SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas que trabajan con elementos “informativos” (datos, documentos, objetos,
información) se denominan sistemas de información.
El manejo de datos e informaciones constituye uno de los aspectos más importantes
para cualquier organización contemporánea. El manejo de información abarca
diferentes actividades como la recolección, almacenamiento, recuperación, difusión
hacia lugares y personas indicadas, así como el uso que de ellos se hace para varias
actividades dentro de una organización.
Según Buckland, “un sistema es un sistema de información si se UTILIZA como
sistema de información; especialmente si ha sido diseñado PARA SER UTILIZADO
como sistema de información”. Esta definición claramente expresa que los sistemas
de información responden a la satisfacción de necesidades de una organización o de
un individuo o grupo
Según Muñoz Cruz “un sistema de información es un conjunto de elementos o
componentes relacionados con la información que interaccionan entre sí para lograr
un objetivo: facilitar y/o recuperar información”.
Desde la perspectiva de la persona que se informa, podemos distinguir tres
situaciones de recepción de información:
1. Comunicación, en la que se traslada información, en forma intencional, más o
menos directamente al receptor, como en una conversación, en una carta, en una
lectura.
2. Servicios de recuperación de información, donde el usuario localiza, busca y
recupera datos e información recopilada y almacenada. Esta situación es mucho más
compleja que la anterior.
3. Observación. También se puede recibir información de otras formas, por ejemplo,
mediante la observación de un evento, la conducción de un experimento, o la
contemplación de una evidencia que no ha sido comunicada o recuperada.
Los sistemas de información tienen dos principios básicos:
Su rol: facilitar el acceso a la información
Su misión: apoyar la razón de ser de aquel al que está subordinado, o sea su misión
siempre está al servicio de otros.
2.1. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sin pretender, abarcar todos los tipos de sistemas de información y atendiendo a su
rol y su misión, principalmente en lo tocante a esta especialidad pueden distinguirse
los siguientes:
Bibliotecas
Museos
Centros de documentación
Centros de información
Sistemas de gestión documental y archivos
Sistemas de información para la dirección (MIS)
2.2. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Suministrar a los distintos niveles de la dirección la información necesaria para la
planificación, el control y la toma de decisiones.
Colaborar en la consecución de los objetivos de la empresa, apoyando la realización
y coordinación de las tareas operativas.
Lograr ventajas competitivas, entendidas como aquellas capacidades o habilidades
que permiten obtener una rentabilidad superior a la media de la del sector
LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN
La información es un bien económico que presenta unas características únicas: ni se
merma al ser consumida ni se pierde al ser transmitida (si se posee una vivienda y se
vende, el vendedor deja de tenerla para pasar a ser propiedad del comprador; si lo
que se vende es un estudio de mercado, lo tendrán ambos). Dado que la idea de
escasez es el fundamento tradicional del valor económico, se puede pensar que la
información tiene poco valor, ya que es fácil de copiar y no escasea. Pero esto no es
siempre así, porque cierta información específica puede no ser de utilidad para todas
las organizaciones y, además, suele implicar que se desarrolle un trabajo
especializado para obtenerla, aplicando procedimientos difíciles de copiar.
DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO
Se entiende por dato un conjunto de caracteres expresados en un determinado
sistema de codificación que representa un hecho o concepto. Estos datos son
independientes de las personas, e irrelevantes, por sí solos, para la toma de
decisiones. Por ejemplo, un banco puede tener el dato de que cierta cuenta registra
5.000 euros en números rojos. Por sí solo, este dato no significa nada y no puede
conducir a ningún tipo de decisión; únicamente indicaría que dicho cliente tendrá la
obligación de pagar intereses por el descubierto en cuestión
Información es el dato o conjunto de datos que tiene un significado para alguien y
que transmite un mensaje útil. La información implica situar los datos en un contexto
que les añada valor. Esta utilidad se puede lograr depurando de errores los datos,
asignando unidades de medida que ayuden a interpretarlos, procesándolos con
cálculos matemáticos o estadísticos, o agregándolos para su resumen y más fácil
interpretación. Siguiendo con el anterior ejemplo, el descubierto de 5.000 euros sería
información si se sabe que la cuenta anterior pertenece a una empresa declarada en
quiebra y en proceso de liquidación judicial. La información enriquece al dato.
Cuando se domina el paso del dato a la información, el siguiente paso que se debe
dar es transformar al sistema de información en un recurso complementario para la
creación, almacenamiento, difusión y utilización de conocimientos. El conocimiento
se puede definir como el recurso organizativo que posibilita la conversión de la
información en decisiones y acciones. El conocimiento está catalizado por las
personas en función de sus creencias, experiencias, saber hacer (know how) y
capacidades. Por ello, no toda información es automáticamente transformada en
conocimiento. Ello depende de las características de la persona, y de su capacidad y
oportunidad para transformar la información en acción. Para que la información se
transforme en conocimiento, las personas desarrollan procesos mentales de
comparación con otros elementos (por ejemplo, experiencias pasadas) y de
predicción de consecuencias, buscan conexiones causa-efecto, o interactúan con
terceras personas que poseen otros conocimientos que podrían ser de utilidad. De
nuevo, usando el ejemplo anterior relativo al descubierto bancario de 5.000 euros de
la empresa en quiebra, el decisor puede convertir esta información en conocimiento
si, a partir de su experiencia pasada y sus conocimientos en la materia, alerta
rápidamente a su empresa de que su equipo de abogados debe actuar en el proceso
judicial interponiendo una demanda como acreedor.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
— El subsistema físico o hardware es el lugar físico donde el subsistema lógico
realiza el tratamiento de los datos. El subsistema físico proporciona las siguientes
funciones básicas: entrada, salida, almacenamiento y procesamiento de datos y
programas.
— El subsistema lógico o software está formado por el conjunto de instrucciones,
estructuradas en programas, que le dictan al subsistema físico qué tratamiento
realizar sobre los datos.
— El subsistema de comunicaciones hace posible la comunicación entre dispositivos
y el acceso a ordenadores remotos para compartir software, datos, información y
conocimiento
— El subsistema de datos es el conjunto de datos a partir de los cuales el sistema
obtendrá, tras un tratamiento adecuado, información de salida útil. Estos datos se
encontrarán almacenados en archivos, ficheros y bases de datos.
— El subsistema humano incluye al personal técnico, ya sea del departamento de
sistemas de información o externos a la empresa (jefes de proyecto, operadores
informáticos, analistas de sistemas, programadores, administradores de datos,
personal de mantenimiento, etc.), y a los usuarios del sistema de información, tanto
internos como externos.
— El subsistema de procedimientos es el formado por las rutinas organizativas
relativas a cómo utilizar los sistemas, al diseño y desarrollo de nuevos proyectos, a
procedimientos de mantenimiento, a programas de formación del personal, etc. Los
procedimientos recogidos en el manual de usuario de una determinada aplicación
informática serían un ejemplo
SUBSISTEMA FÍSICO O HARDWARE
Se entiende por subsistema físico o hardware el conjunto de dispositivos físicos
interrelacionados que constituyen un sistema con capacidad para captar, almacenar,
procesar y emitir datos e información de acuerdo con las instrucciones que le hayan
sido suministradas al efecto por el subsistema lógico. Entre los dispositivos del
subsistema físico destacan los ordenadores, periféricos y equipos de comunicaciones
SUBSISTEMA LÓGICO O SOFTWARE
El subsistema lógico se puede clasificar en dos grandes grupos: el software de base y
el software de aplicación. El software de base es el encargado de manipular recursos
de hardware, realizar tareas genéricas y ejercer de interfaz entre el hombre y la
máquina.
El software de aplicación, que es el usado casi exclusivamente por la inmensa
mayoría de los usuarios cuando interaccionan con un ordenador, se encarga de
realizar tareas específicas que tienen utilidad directa para el usuario, como son las
aplicaciones de contabilidad, de gestión comercial, de gestión de inventarios, de
gestión de personal, de control de la producción o de gestión de proyectos, por citar
algunos ejemplos.
SUBSISTEMA DE COMUNICACIONES
Las organizaciones tienen la necesidad de compartir información, tanto a nivel
interno entre las distintas fábricas, almacenes, delegaciones, filiales y departamentos,
como a nivel externo con proveedores y clientes, entidades públicas o
gubernamentales, asociaciones empresariales, etc. Por otra parte, tanto los
trabajadores individuales como los grupos de trabajo (cuyos miembros pueden
pertenecer a la misma o a diferentes organizaciones) también tienen que coordinarse
y trabajar de forma conjunta.
Sin embargo, nada de esto podría realizarse de forma eficiente si los ordenadores no
se pudieran interconectar. Esto es posible gracias a los sistemas de comunicación. De
hecho, la importancia de estos sistemas es tal que han dado apellido a las tecnologías
de la información, ahora llamadas por muchos «Tecnologías de la Información y de
la Comunicación» (TIC).
El software estándar es aquel desarrollado por empresas especializadas con la idea de
cubrir una necesidad general de un sector empresarial. El desarrollo a medida es un
software específico adaptado a las necesidades individuales y diferenciadas de una
empresa concreta.
SUBSISTEMA DE DATOS
El subsistema de datos está formado por el conjunto de datos a partir de los cuales el
sistema de información obtendrá, tras un tratamiento adecuado, información de
salida útil. Las empresas necesitan datos para la realización de sus operaciones tanto
transaccionales y operativas como tácticas y estratégicas. Se necesitan datos para
realizar una factura cuando se vende, para pagar las nóminas de los trabajadores, o
para decidir cuándo se debe realizar un pedido de materia prima a los proveedores o
cuál es la ubicación geográfica más adecuada para un nuevo centro.
Los datos que constituyen el subsistema de datos de la empresa no se almacenan de
forma desestructurada, sino que se agrupan en ficheros y en bases de datos. El
fichero es un conjunto de datos asociados a una aplicación específica, por lo que su
accesibilidad es limitada (sólo se puede acceder a ellos por medio de la aplicación a
la que están asociados)
La base de datos es un conjunto de datos estructurados (organizados y relacionados
entre sí) e independientes de las aplicaciones que los manejan. Los datos en la base
de datos se estructuran en registros. Cada registro constituye una unidad autónoma de
información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de
datos que se recogen en dicha base de datos. Por ejemplo, en un directorio de
miembros de una asociación, un registro será la ficha completa de cada uno de los
socios. En cada registro se recogerán determinados datos, como el nombre, la
profesión, la dirección o el teléfono, cada uno de los cuales constituye un campo.
Las bases de datos se pueden clasificar por su función o por su modelo de
administración de datos. En cuanto a la función que desempeñen, se puede distinguir
entre dos tipos de bases de datos: operativas y analíticas.
— Bases de datos operativas (dinámicas). Son bases de datos orientadas a apoyar
el procesamiento de transacciones de la empresa. Los datos almacenados en este tipo
de base de datos se modifican (actualizan) en función de las operaciones que se van
realizando. Por ejemplo, cada vez que un artículo sale del almacén, el dato que
representa el stock disponible de dicho articulo queda actualizado en la base de
datos. Consultando la base de datos se puede saber en cada momento el número de
artículos en stock, pero no, por ejemplo, los que había hace una semana.
— Bases de datos analíticas (estáticas). Son bases de datos de sólo lectura que
almacenan datos históricos. Se utilizan para estudiar el comportamiento de un
conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.
Siguiendo con el ejemplo anterior, este tipo de bases de datos permitiría ver la
evolución del stock de un determinado artículo en el tiempo, pero no cuál es su valor
en el momento actual, ya que las transacciones no se actualizan en tiempo real.
SUBSISTEMA HUMANO
Desde una perspectiva estrecha, sólo se consideraría el subsistema humano del
sistema de información a aquel compuesto por técnicos, analistas, programado res,
directivos y demás personal que forma parte del departamento de sistema de
información de la empresa.
SUBSISTEMA DE PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos son pautas de conductas idénticas exhibidas ante circunstancias
similares y repetitivas. Muchos de estos procedimientos son implantados a través de
directrices escritas (manuales de operaciones, normas, etc.), pero otros se han
consolidado en la organización en forma de rutinas.
Un ejemplo de cómo un procedimiento establece un protocolo o patrón de conducta
podría ser el caso de la facturación de productos, que es posteriormente anotada en
contabilidad como venta. El personal de facturación realiza en la aplicación de
facturación un presupuesto del pedido solicitado por el cliente. Tras el visto bueno
del cliente, el presupuesto se convierte en un pedido en firme que es servido,
facturado y cobrado o documentado en efectos comerciales a pagar. Aunque este
proceso parece simple, exige que se respeten ciertos procedimientos: 1) La
conversión del presupuesto en pedido exige comprobar si se tienen los datos del
cliente (NIF, dirección, nombre, teléfono, etc.). Si se carece de ellos, será preciso
recabarlos para que se le pueda facturar y enviar el pedido. 2) Para que la facturación
pueda generar automáticamente un apunte contable de venta correcto, será preciso
ver si el cliente posee una cuenta en el plan de contabilidad de la empresa. De no
poseerla, habrá que abrirle una ficha en el archivo de clientes y asignarle dicha
cuenta. 3) Es posible que el cliente pague su compra en efectivo, la deje a deber o
extienda un efecto de vencimiento posterior. Esto exigirá que el área de facturación
realice la anotación necesaria en el libro de caja, clientes pendientes de cobro o
cartera de efectos, respectivamente.
Los Sistemas de Información aplicados a los Procesos Administrativos en las
empresas agropecuarias
Para administrar una empresa agropecuaria se debe aplicar el proceso administrativo
que incluye: planeación, organización, dirección y control; esto al conjunto de
factores de producción como: factor terreno, factor capital, factor trabajo y el factor
empresarial. El administrador posee cierto nivel de control sobre los factores
internos decidiendo sobre asuntos referentes a qué tipo de cultivo debe sembrar, tipo
de insumos y los ciclos de aplicación de los mismos; además del manejo de cosecha
y postcosecha, el administrador no posee control del medio ambiente externo
(AGROIETAL3, 2015).
La aplicación estratégica de los procesos administrativos le va a permitir alcanzar
los objetivos trazados en los tiempos estipulados y que serán evidenciados en los
resultados de la empresa.
Las Fincas Agropecuarias son administradas bajo el proceso de planeación,
organización; siendo responsables de su dirección y control estratégico de todas las
actividades agropecuarias de una finca dedicada a una producción específica, para
ello se debe definir funciones y procedimientos que permita el logro eficiente en el
manejo de las empresas. El futuro de las fincas depende mucho de la colaboración y
predisposición de los miembros, esto ayudará a definir objetivos y planes a corto y
largo plazo (Nieto, 2013).
Según Alonso (2010) las áreas funcionales de las empresas son: administración,
producción, finanzas, mercadeo y ventas, mientras que para GANADERIAS
ORGÁNICAS (2009) define que las áreas funcionales de las empresas agropecuarias
incluyen producción, mercadeo y ventas, y finanzas.
Del análisis realizado se puede definir que las áreas funcionales de las empresas
agropecuarias son: administración, producción, contabilidad y finanzas, mercadeo y
ventas, las acciones de cada una de estas áreas se ilustran en la siguiente tabla:
Los avances tecnológicos para propiciar una planificación eficiente, están a
disposición de los responsables, de hecho, las últimas décadas han propiciado que las
empresas sufran variaciones significativas en el modo de administrar pues se cuenta
con recursos que permiten tomar decisiones, pero que por el desconocimiento
administrativo no han sido empleadas convenientemente. (Mazón, 2014)
Los sistemas de información en el área agropecuarias han convertido en una
necesidad, estos deben ser especializados para poder gestionar y administrar
adecuada a este recurso (Rea, Maldonado, & Villao, 2015)
