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4. FASE DE ORGANIZACIÓN

Las fases del proceso administrativo son dos: en primer lugar, se tiene la fase mecánica
o estructural que está conformada por las funciones de planeación y organización, en
segundo lugar, se presenta la fase dinámica u operativa, la cual se compone por las
funciones de dirección y control.

Asimismo, vale la pena aclarar que el ciclo generado por las fases, mecánica y dinámica,
así como las etapas del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y
control, le confieren a este la característica de unicidad.

La organización es la segunda de las etapas que

componen la fase mecánica del proceso
administrativo. Específicamente, la función de
organización se encarga de proveer la estructura
requerida para el logro de los objetivos propuestos
durante la etapa de planeación. Es decir, se ocupa
de la distribución de autoridad y responsabilidad,
además, combina los elementos necesarios para
ejecutar el trabajo con los individuos y grupos que
han de hacerlo.

4.1. CONCEPTO

Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las
metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad entre los diferentes
grupos de trabajo que componen una empresa.

Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y de los

recursos que posee la empresa. La finalidad de la organización es asignar un objetivo a
cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con un
grado de satisfacción máximo en cada empleado.

La organización es la función administrativa que consiste en agrupar las actividades

necesarias para llevar a cabo lo que se ha planificado. Define las tareas, quiénes las
van a hacer, cómo las van a hacer y qué recursos utilizará cada uno. Prepara la
estructura interna para que la ejecución de las tareas sea más eficiente.

Actividades de la organización

• Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto

indicado.
• Subdividir cada tarea en unidades operativas.

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• Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.

• Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.

La estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y tareas que les
competen en la empresa y cómo esas personas se relacionan entre sí. La estructura
considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los cargos y las obligaciones
de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.

Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta la

pregunta que es organización en el proceso administrativo.

• La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos

organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los
cambios que atraviese la empresa.
• El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las
empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional diferentes al
convencional.
• Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas
necesidades de la estructura organizacional y que la definición de las
responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en
consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional.
• El recurso humano: El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores
como el crecimiento o la reubicación de personal que puede traer consigo el
diseño de una nueva estructura organizacional.
• Mantener una jerarquía y una buena organización administrativa dentro de la
empresa es un acierto asegurado. Y es que ahí radica que todo el trabajo
realizado dentro del departamento de administración de un negocio sea
totalmente rentable, óptimo y eficaz

4.2. PRINCIPIOS

Fundamentalmente, estos principios ayudan a la empresa a que utilice todos los recursos
de la organización de una forma ordenada y coherente para que le facilite alcanzar los
objetivos propuestos. Además, permite que la consecución de los objetivos se logre en
el tiempo especificado, con los niveles de eficiencia y eficacia exigidos.

1. Objetivo
Cabe destacar, que todas las actividades y tareas de una organización deben girar
en función de un objetivo común, el cual establece el propósito que impulsa la
empresa.

Sobre todo, el objetivo propuesto debe ser general, para que la meta por alcanzar
sea común para todos los departamentos de la organización. Si no se tiene un
objetivo común se puede correr el riesgo que cada departamento establezca sus

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propias metas. Las cuáles podrían resultar contradictorias y afectar el buen

desempeño de la organización.

2. Especialización
Así mismo, los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor,
aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este
proceso ayuda a aumentar la productividad de la empresa.

Como resultado, si cada persona realiza una tarea específica, las personas van
desarrollando destrezas y habilidades, que le permiten maximizar su rendimiento
y esfuerzo.

3. Jerarquía
Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de autoridad de
donde surge el proceso de comunicación sobre las disposiciones generales que
se deben seguir para la consecución de los objetivos.

En efecto, esta cadena de mando permite lograr un mejor control tanto de las
tareas que se tienen que realizar como de los resultados obtenidos. Permite que
los principios de autoridad y responsabilidad se manejen de manera adecuada.

4. Responsabilidad
Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la responsabilidad,
porque muchas veces para cumplir con ciertas responsabilidades se requiere
tener cierto grado de autoridad. Además, la responsabilidad dependerá de la
posición y el rol que desempeñe cada persona dentro de la empresa.

Por supuesto, dentro de una organización se puede delegar autoridad, pero no

se puede delegar responsabilidades, porque una vez asignada una tarea a un
empleado, este la tiene que realizar.

5. Unidad de mando
Generalmente, cuando una organización establece una unidad de mando, cada
función debe asignarse a un solo jefe. Dado que, si no se asignan de forma
correcta las funciones no se puede posteriormente deducir responsabilidades.

6. Difusión
Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y
responsabilidades que le corresponden a cada puesto, se logra maximizar las
ventajas y el uso de los recursos de la empresa. En el proceso de difusión
participan todos los miembros de la organización. Empezando con los altos
mandos, hacia los niveles más bajos de autoridad.

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Es recomendable que el proceso de difusión se realice de forma escrita, porque

esto facilita tanto la verificación como el control de los procedimientos y de las
actividades.

7. Extensión del control

Evidentemente, este principio permite limitar el número de subordinados que
dependen de un puesto de mando y que deben reportar a un jefe específico. Lo
recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo cinco
empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.

8. Coordinación
De cualquier manera, la coordinación se establece con el propósito de lograr
mantener el equilibrio dentro de la organización. El equilibrio resulta necesario
para que todos sus departamentos funcionen adecuadamente y para alcanzar los
objetivos.

9. Continuidad
También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo. Se
debe considerar que se debe mantener estable a lo largo del tiempo, pero que
debe irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.

Por ello es recomendable que los procesos queden documentados, para que se
logre la continuidad, aunque cambien las personas de la organización que
ejecutan estas tareas.

10. Flexibilidad
Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo
cambia para una empresa. Cambian los métodos de producción y de
comercialización. Por lo tanto, la empresa debe estar sujeta a los cambios y
realizar los ajustes necesarios.

Como consecuencia, una organización siempre estará afectada por los cambios,
por ello tiene que ser dinámica y ser suficientemente flexible para no afectar su
desempeño.

11. Eficiencia
Ciertamente, toda empresa debe tener como meta lograr la máxima producción
con los costos más bajos posibles. Esto se puede lograr coordinando
adecuadamente todos los esfuerzos, pero también es necesario que los
empleados se encuentren a gusto dentro de la empresa. Puesto que esto favorece
el aumento de la productividad del trabajo.

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12. Comunicación
Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y
constante, para que circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de
arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la empresa, las quejas

y sugerencias de los clientes, los programas empresariales y cualquier tipo de
información que es necesario que todos conozcan.

4.3. PROCESO

Primero que nada, es importante conocer acerca del término organización, el cual se
define como aquella asociación de personas que se encuentran relacionadas entre sí y
hacen el uso de diversos recursos con el fin de poder lograr determinados objetivos o
metas que dichas personas tienen en común. Se dice que por lo general el termino
organización es utilizado de manera inadecuada, por lo que es importante conocer los
siguientes tipos de organización:

Organización formal: La organización formal es aquella organización que es

planificada, la cual establece diversos conjuntos de normas, estructuras y
procedimientos utilizados para ordenar las actividades propias de una
organización para llegar a cumplir con los objetivos o metas que esta tenga.

Organización informal: Se dice que la organización informal es aquella red de

relaciones personales y sociales que surgen de manera espontánea.

El proceso de organización se define como aquel proceso que consiste en dividir el

trabajo y establecer ciertas responsabilidades y autoridades a aquellas personas que
forman parte de la organización, esto con la finalidad de poder llegar a lograr las metas
u objetivos que quiere cumplir dicha organización.

Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son más
significativos, o sea los que influyen de manera más evidente en los empleados:

• Motivación: La motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para

luego tener el impulso y lograr el fin.
• Comunicación: Debe fluir en forma vertical, descendente (del líder al trabajador)
y ascendente (del trabajador al líder). Estos a través de un control de flujos.
• Liderazgo: No se mide por la capacidad o habilidad en sí misma, sino por el influir,
Estatus, Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del líder.
• Trabajo en equipo: Trabajar complementando su dotes y habilidades individuales
por lograr una meta en común dentro de la organización y aquellos objetivos
trazados a cada integrante.

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4.4. FUNCIONALIZACIÓN

Una organización funcional es el tipo de estructura organizacional que tiene como base
el proceso de especialización o de división del trabajo. Por ello, reúne en un solo
departamento a todas las personas que realizan una o varias tareas relacionadas que se
denominan funciones.

Ante todo, la organización funcional tiene como fundamento el principio de la división

del trabajo, por lo que se estructura formando grupos funcionales o departamentos.
Cada departamento reúne un conjunto de empleados que se dedican a una labor
específica o varias relacionadas, como finanzas, contabilidad o tecnología. Este grupo de
empleados está a cargo de un supervisor o gerente.

Igualmente, su estructura está relacionada con la naturaleza de las tareas que se deben
realizar. De ese modo, cada unidad funcional o departamento tiene un conjunto de
obligaciones y responsabilidades que son similares. Así, se saca ventaja de la división del
trabajo para que se aproveche al máximo las aptitudes, las habilidades y la preparación
de cada persona, donde tengan un mejor rendimiento.

Frederick Taylor fue el creador e impulsor de la organización funcional. Taylor

consideraba que la organización lineal no permitía la especialización y la división de
trabajo. Por esa razón, propuso que cada departamento se especializara en las labores
que se relacionaban con cada área funcional. Esto, con el fin de ahorrar tiempo y
esfuerzo, haciendo que las tareas se realicen de manera más eficiente.

Las características más importantes de la organización funcional son:

1. Autoridad funcional o dividida

Definitivamente, la autoridad en la organización funcional está basada o fundamentada
en el conocimiento. Es decir, que ningún superior tiene autoridad total sobre sus
subordinados. Su autoridad es parcial y relativa, porque se basa en la especialización.

Sin duda, es una autoridad opuesta a la forma lineal o jerárquica, dado que cada
empleado reporta a su superior sobre una tarea especializada. Por ello, no existe unidad
de mando.

2. Línea directa de comunicación

Por otro lado, la línea de comunicación es directa y se realiza sin ningún intermediario.
Esto, con el fin de que la comunicación fluya lo más rápido posible entre los distintos
niveles.

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3. Decisiones descentralizadas
Mientras que, las decisiones no se fundamentan en la jerarquía, sino por el conocimiento
o la especialización. Por eso, las decisiones se delegan a los responsables de cada
departamento. Aunque esta descentralización puede generar duplicidad de funciones.
La toma e implementación de decisiones tiene que realizarse por el responsable de cada
área funcional.

4. Se da prioridad a la especialización
También, la organización funcional le otorga un papel superior al proceso de
especialización en todos los cargos, las funciones y los niveles de la organización,
produciendo que todas las funciones y responsabilidades estén separadas conforme a la
especialidad.

4.4.2. DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización es un proceso por medio del cual se divide el trabajo dentro de

una organización. De acuerdo con las actividades o funciones que son similares y que se
encuentran lógicamente relacionadas.

Lo más importante es que la departamentalización permite separar y agrupar las

funciones de la empresa por medio de la división del trabajo. Por lo que todas las tareas
se organizan de manera lógica y a la vez se pueden agrupar todas las que presentan
ciertas similitudes. Todo esto genera el proceso de especialización y esto contribuye a
mejorar los niveles de productividad.

De hecho, la agrupación se puede realizar por diversos factores. Estos pueden ser
funciones, actividades, productos, clientes y procesos que son similares dentro de la
organización. La división por departamentos permite que se puedan administrar con
mayor eficiencia y facilidad.

¿Qué es un departamento?
Efectivamente, un departamento es cada una de las partes en la que se divide una
empresa. Esta división puede ser por funciones, por clientes, por productos, por
procesos, por ubicación geográfica, por proyecto y matricialmente.

Los tipos de departamentalización son las diferentes formas de distribuir el trabajo por
departamentos que utiliza una organización.

Sobre todo, la departamentalización es implementada por las empresas que son muy
grandes. Debido a su gran tamaño dividen el trabajo en departamentos para lograr
aumentar su nivel de eficiencia operativa.

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Lo más importante de la departamentalización es que se fundamenta en la organización

de las actividades que se realizan en una empresa por medio de departamentos. En cada
departamento se asignan tareas y roles. Donde cada empleado debe desarrollar una
actividad específica y está asignado a un área determinada.

Las formas más comunes de poder departamentalizar una empresa son:

1. Departamentalización por funciones

Sencillamente, este tipo de departamentalización agrupa las tareas y actividades de una
empresa de acuerdo con las principales funciones que se desarrollan. Los
departamentos por funciones pueden ser producción, recursos humanos, finanzas,
marketing y ventas, entre los más importantes.

Sin duda, esta departamentalización permite que sea más simple la formación del
personal. Se logra la especialización del trabajo y es más fácil el proceso de control. Por
lo mismo se maximiza la eficiencia.

2. Departamentalización por clientes

Resulta lógico, que este tipo de departamentalización divida la empresa en áreas que
tienen como principal objetivo servir a diferentes tipos de clientes. Las características de
los clientes que se deben considerar son la edad, el sexo, el nivel socioeconómico y su
tipo de consumo.

Desde luego, esta forma de departamentalización se usa mucho en empresas

comerciales o almacenes que atienden una gran diversidad de clientes. Esta forma de
organización permite servir de mejor manera a cada tipo de cliente en específico.

3. Departamentalización por productos

Ahora bien, este tipo de departamentalización agrupa las tareas apoyado en los
diferentes bienes y servicios que ofrece la empresa al mercado. Como la división del
trabajo se aplica con base a los distintos productos que vende la empresa, se enfoca más
en resultados.

Generalmente, es empleada por empresas que tienen muchas gamas y líneas diferentes
de productos, por lo que el conocimiento de cada producto debe ser muy especializado.

4. Departamentalización procesos
Por su parte, la departamentalización por procesos asocia las actividades con base a las
etapas o fases en las que se efectúa un proceso productivo. Al especializarse en cada fase
del proceso se logra el ahorro del tiempo y el incremento de la eficiencia.

Es muy utilizada por empresas manufactureras e industriales donde se requiere seguir

una secuencia lógica de los procesos de producción que pueden resultar complejos.

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5. Departamentalización por área geográfica

Debe suponerse, que la departamentalización por área geográfica requiere la
agrupación de actividades de acuerdo con la localización del lugar donde se realizará la
tarea.

También puede ser de acuerdo con el área de mercado que la empresa debe atender.
Es muy utilizada por empresas que atienden y sirven extensas áreas geográficas.