PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
AUDITOR INTERNO DE SST
Sesión 08: Elaboración del Informe de
Auditoria
COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
SELECCIÓN DE AUDITORES (FACTORES A TENER EN CUENTA):
❑ La competencia del equipo auditor debe asegurar el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría,
teniendo en cuenta el alcance y los criterios de
auditoría
❑ La complejidad de la auditoría y si la auditoría es
una auditoría combinada o conjunta;
❑ Los métodos de auditoría seleccionados;
❑ Los requisitos legales y contractuales y otros
requisitos con los que la organización está
comprometida;
COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
SELECCIÓN DE AUDITORES (FACTORES A TENER EN CUENTA):
❑ Asegurar la independencia de los miembros del
equipo auditor con respecto a las actividades a
auditar y evitar cualquier conflicto de intereses
❑ La capacidad de los miembros del equipo auditor
para interactuar eficazmente con los representantes
del auditado y para trabajar juntos
❑ El idioma de la auditoría y las características sociales
y culturales del auditado.
COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
CALIFICACIONES
COMPETENCIA:
❑ Educación
❑ Experiencia de trabajo
❑ Entrenamiento
❑ Experiencia en auditorías
❑ Independencia
❑ Capacidad para entender las actividades
COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
CALIFICACIONES
HABILIDADES:
❑ Perceptividad: Habilidad para dar con el problema
rápido, sin apresurarse a conclusiones.
❑ Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones
programadas, a pesar de los obstáculos
COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
CALIFICACIONES
HABILIDADES:
❑ Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y
trabajar con gente de distintos niveles y de diversos
transfondos
❑ Habilidades de presentación: Habilidad de expresar
pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto
oralmente como por escrito.
COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
CALIFICACIONES
HABILIDADES:
❑ Habilidades técnicas: Habilidad para
investigar y buscar el cumplimiento
acertado en diversas áreas
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
✓ El rol del auditor es establecer la información sobre
hasta qué punto se cumplieron los requisitos de la
auditoría.
✓ Todas las conclusiones deben estar firmemente
basadas en evidencia objetiva.
✓ El auditor líder debe siempre estar a cargo de la
auditoría.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR JEFE O LIDER
✓ Recolectar toda la información ✓ Liderar reuniones de apertura y
necesaria cierre
✓ Asistir en la elección del equipo ✓ Asegurar que la auditoría se
auditor desarrolla de acuerdo al plan
✓ Preparar plan de auditoria ✓ Asegurarse que las reuniones de
✓ Asignar tareas individuales enlace se realicen
✓ Asegurarse de que los periódicamente
documentos de trabajo estén ✓ Asegurar que los resultados de la
preparados auditoría sean reportados
✓ Auditoría de suficiencia claramente y a tiempo
✓ Representar al equipo auditor
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
APTITUDES DEL AUDITOR
CÓMO DEBE ACTUAR EL AUDITOR
Profesionalidad
Honestidad Capacidad de análisis
Saber escuchar Ser metódico
Características
deseables
Saber comunicarse Planificación
Constancia Diplomacia
Paciencia
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
APTITUDES DEL AUDITOR
CÓMO NO DEBE ACTUAR EL AUDITOR
Siendo polémico
Parcialidad
Subjetividad
Cinismo Condescendencia
características
no deseables
Credulidad
Siendo quisquilloso
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
APTITUDES DEL AUDITOR
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
✓ Crítico ✓ Susceptible
✓ Argumentativo ✓ No práctico
✓ Emite juicios ✓ “Sabelotodo”
✓ Precipitado ✓ Indeciso
✓ Agresivo ✓ Intratable
✓ Desconsiderado ✓ Descuidado
✓ Inconsistente
✓ Inflexible
✓ Perezoso
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REUNIÓN INICIAL
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
¿QUIÉN DEBE ACUDIR?
Representante de la Alta Dirección
Representantes
de los trabajadores
Responsable
( Miembros de Comitè SST)
del SGSST
Responsables de las áreas auditadas
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REUNIÓN DE APERTURA
✓ Presentación de los auditores. ✓ Confidencialidad y seguridad de
✓ Confirmación de objetivos, alcance y información.
criterios. ✓ Proc. Relevantes de Seguridad, salud y
✓ Metodología de la auditoria. emergencia para equipo auditor.
✓ Confirmar el plan de auditoria. ✓ Informar sobre método de reporte de los
✓ Confirmar los acompañantes de la hallazgos.
auditoria ✓ Informar acercar de las condiciones en que
✓ Disposiciones logísticas. se dará por finalizada una auditoria.
✓ Métodos para gestiones los riesgos que ✓ Informar el idioma.
pueda implicar la presencia de auditores. ✓ Informar acerca de la reunión de cierre.
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA
✓ Determinar la conformidad del sistema con los criterios de
auditoría
✓ Reunir información para apoyar la auditoría comprobar si la
información contenida en los documentos es completa, correcta,
coherente, actual
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Métodos para recopilar información
✓ Entrevistas
✓ Revisión de documentos y registros
✓ Observación de actividades y situaciones
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS. TÉCNICAS
MUESTREO => SELECCIÓN
De la muestra Del tamaño de la
muestra
• Al azar • Estadística
• En función de no • Juicio del auditor
conformidades
• En función del
riesgo asociado
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS. TÉCNICAS
COMPROBACIÓN
Solicitar cuando se considere oportuno la ejecución o repetición de
una actividad, inspección o ensayo con objeto de verificar alguna de
las siguientes opciones:
• Que se había realizado correctamente con anterioridad.
• Que el resultado es el mismo en las mismas circunstancias.
• Que el resultado es el mismo aunque el responsable cambie.
EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS. TÉCNICAS
De lo particular a De lo general a lo
lo general particular
Política
Programa
Procedimiento
Instrucción
Registro
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
PREGUNTAS QUE DEBE HACER SIEMPRE EL AUDITOR
Cómo
Qué Quién
Dónde Cuándo
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
PREGUNTAS QUE DEBE HACER SIEMPRE EL AUDITOR
TIPOS DE PREGUNTAS
Abierta: Generan una
respuesta amplia, larga y
detallada.
Cerrada: Empiezan por verbo o
pronombre y generan una respuesta
acotada si /no. Se utilizan para verificar
suposiciones
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
PREGUNTAS QUE DEBE HACER SIEMPRE EL AUDITOR
FORMAS DE PREGUNTAR
Hipotética: Hace suposición para “Supongamos que se da una NC en
valorar el conocimiento de los su proceso. ¿Qué procedimiento
documentos del Sistema seguiría para obtener una A.C.?”
“Todos estamos interesados en
saber cómo puede ayudarnos la
Retórica: Se dirige al grupo pero no se auditoría a hacer nuestro trabajo
espera respuesta. más seguro ¿De acuerdo?”
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
PREGUNTAS QUE DEBE HACER SIEMPRE EL AUDITOR
FORMAS DE PREGUNTAR
DIRECTA: Pregunta a una persona “¿Qué procedimiento usa para esta
concreta para probar sus actividad?”
conocimientos.
GENERAL: Se pregunta al grupo, en “¿Hay alguna pregunta sobre cómo
general. se va a realizar la auditoría?”
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
PREGUNTAS QUE DEBE HACER SIEMPRE EL AUDITOR
COMUNICACIÓN NO VERBAL
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA IN SITU
CONSEJOS PRÁCTICOS
No discutir con el
Si no estás seguro, no lo
equipo auditor en
digas
• Pueden existir otras presencia del auditado • Son tus compañeros • Permite economizar
evidencias que no tiempo en las
• Si nosotros no • No ganas nada
conociéramos o reuniones del
estamos de
esperáramos equipo auditor
acuerdo, ¿por qué
el auditado lo va a
No condicionar /
estar? No dejar en evidencia a
Llevar al día las notas
los miembros del
imponer la evidencia de auditoría
equipo auditor
ANÁLISIS DE HALLAZGOS
GENERACIÓN DE HALLAZGOS
Una vez recopilada la información, el equipo de auditores se reunirá
para revisar las evidencias obtenidas.
La evaluación de las evidencias frente a los criterios de auditoría
genera los hallazgos.
Los hallazgos pueden indicar:
✓ Conformidad
✓ No conformidad
✓ Oportunidad de mejora
**Registrar las no conformidades y las evidencias que las apoyan
ANÁLISIS DE HALLAZGOS
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
❑ Claro, conciso y exacto.
❑ Nunca indicar causas, soluciones o recomendaciones.
❑ Decir exactamente lo que se quiere decir.
❑ Apoyarse en ejemplos concretos (evidencias).
❑ Escribir únicamente de lo que se está seguro.
❑ Redactar pensando en cómo se podría rebatir.
❑ No olvidar el carácter muestral de toda auditoría.
❑ Utilizar la misma terminología empleada en el Sistema de gestión
o en la norma de referencia.
ANÁLISIS DE HALLAZGOS
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Para documentar correctamente una NC o incumplimiento de un requisito deben
identificarse los siguientes elementos:
✓ Evidencia de las auditorías: para apoyar los hallazgos del auditor y que se incluirá
como ejemplo.
✓ Registro del requisito incumplido y su magnitud: hay apartados / cláusulas de norma
que incluyen más de un requisito.
✓ Declaración o redacción del incumplimiento: encaminado al análisis de la causa, la
corrección y la acción correctiva por parte de la organización y no debe ser una
repetición de la evidencia.
MAGNITUD + DESCRIPCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO + EVIDENCIA
ANÁLISIS DE HALLAZGOS
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Ejemplo
En cuanto a la participación y consulta no se presenta evidencia de la implementación de los mecanismos
definidos por la organización en el procedimiento “ ZB1-Actividades de participación y consulta con
trabajadores, versión 02”, para garantizar el derecho de los trabajadores ni que dichos mecanismos
implementados sean eficaces (5.5.2 del ZB1 versión 02). Por ejemplo:
❑ El método empleado para comunicar los riesgos no asegura que estén informados (ej. ER de YY de 3
entrevistados).
❑ No se evidencia la participación y consulta de los trabajadores en las reuniones mensuales, se
revisaron las últimas 4 actas de reunión (ej. resultados de la evaluación de riesgos ergonómicos,
monitoreo de ruido y stress térmico).
ANÁLISIS DE HALLAZGOS
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
INCORRECTO CORRECTO
En relación al requisito de control operacional se Se han identificado incumplimientos de los
detecta: controles operacionales que (8.1.1). Ej.
1. Uso de eslinga deteriorada en taller 1-A,
a) uso de eslinga deteriorada en taller,
2. ausencia de señalización de emergencia en la
b) ausencia de señalización de emergencia en la
zona de almacén A (al lado del Taller de
zona de almacén, y
mantenimiento),
c) Algunos arneses malogrados
3. Y se evidenciaron en los armarios de
mantenimiento y del área de Seguridad, 04
arneses desgastados (tirantes y bandas
desgastados y rotos) y con las hebillas de
enganches que no permitían hacer contacto.
ANÁLISIS DE HALLAZGOS
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
INCORRECTO CORRECTO
En el apartado de seguimiento y medición durante No se evidencia que la sistemática establecida para hacer el
seguimiento de la eficacia de los controles y medir el
la visita a planta se observa que: desempeño de la SST estén implementadas
1. en la zona de mantenimiento existe una zona completamente(9.1), ya que durante la visita a planta se
observa:
de riesgo de caída de altura (más de dos
metros) donde se ha retirado la protección, 1. en la zona de mantenimiento, al lado de la máquina YYZ-2
existe una zona de riesgo de caída de altura (más de dos
2. varias carretillas elevadoras no tenían metros) que no cuenta con protección,
accesorio de señalización encendido, 2. 07 de 10 carretillas elevadoras carecen de dispositivo de
3. un trabajador de la zona de enderezado con señalización encendido, tal como lo establece el
perfiles sin protección para trabajos en altura. reglamento 42-f (actualmente se utilizan todas las
carretillas).
3. un trabajador de la zona de enderezado con perfiles
trabajando en la zona B, a más de dos metros de altura
sin protección colectiva ni individual.
PREPARACIÓN DE INFORMES
ELABORACIÓN DEL INFORME
PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
El líder del equipo auditor es responsable de la preparación y el contenido del informe:
❑ El alcance de la auditoría, identificando unidades, procesos auditados;
❑ La identificación del cliente de la auditoría;
❑ La identificación del líder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor;
❑ Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ;
❑ Los criterios de auditoría;
❑ Los hallazgos de auditoría; y
❑ Las conclusiones de la auditoría.
PREPARACIÓN DE INFORMES
ELABORACIÓN DEL INFORME
PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
También puede incluir o hacer referencia a lo siguiente:
❑ El plan de auditoría;
❑ Una lista de representantes del auditado;
❑ Un resumen del proceso de auditoría;
❑ Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;
❑ Las recomendaciones para la mejora;
❑ Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera;
❑ Declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos; y
❑ La lista de distribución del informe de auditoría.
PREPARACIÓN DE INFORMES
INFORME DE AUDITORÍA
❑ Evitar críticas personales y redactar el informe de un modo
impersonal.
❑ No reflejar opiniones sobre hechos que no se conocen.
❑ No indicar la causa de una desviación ni recomendar acciones
correctivas.
❑ Revisar, por parte del equipo auditor, todas las observaciones para
determinar las que deben considerarse no conformidades.
❑ Las no conformidades deben referenciar los requisitos que se
incumplen y soportarse en evidencias.
❑ En caso de duda sobre una situación observada, otorgar el beneficio
de la duda y no considerarla.
PREPARACIÓN DE INFORMES
PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:
❑ Revisar los hallazgos de auditoría y otras informaciones;
❑ El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de
auditoría;
❑ La eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de
gestión;
❑ Acordar conclusiones de auditoría;
❑ Preparar recomendaciones;
❑ Comentar el seguimiento de la auditoría;
PREPARACIÓN DE INFORMES
REUNIÓN FINAL
❑ Presentar los resultados de la auditoría a los
representantes del área auditada de tal
modo que se asegure que se entienden
claramente .
❑ Presentar las conclusiones del equipo
auditor relativas a la capacidad del sistema
de gestión para satisfacer los objetivos.
❑ Levantar acta de esta reunión (Informe de
auditoría firmado y aceptado por todos los
asistentes).
