SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

(SIC)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

JORGE PALACIOS PRECIADO

2021

Secretaría General
Subdireción de Gestión del Patrimonio Documental
© República de Colombia - Derechos Reservados

1
 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVA CIÓN – SIC

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN

Elaborado por:
Grupo de Archivo y Gestión Documental
Grupo de Conservación y Restauración del Patromio Documental

Versión 2

2
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 8
1. OBJETIVOS ......................................................................................................................................... 9
1.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 9
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 9
2. ALCANCE ............................................................................................................................................ 9
3. CONTEXTO INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 9
2.1. MISIÓN ........................................................................................................................................... 10
2.2. VISIÓN ........................................................................................................................................... 10
2.3. OBJETIVOS MISIONALES ............................................................................................................. 10
4. MARCO CONCEPTUAL..................................................................................................................... 10
5. MARCO NORMATIVO ....................................................................................................................... 13
6. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO ................................................................... 14
6.1. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 14
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................... 15
6.3. ALCANCE....................................................................................................................................... 15
6.4. FASES DEL PLAN DE PRESERVACIÓN ....................................................................................... 16
6.4.1. FASE I – Bases del Plan de Preservación ............................................................................... 16
[Link]. Articulación con los programas, políticas y planes institucionales ........................................ 16
[Link]. Roles y Responsabilidades .................................................................................................. 18
6.4.2. FASE II – Diagnóstico .............................................................................................................. 19
6.5. Evaluación de la Capacidad de Preservación Digital, aplicando el Modelo Digital Preservation
Capability Maturity – DPCMM. ................................................................................................................... 34
6.5.1. Niveles de la capacidad de preservación digital en el AGN ..................................................... 35
6.5.2. Descripción de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN ........................ 36
6.5.3. Métrica de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN ............................... 37
6.6. FASE III – Evaluación de Estrategias ............................................................................................. 38
6.6.1. Identificación y evaluación de estrategias de preservación ...................................................... 38
6.7. FASE IV – Plan de Acción .............................................................................................................. 38
6.7.1. Definición de acciones y estrategias ........................................................................................ 38
6.8. Cronograma de ejecución Plan de Preservación ............................................................................ 40
7. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................... 41
6.1. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 41
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................... 41
6.3. ALCANCE....................................................................................................................................... 41
6.4. PROGRAMAS DE PRESERVACIÓN PREVENTIVA ...................................................................... 41
3
 6.4.1. Programa de Capacitación y Sensibilización ........................................................................... 42
[Link]. Objetivo ................................................................................................................................ 42
[Link]. Alcance ................................................................................................................................ 42
[Link]. Actividades ........................................................................................................................... 42
[Link]. Evidencias ............................................................................................................................ 43
6.4.2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones
Físicas 43
[Link]. Objetivo ................................................................................................................................ 43
[Link]. Alcance ................................................................................................................................ 43
[Link]. Actividades ........................................................................................................................... 43
[Link]. Evidencias ............................................................................................................................ 44
6.4.3. Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, Desinfección, Desratización y Desinsectación
44
[Link]. Objetivo ................................................................................................................................ 44
[Link]. Alcance ................................................................................................................................ 44
[Link]. Actividades ........................................................................................................................... 44
[Link]. Evidencias ............................................................................................................................ 45
6.4.4. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales .............................................. 45
[Link]. Objetivo ................................................................................................................................ 45
[Link]. Alcance ................................................................................................................................ 45
[Link]. Actividades ........................................................................................................................... 45
[Link]. Evidencias ............................................................................................................................ 46
6.4.5. Programa de Almacenamiento y Re-almacenamiento ............................................................. 46
[Link]. Objetivo ................................................................................................................................ 46
[Link]. Alcance ................................................................................................................................ 46
[Link]. Actividades ........................................................................................................................... 46
[Link]. Evidencias ............................................................................................................................ 46
6.4.6. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres........................................ 47
[Link]. Objetivo ................................................................................................................................ 47
[Link]. Alcance ................................................................................................................................ 47
[Link]. Actividades ........................................................................................................................... 47
[Link]. Evidencias ............................................................................................................................ 47
6.5. Cronograma.................................................................................................................................... 48

4
 LISTADO DE TABLAS

Tabla 1. Bases del Plan de Preservación .................................................................................................. 18

Tabla 2. Roles y Responsabilidades Plan de Preservación Digital ............................................................ 19
Tabla 3. Documentos Electrónicos de Archivo Identificados para preservar .............................................. 33
Tabla 4. Rango de Puntajes por cada nivel - DPCMM ............................................................................... 35
Tabla 5. Niveles de la capacidad de preservación digital........................................................................... 36
Tabla 6. 6.1.1. Descripción de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN ............. 37
Tabla 7. Cronograma de ejecución Plan de Preservación ......................................................................... 40
Tabla 8. Actividades Programa de Capacitación y Sensibilización ............................................................ 43
Tabla 9. Actividades Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e
Instalaciones Físicas ................................................................................................................................. 44
Tabla 10. Actividades Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, Desinfección, Desratización y
Desinsectación .......................................................................................................................................... 45
Tabla 11. Actividades Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales ............................. 46
Tabla 12. Actividades Programa de Almacenamiento y Re-almacenamiento ............................................ 46
Tabla 13. Actividades Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres ...................... 47
Tabla 14. Cronograma de Actividades Plan de COnservación .................................................................. 54

5
 LISTADO DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Alcance Plan de Preservación .............................................................................................. 15

Ilustración 2. Componentes del Sistema Integrado de Conservación (AGN- Guía para la elaboración del
Sistema Integrado de Conservación .......................................................................................................... 16
Ilustración 3. Métrica de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN ........................... 37
Ilustración 4. Programas de Preservación Preventiva................................................................................ 42

6
 DERECHOS DE AUTOR

El presente documento, fue elaborado por el Grupo de Archivo y Gestión Documental del Archivo General
de la Nación - Jorge Palacios Preciado, República de Colombia y al menos que se indique de forma
contraria, el copyright del texto es del Archivo General de la Nación.

Se puede reproducir sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:

• El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido.
• La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
• La copia no se hace con el fin de adoptarlo para otra entidad sin tener un estudio de sus necesidades
y contexto para el mejoramiento de su propia gestión documental.
• Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso del Archivo
General de la Nación de Colombia. Todos los derechos reservados."
• El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso entrando en
contacto con el Archivo General de la Nación de Colombia de conformidad con la normatividad1.

1
Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor

7
 INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación es una entidad del orden Nacional adscrita al Ministerio de Cultura,
encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, de regir la política archivística
en nuestro País y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.

Teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo 06 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos
46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”, el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, liderado por el Grupo de Archivo y Gestión Documental y el Grupo de
Conservación y Restauración del Patromio Documental, elaboran el Sistema Integrado de Conservación –
SIC, entendido como el conjunto de métodos, actividades, procesos y procedimientos de conservación
documental y preservación digital orientados a cumplir con el deber de memoria del Estado, asegurar una
gestión integral, efectiva y transparente de la administración y que en armonía con los demás sistemas
implementados en la entidad, garantizar una adecuada conservación y mantenimiento de los documentos
de archivo recibidos y producidos por las dependencias en cumplimiento de sus funciones.

En este orden de ideas tanto, los documentos que se encuentran en los archivos de gestión como en el
archivo central, tienen especial importancia para la Nación ya que contienen información sobre la creación
y desarrollo de la Política de Archivo y Gestión Documental del país, conformando de esta manera un
patrimonio documental con valores culturales, históricos, y sociales con el propósito de asegurar el acceso
a la información, garantizando la conservación y preservación de la información.

El documento se compone de tres grandes apartados, el primero expone el contexto institucional y

normativa aplicable para la elaboración y puesta en marcha del Sistema Integrado de Conservación

El segundo, presenta el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, atendiendo al principio de la

preservación digital e incorporando las políticas y estrategias que permitan realizar la debida gestión de los
documentos electrónicos asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos
electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.

En el tercero se desarrolla el Plan de Conservación Documental, el cual está encaminado a garantizar el

acceso y la adecuado conservación de los documentos en formatos físicos, con el fin reducir el riesgo de
deterioro que impida la utilización de la información contenida en los diferentes soportes a través de los
programas de conservación preventiva.

8
 1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer actividades que permitan asegurar la conservación y preservación de la información que se

custodia en las instalaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en sus
diferentes soportes; desde su producción hasta su disposición final, garantizando aspectos de
integridad, autenticidad, perdurabilidad y accesibilidad.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Articular el Sistema Integrado de Conservación como herramienta archivística, tanto al

proceso de gestión documental, como a los sistemas administrativos y de gestión de la
Entidad.
• Establecer las actividades necesarias para el desarrollo de los programas en el marco de la
conservación preventiva.

• Determinar estrategias de que contribuyan al desarrollo de las actividades encaminadas a la

preservación efectiva de los documentos electrónicos del AGN.

2. ALCANCE

El Sistema Integrado de Conservación se diseña de acuerdo con las necesidades y recursos de la Entidad,
teniendo en cuenta que, actualmente existen dos (2) sedes locativas en las cuales se desarrollan las
funciones de ésta.

Sede Centro, ubicada en la ciudad de Bogotá, en la Carrera 6 No.6-91; donde se custodian: i) los Archivos
de Gestión y Archivo Central del AGN, ii) Las transferencias documentales recibidas de otras entidades, iii)
Los archivos custodiados en el marco de los contratos de arrendamiento suscritos por terceros con el AGN,
iv) Fondos documentales que conserva el AGN y que forman parte del patrimonio público del país.

Sede Funza, en la cual se conservan: i) los archivos custodiados en el marco de los contratos de
administración integral, los cuales son administrados por el Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos y
ii) los archivos administrativos del extinto Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

Con la entrada en vigor del Decreto 1303 de 2014, el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado,
tiene la función de custodia y conservación de los Archivos de inteligencia, Contrainteligencia y
Gastos Reservados del Extinto Departamento Administrativo de Seguridad - DAS.

3. CONTEXTO INSTITUCIONAL

El Archivo General de la Nación, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura,
encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política
archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país y ponerlo
al servicio de la comunidad.

9
 2.1. MISIÓN

El Archivo General de la Nación es un establecimiento Público del Orden Nacional, encargado de formular,
orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de
Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los
ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la eficiencia.

2.2. VISIÓN

En el año 2023 el Archivo General de la Nación será una Entidad reconocida en todos los ámbitos como
rectora de la política archivística y en la transferencia de conocimiento para la organización, descripción,
digitalización, preservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la Nación. Con su capital
intelectual asegura el cumplimiento de las políticas archivísticas a través de las redes del Sistema Nacional
de Archivos, y ejemplifica el uso eficaz de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la
administración de los archivos producidos por las entidades públicas.

2.3. OBJETIVOS MISIONALES

• Velar por la preservación del patrimonio documental de la Nación y facilitar el acceso a dicho
patrimonio por parte de la ciudadanía en general.

• Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la Nación.

• Coordinar las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de
desarrollo Cultural y material del país, en armonía con el Plan Nacional Económico y Social adoptado
por el Estado.

• Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la archivística, la gestión
documental y la gestión de la información útil y oportuna para la toma de decisiones y gestión
eficiente de la administración.

4. MARCO CONCEPTUAL

• Administración Electrónica: Actividades encaminadas a la incorporación de las tecnologías

de la información y las comunicaciones en el desarrollo de la gestión documental y la
administración de archivos para lograr el cumplimiento de la función archivística de manera
oportuna, eficiente, eficaz y efectiva en la entidad.

• Archivo Electrónico: Es cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado,

enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares,
garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo
12 de la Ley 527 de 1999 o normas que la modifiquen o sustituyan. Su contenido está en un
código digital, que puede ser leído, reproducido y transferido a los servicios informáticos
electrónicos.

• Autenticidad: Característica técnica para preservar la seguridad de la información que busca

asegurar su validez en el tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la
información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
10
• Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación
- restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos
análogos de archivo.
• Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden
técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo,
evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación
- restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental.

• Diagnóstico de archivos: Procedimiento de observación, levantamiento de información y

análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de
los procesos archivísticos necesarios.

• Documento electrónico: Información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada

por medios electrónicos, ópticos o similares.

• Documento Electrónico de Archivo: un Documento Electrónico que permanece en estos

medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad a razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.

• Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados -

discretos o discontinuos, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un
código o convención preestablecidos.

• Documento digitalizado: Consiste en una representación digital, obtenida a partir de un

documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización. Se
puede considerar como una forma de producción de documentos electrónicos.

• Eliminación Segura de Documentos electrónicos: El proceso de eliminación de documentos

electrónicos, constituye un proceso clave en la gestión de documentos y tiene como objetivo
impedir su restauración y posterior reutilización. Para ello, es necesario aplicar un proceso que
incluya tanto el borrado de la información (el propio documento y sus metadatos) como la
destrucción física del soporte, en función de las características del formato y las del propio
soporte.

• Esquema de Metadatos: “Plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos elementos
del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y
gestión y específicamente relacionados con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los
valores” Norma ISO 23081.

• Equivalencia entre documento electrónico y mensaje de datos: Como puede inferirse de

las definiciones expuestas en el presente documento, existe una equivalencia entre la definición
de documento electrónico y mensaje de datos, teniendo en cuenta que su estructura conceptual
indica que es toda “información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares”.

11
• Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la
exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma. /
Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que
un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.

Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles
anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué
circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar
constancia para hacerle su seguimiento.

Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los documentos.

• Interoperabilidad: Actividades encaminadas a implementar mecanismos que permitan el

intercambio de datos y documentos electrónicos entre sistemas de información.

• Mensaje de datos: Información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por

medios electrónicos, ópticos o similares, entre otros. Por lo general, se extiende a
comunicaciones efectuadas mediante el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), internet, el
correo electrónico.

• Metadato: Información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, la gestión y

el uso de los documentos a lo largo del tiempo. (NTC- ISO 23081 – 2:2007)

• Plan de preservación Digital a largo plazo: Es el conjunto de acciones a corto, mediano y

largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y
procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad,
confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través
del tiempo.

• Política de Gestión Documental: Conjunto de directrices establecidas por una entidad para
tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un
conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología
general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la
información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de
información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de
tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

• Política de preservación digital: Documento estratégico que contiene una declaración escrita
y autorizada por la alta dirección de las organizaciones, entidades o instituciones.

Su objetivo es identificar y describir las razones que han motivado a la institución a crear el
archivo digital y a desarrollar la política de preservación digital, los beneficios de contar con
dicha política, las áreas definidas que se incluyen, las problemáticas más importantes discutidas,
las estrategias y limitaciones de la institución y demás aspectos específicos y relevantes
relacionados con la preservación digital.

• Preservación Digital a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo

12
 plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier
etapa de su ciclo vital.

• Repositorio digital: Sistema informático donde se almacena la información de una

organización con el fin de que sus miembros la puedan compartir (traducción definición
TERMCAT). Un depósito de documentos digitales, cuyo objetivo es organizar, almacenar,
preservar y difundir en modo de acceso abierto (Open Access). Archivo centralizado donde se
almacenan y administran datos y documentos electrónicos y sus metadatos.

• Seguridad y privacidad: Actividades encaminadas a implementar mecanismos de seguridad

en los entornos físicos y digitales, de tal manera que garantice la integridad, confidencialidad y
disponibilidad de los documentos de archivo de la entidad.

• Semántico (Interoperabilidad): Permite garantizar que, en el momento de intercambiar datos,

el significado de la información sea exacto y el mismo para todas las partes interesadas. De
igual manera, permite que las entidades del Estado colombiano puedan estandarizar, gestionar
y administrar su información.

• Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo: Herramienta informática

destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo. También se puede utilizar en la
gestión de documentos de archivo tradicionales.

• Sistema Integrado de Conservación - SIC: Conjunto de planes, programas, estrategias,

procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto
de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando
atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su
disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

5. MARCO NORMATIVO

▪ Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
▪ Ley 594 del 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

▪ Acuerdo 049 del 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
▪ Ley 1185 de 2008: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura–
y se dictan otras disposiciones. En su artículo 9° establece las obligaciones y competencias en
relación con los bienes del patrimonio cultural y los bienes de interés cultural.
▪ Ley 1273 de 2009: Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien
jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos” – y se preservan
integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones,
entre otras disposiciones.
13
 ▪ Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales.

▪ ISO 1[Link] Proceso de Migración y Conversión de documentos.

▪ Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

▪ Acuerdo 006 del 2014: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
"Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000

▪ Acuerdo 008 de 2014: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para
la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos
13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000

▪ Decreto 1080 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura.

• Decreto 1081 de 2015: Compilado en el Decreto 1080 de 2015, por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Establece criterios generales para
la implementación del programa de gestión documental y políticas de preservación, custodia digital,
conservación de documentos y eliminación segura y permanente de la información.

• Acuerdo 003 de 2015: Establece los lineamientos generales para la gestión de documentos
electrónicos.

• ISO/IEC 27040 de 2015: Tecnología de la información - Técnicas de seguridad - la seguridad de

almacenamiento. Guía para la seguridad en medios de almacenamiento.

• ISO/IEC 2[Link] Sistemas de Datos Espaciales y Transferencia de Información. Sistema de

Información de Archivo Abierto (OAIS). Modelo De Referencia

• Sistema de información de archivo abierto OAIS: define los procesos necesarios para preservar
y acceder a los objetos de información de forma efectiva a largo plazo, y establece un lenguaje
común que los describe.

6. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

6.1. OBJETIVO GENERAL

Realizar un Plan de Preservación Digital a largo plazo a los documentos electrónicos que se han generado,
capturado y recibido en la Entidad, producto de las actividades administrativas y conforme a las TRD,
atendiendo al principio de la preservación digital e incorporando las políticas y estrategias que permitan
realizar la debida gestión de los documentos electrónicos asegurando la autenticidad, integridad y
disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.

14
 6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar, diagnosticar y caracterizar los documentos electrónicos que conforme a la Tabla

de Retención del AGN son objeto de preservar.
• Evaluar y establecer y documentar las estrategias y técnicas para preservar los
documentos electrónicos de archivo.
• Establecer un cronograma para la implementación y ejecución del Plan de preservación
digital del AGN.

6.3. ALCANCE

Teniendo en cuenta que el AGN tiene como misionalidad custodiar, preservar y difundir el acervo
documental histórico de la Nación, y para ese fin se concibió el Archivo Digital Nacional – ADN, el cual
contempla una estructura tecnológica y organizativa que da soporte al modelo de preservación digital, el
ADN incluye la definición de políticas, lineamientos, directrices, estándares y la proyección de la
infraestructura tecnológica para recibir las trasferencias secundarias de los archivos de valor histórico en
formato digital o electrónico.

De manera interna, el AGN cuenta con la producción documental en el marco del cumplimiento de sus
funciones en sus archivos de gestión y su archivo central. Este plan de preservación digital se enfoca a los
documentos electrónicos (nacidos digitales y/o digitalizados) que han sido producidos, capturados o
recibidos, y que son objeto de ser preservados manteniendo sus atributos, tales como: autenticidad,
integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, entre otros, como también sus datos o
metadatos, de acuerdo con los tiempos definidos en las Tablas de Retención Documental – TRD.

La selección de los documentos que serán objeto de preservación a largo plazo se soporta en el proceso
de valoración documental y la evaluación de riesgos que puedan afectar la permanencia o accesibilidad de
la información o los documentos electrónicos de archivo durante el tiempo que se considere necesario.

Ilustración 1. Alcance Plan de Preservación

15
 6.4. FASES DEL PLAN DE PRESERVACIÓN

De acuerdo con las necesidades del Archivo General de la Nación sobre preservar los documentos
electrónicos producidos, capturados y recibidos en función del desarrollo de las actividades
administrativas, y con el fin de dar cumplimiento Ley 594 de 2000 en el titulo XI "Conservación de
Documentos", Artículo 46 establece: "Conservación de documentos. Los archivos de la Administración
Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo
vital de los documentos".

Ilustración 2. Componentes del Sistema Integrado de Conservación (AGN- Guía para la elaboración del
Sistema Integrado de Conservación

En tal sentido, para la adecuada preservación de los documentos electrónicos de las actividades
administrativas, se desarrolla el presente Plan de Preservación Digital – PPD, el cual se divide en cuatro
(4) fases de ejecución que se ajustan a las necesidades del AGN.

• En la primera fase se establece el análisis para determinar las bases del plan de preservación
digital a largo plazo del AGN.

• En la segunda fase, se realizará un análisis al diagnóstico de los documentos electrónicos que

serán objeto de preservación a largo plazo en el AGN.

• En la tercera fase se establecerán las estrategias de preservación digital necesarias para activar
el plan de preservación digital a largo plazo en el AGN.

• Finalmente, en la cuarta fase se presenta un plan de acción con el cual se pretende llegar a la
implementación del plan de preservación para el AGN.

6.4.1. FASE I – Bases del Plan de Preservación

[Link]. Articulación con los programas, políticas y planes institucionales

16
El Archivo General de la Nación, actualmente cuenta con los siguientes programas, políticas y planes
institucionales que se articulan a este plan de preservación digital.

POLÍTICAS, PLANES Y/O

OBJETIVO ARTICULACIÓN EN
PROGRAMAS DEL AGN
a). Desarrollar procesos y programas específicos de la
gestión documental, los cuales serán evaluados
anualmente, a partir de un Programa de Gestión
Documental -PGD.
b). Promover la modernización de la gestión
documental mediante la investigación, desarrollo e
innovación I+D+i en los servicios y herramientas
Promover planes y
tecnológicas que se prestan en los procesos de la
proyectos que promuevan
gestión documental.
Política de Gestión sincronización de
c). Impulsar el sistema de gestión documental
documental tecnologías de la
aplicando los principios antes enunciados, midiendo la
información y las
eficiencia con acciones orientadas a la prevención más
comunicaciones.
que a la corrección.
d). Promover y hacer uso de las tecnologías de la
información y las comunicaciones en los procesos de la
gestión documental y de información.
e). Articular con los sistemas del sistema integrado de
gestión, en especial aquellos que tengan relación con la
medición de indicadores
a) Gestionar el Sistema Integrado de Planeación y
Gestión (SIPG) mediante la aplicación de la mejora
continua para
estandarizar y desarrollar los procesos adoptados por
Impulsar las iniciativas
la Entidad.
para soportar la gestión
Sistema Integrado de
documental enmarcadas
Planeación y Gestión b) Desarrollar buenas prácticas en el desempeño
en el contexto de las
institucional para que la función archivística y la gestión
necesidades de la Entidad.
documental mediante la aplicación de programas de
gestión ambiental con el fin de prestar servicios
archivísticos sostenibles y responsables con el
ambiente.
Aplicar los instrumentos archivísticos que formule y Elaborar estrategias de
documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo procesamiento para la
sistemático de los procesos archivísticos y el conjunto preservación a largo plazo
Sistema de Gestión
de actividades administrativas y técnicas tendientes a de los contenidos digitales
Documental
la planificación, procesamiento, manejo, preservación de la documentación
y organización de la documentación producida y producida y recibida por la
recibida por la entidad, con el objeto de facilitar su entidad.
17
 POLÍTICAS, PLANES Y/O
OBJETIVO ARTICULACIÓN EN
PROGRAMAS DEL AGN
utilización y conservación y como apoyo a la
modernización de la gestión documental en el Archivo
General de la Nación – Jorge Palacios Preciado.
Es necesario asegurar la
Establecer, mantener y mejorar el Sistema de Gestión
seguridad de la
de Seguridad y Privacidad de la Información del Archivo
información en los
General de la Nación, con el fin de proteger y dar el
procesos tales como:
Sistema de Gestión de adecuado tratamiento a los activos de información, con
copias de seguridad,
Seguridad de la un
accesos autorizados,
Información enfoque basado en gestión de riesgos por procesos
fiabilidad software y
mediante políticas, procedimientos, controles y
hardware, detectar
estrategias que ayuden a mitigar las amenazas que
ataques informáticos,
ponen en riesgo los procesos de la entidad.
entre otros.
Asegurar en el AGN la
Establecer actividades que permitan asegurar la información que se
Sistema Integrado de conservación y preservación de la información que se encuentra almacenada en
Conservación – (Plan de custodia en las instalaciones del Archivo General de la los diferentes soportes de
Conservación Documental Nación, Jorge Palacios Preciado, en sus diferentes almacenamiento teniendo
y Plan de Preservación soportes; desde su producción hasta su disposición en cuenta la integridad,
Digital) final, garantizando aspectos de integridad, autenticidad,
autenticidad, perdurabilidad y accesibilidad. perdurabilidad y
accesibilidad de éstos.
Dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y
Monitoreo, verificación y
Modelo Integrado de controlar la gestión, con el fin de generar resultados
control del plan de
Planeación y Gestión - que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las
preservación digital a largo
MIPG necesidades y problemas de los ciudadanos, con
plazo en la Entidad.
integridad y calidad en el servicio.
Tabla 1. Bases del Plan de Preservación

[Link]. Roles y Responsabilidades

El plan de preservación digital es parte integral del Sistema Integrado de Conservación – SIC, implicando
allí, responsabilidades de personal no solo administrativo sino además técnico, con capacidad de definir,
aplicar, supervisar y mejorar las dinámicas, estrategias y metas propias, establecidas en el plan.

De conformidad con el Decreto 2126 de 2012 la estructura orgánico funcional de Archivo General de la
Nación es la siguiente:

Por lo anterior, es necesario contar con un equipo interdisciplinario al interior de la Entidad para la adecuada
ejecución del presente PPD, y conforme a las funciones de las dependencias y cargos de la entidad, se
establecen los roles y las responsabilidades que ejercerán los siguientes cargos en el desarrollo de este

18
PPD.

CARGO
ROL RESPONSABILIDAD
(SEGÚN ESTRUCTURA)
Coordinador Grupo de Velar por el debido cumplimiento del Plan
Líder de Gestión
Archivo y Gestión de Preservación Digital a largo Plazo del
Documental
Documental AGN.
Responsable del almacenamiento de los
objetos digitales, así como la aplicación de
Coordinador Grupo de
Líder tecnológico las políticas de preservación y el acompañar
Sistemas
las tareas técnicas establecidas en el Plan de
Preservación Digital del AGN
Acompañamiento especializado con el fin
ROLES Y de determinar el carácter probatorio, así
Jefe de la Oficia
RESPONSABILIDADES Apoyo Jurídico como la evidencia jurídica de los
Asesora Jurídica
DEL PLAN DE documentos electrónicos de archivo que
PRESERVACIÓN serán preservados.
DIGITAL A LARGO Apoyo en Gestión Jefe Oficina Asesora de Verificar que la planificación del Plan de
PLAZO de Planeación Planeación. Preservación Digital del AGN.
Asegurar los recursos para dar
Apoyo
Secretaría General cumplimiento al Preservación Digital del
Presupuestal
AGN.
Comité de Gestión y Realizar el Seguimiento, monitoreo y
Seguimiento
desempeño control al Preservación Digital del AGN.
Profesional de la
Subdirección de
Profesional Acompañamiento conceptual de las
tecnologías de la
experto de estrategias requeridas para el desarrollo del
Información y el
Tecnología plan de preservación Digital del AGN.
Documento
Electrónico de Archivo
Tabla 2. Roles y Responsabilidades Plan de Preservación Digital

6.4.2. FASE II – Diagnóstico

[Link]. Identificación de los documentos electrónicos a preservar de acuerdo con

las series y subseries documentales establecidas en las TRD (2021).

Los documentos electrónicos de archivo que serán objeto de aplicación al Plan de Preservación Digital son
los identificados en Tablas de Retención Documental del AGN aprobadas el 30 de mayo del 2021, y que
indican que están en formato electrónico.

Nota: El AGN en las tablas de retención anteriores no tenía contemplada la producción de información en
formato electrónico, por ende, solo se producía y recibía en formato físico (papel).

19
La siguiente tabla establece los documentos electrónicos de archivo identificados a ser preservados.

Listado de Series y
Sección / Subsección Formato Electrónico Acción de Preservación Digital
Subseries
INFORMES
Implementar plan de preservación digital
Informes de Gestión Archivos a largo plazo
Electrónico (PDF)
Reservados
MANUALES
Manuales de Comunicaciones, Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Imagen e Identidad Visual a largo plazo
Corporativa
PLANES
Electrónico (PDF)
Electrónico (XLS) Implementar plan de preservación digital
Planes de Comunicación Electrónico (PDF - HTML) a largo plazo
Electrónico (PDF - JPG)
Electrónico (JPG - PNG)
POLÍTICAS Implementar plan de preservación digital
Política Archivística Electrónico (PDF) a largo plazo
PROGRAMAS
Asegurar 3 años de integridad,
Programas de Administración, autenticidad, perdurabilidad y
custodia, conservación y accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
DIRECCIÓN GENERAL Electrónico (PDF)
consulta de documentos de establecido en el Archivo Central.
Entidades Liquidadas
Programas de Cooperación
Electrónico (WORD - PDF
Internacional
Programas de Custodia, Implementar plan de preservación digital
Conservación y Apoyo a la Electrónico (PDF - XLS) a largo plazo
Consulta de Documentos Electrónico (JPG - TIFF)
Reservados
PROYECTOS
Proyectos de Cooperación Electrónico (PDF)
Internacional Electrónico (.DOC - PDF)
Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Cooperación Electrónico (.DOC - PDF) a largo plazo
Nacional
Electrónico (PDF)
Proyectos de Política de Estado Electrónico (XLS - PDF)
REGISTROS Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF) a largo plazo hasta su proceso de
Registros de Publicaciones selección, implementando las estrategias
Institucionales, Piezas de Electrónico (PDF - JPG)
Electrónico (JPG - PNG) de preservación para el periodo de
Comunicación preservación.
ACTAS
Implementar plan de preservación digital
Actas Comité Institucional de a largo plazo
Gestión y Desempeño Electrónico (.doc - PDF)
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN Electrónico (WORD - PDF)
ANTEPROYECTO DE Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF)
PRESUPUESTO a largo plazo
Electrónico (XLS - PDF)
INFORMES

20
 Informes Desempeño del
Electrónico (XLS - PDF)
Sistema Integrado de Planeación
Electrónico (WORD - PDF)
y Gestión
Implementar plan de preservación digital
Informes Trimestrales de Electrónico (WORD - PDF)
a largo plazo
Seguimiento al Modelo
Integrado de Planeación y
Gestión - MIPG
MANUALES
Manuales de procesos y Electrónico (WORD - PDF) Implementar plan de preservación digital
procedimientos a largo plazo
Manuales del Sistema Integrado
Electrónico (XLS - PDF)
de Gestión
PLANES
Planes Anticorrupción y Atención Electrónico (WORD - PDF)
al Ciudadano Electrónico (XLS - PDF)
Planes de Acción por Electrónico (WORD - PDF)
Dependencia Electrónico (XLS - PDF)
Planes de Gestión y Implementar plan de preservación digital
Electrónico (XLS - PDF)
Administración de Riesgos a largo plazo
Electrónico (WORD - PDF)
Institucionales
Planes de Mejora del Sistema
Electrónico (XLS - PDF)
Integrado de Gestión
Electrónico (WORD - PDF)
Planes Estratégicos Institucional
Electrónico (PPT - PDF)
y Sectorial
Electrónico (XLS - PDF)
PROGRAMAS
Implementar plan de preservación digital
Programas de Auditorías del Electrónico (WORD - PDF) a largo plazo
Sistema Integrado de Gestión Electrónico (XLS - PDF)
PROYECTOS
Electrónico (WORD - PDF) Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Inversión Electrónico (XLS - PDF) a largo plazo
Electrónico (PDF)
ACCIONES CONSTITUCIONALES
Implementar plan de preservación digital
Electrónico (ONE DRIVE -
Acciones de Grupo a largo plazo hasta su proceso de
PDF)
selección
Acciones Populares Electrónico (PDF)
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Jurídicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
CONVENIOS Implementar plan de preservación digital
OFICINA ASESORA JURÍDICA a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Convenios Interadministrativos Electrónico (SECOP - PDF) de preservación para el periodo de
preservación
POLÍTICAS
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Políticas de prevención de daño
Electrónico (XLS) selección implementando las estrategias
antijurídico
de preservación para el periodo de
preservación
PROCESOS
21
 Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Procesos de Cobros Coactivos Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
de preservación para el periodo de
preservación
Asegurar 8 años de integridad,
autenticidad, perdurabilidad y
Procesos Jurídicos Electrónico (PDF)
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
Procesos Sancionatorios Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF)
Administrativos a largo plazo
CONTRATOS
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Contratos de Arrendamiento Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
de preservación para el periodo de
preservación
Contratos de Comodato Electrónico (PDF)
Contratos de Compraventa Electrónico (PDF)
Contratos de Consultoría Electrónico (PDF)
Contratos de Corretaje Electrónico (PDF)
Contratos de Interventoría Electrónico (PDF)
Contratos de Obra Electrónico (PDF)
GRUPO DE GESTIÓN DE Contratos de Prestación de
COMPRAS PÚBLICAS Electrónico (PDF)
Servicios
Contratos de Seguros Electrónico (PDF)
Contratos de Suministros Electrónico (PDF)
Contratos de Venta de Servicios Electrónico (PDF)
ÓRDENES Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Órdenes de Compra Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
PROCESOS
Asegurar 4 años de integridad,
Procesos Contractuales
autenticidad, perdurabilidad y
Declarados Desiertos o No
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Adjudicados
Electrónico (PDF) establecido en el Archivo Central.
ACTAS
Implementar plan de preservación digital
Actas Comité de Coordinación a largo plazo
Electrónico (PDF)
del Sistema de Control Interno
INFORMES
Informes a Otras Entidades del
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
OFICINA DE CONTROL Estado a largo plazo
INTERNO Informes de Evaluación y
Electrónico (PDF)
Seguimiento
PLANES
Plan Anual de Auditoría Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
a largo plazo
Planes de Mejoramiento
Electrónico (PDF)
Institucional

22
 ACTAS
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Actas Consejo Directivo
a largo plazo
Actas de Comité de Dirección Electrónico (PDF)
ACTOS ADMINISTRATIVOS Implementar plan de preservación digital
Resoluciones Electrónico (PDF) a largo plazo
INFORMES
Informes de Rendición de
SECRETARIA GENERAL Electrónico (PDF)
Cuenta Fiscal - Sistema de Implementar plan de preservación digital
Electrónico (FORMULARIO
Rendición Electrónica de la a largo plazo
CGR)
Cuenta e Informes SIRECI
PLANES Implementar plan de preservación digital
Plan Anual de Adquisiciones Electrónico (PDF) a largo plazo
PROCESOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Procesos Disciplinarios Papel/Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
ACTAS Implementar plan de preservación digital
Actas Eliminación Documental Electrónico (PDF) a largo plazo
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES OFICIALES Asegurar 3 años de integridad,
Consecutivo de Comunicaciones autenticidad, perdurabilidad y
Oficiales Enviadas Electrónico (PDF) accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Consecutivo de Comunicaciones establecido en el Archivo Central.
Oficiales Recibidas Electrónico (PDF)
INFORMES
Asegurar 3 años de integridad,
Informes de visita a las autenticidad, perdurabilidad y
Electrónico (PDF)
dependencias accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Bancos Terminológicos de Series
Electrónico (PDF)
GRUPO DE ARCHIVO Y y Subseries Documentales
GESTIÓN DOCUMENTAL Cuadros de Clasificación
Electrónico (PDF)
Documental - CCD
Inventarios Documentales Electrónico (XLS - PDF)
Modelo de Requisitos para la
Gestión de Documentos Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Electrónicos a largo plazo
Planes Institucionales de Electrónico (PDF)
Archivos – PINAR Electrónico (XLS)
Programas de Gestión
Electrónico (PDF)
Documental - PGD
Tablas de Control de Acceso Electrónico (XLS - PDF)
Tablas de Retención Documental
Electrónico (PDF)
-TRD
PLANES
Implementar plan de preservación digital
Planes de Sistema Integrado de a largo plazo
Electrónico (PDF)
Conservación

23
 Planes de Transferencias
Electrónico (XLS - PDF)
Documentales Primarias
Planes de Transferencias
Electrónico (PDF)
Documentales Secundarias
POLÍTICAS Implementar plan de preservación digital
Política de Gestión Documental Electrónico (WORD - PDF) a largo plazo
ACTAS
Actas Comisión de Personal Electrónico (PDF)
Actas Comité de Convivencia Electrónico (Correo)
Implementar plan de preservación digital
Laboral Electrónico (PDF) a largo plazo
Actas Comité Paritario de Electrónico (Correo)
Seguridad y Salud en el Trabajo Electrónico (PDF)
HISTORIAS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Historias Laborales Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
INFORMES
Implementar plan de preservación digital
Informes de Seguimiento a largo plazo
Electrónico (PDF)
Negociación Sindical
MANUALES
Manuales de Funciones, Implementar plan de preservación digital
Requisitos y Competencias Electrónico (PDF) a largo plazo
Laborales
PLANES
Planes Anuales de empleos Implementar plan de preservación digital
GRUPO DE GESTIÓN Electrónico (PDF)
Vacantes a largo plazo
HUMANA
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Planes anuales de Incentivos
Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
Institucionales
de preservación para el periodo de
preservación
Planes de Evacuación y Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF)
Emergencias a largo plazo
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Planes de Previsión de Recursos
selección implementando las estrategias
Humanos
de preservación para el periodo de
preservación
Planes de Trabajo Anual en Electrónico (PDF)
Seguridad y Salud en el Trabajo
SG - SST
Implementar plan de preservación digital
Planes Estratégicos de Talento
Electrónico (PDF) a largo plazo
Humano
Planes Institucionales de Electrónico (PDF)
Capacitación
PROGRAMAS Implementar plan de preservación digital
Programas de Bienestar Social Electrónico (PDF) a largo plazo
COMPROBANTES DE ALMACÉN
GRUPO DE RECURSOS Asegurar 8 años de integridad,
FISICOS Comprobantes de baja de bienes autenticidad, perdurabilidad y
Electrónico (PDF)
de almacén

24
 Comprobantes de egreso de accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Electrónico (PDF) establecido en el Archivo Central.
bienes de almacén
Comprobantes de ingreso de
Electrónico (PDF)
bienes de almacén
HISTORIALES Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Historiales de Bienes Inmuebles Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
Asegurar 8 años de integridad,
autenticidad, perdurabilidad y
Historiales de Vehículos Electrónico (PDF)
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
INVENTARIOS
Implementar plan de preservación digital
Inventarios Activos Fijos Electrónico (PDF)
a largo plazo
Inventarios Bienes de Consumo Electrónico (PDF)
Asegurar 3 años de integridad,
Inventarios Bienes Devolutivos y autenticidad, perdurabilidad y
Electrónico (XLS - PDF)
Consumo Controlado
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Inventarios individuales por establecido en el Archivo Central.
Electrónico (XLS - PDF)
Dependencias
PLANES Electrónico (PDF)
Planes de Mantenimiento Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF)
Preventivo y Correctivo del AGN a largo plazo
Asegurar 8 años de integridad,
autenticidad, perdurabilidad y
CONCILIACIONES BANCARIAS
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
Asegurar 8 años de integridad,
autenticidad, perdurabilidad y
DECLARACIONES TRIBUTARIAS Electrónico (XLS - PDF)
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
ESTADOS FINANCIEROS Electrónico (XLS - PDF)
Implementar plan de preservación digital
Estados Financieros de Propósito a largo plazo
Electrónico (PDF)
General
INFORMES
Asegurar 8 años de integridad,
GRUPO DE GESTIÓN autenticidad, perdurabilidad y
Informes Exógena Electrónico (PDF)
FINANCIERA accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
LIBROS CONTABLES
PRINCIPALES
Electrónico (XLS) Asegurar 8 años de integridad,
autenticidad, perdurabilidad y
Libros Diario
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
establecido en el Archivo Central.
Electrónico (XLS) Implementar plan de preservación digital
Libros Mayor
a largo plazo
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Electrónico (PDF)
NÓMINAS selección implementando las estrategias
Electrónico (TXT - PDF)
de preservación para el periodo de
preservación

25
 REGISTROS
Registro de Contribución Especial Electrónico (PDF)
por Contrato de Obra Pública Electrónico (XLS) Asegurar 3 años de integridad,
Registro de Contribución Especial Electrónico (PDF) autenticidad, perdurabilidad y
de Estampilla Pro - Universidad Electrónico accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Nacional de Colombia y demás (FORMULARIOS) establecido en el Archivo Central.
universidades estatales del país
Asegurar 8 años de integridad,
Electrónico (PDF)
Registros de Operaciones de Caja autenticidad, perdurabilidad y
Electrónico (REGISTRO
Menor accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
SIIF)
establecido en el Archivo Central.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Instrumentos de control del
Implementar plan de preservación digital
sistema de gestión y seguridad y Electrónico (PDF)
a largo plazo
privacidad de la información
Instrumentos de control Asegurar 3 años de integridad,
solicitudes y requerimientos de autenticidad, perdurabilidad y
Electrónico (XLS)
servicios de tecnologías de la accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
información y comunicaciones establecido en el Archivo Central.
INVENTARIOS Implementar plan de preservación digital
Inventarios Fijos de Información Electrónico (XLS) a largo plazo
MANUALES
Manuales del Sistema de Gestión
de seguridad y privacidad de la Electrónico (PDF)
información Implementar plan de preservación digital
a largo plazo
Manuales Técnicos de Sistemas Electrónico (PDF)
de información y hardware
PLANES
GRUPO DE SISTEMAS Planes de contingencia y
Electrónico (PDF)
continuidad de negocio
Planes de Estrategia de
Transición de Direcciones IP Electrónico (PDF)
(IPV4 a IPV6)
Planes de Mantenimiento de Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Equipos Tecnológicos Electrónico (XLS) a largo plazo hasta su proceso de
Planes de Seguridad y Privacidad selección implementando las estrategias
Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
de la Información
Electrónico (PDF, DOCX) preservación
Planes de transformación digital
Planes de Tratamiento de
Riesgos de Seguridad y Electrónico (PDF, DOCX)
Privacidad de la Información
Planes Estratégicos de Electrónico (PDF, DOCX)
Tecnologías de Información -
PETI
PROYECTOS
Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Arquitectura a largo plazo
Electrónico (PDF, DOCX)
Empresarial
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
GRUPO DE SERVICIO AL
DERECHOS DE PETICIÓN Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
CIUDADANO
de preservación para el periodo de
preservación

26
 INFORMES
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Informes Estadísticos de Servicio
selección implementando las estrategias
al Ciudadano
de preservación para el periodo de
preservación
Electrónico (PDF) Asegurar 3 años de integridad,
Informes Estadísticos de
autenticidad, perdurabilidad y
traslados de Comunicaciones
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Oficiales
establecido en el Archivo Central.
MANUALES
Implementar plan de preservación digital
Manuales de Servicio al Electrónico (WORD - PDF) a largo plazo
Ciudadano
PLANES
Implementar plan de preservación digital
Planes Institucionales de Electrónico (XLS - PDF) a largo plazo
Participación Ciudadana
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
INFORMES
Informes de Articulación Electrónico (XLS Y PDF)
Interinstitucional Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Electrónico (XLS Y PDF) a largo plazo
Informes de Eventos
Electrónico(PDF Y VIDEO)
PROGRAMAS
SUBDIRECCIÓN DEL
Programas de Promoción,
SISTEMA NACIONAL DE
Comunicación y Divulgación de la Electrónico (PDF
ARCHIVOS
Función Archivística Implementar plan de preservación digital
Programas de Seguimiento y a largo plazo
Electrónico(PDF)
Evaluación de la Política
Electrónico (XLS Y PDF)
Archivística
PROYECTOS
Electrónico (PDF)
Proyectos de Becas de Estímulos
Electrónico (XLS Y PDF)
Proyectos de Política Red Implementar plan de preservación digital
Electrónico(PDF)
Nacional de Archivos a largo plazo
Proyectos del Observatorio
Electrónico(PDF)
Sistema Nacional de Archivos
ACTAS
Implementar plan de preservación digital
Actas Mesas de Articulación del a largo plazo
Electrónico (PDF)
SNA
CONVENIOS
Implementar plan de preservación digital
GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Convenios Institucionales de Electrónico (PDF) a largo plazo
DESARROLLO DEL SNA Formación Archivística
INFORMES
Implementar plan de preservación digital
Informes de Seguimiento a largo plazo
Electrónico (PDF)
Archivos Audiovisuales
PLANES

27
 Planes de Implementación y
Seguimiento Política de Archivos Electrónico (PDF)
Derechos Humanos y Derecho Electrónico (XLS - PDF)
Internacional Humanitario Implementar plan de preservación digital
a largo plazo
Planes de Implementación y
Electrónico (PDF)
Seguimiento Política de Archivos
Electrónico (ELS - PDF)
Étnicos
PROGRAMAS
Programas de Articulación
Electrónico (XLS - PDF)
Comités Técnicos
Programas de Articulación
Consejos Territoriales de Electrónico (XLS - PDF) Implementar plan de preservación digital
Archivos a largo plazo
Electrónico (XLS - PDF)
Programas de Capacitación
Electrónico (PDF)
Archivística
Electrónico (PDF - VIDEO)
PROYECTOS
Proyectos de Política de Archivos
Derechos Humanos y Derecho Electrónico (PDF)
Internacional Humanitario
Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Política de Archivos
Electrónico (PDF) a largo plazo
Étnicos
Proyectos de Redes de Archivos
Electrónico (PDF)
Audiovisuales
SENTENCIAS Y AUTOS EN
MATERIA DE DERECHOS Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF)
HUMANOS Y DERECHO a largo plazo
INTERNACIONAL HUMANITARIO
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Implementar plan de preservación digital
Instrumentos de control Plan de a largo plazo
Electrónico (XLS)
Mejoramiento Archivístico
PLANES
Implementar plan de preservación digital
GRUPO DE INSPECCIÓN Y Planes Anuales de Inspección y Papel/Electrónico (DOCX - a largo plazo
VIGILANCIA Vigilancia PDF-XLS)
PROCESOS
Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF) a largo plazo hasta su proceso de
Procesos de Inspección,
Electrónico ((DOCX - PDF - selección
Vigilancia y Control
XLS - MP4 - AVI - TIFF)
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
SUBDIRECCIÓN DE preservación
TECNOLOGÍAS DE LA MANUALES
INFORMACIÓN Implementar plan de preservación digital
ARCHIVÍSTICA Y Manuales de Gobierno Digital Electrónico (PDF - XLSX)
a largo plazo
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
PLANES
Implementar plan de preservación digital
Planes de Tecnología Electrónico (PDF - XLSX)
a largo plazo
PROYECTOS

28
 Electrónico (PDF - XLS)
Proyecto de Archivo Nacional Electrónico (PDF - XLSX -
Digital PPT - TIFF - [Link] -
HTML)
Electrónico (PDF - XLSX)
Proyectos de Implementación
Electrónico (PDF - XLSX -
del Sistema de Información del
PPT - TIFF - [Link] -
Sistema Nacional de Archivos
HTML)
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Investigación Electrónico (PDF - XLSX - a largo plazo
Tecnológica PPT - TIFF - [Link] -
HTML)
Proyectos de Ley de
Transparencia y del Derecho de Electrónico (PDF)
Acceso a la Información Pública
Electrónico (PDF - XLSX -
Proyectos de Sistema Nacional
PPT -TIFF - [Link] -
de Archivos Electrónicos
HTML)
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
GRUPO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS Y preservación
PRESERVACIÓN DIGITAL PROYECTOS
Proyectos de Investigación Papel/Electrónico (PDF - Implementar plan de preservación digital
documento electrónico y XLS - [Link] - TIFF - a largo plazo
preservación digital PPTX)
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
GRUPO DE INNOVACIÓN Y preservación
APROPIACIÓN DE PROYECTOS
TECNOLOGÍAS DE
Proyectos de Investigación
INFORMACIÓN Implementar plan de preservación digital
apropiación de tecnologías de Electrónico (PDF)
ARCHIVÍSTICA a largo plazo
información
Proyectos del Observatorio
Tecnologías de la Información y Electrónico (PDF)
Documento Electrónico
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
DECLARATORIAS DE BIENES DE
INTERÉS CULTURAL- BIC Y Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CARÁCTER DOCUMENTAL Electrónico (XLS) a largo plazo
DEL PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO - CDA
DOCUMENTAL
PLANES
Implementar plan de preservación digital
Planes de Difusión del a largo plazo
Electrónico (PDF)
Patrimonio Documental
PROYECTOS
Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Investigación a largo plazo
Electrónico (PDF)
Patrimonio Documental

29
 Proyectos de Recuperación y
Fortalecimiento de Archivos Electrónico (PDF)
Históricos
REGISTROS
Implementar plan de preservación digital
Registro Nacional de Archivos Electrónico (XLS) a largo plazo
Históricos Colombianos Electrónico (PDF)
ACTAS
Implementar plan de preservación digital
Electrónico (CORREO) a largo plazo
Actas Comité de Patrimonio
Electrónico (PDF)
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) selección
HISTORIAS
Historias Clínicas de Documentos Electrónico (PDF)
del Archivo General de la Nación Electrónico (XLS)
Historias Clínicas de Documentos Implementar plan de preservación digital
Externos por Recuperación Electrónico (XLS) a largo plazo
Patrimonio Documental de la Electrónico (PDF)
Nación
Historias Clínicas de Documentos Electrónico (PDF)
Externos por Venta de Servicios Electrónico (XLS)
INFORMES
Informes de Diagnóstico del
Implementar plan de preservación digital
Estado de Conservación de los Electrónico (WORD)
a largo plazo
Fondos Documentales del AGN.
Informes de Seguimiento y
Electrónico (XLS)
Control de Condiciones
GRUPO DE CONSERVACIÓN Electrónico (WORD)
Ambientales
Y RESTAURACIÓN DEL
PATRIMONIO Informes de Seguimiento y
Electrónico (XLS)
DOCUMENTAL Control de Contaminantes
Electrónico (WORD - PDF)
Biológicos
Informes de Seguimiento y
Electrónico (XLS)
Control de Contaminantes
Electrónico (WORD)
Químicos
Informes de Seguimiento y Electrónico (XLS)
Control de Material Particulado Electrónico (WORD)
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Instrumentos de control
Documentación Externa
Electrónico (XLS)
Intervenida por Venta de
Servicios
Instrumentos de control
Implementar plan de preservación digital
Documentación Interna
a largo plazo
Intervenida
Instrumentos de control
Documentación Intervenida,
Electrónico (XLS)
Recuperación, Patrimonio
Documental de la Nación
Instrumentos de control
Asegurar 3 años de integridad,
Limpieza y Desinfección del
autenticidad, perdurabilidad y
Acervo Documental

30
 Instrumentos de control accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Electrónico (WORD) establecido en el Archivo Central.
Mantenimiento y Calibración de
Electrónico (XLS)
Equipos
PROYECTOS
Proyectos de Investigación Implementar plan de preservación digital
Electrónico (WORD)
Conservación y Restauración a largo plazo
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Electrónico ( APLICACIÖN
PMB - PDF)
Instrumentos de control
Electrónico (XLS - PDF) Implementar plan de preservación digital
Adquisición de Material
Electrónico ( CORREO - a largo plazo
Bibliográfico
PDF)
Electrónico (XLS - PDF)
Electrónico (XLS - PDF)
Instrumentos de control Gestión Asegurar 3 años de integridad,
Electrónico (CORREO -
Interbibliotecaria autenticidad, perdurabilidad y
PDF)
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Instrumentos de control servicios
Electrónico (XLS - PDF) establecido en el Archivo Central.
de información
Instrumentos de control Electrónico (WORD - PDF)
Implementar plan de preservación digital
solicitudes de información y Electrónico (WINISIS - PDF)
a largo plazo
GRUPO DE INVESTIGACIÓN copias de documentos históricos
DE FONDOS Asegurar 3 años de integridad,
Electrónico (CORREO -
DOCUMENTALES Instrumentos de control Visitas autenticidad, perdurabilidad y
PDF)
HISTÓRICOS Guiadas accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
Electrónico (XLS - PDF)
establecido en el Archivo Central.
PLANES
Electrónico (WORD - PDF) Implementar plan de preservación digital
Planes de Divulgación del a largo plazo
Electrónico (CORREO -
Patrimonio Documental
PDF)
PROYECTOS
Implementar plan de preservación digital
Proyectos de Investigación de a largo plazo
Electrónico (PDF)
fondos documentales históricos
REGISTROS
Asegurar 3 años de integridad,
Registros de Publicaciones
autenticidad, perdurabilidad y
Institucionales en donación y Electrónico (XLS - PDF)
accesibilidad hasta que cumpla el tiempo
venta
establecido en el Archivo Central.
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS
Electrónico (XLS) a largo plazo
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
selección implementando las estrategias
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
GRUPO DE ORGANIZACIÓN, preservación
DESCRIPCIÓN Y PLANES
REPROGRAFÍA
Planes de Digitalización de
Electrónico (PDF)
Fondos Documentales
Planes de Microfilmación de Implementar plan de preservación digital
Electrónico (PDF)
Fondos Documentales a largo plazo
Planes de Organización de Electrónico (PDF)
Fondos Documentales Electrónico (XLS)
ACTAS

31
 Actas Comité Evaluador de Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Documentos Electrónico (XLS) a largo plazo
CONCEPTOS
Implementar plan de preservación digital
Conceptos de Valoración de a largo plazo hasta su proceso de
Bienes Documentales para Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
Adquisición de preservación para el periodo de
preservación
Conceptos de Valoración de
Implementar plan de preservación digital
Bienes Documentales para Electrónico (PDF)
a largo plazo
Donación
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Conceptos Técnicos Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
de preservación para el periodo de
preservación
GRUPO DE EVALUACIÓN
DOCUMENTAL Y PLANES Electrónico (PDF)
Implementar plan de preservación digital
TRANSFERENCIAS Planes de Transferencias a largo plazo
SECUNDARIAS Electrónico (PDF)
Documentales Secundarias
PROCESOS
Procesos de Evaluación y
Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Convalidación de Tablas de
Electrónico (XLS) a largo plazo hasta su proceso de
Retención Documental
selección implementando las estrategias
Procesos de Evaluación y de preservación para el periodo de
Electrónico (PDF)
Convalidación de Tablas de preservación
Electrónico (XLS)
Valoración Documental
REGISTROS
Implementar plan de preservación digital
Registro General de Ingresos a largo plazo
Electrónico (XLS)
Documentales
Implementar plan de preservación digital
a largo plazo hasta su proceso de
Registro Único de Series
Electrónico (PDF) selección implementando las estrategias
Documentales
de preservación para el periodo de
preservación
CONCEPTOS Implementar plan de preservación digital
SUBDIRECCIÓN DE a largo plazo hasta su proceso de
ASISTENCIA TÉCNICA Y Electrónico (CORREO selección implementando las estrategias
PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS Conceptos Técnicos HTLM - PDF) de preservación para el periodo de
Electrónico (PDF) preservación
INFORMES
Informes Financieros de Electrónico (PDF) Implementar plan de preservación digital
Proyectos Archivísticos Electrónico (XLS - PDF) a largo plazo
Informes Seguimientos Electrónico (PDF)
GRUPO DE GESTIÓN DE Comerciales Electrónico (XLS - PDF)
PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS PROYECTOS
Implementar plan de preservación digital
Análogo/Electrónico a largo plazo hasta su proceso de
(CORREO HTLM - PDF) selección implementando las estrategias
Proyectos Archivísticos de preservación para el periodo de
Análogo/Electrónico (PDF)
Electrónico (XLS) preservación
HISTORIALES

32
 Implementar plan de preservación digital
Electrónico (CORREO a largo plazo hasta su proceso de
Historiales de Asistencia Técnica HTLM - PDF) selección implementando las estrategias
Electrónico (PDF) de preservación para el periodo de
preservación
GRUPO DE ASISTENCIA
INFORMES Implementar plan de preservación digital
TÉCNICA ARCHIVÍSTICA
Informes de Asistencia Técnica Electrónico (PDF) a largo plazo
PLANES
Implementar plan de preservación digital
Planes de Asistencia Técnica Electrónico (PDF) a largo plazo
Programada •Electrónico (XLS - PDF)
Tabla 3. Documentos Electrónicos de Archivo Identificados para preservar

[Link]. Identificación de ubicación y/o medios de almacenamiento (Sistema de

información, bases de datos, repositorio, etc.)

El archivo de gestión de documentos electrónico de archivos en la Entidad actualmente se gestiona,

administra y almacena en el repositorio de Share Point, ya que actualmente el AGN no cuenta con un
Sistema de Gestión de Documentos Electrónico de Archivos – SGDEA.

[Link]. Diagnóstico de documentos electrónicos a preservar

El diagnóstico de los documentos electrónicos para el presente plan de preservación digital se realizará en
la vigencia 2022.

[Link]. Análisis de riesgos

El análisis de los riesgos para este Plan de Preservación Digital se determina de acuerdo con el tipo de
archivo ya sea archivo de gestión o archivo central de la siguiente forma:

[Link]. Riesgos Archivo de Gestión

Los documentos electrónicos de los archivos de gestión actualmente se gestionan, administran y almacenan
en el repositorio de Share Point, ya que actualmente el AGN no cuenta con un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónico de Archivos – SGDEA, por tal motivo algunos riesgos asociados a estos archivos
son los siguientes:

• Perdida de documentos electrónicos almacenados en el repositorio del AGN.

• Multiplicidad de los formatos digitales usados para la creación y reproducción de los documentos
electrónicos de archivo almacenados en el repositorio AGN.
• Perdida de la integridad, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad a largo plazo de la información.
• Sustracción de información del repositorio de AGN, para fines personales o corporativos.
• Introducción de programas maliciosos al repositorio SharePoint que pueden ser usados para destruir
y obstaculizar el acceso a la información.
• Uso indebido de material sujeto a derechos de propiedad intelectual.
• Fugas de información extracción o perdida de información valiosa.

33
 • Acciones de ingeniera social malintencionada.
• Ataques deliberados a la información (Phishing, spam, espionaje).

[Link]. Riesgos Archivo Central

Por su parte el archivo central de la Entidad no cuenta con un repositorio, servidor o sistema de información
que pueda almacenar los archivos digitales producto de las transferencias primarias para documentos
electrónicos de archivo, por tal motivo algunos de los riesgos asociados al archivo central son los siguientes:

• No contar con un sistema de documentos electrónicos de archivo para recibir las transferencias
primarias de la Entidad.
• Pérdida del acceso a la información almacenada en el SharePoint.
• Carencia de metadatos de los documentos electrónicos de archivos.
• Imposibilidad de integrar los sistemas.
• Pérdida de la ruta de las auditorias realizadas a los documentos electrónicos de archivos.
• Alteración o perdida de información durante la aplicación de cualquier procedimiento de renovación
de medios donde se encuentra almacenada la información.
• Daños físicos a los programa o quipos donde se guardan los documentos electrónicos de archivo.
• No contar con las versiones finales de los documentos electrónicos de archivo.
• No contar con estructura definidas para los archivos de acuerdo con las TRD.
• Carencia de estructuras semánticas para nombrar los documentos electrónicos de archivo de
acuerdo con las especificaciones del MINTIC – AGN.

6.5. Evaluación de la Capacidad de Preservación Digital, aplicando el Modelo Digital

Preservation Capability Maturity – DPCMM.2

El Digital Preservation Capability Maturity Model – DPCMM, se utiliza para evaluar la capacidad que tiene
una organización para preservar y proporcionar acceso a los documentos electrónicos. Evalúa programas
electrónicos en 15 componentes, que son:

1. Política
2. Estrategia
3. Gobierno
4. Colaboración
5. Experiencia técnica
6. Formatos de fuente abierta / neutral
7. Comunidad designada
8. Registro de documentos electrónicos
9. Ingesta
10. Almacenamiento

2
Traducción realizada por:
Erika Lucia Rangel Palencia (2019). Traducción modelo de madurez para medir la capacidad de preservación digital (DPCMM): Traducción al
Español.

34
 11. Renovación de dispositivos / medios
12. Integridad
13. Seguridad
14. Metadatos
15. Acceso

Niveles de capacidad Índice de Puntuación.

Capacidad de preservación digital nominal 0
Capacidad mínima de preservación digital 1 – 15
Capacidad de preservación digital intermedia 16 – 30
Capacidad de preservación digital avanzada 31 – 45
Capacidad de preservación digital óptima 46 – 60
Tabla 4. Rango de Puntajes por cada nivel - DPCMM

6.5.1. Niveles de la capacidad de preservación digital en el AGN

De acuerdo con el DPCMM, se analizó la capacidad actual del Archivo General de la Nación para preservar
y proporcionar acceso a los registros electrónicos a largo plazo.

Nivel 0: Nivel 1: Nivel 2: Nivel 3: Nivel 4:

Capacidad de Capacidad Capacidad de Capacidad de Capacidad de
preservación mínima de preservación preservación preservación
digital preservación digital digital digital
nominal digital intermedia avanzada óptima
Política de preservación
digital
Estrategia de Preservación
Digital
Gobierno
Colaboración
Conocimientos técnicos
Tecnología estándar abierta -
Formatos neutros
Comunidad designada
Encuesta de documentos
electrónicos
Ingesta
Almacenamiento de archivos
Renovación de dispositivos /
medios

35
Integridad
Seguridad
Metadatos de preservación.
Acceso
Tabla 5. Niveles de la capacidad de preservación digital

6.5.2. Descripción de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN

Componente Nivel Descripción métrica de capacidad

Política de
El Archivo General de la Nación no tiene una política escrita de preservación
preservación
digital.
digital
Estrategia de
El Archivo General de la Nación no tiene una estrategia formal para abordar
Preservación
la obsolescencia de la tecnología.
Digital
El Archivo General de la Nación tiene un marco de gobierno de preservación
Gobierno digital limitado, basado en proyectos, que está operativo o se ha completado
con éxito.
El Archivo General de la Nación está trabajando actualmente para establecer
Colaboración un marco para la colaboración en la gestión de documentos electrónicos y los
problemas de preservación digital.
El Archivo General de la Nación tiene poco o ningún acceso operativo a
Conocimientos
expertos técnicos especializados en preservación digital o gestión de
técnicos
documentos electrónicos.
Tecnología El Archivo General de la Nación aún no ha adoptado ningún formato de
estándar abierta - archivo de tecnología estándar abierta como formato de preservación
Formatos neutros preferido.
El Archivo General de la Nación no tiene documentación formal que defina los
Comunidad derechos, obligaciones y responsabilidades de la Comunidad Designada para
designada que los documentos electrónicos sean transferidos o mantenidos por un
repositorio de preservación.
El Archivo General de la Nación utiliza los programas de retención existentes
Encuesta de para identificar documentos electrónicos de valor histórico, fiscal y legal
documentos permanente en la custodia de los productores de documentos. También
electrónicos realiza entrevistas y encuestas ad hoc, por única vez, para identificar otros
documentos electrónicos de valor histórico, fiscal y legal permanente.
El Archivo General de la Nación no tiene un repositorio de preservación digital
Ingesta capaz de recibir o ingerir documentos electrónicos a largo plazo y
permanentes
Almacenamiento El repositorio de preservación del Archivo General de la Nación no accede a
de archivos los documentos electrónicos o sus existencias consisten en un

36
Componente Nivel Descripción métrica de capacidad
almacenamiento de archivos primitivo (por ejemplo, una unidad compartida
o CD / DVD) donde está disponible.
Renovación de
El repositorio de preservación del Archivo General de la Nación no tiene
dispositivos /
ningún dispositivo formal ni protocolo de renovación de medios en vigor.
medios
El repositorio de preservación del Archivo General de la Nación no tiene
Integridad ningún procedimiento documentado para la protección de la integridad de
Documentos electrónicos bajo su custodia.
El repositorio de preservación del Archivo General de la Nación respalda la
Seguridad seguridad de los documentos electrónicos bajo su custodia a través de una
protección completa de firewall
El Archivo General de la Nación no tiene un repositorio de preservación
Metadatos de
primitiva o ningún metadato de preservación para los documentos
preservación.
electrónicos en su custodia
El repositorio de preservación del Archivo General de la Nación admite el
acceso a documentos electrónicos en al menos tres formatos neutrales de
Acceso tecnología estándar abierta (por ejemplo, formatos PDF / A, JPEG y TIFF) al
tiempo que se aplican todas las restricciones de acceso.

Tabla 6. 6.1.1. Descripción de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN

6.5.3. Métrica de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN

Nivel Nominal Nivel Mínimo Nivel Intermedio Nivel Avanzado Nivel Óptimo

Índice de Puntuación resultado DPCMM

30
25
20
15
10
5
0

Ilustración 3. Métrica de los resultados de la evaluación del nivel de madurez del AGN

37
 6.6. FASE III – Evaluación de Estrategias

6.6.1. Identificación y evaluación de estrategias de preservación

El proceso de preservación digital implica el establecimiento de acciones, políticas y procedimientos desde

la planeación de la gestión documental hasta la disposición final de los documentos; es así como, la
preservación digital a largo plazo se define como el principio, políticas, estrategias y acciones específicas
que tienen como un fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso
de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo
que se considere necesario3.

Algunas de las estrategias de preservación digital a largo plazo son las siguientes:

• El mantenimiento de copias múltiples, distribuidas geográficamente, de todos los documentos

electrónicos, digitales o digitalizados o colecciones bajo custodia de las entidades y que se
enmarcan de forma general en el alcance de la política de preservación digital.
• Supervisión estratégica de los activos digitales para detectar la obsolescencia de los formatos y la
integridad de los datos.
• Crear, almacenar y mantener metadatos de preservación.
• Reparar y reemplazar los datos o documentos corruptos.
• Realizar migraciones de formato y/o emulación según sea necesario.
• Comprender e informar sobre los riesgos que afectan al acceso continuo tanto a los documentos
como a sus metadatos.
• Revisar periódicamente los formatos recomendados de preservación digital y las normas de
conservación de los medios digitales.
• Asegurarse de que el enfoque se basa en las funciones de preservación de modelos o referentes
internacionales, normas, mejores prácticas y requisitos reglamentarios.
• Realizar auditorías para establecer la fiabilidad y evaluar la eficiencia del flujo de trabajo de
preservación digital dentro de la entidad.
• Identificar, mediante una selección sistemática, los materiales físicos y digitales que deben
preservarse digitalmente en todos los formatos, y aplicar las estrategias adecuadas de
preservación digital.
• Garantizar que se mantenga la autenticidad, integridad y la procedencia de todos los documentos
electrónicos, digitales o digitalizados, así como las colecciones bajo custodia.
• Desarrollar actividades de formación y capacitación continua con estrategias y herramientas de
preservación digital y desarrollar el conocimiento y la experiencia del personal y de las
instituciones.
• Establecer procesos y procedimientos para apoyar las actividades de preservación digital de
manera que se gestionen mejor los recursos actuales y puedan mantenerse en el futuro.

6.7. FASE IV – Plan de Acción

6.7.1. Definición de acciones y estrategias

3
Acuerdo 006 de 2014 Generalidades, Capítulo I, disponible en [Link]
38
Dentro de las estrategias de preservación digital para la información de la Entidad se encuentran las
siguientes:

• Copias de seguridad o de respaldo (backup): Las copias de seguridad (respaldo) se hacen a los
datos que consideran vulnerables en caso de software defectuoso, corrupción de datos, falla de
hardware, piratería maliciosa (hacking), error de usuario u otros eventos imprevistos. Las copias de
seguridad capturan y sincronizan una copia instantánea de un punto en el tiempo que luego se usa
para devolver los datos a su estado anterior.

• Renovación de Soporte físico de Almacenamiento: Consiste en pasar la información digital de

un soporte a otro nuevo o más moderno, para reducir el riesgo de pérdida debido al deterioro del
soporte físico. La transferencia de la información digital se realiza sin hacer ningún cambio al formato
de los archivos, solamente se renueva el soporte físico.

La frecuencia de renovación depende de:

o Las políticas establecidas por las áreas administradoras de los archivos digitales.
o El tipo de soporte físico.
o El tipo de uso del soporte físico.
o Las condiciones de almacenamiento del soporte.
o Los plazos recomendados por los fabricantes del soporte físico.

• Preservación de la Tecnología: Cosiste en conservar y dar mantenimiento de preservación a la

información por medio del uso hardware y software especializado.
Al aplicar esta estrategia se debe tener en cuenta:
o La rápida evolución de la tecnología.
o La inversión económica de la conservación y mantenimiento de equipos.

• Preservación: Consiste en convertir el contenido digital creado en un entorno específico y codificado

en un determinado formato a otro para que funcione en una nueva plataforma informática.
Por ejemplo:
o Transferencia de un formato a otro (de Microsoft Word a PDF)
o Transferencia de un sistema operativo a otro (de Windows a Linux)
o Transferencia de un lenguaje de programación a otro (de BASIC a PHP)
Es importante tener en cuenta que debe haber una constante actualización sobre los avances de la
tecnología para prever los cambios, seleccionar el mejor entorno digital y planificar adecuadamente
la migración.

• Emulación: Consiste en reproducir en un entorno informático distinto al original con las

características esenciales y necesarias para cargar los archivos, esto se hace, combinando
elementos de software y de hardware con la finalidad de que un formato obsoleto funcione en un
ambiente nuevo.
• Encapsulamiento: Para aplicar esta estrategia se pueden utilizar estructuras como archivos XML,
que mantienen la relación entre todos los componentes de la información que se debe preservar
(objeto digital, metadatos, identificador y especificaciones del software).
39
• Metadatos de Preservación: Los metadatos se pueden encapsular con el mismo recurso digital,
tenerlos en un archivo independiente, o en ambas partes.

6.8. Cronograma de ejecución Plan de Preservación

Actividad Descripción Plazo

Ajustar los procedimientos relacionados con el

Corto plazo
Normalización de Formatos proceso de Gestión Documental para asegurar
2022
el uso de los formatos seleccionados.

Identificar los tipos documentales por el

formato definido para su preservación
Normalización del formato de
Corto plazo
los documentos electrónicos
Ejecutar proyecto para excluir formatos 2022
actuales
propietarios mediante la conversión de
formatos.

Generar esquema de metadatos Realizar los ajustes en los aplicativos para Mediano plazo
de preservación capturar o inferir metadatos 2024

Implementar características de
Mediano plazo
Integrar documentos interoperabilidad en las aplicaciones para el
2024
envío de documentos al SGDEA

Procedimiento de identificación y análisis de

Elaborar e implementar los grupos documentales a preservar. Largo plazo
procedimientos de preservación Procedimiento de administración del sistema 2025
documental de preservación digital.

Mejora continua Implementar la ejecución periódica del Largo plazo

proceso de revisión de las estrategias y 2026
acciones de preservación

Tabla 7. Cronograma de ejecución Plan de Preservación

40
 7. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística en
Colombia está comprometido con aplicar los requerimientos normativos y técnicos expedidos, garantizando
la actualización de su política interna, tomando acciones y definiendo estándares para la gestión de la
información; así mismo, la actualización de sus instrumentos archivísticos tales como las Tablas de Control
de Acceso y el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos.

El AGN actualmente se encuentra en proceso de adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo el cual permitirá recibir y producir documentos en formato electrónico en una gran
parte de sus procesos; sin embargo, es importante resaltar que la producción documental desde la vigencia
2020 hacia los inicios de sus labores, se ha producido en su gran mayoría en soporte físico, aspecto que se
evaluará en el desarrollo y puesta en marcha de los programas de conservación preventiva.

6.1. OBJETIVO GENERAL

El Plan de Conservación Documental tiene como objetivo formular las actividades que permitan evitar el
deterioro de los documentos de archivo en soporte físico bien sean recibidos o producidos por la entidad y
así mismo, detenerlo en aquellos documentos que lo requieran.

6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Armonizar los aspectos de conservación documental con las políticas institucionales de archivo.
• Articular las actividades de conservación con los planes, programas y proyectos de archivo ygestión
documental.

• Garantizar el correcto mantenimiento y conservación de los documentos de archivo en cada una de

las etapas de su ciclo vital.

6.3. ALCANCE

Aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y analógicos, teniendo en cuenta además la
infraestructura dentro de la cual se encuentran los archivos.

6.4. PROGRAMAS DE PRESERVACIÓN PREVENTIVA

El Plan de Conservación Documental, está conformado por los siguientes programas de conservación
preventiva, en los cuales se establecen las actividades necesarias que garantizan la conservación de los
diferentes materiales que se encuentran custodiados en los archivos de la Entidad, con el fin reducir el
riesgo de deterioro que impida, la utilización de la información contenida en los diferentes soportes.

41
 Programa de Capacitación y Programa de Inspección y Programa de Saneamiento
Sensibilización Mantenimiento de Sistemas Ambiental: Limpieza,
de Almacenamiento e Desinfección, Desratización y
Instalaciones Físicas Desinsectación

Programa de Monitoreo y Programa de Programa de Atención de

Control de Condiciones Almacenamiento y Re- Emergencias y Prevención de
Ambientales almacenamiento Desastres

Ilustración 4. Programas de Preservación Preventiva

6.4.1. Programa de Capacitación y Sensibilización

[Link]. Objetivo

Instruir a los funcionarios, contratistas y usuarios del Archivo General de la Nación, de acuerdo con sus
roles y responsabilidades, en aspectos relacionados con la conservación, mantenimiento y uso de los bienes
documentales.

[Link]. Alcance

Va dirigido a todos funcionarios, contratistas y usuarios del Archivo General de la Nación.

[Link]. Actividades

DEPENDENCIAS
ACTIVIDADES FRECUENCIA
RESPONSABLES
GAGD
Jornada de capacitación: Socialización del Sistema Integrado GCRPD
ANUAL
de Conservación SUBTIADE
GGH

42
 Charlas de Inducción y sensibilización a Servidores Públicos de GAGD
la Entidad de los grupos de trabajo que intervienen en GCRPD
actividades relacionadas con la organización, descripción, SUBTIADE SEMESTRAL
transferencias, conservación, mantenimiento y puesta al SUBATGPA
servicio de los bienes documentales de la Entidad. GRF
Sensibilización a Servidores Públicos de la Entidad, a través de GAGD
campañas en los distintos canales de comunicación de la GCRPD
MENSUAL
Entidad, página web, intranet, redes sociales, boletín interno SUBTIADE
La Rosa de los Vientos, carteleras. DG-COMUNICACIÓN
GAGD
Sensibilización a los Usuarios Externos, que utilizan los GCRPD
servicios de información que brinda la Entidad, por medio de SUBTIADE
PERMANENTE
protocolos, plegables y campañas a través de los medios SUBATGPA
audiovisuales que dispone el AGN. GIFDH
DG-COMUNICACIÓN
Tabla 8. Actividades Programa de Capacitación y Sensibilización

[Link]. Evidencias

• Solicitudes de capacitación y/o sensibilización, documentos, publicaciones y plegables del Sistema

Integrado de Conservación.
• Comunicaciones Oficiales del Sistema Integrado de Conservación.
• Formato GDO-FO-04 Registro Asistencia: Actividad: Reunión; Capacitación; Comité; Reunión de
Trabajo; Exposición; Otro.
• Encuesta de satisfacción de capacitaciones del Sistema Integrado de Conservación.
• Evaluación de capacitación del Sistema Integrado de Conservación

6.4.2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e

Instalaciones Físicas

[Link]. Objetivo

Mantener en buenas condiciones los espacios y mobiliario de almacenamiento documental, con el fin de
garantizar la conservación de los archivos de gestión, archivo central y del acervo documental que custodia
el Archivo General de la Nación.

[Link]. Alcance

Todos los depósitos y áreas donde se custodia la documentación generada en desarrollo de las funciones,
y la recibida en cumplimiento de la Misión del Archivo General de la Nación.

[Link]. Actividades

DEPENDENCIAS
ACTIVIDADES FRECUENCIA
RESPONSABLES
Todas las
Inspección de los depósitos o áreas donde se custodia la
dependencias de la PERMANENTE
documentación del acervo del AGN.
Entidad.

43
 Mantenimiento preventivo y correctivo de redes (hidráulicas,
eléctricas, ventilación) y sistemas de detección de incendios
con el fin de detectar y corregir de inmediato cualquier factor GRF ANUAL
que ponga en riesgo la conservación de la documentación o la
integridad del personal.
Mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura
GRF ANUAL
física de instalaciones y sistemas de almacenamiento.
Adecuación de espacios físicos de instalaciones de la Entidad. GRF ANUAL
Adquisición de mobiliario acorde con las características de la
GRF ANUAL
documentación y según necesidad.
Verificar la ubicación de los archivos de gestión, evitando que
cerca de ellos se almacenen materiales u otros elementos
extraños a los materiales de archivo, como químicos, GRF SEMESTRAL
combustibles, insumos de aseo o papelería que puedan
implicar algún riesgo para la conservación de los archivos.
Tabla 9. Actividades Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

[Link]. Evidencias

• Formato GDO-F-03 Informe (Anexos)

6.4.3. Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, Desinfección, Desratización y

Desinsectación

[Link]. Objetivo

Mantener en óptimas condiciones los ambientes de los depósitos y áreas de archivo, libres de material
particulado, contaminantes químicos y/o biológicos, y plagas que puedan poner en riesgo la conservación
de los archivos de gestión, archivo central y del acervo documental que custodia el Archivo General de la
Nación.

[Link]. Alcance

Todos los depósitos y áreas donde se custodia la documentación generada en desarrollo de las funciones,
y la recibida en cumplimiento de la Misión del Archivo General de la Nación.

[Link]. Actividades

DEPENDENCCIAS
ACTIVIDADES FRECUENCIA
RESPONSABLES
GCRPD
Limpieza y desinfección de espacios y mobiliarios de los
SUBATGPA MENSUAL
depósitos de custodia documental.
GRF
GCRPD
Jornada de fumigación (desinsectación) de depósitos y áreas
SUBATGPA ANUAL
de custodia documental y desratización de áreas comunes.
GRF
44
 GCRPD
Cambio de filtros perimetrales en depósitos del bloque sur. ANUAL
GRF

Inspección y mantenimiento para el control de aves en las GCRPD

ANUAL
fachadas externas de la Entidad. GRF

Limpieza de áreas y mobiliario de los archivos gestión de la GRF

MENSUAL
Entidad. GCRPD

Desinfección de áreas de los archivos gestión de la Entidad. GCRPD MENSUAL

Tabla 10. Actividades Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, Desinfección, Desratización y Desinsectación

[Link]. Evidencias

• Formato GDO-F-03 Informe (Anexos)

• Plan anual de mantenimiento de la Entidad
• Copia de la Hoja de Servicio que indica el procedimiento y producto aplicado para la
desinsectación, desratización y desinfección, entregado por la empresa prestadora del servicio
debidamente avalado.

6.4.4. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

[Link]. Objetivo

Garantizar condiciones ambientales estables (Humedad relativa y Temperatura) y niveles de radiación y

contaminantes químicos dentro de los rangos permitidos por la normatividad vigente para los distintos
soportes documentales de la Entidad.

[Link]. Alcance

Todos los depósitos y áreas donde se custodia la documentación generada en desarrollo de las funciones,
y la recibida en cumplimiento de la Misión del Archivo General de la Nación.

[Link]. Actividades

DEPENDENCIAS
ACTIVIDADES FRECUENCIA
RESPONSABLES
GCRPD
Monitoreo y control de humedad relativa y temperatura. MENSUAL
GGPA

Medición de carga de polvo, contaminantes químicos y GCRPD

TRIMESTRAL
niveles de radiación. GGPA
Medición de carga microbiana. Validación, (antes y
GCRPD
después), de los procesos de limpieza, desinfección y MENSUAL
GGPA
cambio de filtros perimetrales.

45
 GCRPD
Mantenimiento y calibración de equipos de medición y
GGPA ANUAL
control.
GRF
Tabla 11. Actividades Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

[Link]. Evidencias

• Formato GDO-F-03 Informe (Anexos)

• Certificados de calibración de equipos de medición.

6.4.5. Programa de Almacenamiento y Re-almacenamiento

[Link]. Objetivo

Proporcionar a los documentos de Archivo de la Entidad, las unidades de almacenamiento que garanticen
su adecuada conservación, mediante el uso de materiales de óptima calidad y teniendo en cuenta las
características de los soportes.

[Link]. Alcance

Todos los documentos de archivo custodiados y producidos en la Entidad.

[Link]. Actividades

DEPENDENCIAS
ACTIVIDADES FRECUENCIA
RESPONSABLES
Todas las
Adquisición de unidades de conservación. dependencias de la ANUAL
Entidad.
Elaboración de unidades de conservación para grandes
GCRPD PERMANENTE
formatos o documentos con características especiales.

Refuerzo de lomos y encuadernaciones del Acervo

GCRPD PERMANENTE
Documental de la Entidad.
Todas las
Almacenamiento documental en Archivos de Gestión. dependencias de la PERMANENTE
Entidad.
SUBATGPA
Almacenamiento y/o re-almacenamiento documental,
SUBGPD PERMANENTE
durante el desarrollo de procesos técnicos.
GAGD
Tabla 12. Actividades Programa de Almacenamiento y Re-almacenamiento

[Link]. Evidencias

• Formatos AAD-FO-06 / AAD-FO-07 / AAD-FO-12 / AAD-FO-20

• Fichas técnicas para la adquisición de insumos de almacenamiento documental.
• Plan Anual de Adquisiciones
46
 6.4.6. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

[Link]. Objetivo

Definir las políticas, los sistemas de organización y los procedimientos generales, para prevenir y/o actuar
de manera oportuna, eficiente y eficaz, de acuerdo con las situaciones de emergencia o desastre que
puedan presentarse con la documentación custodiada y producida por el Archivo General de la Nación.

[Link]. Alcance

Todos los documentos de archivo custodiados y producidos en la Entidad.

[Link]. Actividades

DEPENDENCIAS
ACTIVIDADES FRECUENCIA
RESPONSABLES
Conformar el Comité de Prevención de Emergencias y
Dirección General N/A
Atención de Desastres para documentos.
Sesiones trimestrales del Comité de Prevención de
Emergencias y Atención de Desastres para Miembros del Comité TRIMESTRAL
documentos.
Adecuar el plan y los protocolos de Prevención de
Emergencias y Atención de Desastres para
documentos generados en desarrollo de las funciones, SUBGPD ANUAL
los custodiados y los recibidos en cumplimiento de la
Misión del Archivo General de la Nación.
SUBGPD
Definir rutas de evacuación y sitios de traslado temporalSUBATGPA
ANUAL
de documentos en los casos que se requiera. GRF
GAGD
SUBGPD
Realizar simulacros de evacuación y salvamento SUBATGPA
SEMESTRAL
documental. GRF
GAGD
Tabla 13. Actividades Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

[Link]. Evidencias

• Acto administrativo de conformación del Comité de Prevención de Emergencias y Atención de

Desastres para documentos.
• Actas de Comité de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para documentos.
• Planeación y programación de simulacros de evacuación y salvamento documental.
• Programación y registro de asistencia simulacros de evacuación y salvamento documental.
• Rutas de evacuación.
• Plan y protocolos de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para documentos.

47
 6.5. Cronograma

2021

SEPTIEMBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

2022
OCTUBRE
FEBRERO

AGOSTO
MARZO
ENERO

MAYO
ACTIVIDADES ENCARGADO

JUNIO
ABRIL

JULIO
Programa de Capacitación y Sensibilización
GGH y SE C
1- Apoyo Socialización del Sistema Integrado de GCRPD X REI
Conservación AGN. (De acuerdo con el Plan Anual de (Coordinadores) Co
Capacitación)

2- Charlas de Inducción y sensibilización a Servidores

Públicos de la Entidad de los grupos de trabajo que
intervienen en actividades relacionadas con la SE
SGPD y
organización, descripción, transferencias,
Coordinadora X
conservación, mantenimiento y puesta al servicio de CON
GCRPD
los bienes documentales de la Entidad. (Dirigidas a
contratistas, pasantes y demás interesados al interior
de la entidad)

3- Sensibilización a Servidores Públicos de la Entidad,

Martha
a través de campañas en los distintos canales de
Cárdenas, S
comunicación de la Entidad, página web, intranet, X X
Comunicaciones CON
redes sociales, boletín interno La Rosa de los Vientos,
y GCRPD
carteleras

4- Sensibilización a los Usuarios Externos, que utilizan

los servicios de información que brinda la Entidad, por SE
Martha DI
medio de protocolos, plegables y campañas a través
Cárdenas,
de los medios audiovisuales que dispone el AGN X X X X X X X X X X X X colo
Comunicaciones
(actualización del plegable existente en Sala y video Pe
y GCRPD
sobre adecuada manipulación para proyectar en Sala bi
de Investigación)

Programa de Inspección y Mantenimiento

de Sistemas de Almacenamiento e
Instalaciones Físicas coordina brigada
junto con área Se aj
1- Inspección de los depósitos o áreas donde se científica, X X X X X X X reco
custodia la documentación del acervo del AGN restauradores y
auxiliar de planta

Programa de Monitoreo y Control de Condiciones

Ambientales
Se ha
1A- Monitoreo y control de humedad relativa y GCRPD X X
temperatura (Se proyectan dos informes, para los
casos de venta de servicios, con GRF y GGPA)
48
1B- Monitoreo y control de humedad relativa y
temperatura (en áreas de custodia, pasillos, zonas de X X X X X X X X X X X X
trabajo y archivos de gestión).
2A- Medición de carga de polvo, contaminantes
químicos y niveles de radiación (Se proyectan X X
informes para venta de servicios, con GRF y GGPA.
2B- Medición de carga de polvo, contaminantes
químicos (en áreas de custodia, pasillos, zonas de X X X X
trabajo y archivos de gestión).

3- Medición de carga microbiana en áreas de custodia,

zonas de trabajo y archivos de gestión. Validación,
X X X X X X X X X X X
(antes y después), de los procesos de limpieza,
desinfección y cambio de filtros perimetrales

4- Mantenimiento y calibración de equipos de medición Se

X
y control qu

Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza,

Desinfección, Desratización y Desinsectación
GRF Se e
1- Limpieza y desinfección de espacios y mobiliarios x X X X X X X X X X X X
GCRPD revis
de los depósitos de custodia documental.
(Cronograma se envía a GRF)
Se re
sane
novie
2- Jornada de fumigación (desinsectación) de
depósitos y áreas de custodia documental y X X X X Hubo
desratización de áreas comunes. (Contrato a tercero) medi
prese
GRF con
recomendaciones
del GCRPD Se re
áreas
3- Cambio de filtros perimetrales en el bloque sur por p
GCRPD y corredores bloque norte GRF. (SEDE X X X X X X X GCRP
CENTRO por mantenimiento).

Es ur
estru
4- Inspección y mantenimiento para el control de aves
GRF (personal que e
en las fachadas externas de la Entidad (Sede Centro).
de X X X X de lo
(Requiere trabajo en alturas y anclajes, debe ir por
mantenimiento) limpi
mantenimiento cada 3 meses)
centr

Se re

GRF (personal
5- Limpieza de áreas y mobiliario de los archivos de
de aseo y X X X X X X X X X X X X
gestión de la Entidad.
mantenimiento)

GRF (personal Se re
6- Desinfección de áreas de los archivos de gestión de de
X X X X X X X X X
la Entidad. mantenimiento)
GCRPD

49
 Programa de Almacenamiento y Re-
almacenamiento

1- Unidades de conservación (Almacenamiento de

fotografías positivos (álbumes) del extinto DAS)
Recursos y personal, materiales y actividades con
proyecto DAS. Dirección
X X X X X X X para
Realizar diagnóstico aleatorio del estado de General
m
conservación de 42.167 cajas del extinto DAS que se
encuentran en la sede Funza. Aunque no es una
actividad de almacenamiento, los contratistas pueden
adelantar labores de diagnóstico para conocer las
necesidades de ese acervo documental.

Se e
2- Elaboración de unidades de conservación para for
grandes formatos o documentos con características X X X X X X X X X X X X f
especiales. (Según sea necesario) e

GCRPD Se r

3- Refuerzo de lomos y encuadernaciones del Acervo so

X X X X X X X X X X X X
Documental de la Entidad. (Según sea necesario) nece
le
prim

GAGD y todas A
4- Almacenamiento documental en Archivos de las dependencias p
X X X X X X X X X X X X
Gestión r

Programa de Prevención de Emergencias

y Atención de Desastres
1- Adecuar el plan y los protocolos de Prevención de La ac
Emergencias y Atención de Desastres para tien
GCRPD X X X X X X X X X X X X
documentos generados en desarrollo de las do
funciones, los custodiados y los recibidos en
cumplimiento de la misión del AGN.

2- Definir rutas de evacuación y sitios de traslado

temporal de documentos en los casos que se GRF, GAGD,
X X X X X X X For
requiera GIFDH

3- Realizar simulacros de evacuación y salvamento

documental. Fue n
de sa
GESTION
se
HUMANA y X X X
ag
GCRPD
ub
20
22

ACTIVIDADES ENCARGADO 2021 EJECUCIÓN

50
 SEPTIEMBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE
OCTUBRE
FEBRERO

AGOSTO
MARZO
ENERO

MAYO

JUNIO
ABRIL

JULIO
Programa de Capacitación SE CUMPLIÓ EN LAS
y Sensibilización JORNADAS DE
GGH y
1- Apoyo Socialización del Sistema REINDUCCIÓN y se
GCRPD X
Integrado de Conservación AGN. (De socializó en el
(Coordinadores)
acuerdo con el Plan Anual de Comité de gestión y
Capacitación) desempeño

2- Charlas de Inducción y sensibilización a

Servidores Públicos de la Entidad de los
SE REALIZARON
grupos de trabajo que intervienen en
JORNADAS CON
actividades relacionadas con la
SGPD y TODOS LOS GRUPO
organización, descripción, transferencias,
Coordinadora X DE CONTRATISTAS
conservación, mantenimiento y puesta al
GCRPD DEL GPA DENTRO Y
servicio de los bienes documentales de la
FUERA DE LA
Entidad. (Dirigidas a contratistas,
ENTIDAD
pasantes y demás interesados al interior
de la entidad)

3- Sensibilización a Servidores Públicos de

la Entidad, a través de campañas en los Martha SE PROYECTÓ UN
distintos canales de comunicación de la Cárdenas, ABC DE LA
X X
Entidad, página web, intranet, redes Comunicaciones CONSERVACIÓN
sociales, boletín interno La Rosa de los y GCRPD PARA LA INTRANET
Vientos, carteleras
SE REALIZARON
4- Sensibilización a los Usuarios Externos,
ACTIVIDADES DE
que utilizan los servicios de información
DIFUSIÓN POR
que brinda la Entidad, por medio de
Martha REDES, como los
protocolos, plegables y campañas a través
Cárdenas, coloquios de abril y
de los medios audiovisuales que dispone X X X X X X X X X X X X
Comunicaciones agosto sobre la
el AGN (actualización del plegable
y GCRPD Pedagogía en la
existente en Sala y video sobre adecuada
restauración de
manipulación para proyectar en Sala de
bienes gráficos y
Investigación)
documentales
Programa de Inspección
y Mantenimiento de Sistemas
de Almacenamiento e coordina brigada Se ajustó el formato
Instalaciones Físicas junto con área propuesto para
1- Inspección de los depósitos o áreas científica, X X X X X X X recoleccion de la
donde se custodia la documentación del restauradores y información y está
acervo del AGN auxiliar de planta en prueba.

Programa
de Monitoreo y Control de Condiciones
Ambientales Se han realizado los
1A- Monitoreo y control de humedad GCRPD X X monitoreos y su
relativa y temperatura (Se proyectan dos respectivo informe
informes, para los casos de venta de
servicios, con GRF y GGPA)

51
1B- Monitoreo y control de humedad
relativa y temperatura (en áreas de
X X X X X X X X X X X X
custodia, pasillos, zonas de trabajo y
archivos de gestión).
2A- Medición de carga de polvo,
contaminantes químicos y niveles de
X X
radiación (Se proyectan informes para
venta de servicios, con GRF y GGPA.
2B- Medición de carga de polvo,
contaminantes químicos (en áreas de
X X X X
custodia, pasillos, zonas de trabajo y
archivos de gestión).
3- Medición de carga microbiana en áreas
de custodia, zonas de trabajo y archivos
de gestión. Validación, (antes y después), X X X X X X X X X X X
de los procesos de limpieza, desinfección
y cambio de filtros perimetrales
Se tiene previsto
4- Mantenimiento y calibración de para el 2022, ya que
X
equipos de medición y control se realizó a finales
del 2020
Programa de Saneamiento Ambiental:
Limpieza, Desinfección, Desratización y Se envió el
Desinsectación cronograma al GRF
GRF
x X X X X X X X X X X X y se revisó la
1- Limpieza y desinfección de espacios y GCRPD
efectividad
mobiliarios de los depósitos de custodia
aleatoriamente
documental. (Cronograma se envía a GRF)
Se realizaron
jornadas de
saneamiento en las
dos sedes en
2- Jornada de fumigación (desinsectación)
noviembre.
de depósitos y áreas de custodia
X X X X Hubo necesidad de
documental y desratización de áreas
incrementar las
comunes. (Contrato a tercero)
medidas de
GRF con desratización por
recomendaciones presencia de
del GCRPD roedores
Se realizó el cambio
de filtros de 13
3- Cambio de filtros perimetrales en el áreas de custodia
bloque sur GCRPD y corredores bloque del bloque sur, por
X X X X X X X
norte GRF. (SEDE CENTRO por parte de una
mantenimiento). contratista del
GCRPD
Es urgente comprar
e instalar la
estructura para los
4- Inspección y mantenimiento para el
anclajes móviles
control de aves en las fachadas externas
GRF (personal de que exige la línea de
de la Entidad (Sede Centro). (Requiere X X X X
mantenimiento) vida, con el fin de
trabajo en alturas y anclajes, debe ir por
lograr realizar el
mantenimiento cada 3 meses)
control y la limpieza
de fachadas de la
sede centro

52
 Se realiza a diario

GRF (personal de
5- Limpieza de áreas y mobiliario de los
aseo y X X X X X X X X X X X X
archivos de gestión de la Entidad.
mantenimiento)

GRF (personal de Se realizó 3 veces

6- Desinfección de áreas de los archivos este año
mantenimiento) X X X X X X X X X
de gestión de la Entidad.
GCRPD
Programa de Almacenamiento y Re-
almacenamiento
1- Unidades de conservación
Se realizó el
(Almacenamiento de fotografías positivos
tratamiento de
(álbumes) del extinto DAS) Recursos y
conservación y
personal, materiales y actividades
realmacenamiento
proyecto DAS.
Dirección para los 62 álbumes
Realizar diagnóstico aleatorio del estado X X X X X X X
General de fotografías,
de conservación de 42.167 cajas del
mediante la
extinto DAS que se encuentran en la sede
contratación de 1
Funza. Aunque no es una actividad de
restaurador y dos
almacenamiento, los contratistas pueden
técnicos
adelantar labores de diagnóstico para
conocer las necesidades de ese acervo
documental.
Se elaboraron las
carpetas de gran
2- Elaboración de unidades de formato para obra
conservación para grandes formatos o palana y para folios
X X X X X X X X X X X X
documentos con características de formato superior
especiales. (Según sea necesario) al estándar, luego
de haber sido
intervenidos.
Se realizaron los
refuerzos de lomo y
GCRPD
empastes de
documentos
solicitados por el
3- Refuerzo de lomos y encuadernaciones
GIFDH y según
del Acervo Documental de la Entidad. X X X X X X X X X X X X
necesidad de los
(Según sea necesario)
tomos a los que se
les realizaron
tratamientos de
primeros auxilios y
de restauración.
GAGD y todas las Al entregar las
dependencias transferencias
4- Almacenamiento documental en primarias al archivo
X X X X X X X X X X X X
Archivos de Gestión Central se realiza el
realmacenamiento
correspondiente
Programa de Prevención de Emergencias La actualización
GCRPD X X X X X X X X X X X X
y Atención de Desastres está en proceso. Se

53
1- Adecuar el plan y los tiene el panorama
protocolos de Prevención de de riesgos de las
Emergencias y Atención de dos sedes y se ha
Desastres para documentos generados adelantado el
en desarrollo de las funciones, los protocolo.
custodiados y los recibidos en
cumplimiento de la misión del AGN.
2- Definir rutas de evacuación y sitios de
GRF, GAGD, Forma parte del
traslado temporal de documentos en los X X X X X X X
GIFDH mismo protocolo
casos que se requiera
3- Realizar simulacros de evacuación y Fue necesario
salvamento documental. implementar
acciones de
salvamento en la
vida real ya que se
GESTION
presentaron 3
HUMANA y X X X
filtraciones de agua
GCRPD
que afectaron
documentos
ubicados en 3 áreas
y momentos
diferentes.
Tabla 14. Cronograma de Actividades Plan de COnservación

FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO

54
Título: SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC
Fecha Actualización: 2021 – 12 – 20
Teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo 06 de 2014 “Por medio del cual
se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de
Documentos” de la Ley 594 de 2000”, el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, liderado por el Grupo de Archivo y Gestión Documental y el
Grupo de Conservación y Restauración del Patromio Documental, elaboran el
Sistema Integrado de Conservación – SIC, entendido como el conjunto de
Sumario:
métodos, actividades, procesos y procedimientos de conservación documental
y preservación digital orientados a cumplir con el deber de memoria del Estado,
asegurar una gestión integral, efectiva y transparente de la administración y que
en armonía con los demás sistemas implementados en la entidad, garantizar una
adecuada conservación y mantenimiento de los documentos de archivo recibidos
y producidos por las dependencias en cumplimiento de sus funciones.
Palabras Claves: Conservación documental , Preservación Digital
Formato: PDF Lenguaje: Español
Grupo de Archivo y Gestión Documental y Grupo de Conservación y
Dependencia:
Restauración del Patromio Documental
Código: Versión: 2.0 Estado: Vigente
Ubicación: Sub serie: 210.27.28 Planes de Sistema Integrado de Conservación

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Grupo de Archivo y Gestión Documental Creación del documento
1.0 2018-12 y Grupo de Conservación y Restauración
del Patromio Documental
Grupo de Archivo y Gestión Documental Actualización del documento
2.0 2021-12-20 y Grupo de Conservación y Restauración
del Patromio Documental

55