MS PROJECT

PARA EL BUEN DESENVOLVIMIENTO

DEL ENTRENAMIENTO

Microfonos silenciados

Participación Activa

Todas las ideas son buenas.

“A TODO HOMBRE LE LLEGA UN MOMENTO ESPECIAL EN LA
VIDA, CUANDO LO TOCAN EN EL HOMBRO Y LE OFRECEN LA
OPORTUNIDAD DE HACER ALGO MUY ESPECIAL, ACORDE CON EL
Y CON SUS TALENTOS.

¡QUÉ TRAGEDIA SI ESE MOMENTO NO LO ENCUENTRA

PREPARADO NI CALIFICADO PARA ESA TAREA!”

Winston Churchill
(Primer Ministro, Inglaterra 1940)
 OBJETIVO
El objetivo principal de este curso-taller es proporcionar a los
participantes los conocimientos básicos e iniciales para utilizar de
manera efectiva la herramienta de manejo de proyectos Microsoft
Project.
CONTENIDO
1. PRESENTACION
2. INTRODUCCION
2.1 HISTORIA – ADM. DE PROYECTOS
3. QUE ES MICROSOFT PROJECT ??
4. PROCESO DE PLANEACIÓN DE UN
PROYECTO.
5. DIRECCIONAMIENTO DE UN PROYECTO
6. TERMINOLOGIA
7. CONOCIMIENTO DE LA INTERFACE
CONTENIDO
8. CONFIGURACION INICIAL DEL PROGRAMA
( FECHA, TIPOS DE CALENDARIOS,PRIORIDAD, HORARIOS DE
TRABAJOS, EXCEPCIONES, TIPO DE MONEDA A TRABAJAR,ETC. ).
9. INICIO DE LA PROGRAMACION DE UN PROYECTO.
9.1 PRESUPUESTO
9.2 RENDIMIENTOS
9.3 CALCULOS DE TIEMPO EN BASE A RENDIMIENTOS ( EXCEL)
CONTENIDO
9. FLUJOGRAMA Y CRONOGRAMA DEL PROYECTO.
10. PREDECESORAS Y TIPOS.
11. LINEA BASE DEL PROYECTO
12. PROYECCIONES FUTURAS DEL
PROYECTO – GANTT DE SEGUIMIENTO.
CONTENIDO
13. VISTAS DEL PROYECTO
(CALENDARIO, DIAGRAMA DE GANTT,
DIAGRAMA DE RED, GANTT DE
SEGUIMIENTO).
14. INFORMACION DE TAREAS.
15. INTRODUCCION DE COSTOS DEL
PROYECTO.
CONTENIDO
16. RECURSOS Y TIPOS.
17. INFORMES.
PRESENTACION GRUPAL
 UN POCO DE HISTORIA
AÑO 2650 A.C.: Imhotep construye la pirámide
escalonada para el faraón Zoser en Sakkara, Egipto.
 UN POCO DE HISTORIA
AÑO 2500 A.C.: Los antecesores de los ingleses
siembran las islas británicas de grandes círculos de
piedras gigantescas. El más conocido es Stonehenge.
 UN POCO DE HISTORIA

AÑO 1 D.C.: Los Mayas salpican toda la península de

Yucatán con los magníficos templos de Chichén Itzá,
Sayil, Uxmal y otros.
Estos constructores se consideran los mejores
administradores de proyectos de la historia.

Sin computadoras, sin herramientas para calendarizar,

y en muchos casos, ni siquiera papel para dibujar un
plano, ellos administraron proyectos excepcionalmente
complejos, con las herramientas más rudimentarias.
LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS DATA DE MAS DE 4,500 AÑOS,
AUNQUE SOLO RECIENTEMENTE SE HA RECONOCIDO EL ROL DE
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS COMO UNA DISCIPLINA EN SI.
 ¿QUE ES LA ADMINISTRACION DE
PROYECTOS?
La administracion de proyectos es el proceso de organizar y programar tareas
en una secuencia requerida de manera que el proyecto termine en un tiempo
especifico.
La administracion de proyectos incluye asignación de recursos para completar
las actividades del proyecto sin exceder el presupuesto del mismo.
Parte vital de la administración de proyectos es mantener
el seguimiento de las actividades, para asegurar que el
proyecto se termine según la programacion estipulada.
La eficaz administración de proyectos es vital al principio de un
proyecto, cuando se determina qué es lo que hay que hacer, cuándo,
quién debe hacerlo y cuánto costará. También es esencial después de
poner en marcha el proyecto, en el momento de controlar y administrar
continuamente los detalles. El proyecto se analiza con frecuencia
(revisando el horario, el presupuesto, los requisitos de los recursos, y el
ámbito de las tareas). Asimismo, se administra el nivel de calidad del
proyecto, planificando riesgos, e imprevistos, y manteniendo el
contacto con los miembros del equipo del proyecto, además de con la
dirección o los clientes.
 Que es un proyecto?
Es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o
servicio único. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un
comienzo y una terminación definitivo. Único quiere decir que el
producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de
todos los proyectos o servicios similares.

Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o

servicio único para alcanzar un objetivo bajo restricciones de costo y
tiempo.
Elementos que Definen un Proyecto

Un principio y un final.

Un conjunto especifico de objetivos.
Los criterios de calidad son medibles.
Muchas actividades interrelacionadas.
Recursos limitados.
Costos y tiempo definidos.
QUE ES MICROSOFT PROJECT?
Es una herramienta que permite planear
sistemáticamente las fases y tareas de un
proyecto
 MS PROJECT LE PERMITIRÁ:
Organizar la lista de actividades en una estructura
jerárquica.

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

Obtener la gráfica de red del proyecto.

Provee reportes necesarios para el equipo de trabajo.

Ayuda a manejar e identificar conflictos de programacion.

Provee escenarios futuros para visualizar opciones del proyecto.

Provee documentación de la programacion de fechas.

 PROCESO DE PLANEACIÓN DE UN
PROYECTO

En el proceso de planeación de un proyecto, lo primero que debemos de

hacer es resolver dos preguntas básicas :

El ¿Por que ? Y el ¿ Como ?

 ¿ POR QUE ?
El por que lo proporciona el cliente o propietario del proyecto , cuando
identifica la necesidad de ampliar.
 ¿ COMO ?
En nuestro caso al trabajar en el proceso de planeación de cualquier
proyecto nos corresponde resolver:
Como voy a construir un edificio o cualquier otro tipo de construccion.
Cual es mi análisis estratégico.
Cual sistema constructivo industrializado es el mas apropiado.
Cual se adapta mejor a la necesidad del cliente.
El sistema constructivo seleccionado debe de responder una pregunta
muy puntual: la definición del tiempo de entrega de un proyecto.

Para esto se requiere combinar una secuencia de eventos con fechas

de inicio y finalización, definidas para poder alcanzar el objetivo.
Direccionamiento de un
proyecto.

TIEMPO

PROYECTO

RECURSOS COSTOS
 TERMINOLOGIA
PROJECT :
Un proyecto es una serie de tareas no rutinarias
lideradas por una meta en especifica.

CALENDARIO:
Un calendario define los días y las horas
laborables durante los cuales se puede programar
tareas.
 TERMINOLOGIA
TAREA:
Una tarea es una actividad o evento que debe
terminar para fines de un proyecto.

HITO :
Un hito es una meta, marca o una fecha
importante en el proyecto.
 TERMINOLOGIA
RELACION DE DEPENDENCIA :
Una relación de dependencia describe el vinculo
entre una tarea programada para inicio y fin y la
programacion inicio fin de una tarea es una
PREDECESION

DURACION :
Una duración es el monto del tiempo de
calendario desde el inicio hasta el fin de una tarea.
 TERMINOLOGIA
RECURSOS :
Personas o equipos que son responsables de la
terminación de las tareas.

TRABAJO :
Es el monto de esfuerzo expresado en el tiempo
requerido por los recursos para completar la
tarea.
QUE ES UNA ACTIVIDAD?

Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se

puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser:

Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin

irnos al demasiado detalle
FASES DEL PROYECTO
EN LA FASE DE PLANIFICACIÓN, MICROSOFT PROJECT SE UTILIZA
PARA:

Crear fases, hitos y una lista de tareas

Estimar duración de las tareas.
Vincular tareas con otras tareas.
Escribir las fechas límite impuestas u otras restricciones de fechas.
Configurar los recursos y asignarlos a tareas.
Establecer costes de recursos y tareas.
Ajustar el plan para cumplir con la fecha de finalización acordada y el
presupuesto asignado.
DURANTE LAS FASES DE EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO,
MICROSOFT PROJECT SE UTILIZA PARA:

Guardar el plan de línea de base. La línea base es una instantánea del

plan inicial del proyecto que se utiliza para comparar el progreso.
Actualizar el progreso de las tareas.
Comparar variaciones entre la información planeada y la información
real de tareas.
Supervisar los costos planeados, reales y programados.
Ajustar el plan para responder a los cambios de ámbito, fecha de
finalización y presupuesto.
Informar del progreso, costos, utilización de recursos, etc.
EN LA FASE DE CIERRE DEL PROYECTO, MICROSOFT PROJECT SE
UTILIZA PARA:

Capturar la métrica real de duración de las tareas.

Capturar la secuencia correcta de tareas.
Guardar una plantilla para el siguiente proyecto del mismo tipo.
También se puede utilizar Microsoft Project para trabajar con varios
proyectos, e incluso mostrar los vínculos de recursos o tareas entre
ellos.
 Microsoft Project actúa como un sistema de información del
proyecto. Lleva a cabo tres funciones básicas:

Almacena información del proyecto, tareas, recursos, asignaciones,

duraciones, relaciones entre tareas, secuencias de tareas, calendarios,
etc.
Calcula información, incluyendo fechas, programaciones, costos,
duraciones, rutas de acceso críticas, valores acumulados, variaciones,
etc.
Presenta las vistas de información de muy diferente forma. Se
pueden especificar las vistas, tablas, filtros, grupos, campos o
informes, dependiendo del aspecto del modelo de proyecto que
deseemos ver.