LOGO DE LA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CÓDIGO: EVMC-P-001
EMPRESA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSION: 001 Página 1 de 12
DOCUMENTOS
NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
1. OBJETIVO
Definir los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión,
actualización, identificación de cambios y estado actual de la documentación,
disponibilidad en puntos de uso, legibilidad, identificación y control de distribución
de documentos de origen externo, identificación y control de la distribución de los
documentos de origen Interno e identificación y prevención del uso no
intencionado de documentos obsoletos del Sistema de Gestión de la Calidad de la
NOMBRE DE LA EMPRESA.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos que se generen al interior de
la organización involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad, los documentos
de los contratos y aquellos de origen externo (en los términos que sean
aplicables), de la organización NOMBRE DE LA EMPRESA.
3. DEFINICIONES
SGC: Para indicar el Sistema de Gestión de calidad.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Nota: Es algo que se puede
actualizar, modificar, revisar y depurar si el documento ha caducado.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
calidad de una organización. Establece la descripción de la interacción de los
procesos, en la cual se detallan las actividades, la interrelación entre procesos, las
responsabilidades, las entradas y salidas de cada proceso, los criterios de control
y mecanismos establecidos para atenuar o ampliar la variedad existente en el
proceso, y hace referencia a los procedimientos escritos establecidos para realizar
las actividades y procesos de la organización.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo un proceso puede estar
documentado o no.
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DOCUMENTOS
NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
INSTRUCTIVOS: Documentos específicos y detallados en los que se determinan
las directrices para el desarrollo de una actividad particular; instrucciones de uso,
de trabajo, de operación o de desarrollo de las actividades a cargo.
INSTRUCTIVO DE TRABAJO: Descripción detallada de cómo realizar y registrar
las tareas.
FORMATOS: Documentos establecidos por las áreas de la organización para el
registro de los datos e información referente a la ejecución de las actividades de
los procesos. Estandariza los controles a implementar en un proceso.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades Desempeñadas.
Nota: Un registro no se puede actualizar, modificar ni revisar.
INFORMACION: Datos que poseen significado.
ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.
DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos generados en la organización, incluidos
y controlados en el Listado Maestro de documentos del SGC.
DOCUMENTO OBSOLETO: Son documentos que no están vigentes, es decir,
que ya no deben aplicarse porque se cambió la información que contiene, por
tanto, deben ser retirados del lugar donde se realiza la actividad y devueltos al
Centro de Información que los genere.
DOCUMENTO CONTROLADO: Son aquellos documentos generados dentro de la
Organización y hace parte del Sistema de Gestión y están sujetos a cambio
cuando se requiera modificando su versión y vigencia.
DOCUMENTO NO CONTROLADO: Son aquellos que no son controlados en su
distribución y por lo tanto no requieren de una actualización cuando el original
sufra un cambio.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos que aun cuando son originados fuera
de la organización son necesarios para el desarrollo de los procesos y productos.
Por ejemplo los folios de servicio hotelero, cartillas de turismo, normas, leyes,
entre otros.
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DOCUMENTOS
NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Son todos aquellos que contienen los
requisitos del cliente y del producto, además la trazabilidad del mismo. Por
ejemplo, las cotizaciones, el brochure entre otros.
DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN: Son todos aquellos que guardan
información de la experiencia de la empresa, sus profesionales, certificaciones,
contabilidad, documentos legales, documentos reglamentarios, correspondencia,
los archivos inactivos.
4. REFERENCIAS COMPLEMENTARIAS
ISO 9001:2015 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
5. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
GERENTE: Autoridad para la aprobación de todos los documentos del SGC de la
organización.
LÍDER DE PROCESOS: Es quién revisa y verifica la documentación elaborada
por el Coordinador de la Calidad.
COORDINADOR DE LA CALIDAD: Quien elabora la documentación con apoyo
del líder del proceso y el Gerente, con el objetivo de tener controlados los
procesos de la Agencia. El Coordinador de la Calidad apoya a todos los procesos
en el seguimiento y guiamiento de la Norma que rige al Sistema de Gestión de la
Calidad “SGC”.
PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN: Responsables en la implementación de lo
especificado en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad “SGC”.
6. CONDICIONES GENERALES
Los documentos del SGC para su identificación y control, se elaboran bajo el
mismo formato que incluye:
ENCABEZADO: En la parte superior de todas las páginas del documento,
cuatro columnas que identifican:
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DOCUMENTOS
NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
- Primera columna: Logo corporativo de EMPRESA.
- Segunda Columna: Tres (3) divisiones horizontales que indican: El
Sistema de Gestión de la calidad; el nombre del documento; el Nit. de la
Organización.
- Tercera Columna: Tres (3) divisiones horizontales que indican:
o Código: Para la codificación de los documentos, se ha estipulado
que se realizará de dos formas: 1.Procedimiento Control de
Documentos, se codificará de la siguiente manera:
Procedimiento CÓDIGO
Procedimiento Control de EVMC-P-
Documentos 001
2. Los demás documentos se codificarán de la siguiente manera:
o La codificación constará de tres espacios, separados por un
guión:
Primero: Indicando el proceso al que pertenece.
TIPO DE PROCESO CODIG
O
Procesos de Estratégico E
- Gestión Gerencial EGG
- Planeación Estratégica EPE
Procesos de Misionales M
- Diseño MDI
- Comercial MCO
Procesos de Apoyo A
- Mantenimiento AMA
- Compra ACO
- Talento Humano ATH
Proceso Evaluación EV
- Mejora Continua EVMC
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APROBACIÓN:
Segundo: Indicando el tipo de documento:
TIPO DE DOCUMENTO CODIG
O
Manual M
Mapa de Procesos MP
Plan Estratégico PE
Procedimiento P
Política POL
Formato F
Instructivo I
Protocolo PR
Anexo AN
Caracterización de proceso CAR
Listado maestro LM
Listado L
Acta AC
Informes IN
Planos PL
Apoyo A
Indicador IND
Documento D
Boletín BO
Folleto FO
Tercero: En el tercer espacio se indicará un consecutivo para
el proceso, el cual será definido por el Coordinador de la
calidad.
o Revisión: Corresponde al número de edición del documento, y
cambiará consecutivamente, cada vez que haya un cambio de
contenido en el documento que ya ha sido aprobado por el
Gerente.
o Fecha de Aprobación: Es la fecha de elaboración del último
documento aprobado y vigente expresado en día, mes y año.
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DOCUMENTOS
NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
- Cuarta columna: Indica la paginación del documento.
CONTROL DE CAMBIOS: En la primera hoja de cada documento se
ubicará un cuadro denominado “Control de cambios”, el cual resumirá la
información correspondiente al cambio realizado al documento respecto a la
versión anterior, lo diligencia el Coordinador de la calidad durante la
elaboración de la nueva versión.
De igual manera se ubicará un cuadro de resumen que indica:
- Quien elabora el documento: Nombre y firma de quien elabora el
documento.
- Quien revisa el documento: Nombre y firma de quien revisa el
documento.
- Quién aprueba el documento: Nombre y firma de quien aprueba el
documento
CONTENIDO DEL DOCUMENTO: Los documentos del SGC incluyen entre otros
aspectos:
1. Objetivo: Lo que se busca o pretende con la implementación del
documento.
2. Alcance: Campo de aplicación de documentos y puede estar expresado en
términos de personas, cargos o áreas (cuando aplique).
3. Definiciones: Se incluye toda definición de términos claves para el
desarrollo del documento o contenido.
4. Referencias Complementarias: Se incluye toda la documentación, norma,
ley, decreto en la que se apoya el procedimiento para su comprensión y
guía.
5. Autoridad y Responsabilidad: Identificación de quienes intervienen en la
realización de las actividades del procedimiento.
6. Condiciones generales: lo que se debe de tener en cuenta en el
documento y sus recomendaciones.
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7. Descripción: Es la descripción detallada del paso a paso de la actividad
definiendo en forma clara el Qué se hace, el Cómo se hace, el Quién lo
hace, el Cuándo lo hace (frecuencia), Dónde (ubicación) y con quién.
8. Registros: Referencia de los registros que se deben generar como
evidencia de la actividad realizada en el procedimiento.
9. Anexos: (Cuando sea aplicable), corresponde al listado de los documentos
necesarios para complementar o ejecutar las actividades descritas en el
documento. No siempre se entregarán adjuntos todos los documentos
relacionados, solamente se hará cuando corresponda a formatos o
procedimientos que no hayan recibido por algún motivo con anterioridad. En
caso de ser documentos externos podrán ser consultados con el
responsable del documento. Si el documento lo requiere llevará las tablas,
gráficos, figuras y demás información que ilustre la acción. Nota: los
instructivos de trabajo son más detallados que los procedimientos para el
caso se podrá realizar gráficas, tablas que expliquen mejor su contenido.
Diagramas de Flujo:
Los diagramas de flujo representan de manera secuencial los diferentes
pasos a seguir para la ejecución de una actividad. Los símbolos
utilizados son los siguientes:
DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS
SIGNIFICADO SÍMBOLOS DEFINICIÓN
Se emplea para el inicio o fin del diagrama,
Inicio y fin de en su interior se escribe FIN o INICIO,
una actividad según sea el caso
Es empleado generalmente para indicar
Actividad la realización de una actividad
Para seleccionar una de dos acciones
posibles. Siempre se debe identificar cual es la
ruta de “SI” y cuál es la ruta de “NO". En su
Decisión interior, se formula una pregunta que genere
las diferentes alternativas del procedimiento.
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APROBACIÓN:
Representa el vínculo entre actividades que se
hallan en diferentes partes del procedimiento.
Enlace
En su interior se escribe una letra en
minúscula que sirva de vínculo.
Conector Representa el vínculo entre páginas, en
fuera de su interior se escribe una letra o número
página que sirva de vinculo
Conector Indica el flujo de las actividades
De
Representa cualquier tipo de documento que
se genere para el procedimiento y aporta
Documento información para que este se pueda
desarrollar.
Cuando se utilizan diagramas de flujo en los procedimientos o instructivos,
paralelo a cada diagrama se especifican los responsables de realizar cada
actividad, procedimientos o Instructivos que aplican y registros generados en su
ejecución.
7. DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE PROCESOS
# Responsable Actividad Flujograma Observaciones
INICIO Inicio del proceso
El Coordinador de la Calidad
y el Líder del proceso, están
Coordinador de la
Identificar la en condiciones de detectar y
1 Calidad y Líder del
necesidad de solicitar la elaboración,
proceso.
documentar un modificación o eliminación
proceso. de un documento.
2 Realizar el Se detecta la necesidad del
documento y documento en
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# Responsable Actividad Flujograma Observaciones
Coordinador de la acompañamiento del
Calidad y Líder del Cooordinador de la Calidad,
proceso. revisarlo. elaboran el documento
tomando como guía la ISO
9001:2008.
Realizar la revisión
del documento y
NO
3 realiza la ¿Es
Coordinador de la documentación adecuado?
Calidad respectiva. 2
SI
Enviar el
Coordinador de la documento al
Se envía el documento al
Calidad – Representante
Representante Legal para la
4 Representante Legal para su
aprobación del documento.
Legal. aprobación.
Se desarrolla
registro en la lista
maestra de
Se envía el documento al
Coordinador de la documentos, para
5 líder del proceso.
Calidad el control de la
documentación y se
hace seguimiento
del mismo.
FIN
Fin del proceso
7.1 ASEGURAMIENTO QUE LAS VERSIONES PERTINENTES SE
ENCUENTRAN EN LOS PUNTOS DE USO Y CONTROL DE OBSOLETOS:
El Coordinador de la Calidad, asegura que cada cual tenga acceso a la
información que se requiere. Como medida adicional, y teniendo en cuenta que
el área de producción realiza su trabajo en las diferentes sitios de la agencia,
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se ha dispuesto que en estos puntos de uso se maneje copias controladas, en
caso que alguna de estas copias llegara a ser extraviada, destruida, o sufra
algún otro daño que afecte su disponibilidad o legibilidad, debe reportarse
inmediatamente al Coordinador de la Calidad, quien se encargará de
asegurarse de la destrucción total de la copia, en caso de ser necesario,
entregar una nueva copia controlada. Cuando se realicen cambios en el
documento, el Coordinador de la Calidad es el encargado de distribuir las
copias nuevas y recoger las obsoletas que haya distribuido, las cuales deben
ser destruidas inmediatamente.
Si alguna persona requiere emplear información a la cual no tiene acceso,
debe solicitarla al Coordinador de la Calidad para realizar la modificación el
cambio de la versión y nuevamente todo el proceso de revisión y
aprobación.
7.2 ASEGURAMIENTO DE DOCUMENTOS LEGIBLES Y FÁCILMENTE
IDENTIFICABLES
Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad disponibles en el
Sistema de Información y copias controladas, se encuentran en español,
redactados de manera sencilla y ordenada.
Los documentos de Sistema de Gestión de la Calidad se identifican con un
código y su nombre. De acuerdo con este procedimiento. Todos los
documentos internos del sistema de Gestión de la Calidad están relacionados
en el Listado Maestro de Documentos EVMC-LM-1.
7.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Y
CONTROL DE SU DISTRIBUCIÓN
Los Líderes de cada área identifican la necesidad de controlar los documentos
externos aplicables. Le envían el documento al Coordinador de la Calidad,
quien los relacione en el Listado Maestro de Documentos “Externos” EVMC-
LM-1, si son normas, leyes, decretos reglamentarios o libros, al igual que
catálogos.
Los documentos que sean propiedad del cliente se salvaguardan en la carpeta
del contrato.
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NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
Siempre que cambie el documento externo, el usuario que solicitó el control es
responsable por hacer que se actualice y redistribuya conforme con lo descrito
anteriormente.
7.4 MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Cada vez que se realice un cambio en los documentos el Coordinador de la
Calidad destruye el documento obsoleto, y lo guarda en una carpeta que diga
OBSOLETO.
El control de los documentos obsoletos en el Sistema de Información se realiza
manteniendo en el sistema únicamente la versión vigente.
Los documentos obsoletos pueden ser consultados bajo la autorización del
Coordinador de la Calidad. El Coordinador de la Calidad ha decidido que el
tiempo de retención de los documentos obsoletos, será solamente
conservando la versión inmediatamente anterior por el término de 3 año.
7.5 MANEJO DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO MAGNÉTICO
En el archivo magnético se conservan los documentos del Sistema Gestión
de la Calidad clasificados de acuerdo al proceso al cual pertenecen. Cuando
es aprobada una nueva versión del documento, el anterior es cortado y
pegado en una carpeta llamada Obsoletos.
8. REGISTRO
EVMC-LM-001 Listado maestro de documentos.
CONTROL DE CAMBIOS
Estado de la
Versión Fecha Identificación de Cambios
revisión
001 23/04/2016 Inicial Emisión Inicial
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NIT: FECHA DE
APROBACIÓN:
Elaboró Revisó: Aprobó:
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
Firma
Coordinador de la Calidad Líder del Proceso Representante Legal
