NOTA TÉCNICA

Buenas Prácticas en la
aplicación de tecnología en la
empresa
EALDE Business School
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Buenas Prácticas en la aplicación de tecnología en la empresa

Unidad 2. Buenas prácticas en la aplicación de tecnología en la 2. Identificar las necesidades de la empresa.

empresa.
Es una etapa esencial en los procedimientos de escalado tecnológico
OBJETIVOS de una organización. Este proceso implica evaluar cuidadosamente
• Maximizar los beneficios y minimizar los riesgos asociados los requisitos tecnológicos de la organización e identificar las
con la implementación de nuevas tecnologías. tecnologías que podrían ser más ventajosas y eficaces.

1. Introducción En general, la identificación de las necesidades de la empresa implica

Las prácticas de ampliación de tecnología empresarial son una lo siguiente:
colección de métodos, técnicas y planes utilizados para introducir • Conocer las metas de la empresa: Es crucial conocer las
con éxito nuevas tecnologías en una organización. Estos metas y objetivos de la organización antes de determinar las
procedimientos están diseñados para maximizar las ventajas de la necesidades tecnológicas de la empresa. Esto podría implicar
tecnología y reducir los peligros relacionados con su aplicación. revisar los planes de crecimiento y la estrategia comercial de
la empresa.
Las prácticas en la ampliación de tecnología deben incluir las
siguientes fases del proceso: • Identificar problemas y desafíos específicos con los que la
• Identificar las necesidades de la empresa tecnología puede ayudar es crucial. Por ejemplo, la
• Realizar una evaluación de tecnología tecnología de seguimiento de inventario puede ser una
• Establecer un presupuesto buena solución si la empresa tiene problemas para mantener
• Establecer un plan de implementación registros precisos de sus inventarios.
• Proporcionar capacitación y soporte
• Mantener la seguridad de la información • Examinar los procedimientos comerciales actuales: es
• Realizar mantenimiento regular importante evaluar los procedimientos actuales y determinar
• Evaluar y mejorar continuamente cómo se pueden simplificar o mejorar utilizando la
tecnología. La implementación de software de
automatización, por ejemplo, podría ser una buena solución
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si los miembros del personal de una empresa pasan 3. Realizar una evaluación de tecnología
demasiado tiempo en tareas administrativas manuales.
Un paso crucial en el escalamiento de la tecnología empresarial es
• Hay que tener en cuenta las necesidades de los empleados: realizar una evaluación de la tecnología. Este procedimiento
a la hora de determinar las necesidades de la empresa, es identifica las mejores soluciones tecnológicas para un determinado
fundamental tener en cuenta las necesidades de los conjunto de requisitos comerciales. Para determinar qué solución
empleados. Los empleados pueden tener ideas o sugerencias tecnológica es mejor para el negocio, se realiza un análisis
sobre cómo la tecnología podría mejorar y optimizar su exhaustivo de las características, funciones y ventajas de varios
trabajo. productos en el mercado como parte de la evaluación de la
tecnología.
• Analice los requisitos futuros: al determinar los requisitos
tecnológicos de una empresa, es fundamental tener en La evaluación de tecnología generalmente involucra los siguientes
cuenta sus requisitos futuros. A medida que una empresa se pasos:
desarrolla y crece, la tecnología debe ser capaz de cambiar y • Antes de comenzar la evaluación, es crucial tener una
avanzar junto con ella. comprensión firme de los requisitos comerciales que la
tecnología debe satisfacer para satisfacer esos requisitos.
Determinar las necesidades del negocio requiere un proceso Esto cubre la definición de objetivos, requisitos particulares
completo de análisis y comprensión de los objetivos y problemas que del usuario, estándares de desempeño, compatibilidad con
enfrenta la organización, así como también cómo se puede usar la otros sistemas existentes, etc.
tecnología para abordar los problemas y mejorar los procedimientos
comerciales. • Investigación de soluciones tecnológicas: Es importante
investigar las diversas opciones tecnológicas que se
encuentran actualmente en el mercado y que pueden ser
capaces de satisfacer las necesidades del negocio. Esto
podría implicar estudiar documentación técnica, ir a
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exposiciones y ferias de tecnología, estudiar estudios de Realizar una evaluación de tecnología es esencial para seleccionar la
casos y hablar con proveedores de tecnología. solución tecnológica adecuada que ayudará a impulsar el negocio
hacia el éxito.
• La elección de soluciones tecnológicas requiere que se
comparen y evalúen con los requisitos comerciales después
de que se hayan identificado las soluciones potenciales. Esto
podría implicar ejecutar pruebas de prueba de concepto,
revisar demostraciones y consultar con empresas de
tecnología.

• Evaluación de costo-beneficio: la evaluación de la tecnología

también debe incluir una evaluación de costo-beneficio para
determinar el costo total de propiedad de cada solución
tecnológica. Se pueden incluir los costos de adquisición,
implementación, mantenimiento y soporte.

• Toma de decisión y planificación de la implementación:

Finalmente, se debe hacer una elección bien informada sobre
la solución tecnológica que mejor satisfaga las necesidades
del negocio. Es importante crear una estrategia de
implementación completa que cubra la educación del
usuario, la gestión del cambio y la integración con los
procesos actuales.
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4. Establecer un presupuesto resultado, es crucial establecer prioridades y un presupuesto que

las respalde.
Un primer paso crucial en el avance de la tecnología en una empresa
es la creación de un presupuesto, que permite la asignación de los • Cree un presupuesto para los costos operativos y de capital: es
fondos necesarios para la adopción de soluciones tecnológicas fundamental distinguir entre los costos de capital (como el costo
novedosas y efectivas. Un presupuesto bien planificado ayuda a la de las compras de hardware) y los costos operativos (como los
empresa a controlar los costos y asegura que haya suficientes gastos de mantenimiento y soporte). Esto permite que la
recursos financieros para pagar los costos a corto y largo plazo de la empresa planifique y maneje de manera más efectiva sus
implementación de nuevas tecnologías. recursos financieros.

Al establecer un presupuesto para la ampliación de tecnología en la • Asignar fondos: Una vez decidido un presupuesto, se debe
empresa, es importante seguir los siguientes pasos: asignar el dinero necesario para llevar a cabo los proyectos
tecnológicos previstos.
• Determine las necesidades tecnológicas de su empresa antes de
establecer un presupuesto. Para lograr los objetivos comerciales • Siga el presupuesto: una vez que se ha establecido, es crucial
y los requisitos particulares de los usuarios, es necesario verificar continuamente si se está siguiendo y, de no ser así,
identificar las soluciones tecnológicas requeridas. hacer los ajustes necesarios.

• Una vez identificadas las soluciones tecnológicas necesarias, es Establecer un presupuesto es esencial para garantizar que la
fundamental conocer los costes asociados. Esto puede incluir el empresa pueda implementar soluciones tecnológicas de manera
precio de compra del hardware y software necesarios, así como efectiva y controlar los costos asociados con la tecnología.
los costos de instalación, mantenimiento, instrucción y soporte.

• Establecer prioridades: No todos los proyectos de tecnología

pueden tener la misma importancia para la empresa. Como
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• Establecer objetivos es el primer paso para crear una estrategia

para poner en marcha nuevas soluciones tecnológicas. Esto
podría implicar aumentar la satisfacción del cliente, reducir los
costos o aumentar la productividad.

• Determinar los procesos y actividades comerciales que se verán

afectados por la implementación de las nuevas soluciones
tecnológicas es el siguiente paso. Como parte de esto, podría ser
necesario documentar los procesos actuales, identificar los
(Fuente: Envato Elements https://elements.envato.com/es/budget-planning-
cambios de procesos necesarios e identificar los departamentos
GBAFCKL)
y usuarios que se verán afectados.
5. Establecer un plan de acción o implementación
• Crear un cronograma: una vez que se hayan determinado los
El desarrollo de una estrategia de implementación es un procesos y las actividades, se debe crear un cronograma
completo para la introducción de nuevas soluciones
componente esencial de la expansión tecnológica de la empresa
porque asegura que la implementación de nuevas soluciones tecnológicas. Las fechas de inicio y finalización, así como los hitos
importantes, deben incluirse en el cronograma.
tecnológicas se realizará de manera eficiente y sin causar
interrupciones en las operaciones de la empresa. Un plan de
implementación es un documento escrito que describe los pasos • Determinar los recursos necesarios: Es crucial determinar los
específicos necesarios para implementar nuevas soluciones recursos necesarios para la puesta en funcionamiento de nuevas
tecnológicas y establece un cronograma para hacerlo. soluciones tecnológicas. El despido de empleados, la compra de
nuevo hardware y software, la contratación de contratistas
A continuación, se describen algunos pasos importantes que se externos y otras acciones se incluyen en esta categoría.
deben seguir al establecer un plan de implementación para la
ampliación de tecnología en la empresa: • Crear planes de capacitación: es muy importante crear planes de
capacitación para asegurarse de que los usuarios finales sepan
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cómo utilizar las nuevas soluciones tecnológicas. La instrucción

en línea, en el trabajo y uno a uno son ejemplos de esto.

• Crear planes de prueba: es fundamental crear planes de prueba

antes de implementar completamente nuevas soluciones
tecnológicas para encontrar y abordar cualquier problema
potencial. La identificación de escenarios de prueba, el registro
de hallazgos y la solución de problemas deben ser parte de la
prueba.

• Crear planes de soporte y mantenimiento a largo plazo: por

último, pero no menos importante, es fundamental crear planes
de soporte y mantenimiento a largo plazo para asegurarse de
que las nuevas soluciones tecnológicas sean efectivas y lo
suficientemente flexibles para adaptarse a los cambios
comerciales.

La creación de un plan de implementación es crucial para

garantizar que la adopción de nuevas soluciones tecnológicas se
lleve a cabo con éxito y sin causar interrupciones en los procesos
de la empresa. Una estrategia de implementación efectiva
asegura que se cumplan los objetivos comerciales y que las
ventajas de las nuevas soluciones tecnológicas se realicen
plenamente.
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6. Proporcionar capacitación y soporte • Determinar los requisitos de capacitación de los empleados

en relación con la nueva solución tecnológica. Esto implica
Proporcionar capacitación y soporte es un paso fundamental en la determinar la cantidad de capacitación requerida para usar
ampliación de tecnología en la empresa, ya que garantiza que los de manera efectiva la nueva solución tecnológica, así como
trabajadores puedan usar las nuevas soluciones tecnológicas de evaluar los niveles actuales de conocimiento y habilidad de la
manera efectiva y minimiza la interrupción de los procesos fuerza laboral.
comerciales.
• Crear un plan de capacitación: después de identificar las
necesidades de capacitación, es fundamental crear un plan
de capacitación completo que incluya la definición de los
objetivos de capacitación, los temas que se cubrirán, los
métodos y recursos de capacitación y las fechas. y sesiones
de entrenamiento.

• La capacitación debe aplicarse a situaciones del mundo real

en el trabajo y debe incluir ejemplos concretos y casos de uso
de la solución tecnológica.

• Brindar soporte técnico: la empresa debe ofrecer soporte

(Fuente: Envato Elements https://elements.envato.com/es/confident- técnico para que los empleados puedan resolver cualquier
male-it-support-manager-making-presentat-8LDSH5L) problema técnico que puedan experimentar al utilizar la
nueva solución tecnológica. Esto incluye un grupo de soporte
Estos aspectos clave que se deben considerar al proporcionar técnico que puede ayudar si alguno de los miembros del
capacitación y soporte en el contexto de la ampliación de tecnología personal tiene problemas técnicos.
en la empresa:
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• Supervisar el uso y la eficacia de la solución tecnológica • Antes de implementar nuevas soluciones tecnológicas, es
ayudará a la empresa a determinar si los empleados hacen el importante identificar las amenazas y vulnerabilidades
mejor uso de la herramienta y si se cumplen los objetivos potenciales mediante la realización de una evaluación de
comerciales previstos. Esto permite detectar áreas que riesgos. Con el fin de reducir los riesgos, esto permitirá
necesitan mejorar y, si es necesario, cambiar la estrategia de implementar las medidas de seguridad adecuadas.
capacitación y apoyo.
• Seguridad de la red: la red de la empresa debe protegerse
Para garantizar que el escalamiento de la tecnología empresarial sea mediante la implementación de medidas de seguridad como
exitoso, se debe ofrecer capacitación y soporte cruciales. La el uso de firewalls, software antivirus, control de acceso y
preparación de los empleados para usar la nueva tecnología de monitoreo de la actividad de la red.
manera efectiva y el logro de los objetivos comerciales previstos se
pueden aumentar al proporcionar capacitación práctica relevante, • Protección de datos: se deben implementar medidas de
soporte técnico y monitorear el uso y la eficacia de la solución seguridad como la autenticación de usuarios, el cifrado de
tecnológica. datos y el control de acceso para proteger los datos de la
empresa.
7. Mantener la seguridad de la información
• Actualizaciones y parches de seguridad: para asegurarse de
Mantener la seguridad de los datos es esencial a medida que se que las vulnerabilidades se solucionen rápidamente, es
desarrolla la tecnología en el negocio porque la implementación de fundamental mantener las soluciones tecnológicas
nuevas soluciones tecnológicas puede aumentar el riesgo de actualizadas y aplicar parches de seguridad periódicamente.
vulnerabilidades y ataques cibernéticos.
• Los empleados deben recibir capacitación de
Vamos a describir algunas medidas importantes que se deben tener concientización sobre seguridad y conocer las políticas de
en cuenta para mantener la seguridad de la información al ampliar seguridad de la empresa y las mejores prácticas de seguridad
la tecnología en la empresa: de la información, incluido el uso de contraseñas seguras, la
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protección de datos confidenciales y la capacidad de

reconocer amenazas de seguridad.

• Supervisión y auditoría: para identificar y corregir posibles

vulnerabilidades, es fundamental realizar auditorías de
seguridad con regularidad. Además, el monitoreo de la
actividad de la red y la detección de intrusos pueden ayudar
a identificar y abordar rápidamente las amenazas de
seguridad.

En otras palabras, es fundamental mantener la seguridad de la

información a medida que una empresa adopta nuevas tecnologías.
Para garantizar la seguridad de la información en la empresa, es
crucial implementar la identificación y evaluación de riesgos, la
protección de redes y datos, actualizaciones y parches de seguridad,
concienciación y capacitación en seguridad, auditoría y monitoreo.
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8. Realizar mantenimiento regular almacenamiento externo o en la nube puede entrar en esta

categoría.
El mantenimiento regular es un componente clave de la expansión
tecnológica de la empresa. El mantenimiento regular reduce el Para identificar y abordar los problemas antes de que provoquen
riesgo de costosas interrupciones de las operaciones comerciales al interrupciones costosas, es fundamental realizar pruebas de rutina
permitir que los sistemas y equipos funcionen de manera efectiva y en los sistemas y equipos de la empresa. Las pruebas rojas, las
consistente. pruebas de rendimiento y el mantenimiento preventivo son
ejemplos de esto.

Para garantizar que los sistemas y equipos comerciales funcionen al En conclusión, realizar el mantenimiento de rutina es un
máximo rendimiento, es fundamental mantenerlos actualizados con componente crucial de la expansión de la tecnología del negocio. Los
las versiones más recientes de software y firmware. Esto podría componentes principales para garantizar que los sistemas y equipos
implicar mejoras de rendimiento, corrección de errores y parches de comerciales funcionen de manera efectiva y confiable son
seguridad. mantenerlos actualizados, realizar una limpieza física, tener un plan
de respaldo y recuperación ante desastres, tener un plan de respaldo
Para evitar que el polvo y otros desechos se acumulen con el tiempo y recuperación, y realizar pruebas y mantenimiento preventivo.
y obstruyan los equipos y sistemas, es fundamental realizarles una minimizar la posibilidad de costosas interrupciones de las
limpieza física con regularidad. Al hacerlo, se puede disminuir la operaciones comerciales.
probabilidad de sobrecalentamiento y falla del equipo y mejorar la
circulación del aire.

En el caso de una interrupción significativa en las operaciones

comerciales, es fundamental realizar copias de seguridad periódicas
de los datos de la empresa y contar con un plan de recuperación ante
desastres. La implementación de opciones de copia de seguridad en
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9. Evaluar y mejorar continuamente: pruebas de rendimiento o experimentos A/B para comparar

varias estrategias y determinar cuál es la más efectiva.
Para hacer avanzar la tecnología dentro de la empresa, la evaluación
y la mejora continua son prácticas cruciales. Este procedimiento • Se deben implementar medidas de mejora en base a la
implica la verificación rutinaria de la eficiencia de los sistemas y evaluación y los resultados de las pruebas. Estas acciones
procedimientos tecnológicos, la detección de áreas de mejora y la podrían implicar el personal docente, la implementación de
adopción de medidas para realizar dichas mejoras. nuevas tecnologías o procedimientos, o la actualización de
los sistemas actuales.
Vamos a describir algunos puntos importantes que se deben tener
en cuenta para evaluar y mejorar continuamente: • Determinar los efectos de las mejoras: Es fundamental
determinar los efectos de los cambios realizados en los
• Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas que sistemas y procedimientos tecnológicos. Si se encuentran
se utilizan para medir el rendimiento de los sistemas y ventajas, se pueden ampliar o integrar en otros sistemas y
procesos tecnológicos. Es fundamental especificar los KPI de procesos tecnológicos de la empresa.
procesos pertinentes para la tecnología y los sistemas de la
organización, como el tiempo de inactividad, la velocidad de En otras palabras, una práctica crucial para escalar la tecnología en
procesamiento y la satisfacción del usuario. toda la empresa es la evaluación y la mejora continuas. La definición
de los KPI pertinentes, el seguimiento regular, la ejecución de
• Para detectar tendencias y problemas, los KPI deben pruebas y experimentos, la implementación de medidas de mejora y
monitorearse de manera rutinaria. Los problemas deben la evaluación del impacto son pasos cruciales para evaluar y mejorar
investigarse si se encuentran y deben tomarse medidas continuamente los sistemas y procesos tecnológicos de la empresa.
correctivas.

• Probar y experimentar: para identificar áreas que necesitan

mejoras en los sistemas y procesos tecnológicos, es crucial
probar y experimentar. Esto puede implicar la realización de
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(Fuente: Envato Elements https://elements.envato.com/es/hackers-with-white-

masks-hacking-network-to-steal--6SSTY9Y
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10. Desarrollo de buenas prácticas

Desarrollar buenas prácticas en la aplicación de tecnología en la

empresa es esencial para garantizar una implementación exitosa y
una operación efectiva de la tecnología.

Antes de implementar cualquier tecnología, es crucial realizar una

evaluación de la tecnología necesaria y de las posibilidades que
ofrece el mercado en la actualidad. Esto implica evaluar las
necesidades del negocio, ubicar las mejores soluciones tecnológicas,
sopesar los riesgos de implementación y crear una estrategia de
implementación adecuada.

(Fuente: Envato Elements https://elements.envato.com/es/cyber-

Dado que la implementación de nueva tecnología puede ser costosa,
security-ZXBHSFVFFTXTBB )
es fundamental crear un presupuesto que permita a la empresa
pagar las actualizaciones necesarias. Para mantenerse dentro del Es muy importante asegurarse de que los empleados reciban la
presupuesto, también es crucial monitorear y administrar los costos capacitación adecuada y el apoyo continuo para que puedan usar la
durante la implementación. tecnología de manera efectiva y eficiente. Además, puede aumentar
la productividad al reducir los errores.
Una estrategia de implementación bien pensada puede ayudar a
garantizar el uso eficiente y eficaz de la tecnología. La estrategia Mantener la seguridad de la información es una prioridad máxima
debe especificar los objetivos, las fechas de vencimiento, los roles y cuando se implementa una nueva tecnología. Para detener la fuga
los recursos que se requerirán. de información y los ataques cibernéticos, es fundamental
establecer medidas de seguridad adecuadas, como la protección de
datos, el cifrado y la autenticación de usuarios.
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Mantener la tecnología en buen estado puede ayudar a garantizar

un rendimiento óptimo y prolongar la vida útil de la tecnología. En
esto, se pueden incluir la solución de problemas, el mantenimiento
del hardware y las actualizaciones de software.

Por último, es crucial evaluar el rendimiento de la tecnología de

forma regular y buscar áreas que podrían mejorarse. Al hacerlo, la
empresa puede encontrar problemas y áreas de desarrollo y, por lo
tanto, aumentar la productividad y la eficiencia.

En conclusión, establecer las mejores prácticas para la aplicación de

tecnología dentro del negocio puede ayudar a garantizar una
implementación exitosa y un uso eficiente de la tecnología.
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11. Bibliografía y webgrafía • "Fundamentos ITIL®: ITIL 4 Edición". (2019) Axelos.

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12. Glosario
• Plan de implementación: plan detallado que describe cómo
• Análisis de requisitos: proceso para identificar y documentar se implementará la tecnología, incluidas las etapas del
los requisitos empresariales para la tecnología, incluyendo la proyecto, los recursos necesarios, los plazos y las
funcionalidad, los objetivos empresariales, los usuarios, los responsabilidades.
plazos y el presupuesto.
• Presupuesto de tecnología: plan financiero que describe los
• Arquitectura de tecnología: estructura de la tecnología costos de los proyectos de tecnología y los gastos operativos
empresarial que describe cómo se organizan y relacionan los y de capital asociados con la gestión de la tecnología.
sistemas de tecnología, los procesos empresariales, los
usuarios y los datos empresariales. • Seguridad de la información: conjunto de medidas de
seguridad diseñadas para proteger la información
• Auditoría de tecnología: proceso para evaluar la eficacia de empresarial de amenazas internas y externas, incluidos
los controles de tecnología y la gestión de riesgos para ataques cibernéticos, fallas de hardware y errores humanos.
garantizar que la tecnología empresarial esté protegida de
amenazas internas y externas.

• Capacitación y soporte: programas diseñados para asegurar

que los usuarios de la tecnología tengan las habilidades
necesarias para utilizar la tecnología de manera efectiva y
recibir soporte técnico cuando sea necesario.

• Evaluación de tecnología: proceso para determinar la

idoneidad, eficacia, eficiencia y efectividad de las tecnologías
de la información para satisfacer las necesidades
empresariales.