MANUAL DE BASE DE DATOS ACCESS v. 7.

INDICE

CONCEPTOS GENERALES..................................................................1
Sistemas de Gestión de Bases de datos
El modelo relacional
ENTRADA A ACCESS............................................................................4
USO BASICO DE UNA BASE DE DATOS.............................................9
Creación de una base de datos
Apertura de una base de datos
Ventana básica de información
Cierre de una base de datos
OPERACIONES CON LAS TABLAS....................................................13
Creación de una tabla
Modificar la estructura de una tabla
Apertura de una tabla
Cierre de una tabla
Moverse por una tabla
Modificación/entrada de los datos de una tabla
Clasificación rápida de los datos de una tabla
Búsqueda de datos por una tabla
Establecer filtros
Indices
Menú contextual de una tabla
RELACIONES.......................................................................................35
Relacionar tablas
CONSULTAS........................................................................................40
Crear una consulta
Consultas de selección
Almacenamiento de la consulta
Modificación del diseño de la consulta
Consultas de acción
FORMULARIOS...................................................................................55
Creación de un formulario
Diseño de un formulario
Grabar un formulario
Poner en funcionamiento un formulario
Subformularios
Formularios en blanco
INFORMES............................................................................................... 67
Crear un informe
Impresión de un informe
TECLAS ESPECIALES PARA JAWS Y ACCESS

Titulo de la pantalla INSERT+T

Ayuda de contexto INSERT+F1
Mostrar opciones en cuadro de lista ALT+FLECHA ABAJO
Resumen de base de datos CTRL+SHIFT+D
Resumen de Tabla CTRL+SHIFT+T
Leer contenido de una celda INSERT+FLECHA ARRIBA
Línea de Estado INSERT+SUPR
Seleccionar todo un campo CONTROL+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar un registro completo SHIFT+BARRA ESPACIADORA
Ortografía INSERT+F7
Cambiar de paneles en modo diseño F6
Movernos por las ventanas CONTROL+TABULADOR
Cerrar ayudante de office CTRL.+INSERT+F4
Leer coordenadas de la Base de Datos INSERT+C
Versión de Access CRTL+SHIFT+V

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 CONCEPTOS GENERALES

1.1. BASE DE DATOS

Es una colección de información que hace referencia a un tema determinado,

organizada de manera que permita extraer dicha información con facilidad.

Ejemplo: Toda la información que se puede recoger acerca de una Biblioteca.

1.2. TABLA

Si la información de la que hablábamos en la definición anterior la agrupamos en

forma de conjuntos, constituidos estos por elementos de características homogéneas,
diremos que cada uno de los citados conjuntos es una TABLA ó ENTIDAD.

Ejemplo: Todos los socios de la biblioteca constituirían una tabla.

1.3. REGISTRO

Ya hemos dicho que las tablas están formadas por elementos, pues bien, cada uno
de esos elementos con la información que hemos recogido referente a ellos, constituye
un REGISTRO. Si nos atendemos a la organización en filas y columnas de una tabla,
diremos que los registros son las filas de la tabla.

Ejemplo: Cada uno de los socios.

1.4. CAMPO

De cada uno de los elementos (registros) de una tabla estudiamos una serie de
características o ATRIBUTOS de información, a cada característica que pretendemos
estudiar le llamamos CAMPO, y constituyen las columnas de la tabla.

Ejemplo: El nombre del socio, apellido,…

1.5. RESUMIENDO

Una base de datos es una colección de tablas y de relaciones establecidas entre

ellas. Cada tabla está formada por registros que constituyen cada elemento del conjunto,
y a su vez, de cada registro estudiamos unas propiedades comunes que llamamos
campos.

En ACCESS una base de datos se almacena en disco como un único fichero al que
se le asigna la extensión MDB (Microsoft Data Base).

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 NOTA: Por cada fichero de base de datos, ACCESS crea además un fichero con el
mismo nombre de la BD pero con la extensión LDB. Dicho fichero contiene información
interna (que sólo precisa el programa) referente a los formatos utilizados.

1.6. SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS

Es un conjunto de programas (aplicación) cuya utilidad es la de manejar toda la

información recogida en una base de datos.

1.7. MODELOS DE GESTION DE BASES DE DATOS

Dependiendo de la estructuración que hacen de una base de datos los S.G.B.D.

clasificamos éstos en:

 Sistemas de gestión JERARQUICOS: La información se estructura y se trata como

si fuese un árbol.

 Sistemas de gestión EN RED: La información se distribuye en forma de malla o

red.

 Sistemas de gestión RELACIONALES: La información se distribuye en tablas que

se relacionarán de forma lógica para conseguir una visión homogénea.

ACCESS es un sistema de gestión basado en el modelo relacional (S.G.B.D.R.)

1.8. EL MODELO RELACIONAL

Cuando se nos plantea la necesidad de informatizar un control de información de un

tema específico (por ejemplo, la biblioteca) debemos en principio organizar sus
componentes en forma de tablas de información.. Cada una de las tablas contiene
elementos que por su naturaleza pueden tratarse de forma conjunta, sin embargo, entre
los elementos de distintas tablas surge una relación de manera natural que de alguna
forma debemos también reflejar informáticamente.

El modelo relacional se basa en estas relaciones naturales para crear todo un

sistema que resulta eficiente gracias a sus cualidades: consume el menor espacio posible
(puesto que la información se repite lo mínimo) y el menor tiempo posible (si la base de
datos está bien definida accederemos a cualquier información en un tiempo mínimo).

Veámoslo con un ejemplo:

Supongamos que me encargan informatizar una biblioteca. La base de datos debe

recoger toda la información referente al evento.

El primer paso sería plantearnos cuantos conjuntos diferentes de datos haríamos.

En este caso, recogeremos como conjuntos (que constituirán las tablas) las siguiente

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entidades: LIBROS existente en la biblioteca, SOCIOS abonados al servicio de biblioteca,
DISTRIBUIDORAS que nos proporcionan los libros.

A continuación, y por cada una de las tablas citadas, debemos analizar que tipo de
información precisamos (por ejemplo, para la tabla Libros podemos necesitar: el título del
libro, el autor al que pertenece, la materia de la que trata, etc...). Cada una de estas
características son los campos.

Por último debemos descubrir las relaciones naturales que existen entre cada tabla.
Esto es, los Libros están relacionados con los Socios a los que se los prestamos. A su
vez, los Libros están relacionados con las Distribuidoras que los suministran.

De hecho, la propiedad relacional es extensiva, ya que una tabla relacionada con

otra puede relacionarse, a su vez, con una tercera (tal es el caso de la tabla Libros del
ejemplo anterior), lo que establecería la posibilidad de relacionar de manera indirecta la
primera con la tercera.

Para poder establecer una relación entre dos o más tablas de una base de datos
debe existir una cierta información que compartan dichas tablas, en el ejemplo,
podríamos asignar un código a cada distribuidora, dicho código aparecería también en la
tabla Libros, de esta forma, mediante la existencia de un campo común, podremos saber
que distribuidora me suministra cada libro.

Es muy importante, para una buena gestión de la base de datos, tener en cuenta
dos detalles, por una parte, no deben mezclarse en la misma tabla datos de diferente tipo
(no debemos mezclar por ejemplo el autor del libro con la dirección de la distribuidora en
la misma tabla), y por otra parte, en cada tabla, debe establecerse un campo que nos
sirva para identificar de manera unívoca y sin ambigüedad posible a cada uno de los
registros, el CAMPO CLAVE, también conocido como CLAVE PRIMARIA O PRINCIPAL.

Un campo clave debe ser tal que al darnos un determinado valor suyo seamos
capaces de localizar inmediatamente el registro al que pertenece. Por ejemplo, el nombre
del socio no puede ser clave, porque puede haber dos socios con el mismo nombre y no
sabríamos, en un momento dado, a cual de los dos nos estamos refiriendo. En otras
palabras, no nos serviría para identificar los elementos de la tabla. Sin embargo, el DNI si
es un campo clave, puesto que no existen dos personas diferentes con el mismo número.

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2 ENTRADA A ACCESS

Antes de dar comienzo a lo que sería una primera sesión de trabajo en ACCESS,
vamos a retomar el ejemplo que venimos utilizando desde el comienzo, la biblioteca.
Recordamos que, en principio, hemos deducido la necesidad de crear tres tablas de
información llamadas SOCIOS, LIBROS y EDITORIALES. Sabemos también que entre
ellas existen relaciones: SOCIOS y LIBROS por una parte y LIBROS y EDITORIALES por
otra parte.

Luego la base de datos Biblioteca estaría formada por estos elementos. Sin
embargo, una base de datos no sólo se compone de tablas y relaciones (aunque, por
supuesto, sean la base de trabajo) sino que disponemos en ACCESS de otros objetos
que nos permitirán trabajar de una manera más sencilla y cómoda con los datos de las
tablas.

Los distintos tipos de elementos de que puede constar, en ACCESS, una base de
datos son:

TABLAS: Ya hemos hablado de ellas. Constituyen los conjuntos de datos en los

que clasificamos el total de la información que necesitamos informatizar. Entre ellas
definiremos relaciones.

CONSULTAS: Son subconjuntos de elementos (de una tabla) seleccionados en

base a una serie de condiciones. Generalmente se utilizan para filtrar la información que
se precisa en un momento dado.

Ejemplo: Si necesitamos una lista con los socios de la provincia de Madrid, no

tenemos necesidad de visualizar todos los registros, sino solamente los que cumplan la
condición de que su provincia sea Madrid. Esta operación podríamos realizarla mediante
la creación de una consulta.

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 FORMULARIOS: Modelos de pantalla que se crean para que la entrada y
modificación de registros sea más vistosa.

INFORMES: Modelos de salida impresa que se suelen basar en una consulta

anterior. Se utilizan para que los listados estén mejor presentados.

MACROS: Son conjuntos de acciones agrupadas que se realizan siempre de

manera consecutiva; de esta manera al poner en funcionamiento el nombre con el que
hayamos identificado el conjunto, todas las operaciones se ejecutarán de forma
secuencial. nc

MODULOS: Son pequeños programas escritos en el lenguaje VISUAL BASIC que

utiliza ACCESS.

Iremos viendo con detalle cada elemento (a excepción de los módulos).

Por el momento, ejecutamos la aplicación Microsoft Access, como es habitual,

desde el menú Inicio de Windows95.

Se nos presenta una ventana que nos permitirá acceder a la base de datos, bien
sea creando una nueva base de datos (opción “Base de datos en blanco” o bien
“Asistente para bases de datos” -crear una nueva base de datos utilizando el sistema de
ayudas del programa-) o bien utilizando una base de datos existente (opción “Abrir base
de datos existente”:

Una vez elegida la opción correspondiente (en nuestro caso, suponemos que no
existe ninguna base de datos, por lo que elegiremos la opción “Base de datos en blanco”)
y pulsando el botón ACEPTAR se nos presentará la siguiente pantalla:

Esta ventana nos permitirá elegir la carpeta en la que introduciremos la nueva base
de datos. Asimismo introduciremos en el recuadro “Nombre de archivo” el nombre de la
base de datos. Finalmente, pulsaremos el botón CREAR.

La ventana que tenemos en pantalla representa la base de datos recién creada, y

todavía vacía. Por el momento cerraremos esta ventana.

Cuando ACCESS se está ejecutando, pero no hay abierta ninguna base de datos se
nos presenta la ventana donde se está ejecutando la aplicación. Esta ventana inicial es
muy elemental ya que consta únicamente de una amplia zona de trabajo y una barra de
herramientas (barra standard) de la que sólo se encuentran disponibles tres operaciones:
crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, y la ayuda.

La ventana de la aplicación muestra, como es habitual en WINDOWS95, su barra de

título “Microsoft Access”, su menú de control a la izquierda, sus botones de minimizar y
restaurar (notar que la venta se encuentra maximizada por defecto) y su botón de cerrar.

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 Inmediatamente debajo aparecen, dispuestas horizontalmente, la barra de menús -
de la que únicamente disponemos de las opciones de Archivo, Herramientas y Ayuda-, y
la barra de herramientas mencionada en el párrafo anterior.

En la parte inferior de la pantalla se ubica la barra de información y de estado en

donde Access irá mostrando unos pequeños mensajes de guía relativos a la actividad
que estemos llevando acabo en ese momento, así como información sobre el estado de
ciertas teclas (mayúsculas, inserción,...)..Recordar que para que Jaws lea esta
información debemos pulsar las teclas INSERT+SUPRIMIR.

Los diferentes menús de opciones que nos presenta Access son (de izquierda a
derecha):
Abrir, Edición, Ver, Insertar, Herramientas, Ventana, Ayuda. Las opciones que nos
presentan estos menús van cambiando según donde nos encontremos. Más adelante
veremos las distintas opciones según las vayamos necesitando.

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3 USO BASICO DE UNA BASE DE DATOS

3.1. CREACION DE UNA BASE DE DATOS

En ACCESS, crear una base de datos consiste en crear un fichero que va a

contener todos los componentes (tablas, consultas,...) necesarios para trabajar con la
información sobre la que versa.

Para crear una base de datos (si existiese alguna abierta la cerraremos
previamente) iremos a el menú: ARCHIVO y seleccionamos NUEVA BASE DE DATOS...

La ventana “NUEVA” dispone de dos fichas, la que se etiqueta como GENERAL y

la etiquetada como BASES DE DATOS. Para movernos de una ficha a otra pulsamos
CONTROL+TABULADOR.

Para crear una nueva base de datos en blanco seleccionamos el icono de la ficha
GENERAL titulado “Base de datos en blanco”:

La ventana “Archivo nueva base de datos” ya la conocemos, es la misma que nos

presentó el programa al entrar en él por primera vez y solicitarle nosotros la opción “Base
de datos en blanco”.

MODO EXCLUSIVO: Una base de datos se crea en modo exclusivo cuando no

queremos que ningún otro usuario de la red pueda hacer uso de ella mientras se
encuentre abierta por el propietario. Notar que esta opción sólo es de aplicación
cuando nos encontramos conectados en red con otros usuarios.

Podemos utilizar, para la nueva base de datos, uno de los modelos existentes en
el programa: disponemos de asistentes que configurarán nuestra base de datos de
acuerdo a determinados modelos de estructuras de bases de datos que podríamos
denominar estándares.

3.2. APERTURA DE UNA BASE DE DATOS

Es necesario abrir la base de datos para poder hacer uso de los componentes
(tablas y demás elementos que contiene).

Para abrir una base de datos (no puede estar abierta ninguna otra) iremos al
menú: ARCHIVO; ABRIR BASE DE DATOS...

En el cuadro de diálogo elegiremos la unidad de disco y el directorio del que

queremos leer. El programa nos mostrará todos los ficheros con extensión MDB
existentes en dicho directorio y lo seleccionamos.

MODO EXCLUSIVO: Una base de datos se abre en modo exclusivo cuando no

queremos que ningún otro usuario de la red pueda hacer uso de ella mientras dure

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 esta sesión. Notar que la diferencia con el modo exclusivo de creación es que
mientras que en éste impediremos el acceso conjunto a la base de datos en todas
sus sesiones, en el caso de apertura exclusiva sólo lo restringimos para esta
ocasión. Una vez más, esta opción sólo es válida para uso del programa en red.

Con la tecla de Aplicaciones o pulsando el botón derecho del cursor de Jaws ( * del
teclado numérico) podemos desplegar el menú y seleccionar:

ABRIR EN MODO SOLO LECTURA: Una base de datos se abre en modo sólo
lectura cuando no queremos realizar ninguna modificación sobre los datos que en
ella se recogen, esto es, cuando solamente vamos a realizar sobre ella
operaciones de listados de información..

El resto de opciones del menú se refieren a la clasificación de ficheros en pantalla,

se utilizan para cambiar el orden en que estos se presentan y que sea más sencillo
encontrarlos.

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3.3. LA VENTANA BASICA DE INFORMACION

Cuando una base de datos está abierta nos encontramos en pantalla con su
ventana de información:

Dicha ventana es, a todos los efectos, como cualquier otra ventana de WINDOWS,
es decir, tiene su barra de título, INSERT+T,(que contendrá el nombre de la base de
datos), su menú de control, sus botones de maximizar y minimizar, su botón de cerrar y
su área de trabajo. El área de trabajo está formada por fichas (cuyas etiquetas de
disponen en el lado superior) de las cuales sólo una es la activa. Las fichas (también se
denominan “modos”) son: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS, INFORMES,
MACROS, MODULOS. Cada una de ellas corresponde a uno de los tipos de
componentes que puede tener una base de datos. En el recuadro de la derecha
aparecen los nombres de los elementos particulares de cada componente (por ejemplo,
si activamos la ficha TABLAS aparecen los nombres de las tablas existentes en la base
de datos). Por último, en la parte derecha del área de trabajo e independientemente de la
ficha activa, aparecen tres botones que corresponden a las operaciones que podemos
realizar con los elementos; dichas operaciones son NUEVO (para crear un nuevo
elemento del tipo de la ficha seleccionada), ABRIR y DISEÑO (para modificar la definición
del elemento resaltado del tipo de la ficha seleccionada).

Además el menú dispone ahora de más opciones que cuando la base de datos
está cerrada, y disponemos de más botones en la barra de herramientas (la barra de
herramientas es sensible al contexto de modo que nos podemos encontrar con distintos
iconos dependiendo de la operación que estemos realizando).

La ventana de información constituye el centro de control de la base de datos.

3.4. CIERRE DE UNA BASE DE DATOS

Desde el menú ARCHIVO; CERRAR ó cerrando la ventana como es habitual.

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4 OPERACIONES CON LAS TABLAS

4.1. CREACION DE UNA TABLA

Crear una tabla consiste en definir su estructura, es decir, especificar al programa

los campos de que va a constar así como algunas características referentes a los
mismos.

Para crear una tabla activaremos la ficha TABLAS y pulsaremos el botón NUEVO
(el de dentro de la ventana de información).

Podemos hacer la tabla utilizando el Asistente para tablas o de manera

personalizada (“Modo de ver Hoja de datos” o bien “Modo de ver Diseño”. Es indiferente
el modo utilizado puesto que existe la posibilidad de alternar entre ellos). Podemos
utilizar otras tablas procedentes de otros sistemas de bases de datos convirtiéndolas al
formato ACCESS o conservando su formato original (“Importar tablas” o “Vincular tablas”
respectivamente). En nuestro caso, crearemos una nueva tabla en el modo “Diseño”.

Cuando entramos en el modo de diseño o creación de una tabla las opciones de

los distintos menús se adaptan a este modo:

Menú Ver: Para alternar entre los dos modos de presentación de la tabla. El
modo DISEÑO se utiliza para describir la estructura de la tabla. El modo HOJA DE
DATOS se utiliza para rellenar los registros de la tabla.

Menú Archivo - GUARDAR: Grabar el diseño de la tabla.

Menú Archivo - IMPRIMIR: Imprime los registros de la tabla (en este momento no
se encuentra disponible por no estar en el modo hoja de datos).

Menú Archivo - PRESENTACION PRELIMINAR: Visualiza la salida que se

obtendría al mandar imprimir.

Menú Herramientas – ORTOGRAFIA – F7: Corrige ortográficamente los datos

contenidos en los registros de la tabla.

Menú Edición - CORTAR, COPIAR, PEGAR, COPIAR FORMATO: Las ya

conocidas funciones de edición de WINDOWS.

Menú Edición - DESHACER: Deshace el último cambio efectuado.

Menú Edición - CLAVE PRINCIPAL: Establece para el campo activo la propiedad

de clave principal de la tabla.

Menú Ver - INDICES: Abre la ventana de índices.

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 Menú Insertar- FILA : Inserta un campo.

Menú Edición – ELIMINAR: Elimina un campo.

Menú Ver - PROPIEDADES: Para visualizar las propiedades de la tabla.

Botón Aplicaciones - GENERAR: Da paso al generador de expresiones que

utilizaremos mas adelante.

En el panel de edición iremos dando las definiciones de todos los campos de la

tabla.
Por cada campo debemos especificar:

El NOMBRE DE CAMPO que será representativo del dato que va a contener y que
podrá tener como máximo 64 caracteres. Podemos emplear cualquier carácter
(incluidos espacios en blanco).
NOTA: Usar el TAB para pasar de celda a celda en el diseño de la tabla.

TIPO DE DATOS: se refiere al tipo de contenido del campo. Los siguiente tipos
son los contemplados por ACCESS ( pulsar las teclas ALT+FLECHA ABAJO para
desplegar la lista):

TEXTO: Cualquier combinación de letras, números y todo tipo de símbolos

siempre y cuando no se pretenda realizar operaciones aritméticas con ellos.

MEMO: Párrafo de texto, casi siempre proveniente de un fichero externo de

tipo texto, que por sus características no recibe el mismo tratamiento que el
resto de campos.

NUMERICO: Números positivos o negativo con o sin decimales (se admiten

los signos + y - y la coma como carácter decimal).

FECHA/HORA: Campos con los formatos típicos de fecha (dd/mm/aa) y

hora (hh:mm).

MONEDA: Variedad del tipo numérico en la que se opera con números

entre uno y cuatro decimales y con quince dígitos como máximo a la
izquierda de la coma pero en formato de coma fija (la precisión decimal con
la que se trabaja es menor, pero los cálculos son más rápidos).

AUTONUMERICO: Este tipo de campos responde a la necesidad de

mantener en un campo un número consecutivo de entrada de los registros
de una tabla. Este tipo de campos funciona especialmente bien si el campo
así definido tiene además la propiedad de ser clave primaria de la tabla.

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 LOGICO: Un campo de tipo lógico sólo puede tener los valores verdadero
(SI) o falso (NO). NOTA: Cuando se rellena un campo de este tipo escribir
un 0 en caso de NO y un 1 en caso de SI.

OBJETO OLE: Es aquel en el que se ha incrustado o vinculado un objeto

OLE (por ejemplo imágenes, fotografías, registros sonoros, ...) procedente
de otro programa en entorno WINDOWS.

CONSULTAR ASISTENTE: Sugiere para el campo un tipo de datos siempre

y cuando reconozca el nombre dentro de los valores que el tiene
reconocidos.

Por último y de manera opcional introduciremos una breve DESCRIPCION que

sirva como aclaración al contenido del campo.

Además, debemos escoger alguno de los campos de la tabla como clave primaria
(es obligatorio). En una tabla sólo puede haber una única clave primaria (es conveniente
que la forme un único campo, pero podría estar formada por mas de uno). Para asignar a
un campo la característica de clave primaria le seleccionaremos (si son varios campos los
seleccionaremos todos) y seleccionamos del menú EDICION; CLAVE PRINCIPAL
(vemos como aparece el dibujo de una llave en su casilla selectora). Al seleccionar un
campo, tenemos en la parte de abajo el panel de Propiedades de campo que contiene
dos pestañas : PROPIEDADES GENERALES y de BUSQUEDA (para alternar entre los
paneles de edición y de propiedades de campo tenemos que pulsar F6)

Las propiedades generales de los campos son:

TAMAÑO DEL CAMPO: Para campos de tipo texto y de tipo numérico (para el
resto de campos el tamaño es predefinido) ajustaremos aquí su ancho. Para tipos
TEXTO el valor por defecto es 50 caracteres (podemos dar hasta 255). Para tipo
NUMERICOS disponemos de los siguientes tamaños:

BYTE: números de 0 hasta 255 enteros.

ENTERO: números de -32.768 hasta 32.767 enteros.
ENTERO LARGO: números de -[Link] hasta [Link]
enteros.
SIMPLE: números con/sin decimales (hasta siete decimales de precisión)
(números entre -3,402823E38 y 3,402823E38).
DOBLE: números con/sin decimales (hasta quince decimales de precisión)
(números entre -1,79769313486232E308 y 1,79769313486232E308).
ID de la REPLICA: números que sobrepasen el entero largo.

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FORMATO: Para cambiar el modo de presentación de datos:

NUMERICOS: Nº GENERAL Ej: 3456,789

MONEDA Ej: 3.456 Pts
FIJO Ej: 3456,79
ESTANDAR Ej: 3.456,79
PORCENTAJE Ej: 123,00%
CIENTIFICO Ej: 3,46E+03

TEXTO: Hay que introducir una máscara de entrada.

MEMO: Hay que introducir un título.

FECHA/HORA: FECHA GENERAL Ej: 19/06/94 [Link]

FECHA LARGA Ej: Domingo 19 de Junio de 1994

FECHA MEDIANA Ej: 19-Jun-94
FECHA CORTA Ej: 19/06/94
HORA LARGA Ej: [Link]
HORA MEDIANA Ej: 5:34 PM
HORA CORTA Ej: 17:34

MONEDA: Los mismos formatos que para tipo CONTADOR.

SI/NO: Verdadero/Falso
SI/NO
Activado/Desactivado

NUEVOS VALORES: En campos de tipo AUTONUMERICO se puede especificar

el criterio de asignación de valores como contenido del campo entre dos
posibilidades: Incrementalmente (los números se asignan de forma consecutiva) y
Aleatoriamente (el programa asigna un valor aleatorio).

LUGARES DECIMALES: Para presentar en campos de tipo numérico un número

de posiciones decimales.

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MASCARA DE ENTRADA: (Para datos tipo TEXTO, FECHA/HORA, MONEDA y
NUMERICO). Si todos los valores a introducir en el campo poseen un formato
igual, por ejemplo, un nº de teléfono con formato (91)-[Link], podemos
simplificar la introducción de los mismos creando una máscara que muestre
automáticamente los caracteres literales en la presentación del campo (al teclear el
nº de teléfono será el programa quien introduzca los paréntesis y los guiones). Los
caracteres que ACCESS admite como máscaras (comodines) son:

0 -> un dígito obligatorio

9 -> un dígito no obligatorio
# -> un dígito, un espacio en blanco, ó los signos + ó -
L -> una letra obligatoria
? -> una letra no obligatoria
A -> una letra o un dígito obligatorio
a -> una letra o un dígito no obligatorio
& -> cualquier carácter o espacio en blanco obligatorio
C -> cualquier carácter o espacio en blanco no obligatorio
,.:;-/ -> separador decimal, de millares, de fecha y de hora
< -> los caracteres a su izquierda se convierten en mayúsculas
> -> los caracteres a su derecha se convierten en minúsculas
! -> los caracteres se rellenan de derecha a izquierda
\ -> el carácter que le sigue se considera una entrada literal

Por ejemplo, en el caso anterior introduciríamos la máscara (999)\-

00\.00\.00 (los 9 hacen que la introducción del prefijo no sea obligatoria y las
contrabarras se usan para poder poner el punto que separa cada grupo de dos
dígitos, los paréntesis se escriben tal cual -notar que el campo sería de tipo texto,
ya que de otro modo no se permitiría la entrada de literales de tipo carácter).

Para poder modificar una mascara ya creada tenemos que entrar en modo
edición en ese campo, para ello pulsamos F2.

TITULO: Para poder usar un nombre de campo distinto del especificado en el

diseño de la tabla en otros componentes como informes o formularios (crea un
alias para el campo).

VALOR PREDETERMINADO: Rellena el campo automáticamente con un valor

preestablecido.

REGLA DE VALIDACION: Limitar los datos que pueden introducirse a aquellos

que cumplen ciertas condiciones.

TEXTO DE VALIDACION: Mostrar un mensaje que aparece si no se cumple la

propiedad anterior.

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 REQUERIDO: Obligar a introducir un valor en este campo (por defecto la clave
primaria lleva activada esta propiedad).

PERMITIR LONGITUD CERO: Admitir cadenas nulas en los campos texto o

memo.

INDEXADO: Generar automáticamente un índice en este campo. (La clave

primaria se indexa por definición).

Además de las propiedades generales disponemos de las propiedades de

búsqueda, éstas son aplicables cuando el campo es de tipo TEXTO, NUMERICO ó
LOGICO. En principio, la ficha “Búsqueda” tiene una sóla propiedad llamada “Presentar el
control”.

Se entiende por CONTROL el espacio reservado para poder introducir un valor en

un campo. Para campos de tipo TEXTO y NUMERICO el control se puede presentar de
tres formas: “cuadro de texto”, “cuadro de lista” Y “cuadro combinado”:

CUADRO DE TEXTO: Se presentará un recuadro en blanco donde el usuario

podrá introducir cualquier valor siempre y cuando éste se encuentre dentro de los
posibles valores admitidos para el tipo de campo en concreto. Es el valor por
defecto.

CUADRO DE LISTA: Se presenta una lista de posibles valores entre los cuales el
usuario podrá elegir uno. De esta forma restringimos al usuario la entrada de
datos, podemos aplicarlo a aquellos campos cuyos valores estén definidos de
antemano dentro de un conjunto determinado (por ejemplo, el estado civil de una
persona está entre un conjunto de cuatro posibles valores, a saber: soltero,
casado, viudo y divorciado).

Al seleccionar este tipo de entrada se desplegarán las siguientes

propiedades:

TIPO DE ORIGEN DE LA FILA: El lugar de procedencia del conjunto de

valores posibles entre los que elegirá el usuario. Si elegimos
“Tabla/Consulta” el programa entenderá que los datos son de una tabla o
una consulta ya existente. Si elegimos “Lista de valores”, el programa
entenderá que los datos son de una lista de elementos. Por último, si
elegimos “Lista de campos”, el programa entenderá que los datos son de
una lista de nombres de campos de una tabla o consulta.
ORIGEN DE LA FILA: Especificaremos aquí la tabla o consulta de donde
proceden los datos.

COLUMNA DEPENDIENTE: Indica al programa la columna (campo) de la

tabla origen cuyos valores deben usarse como valor del control.

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 NUMERO DE COLUMNAS: Especificamos aquí el número de columnas en
las que presentaremos el conjunto de valores posibles.

ENCABEZADOS DE COLUMNAS: Permite introducir un título con el que se

encabezará la lista de posibles valores.

ANCHURA DE LAS COLUMNAS: Para especificar la anchura de la

columna que representa el conjunto de valores.

CUADRO COMBINADO: Se presenta un recuadro donde el usuario podrá optar

entre introducir un valor cualquiera (cuadro de texto) o bien elegir entre una lista de
posibles valores (cuadro de lista). Las propiedades que debemos especificar al
elegir esta opción son las siguientes:

TIPO DE ORIGEN DE LA FILA: Lugar de procedencia del conjunto de

valores.

ORIGEN DE LA FILA: Nombre de la tabla o consulta de la procedencia de

la lista de valores.

COLUMNA DEPENDIENTE: Columna de la tabla origen donde se

encuentra la lista de valores.

NUMERO DE COLUMNAS: En las que se presentará la lista de valores.

ENCABEZADO DE COLUMNA: Título de presentación de la lista de

valores.

ANCHURA DE LAS COLUMNAS: Ancho de la lista de valores.

FILAS EN LISTA: Número de valores que se presentarán de una vez en la

lista de datos (si el número de valores es mayor que el especificado en esta
propiedad el programa presentará barras de desplazamiento para moverse
por todos los valores).

ANCHURA DE LA LISTA: Anchura del recuadro en el que se presenta la

lista de valores.

LIMITAR A LA LISTA: No se permitirá al usuario que escriba en el recuadro

otro valor que no sea alguno de los de la lista.

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 Para campos de tipo LOGICO los controles se pueden presentar de tres maneras:
como “casillas de verificación”, como “cuadros de texto” y como “cuadros combinados”.

CASILLA DE VERIFICACION: El programa presenta un cuadro que se encontrará

vacío (valor lógico Falso) o relleno (valor lógico Verdadero). Este formato es el
configurado por defecto.

CUADRO DE TEXTO: El usuario deberá introducir los valores Sí o No para este

campo.

CUADRO COMBINADO: El usuario tendrá que elegir el valor lógico deseado de

entre la lista de valores que le presentará el programa, aunque también se le
permitirá escribir él mismo el valor que quiera.

Al elegir esta última opción debemos especificar las propiedades

correspondientes al cuadro combinado (ver imagen y explicación del cuadro
combinado para campos de tipo texto y numérico).

Al terminar el diseño de la tabla la grabaremos, Menú ARCHIVO - GUARDAR,

introduciremos un nombre para la tabla y volveremos al centro de control cerrando esta
ventana.

2 MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA

Cuando necesitamos añadir un nuevo campo a la tabla, o bien, cambiar las

características de alguno que ya exista, debemos modificar la estructura. Para ello,
activaremos la ficha TABLAS y seleccionaremos la tabla a modificar. A continuación
seleccionamos Vista Diseño ( RECORDAR : BOTON APLICACIONES Y LA
SELECCIONAMOS).

Para cambiar cualquier dato del campo nos bastará con situarnos en su casilla.

Para insertar un nuevo campo nos colocaremos en la fila inferior (al lugar donde
queremos insertar) y seleccionamos FILA del menú INSERTAR.

Para eliminar un campo nos situamos en el y seleccionamos ELIMINAR FILA del

menú edición.

Modificaremos lo que sea preciso y grabaremos (ARCHIVO; GUARDAR) los

cambios. Volveremos al centro de control cerrando la ventana de diseño de la tabla.

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3 APERTURA DE UNA TABLA

Desde el centro de control de la base de datos activaremos la ficha TABLAS.

Seleccionaremos la tabla que queremos abrir y pulsamos Enter.

Al abrir la tabla, ésta presenta el aspecto visual de una hoja de cálculo (filas y
columnas correspondiendo a los registros y los campos respectivamente). Este tipo de
vista de denomina hoja de datos. En este momento Jaws nos puede resumir la tabla
pulsando CONTROL+SHIFT+T.

4 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MODO TABLA

A continuación tenemos las opciones más importantes para trabajar en este modo:

Menú Archivo - Guardar: Graba los cambios efectuados en los registros de la

tabla.

Menú Archivo - IMPRIMIR: Imprime el contenido en registro de la tabla.

Menú Archivo - PRESENTACION PRELIMINAR: Muestra el aspecto de la tabla

tal y como quedaría impresa.

Menú Herramientas - ORTOGRAFIA: Corrige ortográficamente los registros de la

tabla que se encuentren seleccionados.

Menú Edición - CORTAR/COPIAR/PEGAR/COPIAR FORMATO: Para copiar o

mover un texto seleccionado.

Menú Edición - DESHACER: En campo o registro activo.

Menú Registros - ORDENAR – ASCENDENTE o DESCENDENTE: Con un

campo seleccionado ordena ascendente o descendentemente respecto a ese
campo.

Menú Registros – Filtro - FILTRO POR SELECCION: Para seleccionar valores

aplicables a la condición de un filtro (lo trataremos con profundidad más adelante).

Menú Registros – Filtro - FILTRO POR FORMULARIO: Para escribir valores

aplicables a la condición de un filtro.

Menú Registros – APLICAR FILTRO: Activa el filtro.

Menú Edición - BUSCAR: Para localizar un dato de la tabla.

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 Menú Edición - ELIMINAR REGISTRO: Para borrar el registro seleccionado.

5 CIERRE DE UNA TABLA

Menú ARCHIVO – CERRAR.

6 MOVERSE POR UNA TABLA

Usaremos las flechas de desplazamiento horizontal y vertical para movernos por

los campos y los registros (respectivamente).

También podemos usar las teclas del cursor y las teclas de Avance y Retroceso de
página. Además las teclas del tabulador y Alt+Tabulador y las teclas Inicio y Fin
para ir al primer y último campo respectivamente.

Además, el registro actual aparece con un marca de puntero en la columna de la

izquierda de la pantalla (columna del selector). Para seleccionar un registro completo
seleccionaremos Seleccionar registro del Menú Edición o con SHIFT+BARRA
ESPACIADORA en modo selección y no en modo edición.

Para seleccionar un campo completo pulsamos CONTROL+BARRA

ESPACIADORA, estando situados dentro de ese campo en modo selección y no en
modo edición.

Para cambiar el ancho de un campo, nos situamos en un campo y seleccionarmos

Menú Formato – Ancho de columna y ,o bien, podemos introducir un valor númerico
para el ancho o seleccionar la opción Ajuste Perfecto ya que así conseguimos que el
ancho de la columna se ajusta al dato más largo.

7 MODIFICACION/ENTRADA DE LOS DATOS DE UNA TABLA

Para modificar el contenido de un campo nos situamos en cualquier parte del

mismo y modificaremos lo necesario.

Podemos deshacer los cambios realizados en un campo o en un registro pulsando

ESC antes de pasar a otro registro (al pasar a otro registro los cambios del anterior se
almacenarán automáticamente).

Para añadir nuevos registros sobre la hoja de datos nos situaremos en la última
casilla de la columna de selección e introduciremos los datos del nuevo registro.
Acabaremos con INTRO.

Para eliminar un registro nos situamos encima de cualquier campo y

seleccionamos del Menú Edición Eliminar Registro.

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8 CLASIFICACION RAPIDA DE LOS DATOS DE UNA TABLA

Seleccionaremos sobre la hoja de datos el campo por el que vamos a realizar la

clasificación.

Seleccionamos del menú REGISTROS - ORDENAR. Y seleccionamos

ASCENDENTE O DESCENDENTE

NOTA: La ordenación así realizada se perderá al cerrar la tabla.

9 BUSQUEDA DE DATOS POR UNA TABLA

Seleccionamos Menú EDICION - BUSCAR.... En el cuadro de diálogo que nos

aparece escribiremos en el recuadro BUSCAR el contenido del campo que queremos
localizar.

Las opciones de que disponemos son:

BUSCAR EN: Para realizar la búsqueda en “todos” los registros, hacia “arriba” o
hacia “abajo”.

COINCIDIR: Para que se localice si el valor escrito en el recuadro buscar coincide

totalmente con el valor del campo (“hacer coincidir todo el campo”), si el valor del
recuadro buscar está contenido dentro del valor del campo (“cualquier parte del
campo”) ó si el valor del recuadro buscar coincide con el “comienzo del campo”.

MAYUSCULAS/MINUSCULAS: Para que localice el registro sólo si coincide en

mayúsculas/minúsculas con el valor escrito en el recuadro buscar (si esta casilla
está desactivada no tendrá en cuenta las mayúsculas/minúsculas).

BUSCAR LOS CAMPOS CON FORMATO: Al activarla localizaría sólo aquellos

valores de campos que coincidan con el formato empleado en el recuadro buscar.

BUSCAR SOLO EL CAMPO ACTIVO: Al activarla solamente buscará el contenido

del recuadro buscar en el campo donde estemos posicionados, de otra forma,
busca por todos los campos.

Pulsaremos el botón BUSCAR PRIMERO para encontrar la primera aparición del

dato y BUSCAR SIGUIENTE para buscar sucesivas apariciones.

Para salir pulsaremos el botón CERRAR.

Cuando el campo activo contiene un índice (propiedad indexado) el programa hará
uso de él para localizar el registro que contiene el valor del recuadro buscar, de
esta manera la localización será más rápida (búsqueda directa), si el campo en
cuestión no está indexado, la búsqueda será secuencial.

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10 ESTABLECER FILTROS

Si en lugar de querer localizar sólo un determinado registro que contiene un cierto

dato, se desean ver todos los que cumplen una cierta condición, crearemos un filtro.

Un filtro es un colador (sólo presente en la hoja de datos a la hora de visualizar

registros) por el que sólo pasan los registros que cumplan la condición que determina el
filtro.

NOTA: El efecto del filtro dura sólo mientras la tabla esté abierta.

Existen tres formar de crear un filtro: por formulario, por selección y mediante el
uso de rejilla.

FILTRO POR FORMULARIO: Para seleccionar esta opción iremos a Menú Registro –
Filtro.
Para cada campo de la tabla, el programa presenta una lista desplegable
con todos los valores que se introdujeron como contenidos de dicho campo
(RECORDAR PARA VER UNA LISTA DESPLEGABLE ALT+FLECHA ABAJO).
Podemos seleccionar un valor para cada campo, teniendo en cuenta que si
seleccionamos valores para más de un campo, el programa entenderá que dichos
valores deben darse a la vez, esto es, en el mismo registro (operación lógica Y). Si
sólo seleccionamos valor para un campo, el programa localizará todos aquellos
registro cuyo contenido en ese campo coincida con el valor seleccionado.

Una vez seleccionadas las condiciones del filtro, lo aplicaremos a los

registros de la tabla con el menú FILTRO - APLICAR FILTRO.

Para volver a visualizar todos los registros de la tabla utilizaremos el menú

REGISTROS - QUITAR FILTRO.

FILTRO POR SELECCION: La segunda manera de establecer el filtro consiste en

posicionarnos en aquella fila y columna de la tabla que contenga el valor que se utilizará
como condición del filtro. A continuación seleccionamos REGISTROS - FILTRO. El
programa nos presentará sólo aquellos registros de la tabla cuyo valor en el campo
coincida con el seleccionado.

Para volver a visualizar todos los registros de la tabla utilizaremos el menú

REGISTROS - QUITAR FILTRO.

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FILTRO AVANZADO: Para crear un filtro de esta manera iremos al menú REGISTROS
FILTRO.

En esta ventana tenemos dos partes, la parte de arriba (con los nombres de
campo de la tabla) y la parte de abajo -la rejilla- donde escribiremos la condición o
condiciones del filtro.

En primer lugar seleccionamos de los cuadros de lista de la primera fila de

la rejilla (CAMPO) los campos que queremos que aparezcan en el filtro (cada uno
en una casilla distinta). Tanto los que queremos que participen directamente en las
condiciones del filtro, como los que pretendamos que sirven como criterio para una
salida ordenada de los registros.

NOTA: La condición puede ser SIMPLE (interviene un sólo valor de un sólo campo)
ó COMPUESTA (interviene más de un campo, ó mas de un valor de un sólo
campo).

A continuación en la fila ORDEN seleccionaremos ASCENDENTE ó

DESCENDENTE en la columna del campo por el que queramos realizar una
clasificación (si es que queremos ordenar de alguna manera). NOTA: Si pedimos
ordenación por varios campos, el que aparezca más a la izquierda será el primer
criterio y se irá descendiendo de criterios según vamos a la derecha.

En la fila CRITERIOS escribiremos en la columna del campo/s que va a

participar en la condición la propia condición de la siguiente manera:

Si el campo es de tipo CARACTER escribiremos el texto tal cual, para

indicar igualdad. Para indicar desigualdad usaremos el símbolo <>. También
están permitidos los símbolos >, <, >=, <=.

Si el campo es de tipo NUMERICO escribiremos el valor tal cual precedido

por el operador preciso (=,<>,<,>,<=,>=).

Si rellenamos más de un campo (en la misma fila CRITERIOS) el programa

entenderá que dichas condiciones deben darse a la vez en el mismo registro
(AND).

Si rellenamos más de un campo (en distinta fila CRITERIOS) el programa

entenderá que de dichas condiciones debe darse al menos una (OR).

Dentro del mismo campo podemos usar los operadores lógicos Y y O para
expresar que queremos que se den a la vez dos desigualdades (Y) o bien al
menos una de dos igualdades (O).

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 Una vez escritas las condiciones del filtro, lo aplicaremos a los registros de
la tabla con el menú FILTRO; APLICAR FILTRO o con el botón APLICAR FILTRO
de la barra de herramientas.
Para volver a visualizar todos los registros de la tabla utilizaremos el menú
REGISTROS;QUITAR FILTRO.

NOTA: Sólo puede existir un único filtro activo en una tabla en un momento dado.

11 INDICES

Existe un proceso interno, de tipo lógico, mediante el cual una tabla queda
ordenada de manera permanente. Esto significa que cambiemos los datos que sean o
realicemos todo tipo de modificaciones, los nuevo valores siempre se encontrarán
clasificados con respecto a un determinado criterio que llamaremos INDICE. A este
proceso se le conoce como INDEXACION.

Las ventajas de tener una tabla indexada son muchas, un índice permite un
acceso más rápido a la información cuando se esté realizando una búsqueda.

En ACCESS si una tabla tiene un índice, este estará siempre activo (cada tabla
tiene un índice por defecto que es la clave primaria, puesto que resulta mucho más
eficiente al no permitirse para ésta valores repetidos).

Un índice puede ser SIMPLE (afecta a un sólo campo de la tabla) ó COMPUESTO

(interviene más de un campo de la tabla). Un índice compuesto sólo tiene sentido cuando
el primer campo del mismo contiene valores repetidos.

Para crear un índice activaremos la ventana de diseño de la tabla que lo va a

contener (como si fuésemos a modificar su estructura) y seleccionamos del menú VER;
INDICES....

En esta ventana que nos aparece escribiremos por cada índice que queramos:

NOMBRE DEL INDICE: Que coincide con el nombre del campo que se usa como
criterio, o, si se trata de varios campos, el nombre de todos ellos separados por el
signo +.

NOMBRE DE CAMPO: El del criterio ó el primero si es un índice compuesto (en

este último caso escribir el resto de campos en filas consecutivas sin poner en
ellas el nombre del índice).

ORDEN: ascendente o descendente.

Las propiedades adjuntas a un índice son:

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 PRINCIPAL: Esta propiedad lleva el valor “Sí” solamente para la clave primaria de
la tabla (recordar que el campo clave se indexa por definición).

UNICA: Si introducimos el valor “Sí” el programa no permitirá introducir valores

repetidos en el campo o campos que forman el índice.

IGNORAR NULOS: Si introducimos el valor “Sí” el programa no tendrá en cuenta

aquellos registros que contengan un valor nulo en el campo o campos que forman
el índice.

12 MENÚ CONTEXTUAL DE UNA TABLA

Igual que sucede con todos los objetos WINDOWS, las tablas de ACCESS
disponen de un menú contextual que se obtiene seleccionando la tabla y pulsando el
botón Aplicaciones o con el botón derecho del ratón de Jaws.

ABRIR: Abre en modo de hoja de datos (entrada/modificación de registros) la

tabla.

DISEÑO: Abre en modo diseño (modificar estructura) la tabla.

IMPRIMIR: Imprime la tabla.

CORTAR/COPIAR: Selecciona la tabla y la envía al portapapeles.

CREAR ACCESO DIRECTO: Crea un acceso directo para la tabla.

ELIMINAR: Borra la tabla.

CAMBIAR NOMBRE: Traslada el cursor al nombre de la tabla para poder ser

modificado.

PROPIEDADES: Presenta la siguiente ventana:

En el recuadro DESCRIPCION podemos introducir un texto a modo

informativo referente a la tabla.

Podemos asignar al elemento tabla la propiedad de OCULTO.

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