UNIVERSIDAD GALILEO – IDEA
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
CEI: Liceo Guatemala
Horario: sábado 11 am
Curso: Creación Empresarial I
Tutor: Erick Wilberth Trujillo Sobrique
TAREA No 3
Capítulo: Gestión Documental
Tabla de contenido
INTRODUCCION..................................................................................................... 3
OBJETIVOS............................................................................................................. 4
RESUMEN............................................................................................................... 5
PREGUNTAS........................................................................................................... 6
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL..............................................................................7
CONCLUSIONES.....................................................................................................9
RECOMENDACIONES..........................................................................................10
E-GRAFIA...............................................................................................................11
INTRODUCCION
La gestión documental se ha convertido en un elemento fundamental para el
funcionamiento eficiente de las organizaciones de la era digital. En un entorno
empresarial cada vez más complejo y dinámico la capacidad de gestionar de
manera efectiva la información y la documentación se ha vuelto crucial para
garantizar la productividad, la seguridad y la conformidad normativa. En este
trabajo se explorará la importancia de la gestión documental en las organizaciones
contemporáneas, examinando la reducción de costos, la mejora de la toma de
decisiones y el cumplimiento normativo, Además se analizaran las mejores
practicas y estrategias para implementar y mantener un sistema de gestión
documental efectivo así como los desafíos y oportunidades asociados con su
implementación.
OBJETIVOS
1. Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta en
práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.
2. La identificación de la gestión documental mejorada, como componente
esencial de la gestión y procesamiento de la información, requiere un
enfoque digital, este recurso permitirá aumentar la calidad de los datos,
filtrarlos y validarlos automáticamente y exportarlos a diferentes bases de
datos o aplicaciones.
3. La información importante debe ser identificada y protegida, así como para
una mejor gestión de procesos y procedimientos que ayuda a simplificar las
cargas de trabajo.
RESUMEN
1. GESTION DOCUMENTAL (CONCEPTO Y OBJETO): Se refiere al conjunto
de procesos y técnicas utilizados para organizar almacenar, recuperar y
gestionar la información y la documentación de una organización de
manera eficiente y efectiva a lo largo de su ciclo de vida. El objetivo
principal es optimizar la administración de la información y la
documentación de una organización para mejorar su eficiencia operativa.
2. PROPOSITO DE LA GESTION DOCUMENTAL: El propósito es facilitar la
creación, organización, almacenamiento, y disposición de la información y
la documentación de una organización de manera eficiente y efectiva. Al
implementar un sistema de gestión documental adecuado, una organización
puede lograr varios propósitos claves.
3. ENFOQUE CLASICO (FORMAS IMPRESAS Y ANALISIS): El enfoque
clásico de gestión documental se centra en el manejo de documentos
físicos, impresos y en la realización de análisis de estos para optimizar su
organización y utilización. Este enfoque tradicional se basa en métodos y
prácticas que han sido utilizados durante mucho tiempo antes de la llegada
de las tecnologías digitales. Es importante tener en cuenta que si bien el
enfoque clásico sigue siendo valido en algunas situaciones cada vez más
organizaciones están adoptando sistemas de gestión documental
digitalizados para aprovechar las ventajas de la tecnología y mejorar la
eficiencia y la efectividad en la gestión de la información,
4. ENFOQUE DIGITAL (software y herramientas): Se refiere a la utilización d
tecnologías digitales para crear almacenar, organizar, recuperar y gestionar
la información y la documentación de una organización de manera
electrónica, Este enfoque se ha vuelto cada vez más común y preferido por
las organizaciones debido a las numerosas ventajas que ofrece términos de
eficiencia, accesibilidad, seguridad y sostenibilidad.
5. VENTAJAS DE LA GESTION DOCUMENTAL: La gestión documental
ofrece una serie de ventajas significativas para las organizaciones, tanto en
términos de eficiencia operativa como de cumplimiento normativo. Algunas
de las ventajas de implementar un sistema de gestión documental son:
Acceso rápido y fácil a la información, Reducción del espacio físico y los
costos asociados, mejora de la productividad, mayor protección y seguridad
de datos, entre otras.
PREGUNTAS
1. ¿POR QUE ES IMPORANTE LA GESTION DOCUMENTAL EN LAS
EMPRESAS? La gestión documental es importante en las empresas por
varias razones fundamentales: Eficiencia operativa, reducción de costos,
cumplimiento normativo, seguridad de la información, mejora de la toma de
decisiones, resiliencia ante desastres. Le gestión documental es importante
en las empresas porque mejora la eficiencia operativa, reduce los costos,
garantiza el cumplimiento normativo, protege la información confidencial,
facilita la toma de decisiones y aumenta la resiliencia ante desastres. Es
una herramienta fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier
empresa en la era digital.
2. ¿COMO PUEDE COMPROBARSE LA EFECTIVIDAD DE LA GESTION
DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS?: La efectividad puede comprobarse
a través de diversos indicadores y métodos de evaluación, hay algunas
formas de medir y verificar la efectividad de la gestión documental:
Reducción del tiempo de búsqueda, Incremento de la productividad,
cumplimiento normativo, reducción de costos, mejora en la satisfacción del
cliente. La efectividad puede comprobarse mediante la evaluación de
indicadores como la reducción del tiempo de búsqueda, el incremento de la
productividad y el cumplimiento normativo.
3. ¿EN QUE CASOS ES NECESARIO O ACONSEJABLE EL USO DE
FORMAS IMPRESAS? Aunque la gestión documental digital ofrece
numerosas ventajas hay situaciones especificas en las que el uso de
formas impresas sigue siendo necesario o aconsejable, algunos ejemplos
son: Documentos legales y oficiales, firmas y autorizaciones manuscritas,
documentos que requieren una copia física, archivos históricos y de
archivo, comunicación con ciertos grupos demográficos, requisitos de
presentación o impresión. Es importante evaluar cada situación
individualmente y determinar la mejor forma de gestionar y presentar la
información en función de las necesidades.
4. CON QUE ACTIVIDADES (PUESTOS O AREAS) EMPRESARIALES
RELACIONA LOS DIFERENTES PROGRAMAS: ¿PARA GENERAR
FORMATOS, PARA GENERAR FORMATOS GRAFICOS?: Los programas
informáticos relacionados con las generación de formatos y formatos
gráficos pueden ser utilizados en una variedad de actividades,
Departamento de recursos humanos: Los programas como Microsoft Word,
Google docs o software especifico de gestión de recursos humanos pueden
ser utilizados para crear y editar documentos como formularios de solicitud
de empleo, contratos laborales, evaluaciones de desempeño entre otros.
Departamento de ventas y marketing, los programas de procesamiento de
texto y diseño gráfico pueden ser utilizados para crea materiales de
marketing como folletos, presentaciones y propuestas comerciales o
informes de ventas. Departamento de finanzas este puede generar
formatos gráficos para gráficos financieros como gráficos de barra,
circulares entre otros. Operaciones y logística Generación de formatos
gráficos: programas para diseños gráficos pueden ser utilizados para crear
diagramas de flujo, mapas de proceso planos de distribución de almacenes
y otros materiales visuales relacionados con las operaciones.
5. ¿ES POSIBLE CUANTIFICAR LAS VENTAJAS DE LA GESTION
DOCUMENTAL? ¿COMO? Si, es posible cuantificar las ventajas de la
gestión documental mediante la recolección y análisis de datos específicos
que reflejen los impactos tangibles que tiene la implementación de un
sistema de gestión documental. Aunque puede ser más desafiante
cuantificar algunas ventajas intangibles de la gestión documental como la
mejora de la calidad de la información o la eficacia de los procesos, existen
varias formas de medir y cuantificar los beneficios tangibles que ofrecen la
implementación de un sistema de gestión.
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
1. DESCRIBA LOS PRINCIPALES PASOS O ETAPAS DE FORMA GENERAL
DE COMO SE LLEVA LA GESTION DE DOCUMENTOS EN SU
ORGANIZACIÓN: En la corporación donde trabajo las etapas serian las
siguientes: identificación de necesidades incluyendo los tipos que se
manejan, creación y captura, Indexación y clasificación de acuerdo con
criterios predefinidos, almacenamiento los documentos se almacenan en un
sistema centralizado ya sea en forma digital o en un archivo general ya que
se utilizan las dos formas, auditorias y revisiones, se realizan autorías
periódicas para verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos
de la gestión.
2. IDENTIFIQUE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ACTUAL
GESTION DOCUMENTAL EN SU ORGANIZACIÓN Ya que se lleva la
gestión de las 2 maneras siento que es duplicar el trabajo, por ejemplo en el
área de recursos humanos llevan gestión física para expedientes y digital
también, es una ventaja digital para la agilización de búsqueda pero corre el
riesgo de perder la información si hay alguna falla en el servidor en cuanto
a la gestión física es mas tardada la búsqueda ocupa espacio pero es
ventaja si se pierde lo digital se tiene físico.
3. DESCRIBA COMO SE REALIZA LA GESTION DE DOCUMENTOS DE
FORMA ESPECIFICA EN SU PUESTO DE TRABAJO En mi puesto de
trabajo ya que es en el área de logística y demanda todo es digital es casi
nulo lo que se lleva físico, ya que necesitamos ver todo históricamente y en
graficas por temas de crecimientos en categorías rutas entre otras cosas.
4. IDENTIFIQUE LAS VENTAJAS DE LAS PRINCIPALES FORMAS
IMPRESAS DE SU ORGANIZACIÓN Y RECOMIENDE LAS MEJORAS
QUE CONSIDERE CONVENIENTE: Como comenté en un punto anterior
una de las mayores ventajas de tener documentos físicos es por si el
servidor sufre algún daño o alguien roba información se pierde todo, al
contrario de tenerlo físico aunque sea un poco más lento el proceso y
conlleve ocupar espacio no se sufre el riesgo de alguna perdida a menos
que sea algún accidente ya sea un incendio, etc.
Una mejora puede ser tenerlo archivado por sectores ya que se cuenta con
toda la papelería de las personas a nivel nacional están por orden
alfabéticos yo recomendaría sectorizarlos por departamento municipio y ya
por orden alfabético.
5. PLANTEE UNA REDUCCION DE FORMAS IMPRESAS, CUALES SE
PODRIAN ELIMINAR Y CUALES SE DEBERIAN CONVERTIR EN
DIGITALES EN SU ORGANIZACIÓN. Continuando con el departamento de
recursos humanos algunos documentos que se pueden digitalizar serian las
solicitudes de empleo ya que al ser 2 hojas por solicitud y actualmente cada
expediente la lleva física, a nivel nacional somos mas 2mil empleados a lo
cual esto ocupa mucho espacio, encuestas del clima organizacional
actualmente digital solo se comparte con las personas administrativas pero
operarios en planta de producción se pasa física también ocupando mucho
mas espacio el cual se puede mejorar y enviar de igual manera digital.
CONCLUSIONES
1. El administrador de documentos esa diseñado para almacenar, administrar
y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa u organización.
Es una forma de organizar los documentos digitales y fotos en una
ubicación central donde los empleados pueden acceder a ellos fácilmente.
2. En los recursos de información de la organización, la gestión documental es
un factor importante ya que como punto de partida se encuentra el enfoque
clásico de gestión de documentos cotidianos y suelen utilizar formularios
impresos para registrar su ejecución.
3. Toda organización necesita documentos y archivos para comunicar,
almacenar y mantener información. Para mantenerse por delante de la
competencia, un enfoque digital para la gestión de documentos es esencial
ya que permite una mayor flexibilidad en la gestión de la información.
RECOMENDACIONES
1. Es de suma importancia manejar un historial de datos manipulados.
2. Para agilizar los procesos de toma de decisiones se necesitan programas
para crear formatos, por lo tanto, es indispensable la capacitación.
3. Al momento de almacenar la información de forma digital es importante
incluir en el plan una copia de seguridad como respaldo.
E-GRAFIA
Fincowsky, E. B. (2017). Organización de empresas I. Mexico D.F: McGRAW HILL
INTERAMERICANA EDITORES.
