INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE TRAZABILIDAD EN LA OPERACIONES
DE EXPORTACIÓN
El presente instructivo tiene como finalidad instruir al personal operativo sus
obligaciones las cuales permitan llevar los registros para tener una trazabilidad sobre
la carga que esta bajo responsabilidad de la Agencia de Aduana Ultramar S.A.
Responsabilidad de los Auxiliares de Despacho
1. Todo personal operativo tiene la responsabilidad de conocer los procedimientos
establecidos por la empresa para llevar la trazabilidad de acuerdo a las
exigencias de las certificaciones que la empresa cuenta; dichos procedimientos
son los siguientes:
a) Procedimientos Operativos, Código: ULT-OPE-P-001.
b) Procedimientos de Trazabilidad, Código: ULT-OPE-P-002.
c) Procedimiento de Inspección de Contenedores, Código: ULT-OPE-P-003.
d) Procedimiento de Reporte e investigación
e) e sobrantes o faltantes de carga, Código: ULT-OPE-P-004.
f) Procedimiento de Control de Precintos, Código: ULT-OPE-P-005.
g) Procedimiento de Manejo de Carga Peligros, Código: ULT-OPE-P-006.
h) Procedimiento de Devolución de Carga, Código: ULT-OPE-P-007.
i) Procedimiento de Alertas, Código: ULT-GEC-P-013.
2. Dichos procedimiento exigen al auxiliar de despacho a dejar registrado todos los
procesos en las hojas de trabajo tiene la empresa. Los mismos que son:
a) Retiro de Contenedor
b) Recepción de Carga.
c) Control de Personal.
d) Control de ingreso de contenedores
e) Consolidación de carga
f) Control fotográfico de los embarques.
3. Estos registros deben de ser llenados por el Auxiliar de Despacho en el campo, y
así evitar hacer doble trabajo, evitando trasladado luego la información que
tienen apuntada en las copias de los booking o reservas, lo que a la larga les
quita mas tiempo.
4. Se debe de proporcionar al Coordinador BASC toda la información necesaria
para que se pueda ir llenado los cuadros consolidados de información los cuales
serán transmitidos al cliente.
5. El Auxiliar de Despacho una vez terminada la operación, entregara los
documentos acompañada de la hoja de trabajo debidamente terminada, al
coordinador BASC.
6. Los Auxiliares de Despacho que tenga a sus cargo operaciones de llenado de
contenedor dentro de los terminales de almacenamiento, ó en las plantas si
fuera responsabilidad de la Agencia el llenado, deberán tomar fotos digitales, las
mismas que se registrara el código o numero asignado a esa foto por la cámara
en la hoja de trabajo, para así evitar confusiones y perdidas de fotos de los
embarque.
Responsabilidad del Coordinador BASC.
1. El coordinador BASC es el responsable de controlar el cumplimiento del
procedimiento establecido por la empresa, especialmente el del llenado de las
hojas de trabajo, toma fotográfica, reporte de alertas y control de precintos.
2. El coordinador BASC deberá capacitar al personal en el correcto llenado de las
hojas de trabajo, las debida forma de tomas la fotos e inspección de
contenedores.
3. Debe de ingresar los datos generados en los despachos en el cuadro
consolidado de trazabilidad.
4. Coordinar con los exportadores para que continúen el llenado del cuadro
consolidado de trazabilidad el cual una vez llenado por el cliente deberá ser
devuelto al Coordinador para que termine de ingresar los datos finales del
despacho.
5. El coordinador BASC es responsable de recepcionar todas las hojas de trabajo
entregada por los Auxiliares de Despacho, verificar su debido llenado y
descargar la información en el cuadro consolidado de Trazabilidad.
6. Todas las hojas de trabajo deberán ser archivadas por número de orden en files
de palanca los mismos que serán guardados en un lugar adecuado y seguro.
7. Controlara y archivara digitalmente la fotos tomadas a los despachos, las
mismas que serán ingresadas mediante el ultranet al servidor de la empresa, si
el coordinador no tuviera acceso deberán ser guardadas en el disco duro de una
PC archivadas en directorios por numero de orden y ser quemadas
mensualmente en CD de respaldo.
8. Controlar la entrega y registro de utilización de los precintos de aduana de
acuerdo al procedimiento de control de precintos.
9. El Coordinador BASC monitorea las operaciones para la detección de posibles
alertas las cuales reportara a la gerencia de acuerdo al procedimiento de Alertas.
10. El Coordinador BASC enviara durante los 5 días hábiles de cada mes un reporte
mensual al Coordinador General de la oficina de Lima sobre los indicadores del
cumplimiento de los procedimientos de acuerdo al siguiente detalle
a) Nro. Total de órdenes ateniditas durante el Mes y cuales cuentan con su
respectiva hoja de trabajo debidamente llenadas.
b) Nro. de llenado de contenedor por mes y cuantas tienen sus tomas
fotográficas correctas.
c) Nro. De ordenes atendidas por Auxiliar de despacho y cuantas no ha cumplido
con su hoja de trabajo.
d) Reporte de utilización de precinto.
11. Es responsabilidad del Coordinador BASC reportar a la gerencia en forma
directa o al Coordinador General el incumplimiento de alguno de los
procedimientos por parte del personal.
12. Es responsabilidad del Coordinador BASC ejecutar el plan de auditorias internas
determinado por la Gerencia General, el mismo que deberá ser enviado al
coordinador general para su revisión por el comité central del SIG de la empresa.
13. El coordinador BASC es responsable de coordinar y monitorias los levantes de
las acciones correctivas encontradas en las auditorias interno como externas.
Atentamente,
Carlos Bernal Velarde
Coordinador General del SIG
Agencia de Aduana Ultramar S.A.
