Informática

¿Qué es informática?

El término informática proviene del francés informatique, implementado por el

ingeniero Philippe Dreyfus a comienzos de la década del ’60. La palabra es, a su
vez, un acrónimo de información y automatique.

De esta forma, la informática se refiere al procesamiento automático de

información mediante dispositivos electrónicos y sistemas computacionales.
Los sistemas informáticos deben contar con la capacidad de cumplir tres tareas
básicas: entrada (captación de la información), procesamiento y salida
(transmisión de los resultados). El conjunto de estas tres tareas se conoce como
algoritmo. La informática aporta soluciones en múltiples ámbitos.

¿Para qué sirve la informática?

La informática tiene como propósito clave el almacenamiento y la recuperación de

información, lo cual ha sido una de las preocupaciones clave de la humanidad desde el inicio de
los tiempos. En ese sentido, el primer sistema de almacenamiento fue la escritura misma, que
permitía codificar mensajes y recuperarlos luego a través de marcas sobre una superficie.
Vista así, la informática ha llevado ese mismo principio al máximo, creando sistemas y aparatos
que almacenen, produzcan, transmitan y reproduzcan información de manera masiva, eficiente y
veloz. No en balde la informática interviene hoy en día en prácticamente todos los demás
campos del saber de un modo o de otro.

Importancia de la informática:
La importancia de la informática hoy en día no podría ser más evidente. En un mundo
hipertecnologizado e hiperconectado, la información se ha convertido en uno de los activos
más preciados del mundo, y los complejos sistemas informáticos que hemos construido nos
permiten administrarlo de manera más veloz y eficiente que nunca antes en la historia.
La computación es una de las disciplinas de mayor demanda en el mercado universitario del
mundo. Tiene la mayor y más rápida salida laboral, dado que casi ningún aspecto de la vida
cotidiana se mantiene al margen todavía del mundo digital y de los grandes sistemas de
procesamiento de información.
La big data (o “gran información”) que nuestros dispositivos reúnen de nosotros es evidencia de
ello: vivimos realmente en la era de la información, y la informática entonces no podría ser más
importante.

Los programas que debe tener las secretarias con las tecnologías.
En el ámbito secretarial se necesita no solo de un programa de procesador de texto y
algunas veces también una planilla de cálculos, en pocas palabras básicamente, Word y
Excel que todas las computadoras suelen tener instaladas (Echegaray Villarreal, 2016).
Es necesario tener programas gráficos, donde se puedan tener datos para procesar o
procesados sobre los diseñadores gráficos o informáticos los que se encargan de este tema,
pero hay que tomar en cuenta siempre que habrá ocasiones en las que las secretarias
deberán crear invitaciones para innovar las clásicas o porque no realizar presentaciones en
Power Paint para las reuniones o exposiciones de su jefe: por tal razón la secretaria deberá
hacer uso de su creatividad e intuición puesto que son cosas muy sencillas de realizar.
(García, 2017)
Así mismo una secretaria debe tener capacidad de organización y ser metódica, puesto que
en ocasiones los jefes no tienen estas dos cualidades y es preciso que sean las secretarias las
que tengan que asumir funciones de organización (Beatriz, 2014).
Dentro de las instituciones las secretarias y secretarios deben cumplir en su perfil
profesional constituir un conjunto de conocimientos, habilidades, competencias que debe
poseer para desarrollar de manera eficiente su labor profesional en la oficina, además de
manera esencial para el desarrollo de sus labores cotidianas, brindar un servicio de calidad
y calidez humana a los usuarios, jefe y compañeros de trabajo, para lograr los objetivos
metas y a la vez mantener un alto nivel de rendimiento institucional (Sosa, 2018).
La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una
empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana,
siempre rindiendo cuentas a su superior. (Bello, 2013). Las exigencias del mercado laboral
actual son mayores y requieren de secretarias muy competentes y capacitadas en técnicas
propias de su área para, entre otras cosas, pueda: elaborar comunicaciones, gestionar
documentos, archivar correspondencia, elaborar proyectos, presupuestos, informes
técnicos y/o planificaciones sobre la gestión de la empresa, utilizando con pericia los
sistemas tecnológicos computacionales y todas las herramientas necesarias para su labor
(García, 2017).
La carrera de Secretariado Ejecutivo de la Universidad Técnica de Manabí y otros autores
como Gispert, et.al (2001); Abad (2012), determinan que entre las funciones y demandas
básicas que las empresas, tanto públicas como privadas requieren de las secretarias, se
mencionan:
 Llevar la agenda y planificación del trabajo diario y los compromisos a corto y
 medio plazo.
 Preparar los viajes, ocupándose de las reservas de hoteles y del medio de transporte
 a utilizar en el desplazamiento.
 Concretar, confirmar o cancelar citas que el jefe solicita o son solicitadas a él,
 dentro y fuera de la institución.
 Atención personal a las visitas que acudan a la oficina, concertada o no de
 antemano, de entrevistarse con el jefe.
 Atender al cliente interno y externo; redactar correspondencia, oficios, actas,
 memorando, anuncios y otros documentos varios; actualización y archivo de
 correspondencia y documentación de la institución.
 Distribución de la correspondencia de la unidad; llevar control de caja chica; velar
 por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
 Elaborar actas de sesiones, informes, eventos y/o actividades de la institución; custodiar
los documentos de la oficina; trabajar en equipo.
 Mantener buenas relaciones humanas; y otra tarea afín que le sea asignada.
En estas funciones deben responder a los cambios del mercado de trabajo, a la creación y
destrucción de nichos ocupacionales (de ser necesario), y a la innovación tecnológica. Con estos
medios el trabajo de la secretaria ha encontrado apoyo en los avances tecnológicos que han
permitido de alguna forma, obtener mejor rendimiento y mayor productividad en sus actividades
diarias, sin dejar atrás viejos conocimientos, que le han servido para salir adelante. Las
secretarías ejecutivas, también llamadas asistentes de gerencia, no sólo se han convertido en el
brazo derecho de CEO 's y directivos. También han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y
administración de las compañías, aportando soluciones a los conflictos, creatividad y dinamismo
a los proyectos, y organización a las tareas cotidianas. (Clavería A. 2015).
Impacto Tecnológico en los profesionales de secretariado ejecutivo.
El impacto tecnológico en los profesionales secretariales ha sido de vital importancia ya que se
debe incluirla en todas las instituciones para ayudar al desarrollo de sus actividades y
conocimientos que tengan las o los profesionales de la tecnología que tienen hoy en día para
llevar a cabo sus procesos de tareas administrativas ya que la tecnología busca métodos que
cumplan con rapidez y menor tiempo sus labores diarias. (Acta de la primera Jornada, 1998)
El rol que cumple las secretarias en la universidad técnica de Manabí
Existen factores institucionales vinculados al desarrollo de las mismas, María de los Ángeles
Picado (2018) sostiene que “el rol de las secretarias ejecutivas hace que cada vez sea más
importante la capacidad de manejar habilidades tan simples pero vitales, como el sentido común,
el criterio y el buen trato. Siempre trae muchos beneficios, en forma general, tanto a nivel
institucional o personal.” Los mismos se pueden sintetizar como sigue:
 Actualización de reglamentación interna de la institución
  Eficiencia en cumplir con las tareas y actividades.
 Alta productividad.
 Promueve la creatividad, innovación y disposición para el trabajo.
 Mejora el desempeño en la oficina.
 Desarrollo de una mejor comunicación entre los miembros de la institución.
 Mayor armonía, el trabajo en equipo y, por ende, la cooperación y coordinación.
 La organización del trabajo de la secretaria.
 Comunicación eficaz como base para manejar adecuadamente las relaciones.
 Las relaciones secretaria-directivo.
 Las relaciones con los compañeros de trabajo.
 Actualizaciones de programas computacionales.
 El impacto y la influencia de la imagen.
 Códigos profesionales del vestir.
 La actitud frente al teléfono: la sonrisa, disposición, todo a tiempo, todo en su lugar.
 La manera efectiva de escuchar.
 Las redes sociales son las más adecuadas para las organizaciones.
 Uso de la tecnología. Conocimiento actualizado sobre la normativa legal y sobre la
Convención Colectiva en particular del TEC (Saltos Vera Evelyn Rossybel, 2018).

¿Qué nivel en informática debe tener una secretaria?

Una secretaria es la encargada de gestionar la agenda de los directivos y la comunicación con
otros empleados y con el exterior, de organizar reuniones, o administrar y ordenar toda la
documentación producto de la actividad de la empresa.

Si bien estas funciones se han mantenido desde hace mucho tiempo, las herramientas de las que
se sirve esta profesional sí han sufrido una importante evolución.

Los trabajadores de cualquier empresa actual se comunican y trabajan empleando la tecnología

informática a cada momento. Así, la formación en TIC es esencial para cualquier secretaria.

Con el siglo XXI bien avanzado, los ordenadores y herramientas digitales se han convertido
en una parte indispensable de muchísimos trabajos. Y, en este sentido, tener unas claras
competencias informáticas es esencial para una secretaria.

Desde la ofimática a la gestión de correo electrónico; pasando por las herramientas de Internet,
las redes sociales e incluso el manejo con bases de datos básicas. Estas son tan solo algunas de
estas competencias informáticas que debe tener una secretaria. A continuación te las
detallamos.
Conocimientos de ofimática de una secretaria de dirección:
Las suites ofimáticas son paquetes de programas o aplicaciones informáticas con las que se
pueden crear, trabajar, enviar y gestionar archivos. Cualquier profesional de oficina, y más una
secretaria, debe desempeñarse con fluidez con los programas ofimáticos más habituales, entre los
que destacan la suite de Google o la de Microsoft Office.

Las aplicaciones ofimáticas son seguramente la herramienta más empleada en trabajos de

secretaría y administración, permitiendo gestionar todo tipo de documentación, hacer
presupuestos, crear presentaciones y mucho más.

Si quieres mejorar tus capacitaciones como secretaria, procura también aprender a manejarte con
la conocida “nube”. Es decir, una funcionalidad que permite a varias personas acceder y
modificar a la vez un mismo archivo almacenado en Internet (la nube).

Procesamiento de textos:
Manejar correctamente uno o varios programas de procesamiento de textos es una de las
competencias informáticas de una secretaria más importantes. Entre los más conocidos se
encuentran Microsoft Word, Google Docs, Pages (de Apple) o OpenOffice Writer (de licencia
gratuita).

Mediante una de estas herramientas podrás redactar y editar textos, modificando la tipografía,
el tamaño de letra, los tipos de párrafo, añadir elementos gráficos, exportar el documento a PDF
u otros formatos e imprimirlos en físico.

Hojas de cálculo:
Si estás trabajando o quieres convertirte en secretaria, sin duda una de las competencias
informáticas imprescindibles será el manejo con las hojas de cálculo. Se trata de un software que
permite la manipulación de información numérica y alfanumérica organizada mediante un
sistema de celdas.

Es otro de los imprescindibles en cualquier suite ofimática y la emplearás prácticamente a diario

para crear y gestionar listas, presupuestos y muchas funcionalidades más. En cuanto a hoja de
cálculo, estos son los más utilizados en oficinas de todo el mundo:

 Excel (Microsoft)
 Numbers (Apple)
  Sheets (Google)
 Calc (OpenOffice)

Sabemos que estas son aplicaciones que pueden asustar un poco al principio, si no se tiene una
experiencia previa. Consulta este vídeo y aprende los aspectos básicos para poder manejarte, en
este caso con la hoja de cálculo de Google.

Competencias informáticas de una secretaria: presentaciones:

Las exposiciones o reuniones de empleados y equipos de trabajo pueden ser mucho más claras e
intuitivas si disponemos de apoyo visual. Por eso, en muchas empresas se utilizan las
presentaciones a base de diapositivas en las que añadir texto, imágenes o gráficos para apoyar
la exposición del orador.

Otra de las funciones a cargo de una secretaria es la creación de estas diapositivas, para lo cual
puede utilizar PowerPoint, Slides, Keynote u otros muy intuitivos y populares como Canva.

Las aplicaciones de comunicación interna:

Sin duda, la comunicación es esencial para el buen funcionamiento de una organización
empresarial. Existen múltiples y muy variadas aplicaciones, tanto de escritorio como web, para
que una secretaria se pueda comunicar con sus compañeros y superiores.

Desde gestores de correo electrónico (Gmail, Outlook, Spark); software de mensajería como
Slack, Microsoft Teams o Google Meet; o programas de videoconferencia como el famoso
Skype, Zoom, Google Duo, Discord…

Competencias Informáticas de una secretaria: gestión de redes

sociales:
Existen perfiles directivos que desean mantener una estrategia de comunicación exterior e
imagen, y las redes sociales son el lugar perfecto para llevarla a cabo.

Así, otra de las competencias informáticas que las secretarias tienen que pulir es la gestión de
RRSS como Twitter, Facebook, LinkedIn o Instagram y la interacción con los usuarios que
pueden llegar al perfil de tu jefe o empresa.
Bibliografía:
Pérez Porto, J., Gardey, A. (14 de abril de 2008.
Equipo editorial, Etecé. De: Argentina. Última edición: 12 de agosto de 2022.
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Valerie Echavarria