas para
tales como letras, símbolos, espacios en el control administrativo de
blanco y números. documentos.
- El Alumno
 Campo numérico
Se utiliza para escribir números enteros Realizarán en equipo un catálogo con
con los cuales se tiene en mente hacer las diferentes tipos de codificación
algún cálculo. utilizando los siguientes campos:

 Campo decimal  Alfabeto

Se utiliza para escribir números decimales  Unidad de archivo
con los cuales se tiene en mente hacer  Unidad clave
algún cálculo.  Unidad de identificación
 Campos de caracteres o de texto
 Campo de fechas  Campo numérico
Se utiliza para escribir fechas,  Campo decimal
generalmente en el siguiente orden: mes,  Campo de fechas
día y año, con dos dígitos para cada uno.  Campo lógico
 Campo memo
 Campo lógico
Este tipo de campo es de una sola letra. Se 1.3.4. Reglas para codificar
utiliza para contestar sí o no.
Las reglas para codificar, las determina
cada empresa o institución, depende
mucho del tamaño de éstas y del tipo de
control que deseen llevar dentro de las
mismas.

 Personas
Esta regla es una guía general respecto a
cómo se deben codificar y ordenar los

26 Control de
Documentación
nombres de los individuos. Estas reglas de una institución o firma comercial y se
se deben publicar en el manual de considera tal como aparecen escritos.
procedimientos para el sistema de
administración de documentos de la  Agencias gubernamentales
empresa. Para clasificar bien los Al codificar y alfabetizar los nombres de
documentos es necesario conocer y aplicar las agencias gubernamentales es necesario
correctamente las reglas para la tener conocimiento de la estructura del
codificación y conocer bien el abecedario. gobierno y poder distinguir entre la
Al codificar los nombres de los individuos estructura del gobierno nacional, la del
es necesario invertirlos. Al invertir los gobierno estatal y las estructuras
nombres, se escribe en primer lugar el municipales.
apellido o apellidos seguido del nombre,
segundo nombre o inicial. Para contextualizar:

 Firmas comerciales
Los nombres de las firmas comerciales, las Investigación documental
instituciones y las sociedades se codifican Competencia de información
según aparecen escritos. Para determinar  Consultar información
el nombre oficial completo se puede usar bibliográfica y en páginas Web de
como referencia el membrete o nombre Internet.
que aparece impreso en diferentes - El Alumno
documentos.
Realizará una investigación en Internet
Ejemplo: Secretaría de Educación Pública. acerca de las reglas para codificar:
(SEP).
 Personas
 Instituciones  Firmas comerciales
Al igual que los títulos personales tales  Instituciones
como Sr., Sra. y títulos profesionales o
 Agencias gubernamentales
académicos, se consideran unidad de
archivo cuando se incluyen en el nombre

Control de 27
Documentación
 PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 1

Nombre de la práctica: Clasificación de documentos.

Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno clasificará la documentación que se utiliza e

Escenario Aula

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

 Fotocopias de  Máquina de escribir.
formatos:  Computadora.
 Aviso de  Impresora.
apertura de un
establecimiento
comercial.
 Aviso de apertura
al Instituto de
Estadística,
Geografía
e Informática
(INEGI).
 Carta poder.

28 Control de
Documentación
 Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta
 Contrarrecibo.
 Factura.
 Portada de fax.
 Giro postal
 Giro telegráfico.
 Letra de cambio.
 Nota de
remisión.
 Pagaré.
 Telegrama.
 Vale.
 Fotocopias de
documentos
requisitados:
 Anuncio de
calidad
mercantil.
 Aviso de
inscripción al
Seguro Social.
 Balance general.
 Carta comercial.
 Circular.
 Contrato de
arrendamiento.
 Contrato
individual de
trabajo.
 Cheque.
 Hojas Blancas.

Control de 29
Documentación
 Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta
 Colores.
 Documentación
diversa.
 Declaración
anual de
impuestos al
ingreso de las
personas físicas.
 Declaración
anual de
impuesto al
ingreso de las
personas
morales.
 Giro bancario.
 Memorándum.
 Orden de
compra.
 Pedido de
material,
mercancía.
 Solicitud de
licencia sanitaria.
 Nacional de
Comercio.
 Solicitud de
(AFORE).

30 Control de
Documentación
 Procedimiento
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.

1 Concentrar en el cuadro “Concentración de Documentos” que se presenta en el

anexo 1, la información que se solicita de cada documento en el apartado
correspondiente, como se muestra en la figura 1.
2 Requisitar una carta poder.
3 Requisitar un contrarrecibo.
4 Requisitar un cheque.
5 Requisitar una portada de fax.
6 Registrar un giro postal.
7 Requisitar un giro telegráfico.
8 Requisitar una letra de cambio.
9 Requisitar una nota de remisión.
10 Requisitar un pagaré.
11 Requisitar un telegrama.
12 Requisitar un vale.
13 Elaborar un reporte de la práctica que incluya:
 Descripción de la importancia de los documentos.
 Documentos requisitados.
 Observaciones.
 Conclusiones.

⭯ Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de 31
Documentación
 Lista de cotejo de la práctica número
Clasificación
1: de documentos

Nombre del alumno: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en

De la siguiente lista marque con una  aquellas observaciones que ha

Instrucciones:

No
Desarrollo Si No
aplica
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene

 Evitar la duplicidad de documentos.

 Evitar la duplicidad de información.

1. Concentró en el anexo 1, la información solicitada en
cada documento, de acuerdo con la figura 1 del
procedimiento establecido.
2. Requisitó una carta poder.

3. Requisitó un contrarrecibo.

4. Requisitó un cheque.

5. Requisitó una portada de fax.

6. Registró un giro postal.

7. Requisitó un giro telegráfico.

8. Requisitó una letra de cambio.

9. Requisitó una nota de remisión.

[Link]ó un pagaré.

[Link]ó un telegrama.

32 Control de
Documentación
[Link]ó un vale.

[Link]ó un reporte de la práctica que consideró:

 Descripción de la importancia de los documentos.

 Documentos requisitados

 Observaciones.

 Conclusiones

⭯ Separó los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
 Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

Observaciones:

PSP:

Horade inicio: Hora de Evaluación:

término:
Control de 33
Documentación
 Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 2

Nombre de la práctica: Recepción, turno y despacho de documentos

Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia que se emple

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

 Correspondencia  Fotocopiadora
diversa (20 a 25
documentos).
 Hojas tabulares.
 Hojas blancas
tamaño carta.
 Sellos.
 Charolas.
 Gavetas.

34 Control de
Documentación
 Procedimiento
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.

1 Recepción de correspondencia.
 Recibir correspondencia.
 Sellar copia de constancia de recibo.
 Firmar.
 Anotar fecha y hora.
2 Registro de correspondencia (anexo 2).
 Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
 Número progresivo de entrada en el registro.
 Número del documento.
 Síntesis del asunto.
 Remitente.
 Procedencia.
 Anexos.
 Observaciones.
 Llenar el registro de la información proporcionada.
3 Atención de correspondencia interna.
 Acordar con el superior inmediato.
 Anotar acuerdos.
 Acatar instrucciones.
 Elaborar oficio o carta de respuesta.
 Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
 Rubricar copias.
 Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la
atención del superior inmediato.
 Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
 Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
 Archivar copia en la gaveta correspondiente.

Control de 35
Documentación
 Procedimiento
4 Distribución interna (anexo 3).
 Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
 Número progresivo de registro.
 Número de la carta u oficio.
 Síntesis del asunto.
 Destinatario.
 Domicilio del destinatario.
 Anexos.
 Observaciones.
 Llenar el formato con la documentación proporcionada.
 Turnar correspondencia.
 Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la
correspondencia.
 Archivar copia de recibido.
5 Distribución externa.
 Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos
a la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia.
 Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
 Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
6 Seguimiento (anexo 4).
 Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que
se muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:
 Número progresivo de registro.
 Número de oficio.
 Fecha de turno del asunto.
 Unidad organizacional que recibe el oficio.
 Instrucciones del inmediato superior.
 Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
 Elaborar informe de asuntos pendientes.

36 Control de
Documentación
 Procedimiento
 Informar a su inmediato superior.
 Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la
atención del superior inmediato.
 Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
 Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
 Archivar copia en la gaveta correspondiente.
7 Distribución interna (anexo 3).
 Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
 Número progresivo de registro.
 Número de la carta u oficio.
 Síntesis del asunto.
 Destinatario.
 Domicilio del destinatario.
 Anexos.
8 Elaborar un reporte de la práctica que considere:
 Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de
correspondencia.
 Registros de control de correspondencia.
 Observaciones.
 Conclusiones.
⭯ Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la
reutilización de cartuchos de tonner.
 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de 37
Documentación
 Lista de cotejo de la práctica número
Recepción,
2: turno y despacho de documentos.

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en

De la siguiente lista marque con una  aquellas observaciones que ha

Desarrollo Si No No
aplica
🞦 Aplicó las medidas de seguridad e higiene

 Evitar la duplicidad de documentos.

 Evitar la duplicidad de información.

1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el

procedimiento indicado.
2. Selló la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firmó el original y la copia del documento.

4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.

5. Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo 2.

 Diseñó un formato de registro como el ejemplo

del anexo 2, considerando:
 Número progresivo de entrada en el registro

 Número del documento

 Síntesis del asunto

 Remitente

 Procedencia

38 Control de
Documentación
 Desarrollo Si No

 Anexos

 Observaciones

 Llenó el registro con la información proporcionada.

6. Atendió la correspondencia interna.

 Acordó con el superior inmediato cada documento

para recibir indicaciones de atención.
 Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.

 Acató las instrucciones del directivo en tiempo y

forma.
 Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
 Recabó la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
7. Distribuyó la información interna (anexo 3)

 Diseñó un formato para el registro de salida o

despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
 Número progresivo de registro.

 Número de la carta u oficio.

 Síntesis del asunto.

 Destinatario.

 Domicilio del destinatario.

 Anexos.

 Observaciones

 Llenó el formato con la documentación

proporcionada.
 Turnó la correspondencia.

Control de 39
Documentación
 No
aplica

40 Control de
Documentación
 Desarrollo Si No

 Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la

que se turnó la correspondencia.
 Archivó el acuse de recibido.

⭯ Separó los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
 Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.
No
aplica

Observaciones:

PSP:

Horade inicio: Hora de Evaluación:

término:

Control de 41
Documentación
 Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 3

Nombre de la práctica: Codificación de documentos

Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno codificará la documentación que se emp

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

 Listado en desorden   Máquina de escribir.  Juego Geométrico
con las reglas de  Computadora.
codificación:  Impresora.
 Nombres de  Tarjetero.
personas.
 Firmas
comerciales.
 Instituciones y
agencias
gubernamental
es.
 Hojas blancas.
 Tarjetas blancas de
3 x 5 pulgadas.

42 Control de
Documentación
 Procedimiento
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.

1. Registrar nombres en la primera columna del anexo 5.

2. Codificar nombres de acuerdo con las siguientes reglas:
 Orden alfabético por unidades.
 Apellidos y nombres compuestos.
 Títulos de identificación familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios.
 Nombre legal de la mujer casada.
 Individuos con nombres idénticos (homónimos).
 Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e
instituciones.
 Números en nombres de organizaciones o firmas comerciales.
 Símbolos y signos de puntuación.
 Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos, palabras acuñadas y palabras
compuestas.
 Agencias gubernamentales.
3. Anotar la codificación en el documento.
4. Registrar la codificación de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registrar las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran en las columnas
5 y 6, del anexo 5.
6. Registrar dirección en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo 5.
7. Codificar los nombres en tarjetas, con base en la información concentrada en el
cuadro de la figura 5.
8. Ordenar las tarjetas alfabéticamente.

Control de 43
Documentación
 Procedimiento
9. Archivar tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con:
 Manejo de las reglas de codificación.
 Codificación de documentos.
 Elaboración de tarjetas con la codificación.
 Organización del tarjetero.
10. Elaboración individual de reporte de la práctica que incluya:
 Importancia de la codificación.
 Cuadro de nombres codificados.
 Conclusiones

⭯ Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

44 Control de
Documentación
 Lista de cotejo de la práctica número
Codificación
3: de documentos.

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en

De la siguiente lista marque con una  aquellas observaciones que ha

Desarrollo Si No No
aplica
🞦 Aplicó las medidas de seguridad e higiene
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.
1. Registró los nombres en la primera columna del anexo
5.
2. Codificó los nombres de acuerdo con las siguientes
reglas:
 Orden alfabético por unidades.

 Apellidos y nombres compuestos.

 Títulos de identificación familiar, profesionales,

religiosos y nobiliarios.
 Nombre legal de la mujer casada.

 Individuos con nombres idénticos (homónimos).

 Ordenación de las unidades de archivo en nombres

de firmas comerciales e instituciones.
 Números en nombres de organizaciones o firmas
comerciales.

Control de 45
Documentación
 Desarrollo Si No

 Símbolos y signos de puntuación.

 Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos,

palabras acuñadas y palabras compuestas.
 Agencias gubernamentales.

3. Anotó la codificación en el documento.

4. Registró la codificación de cada nombre en las

columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registró las unidades de identidad, en los nombres que
lo requieran, en las columnas 5 y 6, del anexo 5.
6. Registró la dirección en los casos que se requieran en la
columna 7, del anexo 5.
7. Codificó los nombres en tarjetas, con base en la
información concentrada en el anexo 5.
8. Ordenó las tarjetas alfabéticamente.

9. Archivó las tarjetas en el tarjetero correspondiente de

acuerdo con:
 Manejo de las reglas de codificación.

 Codificación de documentos.

 Elaboración de tarjetas con la codificación.

 Organización del tarjetero.

[Link]ó el reporte de la práctica considerando:

 Importancia de la codificación.

 Cuadro de nombres codificados.

⭯ Separó los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
 Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

46 Control de
Documentación
 No
aplica

Control de 47
Documentación
 Observaciones:

PSP:

Horade inicio: Hora de Evaluación:

término:

48 Control de
Documentación
 RESUMEN
El control Administrativo dentro de Entre los diversos documentos que se
cualquier empresa o institución es generan dentro de una institución,
básico, considerando que es el medio por dependencia o empresa se encuentran:
el cual la información circula. Dicha recibos, expedientes, memorándums,
información es vital en cualquier nivel, ya oficios, contratos y títulos de crédito.
que de ella dependen muchas decisiones
importantes para la empresa, el manejo Algunos documentos deben cumplir con
de la documentación la debe realizar el ciertas formalidades para que sean
profesional o la profesional, que de válidos, otros en cambio solo generan
antemano sepa la importancia de los informes.
documentos, pero que, además, sepa
clasificar, enviar, recibir, codificar y Todo documento recibido debe seguir un
archivar, entre otras cosas, dicha trámite, ya sea par informar y archivar
documentación, también es necesario directamente, o bien debe darse una
que existan manuales dentro de la respuesta o esperar una respuesta para
organización, ya que ello permite que poder tomar una decisión.
todos los empleados conozcan las
políticas, normas y objetivos que tiene la Para facilitar el manejo de dichos
empresa para la cual se labora, lo documentos es necesario codificarlos y
anterior permite unificar criterio y clasificarlos, esto permite una localización
controlar la información tanto interna rápida y eficiente.
como externa dentro de la entidad.
Para dicha codificación existen métodos
Cabe señalar que todo documento que manuales y automatizados y existen
se encuentra en la empresa otorga diferentes tipos de codificación, entre los
derechos y también genera obligaciones, que se encuentran por alfabeto,
ya sea en forma interna o externa. numéricos o mixtos, el tipo de
codificación lo determina cada empresa y
habrá que adaptarse a las necesidades de
la misma.

Control de 49
Documentación
 AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. Explique qué es un documento.

2. Explique en qué consiste la administración de documentos.

3. Explique qué es o en qué consiste la comunicación.

4. Explique en qué consiste la información.

5. ¿Cómo se define el concepto de correspondencia?

6. ¿Por su importancia, cómo se clasifican los documentos?

7. ¿De acuerdo con su información, los documentos pueden ser?

8. ¿Cuál es el procedimiento de recepción o entrada de documentación?

9. ¿Qué procedimiento debe seguir para turnar la documentación?

10. Mencione el procedimiento de despacho o salida de documentación.

11. ¿Cuál es la característica principal de los sistemas de codificación manual y

los sistemas de codificación automatizados?

12. ¿Cuáles son las diversas formas para codificar?

48 Control de
Documentación
 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN

Al finalizar la unidad, el alumno controlará la documentación, mediante

la aplicación de técnicas establecidas y el uso de diversos sistemas
de control, para hacer más eficiente la gestión administrativa de la
oficina.

Control de 49
Documentación
 MAPA CURRICULAR DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE

Módulo CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

Unidad de
Aprendizaje
1. Manejo de 2. Control de
documentación. documentación.

43 Hrs. 29 hrs.

2.1Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de sus reglas
7 [Link] elaboración.
Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información requerida por la empresa.
Resultados De Aprendizaje
2.2 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los procedimientos 6 hrs.
que se utilicen en la empres

2.3 8 hrs.

2.4 8 Hrs.
Mantener el control de los documentos por medio de la actualización de los archivos.

50 Control de
Documentación
SUMARIO  Contratos
Son los documentos de carácter legal
 Tipos de documentación y sus donde se estipulan derechos y
características obligaciones contractuales entre las partes
 Equipos y materiales de control que lo celebran. A través de un contrato
 Tipos de correspondencia se estipulan las obligaciones que tiene
 Control de correspondencia una persona física o moral para con otra.
 Medios de conservación
 Unidades administrativas responsables Para contextualizar:
del control de la documentación
 Sistemas de cargo
 Control de archivos electrónicos
Investigación documental
 Protección de documentos
Competencia de información
 Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de
RESULTADO DE APRENDIZAJE Internet.
2.1. Verificar el control de calidad de los - El Alumno
documentos por medio del uso de
sus reglas de elaboración. Realizará una investigación acerca de los
tipos de documentación que existen y de
2.1.1. Tipos de documentación sus características.
y sus características
Realizará un informe acerca del tema.
 Legal
Un contrato también contiene cláusulas
La documentación legal es aquella que
sobre las cuales se regirá el contrato.
contiene información normativa emanada
Como ejemplos de contrato, se tienen los
por dependencias gubernamentales u
siguientes:
otras instancias, de acuerdo a las leyes,
reglamentos, circulares vigentes, etc., de
 Contrato de arrendamiento.
acuerdo a los diferentes sectores. Es
 Contrato de compra venta.
necesario conservar los documentos para
 Contrato hipotecario.
cumplir con requisitos de diferentes leyes
o reglamentos. Existe documentación o
diferentes documentos que tienen
 - Títulos de crédito
contenido eminentemente de carácter
Los títulos de crédito son documentos que
legal: entre otros son los siguientes:
también tienen características
Contratos, títulos de crédito, facturas,
eminentemente legales, y están regidos
recibos, contrarecibos, etc. A
por la Ley General de Títulos de Crédito.
continuación se describe brevemente
Entre los títulos de crédito más usuales
cada uno de estos documentos.
tenemos los siguientes:

Control de 51
Documentación
 Cheques.  Recibos
 Pagarés.
 Letras de cambio. Un recibo es también un documento de
carácter mercantil que se utiliza en las
Los documentos mencionados se utilizan transacciones comerciales de la empresa.
para la realización de las operaciones o Puede amparar la recepción de una
transacciones comerciales que realiza la cantidad de dinero, o de algún otro
empresa, a crédito y al contado. concepto. En ocasiones, funciona de
manera provisional y que posteriormente
 Mercantil se formaliza con el documento mercantil
definitivo, como puede ser una factura.
La documentación mercantil es aquella
que se utiliza para documentar las Los elementos o información que
operaciones comerciales, a crédito y al contiene un recibo, entre otros los
contado, por la compra o venta de siguientes:
productos y/o servicios de la empresa.
Dentro de la documentación mercantil  Fecha
más usual, entre otras, son las  Cantidad que ampara el recibo en
siguientes: Facturas, recibos, número y letra.
contrarecibos, etc. A continuación se  Descripción o concepto
describe de manera general cada una de  Firma de quién recibe
esta documentación.  Sello
 Otros requisitos legales
 Facturas y administrativos

La factura es un documento mercantil que  - Contra recibos

ampara y garantiza la propiedad que se
especifica en ella. Los elementos o Es el documento mercantil que ampara
información que contiene una factura, son provisionalmente la documentación o el
los siguientes, entre otros: valor de otro documento, como puede
ser el pago de una factura que se ha
 Nombre del proveedor recibido para su trámite de pago.
 Registro federal de causantes. Contiene los siguientes datos o
 Fecha. información:
 Número de factura.
 Descripción del artículo o producto.  Fecha de expedición
 Monto o importe.  Concepto
 Dirección.  Descripción
 Sello.  Fecha de pago
 Otros requisitos legales  Sello
y administrativos.  Otros requisitos legales
y administrativos

52 Control de
Documentación
  Nota de remisión oportunas, por lo general este tipo de
Es un comprobante mercantil para el presupuestos son flexibles.
comprador o consumidor que ampara la
compra venta de un producto o servicio y Dentro de la empresa pública, los
que puede ser provisional, a reserva de presupuestos, no son flexibles y
expedirse la factura correspondiente. generalmente son conocidos como
presupuesto por programas, es decir, cada
Contiene la información siguiente, entre programa ya está etiquetado con una
otra: determinada cantidad y se miden con el
número de personas beneficiadas por
 Fecha dicho programa.
 Número de remisión
 Descripción En ambos casos se debe dar seguimiento,
 Monto o cantidad para gastar sólo en lo que se presupueste
 Sello y no realizar gastos innecesarios.
 Otros requisitos legales
y administrativos  Organizacional

 Contable – financiera Cualquier empresa debe iniciar

operaciones con una administración
La situación Contable – financiera, de previamente establecida, para ello se
una empresa o institución, es cuenta con:
fundamental, ya que de ésta se toman
decisiones de carácter financiero o  Manual de organización
económico que afectan a la empresa o
dependencia en su conjunto. El manual de organización es el
documento técnico de la empresa que
 Estados financieros refleja la estructura orgánica de la misma
y su funcionamiento.
Los estados financieros son documentos La información que contiene un manual es
contables que reflejan la situación la siguiente:
económica de la empresa en un periodo a) Mención de ser manual de
de tiempo determinado. organización.
b) Introducción.
 Presupuestos c) Marco legal.
d) Antecedentes de la empresa.
Dentro de la iniciativa privada son e) Misión de la empresa.
cantidades estimadas que dicha empresa f) Objetivos generales.
debe gastar en un determinado tiempo o g) Organigrama general.
periodo, permitiéndole planear los gastos h) Organigramas de cada área
para medir lo realizado contra lo organizacional.
presupuestado y tener un análisis i) Funciones y actitudes de cada área
comparativo para dar soluciones organizacional.

Control de 53
Documentación
  Memorándums
 Manual de procedimiento
Comunicación escrita que se utiliza para
El manual de procedimientos es el recordar uno o más asuntos, su uso es
documento técnico donde se describe el interno.
cómo se llevan a cabo las funciones,
actividades, tareas y operaciones de  Cotizaciones
todas las áreas funcionales de la
empresa; mismas que se representan Medio por el cual se da a conocer por
gráficamente. escrito el precio de algún objeto o
servicios que la empresa u organización
Este manual contiene los siguientes ofrezca.
elementos, entre otros:
 Solicitudes
a) Mención de ser manual de
procedimientos. Escrito por el cual una persona pide a
b) Introducción. otra realizar alguna actividad y lo hace
c) Descripción textual detallada de cada por medio de una solicitud para hacerlo
procedimiento. de una manera más formal.
d) Descripción gráfica de cada
procedimiento.  Vales
e) Recomendaciones para su manejo.
f) Observaciones. Comprobante interno provisional de algo
que se entregó, y se elabora para
 Administrativa garantizar la acción de entrega que debe
La administración no abarca únicamente devolverse en una fecha determinada.
los aspectos financieros, también debe
incluirse la administrativa, considerando
que de ella dependen muchos objetivos
que se deban cumplir en tiempo y forma
de acuerdo con lo establecido.

 Informes

Describen de forma detallada y ordenada

los avances y resultados de los diferentes
departamentos de la empresa u oficina.

 Cartas

Documento por medio del cual se manda

información, ya sea confidencial o
pública, para cualquier departamento.

54 Control de
Documentación
 Para contextualizar:  Archivador de disquetes

Son cajas pequeñas que sirven para

Trabajo en equipo proteger los discos y tenerlos de una
Competencia científico-teórica forma ordenada.
 Aplicar los principios del proceso
administrativo dentro de un área  Tubos para mapas
específica en la empresa.
- El Alumno Son tubos para proteger mapas, y planos,
y es la forma más fácil de transportarlos.
Realizará en equipo un catálogo acerca
de los diferentes tipos de  Mapoteca horizontal
documentación.
Regularmente son de plástico en los
extremos y se utiliza para proteger los
mapas.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
2.2. Emplear el equipo de oficina
necesario para manejar la
información requerida por la
empresa.

2.2.1. Equipos y materiales de

control
2.2.2 Materiales de control.
 Archivadores de correspondencia.
 Marbetes
Son las gavetas que se utilizan para
resguardar los documentos que utilizan
Se utiliza para cuando la secretaria se ve
en la oficina.
en la necesidad de enviar un paquete por
medio de un mensajero. Es una tarjeta
 Gabinetes especiales para archivo donde se colocan los datos del
destinatario. Estos marbetes pueden ser
Se consiguen gabinetes de archivos para también para el control de inventario de
guardar cheques, documentos legales, mercancías o del mobiliario y equipo de
catálogos, tarjetas perforadas, cintas, oficina existentes.
planos, plumas, lápiz, y otros materiales
de oficina.
 Guías

Son la clave para un archivo vertical

eficiente, sin ellas, los documentos no

Control de 55
Documentación
tendrán la forma adecuada en la gaveta,
también sirven como postes de señales
para agilizar la búsqueda de un archivo.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
2.3. Realizar el control de la
correspondencia por medio de los
procedimientos que para ello se
usen en la empresa.

2.3.1. Tipos de correspondencia

 Carpetas para archivo
 Ordinaria
Hojas de cartulina o de fibra que sirven
para guardar correspondencia en los Es aquella correspondencia que llega
archiveros. cotidianamente.

 Tarjeteros Son características de la correspondencia

ordinaria:
Es un conjunto de tarjetas de registro
debidamente ordenada. a) Información general.
b) Información de conocimiento y archivo.
c) Información no urgente.
 Cédulas de catalogación d) Información que no genera
necesariamente respuesta.
e) Información que no tiene seguimiento.
Son muy parecidos a los tarjeteros y
tienen la misma función.
 Urgente
Para contextualizar:
Es correspondencia que debe llegar de
forma inmediata a su destinatario por
varias razones.
Investigación documental
Competencia de información  Características
 Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de a) Se envía por un medio de
Internet. comunicación rápido: fax, correo
- El Alumno
electrónico y teléfono.
b) Con frecuencia se envía con un propio
Buscará en Internet catálogos de equipos
(personalmente).
y materiales de control, y compararán
con sus compañeros la información
 Confidencial
obtenida.

56 Control de
Documentación
  Procedimiento de despacho
Es aquella correspondencia que sólo la
debe leer el destinatario y nadie más. Cada determinado día se reúne toda la
correspondencia de la oficina para ser
 Características enviada a la unidad administrativa
indicada, la cual se registrará en el
a) Se entrega personalmente (un propio). control que lleve cada empresa.
b) Se entrega en un sobre sellado.
En forma general el procedimiento es el
Para contextualizar: siguiente: organizar la correspondencia,
clasificarla, registrarla en el control
correspondiente, distribuirla a las áreas
Estudio correspondientes y recabar acuse de
individual Competencia de recibo.
información
Para contextualizar:
 Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de
Internet.
- El Alumno Realización del ejercicio
Competencia emprendedora
Investigará los tipos de correspondencia  Incorporar técnicas nuevas para el
más usados en México. control administrativo de
documentos.
2.3.2. Control de correspondencia - El Alumno

 Procedimiento de recepción Dramatizará el procedimiento de

recepción de documentación en el salón
Se recibe toda la correspondencia y se de clases.
separa por áreas o unidades
administrativas, de acuerdo a la fecha.

Normalmente se registra en el control de RESULTADO DE APRENDIZAJE

recepción de correspondencia, que 2.4. Mantener el control de los
contiene la siguiente información, entre documentos por medio de la
otra: actualización de los archivos.

a) Fecha de recepción. 2.4.1. Medios de conservación

b) Fecha del documento recibido.
c) Número. Los documentos que se generan dentro de
d) Asunto. la empresa o que son recibidos deben
e) Trámite. mantenerse bajo resguardo y
f) Número de control de recepción. conservación, para lo cual es necesario

Control de 57
Documentación
que se coloquen en fólders y estos sean Son datos que contienen información de
resguardados en archiveros u otros cintas, mismas que debe conservarse en
medios como a continuación se detalla: lugares secos y de máxima seguridad, ya
que son confidenciales.

 Papel
 Discos flexibles.
La información generada y recibida debe
conservarse en un lugar seco y de Son datos o archivos que son generados
preferencia en los archiveros, logrando en los archiveros de discos, para guardarse
con ello salvaguardarlos. información generada y deberán
guardarse en un espacio especial para su
mejor conservación.

 Cintas magnéticas

Estas deben conservarse en sus respectivas  Discos duros

cajas para evitar la pérdida o daño de las
cintas que cuenta la información. Es el dispositivo de almacenamiento
secundario de datos de mayor importancia
en una computadora.
 Microformas
La capacidad de los discos duros varía de
Se debe de custodiar en cajas, ya que
acuerdo al tipo y modelo de
contienen una imagen microfilmada de un
computadora, existiendo en la actualidad
documento y deben resguardarse en
discos duros con una capacidad de hasta
lugares seguros.
100 GB, que son los comerciales.
 Videocintas
Los de más capacidad, ya son para
servidores o programas muy específicos.
Se requiere que para su conservación, se
utilicen lugares oscuros y cajas selladas,
 Discos ópticos compactos
evitando su deterioro.
Es similar al disco compacto que se
 Audiocintas.
utiliza para grabar música. La vida de un
disco es de 100 años, mismos que
deberán

58 Control de
Documentación
permanecer en sus cajas plásticas, Es la unidad de mando que le sigue a las
logrando con ello su conservación. mesas, tiene más personas a su cargo y un
mayor nivel de decisión.
Para contextualizar:
 Oficinas
Consideraciones sobre
seguridad e higiene Es la unidad de mando con mayor
jerarquía, por lo mismo, la que tiene
Competencia de sustentabilidad
mayor número de personas que dependen
 Fomentar actitudes, que de ella, y su nivel de decisión es muy
promuevan el desarrollo elevado.
sustentable en la operación de la
empresa.
 Oficialías de partes
- El Alumno
Es el lugar encargado de todo lo
Visitará una empresa de la localidad en
relacionado a la mensajería de la empresa,
la cual investigará acerca de los medios
desde su envío, recepción, colocación de
de conservación de la información
sello, colocación de timbre, etc.
haciendo un informe sobre la visita.
2.4.3 Sistemas de cargo
2.4.2 Unidades administrativas
Es aquel que se establece para controlar el
responsables del control de
acceso y retiro de los documentos de los
la documentación.
archivos y para poder responder por todos
los documentos que están en los archivos
Las unidades responsables del control de
o han sido prestados.
esta documentación se llaman archivos, y
en la recepción de documentos algunas
 Componentes
dependencias las denominan oficialía de
partes, en las industrias se encuentran la
Los componentes pueden variar
recepción y son las responsables de recibir
dependiendo de cada empresa o
todo tipo de documentación que llegue.
institución, sin embargo los más
comunes son:
 Mesas
 Formulario o tarjeta de
Es la unidad mínima de mando de una
requisición
entidad, puede contar con algunas
personas a su cargo y su nivel de decisión
Los documentos se pueden solicitar por
es mínimo.
teléfono, por correo interno, por
mensajero o persona. La persona que
 Secciones
solicita el récord a un empleado de los
archivos debe llenar una tarjeta o
formulario de solicitud, este formulario

Control de 59
Documentación
debe proveer espacio para anotar el En un sistema manual, el procedimiento a
nombre de la persona que lo solicita y su seguir para tratar de localizar los
firma, el departamento o la división, documentos extraviados incluye:
asunto o fecha del documento, fecha de
entrega y fecha de devolución. Buscar en las bandejas del escritorio

 Formulario de salida  Verificar si el documento está fuera de

orden de su carpeta.
Los formularios substitutos o de  Buscar en la carpeta anterior y
reemplazo se colocan en el lugar de los posterior a la carpeta en que debería
documentos prestados, su utilidad es la de estar el documento.
siguiente:  Buscar entre la carta anterior y
posterior y debajo de las carpetas.
- Indican que los documentos están en uso  Buscar en las carpetas rotuladas con un
o prestados y que no están perdidos o nombre parecido.
mal archivados.  Buscar bajo las otras unidades de
archivo si el sistema es alfabético.
- Ayudan al encargado de los archivos a  Buscar bajo otros nombres o asuntos
rastrear los documentos prestados para relacionados de alguna forma con el
asegurarse que los devuelvan a los documento extraviado.
archivos.  Buscar bajo otras posibles
combinaciones de número si el
- Sirven como marcadores para facilitar el sistema es numérico. Al leer se pudo
volver a archivar los documentos cometer un error de transposición.
devueltos en el sitio correspondiente.  Verificar en el Zafacón.
 Verificar con aquellas personas a
 Sistema de seguimiento quienes en fecha reciente se les prestó
el documento o el expediente.
Tan pronto como se presta un  Buscar en escritorios del personal.
documento se procede a colocar la
 Buscar en escritorios de directivos.
tarjeta de solicitud en un tarjetero de
 Verificar si se transfirió a otra área o a
seguimiento, conocido como archivo
los archivos inactivos y mantener la
cronológico, archivo recordatorio o calma.
archivo de anotaciones.
2.4.4. Control de archivos
Es necesario establecer un sistema para
electrónicos
seguir el curso de los documentos
prestados y así poder mantener su control.
 Protección de la información
 Procedimientos para localización
Muchas veces es imperativo el tener que
de expedientes.
prestar material conservado en un disco o
permitir el acceso por medio de una red a

60 Control de
Documentación
material archivado electrónicamente. En
estos casos se deben tomar las siguientes  Realizar copias de resguardos de
precauciones: documentos importantes,
periódicamente es necesario hacer
 Asegurarse de que el usuario sabe copias adicionales en otros discos de
como operar el sistema. Si el usuario es los documentos conservados en un
inexperto, es muy probable que se disco duro o en sistemas de unidades
pueda perder información. centrales de procesamiento de
palabras.
 Copiar en un disco flexible los
documentos que solicitan y que están Para contextualizar:
archivados en el disco duro o en un
disco flexible. Esto asegura que no se Consideraciones sobre
le hagan cambios a los documentos seguridad e higiene
en los discos.
Competencia de sustentabilidad
 Guías para la conservación de la  Fomentar actitudes, que
información. promuevan el desarrollo
sustentable en la operación de la
Los sistemas electrónicos, por ser empresa.
invisibles, facilitan el archivo innecesario - El Alumno
de documentos. Esto limita el espacio
disponible para documentos importantes Verificará cuáles son los mejores medios
y vitales. para la conservación de la información en
archivos electrónicos.
Algunas guías relativas al almacenaje en
archivos electrónicos son las siguientes:
2.4.5 Protección de documentos.
 Establecer un procedimiento para
determinar los documentos que  Medidas y sistemas de control de
tienen un valor a corto plazo y cuáles acceso.
requieren que se conserven por más
tiempo. - Regulado por personas.

 Eliminar de forma rutinaria aquellos a) Sólo el personal autorizado puede

documentos que no tienen una tener acceso al material archivado.
aplicación o un uso prolongado.
b) El visitante se identifica y anota su
 Mantener un índice de todos los nombre en un registro, se le entrega
documentos conservados en medios una tarjeta de identificación.
electrónicos. También se pueden
mantener los índices en carpetas
separadas.

Control de 61
Documentación
c) Los visitantes no pueden circular por
la empresa sin estar acompañados de
un empleado autorizado.

- Mecánicos.

a) Se instalan cerraduras de combinación

y llaves en los gabinetes o anaqueles
de archivos o en la entrada de las
oficinas de los centros de almacenajes
de documentos.
b) Sólo el personal autorizado tiene  Medidas de protección para
llaves o conoce la combinación para archivos electrónicos.
tener acceso a las oficinas.
- Copias de resguardo
- Electrónicos
a) Es la medida más importante para la
a) Se utilizan sistemas computarizados protección de la información de
para controlar y hacer la monitoría del archivos electrónicos.
acceso de las áreas.
b) La preparación de copias de
b) En unos sistemas las personas resguardo debe ser un procedimiento
autorizadas tienen que tener una rutinario.
tarjeta electrónica con tirilla magnética
o llaves electrónicas para tener acceso c) La capacidad de realizar copias de
a las áreas. El sistema registra el resguardo debe ser una prioridad en
nombre de la persona, fecha y hora del los componentes del sistema
acceso al área. operativo de la computadora.

c) Hay otros sistemas de acceso activado d) Se debe tener copias de resguardo del
por la voz o por las huellas digitales contenido del disco duro y del archivo
del personal autorizado. El personal de los discos flexibles. Esto incluye
autorizado debe registrar su voz o sus copiar todos los archivos en el disco
huellas digitales, según sea el duro y los medios magnéticos.
sistema. Estos sistemas también se
usan para tener acceso a la
información computarizada.

62 Control de
Documentación
 - Sistema de batería de resguardo.

a) Provee energía alterna temporánea al

sistema computarizado en caso de
bajas en la corriente eléctrica.

- Tecnología de la caja negra

a) El sistema computarizado tiene un

- Programas (antivirus). depósito de seguridad con
información de los usuarios
a) Son esenciales para la protección de los autorizados a tener acceso a la red.
archivos electrónicos.
b) Al entrar al código de acceso se
b) Protege la información que se conserva genera automáticamente una llamada
en el disco duro o en medios telefónica al usuario de red para
magnéticos de modo que no se pueda verificar si realmente es él quien está
alterar o destruir. solicitando el acceso a la red.

c) Detecta diferentes virus que pueda Para contextualizar:

tener un disco que se inserte en la
computadora e indica en su pantalla
las instrucciones a seguir para limpiar o
eliminar el virus del sistema. Hay que Investigación de campo
mantenerse al día en la compra e Competencia emprendedora.
instalación de programas antivirus,  Incorporar técnicas nuevas para el
pues cada día aparecen nuevos virus. control administrativo de
documentos.
- Protección de carga eléctrica o - El Alumno
interruptor de electricidad.
Incorporará técnicas diferentes en la
a) Protege los archivos electrónicos de su protección de documentos.
destrucción por cambios súbitos en la
corriente eléctrica, se coloca entre la
toma de corriente o enchufe y el cable
de energía de la computadora.

Control de 63
Documentación
 PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 2

Práctica número: 4

Nombre de la práctica: Recepción y despacho de documentos.

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia que se emp

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

 Correspondencia  Sellos.
diversa (20 )  Charolas.
 Hojas tabulares.  Gavetas.
 Hojas blancas
 Fotocopiadora.
tamaño carta.

64 Control de
Documentación
 Procedimiento
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.
1. Recibir correspondencia.
2. Sellar copia de constancia de recibo.
3. Firmar.
4. Anotar fecha y hora.
Registro de correspondencia (anexo 2).
5. Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
 Número progresivo de entrada en el registro.
 Número del documento.
 Síntesis del asunto.
 Remitente.
 Procedencia.
 Anexos.
 Observaciones.
6. Llenar el registro de la información proporcionada.
7. Atención de correspondencia interna.
8. Acordar con el superior inmediato.
9. Anotar acuerdos.
10. Acatar instrucciones.
11. Elaborar oficio o carta de respuesta.
12. Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
13. Rubricar copias utilizando el facsímil.
14. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la
atención del superior inmediato.
15. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
16. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).

Control de 65
Documentación
Procedimiento
17. Archivar copia en la gaveta correspondiente.

Distribución interna (anexo 3).

[Link]ñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se

muestra en la figura 3 que incluya:
 Número progresivo de registro.
 Número de la carta u oficio.
 Síntesis del asunto.
 Destinatario.
 Domicilio del destinatario.
 Anexos.
 Observaciones.

19. Llenar el formato con la documentación proporcionada.

20. Turnar correspondencia.
21. Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la correspondencia.
22. Archivar copia de recibido.
Distribución externa.
23. Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a
la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia.
24. Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
25. Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
26. Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:
 Número progresivo de registro.
 Número de oficio.
 Fecha de turno del asunto

66 Control de
Documentación
 Procedimiento
 Unidad organizacional que recibe el oficio.
 Instrucciones del inmediato superior.
27. Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
28. Elaborar informe de asuntos pendientes.
29. Informar a su inmediato superior.
30. Elaborar un reporte de la práctica que considere:
 Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de
correspondencia.
 Registros de control de correspondencia.
 Observaciones. Conclusiones.

⭯ Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Control de 67
Documentación
 Lista de cotejo de la práctica número
Recepción4:y despacho de correspondencia.

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en e

De la siguiente lista marque con una  aquellas observaciones que ha

Desarrollo Si No No aplica
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.
Recepción de correspondencia
1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el
procedimiento indicado.
2. Selló la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firmó el original y la copia del documento.
4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.
Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo
2.
5. Diseñó un formato de registro como el ejemplo del
anexo 2.
6. Llenó el registro con la información proporcionada.
Atención de correspondencia interna.

68 Control de
Documentación
 Desarrollo Si No
7. Acordó con el superior inmediato cada documento
para recibir indicaciones de atención.
8. Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.
9. Acató las instrucciones del directivo en tiempo y
forma.
10. Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
11. Recabó la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
12. Rubricó copias utilizando el facsímil.
13. Elaboró respuesta utilizando los modelos respectivos,
de no requerirse la atención del superior inmediato.
14. Acomodó de arriba hacia abajo la correspondencia
urgente, normal y de trámite para su despacho.
15. Despachó la correspondencia (turnó y distribuyó
copias).
16. Archivó copia en la gaveta correspondiente.
Distribución interna (anexo 3)
17. Diseñó un formato para el registro de salida o
despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
 Número progresivo de registro.
1. Número de la carta u oficio.
2. Síntesis del asunto.
3. Destinatario.
4. Domicilio del destinatario.
5. Anexos.
6. Observaciones

Control de 69
Documentación
No aplica

70 Control de
Documentación
 Desarrollo Si No
18. Llenó el formato con la documentación
proporcionada.
19. Turnó la correspondencia.
20. Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la
que se turnó la correspondencia.
21. Archivó el acuse de recibido.
Distribución externa.
22. Envió el control de registro de salida de
correspondencia a la oficina de Oficialía de Partes,
en original y copia, de acuerdo con el
procedimiento establecido.
23. Recabó la firma de recibido en la copia del registro
de salida de correspondencia.
24. Archivó la copia del registro de salida de
correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
25. Diseñó el control de salida de correspondencia
interna y externa, como se indica en el anexo 4,
considerando la siguiente información:
 Número progresivo de registro.
 Número de oficio.
 Fecha de turno del asunto.
 Unidad organizacional que recibe el oficio.
 Instrucciones del inmediato superior.
26. Identificó los asuntos pendientes de respuesta.
Desarrollo
27. Elaboró informe de asuntos pendientes.
28. Informó a su inmediato superior.
29. Elaboró un reporte de la práctica que considere:

Control de 71
Documentación
No aplica

72 Control de
Documentación
 Desarrollo Si No
 Descripción de los procedimientos de recepción,
turno y despacho de correspondencia.
 Registros de control de correspondencia
⭯ Separó los residuos recuperables realizando el acopio
de hojas para reciclaje y la reutilización de
cartuchos
de tonner.
 Colocó desechos biológicos contaminados y
materiales utilizados en recipientes o lugares
Noespecíficos
aplica para cada caso.

Observaciones:

PSP:

Horade inicio: Hora de Evaluación:

término:

Control de 73
Documentación
 Unidad de aprendizaje 2

Práctica número: 5

Nombre de la práctica: Manejo de controles de entrada y salida de documentos.

Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia mediante la a

Escenario Aula.

Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

 Correspondencia  Tarjetero.
diversa.  Gavetas.
 Tarjetas blancas  Máquina de escribir
media carta.
 Guías principales
y auxiliares.
 Carpetas.
 Hojas cuadriculadas.
 Hojas blancas
tamaño carta.
 Hoja de
seguimiento de
correspondencia
requisitada.

74 Control de
Documentación
 Procedimiento
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.

Solicitud de documentos.
1. Diseñar tarjeta o formato de solicitud incluyendo los siguientes datos:
 Nombre y firma de la persona solicitante.
 Nombre de la unidad organizacional.
 Asunto y fecha del documento.
 Fecha de entrega y fecha de devolución.
2. Llenar cinco tarjetas o formularios como se muestra en el anexo 6, con la
información proporcionada.
Salida de documentos.
3. Llenar hoja o formulario de salida, como se muestra en el anexo 7.
4. Colocar en lugar del documento prestado la hoja de salida.
5. Retirar hoja de salida a la devolución del documento prestado.
Seguimiento.
6. Organizar tarjetero con doce guías principales rotuladas con los meses del año y 31
guías secundarias rotuladas con los días del mes como se muestra en el anexo 8.
7. Colocar guía del mes en curso al frente.
8. Colocar cronológicamente detrás de la guía del mes en curso, las guías que
corresponden a los días del mes.
9. Colocar tarjeta de salida detrás de la guía que corresponda a la fecha de
devolución del registro.
10. Retirar la tarjeta de solicitud del tarjetero a la devolución de los documentos.
11. Destruir tarjeta de solicitud.
Localización de expedientes extraviados.
12. Consultar hoja de seguimiento de correspondencia.

Control de 75
Documentación
Procedimiento
13. Buscar el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificar si el documento está fuera de orden en su carpeta.
15. Buscar en la carpeta anterior y posterior a la carpeta en que debería estar el
documento.
16. Buscar entre la carpeta anterior y posterior y debajo de las carpetas.
17. Buscar en las carpetas rotuladas con un nombre parecido.
18. Buscar bajo las otras unidades de archivo, si el sistema es alfabético.
19. Buscar bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
20. Buscar bajo otras posibles combinaciones del número, si el sistema es numérico.
21. Verificar en el zafacón (cesto de basura).
22. Verificar con aquellas personas a quienes en fecha reciente se les prestó el
documento o el expediente.
23. Cotejar en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificar si se transfirió a otra área o a los archivos inactivos.
25. Elaborar individualmente el reporte de la práctica que incluya:
 Importancia del control de la correspondencia.
 Tarjetas o formularios de solicitud y salida de documentos.
 Requisitación correcta de los formatos de entrada y salida de correspondencia.
 Seguimiento de la correspondencia prestada.
 Procedimiento de localización de expedientes extraviados.
 Observaciones.
 Conclusiones.

⭯ Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la

reutilización de cartuchos de tonner.
 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

76 Control de
Documentación
 Lista de cotejo de la práctica número
Manejo de
5: controles de entrada y salida de documentos.

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en

De la siguiente lista marque con una  aquellas observaciones que ha

Desarrollo Si No No
aplica
🞦 Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
 Evitar la duplicidad de documentos.
 Evitar la duplicidad de información.
1. Diseñó la tarjeta o formato de solicitud incluyendo los
siguientes datos:
 Nombre y firma de la persona solicitante.
 Nombre de la unidad organizacional.
 Asunto y fecha del documento.
 Fecha de entrega y fecha de devolución.
2. Llenó cinco tarjetas o formularios de acuerdo con el
anexo 6.
Salida de documentos.
3. Llenó la hoja o formulario de salida, de acuerdo con
en el anexo 7.
4. Colocó la hoja de salida, en lugar del documento
prestado.

Control de 77
Documentación
 Desarrollo Si No

5. Retiró la hoja de salida a la devolución del

documento prestado.
Seguimiento.
6. Organizó tarjetero con doce guías principales rotuladas
con los meses del año, y 31 guías secundarias rotuladas
con los días del mes, como se muestra en el anexo 8.
7. Colocó la guía del mes en curso al frente.
8. Colocó cronológicamente detrás de la guía del mes en
curso, las guías que correspondían a los días del mes.
9. Colocó la tarjeta de salida detrás de la guía que
correspondiera a la fecha de devolución del registro.
10. Retiró la tarjeta de solicitud del tarjetero a la
devolución de los documentos.
11. Destruyó la tarjeta de solicitud.
Localización de expedientes extraviados.
12. Consultó la hoja de seguimiento de correspondencia.
13. Buscó el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificó si el documento estaba fuera de orden en su
carpeta.
15. Buscó en la carpeta anterior y posterior a la carpeta
en que debería estar el documento.
16. Buscó entre la carpeta anterior y posterior y debajo
de las carpetas.

78 Control de
Documentación
 No
aplica

Control de 79
Documentación
 Desarrollo Si No

17. Buscó en las carpetas rotuladas con un nombre

parecido.
18. Buscó bajo las otras unidades de archivo si el sistema
es alfabético.
19. Buscó bajo otros nombres o asuntos relacionados de
alguna forma con el documento extraviado.
20. Buscó bajo otras posibles combinaciones del
número, si el sistema es numérico.
21. Verificó en el zafacón (cesto de basura).
22. Verificó con aquellas personas a quienes en fecha
reciente se les había prestado el documento o el
expediente.
23. Cotejó en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificó si se transfirió a otra área o a los archivos
inactivos.
25. Elaboró el reporte de la práctica considerando:
 Importancia del control de la correspondencia.
 Tarjetas o formularios de solicitud y salida de
documentos.
 Requisitación correcta de los formatos de entrada y
salida de correspondencia.
 Seguimiento de la correspondencia prestada.
 Procedimiento de localización de expedientes
extraviados.
⭯ Separó los residuos recuperables realizando el acopio
de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
 Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.

80 Control de
Documentación
 No
aplica

Control de 81
Documentación
 Desarrollo Si No

No
aplica

Observaciones:

PSP:

Horade inicio: Hora de Evaluación:

término:

82 Control de
Documentación
 N° de Título o nombre del Tipo según su Uso o Requisitos o elementos que lo
documento documento clasificación finalidad caracterizan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.

Control de 79
Documentación
 Anexo 2

Recepción de Correspondencia

México D.F., de de 19
Correspondencia que con esta fecha recibe el Departamento de

No. No. del Asunto Remitent Procedencia Anexo Obs.

Progresivo Documento e

1215 R-815 Solicita precio de Carlos Puebla, Pue.

10 refrigeradores Martíne
IEM Modelo Z-18 z

1216 S/núm. Envía pedido por 10 Rodríguez Durango, Dgo. Pedido y

ventiladores, 10 radios Hnos. Ch/B- 11230
General Electric y por
otros artículos $1,000.00

Recibí

80 Control de
Documentación
 Salida de correspondencia

México, D.F., de de 19
Registro núm. Hoja
Correspondencia que con esta fecha se envía a:

Núm. del ASUNTO DESTINATARIO ANEXOS OBSERVACIONES

Oficio

C-12547 Se ponen a disposición de esa Director de la Esc.

Escuela, tres plazas de Profesor Sec. Téc. No. 2;
C. de Enseñanza Especial, con Ciudad
seis horas.

C-12848 Se remiten copias de constancias Director de la Esc. Sec. Constancia de

de pago del personal de esa Téc. No. 48, Teloloapan, Pagos
Escuela Gro.

Recibí

Control de 81
Documentación
 Anexo 4

Control de Asuntos Pendientes

No.
No. de Fecha de
Progresivo Síntesis del Asunto Turnado a: Instrucciones
Oficio Turnado
de Registro

82 Control de
Documentación
 No. Nombre Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad de Unidad de Dirección
Identidad Identidad

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Control de 83
Documentación
 Anexo 6

Nombre: Tiendas Jazmín Asunto: Fecha de devolución:

Factura No. 121516 23/11/--
Prestado a: Fecha de documento:
Mariel Román 18/10/--
Fecha del préstamo: Departamento:
16/11/-- Ventas
SC-JS Firma de quien recibe:
Mariel Román

Nombre: Fecha de devolución:

Asunto: Fecha de documento:

Prestado a: Departamento:

Fecha del préstamo: Firma de quien recibe:

84 Control de
Documentación
 NOMBREFECHA DE DEVOLUCIÓN
HERNÁNDEZ23/3/-- ZAVALA
ASUNTO

FECHA DEL DOCUMENTO 18/10/--

FACTURA No. 121516 PRESTADO

DEPARTAMENTO A MARIBEL ROMÁN FECHA DE PRÉSTAMO 16/3/--
VENTAS

FIRMA

MARIBEL ROMÁN

DICIEMBRE
NOVIEMBRE
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
AGOSTO
JULIO
JUNIO
MAYO
ABRIL

6 7 8 9 10

12345
MARZO

Control de 85
Documentación
 RESUMEN
tarjeteros, carpetas para archivo y cédulas
Dentro de la información y de catalogación.
documentación que se genera en una
empresa se encuentra la información Toda correspondencia enviada o recibida
contable – financiera, ésta es de vital puede ser: ordinaria, urgente o
importancia en la toma de decisiones de confidencial, es necesario identificar lo
la misma, por lo que es una de las anterior antes de realizar cualquier
informaciones que no puede ni debe actividad con ella, es necesario que la
faltar, asimismo los presupuestos le información se maneje con discreción y
permiten a toda organización controlar confiabilidad aún cuando ésta no tenga la
sus gastos y medir el avance fijado, para leyenda confidencial.
corregir las desviaciones que pudieran
presentarse en un lapso determinado de Para conservar todo tipo de información
tiempo. se debe considerar con algunos de los
siguientes materiales: papel, cintas
Los manuales tanto de organización magnéticas, microformas, videocintas,
como de procedimiento permiten conocer audiocintas, discos flexibles, discos duros y
la estructura organizacional de la discos ópticos compactos.
empresa, tanto para la gente que labora,
como para las personas que se Las unidades administrativas responsables
encuentran esporádicamente o de visita. del control de documentación son: mesas,
secciones, oficinas y oficialía de partes. Los
Para el logro de una buena organización procedimientos para localizar y proteger
administrativa es necesario contar con expedientes son:
material y equipo de oficina adecuado,
ello permitirá resguardar la información a) Electrónicos.
ordenadamente y todas las personas b) Mecánicos.
relacionadas con dicha información
puede tener la seguridad de contar con En el sistema manual es: buscar en las
la documentación necesaria en el bandejas del escritorio, cotejar en el
momento que sea requerida, no escritorio del personal y verificar si se
importando el tiempo que haya transfirió a otra área o a los archivos y
transcurrido. Entre los materiales mantener la calma. En el sistema
requeridos por toda institución y electrónico se sigue el siguiente
dependiendo del giro o actividades que procedimiento:
se realice es necesario contar con los
siguientes materiales: archivadores de Copias de resguardo, programas
correspondencia, gabinetes especiales antivirus, protección de carga eléctrica o
para archivo, archivador para disquetes, interruptor de electricidad, sistemas de
tubos para mapas, mapoteca horizontal, batería de resguardo y en caso de ser
marbetes, guías, carpetas para archivo, necesario contar con tecnología de la
caja negra.

86 Control de
Documentación
.

AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS
1. ¿Por qué es importante la información contable – financiera dentro de
cualquier institución o empresa?

2. ¿Qué diferencia existe entre el manual de organización y el de procedimiento?

3. ¿Qué tipo de equipo y materiales de control se deben tener dentro de una oficina?

4. ¿Cuál es el sistema de archivo que se considera como base de los demás?

5. Menciona las guías que se utilizan en la integración de carpetas mediante

la clasificación alfabética.

6. Menciona el elemento que se requiere en un sistema de archivo numérico.

7. Menciona el orden lógico para archivos de correspondencia en el sistema numérico.

8. Menciona tres sistemas de archivo por asunto.

9. Menciona los procedimientos para archivar correspondencia en el sistema de archivo

por asunto.

10. Menciona las formas más usuales de codificar, marcar y clasificar en el sistema de
archivo geográfico.

Control de 87
Documentación
 Evidencia por producto

Campo

de aplicación

Competencia
laboral

Criterio

de desempeño

Elemento

de
Competencia.

Evidencia

de
conocimiento.

88 Control de
Documentación
 GLOSARIO DE desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son
TÉRMINOS DE expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.
Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se
E-CBNC
refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados
obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es
Parte constitutiva
decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de
de una Norma
desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una
Técnica de
descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el
Competencia
desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado
Laboral que
descrito en el elemento de competencia.
describe el
Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en
conjunto de
al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento
circunstancias
o un resultado que se debe demostrar, por lo tanto es una función
laborales posibles
realizada por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo
en las que una
largo del proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de
persona debe ser
cuatro a cinco niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser
capaz de demostrar
ejecutadas por personas y describen acciones que se pueden lograr y
dominio sobre el
resumir, reciben el nombre de elementos de competencia.
elemento de
Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace
competencia. Es
referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el
decir, el campo de
desempeño competente.
aplicación describe
Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base
el ambiente laboral
científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus
donde el individuo
habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al
aplica el elemento
que pertenecen.
de competencia y
Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la
ofrece indicadores
persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Competencia
para juzgar que las
Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y
demostraciones del
tangibles de las consecuencias del desempeño
desempeño son
suficientes para
validarlo
Aptitud de un
individuo para
desempeñar una
misma función
productiva en
diferentes
contextos y con
base en los
requerimientos de
calidad esperados
por el sector
productivo. Esta
aptitud se logra con
la adquisición y
Control de 89
Documentación
Evidencia Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que hace
referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el
de criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que
Desempeño. permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer
notar que en este apartado se incluirán las manifestaciones que
correspondan a las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son
descripciones sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir
que el desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas
tienen que ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia
y se verifican mediante la observación. La evidencia por desempeño se
refiere a las situaciones que pueden usarse como pruebas de que el
individuo cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de
Competencia Laboral.
Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la
Evidencia referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado
Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido
de actitud a un grupo común de competencias para el desempeño relevante de
Formación diversas ocupaciones en el medio laboral.
ocupacional Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad
de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una
Módulo secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa
ocupacional hasta lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.
Documento en el que se registran las especificaciones con base en las
cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada Norma
Norma Técnica Técnica de Competencia Laboral está constituida por unidades y elementos
de de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias
Competencia de desempeño y conocimiento.
Laboral

90 Control de
Documentación
 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS
Administración Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los
recursos humanos, materiales y técnicos, pretende el logro
óptimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para
obtener una mayor utilidad.
Aplicación de la Se emplea para verificar el comportamiento de cada uno de los
auditoria interna de factores involucrados en la creación de productos y servicios de
calidad calidad, como es el caso de la materia prima, los métodos de
trabajo, la maquinaria, la materia prima y el medio ambiente de la
empresa; para determinar las acciones que deben emprenderse
con la finalidad de alcanzar los niveles de calidad establecidos
por la propia empresa.
Auditoria Una revisión independiente del comportamiento de la calidad

de calidad.
Auto-control Es el estado en el cual un individuo posee: 1. Los medios para
saber cuál es el comportamiento real; 2. Los medios para saber
cuál es el comportamiento buscado y 3. Los medios para
cambiar el comportamiento en el caso de que el
comportamiento real no sea conforme con el comportamiento
buscado.
Calidad 1. Comportamiento del producto que produce satisfacción en el
cliente; 2. Ausencia de deficiencias en el producto, que evita la
insatisfacción del cliente. Una expresión abreviada que combina
ambos significados es la de adecuación al uso.
Calidad de Proceso Una evaluación normalizada de la capacidad intrínseca de un
proceso para funcionar bajo las condiciones operativas; el
comportamiento de un proceso después que se han eliminado las
causas significativas de variación; en la fabricación, la capacidad
del proceso generalmente se equipará a seis desviaciones
estándar de la variabilidad.
Comunicación Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información
en un grupo social.
Control Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo
que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir,
de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarios.
Coordinación Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía
y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Control durante el El tipo de control del proceso que tiene lugar periódicamente
funcionamiento durante la operación del proceso. El objetivo consiste en tomar
la decisión de funcionar o parar.

Control de 91
Documentación
Departamentaliza- Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en
ción unidades específicas, con base en su similitud.
Desarrollo del Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene,
persona para obtener su máxima realización posible.
Dirección Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución,
comando o liderazgo.
División del trabajo Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el
mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo.
Estrategias Son cursos de acciones generales o alternativas, que muestran la
dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para
lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Diagrama de flujo Un método gráfico para visualizar las etapas de un proceso.
Entrada Todos los medios que utiliza un proceso para producir su
producto.
Equipo procesador Cualquier unidad de la organización (de una o más personas)
que ejecuta un proceso determinado.
Estándar de calidad Un modelo de calidad que se ordena seguir.
Integración Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que
la organización y la planeación señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de un organismo social.
Jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por orden
de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el
grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen.
Investigación del Investigación para descubrir las necesidades de calidad de los
mercado clientes.
Liderazgo Es el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen, con buena disposición y entusiasmo hacia la
consecución de las metas grupales.
Mando Es el ejercicio de la autoridad.
Misión o propósito Identifica la función o tarea básica de una empresa o agencia.
Mejora de la calidad La creación organizada de un cambio ventajoso; la mejora del
comportamiento crónico a un nivel sin precedentes.
Norma de la calidad Es un conjunto de reglas y estándares que indican el nivel de
eficiencia que debe alcanzarse como resultado de un
desempeño, determinando de esa manera el nivel de calidad
que debe alcanzar un producto o servicio, o bien una persona,
una empresa o una de sus áreas.
Motivación Son todos aquellos factores capaces de provocar y dirigir la
conducta hacia un objetivo.

92 Control de
Documentación
 Objetivos o metas Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan
no sólo el objetivo final de la planeación sino también el fin
hacia el que se encaminan la organización.
Organigrama También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son
representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización, que muestran la interrelaciones, las funciones, los
niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ella.
Objetivo Un blanco hacia el que se apunta; un logro hacia el cual se dirigen
los esfuerzos.
Objetivo de calidad Un blanco de calidad hacia el que se apunta.
Objeto de control Cosas específicas que se han de controlar; una mezcla de las
características del producto, características del proceso y
características secundarias.
Organización Es la organización basada en una división del trabajo racional,
formal en la diferenciación e integración de los participantes de
acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio.
Organización Es la organización que emerge espontánea y naturalmente
informal entre las personas que ocupan posiciones en la organización
formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como
ocupantes de cargos.
Planificación Planificación llevada a cabo a través de los límites de la
conjunto organización para reducir los efectos adversos de la sub-
optimización; es también una forma de optimizar internamente
por medio de la utilización de los equipos de planificación
Interdepartamentales.
Política Una guía de las acciones gerenciales.
Precisión Medida de la capacidad de un censor para reproducir sus
propios resultado al repetir un ensayo.
Planeación Selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas,
programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones:
selección de un curso de acción entre varias opciones.
Planeación Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas
operativa específicas que deben realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones.
Planeación táctica Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la
empresa.
Planes Son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse
como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse
en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Control de 93
Documentación
Políticas También son planes en el sentido de que constituyen
declaraciones o interpretaciones generales que guían o
encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.
Presupuestos Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades;
implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos,
y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos.
Procedimientos Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las
actividades futuras. Son series cronológicas de acciones
requeridas. Son pautas de acción más que de pensamiento que
detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas
actividades.
Programas Son un esquema en donde se establece la secuencia de
actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar
los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de
sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecución.
Reglas Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las
que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de acción. Por
lo general constituye el tipo más sencillo de plan.
Reclutamiento Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa,
candidatos a ocupar un puesto de ella.
Selección Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos
que para cada puesto concreto sean los más aptos.
Supervisión Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Supervisión Consiste en dar seguimiento permanente al desempeño de cada
uno de los factores involucrados en el logro de la calidad para
del sistema de tener elementos de comparación entre los RESULTADOS
calidad logrados y los planeados, con el propósito de derivar acciones
susceptibles de resolver la problemática que se haya
presentado.

94 Control de
Documentación
 REFERENCIAS DOCUMENTALES.

 Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración General, México, Mc. Graw-Hill /

Interamericana, 1993.

 Fernández Ríos, Manuel. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo: Teoría, Métodos y

Ejercicios, España, Díaz de Santos.

 Gómez Ceja, Guillermo. Sistemas Administrativos: Análisis y Diseño, México, McGraw-

Hill, 1997.

 Koontz, Harold y Weihrich. Heinz. Administración, una Perspectiva Global, Décima

Edición, México, McGraw-Hill, 1994.

 Rodríguez Valencia, J. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos, Segunda

edición, México, ECASA, 1993.

 Correa, Carmen M. y Abigail Díaz-Colón. Administración de documentos, México, Mc

Graw Hill, 1997.

 Domínguez Corona, Talía. Archivonomía, México, Mc Graw Hill, 1997.

 Llabrés de Charneco, A. Técnicas y Prácticas de Oficina, México Mc Graw Hill, 1989.

Control de 95
Documentación