Guía No.2.
1 (Teórica - Práctica)
Programa Académico: Tecnología en Gestión
Administrativa
Tema: Unidad No.1 y No.2
Grupo: 620304008 -2
Horario: 8 a 10 p.m. miércoles
Docente: Mónica María Vasco Urquijo
Asignatura: Contabilidad General
Fecha: 14 de septiembre de 2022
Competencia: Aplica la fundamentación teórica practica del ciclo contable según las
normas de contabilidad generalmente aceptadas, con la finalidad que los Tecnólogos en
Gestión Administrativa puedan desenvolverse desde una perspectiva crítica en las
distintas situaciones para intervenir en la elaboración de los estados financieros básicos
como el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultado Integral, que serán
utilizados para la toma de decisiones en las organizaciones y para el control de las
operaciones con responsabilidad y principios éticos.
GUÍA PARA DESARROLLO DE ACTIVIDADES FORMATIVAS Y EVALUATIVAS:
Taller No.2 – Evaluación No.2
TIPOS DE PLAZOS DE LOS INTERESES:
Generalmente conocemos dos tipos de plazos:
1. Interés Comercial o Bancario (Contable u Ordinario): Define que un año tiene
360 días y cada mes 30 días.
2. Interés Exacto: Tiene su base en el calendario natural un año 365 o 366 días, y el
mes entre 28, 29, 30 o 31 días.
Año Contable 360 días – Mes Contable 30 días (Interés Comercial o Bancario).
Año Corriente 365 – 366 (bisiesto)días – Mes Ordinario 28, 29 (bisiesto), 30 y 31
días (Interés Exacto).
PAGARÉS: (210102)
El pagaré es un documento que consiste en la promesa pura y simple de pagar una
determinada cantidad de dinero en un futuro a su legítimo tenedor. Así la principal
diferencia con respecto del cheque es que en el caso del pagaré en el momento de su
emisión queda determinado el momento a partir del cual se podrá hacer efectivo su cobro.
Para el cálculo de los intereses, se tiene en cuenta el interés Comercial o Bancario
(Contable u Ordinario): Define que un año tiene 360 días y cada mes 30 días.
El Pagaré debe cumplir las siguientes condiciones:
1. Denominación de la entidad y oficina librada.
2. Datos de la cuenta librada.
3. Fecha de vencimiento del pagaré, esto es, momento a partir del cual puede
hacerse efectivo.
4. Importe consignado en cifras del pagaré.
5. Persona a la que se debe realizar el pago, en el caso de los pagarés estos
siempre deben ir emitidos a favor de una persona natural o jurídica.
6. Importe del pagaré expresado en cifras y en letras.
7. Fecha y lugar de emisión.
8. Identificación del documento, serie y número de documento.
9. Firma del emisor del pagaré.
10. Identificación del pagaré codificada especialmente para una lectura automatizada
del documento.
Características de emisión: En cuanto a las personas que pueden emitir un pagaré
estaremos a los condicionantes ya comentados en el ítem anterior.
Denominación expresa de la palabra “Pagaré”: Se debe tener en cuenta que es
habitual por parte de muchas empresas el editar ellas mismas los pagarés, denominados
pagarés de empresa, en estos casos ocasionalmente nos encontramos con aparentes
pagarés, cuya única diferencia con un pagaré correctamente emitido, pagaré cambiario,
es que en vez de figurar la palabra "pagaré" aparece la palabra "pagará".
En estos casos lo que nos está entregando la empresa no es más que un papelito, ya que
este documento no está contemplado en la Ley Cambiaria y del Cheque, por lo que
carece de su carácter ejecutivo.
Promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero en un momento
determinado.
Fecha y lugar de emisión.
Nombre de la persona o a cuya orden se deba efectuar el pago: En el caso del pagaré
no están admitidos los pagarés al portador, por lo que siempre se habrán de emitir a favor
o la orden de una persona determinada, bien sea esta una persona natural o jurídica.
Firma del emisor: Al igual que en el cheque cada pagaré deberá estar firmado
manualmente, no son válidos los medios mecánicos, por la persona autorizada para ello.
AJUSTES DE CUENTAS
1. Concepto de ajustes:
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto
estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los
saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o
corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.
2. Clases de ajustes:
a. Ajustes ordinarios: son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una
empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:
- Caja
- Bancos
- Provisiones y Deudas de Difícil Cobro (Deterioro o Superávit)
- Inventario de Mercancías
- Depreciación Acumulada (Deterioro de Activos Fijos)
- Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos
- Ingresos Recibidos por Anticipado
- Ingresos por Cobrar
- Costos y Gastos por Pagar
- Provisiones para Obligaciones Laborales
Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo:
Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe
compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden
presentarse los siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: en este caso se
presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse el ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir
el saldo en el monto del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda,
según el concepto que ocasionó el faltante, así:
Faltantes ocasionados por dineros entregados por el cajero y no registrados en
libros:
Faltante por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargada de
responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el
faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita Cuentas por
cobrar a Trabadores.
El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso
la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor.
Para llevar el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo,
debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del
sobrante, así:
1. Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.
2. Valores recibidos de más por el cajero: si la cantidad es mínima, puede contabilizarse
como ingreso; si el valor es considerable, puede contabilizarse como un Pasivo en la
cuenta Acreedores Varios, hasta cuando se establezca su razón.
3. Si al finalizar el periodo contable definitivamente no se justifica el sobrante, debe
realizarse otro ajuste para anular el Pasivo y convertirlo en ingreso.
El valor total del arqueo de caja puede coincidir con el saldo en libros:
En este caso, si el saldo es correcto, no es necesario elaborar ajuste, sin embargo, antes
de aprobar el arqueo, deben revisarse los soportes para comprobar su exactitud y evitar la
contabilización de errores compensados, esto es, que si se registra un recibo de caja por
mayor valor y una factura de contado por menor valor, es un error compensado y
aparentemente los saldos del arqueo y libro de Caja coinciden.
Cajas Menores:
Subcuenta 110102 Caja Menor: la caja menor, es un fondo que se crea en las empresas
para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de
su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la
constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta
forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en
algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo con un
valor más alto.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de ciertas
políticas de la empresa, ejemplo, que por este se harán pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben
realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”,
por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe
normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.
Constitución del fondo de caja menor:
Al constituir el fondo de caja menor, se puede retirar el dinero de la Caja General, cuenta
corriente o Cuenta de Ahorros y se constituye el fondo.
Relación de Gastos del fondo de caja menor:
Se validan los desembolsos retirados con su respectivo soporte, para proceder a la
contabilización.
Reintegro de caja menor:
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a
rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes
de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de
caja menor a su monto inicial.
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al
momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún
reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
Artículo 1°. El artículo 9° de la Resolución 01 del 2 de enero de 2009, quedará Así:
“Artículo 9°. De las prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las
siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia
organización.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el estatuto de contratación
administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones
que establezca la ley, sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la
entidad.
7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o
regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las
razones que la sustentan.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización,
tales como facturas, resoluciones de comisión, recibidos de registradora o la elaboración
de una planilla de control.
Aumento de la Caja Menor: Se realiza el mismo registro de la creación, cuando la
Gerencia decide aumentar el Fondo Fijo de la Caja Menor por insuficiencia para cubrir los
gastos menores en un período dado.
Ejemplo: Fondo Fijo $1.000.000
Aumento 200.000
Asiento Contable
(1) 110102 Caja Menor $200.000
(2) 110201 Bancos 200.000
Disminución de la Caja Menor: Cuando se disminuye el saldo de Caja Menor se hace
la revisión de los Fondos dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto.
Ejemplo: Fondo Fijo $1.000.000
Asiento Contable
(1) 110101 Caja General $200.000
(2) 110102 Caja Menor 200.000
Cancelación de la Caja Menor: Cuando se cancela el Fondo Fijo, el efectivo se lleva
nuevamente a la Caja General. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio
para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable
siguiente y la realidad económica.
Ejemplo: Fondo Fijo $1.000.000
Asiento Contable
Aumento
(1) 110101 Caja General $1.200.000
(2) 110102 Caja Menor 1.200.000
Disminución
(1) 110101 Caja General $800.000
(2) 110102 Caja Menor 800.000
Libro mayor cuentas T:
En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada
una de las cuentas contables de una empresa, es utilizado para llevar un estricto manejo
de los ingresos y egresos diarios que obtenga la empresa, incluyendo los ajustes.
Es el proceso o acción en la cual se trasladan de forma sistemática y de manera
clasificada los valores que se encuentran en el libro diario. Este proceso se realiza a final
del periodo o ciclo contable. Con el fin de conocer los saldos de todas las cuentas que se
usaron durante el periodo.
¿Qué se registra en el libro mayor de contabilidad?
El libro mayor es un documento que recoge de manera cronológica todas las
operaciones contables de la empresa registradas en cada una de las cuentas, en el libro
mayor figura el concepto de la operación registrada, en el débito y en el crédito y el saldo
final.
Balance de comprobación o balance de prueba ajustado:
Después de realizar los asientos de ajuste se procede a elaborar un nuevo balance de
comprobación o de prueba ajustado, en el cual se presentan los saldos finales de los
activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos.
El procedimiento es el siguiente:
Se registran directamente aquellas cuentas que no presentaron ajustes, con el saldo
débito o crédito que estaba en el balance de comprobación o de prueba.
Las cuentas que tuvieron ajustes y que se presentaron con saldo en el balance de
comprobación o de prueba, se suman y se registrar un solo valor en el Balance Ajustado.
Nota: Se debe tener en cuenta que si son movimientos iguales se suman, si son
contrarios, se restan y se registra el saldo donde se presentó mayor movimiento y que las
columnas débito y crédito deben sumar igual.
Reclasificación de Cuentas:
La reclasificación de una cuenta consiste en que el saldo de la cuenta a reclasificar debe
ser trasladado a otra cuenta, de forma tal que la presentación de los estados financieros y
la información contable sea lo más adecuada posible.
